合同电子化管理篇1
统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。
区县一体化档案管理
综合服务平台需要解决的核心问题
建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：
1.一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系
区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。
2.按卷整理向按件整理的转换与过渡
根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。
3.现行文件和档案文件的管理
根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。
4.系统整合
在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。
5.信息与资源的共享
区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。
6.信息公开
区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。
7.数据交换
区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。
区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型
以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。
服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。
服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。
应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。
档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。
基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。
为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。
基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型
根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。
区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。
电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。
1.文档一体化系统：实现电子文件的在线归档
文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。
由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：
（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。
（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。
（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。
（4）各委办局没有自己的电子政务系统。
2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储
电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。
根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。
数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。
数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。
在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。
3.档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理
电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。
电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。
参考文献：
①叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯，2007，3：31-33.
②姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识，2007，3：68-69.
③蒋冠，何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004，6：44-47.
④张云超，邢宝凤.网络环境下档案信息特点及其管理模式[J].天津大学学报（社会科学版），2004,Vol.6,no.1：62-65.
合同电子化管理篇2
电子文件管理元数据宏观结构分面化的基本概念
电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构。而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。
所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面――分解。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合――组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵括地、方便地揭示事物的属性。
而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化。首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。
电子文件管理元数据单一线型化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据。然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。
具体来看，该标准对“文稿”的细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件。所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以。在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。
