人事档案归档篇1
关键词：人事档案归档工作档案管理
一、人事档案管理中存在的问题
这些年来，随着单位团体的适应改革和市场的经济发展的需求，人事档案工作变得日益重要，人事档案工作从实际中出发进行了许多积极有益的探索，取得了一定的成效。然而随着大量的人才流动，市场中人才的挖掘，一年又一年的应届毕业生等等大量人力资源的加入，人事档案的数据变得日益庞大。
第一，对人事档案管理的重要性缺乏认知。人事档案工作不像其他工作一样，它的沉默性导致了其不容易为人所注视，同时在这个领域中也不容易取得明显的成绩。长时间下来，就产生了这样的一种情况，很大部分人员包括部分的领导干部都对人事档案管理工作存在着一些错误的理解，很容易会认为人事档案工作是最简单的文职类工作，抄抄写写，记录一下，保存一下，常规性的事务类工作，得不到应有的重视。在他们眼中这种人事归档工作只不过是资料的整合，不能为公司带来经济的收益。只要保管好不丢失，需要的时候能外调出来查阅一下就可以了。所以，一些单位往往忽略了人事档案管理的工作，甚至在议事日程上不把人事管理工作纳入到其中，从而衍生出一个现象，说起来重要的事情、在安排方面却变成了次要，在众多项目的情况下容易忘掉，用起来的时候又突然需要。这样导致了人事档案的工作长时间处于被动的应付状态，很难高质量地去为单位团体和单位领导等提供完善服务。
第二，人事档案的管理手法相对落后。这是得不到重视而衍生出来的一大问题。人事档案管理的方式在这个计算机普及的社会上，还处于手工操作的尴尬局面。缺乏对现代科学技术手段的应用是最大的问题，管理水平与认知水平过于落后。作为一个信息系统检索速度慢，根本就无法适应更新人才资源的开发条件和人才竞争快速提升的高效率标准。
最后，档案管理员的管理水平有待提高。目前大部分的管理员只是简单地接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工装订还有做好防火、防蛀、防霉仓管工作，即他们通常说的“抄抄写写，守好摊子，不漏不泄，查阅外借”，工作单调产生职业厌倦。
二、探究新时代人事档案归档收集工作的改革
推进人事档案信息管理的进步，有利于加强和认知档案信息的开发利用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。
首先，提高对人事档案的认识，了解其重要性。现今社会人事工作面临着许多新的情况和问题，无疑之中人事档案管理的要求有了新的准则，其工作的重要性已经不再是过去中那种传统的资料整理，更需要的是如何去整合优化。只有通过认真学习关于人事档案管理的方针和对策，进一步认识人事工作的重要性，才能更好地规范人事档案管理，实现新时代的档案管理的改革。另外，还需扩大人事档案的收集范围。
其次，要健全人事档案的管理制度，提高人事档案管理的管理化水平。人事档案管理工作基本上都是一些琐碎繁多的工作，如果没有完善健全的规章管理制度，很容易就会出现无章可循的局面。人事档案管理制度的完善与制定，主要是从实际出发，把握好信息需求，严格规范档案材料收集归档等重要任务。严谨排查各种虚假信息，使人事档案更加科学、全面、完整地为人所利用，为领导考察任用提供准确的人才信息。
再者，加强人事档案管理的现代信息化建设。人事档案数据说白了就是人才信息库，只有合理整合利用信息资源，才能更有效更大限度地发挥其作用，发掘出潜在的人才。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。手工操作阶段的人事档案归档收集已经费事，传输速度慢，信息更新不及时，已经无法适应这个社会的需求。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。
最后，应加强档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。
总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，同时也能发挥出人事档案为单位团体带来的最大效益。新时代人事档案归档和收集必须全面全效，掌握其有用之处，才能是追随人才市场发展的基本趋势。
参考文献
人事档案归档篇2
关键词：高校;人事档案;归属管理
目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：
除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。
人事类档案划归档案馆管理的前提
笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：
（1）划归的必要性21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。
（2）划归条件是否成熟人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。
其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。
再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。
做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法
（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。
人事档案归档篇3
一、事业单位档案归档难度的成因分析
1、档案管理思想意识薄弱
事业单位属于我国政府部门的附属机构，主要负责我国的公共事业项目的建设，关注民情，对教育、文化、公共设施建设等项目进行承接，在国家建设中扮演着无可替代的角色。当前，通过对档案管理现状的分析，管理人员的思想意识相对薄弱，对档案工作不够重视，对事业单位的重要资料未进行及时的归档，为公共事业的开展带来阻碍。事业单位属于政府机构，会承接上级下达的机密性文件或任务，必须要做好保密工作，及时对机要文件、资料进行保管是对档案管理人员的基本要求[1]。
2、缺乏健全的管理制度
通过对事业单位档案管理工作的分析，由于管理制度不完善，导致档案资料管理混乱，档案归档工作缺乏规范性[2]。档案管理人员在进行归档时，未对档案进行鉴定、分类、归档、编号等，档案管理流程缺乏规范性。在归档时不注意流程的规范性，会为档案查询与检索工作带来困难，寻找目标档案的难度变大。在事业单位中，部分档案管理人员只是根据自己的经验和认知进行工作，未严格遵守归档流程，是管理制度缺失的重要体现。
3、电子归档实施效果不强
信息技术的出现，在各个领域都取得了良好的应用，实现社会快速化、智能化建设，将其应用到事业单位的归档工作中，将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，信息技术在事业单位档案资料的建设上还不够全面，电子档案的实施效果不强，档案管理人员由于思想上认知不清，操作技术不娴熟，导致电子档案归档工作面临着严峻的考验，纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，是制约归档工作开展的一个重要方面。
