档案管理概念篇1
关键词：大文件；大档案；大编研；档案学；泛化
档案“泛化”现象普遍存在，但是对于“泛化”指什么，又缺乏深入的研究，而且对于“泛化”一词大多从负面进行评述。实际上，档案界耳熟能详的“大文件”、“大档案”、“大编研”就是一种档案概念的“泛化”现象，这是档案界为适应现代社会层出不穷的新现象，在原有的概念基础上加上“大”，来囊括传统概念中所没有的新现象。档案“泛化”是指现代社会对档案概念偏离传统的延伸、扩张或借用，并保持与传统档案语义的关联度。换一种角度研究已经存在的档案之“大”概念，对认清其实质非常有意义。
1“大文件”
“大文件”的说法是在20世纪80年代，我国在引入“文件生命周期理论”时，把本土的“广义文件”论与西方“文件生命周期理论”进行对接时提出的。本来我们是用“办理完毕”和“归档”这样的环节来区分文件和档案，后来把档案对应于“文件生命周期”的非现行文件，当时也面临着“文档一体化”的实践问题，而“文件生命周期”为“文档一体化”提供了理论基础，这种合拍让“大文件”概念盛行一时。
在“文件生命周期理论”引入之前，我国本就有广义和狭义文件之说，如广义文件指“组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料”[1]。在“文件生命周期理论”本土化过程中，“大文件”被视为文件范围的扩展与文档一体化管理的同一根据。“大文件”之“大”可与“广义”互换，“大”的言下之意就不是最核心的，是拓宽外延才能包含的，是对传统档案体系中的传统文件概念的“泛化”陈述。
陈兆祦是文件生命周期理论引入我国后，大文件概念的首倡者[2]。1987年，陈兆祦从“档案概念外延的拓展”和“文件运动中的档案”两个角度来论证“档案是文件的一部分”[3]。而“广义文件”和“大文件”本是两个不同的视角，如王茂跃认为陈兆祦上述观点“涉及的只是文件范围的大小，并不能证明档案是文件的一部分”[4]；张照余认为，“广义文件”概念的引入仍不能使“档案来源于文件”的结论成立[5]。陈兆祦一定程度上混同了这两个视角，许多学者也是如此，如何嘉荪直接用文件生命周期来解释广义文件概念，认为我国的狭义文件特指现行文件，而广义文件就是贯穿于文件整个生命过程的大文件[6]；潘连根、刘东斌认为，“大文件”其实就是“广义文件”，既有包含各种载体材料的含义，也包含文件从其产生到成为档案以至消亡这一过程的含义[7]，等。
然而，不能因为引入文件生命周期理论，而使原本的“广义文件”概念面目全非，从而使“我国的档案学研究似乎变成了外国档案理论的‘传声筒’”[8]。更何况，“文件生命周期”还有翻译错误的可能，如王岚所说，“RecordLife”本应译为“档案生命周期”而却译为“文件生命周期”，这使得我们的理解与英语所表达的真实含义完全相反，也导致进入中国20多年的“文件生命周期”理论，我们至今也不知道如何运用[9]。我国广义文件概念实际本为适应我国政策重心的转移从而对文件范围的拓展，用“大文件”来涵盖“广义文件”后，很多场合“大文件”概念被中国化后，也只有“广义文件”所表达的“概念范围拓展”的直观含义了。因此，我国“大文件”这种表达是粗糙的，是一种“泛化”陈述。
2“大档案”
“大档案”也是时代产物，从名称上看，也是档案的一种“泛化”。“大档案”的思维主要来自于各种类型的档案资源的综合管理或一体化管理，努力把档案馆建设成为面向社会的开放的科学文化基地。所以，这个概念开始提出时也并不是档案范围的拓展，就犹如“大文件”开始时不是“文件”范围的拓展一样。只是后来人们脱离开实践背景，特别是学界“望文生义”，简单把“大档案”理解为“大”的档案范围，而且“大档案”显然是个名词，要用它来表明“来自于各种类型的档案资源的综合管理”这样的管理过程，由不得人不“望文生义”。随着时间的推移，恐怕后人更少知道“大档案”原是对应于“档案制度”空缺的弥补性实践建设。
“大档案”的含义如李承富等认为：“所谓‘大档案’观念，指的是以一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案为基点来考虑档案馆建设的观念”[10]；潘连根、刘东斌认为：“大档案”是将传统档案管理体制下原来分散保存在各处的专门档案，集中到地方国家综合性档案馆保存的措施[11]。魏勤政侧重于档案概念外延的拓展，认为“大档案”实质就是要将档案做大、将档案馆做大[12]。近来，“大档案”也是与大经济、大科技、大文化相适应的名词，把档案馆变成大档案格局成为国家政策性要求[13]。