由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加。其结果相同元数据元素的数量极其庞大。
再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人iD号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分。分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。
为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素。其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分。仅有如“贵任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据。而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性。就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。
由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：
(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升。冗余度十分大：
(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度。表达语义不具体：
(3)因其是一维展开的。难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。
正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。
电子文件管理元数据多维分面化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构。就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时。利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》0标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下。再细分成亚面――类型面和依附于类型面的亚面――特征描述面。这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达。见图1所示。
图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配
从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组台、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配。从而可以形成多种责任者类型――如文稿责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件组合责任者类型(内部责任者和外部责任者)、文件集责任者类型(内部责任者和外部责任
者)，也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。
图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配
从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的iD，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。
电子文件管理元数据多维分面化架构的本质
从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。
从系统论的角度看。电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。
因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。
缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可。并进而被国际标准化组织(iSo)所制定的国际标准《iSo23081―1信息与文件一文件管理过程一文件元数据一第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。
由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：
(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。
(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据。从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。
(3)采用多维分面架构，优化了电子文件管理元数据的宏观架构，促进了电子文件管理元数据的宏观架构的标准化，因而十分有益于电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性及法律凭证价值的实现。
合同电子化管理篇3
【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式
一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性
纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。
二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求
当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。
（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。
（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
（四）同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
三、电子档案与纸质档案并存的管理模式
纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。
四、结束语
在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。
参考文献
[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.19.
合同电子化管理篇4
关键词:物流管理;电子商务;企业发展
电子商务为物流企业提供了技术条件和市场环境,为物流功能集成和物流企业实现规模化经营创造了有利的条件。分析电子商务支持下的企业物流特点,以及建立宏观和微观双控型的电子商务物流管理模式,就成为企业面对现代市场竞争的必然选择。
一、物流业国内与国际发展现状
1991年5月12日国务院批准建立天津港保税区。天津港保税区瞄准了与国际物流服务贸易接轨的方向,同世界上100多个国家建立了进出口贸易联系,初步形成了三大功能体系,即国际物流的集散、分拨、配送体系,成为我国北方最大的国际物流中心。