二、加强档案归档工作的合理对策
1、提高管理人员的专业能力，加强档案队伍建设
档案是事业单位公共事务发展的重要依据，记载着单位的发展历程，对重大项目的实施方案、计划和策略等进行保管，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见，具有高度的参考价值，参考典型的成功案例，对社会的发展具有积极影响。为了加强事业单位的档案管理工作，应从档案管理队伍方面着手，提高档案管理人员的专业性，要提升自身的责任感与使命感，不断的提升自身的专业能力，了解档案归档对事业单位的重要性，要具有高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作，不要等到工作繁重、积压之时再进行档案的归档，会出现归档混乱、分类整理不及时等现象，档案管理质量下降。为此，事业单位应重视对档案管理人员的选拔，禁止选择非专业类或兼职类的人员[3]，应选择档案管理专业型人才，并定期对其进行专业性培训，保证持证上岗，无证者无法加入到工作队伍中，建设一支更专业性、高素质的档案管理队伍。
2、完善档案信息化建设体系，提高归档的质量
新媒体时代背景下，实现了社会的现代化建设，信息化水平得到了广泛的应用，逐渐在各个领域得到了普及，当然，在档案管理工作中也同样受用。如今，档案管理的信息化水平不是很高，电子档案归档处理不够娴熟，内部局域网、信息传输技术还存在漏洞等，是当前面临的重要问题[4]。档案的信息化建设，在事业单位中应建立档案管理信息化系统，运用信息化办公软件对档案信息进行分类、整理和归档，强调电子归档的程序和操作流程，以计算机操作平台为载体，通过电子系统的运作，将目标档案资料由纸质档案转化为电子档案，并借助计算机庞大的存储系统进行储存，以达到理想的效果。另外，每个电子档案都有属于其独特的编号，严格做好档案编号，将归档的序号制作成表格，以便后续查询和检索。归档完成前，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复的确认。与此同时，应对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，为档案信息化建设提供条件，能够熟练掌握电子归档技术。
3、优化单位档案归档制度，以保证归档的规范化
为了提高归档的质量，应优化与完善事业单位的归档管理制度，以保证归档的规范化，为事业单位档案管理提供保障。在事业单位中，应建立健全管理规章制度，对档案管理人员的行为、归档等进行有效的约束，针对档案管理工作，应对法律体系进行完善，通过推出一系列的法律文件来对档案管理人员的行为进行规范，并建立有效的奖惩制度，对档案进行全方位的管理。事业单位的档案文件有文本、影像、视频、照片、图形和数据库文件等多种类型，应从收集、整理、分析到归档都要严格控制，将精细化管理理念应用其中，进而激发归档工作者的积极性，端正其工作态度，提高归档的质量和水平。
4、对档案借阅过程进行简化，以提高档案应用效率
档案属于事业单位内部的重要文件，由于档案数量众多，归档工作开展难度大，档案的查询与借阅过程相对复杂，档案的借阅要经过层层的审批，是制约档案工作开展的一个重要方面，无法在需要档案资料的时候获得资料。为此，事业单位可以将现阶段可能会使用到的档案资料保存在部门的文件库中，将档案在文件库中进行归档，使用时可直接从文件库中查找，能提高档案的应用价值，能及时满足部门对资料的需求，以提高项目的实施质量。将档案资料保存在各个部门，能够对档案资料进行分散，能减轻事业单位档案归档人员的工作负担，缓解工作压力，部门对业务、所需信息查阅、利用更为方便，充分发挥了档案的应用价值，是档案归档创新的重要体现。
人事档案归档篇4
笔者单位在今年档案信息化建设取得初步成果，建设成档案网络化收集、整理、利用通道之后，结合制定月度档案归档工作制度，在探索加强档案平时归档的方法上做出了一些具体实践，在此跟同行交流和探讨。
一、信息化背景为电子文件平时归档提供技术保障
在档案信息化背景下，档案平时归档应包括两方面内容，档案实体的归档和电子文件的归档。其中，电子文件的归档是在档案数字化背景下应运而生的，数字档案管理系统在文件收集状态下能够实现电子文件的登记、修改、删除、文件分类鉴定等功能，用户在此状态下完成平时需归档电子文件的收集工作后，为年终归档移交工作做好准备。北京市档案局在全市档案业务培训中指出电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成。实时或定期归档可根据各单位实际情况确定，一般来说，采取逻辑归档方式的单位可进行实时归档，采取物理归档方式的单位可进行定期归档。因此，信息化背景为电子文件平时归档提供了必要的技术保障，使电子文件实时归档成为可能。
笔者单位档案数字化项目于2013年4月份完成。该项目完成档案网络版软件安装并将1950年以来形成的单位全宗档案通过录入、扫描、图像处理等程序挂接到系统中。目前档案网络利用覆盖全园，用户数为178人。因此，笔者单位在2013年平时档案收集工作中充分利用数字档案管理系统实时归档电子文件，同时档案部门也可通过系统监督各业务部门档案员归档电子文件的具体情况，要求各业务部门档案员按照单位档案部门下发的档案保管期限表及每月度的归档索引（由当月大事记、信息等整理而成）在每月中旬完成上月的电子文件平时归档工作，包括电子文件条目的录入工作及电子文件扫描图像的上传，同时要求业务部门档案员及时收集、妥善保管档案实体。这种归档方式尤其适用于一文一件管理模式的文书档案、声像档案、荣誉档案。平时归档给这些无需组卷的电子文件的收集工作带来极大方便。
二、健全档案平时归档制度为档案平时归档奠定基础
有了信息化建设的技术支持，建立一套规范实用性强的档案平时归档制度是十分必要的。笔者单位今年在以往档案年终归档方式的基础上创新提出档案月度归档和年终归档相结合的档案收集方式，并制定了详细的档案平时归档制度，在平时归档工作中取得了较好的效果。档案月度归档制度具体内容包括：一是档案部门的工作，每月档案部门收集上月单位大事记、信息，制作档案收集索引，索引条目为本单位重大活动、重大会议、重大事件中形成的可随时归档的文书档案、声像档案、荣誉档案等，落实具体责任部门，要求各部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，而业务部门档案员在文件收集过程中的执行情况也通过档案系统接受档案部门的监督。二是各业务部门的档案工作，各业务部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，但不履行移交手续，不履行移交手续是为了便于各业务部门档案员在年终归档时按文件联系、时间等调整顺序、编制档号，同时，业务部门档案员及时收集、妥善保管索引目录中需归档的档案实体，整理顺序和编号与上传的电子文件顺序相对应。具体索引目录示例如下：
档案平时归档制度规范了电子文件和档案实体平时归档流程，保障业务部门档案员在档案部门的指导下有效组织、开展平时归档工作，并为档案部门监督、检查工作提供了依据。