“大档案”的实践观念，即主要把专业档案也纳入综合档案馆这样的观念已被定格为时代产物，比如“和县模式”或称“安徽档案管理模式”，其基本内容有：按重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆，建设国家档案资源监管新机制[14]。这种“和县模式”被认为是民生工程和构建和谐社会的根本需求，其“大档案”管理体制的提出，说明大多数专业档案还没有被纳入档案馆接收范围；换句话说，之所以用“大”档案来形容这个举措，从范畴上来讲似乎把以前不被认为是档案的纳入管理范畴之中，造成“泛化”的现象。如魏勤政所认为的“大档案”可能会导致“泛档案”现象的出现[15]；潘连根、刘东斌也否认“大档案”提法的科学性，说我们“事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案”[16]。
总的来说，《档案法》对于档案术语的范畴定义已很全面，并没有涵盖不了的内容需要用“大”档案来表达，而“大档案”实际上是为建立一个覆盖全社会的档案信息资源体系，使国家综合档案馆拓宽收集范围的弥补性做法。由于制度缺失，一部分档案没有很好地收集，所以，有这种举措从而对档案管理体制进行调整。“大档案”从档案概念范围上来讲并没有进行扩充，反倒是表现出一种档案概念“泛化”的现象。
3“大编研”
“大编研”，是档案界对以往传统编研工作的全面扩展和纵向延伸，扩大编纂者、载体、出版形式、材料来源等。杨冬权最早提出“大编研”一词[17]，认为大编研是相对于传统的档案编研而言的，传统的档案编研实际上主要就是档案馆、室对所藏档案的编纂和公布，而“大编研”则突破了单个档案馆的视角，如收集本馆藏以外的档案进行编纂，为企业级撰写传记、为旅游景点编写名胜志等，而且，是以通俗形式的编研成果去开拓市场、争取读者或观众。
档案实践部门人士对于“大编研”的认识多如上述观点，如宋加梅认为，“大编研”是档案馆传统封闭格局的改变，积极主动地向全社会提供档案信息资源[18]；肖正德认为，“大编研”是档案编研工作发展的必然趋势，档案部门以占有丰富档案资料这一优势完全可以在史学研究领域独领[19]；许岩认为，“十一五”档案工作的最大特征之一就是更具时代意识的编研业务的发展，编研业务变得适应社会公众不同层面的需要，而档案馆与媒体的合作也逐渐形成趋势[20]。这里须说明的是档案界的“大编研”，还都是档案界立足于档案馆自身的编研，不是指史学界的史料汇编，也不是社会人士兴起的“档案热”、档案公布、档案揭秘，如不同于北京卫视《档案》栏目中的“档案”解密等。但是，档案界和大众媒体加强合作后，也许会改变这种“大编研”的性质。
“大编研”与传统编研没有本质的不同，用“大”附加于编研之前，目的是面向市场需求、突破单个档案馆馆藏，编撰雅俗共赏的产品，这样就拓宽了传统编研工作的边界，但也会有戏说“档案”之风险，造成远离档案编研核心的“泛化”。
4档案概念“泛化”论
“档案”一词如今正被大量使用，很多揭秘、纪实、备忘录等书籍、电视栏目等被冠以“档案”之名，进入人们的日常生活。在我国，“国人通性，最重典籍”，重视档案的价值一直是国人共有的嗜好，并不是档案界的专利，近年来，档案脱离专业环境的日常用语化使用越来越热。
我国档案学者对于档案概念的“泛化”现象的关注，始于20世纪90年代末。黄存勋认为，我国档案界近年来相继出现了几种拓宽档案概念外延的现象[21]；谷凯波认为，“泛化”现象是“档案”一词在“社会传播过程中”存在着的种种偏差[22]；任汉中认为，“泛化”是“社会公众”缺乏对档案的深入了解造成的“档案”概念的泛化和庸俗化[23]；郭红解认为，“泛档案”现象的出现有历史必然性，它折射出社会上档案观念的嬗变和档案人开放、包容的姿态[24]；赵永强把如今社会生活中以“××档案”出现的载体统称为“泛档案”或“俗档案”，认为这些是“某活动主体在某行为过程中形成的记录或结晶体”[25]；高大伟认为，“档案泛化”并非绝对合理，但通过对它的扬弃，却给我们提供了一个让“制度档案学”勾兑些“人文”内容的方法[26]。还有如朱梁靓认为，档案泛化是“档案”大众化的过程，是公众的档案意识正在以前所未有的速度增长的结果[27]，如此等等。不过，档案泛化现象多从负面被评述，因此，被档案界提倡的档案之“大”概念没有与“泛化”现象挂钩。