世界着名物流企业美国的“联邦快递公司”,对货物配置通过电子信息进行动态跟踪和信息自动处理。美国摩托罗拉实行24小时全天候物流管理,实现年销售收入20亿美元,使公司成功实现现代“物流”管理。
上海apeC通关系示范系统工程的建立,全球四大物流快递企业,联邦快递(FeDX),中外运敦豪(DHL)、联合包裹(UpS)、荷兰天地快运(tnt??)入主联合快递中,加速了向中国物流市场的扩张。
我国于1997年,国家批准建立全国库存商品调剂网络中心,目前拥有83家分支机构,123家会员企业。该中心推出七大电子设备模式,形成电子商务的物流配送系统。这是中国目前最大的库存商品在线交易专网。“全库网”采用的是B2B电子商务模式。虽然物流业有了一定的发展,但是,当前我国物流业发展总体滞后,具体说存在以下问题:
(一)物流观念陈旧,缺乏现代物流理念。对现代物流在提升运输产业水平、推动经济发展和增加经济效益方面作用认识不足。
(二)商业环境相对落后,造成物流布局不合理,专业化服务程度低,自营物流比例过大,专业物流服务得不到充分利用,一家一户小规模经营模式也制约着物流管理的发展。
(三)我国物流信息服务体系和网络体系的落后也制约着物流业的发展,制约着物流产业向专业化、一体化方面的发展。
(四)物流产业目前发展的制度环境有待完善。物流发展要跨越地区和部门的限制,需要统一化、标准化。我国目前还没有一部完备的物流法规,因而制约了我国现代物流产业集约化经营优势的发挥。
(五)物流方面专业人才缺乏,我国高等院校中设置物流专业和课程的很少。物流在职人员的总体水平较低制约了我国物流业的发展。
二、信息化是企业物流发展的基础
通过发展信息产业推动电子商务下物流管理的模式创新,合理高效配制物流资源,推动我国信息流、物流、商流合理组合。通过培养高素质的人才,利用已有的网络优势,建立能同国内和国际物流网相连结的物流配置中心,实现电子商务物流配送专业化管理;物流信息处理现代化管理;建立和强化有关电子商务物流管理的相关法规。物流信息化管理具体应做到:
(一)运用新的信息技术,建设宽带网域,提升完善信息交换平台,联合构建电子商务平台。
(二)建立电子商务物流信息控制中心,实现物流管理的低成本、高效益,提高信息化物流管理水平。
(三)培养一支专门从事电子商务物流信息管理的高素质专业人才队伍。同时要调整现有物流管理人员结构和组织结构,对要求从事专业物流管理人员必须具备相关的专业知识。
(五)要通过现代化信息建立起电子商务物流管理的良好外部环境和条件,实现物流系统,运送方式,装卸、仓储、物流配送一体化,降低物流配送成本和风险,提高物流配送的效益,要同国家宏观调控措施保持一致,要同国际先进物流配置网接轨,做到四化:
1、物流运作系统化
企业物流是一种系统性的经济活动。主要通过物流目标合理化,物流作业规范化,物流功能集成化,物流技术一体化来实现。
2、物流服务网络化
电子商务发展要求企业物流不仅以较低的成本提供高质量的物流服务,而且还要求物流服务向多样化、综合化、网络化发展。
3、物流管理信息化
物流现代管理最重要的是通过信息管理来实现的。应用现代信息技术改变传统企业物流管理,实现物流管理信息化。利用低成本物流信息交换平台,拓展业务和市场,大幅度降低企业生产成本。
4、物流经营全球化
由于电子商务的发展提高了全球商务信息交换能力,促进了全球经济一体化进程,企业要在全球化物流经营上进行战略定位,建立以供应链为基础的国际化物流新观念,实现物流经营资源的全球化配置。要建立按照国际化惯例进行物流经营的专门机构,实现物流经营的规模化发展。
三、进一步完善电子商务物流管理的相关法规
联合国国际贸易委员会于1996年通过《电子商务示范法》,主要包括“电子合同法规”,“电子商务税收法规”,“电子商务物流管理法规”。我国目前还没有一部完整的电子商务物流管理法规,相关法规的建立是物流产业发展的基础。我们需要建立符合我国国情的中国物流法规,即包括“法律法规”,“行政法规”和“部门法规”的中国电子商务物流管理法规,以推动我国物流产业健康、快速发展,尽快使我国物流业适应中国入世后国民经济发展的需要。
建立和完善电子商务物流管理的相关法规,对物流主体的资格和权益进行规范,制定了物流活动的行为规范,保障了国家对物流运行的干预和监督。目前,中国物流法规基本内容可分为三类:(1)法律,包括《中华人民共和国海商法》、《中华人民共和国铁路法》等。(2)行政法规,包括《公路货物运输合同实施细则》、《水路货物运输合同实施细则》、《铁路货物运输合同实施细则》、《航空货物运输合同实施细则》、《关于进一步发展国内集装箱运输的通知》等。(3)部分规章,包括《关于商品包装的规定》、《国家物资储备局管理办法》、《铁路货物运输规程》、《公路运输管理条例》、《中华人民共和国海上国际集装箱运输管理规定》、《危险货物运输规则》等。
通过实施以上电子商务与物流管理的新模式,必将推动我国经济能够实现跨越式发展。
参考文献:
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合同电子化管理篇5
重数据备份管理，轻系统软、硬件管理
根据会计电算化相关管理规定，系统操作员均会按日、月、年进行数据备份。金融机构为确保电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行政区划为管理单位的异地数据备份，历史和当前数据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、数据库软件、电算化系统应用软件及其升级补丁往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体工作的软件工程师手中，很少按规定要求归档保存。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可以运行DoS、winDowS95、winDowS98等操作系统的计算机，一旦完成升级换代，大都作报废处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境，读取就存在一定困难，更难以作为证据加以有效利用了。
重电子文件归档形式，轻归档电子文件鉴定确认
当前，对会计数码电子文件的归档通常是由产生数码电子文件的部门向档案保管部门提供会计核算系统年终数据库数据备份光盘，或是将计算机（服务器）上所有涉及核算系统的文件刻录到光盘上，双方签字后就算完成归档。只重归档的形式，而轻视归档电子文件的鉴定、收集、筛选、分类和确认，同时因各种会计电算化业务系统自动生成备份文件名，以满足数据恢复的需要，因此，电子文件归档也无法按《电子文件归档与管理规范》归档时所要求的标准规范代码进行标识和登记，所有这些，均可导致对一些毫无利用价值的数码电子文件进行归档保存，形成资源浪费。
重电子档案表面管理，轻电子档案综合利用
当前，会计数码电子档案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把诸如简单编制一些电子文件目录等工作称之为电子档案管理，加之电子档案管理规定本身缺乏相关实施细则，如《电子文件归档与管理规范》要求电子文件归档一式3套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存，但对这些电子档案如何封存管理、如何查阅使用、怎样异地管理等并无配套管理办法。由于缺乏符合要求的保管设施，存有数码电子文件的光盘等存储介质随意存放，致使一些存储介质受损而无法利用。此外，因数码电子档案的综合利用具有很强的系统依赖性，通常只能通过联机方式检索、查询和利用与当前会计电算化系统同一版本的电子档案，而对系统升级前的历史数码电子档案，即使是按要求归档，但由于缺乏相应的运行环境而无法读取，造成归档保存的数码电子档案形同虚设，无法利用，从而失去保存这些数码电子档案的价值和意义。由于历史电子档案在利用上的种种不便，实践中很少被利用。