三、档案管理绩效考核制度为档案平时归档提供驱动力
档案平时归档工作要求各业务部门档案员付出更多的时间和责任心保证电子文件及时归档、文件材料实体完整齐全，同时也需要更严格有效的档案管理绩效考核方式作为执行具体工作的动力和目标。笔者单位在实行2013年档案月度归档以后，就将各业务部门档案月度归档的效果纳入到业务部门档案工作的绩效考核中，由档案部门每月通过档案系统对照档案保管期限表和档案收集索引检查科室电子文件收集齐全率、完整率，对没有及时把电子文件录入系统的部门进行催缴，限时催缴仍不能上传的部门扣除当月的绩效分数。年终时，每月的绩效分数和年终文件材料实体归档情况评分相加就成为评选优秀归档部门和优秀档案员的依据。由此既鼓舞了档案员的工作积极性，又保障了档案平时归档工作的顺利开展。
人事档案归档篇5
关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施
在1988年，国家档案局就制订了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，它们成功的规范了公证档案的收集，整理，立卷和归档。这就表明了公证文书的立卷归档工作是有法可依的。然而，我们在检查和指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员的对档案专业知识的学习并不透彻，导致在公证文书立卷归档工作中就出现了以下几个方面的问题：
1.1对文书材料的收集不齐全
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人就应开始收集各种证明材料，记录并整理谈话笔录，调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料并且进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，删除不必要的立卷归档材料。但是在实际工作中，由于公证人员没有养成良好的归梢习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员的再三催促下才立卷归档的，往往是有便归档，无便放弃。这样就造成了主要文书材料能够及时归档（如：公证文书，公证申请表，当事人的谈话笔录，公证事项报批表等。）而有些证明材料则难以齐全（如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查，调查所取得的证明材料等）这样就形成了案卷内档案材料不能齐全完整，这和已形成的案卷与规范要求尚有差距。
1.2公证档案立卷的不规范
由《公证文书立卷归梢办法》得知，公证档案按年度和一证一卷，一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。而实际组卷中，并不是这样的。现实中存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。
1.3档案分类定位不精准
《公证文书立卷归档办法》显示，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系，财产关系的公汪事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。然而在我们的检查中发现，公民个人的人身关系，财产关系，如遗嘱公证，遗产公证等案卷，既被分为了国内民事类，又被分为了国内经济类的现象。
1.4档案的期限划分不准
《关于机关档案保管期限的规定》强调，公证档案的保管期限划分为永久，长期，短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利，义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用，查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考，利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但是我们在检查中发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。此外，还存在着总登记簿登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深，不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督，检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习，培训较少，对公证文书立卷归档工作检查，指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况，新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整，修订分类方案等。
2公证文书档案工作中存在问题的解决
2.1抓学习培训
学习，培训是公证人员提升档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习，培训就显得十分重要。公证部门因根据本单位工作特点，尽量多的组织安排档案业务知识培训。而公证人员也要自觉学习档案业务知识，来增强自己的理论基础。尤其是新上岗的公证人员，应及时安排档案业务培训，就算没有时间，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。
2.2抓检查监督
确保每一份公证档案规范，齐全，完整的有效措施是认真组织案卷质量检查。。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查，整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，应该退还重新整理。
2.3抓整体协作
公证档案应该受到公证和档案部门的高度重视。公证部门要经常与档案部门相互联系，取得档案部门的支持；档案部门也要主动为公证部门提供服务，共同做好档案工作。并根据公证业务的变化，及时调整，修订分类方案，及时的对公证人员进行专业培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从一开始就严把案卷质量关。
人事档案归档篇6
对于“档案是由文件转化而来”的观点，笔者虽然并非完全赞同，但却与刘先生的认识也不尽一致。本文专就此问题作一辨析。
1“直接形成论”难以证明档案不是转化而来的
1.1从档案的源头上看难以证明档案不是转化而来的。《档案直接形成论》认为“档案不是由文件转化而来的”，“档案是直接形成的”。在第六章“档案的直接形成历程”中讲道：“档案之意先于文件，可以从‘结绳记事’、‘刻木为契’等档案起源时的原始档案中看出端倪。档案起源的动因只是为了满足人们记忆的需要，人们发明‘结绳’、‘刻契’等原始记事方法，其记事的主要目的在于帮助人们记忆，起到记事备忘的作用。它只有档案的记忆作用，而没有文件的管理办事功用。”（146页）