档案“泛化”是概念变迁的必然表现。术语学理论认为，术语是对某一专业学科领域内概念的指称，那么，借此就可以与一般日常用语相区别，而日常用语并不涉及严格的专业概念，仅反映一般人的一个朴素的、简单的认识[28]；语义泛化则是词语在保持越来越少的原有语义特征的情况下，不断产生新的使用方式将越来越多的对象纳入自己的指谓范围[29]。因此，术语与普通日常词汇虽不同但它们可以相互转换，即术语词也有可能变成日常的普通词，人们对原术语的理解不必再借助专业概念，而是简化为一般人能理解的语词了。
档案概念的“泛化”其实也就是其“日常用语化”的过程。大多数术语使用范围很窄，一般只为该专业人员所理解和运用，只有专门化程度较低的术语，所表示的对象能为普通人所熟悉或了解，可以进入日常生活用语中，这样的术语才可能“泛化”[30]。“档案”术语正是这样专门化程度较低的术语，因此，档案术语通过转义，来形象地或简洁地代表“一事之直接的记载”、“最下层史料”、“未掺过水的史料”、“最未经文人笔所点窜”的资料、“未经过改篡而仍保存一件事真相的文书”等含义。在现代语言的发展中，专业术语的非术语化现象非常普遍，这种现象对于语言的发展是有益而无害的，因此，我们应主动接受档案术语的日常生活化使用，即“泛化”使用。
5结论
档案界提倡的“大文件”、“大档案”、“大编研”之“大”概念，是相对于传统档案观而言的，是在社会档案意识的推动下，以概念的“泛化”方式适应变迁的现代社会。档案界之“大”概念，表达的是原有概念外延的扩展、多元化、无中心化，是既要保持“共有”的档案理念又要适应现代社会层出不穷的新现象所采取的对策。然而，“大文件”、“大档案”、“大编研”来表征中国现代化进程中的档案现象，是当下一种过渡式的描述，这种粗糙的表达也许有一天会退出历史舞台。
档案“泛化”现象的普遍存在有着深厚的社会土壤和思想渊源，泛化后的“档案”也许已经不是学术意义上的档案，但我们应正视。正视档案“泛化”现象，就是正视我国现代化进程中档案“世俗化”或日常生活化的趋向、正视后现代思潮中传统档案学的“困境”、正视信息社会档案学“去档案化”的利弊。只有正视才能解决实际问题，才能彰显我们实事求是的态度和宽广的视野。
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档案管理概念篇2
【关键词】本体论；数字档案；知识检索
传统的数字档案馆是采用基于元数据的关键词检索方式，早已不能满足用户多元化的需求。因此，本文尝试建立一种基于本体论的数字档案馆知识检索模型。通过本体知识、分析理解、概念提取与匹配等方法，从而实现信息检索的智能化。
一、本体论概述
本体（ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。
二、数字档案系统利用本体建模流程
档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。
本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是owLthmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。
三、利用protege构建档案领域本体
根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。protege是基于面向对象的JaVa的一种开发工具，支持类、元类及属性的oKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成owL文件，达到检索目的。
当需要输入实例时，必须先确定类与属性的结构。比如，要将一个有序的子类插入到已排好序的父类中，可选用数据结构算法描述其中的任何一种插入算法，包括直接插入、两路顺序插入、表插入等。若要添加实例，还需利用individuals标签内的5个面板，涉及到的属性内容主要有类的思想、实例名称、性能复杂性等。下面，我们以直接插入为例进行阐述：individual：直接插入排序算法。转化为具体文字描述：某个有序序列[1...，i-1]，共有i-1个元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素个数就变为i个，新序列为r[...i]。在插入时必须注意存放序列的数组不准越界，可采用顺序查找算法，在r[0]的地方设立一个“监视哨”，任何插入操作均是从“i-1”向前挨个搜索，记录能在查找过程中顺序往后移动一个位置。简而言之，排序的过程需完成的插入操作有（n-1）次。将序列中的首个元素作为最简单的有序序列，并从第二个记录开始依次添加到该序列中，直到全部记录均入到序列当中。这里的序列是采用关键字进行排序的。