重行政公文电子档案管理建设，轻业务系统电子档案管理建设
政府部门、行政机关及大型企业集团因履职和保密需要，行政公文文书管理基本上已实现电子化和无纸化，行政公文文书电子档案管理不仅继承纸质档案管理好的做法，而且通过开发和推广应用电子档案管理系统，使电子文件在归档、存储和档案检索利用等方面更加显示出纸质档案管理无法比拟的优势，得到良性发展。相反，会计核算等业务系统电子档案管理因受系统复杂性、各系统间电子文件兼容性、系统依赖性等因素的制约，实现会计电算化以后，在电子档案管理方面却未有明显起色。以人民银行系统为例，其主要业务系统有会计、支付清算、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计、账户管理、贷款卡、外汇、同城票据交换等，而这些系统因服务对象不同、处理信息内容不同，大都自成体系，操作系统、数据库等运行环境也大相径庭，加之受软硬件系统更新换代、应用软件升级等影响，客观上造成各业务系统电子档案在利用上的种种不便。但如从深层次和根源上找原因的话，归结于一点，就是轻业务系统电子档案管理系统建设，因缺乏有效电子档案管理系统支撑，大量历史形成的数码电子文件已经成为一种摆设，造成严重浪费。
会计数码电子档案综合管理利用的基本思路
档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，抓好会计数码电子档案的综合利用，就抓住了数码电子档案管理之实。因此，应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。与此同时，那些过了时效的电子档案，也应当妥善存档，使其发挥应有作用，避免新产生的电子档案重蹈覆辙，乃是当前会计数码电子档案管理的当务之急。
（一）构建具有非系统依赖的数码电子档案管理系统
要从根本上解决好电子档案的利用问题，使其真正发挥备以查考、作为证据或依据的作用，实现其应有价值，必须构建具有非系统依赖的、具有较强通用性的数码电子档案管理系统。该系统可自成体系，也可在当前电算化系统中增加电子档案管理模块，以彻底摆脱电子档案对特定系统的依赖。其基本思路是：不论电算化系统使用何种数据库，在输出电子文件时均应将其转换为标准数据格式或通用数据格式的电子文件，以供电子档案管理系统调用。以会计核算系统为例，因电子文件内容是数字、字母和汉字集合的数码文件，归档时即可选用通用性较强的tXt文本文件。其他数据类型电子文件归档时亦应尽可能使用《电子文件归档与管理规范》所要求的通用数据格式，以及符合国际开放标准的其他数据格式，如pDF（iSo32000国际标准）等。当需要查询利用历史电子档案时，即可读取标准数据格式电子文件，解决电子档案对特定系统的依赖问题。
（二）尽快研究建设非公文电子档案管理系统规划
针对目前公文电子档案管理系统应用水平高、非公文电子档案管理系统严重缺位的现象，行业主管部门应重视非公文电子档案管理系统研究建设，组织通用非公文电子档案管理系统的研究、开发和推广应用。该系统应充分考虑电子文件的系统环境依赖性，研究并选择通用性强、符合国际开放标准的数据格式作为存储标准，由国家档案主管部门或各行业主管部门以适当形式予以，以此统一电子档案管理数据格式和应用平台，推进通用非公文电子档案管理系统建设。该系统应具有一定通用性，不得进行有改变和影响原电子文件的信息加工，并可输出与纸质档案内容相同的加密电子文件和纸质拷贝件，以便使用者作为电子档案利用的依据。
（三）循序渐进稳步推进非系统依赖电子档案管理系统建设
数码电子档案利用的系统依赖性决定了非系统依赖电子档案管理系统建设不可一撮而就。首先，各行业主管部门应将该系统建设列入重要议事日程来统筹规划，加强基础研究，设定时间表，稳步推进。业务主管部门在对系统进行升级改造及新系统研发设计时，均应把电子文件归档、利用作为基本业务需求正式提出，以便在应用软件设计、开发时通盘考虑。对现行业务系统已具备输出标准数据格式功能的，如可输出tXt文本等标准数据格式的，还应采取加密措施，通过制度加以规范。即在完成系统默认数据备份后，再按通用数据格式增加备份，收集资料，以便将来电子档案管理系统利用。电子档案管理系统的构建还可通过定期读入归档电子文件的办法，逐步实现电子档案系统与在线应用系统的模拟镜像，其区别在于，只查询而不进行计算、统计等数据加工处理。通过移植历史数据信息，最终实现电子档案的实时查询和有效利用，充分体现电子档案的保存价值。
（四）重视信息安全管理，采用通用国际标准的加密方法
非系统依赖电子档案管理系统采用通用和符合国际开放标准数据格式，在方便数据读取利用的同时，也为篡改数据信息留下方便之门。因此，必须强化数据信息安全管理，以防电子文件在传输、复制、归档和利用等环节被篡改。以输出tXt文本文件为例，可选用国际通用的mD5（信息摘要算法）加密，该算法可对一段信息（如tXt文件内容）加密，产生一个32位由数字和字母组成的信息摘要作为验证码，写在tXt文本的末尾，如文件内容被篡改，系统验证时就会产生与之不同的验证码，由此进行识别。而加密后的tXt文件仍然像加密前一样，可读、可显示，有效防范文件被篡改，确保电子档案安全利用。
（五）充分发挥计算机信息管理优势，实现电子档案利用便捷化
电子档案管理的最大优势就在于可最大限度地发挥计算机在信息管理方面的优势，改变纸质档案的人工查阅模式，实现电子档案的联机实时查询和综合利用，提升查询效率。通过构建非系统依赖电子档案管理系统、做好数据移植等措施，经过一段时间的努力，完全可以实现电子档案信息的在线实时查询，实现电子档案查询、利用的便捷化。只有电子档案查询效率高了，利用更加便捷了，才能彻底动摇电算化条件下纸质会计档案仍占主导地位的尴尬局面，充分体现电子档案的保存意义和保存价值。
以无纸化和数据集中为契机，提高会计数码电子档案管理水平
合同电子化管理篇6
[关键词]原始凭证；电子化；数据采集；体系建设
[Doi]1013939/jcnkizgsc201537031
国家电网公司坚持以“六统一、五集中、三拓展、三保障”为主线，持续提升财务集约化、信息化管理水平，逐步实现无纸化办公、自动化处理、智能化分析等先进管理模式，并提出“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”，以实现原始凭证电子化、规范化管理。国网公司根据财务政策环境及自身财务体系的建设状况于2012年下发了国家电网财〔2012〕346号（《关于印发国家电网公司财务信息化建设方案（2012年版）的通知》）文件，该文件明确要求国网总部及各网省以规范财务及物资体系的原始凭证和记账凭证为重点，强化会计基础工作管理，制定原始凭证规范，统一记账规则，推进原始凭证电子化，确保业务清晰、记录规范、原始凭证合规。
1实施背景
11加强原始凭证影像集中管理的迫切要求