如单从这段文字来看，确实像笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作――〈档案直接形成论〉读后感（之一）》（刊于《档案管理》2016年第6期）中讲的：如果顺着刘先生的思路来理解其结果，那么从人类产生档案的源头上来论述“档案形成在前”的观点似乎还是有些道理的。但这些相对来说看似有点儿站得住脚的认识，其实存在的疑问也是非常明显的。因为人们很自然地会想到此时在人们的认识领域中还没有“档案”一说，那又如何能如此顺利地将“结绳记事”和“刻木为契”等就称为“档案”了呢？毕竟从这些被刘先生称为档案的记录的出现，距人们认识到“档案”的产生还差着几千年的时间哩，怎么就能直接说这些是档案了呢？是拿人们后来的认识去套指的吗？那不又具有了人为的因素吗？
1.2自“档案”概念出现以后形成的档案更难说明档案不是转化而来的。《辞海（第六版缩印本）》对“文件”的定义是：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人们记录、固定、传递和贮存信息的一种工具。”[1]就我们当前认识的档案而言，其前身“文件”的草稿、修改稿直至定稿和签发中的大部分原始记录，在其形成之初早已并不是为了记忆的需要，因为谁也无法理解人们为了要留下记忆而去形成一个文件。那么为何这些就可以直接称其为档案呢？它们还只是具有记忆功能吗？随着社会的发展显然已经讲不通了。而刘先生却认为：“‘文件’从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而，必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说‘文件’是从其形成之初开始着原始记录的，但是，这个‘文件’记录的‘原始记录’，并不是那个具有现行效用的‘文件’。记录这个‘文件’形成的全部过程的是档案，而不是‘文件’。”（151页）然而，事实上我们形成文件的目的就是为了实施某项工作，而此项工作又是需要在一定的区域范围、有众多的部门或人员参加，为了统一号令（如完成的标准、时间等）才会需要发出一个文件。所以，从草稿的产生直到文件的发出和督促执行，均是为了围绕完成某一项特定的工作而实施的行为，而并不是为了记忆。刘先生还说：“所以说，几乎所有的文件自形成之时起就被一切组织或个人所‘保存’贮藏。”（23页）事实上，“几乎所有的文件自形成之时起”就是为了被执行和应用，而并非保存和贮藏。那我们现时还能认为这些“文件的初稿、修改稿直至定稿、签发”是为了记忆的需要而形成的吗？如果不是，那么怎能直接称其为档案呢？显然不能！它们只能被称为该文件的原稿，只有当它与其对应的一份（有的归档两份）文件被归档保存起来以后，才成了这件档案整体的一个组成部分（关于这一点在本文第四点中会具体论述）。
1.3档案不仅仅是由“文件”转化而来的。刘先生认为：“事实上档案不是文件的转化物，笼统地讲档案是从文件转化而来的，把文件与档案的关系按前后、按阶段区分是很不科学的，也不符合客观实际，并没有反映出档案与文件的客观真实面貌。”（50页）
?p者认为，档案确实不只是由文件转化而来的，但笼统地讲“档案不是文件的转化物”同样也是不科学的。因为事实上档案的主体确实是由文件转化而来的，只是“档案不仅仅是由‘文件’转化而来的”，因为除了文件之外，一切我们曾经试图用“大文件”观或是“不断地加括号专门注明包括某某”等所要解决问题的对象，均有可能转化为档案。原因是随着档案工作实践的深入，档案虽然仍然没有脱离由各种记录转化而形成的实质，但已经不仅仅是由“文件”转化而来的了。转化为档案的记录即档案的前身可以有很多，如大量的文件转化为文书档案，而还有大量的不是文件也转化为了档案，如，大量的会计账簿、会计凭证等算不得文件的转化成了会计档案；大量的照片转化成了照片档案；更有甚者，随着“实物档案”这一概念的出现，这些转化为档案的前身显然也算不得文件。所以确切地说：档案的主体是由文件转化而来，但又不仅仅是由文件转化而来的。要说明这个问题，关键还是要找到档案的上位概念，即档案定义中的属概念。既然笔者在《论档案的定义及其本质属性――〈档案直接形成论〉读后感（之二）》一文（刊于《档案管理》2017年第1期）中采用了“记录”作为档案的属概念，那为了论述方便起见，本文在以下论述中就采用“档案是由各种记录转化而来的”说法。
2各种记录转化为档案的环节
《档案直接形成论》在第四章“档案的形成观”中指出：“将‘归档’作为有意识形成档案的先决条件，是把现代档案工作制度强加给档案本身的，是把对这一事物的要求强加给另一事物。……既然‘归档’属于管理活动，作为管理对象的档案就必然先于‘归档’之前就存在，而后才能产生相应的管理活动。怎能够把‘归档’作为有意识形成档案的必备条件呢？”（90页）“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案。既然接收的不是档案也就不能称之为档案接收工作了，这显然与档案的收集工作相矛盾。”（91页）“‘立卷归档’、‘集中保存’、‘鉴定’、‘整理’等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）在“档案与档案工作的关系”中又指出：“档案不等于是‘归档’的文件，档案在‘归档’前就是档案了。”（328页）
其实由于“‘归档保存’能够把档案与其他事物从根本上区别开来，是档案之所以为档案的‘最低限度’”，[2]所以，归档环节便成了档案与各种记录的分水岭。至于“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案”（91页）的问题，那就更好解释了，因为档案室就是在做归档工作，收集的是列入归档范围的各种记录，这是因为目前没有真正实行文书处理部门立卷归档制度，实际是由档案室代行整理归档工作而出现的现象。至于档案的收集（接收）工作是针对档案馆而言的。于是笔者还是愿意回到我国早先的档案学理论认识上去，认为归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档，而且只有将这一环节产生的因素作为档案的本质属性，才能有效地将档案与“记录”中的其他下位概念明确地加以区别。
3各种记录转化为档案中的“人”
刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“那么什么是‘有一定保存价值’呢？只能人为地规定。怎么判定‘有一定保存价值’呢？只有通过档案工作者的鉴定来实现。”“那些被判定没有保存价值的，不一定就没有保存价值，而那些被判定‘有一定保存价值’的，也不一定就有保存价值。有没有保存价值不是形成档案的必要条件。”（312页）“档案的产生不仅与档案工作没有关系，与档案工作的主体――档案工作者也没有关系。”（323页）