四、结语
随着社会的发展，档案数字化的进程进一步加快，数字化档案建设取得了一定的成效，但仍存在不少问题。因此，本文以本体构建论为基础，利用本体的思想与方法，对档案领域的知识进行组合与整合，并通过规范的形式化语言进行描述，以进一步提高数字档案管理效率。
【参考文献】
[1]贾艳平，吴永明.基于本体论的数字档案馆知识检索模型的研究[J].大众科技，2012，14（5）：222-223.
档案管理概念篇3
关键词:数字档案馆 馆藏 信息空间
进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digitalarchives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。
一、概念的对比
近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronicarchives）、虚拟档案馆（virtualarchives）、数字档案馆（digitalarchives）、全球档案馆（globalarchives）等。
但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：
“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①
数字档案馆（Digitalarchives）实际上就是电子档案馆（electronicarchives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②
虚拟档案馆（Virtualarchives）,又可称为无墙档案馆（nowallarchives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③
从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：
1.无墙档案馆
无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。
2.虚拟档案馆
在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（VirtualReality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。
3.电子档案馆
电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。
4.数字档案馆
人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。
二、数字档案馆含义的界定
数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。
所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。
在图1中反映了数字档案馆的概念构成。
图1
与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：
1.数字档案馆的文化性质没有改变
同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。
2.馆藏内涵发生变化
数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。
馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。
3.服务方式的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
4.业务工作内容的变化
尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。
5.社会角色的变动
档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。
注释:
①冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.