内蒙古东部电力有限公司物资公司现有的财务集约化eRp平台系统已经走在了国家电网各网省公司的前列，目前已经实现了国家电网公司的集中部署运行，但是在物资供应过程中涉及的原始票据的留存、验收、过账、查阅、统计、稽核等环节的原始凭证流转及数据稽核上还存在一些问题，如传统的原始纸质凭证和eRp系统中的数据通过人为主观地进行查验核对，整个过程繁杂，加之原始票据数据资源分散，服务管理方式单一，无论从财务的业务办理效率和服务能力，还是从供应商的管理能效上，已不能满足国家电网总部对于财务原始凭证电子化的溯源要求，同时也不利于后续国家电网财务原始凭证电子化影像数据的集中管理和大数据分析挖掘。
12加强原始凭证电子化业务流程的重要内容
建设原始凭证电子化平台，是国网总部《关于印发国家电网公司财务信息化建设方案的通知》中确定的重要工作任务，同时在《国家电网公司“三集五大”体系建设“大财务”评估标准》中，对建设省级集中的依托财务集约化原始凭证电子化影像数据采集平台提出了明确的要求，该文件同时指明要对现有eRp业务流程办理的速度、信息采集的准确度、智能化进行提升和加速，并最大限度地降低数据采集的人工工作量，最大程度地通过智能识别技术来提升原始凭证电子化的业务采集与电子化水平。
13加强提升公司财务数据采集效率和服务能力的重要举措
通过在现有财务eRp系统中增加智能扫描oCR文字识别技术系统模块，可以提升整个财务原始凭证电子化水平，提升物资、财务部门的供应商票据票面信息及报销单据、订单、合同的数据实时采集和财务会计部门的过账中的三单（合同、订单、汇票）匹配的实时性。通过原始凭证电子化平台的建设，将会构建一个全省统一的影像数据采集和平台，实现数据采集信息流和业务流的双向实时交互，满足财务的会计自动过账、出纳的用户付款的服务需求，极大提升财务体系的服务管理水平。
14加强国网公司业务流程优化的必然要求
建设原始凭证电子化平台是内蒙古东部电力有限公司物资公司在财务体系建设中对供应商票据、电力公司部门间的票据、工单等的影像数据的集中存储、管理及影像中数据的实时采集的必然要求，无论从数据采集效率还是从整个财务体系的eRp流程优化都是必然趋势，可以极大提升整个系统平台的电子流程的顺畅性和充分发掘该平台的可利用度。无论从业务流程办理的效能上，还是从财务体系建设的品牌上，都能够展示形象、提升管理服务水平。
2内涵和主要做法
随着物资集约化管理的不断深化和发票验审结算工作量的大幅增长，着力建立原始凭证电子化系统平台，其内涵概括为建立企业级非结构化数据集中管理平台，统一原始凭证管理标准，结合文件管理系统，实现原始凭证电子化数据的收集、识别、查询和存储，同时与其他业务系统紧密集成，实现对原始凭证的全生命周期管理，加强对原始凭证电子化数据的规范管理和高效利用，制定企业统一原始凭证和电子档案管理标准规范，提升企业整体管理能力。
围绕“3+2”的工作内容，统一开展原始凭证电子化工作。“3”是指三项建设工作内容，即规范业务体系、明确业务职责和优化业务流程，是财务原始凭证电子化的基本工作内容。“2”是指两套配套保障措施，即制度体系保证和技术支撑保障，要在财务原始凭证运行工作中不断优化和完善。
三项建设工作内容如下：规范业务体系，按供应商、物资部、财务部等业务功能划分来组织开展信息系统运行工作；明确业务职责，按供应商、物资部、财务部等业务领域来细化明确各环节业务职责，合理设置岗位；优化业务流程，按供应商、物资部、财务部等业务环节，统一规范改进业务流程，明确业务流程之间关系，提高流程效率。
两套配套保障措施的内容为建立健全管理方法，管理规定，实施细则和操作指南为主题的运行制度体系；统一建设原始电子凭证运行体系技术支撑平台，并推广应用。
围绕“3+2”工作内容，建成三级审批制度体系，实现财务工作的组织形式由专业分工向业务分工转变，工作方式由被动处理向主动处理转变，由分散处理向集中处理转变，最终达到财务系统的精益管理，集中管控，统一调度和高效运作。
21原始凭证电子化建设与实践的内涵
内蒙古东部电力有限公司物资公司原始凭证电子化建设与实施以建设“电子化财务管理”为目标，以智能人机交互技术为基础，按照“集团化运作、集约化发展、精细化管理、标准化建设”工作要求，对原物资供应商管理，财务过账资源和流程进行优化整合，构建清晰、高效的运转模式，与内蒙古东部电力有限公司物资公司发展战略相适应，实现由复杂到简洁、分散到集中的运行管理模式转变，为公司提供更高效、更安全、更优质的服务。
22主要做法
以建立财务原始凭证管理系统为理论基础，以增值税发票智能结算平台、原始业务凭证采集平台、非结构化数据平台为管理支撑。以文档管理、协同操作、图像捕获、电子工作流、内容访问、记录管理、归档与数据结构紧密联结，与各种不同的Sap界面无缝集成，使用工作台嵌入Sap，无缝联结Sap业务流程，实现使用内容增强的Sap财务业务流程，包括企业资产管理、合同管理、财务单据管理、品牌管理、设计文件管理、项目管理、质量管理和事件管理。
221技术支撑手段建设
采用电子化系统架构设计策略对内蒙古东部电力有限公司物资公司原始凭证管理进行优化。与Sap系统深度整合，既支持现有财务凭证电子化的功能需求，也支持未来其他业务领域的凭证电子化，与非机构化数据平台、现有集团结算平台和业务系统权限管理整合，支持百万级财务凭证电子化的处理压力，降低升级对现有原始凭证电子化系统的影响。通过联结内容与业务流程，改进业务流程的效率，通过管理内容的完整生命周期，改进日常工作的规范。
（1）在原始凭证电子化系统中构建智能结算平台，统一文件标准，为电子原始凭证在线管理提供系统支撑，规范财务相关电子文件管理，提供票据自动扫描，由“原始凭证电子化”到“结构化”的自动转换，与其他业务系统集成应用，实现全局共享文件资源，提高原始凭证电子化数据利用效率。管理系统架构具体如下：
在业务单据或凭证录入界面增加扫描功能，业务单据或凭证录入时，通过启动扫描程序，自动调出扫描窗口，扫描原始纸质凭证，调出即时图片（也可选择载入已有的扫描图片）。各业务系统在业务单据或凭证提交、保存时，系统自动将电子文件存储到非结构化数据集中管理平台，系统流转时可在各审批岗位查看到对应的电子图片。在现有相关业务单据或凭证查询分析时，可即时查看对应的电子图片，同时也可登录非结构化数据集中管理平台电子图片识别信息关联查看对应的业务单据或凭证。
各业务系统根据业务需要进行原始凭证电子化数据实时动态收集，支持原始凭证扫描成各种图片文件格式，进行档案化管理，对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理，保持对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
在电子化原始凭证传输过程中，按照国家相关的法律法规和规范标准要求，结合国内通过认证的安全加密产品，进行索引加密、数字签名、RmS等技术保证电子文件的安全性以及可用性，达到控制数据安全的作用。
（2）通过oCR识别技术，对扫描件中的指定位置信息进行识别，提取指定信息，建立与电子图片文件索引及与业务单据、凭证的关联，或将识别信息自动装载到业务单据中，经核对无误后，可进行相应的后续操作。
（3）建设非结构化数据集中管理平台。搭建企业级非结构化数据集中管理平台，统一原始凭证管理标准，结合文件管理系统，实现原始凭证电子化数据的收集、识别、查询和存储，同时与其他业务系统紧密集成，加强对原始凭证电子化数据的规范管理和高效利用。根据原始凭证电子化的总体功能需求，综合考虑系统技术架构的成熟性、稳定性和扩展性，同时为了和非结构化数据库技术路线保持一致，选择采用成熟的企业内容管理套装软件作为基础平台，在此基础平台上开发内蒙古东部电力有限公司物资公司的财务原始凭证电子化系统。
非结构化数据平台在数据存储、归档、流程和生命周期等方面为原始凭证电子化系统提供支持，具有很强的海量存储、安全管理、快速定位、信息共享和内容关联能力，从底层实现对各种原始凭证非结构化数据的管理业务和管理工作进行有效支持，提升财务系统产生的数据资产的价值。