在刘先生以上的论述中涉及两个方面的问题：一是“有没有保存价值不是形成档案的必要条件”；二是档案的形成不应当掺入人为的因素。就第一个问题而言，笔者实在想不出为什么没有保存价值的还具有要作为档案保存下来的理由。也许这里的问题是在于刘先生混淆了档案的“产生”和“形成”这两个概念，刘先生在书中所述档案的原始记录性时，更多是用了“形成”一词，但笔者认为此时这些被称为档案的应当是“产生”而非“形成”。“产生”与“形成”尽管有着诸多的联系，但毕竟还是存在着一定的区别：“产生”是某一事物的原始性出现，是其展示给外部的基本“特征”，如人的长相特征为高矮、胖瘦等，属于客观存在的范畴；而“形成”则是对某一事物的人为性过程，是该事物内在的经由人们认识提炼所赋予的“属性”，如性格上的内向、外向等。如果我们将“档案的原始记录性”作为这些记录的“产生”的话，那么刘先生的观点就可以得以成立，因为确实不管这些记录有没有保存价值，它都是实实在在地产生了。但当我们要将这些记录形成档案的话，如果没有什么保存价值那为何还要将其作为档案保存下来呢？至于第二个方面的问题，笔者将在后面专门予以表述。
3.1各种记录转化为档案必定具有人为的因素。刘先生指出：“而‘备以查考性’说、‘归档保存性’说、‘三属性的交集’说、‘结构性’说、‘鉴定和整理’说、‘内在有机联系性’说等认识都是以档案整理后的所谓存在形式来探讨档案本质属性的，这些属性无不打上档案整理人外加的烙印，是档案整理人的人为规定造成的，是档案整理后的外在表象，显然不是档案的本质属性。”（75页）事实上，我们对于档案本质属性的认识是人的意识对档案这一客观存在物的总结、梳理、归纳，是人的认识对于客观存在反作用的结果，必然具有人为的因素。
3.2决定各种记录转化为档案的人只能是档案工作者。刘先生指出：“首先，来看档案有意识形成过程中的起作用的‘人’。如果这里的‘人’是社会主体的‘人’，那么，应该说上述有些认识还是正确的。但是，上述论述中说的‘人’，其实并不是社会主体的‘人’，而是‘档案人（档案整理、保管者或者说是档案工作者）’”。（95页）在第十一章“档案与档案工作的关系”里又讲道：“然而，遗憾的是这里的‘人’并不是社会主体的‘人’，?@里的‘人’已经被偷换概念变成了档案‘人’――档案工作者。‘档案的形成离不开主观能动性’中的‘人’是档案工作者而不是社会主体的‘人’。”（326页）
其实，长期的档案工作实践证明，在记录转化为档案这一过程中起到决定作用的确实是档案工作者，也只能是档案工作者，因为这种现象是由于社会分工而确定的。如果我们顺着刘先生的思路，应当由“社会主体的‘人’”来进行“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”才算“上述有些认识还是正确”的话，那请问如何才能让“社会主体的人”来有意识地形成档案呢？即便是就“文件的密级由起草或发文单位来确定”这一环节而言，也只有能够或有条件参与形成有可能进入档案保管的记录的部分社会人来实施。事实上，由于社会分工和专业知识的差异等诸多原因，所以终究不可能真正实现由“社会主体的人”来承担这项任务。
当然，这里除了社会分工的必然导致以外，还需要有一个社会赋予档案人权力的问题。其实档案人在“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”工作中的权力问题，在《档案直接形成论》97～98页中列举的若干法规文件，就说明了档案人的权力正是来自这些规定。依照我国有关法律、法规的规定，档案工作者不仅要承担收集、管理和提供利用档案的义务，同时也享有依法做好这些工作的权力。
3.3归档中的人为因素与“唯心主义的认识”观无关。刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“三是在所谓的档案工作对档案的进一步产生有一定的能动作用下的‘文件可以通过档案工作来实现向档案的转化’，……其实质就是档案工作者认定什么是档案什么不是档案。这显然就是主体产生客体的唯心主义的认识。”（324页）确实，这些档案工作、档案工作者与档案的“产生”（作为一种客观的自在物）确实没有关系，但与档案的“形成”（对客观事物的人为性过程）却存在着必然的决定性的关系。这一现象与“主体产生客体的唯心主义的认识”毫无关系。我们知道唯心主义与唯物主义的根本区别在于：唯心主义认为意识第一性，物质第二性，意识是世界的本原，先有意识，后有物质，意识决定物质；唯物主义则主张物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映。从这两者的本质区别中其实已经非常清楚地看到问题的实质，因为档案人是坚信“物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映”的。即各种记录是客观存在的自在物，而要真正成为人们意识领域的档案，则还需要档案人在其间发挥其主观能动作用。
4归档保存的档案是一个整体
刘先生在否定档案是由文件转化而来的同时，强行把作为一个整体的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解为“档案”和“文件”两个部分。认为：“档案与文件有没有本质区别？肯定有本质区别。”（22页）“文件‘转化’为档案，只是文件与定稿一同作为档案的统一体归档保存的，而不是文件转化成档案的。”（50页）并且指出：“‘发文’文书档案的实体应该是文件的定稿，而非文件（发文）本身，也就是说从归档角度看应该归档的是文件的定稿，而不是文件。”（184页）又说：“由于时代的发展，档案变得越来越复杂，发文（文件）实际是定稿（档案）的副本，发文（文件）并不是‘直接形成的’‘原始记录’，发文（文件）与定稿同时归档保存，不过是现代印刷技术印刷条件下一种无奈的‘双轨制’选择，这是在档案历史长河中特殊阶段中的一种特殊现象。”（236页）
其实笼统讲档案与文件有本质区别在一定的情况下是对的，如对于发出的大量不被作为档案保存的正式文本而言，它与档案确实是有着本质区别的。但我们如果由此而进一步将保存起来的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解?椤暗蛋浮焙汀拔募?”两个部分，则完全是多此一举。
人事档案归档篇7
abstract：aftertheimplementoftheuniversitydocumentsandarchivesas"iteminsteadofvolume"，theworkefficiencyandqualityhasbeenimprovedgreatly.italsoimpactsthetraditionalmethodsofuniversitypersonnelfilesmanagement.thismethodconformstotheowncharacteristicsofthepersonnelfilesmanagement.itadaptstothereformofpersonnelsystemandthesocialdevelopment，andconformstothevastnumberofarchivesworkerheart.ithasgreatpositivesignificanceinthepromotionofuniversitypersonnelarchivesmanagement.