②王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
③王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
档案管理概念篇4
一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大
《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。
也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。
《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。
二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难
《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。
对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。
在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。
三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击
《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。
《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。
《规则》对理论的冲击有两个方面：
一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。
二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。
四、适用《规则》的企业十分有限
《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。
五、工业企业档案分类过于复杂
档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。
六、按档案保管期限分类存在弊端
档案管理概念篇5
关键词：档案；档案工作；文化；
在推动社会主义文化大发展大繁荣的时代背景下，档案文化建设理论研究渐趋深入，档案文化建设实践探索扎实推进。近日，笔者在CnKi上采取跨库检索模式，对档案文化建设研究的相关文献进行粗略统计：以“档案文化”进行“主题”检索，检索到文献1277篇，以“档案文化”进行“篇名”检索，检索到文献516篇；以“档案文化建设”进行“主题”检索，检索到文献254篇，以“档案文化建设”进行“篇名”检索，检索到文献153篇。值得注意的是，“档案文化”95%以上相关成果及“档案文化建设”全部成果均出自2000年以后，尤以近5年为甚。统计表明，2009年以来，“档案文化”相关论文占检索总数的60%，而“档案文化建设”相关论文则高达检索总数的90%。
这样的一个数据，既令人欣喜又值得深思。一方面，近年来档案界日益关注、积极探索档案文化及其建设相关问题，涌现了不少扛鼎力作，探讨了档案文化的概念、揭示了档案文化的内涵、阐明了档案文化建设的目的及其意义，对于深化档案学理论研究、推动档案工作实践起到了积极的促进作用。但另一方面，这样的一个数据，在某种程度上也表明，我们在档案文化及其建设方面的探索尚处于起步阶段，尤其是紧密结合文化本质特征和作用规律展开系统研究、切合我国档案工作实际的优秀成果少，相当数量的有关成果可视作“跟风之作”，表面看是在档案文化建设的题目下探讨“档案工作自身的优化和改进”[1]问题，实际却是借用档案文化建设“新瓶装旧酒”，了无新意。自然，探讨档案文化建设的最终目的是为了优化和改进档案工作，促进档案事业的可持续发展。因此，从表象上看，似乎并无不妥，出发点——“档案文化建设”，目标——“优化和改进档案工作”。但若细加分析，就会发现某些成果具有将“档案文化建设”简单化、口号化的倾向，似乎只要“祭起”档案文化建设的大旗，档案工作中的“瓶颈”问题都能够迎刃而解。