（4）增加可视化管理功能。业务系统在进行业务申请和审批过程中按流程、节点随需扫描原始纸质文件，实现原始资料的动态收集，扫描为电子图片的原始凭证作为业务单据或凭证的附件，供业务单据或凭证在审批流转、查询分析时查看。利用oCR技术，对特别的原始单据（增值税发票，订单，合同）进行扫描识别，自动生成结构化的凭证明细数据和系统单据。
222组织体系建设
内蒙古东部电力公司财务原始凭证电子化体系以“三级审批”为基础，总体设计架构为“两层调度，三级审批，一体化运行”。“三级审批”体系主要包括物资供应部初审，物资采购部复审，财务部三审。物资供应部初审指供应部大厅审核人员审核，主要包括在物质供应商管理大厅对物资采购合同、增值税发票、物资验货单等原始凭证进行评审，物资采购部根据物资采购订单信息，对原始凭证影像和票据信息进行核对，物资财务部对原始凭证影像进行集中校验，查询过账信息和批量清账工作。
（1）两层调度。按照一体化运行体系要求，建设内蒙古东部电力有限公司总部和市级公司两层调度方式。总部财务部进行财务原始凭证的集中管理，承担公司总体原始凭证的存储、统计、调度、审查。市级公司财务部接受总部财务部管理，负责基层财务工作中的原始凭证电子化数据采集、上传，同时对调管范围内的原始凭证进行信息监管和检查凭证完整性。
（2）三级审批。供应商通过供应商协同平台，进行发票的电子化工作和付款进度和付款情况的查询，同时也借此收集电子发票信息，为后期自动处理做准备。今后更可扩展为采购需求，甚至库存状态。发票扫描和识别平台批量处理供应商寄达的纸质发票，并且识别其上的关键内容，和已采集到的电子发票明细进行比对。如果匹配则进入下一步处理。
根据三单匹配（po（订单），GR（收货单）信息，纸质发票信息），再加上供应商平台产生的预制发票，这4个数据按照预设逻辑进行判断后，进行大量自动过账，小量人工异常处理，最大化实现处理自动化。
供应商携带发票到物资供应部大厅，登录Sap开发扫描终端选择对应采购订单并上载发票信息系统自动分配原始凭证编号，打印粘贴单并粘贴发票打印一级交接单，连同发票交供应部大厅人员审核供应部大厅人员接收及审核发票，并根据发票信息分类打印二级交接单，连同发票交供应部人员审核供应部人员接收发票复审，并根据发票信息分类打印三级交接单，连同发票交财务部审核财务经理智能派工接收审核粘贴单，发票过账生成应付账款会计凭证。
对于物资供应部门的供货商提供的购货增值税发票可以按照上述数据业务流程在物资供应商大厅和大厅办事人员处配置扫描终端设备，然后通过配置的扫描终端由供应商送发票人员或者物资大厅办事人员接收到的供应商发票进行扫描，扫描出的发票数据（9类数据和3类文本信息）通过BaSe64加密传入eRp系统，扫描识别完成后删除本地信息，本地不做任何数据和图片的保存操作，打印发票粘贴单，同步利用扫描识别到的条码信息将影像数据和工单信息进行关联。
（3）一体化运行。按照财务运行体系要求，建设内蒙古东部电力有限公司物资公司物资、财务两个体系原始凭证集中式调度，依托原始凭证电子化系统平台，优化数据运行资源配置，推进运行体系的扁平化，注重管控集约化。
223强化标准化财务原始凭证管理
（1）完善财务与生产、项目、物资、人资、营销等前端业务信息的集成，规范前端经济业务和交易事项的处理，深化财务与业务系统集成应用，实时转换业务信息和财务信息，促使前端业务按照财务规则或财务管理要求进行核算与管理，确保集成业务的内部原始凭证全部来源于业务处理环节。
（2）深化电子报账系统应用，将项目管理系统与电子报账系统集成，实现电子合同、工程预决算报告与审批单无缝链接。同时，制定相关的经济业务事项财务审核规范条款，规范并细化日常费用报销、营销电费、物资采购、在建工程等各类经济业务原始凭证内容，实现原始凭证精细化管理。
（3）规划财务审查工作。从审批、记账、校验、过账、预付款清账等各个方面，规范内蒙古东部电力有限公司物资公司财务部审批操作流程，提升财务部工作的管理水平，确保公司财务的安全稳定。
（4）建立健全的评价考核体系。为加强公司财务原始凭证电子化系统建设、运行和应用情况，建立财务运行考核体系，通过从财务数据可靠性、贯通性、安全性等各方面进行评价考核，切实提高公司财务凭证电子化流转水平，有效支撑公司发展方式和电网发展方式的转变，加快推进公司现代化建设。
（5）强化“三级审批”流程管理。建设标准化流程并结合国家电网财务管理流程的实践经验，从实际财务凭证管理角度出发，旨在从整体上把握公司财务管理流程建设的基本思路和关键要素，总结形成全公司财务管理流程建设的统一和规范。对财务事件与原始凭证管理进行无缝衔接，固化财务处理流程，用电子化手段管理财务工作。
（6）提高财务工作运行专业化水平。依托财务原始凭证的电子化建设不断覆盖和实用化，从财务凭证流转的各个环节“纵向到底，横向到边”逐步统一规范，从内蒙古东部电子公司到各市级子公司的财务均采用通用的管理流程进行日常操作，依托原始凭证电子化系统全面支撑运行工作，提高财务工作整体运行保障水平。
224采取整体规划、阶段推进、注重实效的实施策略
（1）原始凭证电子化建设涉及财务的各项日常工作，所以在应用系统的各项功能开发、业务配置、系统存储规划、项目实施等工作的规划和实施上，要服从内蒙古东部电力有限公司物资公司长期建设规划，需采用信息技术领域领先的技术进行开发，支撑内蒙古东部电力有限公司物资公司现有应用，并着眼于未来3～5年的管理改进，同时以国网公司整体规划为准，各项系统业务规划要符合国网财务各类财务业务规范、管理要求。
（2）在电子化建设项目实施过程中有意识地进行阶段性推进，将工作划分成可以控制、有明确实施目标和效果的各个实施阶段，采取先试点再推广的模块开展实施工作，通过试点实施形成典型模式和经验，在此基础上全面推广实施工作。
（3）在实施过程中以项目实施对用户企业实际管理工作的改进和提高工作效果为最主要的考核标准，注重实效，将原始电子单据与非结构化数据集中管理平台集成，实现数据集中管理、关联查询，促使日常业务凭证、单据审核的高效管理，保证业务在线审核操作的高效、简便、友好、运行稳定。
3实施效果
31提升财务结算能力，增强自动化管理水平
依托扫描识别技术，实现全程操作“按图索骥”。供应商物资结算自助平台通过扫描识别技术与Sap系统数据交互，将增值税专用发票票面信息影像化、数字化。在供应商发票扫描环节，自动识别增值税发票票面内容，智能匹配初始信息；在发票验审环节，自动审核发票信息，实时归集票据影像业务数据；在集中过账环节，实现发票自动录入过账，会计处理由输入数据向检查数据转变；在发票检索环节，提供多条件搜索功能，实时跟踪发票处理业务状态。
32提升供应商管理水平，创新优化结算流程
创新优化结算流程，实现工作模式“化繁为简”。供应商物资结算自助平台将财务人员从单调枯燥的手工录入劳动中彻底解放出来，将供应商纳入发票处理工作流程，由供应商发起结算业务并进行发票扫描、打印、粘贴等业务操作。财务人员通过系统完成在线审批、校验、过账等业务处理，使传统的手工处理发票向自动化、智能化、集成化方向转变，增强了供应商参与物资结算工作的积极性，改变了企业财务人员编制随业务量增长而同比例扩充的被动局面。
33提升企业财务管控能力，保证“三集五大”体系建设有效开展
集成系统应用，实现财务业务“兼容并包”。结算平台上线以来，供应商物资结算自助平台扫描识别正确率达9933%，验审正确率达100%；财务与业务纳入“一体化”在线管控，“影像流”与“任务流”畅通无阻、有条不紊；原始发票影像数据一次录入、全程共享；审批环节规范统一、职责清晰；数据收集便捷高效、口径多样；财务与业务部门管理职能协同衔接、紧密耦合，有效打破“条块分割”的管理壁垒，为“三集五大”体系建设业务融合提供有益探索。