关键词：地方高校；人事档案；以件代卷；档案整理
Keywords：localuniversity；personnelfiles；iteminsteadofvolume；arrangementoffiles
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1006-4311（2016）31-0056-02
0引言
按照1991年中共中央组织部的《干部档案整理工作细则》的具体规定，高校的人事档案按照“十大分类”进行整理、划分、按文件材料形成的先后顺序、以每个人为一个档案实体，装订成册的整理方法，一直延用至今。随着我国社会发展的需要，地方高校逐步实现了办公自动化，人事档案内容不断增加，传统的整理方法已经不适用于现实的工作，以致于严重影响了地方高校人事档案工作的稳步发展。自2001年国家档案局实施中华人民共国行业标准Da/t22-2000《归档文件整理规则》以来，取消了文书档案以卷归档的做法，地方高校的文书档案的整理已经从繁琐、复杂的组卷工作中解脱出来，真正做到了从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。从此，“以件代卷”这一档案整理新规则开启了一个新时期。所谓“以件代卷”，是指在文书、教学等档案整理过程中，以件为具体保管单位的归档方式取代了以卷为单位（一本一本用硬壳纸立卷，一本为一卷）的方式。实行“以件代卷”改革后的“好处”极大地冲击着以纸质材料为最主要存储载体的地方高校人事档案的传统的陈旧的整理方法，将这种有益的整理方法运用到人事档案的整理中，可以最大限度地改革人事档案的传统整理方法，“以件代卷”的整理方法同样适用于地方高校人事档案整理。
1地方高校人事档案传统整理方法存在的问题
①形成档案的纸质材料，大小形状各异，给整理工作带来了很多麻烦。因为人事档案中的很多材料在形成初期，并不是为了入档而形成的，很多档案材料的形成单位是为了自己的方便，根据自己当时的情况和喜好，来选择纸张的大小，这就给以后的档案材料的整理带来了不便。因为《干部档案工作条例》中规定：“干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸”，看似简单的一句话，在具体的实践工作中，整理却是非常繁杂。对于大于标准的纸张，要依据规格进行剪裁，为了达到统一标准，将档案材料上的原始字迹损伤的情况是大有所在的；对小于标准的纸张或有褶皱、有破损的纸张，要进行托裱或加边，而进行托裱、加边中运用到的胶水，也是对原始的档案材料的再次伤害，甚至于将几份材料粘连在一起，污损覆盖原来的档案材料，给档案带来了不可挽回的损失。就这样，档案工作者的时间就大大地浪费到了这样的修修剪剪中，无法腾出大量的时间来完成较高一级的编撰档案的检索工具。有效的检索工具，可以大大提高人事档案的利用率。
②留下了档案作弊的余地。人事档案的整理是依据《干部档案整理工作细则》中规定的“每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。”进行整理的，传统的人事档案整理方法，都是管理人事档案的档案管理员，用铅笔编写的类号、顺序号以及页码。这样就给档案的涂改、增添、撤换等留下了余地。
③不利于地方高校人事档案的管理和利用。地方高校人事档案的动态性非常强，每年需要及时入档的档案材料多达十几种材料，包括有每年的年度考核、正常晋升工资表、职称评审表、教师资格认定表等等，新入档的材料还要通过划分类别、裁边、打孔，拆卷，将新材料入档并更换新的目录，整理过程非常繁杂。再加上，人事档案的利用率也较高，一旦有利用的需要，大多数情况下都要拆卷进行复印，这样来回往复，不但增加工作量，更重要的是，很多情况下会损害档案原件，减少档案的使用寿命，不利于档案的保护。
④不便于日常工作。现有的地方高校人事档案都是以卷为单位存放的，不仅仅人事档案每个个体的动态性强，人事档案的流动性也很强。一所地方高校每年人才的流动，也是非常频繁的。一旦人才进入或者调出，都会牵涉到档案相应的流动，档案进行整理之后，要整理排架入柜。《干部档案整理工作细则》第二十一条（四）档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。而对档案号的具体构成却未作明确的规定，档号是“以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码”[1]。地方高校实体档案的档号模式为：“年度号+**档案分类号+案卷号。”[2]在实际工作中，档案的排序和档号的编写一般是按照每个实体的姓名拼音的首字母进行排序和编写的，如果有新档案需要入柜，相应的检索目录和排架顺序就要改变，给档案的存取带来极大的不便，另外，在每个字母的结尾都要预留一定的空间，以应对档案的不时改变，这样都不利于档案的日常管理和利用工作。
2人事档案实施“以件代卷”改革的意义
①有利于保护档案原件。如果人事档案实行“以件代卷”的整理方法，可以将原有整理程序中的裁边、打孔等危害档案原件的加工程序一并省去，这样不仅保护了档案原件的原始状态，也可以减少人为的加工对档案的损害。
②有利于日常的工作，还可以保护个人信息不泄露。如果人事档案实行“以件代卷”的整理方法，人事档案的材料都是以件为单位的，在利用时直接调出需要的那份材料，不需要拆卷或整套调出，这样不仅仅最大限度地保护个人信息不泄露，还便于日常工作，减少了工作量。
③有利于将需要归档的人事档案材料及时整理入档。《归档文件整理规则》中定义了“归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”[3]地方高校人事档案的动态性非常强，因为每个人员根据自身学习、培训、职称职务的晋升等不断变化，相应的档案材料也要不到地补充到人事档案中，人事档案材料也就是在这种情况下不断增加和完善的。传统的整理方法因为新入档的材料要先分类、裁边、打孔、拆卷、装卷，最后再更换目录，程序非常琐碎繁杂，这样就造成许多需要及时归档的档案材料通常要积累到一定程度，经过一年、两年甚至是好几年才能够集中整理归档，这样就不能及时将档案材料及时归档，使得人事档案不能及时更新，为以后的利用工作带来了很大的不便。如果实行“以件代卷”的整理方法，就可以将档案材料及时归档，大大提高工作效率。
④可以更好地理顺档案工作的职能。传统的、以案卷为单位的整理方法存在很多的不足，如：增加了检索程序，影响了检索效率；案卷题名撰写的随意性，导致检索可靠性差；将材料装订成卷，不利于档案的利用如复印、缩微、扫描等工作；繁杂的立卷整理工作占用了档案工作人员绝大部分的工作时间，从而大大影响了档案的开发利用工作。如果实行“以件代卷”的整理方法，就可以使档案人员将大部分时间投入到开发利用工作中去，也可以为地方高校人事档案的整理工作减负，更好地完成高校人事档案工作的各项职能，更好地为广大利用单位提供有效的利用，为地方高校各项工作服务。
3地方高校人事档案实行“以件代卷”整理方法的可行性
①文书档案成功实施“以件代卷”，为人事档案的实施提供了参考和依据。自文书档案实行“以件为单位”立卷以来，不仅减轻了档案人员的工作量，提高了工作效率，还同时通过简化归档文件整理工作，引导档案人员把更多的精力投入到深化检索、完善利用服务等工作中去，深化档案的保存是为了有效利用这一初衷。“以件代卷”在文书档案方面的成功实施，为人事档案的顺利实施提供了可靠的依据。