笔者认为，档案文化建设是一个十分复杂的问题，任何将其研究简单化、口号化乃至标签化的趋向，或者将其视作优化和改进档案工作的万能灵药，既无益于档案文化建设研究的深化，也不会引起社会各界对于档案文化建设问题的重视，反而会带来不必要的误解，使“档案文化建设”这把优化和改进档案工作的“利剑”陷于跟风之“泥淖”，失却其固有的光辉。
为进一步深化档案文化建设问题研究，充分发挥档案文化建设在优化和改进档案工作中的引领作用，本文从档案文化建设基本问题的角度略陈管见，以求教于方家。
1档案文化建设，建什么？
在现有的相关成果中，“档案文化建设”一词较多的是在“大力推进档案文化建设”的情景下出现，久而久之，“档案文化建设”似乎已约定俗成为一个独立概念，甚至成为一个带有时代印记的“时髦名词”。犹如“档案信息化建设”、“三大体系建设”、“城市记忆工程”等概念一经出现，引来关注无数一样，“档案文化建设”一词在很多场合，逐渐成了体现档案工作自身优化和改进“说辞”的最新版本，但对于什么是档案文化建设却不甚了了。尽管文章所提出的以“档案文化建设”为“抓手”或“突破口”，引领档案事业的跨越式发展，其出发点是积极的，其愿望也是美好的，但其核心内容却游离于档案文化建设的本源之外。
但值得欣慰的是，基于档案文化建设自身特点所引发的深入思考，思想火花也不断闪现。如有学者认为：“我国的档案文化建设由于对档案文化的核心价值没有形成统一的认识，人们对于档案文化的理解存在很大差异，导致档案文化建设方向不明确。”“在建设档案文化时，往往只注重档案保管、档案机构外在建筑和标识、档案人员着装规范等物质文化建设，而不重视精神文化建设；热衷于宣传和强调档案本身的重要性，而忽视档案核心价值观的建立和培养。”[2]也有学者认为：“文化自觉‘是文化的自我觉醒，自我反省，自我创建’。当今社会，档案文化建设要实现创新、发展和繁荣，首先应对传统档案文化的建设进行反思，真正认识到传统档案文化建设存在的问题，这样才能冲破传统思维藩篱，实现档案文化建设的创新。”[3]
由此可见，对于档案文化建设概念的内涵问题，还有讨论的必要，因为这是探索档案文化建设的根本。
在上述相关文章中，不同的作者赋予了“档案文化建设”以不同的内涵与神韵。有的把“档案文化建设”作为一个概念整体使用，甚至是作为一个独立的概念在多种情景下多角度应用；也有的将“档案文化建设”作为多个概念的组合体使用。
那么，档案文化建设究竟是一个独立的概念，还是多个概念的组合体？
笔者认为，档案文化建设应该是多个概念的复合体，即：档案、文化、建设，换言之，档案文化建设概念的本源应该为：建设“档案之文化”。
有鉴于此，档案文化建设应正本清源，无论是理论研究，还是实践探索，都不能游离于“档案文化”这一本源。因为：“档案文化的核心是思想，是精神，是人们对于档案、档案工作规范和秩序的认定与遵循，是档案工作传承发展的方式方法与准则；档案文化的精髓是重视人的价值；档案文化趋于成熟的标志则是对于档案工作现象开展具有时代特点的思考与创造性的阐发。”[4]档案文化建设首先是一个理念层面、学术层面的问题，理念是工作的先导，理念应该前瞻，理念可以先行，但千万别让“档案文化建设”成为一个带有时代印记的“标签”，并赋予其过重的负载。因为：“科学的档案文化建设战略目标能否顺利实现，往往取决于我们的路径选择是否合理，任务是否明确。实践表明，在我国的档案事业发展历程中，一个不可否认的事实就是：盲目的‘跟风’式的路径和任务选择，只能带来失败的后果，并使档案部门的工作失去政府和社会的理解和有效支持。”[5]
2档案文化建设，为何建？
由于文化是人类共同体成员认同的价值模式和行为范式，它对于每个人行为方式和价值取向具有一定的给定性和内存强制。档案和档案工作所构成的档案文化，是社会文化系统的一个有机组成部分，与社会文化休戚相关，因此，加强档案文化建设十分必要、十分重要，加强档案文化建设对推动我国社会主义文化事业的进步和发展具有重要的意义。
杨冬权局长在2012年全国档案工作暨表彰先进会议上所提出的“要以建设社会主义文化强国为目标，努力建设与之相匹配的档案强国，以高度的文化自觉和自信，促进文化大发展大繁荣，要切实把档案文化建设放在更加突出的位置，从档案事业发展全局出发谋划档案文化发展战略，把档案文化建设与档案事业建设结合起来，积极培育和发展机关文化、行业文化，明确发展重点，突出行业特色，更加自觉、主动地推进档案文化建设”这一要求，事实上已经清晰地阐明了档案文化建设为何而建这一命题。