34提升企业品牌价值，降低服务成本
促进优质服务，提升品牌价值。内蒙古东部电力有限公司物资公司在所属物资供应公司供应商服务大厅设立自助结算终端，充分利用现有资源，改善服务环境，优化服务界面，简化业务操作，丰富信息查询，辅以友好的操作示意图、完善的操作手册及快捷的技术支持，使供应商得以“轻装上阵”，降低了物资结算办理难度，极大地节约了时间成本和人工成本。
合同电子化管理篇7
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
二、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：
（一）开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DoC、.tXt、.eXe等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点
为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度
（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
（二）建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。
电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。
为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。
（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制
其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。
__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在Ftp上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到Ftp上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。
五、档案人员知识结构的变革迫在眉睫
合同电子化管理篇8
【关键词】电子会计档案；档案管理；元数据
为高效推进电子会计档案管理，财政部、国家档案局自2012年起历时4年的时间经过多次试点工作，对原《会计档案管理办法》进行了修改和完善，制定了新《会计档案管理办法》，并于2016年1月日起实施。新《管理办法》将电子会计档案的管理列为此次修订的重点。
一、实行电子会计档案管理的重要性
随着社会的不断进步和发展，各行各业对现代化信息要求越来越高，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，这些都要求会计档案管理要与时俱进，推进电子会计档案管理对未来会计档案的管理和利用具有重要的现实意义和深远的历史意义。
（一）有利于绿色环保，减少资源浪费。会计工作耗材成本巨大，日报、月报、年报所需纸张加上色带、打印机等各类耗材，无以计算，造成资源浪费、环境污染。由于大量的会计报表、报销单据及记账凭证等都以纸质档案呈现，给档案管理及档案利用带来诸多不便，以我校为例，一些科研项目结题审计、学科评估、教学评估等等不仅需要大量的原始票据凭证，还需要例如合同、协议、文件等原始凭证等，这些文件材料大部分都附在会计原始单据后面，这样一来，一个项目查下来就要翻阅少则一年多则五、六年，甚至十年的原始会计凭证，另外由于复印、照相、扫描不清不详，还要往返档案馆查找多次，耗资耗力耗材，给会计档案的利用带来诸多不利。如果实行电子会计档案管理就不一样了，新《会计档案管理办法》规定，符合条件的电子会计资料和电子会计凭证都可以同纸质档案一同归档立卷。这样会计档案利用者就可以通过电子会计平台迅速查到自己需要的会计原始凭证，既节省了时间又降低了耗材成本，节能减排，绿色环保。
（二）提高会计工作的效率，便于会计档案管理。纸质档案在形成和保管、利用的实践过程中，投入大量的人力、物力和财力，近年来纸质会计档案，尤其是记账凭证成倍增加，占用了大量的空间，一些馆所由于缺少现代化、标准化档案库房管理，出现会计凭证摆放杂乱、无序的现象，给工作带来极大不利，甚至造成严重的安全隐患。电子会计档案管理的出台，以它独特的便捷性，提高了会计工作的效率，加速了会计信息资源的传递速度，进而提升了会计档案的利用率。
（三）有利于现代化会计大数据事业的发展。现代化信息时代的发展，要求财务会计大稻莸闹С帧mü一些会计数据的分析和研究，可以为决策者提供有价值的依据和决策。新《会计档案管理办法》的出台，将有利地推动电子会计大数据的实现，为机关企事业管理者提供更准确、更真实、更可靠的一手数字信息，为社会经济的发展做好参谋。
二、建立严谨的、规范的电子会计档案管理制度
电子会计档案的管理需要以科学的态度、完善的管理进行，它与纸质档案的管理无论在制度管理，还是业务流程，以及安全防范方面都存在着很大差别，为保证电子会计档案的管理科学、规范，最大限度地开发、利用，应该从规范管理、组织流程、建立安全防范体系几个方面落实。
（一）制定完善的电子会计档案的制度。新《管理办法》明确了电子会计档案的管理，规定电子会计档案在接收、传输、保管、利用等环节，要遵循建立与纸质会计档案相关联的会计档案检索系统，并且强调同时要符合长期保管的条件。规定从外部接收的符合存档条件的电子会计资料，同时其电子签名必须符合《中华人民共和国电子签名法》的要求。
（二）健全电子会计档案的移交手续。规定指出，电子会计档案在移交时，应严格遵守电子会计档案与其元数据一同移交的规定，并且要求电子会计档案在形成过程中的文件格式必须符合国家档案管理的相关规定。强调如果是特殊的电子格式必须连同电子会计档案的读取平台一同移交归档保存。
三、建立健全科学完善的电子会计档案安全保障制度
电子会计档案归档，应当从它形成的全过程加以监控。首先应当从电子会计档案的收集、传输、整理、保管开始，到最后的移交，形成电子信息一体化的电子会计档案管理体系；对其形成过程中的准确性、完整性、可用性及安全性一一进行严格的检测把关，真正符合规定的会计资料才可以接收归档。
（一）建立电子会计档案安全保障体系。从管理系统、网络传输、到电子会计档案的利用，档案部门应协同会计部门、信息技术管理部门一同建立安全有效的防范体系，严防电子会计档案利用中的丢失及篡改。
（二）建立电子会计档案的备份制度。防止自然灾害及人为破坏。
（三）建立电子档案查阅权限的控制机制。防止电子会计档案内容的篡改或泄露。
（四）在系统管理的安全保障上，采用相应的it安全保障系统。保证各授权人员规范化操作，防范电子会计档案归档前不被篡改。
在电子会计档案管理过程中，要明确职责，严把质量关、风险控制关，保证电子会计档案质量及管理工作的安全。财务会计部门要确保会计资料形成过程中业务流程安全；档案管理部门确保管理利用过程中的权限操作程序安全。真正实现电子会计信息与电子会计档案的融合，实现电子会计管理的信息规范化、统一一体化、网络现代化管理，为电子会计档案科学化管理工作打下坚实的基础。
【参考文献】
[1]会计档案电子化进程与前景.会计纵横.
[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.