②相关标准为“以件代卷”提供依据。《归档文件整理规则》的颁布实施，不仅仅给文书档案的整理提供了依据，也为人事档案的改革提供了强有力的参考。同时“取消案卷，实行文件级管理”的“以件代卷”的改革很大程度上冲击着以纸质材料为最主要存储载体的地方高校人事档案传统的陈旧的整理方法，实行以件为单位的人事档案整理方法也日益深入人心。对照《中华人民共和国档案行业标准档号编制规则》（Da/t13-19941995-06-12）中“2.7案卷内文件的顺序号”、“5.6.1不装订的案卷，卷内文件必须单位装订编号”、“5.6.2件号用阿拉伯数字标识”、“5.6.3卷内文件按排列写案卷号及其以前各号”、“5.6.4件号前必须同时列写案卷号以前各号”[4]等一系列的要求，地方高校可以根据自身的实际情况制定有效的合理的地方高校人事档案归档章，使“以件带卷”整理方法更具有可行性。
③符合人事档案管理工作的特点。人事档案具有动态性强的特点，“以件代卷”整理方法，可以实现归档材料的及时入档，同时还可以省去对档案原件进行剪裁、打孔等程序，最大限度地保护档案材料的原始状态。
④更有利于实现运用计算机管理人事档案。地方高校办公自动化进程已经涉及到地方高校工作的各个领域，人事档案运用计算机进行管理也日益普遍化，计算机技术的高效、快捷的优越性，也使得人事档案的利用运用计算机检索越来越便捷。实行“以件代卷”的整理方法，更有利于人事档案运用计算机进行管理。
4地方高校人事档案实行“以件代卷”整理方法的具体措施
①在档案形成初期，要求实行一样型号的办公用纸。在《干部档案工作条例》中规定：“干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸”，要严把用纸关，不符合规定的用纸，在移交时统统不予接收，为“以件代卷”整理做好基础性工作。
②在整理过程中，以件为单位进行整理，以一份完整的个人材料为一件进行装订，不再整体装订，这样再利用档案材料时，可以省去拆卷、利用、装卷这样繁杂的过程，直接可以利用。这样，也符合人事档案的动态性强的特点，可以将需要归档的材料及时归档，可以使人事档案及时更新，大大提高工作效率。
③在档案整理完成后，对需补充入档的材料，也要按照“以件代卷”的整理方法进行整理，这样的方法传承下去，就能将人事档案入档的材料规范起来。
总之，根据目前地方高校人事档案管理工作的现状，地方高校人事档案的改革势在必行。而已经实行的文书档案“以件代卷”的整理方法成功运行，也为地方高校人事档案的改革提供了依据。实行“以件代卷”整理方法，是符合地方高校人事档案自身发展的特点，适应于人事制度改革和社会发展，顺应广大档案工作者的心意，在地方高校人事档案整理过程中推广具有积极的意义。
参考文献：
[1]Da/t1―2000，中华人民共和国档案行业标准[S].档案工作基本术语：5.12档号archivalcode.
[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[Z].成都：四川科学技术出版社，1994.
人事档案归档篇8
不断创新四个方面谈了干部人事档案管理的认识。
关键词：认识，学校干部，人事档案
abstract:thecadreandpersonnelfilemanagementisanimportantpartoftheorganizationandpersonnelofwork,alsounderstandandcorrectselectionforthestudyoftheuseofcadresservice.theauthorfromtheleadershipattention,soundsystem,collectionandfiling,continuousinnovationfouraspectstodiscussthecadresandpersonnelfilemanagementknowledge.
Keywords:understanding,theschoolstaff,thepersonnelfile
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，也是档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，是为选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。如何适应新形势、新任务对干部人事档案管理工作的新要求，进一步增强干部人事档案工作目标管理的规范性和可操作性，推进干部人事档案工作制度化、规范化和信息化建设，提高干部档案管理的整体水平，做到与时俱进，充分发挥职能作用，更好地为干部人事工作服务，结合学校实际情况，我浅谈以下几点认识。
一、领导重视，是做好干部人事档案管理工作的关键
干部人事档案是一项系统工程，涉及到多个部门和领域，需要组织、人事和其他各部门的齐抓共管，协调一致才能搞好，领导的足够认识是做好干部人事档案管理的关键。因此，要着重提高领导对干部人事档案管理的认知程度，明确领导分管，定期了解干部档案工作，及时研究解决档案管理工作中遇到的新问题，新情况，加强督促，检查与指导。建立并落实干部人事档案管理责任制，确保档案工作有人抓，有人管，有人落实。要挑选党性强，责任心强，勤于学习，甘于奉献，踏实工作的人员从事档案管理工作。建立完善干部人事信息管理网络，实现干部人事档案信息管理的自动化，只有这样，才能真正提高干部人事档案在干部工作中的重要性和利用率，才能适应干部人事制度改革的需要，充分发挥其服务作用。
二、制度健全，是做好干部人事档案管理工作的前提
制度建设是做好工作的前提和保证。干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下功夫。要不断完善、修订和健全档案查（借）阅制度，收集制度，鉴别归档制度，检查核对制度，转递制度，管理人员职责，送交档案材料归档制度和保管保密制度等八项制度，做到制度上墙，有章可循，账簿成册。充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档产生，要完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。
三、收集和归档，是做好干部人事档案管理工作的基础
认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。完整的干部人事档案,是全面了解管理干部的重要依据。干部人事档案材料的收集渠道很多,涉及面又广,收集的难度很大。随着人事干部制度的不断改革,要想系统、完整地收集一个人的全部材料,单靠坐等材料是不行的。首先要变坐等材料为主动索要,千方百计找材料,想方设法要材料,不厌其烦催材料,变坐等材料为主动索要。不仅是通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果以及其他业务方面的材料，通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。
其次加强宣传教育，增强档案意识。要大力开展人事档案管理工作的宣传，宣传什么是人事档案,人事档案收集归档的范围,人事档案的作用,人事档案与个人的关系以及如何利用人事档案,努力营造人人关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，从而激发人们关心人事档案,主动向组织、人事部门移交人事档案归档材料的积极性,提高教职工的人事档案意识。