合同电子化管理篇9
创新与安全的矛盾
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。
档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其他应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其他信息系统整合的可行的解决方案。
标准化、法制化的挑战
在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点：
一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的珍贵档案。由于多头管理，各有归档方法与规范，甚至有管理体系和政策上的不同，造成了管理标准化的困难。
二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党委、人大、政府、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。
三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，使标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。
四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密或降密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。
标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
电子政务的更高要求
当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不是过去办公自动化（oa）、政府信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。政府机构利用计算机开展oa应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。
一方面，电子政务是构建在国际互联网平台上，能够直接为社会和公众提供服务、履行政府职能的公共行政管理工具，改变了以往建立在政府专用网络上的oa系统只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。同时，电子政务本身还成为政府政务优化、业务重组、管理创新和机构改革的技术保障和驱动力。
另一方面，基于互联网、功效等同于手迹和印鉴的电子签名得到广泛应用，使电子政务具有了在互联网上的“虚拟社会”中最基本的电子信任体系，使网上进行的社会活动有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。
推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。
在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。
从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国“9・11”事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案资料管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。
电子政务建设中的档案管理系统必须考虑到它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建电子档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是解决电子证书在电子档案管理中的应用问题。在互联网条件下，电子档案的应用和管理，需要依靠电子证书来确保电子档案的完整性和不可抵赖性。二是建立政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统，这是完全不同于以往数据安全概念的新事物，绝非什么“双机热备份”之类的数据安全技术可以胜任，它要求的是全方位的创新，首先是档案管理的创新，例如它不可能由各档案管理部门分头各自建设。电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的惟一的物质回报，是极其宝贵的信息资源。三是标准化、规范化推进，这是难中之难，但没有它就不可能有电子档案，其中的核心问题是如何解决电子数据易用性和数据库复杂性之间的矛盾。四是法律保障，只有在立法条件下，才有可能真正推动电子档案的研究、发展和实施。我们应该以全新的理念、缜密的措施、科学的方法，从建设之初，从档案管理的全局出发，自上而下地，有领导、有步骤地就构建电子档案系统开展脚踏实地的工作。
新形势下的基本策略
必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。实践经验表明以下策略十分重要。
1．积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用电子证书就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。
2．与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府的文档数据备份，可以毫不夸大地说，至今还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统既不可能，也不合理。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决，值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。
信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备管理和解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。
3．遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，本单位的管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也有成效，但不具有通用性，使这些珍贵档案在最终归于国家后，无法供他人使用，最终证明这种管理是落后的，必须淘汰的。
采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制订需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。
4．注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。
合同电子化管理篇10
关键字：基于weB；电子化协议管理系统；三层系统体系架构
武威农商银行规划将现行契据合同作业电子化，以利在单一平台上对于契据合同版本进行控管，以及共同契据合同的引用及参考，故为能整合企金之契据作业降低系统作业成本，拟规划以web形式链接共享的契据电子化管理系统，以达资源共享，并提供动态式的绩效管理查询及统计报表，以提升契据管理效益。
一、武威农商银行信息化概况
武威农商信息化建设从上世纪开始，信贷系统、催收系统、人事系统、帐务系统等信息化管理极大的提高了银行的工作效率，规范银行服务标准，简化业务流程。目前，合同契据信息化程度还较低，有一定的局限性：现行授信总约定书包含所有产品授信条款，无法弹性依客户所申请之授信项目制作专属契据；现行由授服人员人工制作核贷通知书及准备空白约据，再由客户自行或业务端协助逐份填写借保人名称、iD、地址及标示签名/盖章处，费时且容易出错；现行采纸本议约，程序冗长，另外相同议约条款业务单位各自会签，无法资源共享。为有效管理协议合同电子化，武威农商规划创建基于weB的电子化协议管理系统（eDS），透过系统化管理提高建立文件速度，降低错误率，精确Kpi评估案件处理绩效并提供相关查询报表，以有效提升作业效率。
二、eDS系统建设目标及意义
电子化协议管理系统（eDS）的建设目标是：为有效管理协议合同电子化，透过系统化管理提高建立文件速度，降低错误率，精确Kpi评估案件处理绩效，并提供相关查询报表，以有效提升作业效率。
（一）提高服务质量，强化管理手段
武威农商银行规划将现行契据作业电子化，以利在单一平台上对于契据版本进行控管，以及共同契据的引用及参考，故为能整合企金之契据作业降低系统作业成本，拟规划武威地区各分行以web形式链接共享的协议合同电子化管理系统，以达资源共享，并提供动态式的绩效管理查询及统计报表，以提升契据管理效益。
（二）采用信息化，降低p耗，增加效益
随着信息化管理的推广和运用，长期困扰银行业纸本合同协议契约文件的遗缺、填写量繁重和补写问题，将会逐步解决。从而使银行业务合同契约作业的工作在规定的标准质量体系模式下运行。彻底改变了手工作业或单向单机管理造成档案管理工作之松散和混乱的状况，进而体现了全局性和高效率的网络化管理特点，同时也加快了银行档案自动化的进程。
三、系统总体技术设计
（一）系统总体功能图
（二）系统体系架构
weB开发采用三层架构，将整个业务应用划分为：表现层（Ui）、业务逻辑层（BLL）、数据访问层（DaL）。
（1）presentationLayer（Ui展现层）
各分行经办可透过ie输入网址联机至系统，依输入的用户员编及密码，透过eip认证后即可操作电子化协议管理系统。
客户可以透过商务网将窗体下载下来或经办透过email寄送给客户窗体，客户填写契据窗体后回传，该窗体内含2DBarcode将客户填写或异动的内容全部记录下来，以利系统辨识及读取。
（2）BusinessLayer（业务逻辑层）
电子化协议管理系统规划模块包含首页、系统参数设定、契据模板版本管理、契据制表作业、契据议约作业、契据归档作业、授信业务手册、管理报表；流程的部份系由本公司自建的workflow平台，此workflow平台目前已在消金客服系统建置及应用，其特色系以弹性化来因应用户业务上的不同需求；SystemSecurity层次，则依据以往建置甲方系统经验，来满足甲方对ap系统所要求的安控要求。
（3）DataLayer（数据库逻辑层）
因应甲方的要求，未来规划会将武威地区及非武威地区的数据库独立开来，并需以征审系统透过webService进行数据交换。
开发采用了面向对象设计范型，整个系统结构使用了（C#）+oracle的B/S模式的多层架构设计。本系统包括契据版本管理、制约式合同协议和议约式合同管理、客户管理、审核管理、分析统计管理、图片影像管理、系统外部接口等功能，支持多语言功能，可供汉族地区、藏族地区及其他英文各地区使用者，依当地需要切换语言，制作出符合当地需要语言版本之契据。
参考文献：
[1]张玉良.我国银行电子化分析[D].西南财经大学2000