再者材料归档。对收集来的材料要严格按照《干部人事档案整理规范》规定,逐份鉴别,认真筛选,并进行分类、排序、编目和精心加工,直至装订成卷,做到归档准确、手续完备。在整理档案材料过程中要做到:(1)对照标准,仔细研究,依据人事档案材料的内容特征分为十大类,做到准确、清晰、有序且便于利用。(2)对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工。大于规定尺寸的材料或折叠或剪裁,在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下,进行剪裁或折叠;对破损、卷角、折皱的材料进行裱糊或压平;对过窄的材料,进行加边;对档案材料上的金属物进行拆除等,保证加工质量。(3)按照类别排列顺序,逐份逐页输入目录,做到材料与目录相符,材料形成时间填写无误,材料份数和页码计算准确。(4)装订做到四边齐,保证不压字、不损伤材料内容。经过整理后的干部人事档案,应达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
此外人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。
四、不断创新，是做好干部人事档案管理工作的保证
首先要创新工作方法。要加大干部人事档案工作信息化建设的力度，充分利用现代信息技术，改进工作方式，优化工作流程，逐步实现干部档案管理工作规范化、科学化、现代化。要进一步利用好现有的《干部人事档案管理信息系统》软件程序，建立起内容详实、准确可靠的人员信息库。要建立干部信息适时更新制度，使干部信息及时得到维护，随时为领导提供最新最实的信息，要提高服务质量和服务水平。
人事档案归档篇9
关键词:科技档案;管理工作;实践;问题
1科技档案管理工作在实践中遇到的问题
1．1归档记录不详细，档案管理系统不成熟
虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。
1．2档案管理成本较高，工作环境较差
档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。
1．3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善
在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。
1．4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后
在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。
2提高科技档案管理效率的有效方法
2．1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念
档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。
2．2完善归档信息，做好流程记录
要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。
2．3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担
第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。
2．4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势
在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。
3结语
目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。
参考文献:
［1］王冬梅．浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究［J］．科技视界，2014，(03):103－104．
［2］孟秋梅．事业单位档案管理现状分析及对策研究［J］．才智，2014，(26):56－57．
人事档案归档篇10
干部人事档案是由组织、人事等相关部门，根据档案工作相关规定进行整理后组合起来的，记载了干部个人学习工作经历、政审材料、奖惩情况、工作业绩等各方面的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔、使用干部的重要依据，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分之一。
继1996年中组部下发了《干部人事档案材料收集归档规定》后，为了适应新形势下干部队伍的发展以及国家各种干部人事制度，中组部于2009年又下发了新的《干部人事档案材料收集归档规定》。
新的《干部人事档案材料收集归档规定》是在1996年《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上新增加了“公务员登记表、公务员调任表、公开选拔表、竞争上岗表、挂职锻炼表等新的内容”。收集范围更加全方位、立体化，并且更加清晰、直观、系统地体现了每位干部的成长轨迹，突显了干部人事档案工作的重要性。
新的干部人事档案分类仍沿用了1996年制定的最科学、最系统、最全面的反映个人全部情况的十大类：履历材料；自传材料；鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；政审材料；加入党、团的材料；奖励材料（包括科技和业务奖励）；干部违犯党纪、政纪、国法等材料；录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料；其它可供组织参考有保存价值的材料。
2人事档案的分类及整理工作中可能出现的问题
干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。实行干部人事档案管理是中组部推行干部人事制度化、规范化、科学化管理的一个重大举措。档案整理是工作中难度最大，技术性最强的工作。不仅要收集补齐应归档的材料，对材料进行分类、排序、编目、登记，而且还要对档案进行保护性的技术加工。档案整理的目的，除了便于保管、保护和延长档案“寿命”以外，更重要的还是方便利用。
人事档案中材料的分类要根据其主要内容和主要作用具体问题具体分析。人事档案的每一个大类都体现一个方面的功能，不过特殊情况是，对一份材料归档的整理不能只看标题，更要看其主要内容来确定分类归属。举例来说，第一类履历表和各类人员登记表，体现的是一个人的经历；第四类学历职称体现一个人的“能”；第九类的第二小类招工、转干、任免，、晋衔等，可理解为代表一个人身份的转变。
对于从事人事档案工作的新手来说，初期整理档案时可能会有错误归类的情况，特别要注意的如：机要人员登记表，代表简历性质的应归在第一类、代表鉴定性质的应归在第三类、代表政审性质的应归在第五类；学生入校后填写的反映经历的登记表应归在第一类；中学、大学报考表、推荐书等与成绩单、毕业生登记表属于学历材料，应归在第四类；更改姓名类的材料应归在第一类；高中或高校报考及毕业生登记表，属学历而非简历，应放在体现“能”的第四类；党校的学员结业鉴定，虽为鉴定，但主要功能是为了体现其是否参加了某级党校的培训，也应该放在第四类。另外，政审与鉴定材料的归类判定，更应视具体内容而定；一些表示原材料丢失，而开具的证明类材料应归在原材料所在位置。
3建议
为了便于新从事人事档案工作者更加准确、快速地对人事档案进行分类、整理，笔者建议相关部门可以在印制人事档案中的各类表格时，直接在文件标题处附注清楚该份档案材料的分类归属，可将每类表格的标题后面加括号，并具体注明是第几大类。例如：《干部履历表（第一类）》《入党志愿书（第六类）》《奖励（第七类）》等等。这样既能大大缩短档案整理的时间，又能确保档案整理工作的正确性，并且更加简单、易于上手，实际操作性更强。
（作者单位：中国人民大学档案馆来稿日期：2016-10-12）
3结论