尽管在现有的成果中，对于建设档案文化的意义，论述已较为丰富，诸如“以档案文化建设引领档案事业跨越式发展”，“档案文化建设已经成为整个档案体系建设的重要组成部分”，“把档案文化建设作为推动档案事业加快发展的重要抓手”等观点较多，且逐步得到学术界和档案部门的认同。但笔者认为，建设档案文化的意义更为深远。因为从文化内涵的角度分析，文化是一个由有形文化、行为方式、价值观、哲学理念等多个层面内容所构成的复杂体系，自然，我们对于档案文化的认识，也可以借此作为参照，进行更为深入的探索。换言之，建设档案文化意义的认识，目前还只是处于“有形文化、行为方式”阶段，其认识还只是初步的、粗浅的。
因为，档案文化观念的落后有可能导致我们生存空间的丧失，档案文化空间的丧失则意味着社会文化遗产传承的危机。有鉴于此，建设档案文化是一个关乎国家档案事业能否全面、协调、可持续发展的重大命题。“档案文化建设要着眼于为档案事业营造良好的社会文化环境，要为档案事业寻找在社会中的准确定位和发展空间……档案文化在帮助档案部门建立自我、动力、身份认同等方面具有重要意义，要为档案事业在纷繁的社会环境中找到安身立命的家园，确定合理合法的工作目标，从而获得职业的尊严。”[6]
总之，建设档案文化的意义，更为重要的，或者更为迫切的，在于寻求档案、档案工作有关理念、制度的逐渐认同，形成广泛认可的档案观与档案管理理念。唯有以符合科学发展观的、具有时代特点的档案文化观念为指引，才有可能进一步拓展档案工作的生存空间，营造具有档案文化的社会氛围，提高社会档案意识，从而科学地指导、规范档案工作实践，使档案工作适应社会发展的客观需求，在实现档案工作自身价值的进程中进一步促进档案事业的全面、协调、可持续发展。
3档案文化建设，如何建？
尽管档案文化的相关研究硕果累累，不乏精辟见解，如：“档案文化是人类社会文明和智慧的重要承载体，其中包括档案资源文化、档案组织文化（服务文化）、档案制度文化、档案理论思想文化等组成部分。”[7]“档案文化是围绕档案这一事物所产生的文化现象，都是由档案观念、行为方式、物化成果等方面所构成。”[8]但就总体而言，我们目前对于“档案文化”的认识尚处于探索阶段，因为：“档案文化是一个十分复杂的研究对象，既有形而又无形，是一种有异于具体行为的抽象概念。”[9]
自然，有关建设档案文化的相关研究也不例外，尽管相关观点精彩纷呈，如：“建设档案文化，要坚持联系的、发展的、全面的眼光，要将档案文化建设置于时间和空间的维度通盘考量，积极探索最适合自身的文化建设道路。”[10]“以塑造档案文化核心价值观作为档案文化建设的关键，以调整档案机构组织结构作为档案文化建设的重心，以丰富充实档案信息资源作为档案文化建设的落脚点，以完善档案制度作为档案文化建设的保障。”[11]“树立档案文化理念，改善档案文化设施，开展档案文化研究，提升档案文化服务，创新档案文化机制”[12]等，但就总体而言，建设档案文化尚缺乏较为明确的相关策略。
鉴于文化是积累、选择、沉淀的结果，一切现时的文化行为都是传统文化与现实结合后的表现形态。由此可以推断，作为文化有机组成部分的档案文化，其发展路径也不能例外，档案文化也是积累、选择、沉淀的结果，同时，档案文化来源于档案工作实践，其形成和发展具有档案工作的行业特色和特点。正是在这个意义上，笔者认为，档案文化的发展、繁荣，有赖于我国各级档案行政管理部门、各级各类档案管理部门、档案学术界等携手共进，根据社会发展的客观要求、档案工作的自身特点，有目的、有计划地去建设，实现建设档案文化的梯度推进。
针对目前对于“档案文化”的认识尚处于探索阶段、建设档案文化尚缺乏较为明确的相关策略这一实际，档案文化建设的梯度推进有赖于以下多方面的分头努力及其共同作用：
在思想认识层面，立足于“档案文化是由相互作用的诸多要素构成的一个复杂体系，具有丰富的内涵，呈现持久、变化、累积的诸多特性”这一特点，尽量将如何更好地建设档案文化问题复杂化。在立足档案与档案工作实际展开档案文化建设研究与探索的同时，努力做到“跳出档案看档案文化建设”，以更为宽广的视野研究档案文化建设相关问题。王英玮先生提出的应处理好“档案文化建设与社会文化建设的关系、档案文化建设与人民文化需求之间的关系、档案文化建设与创新发展之间的关系、档案部门文化建设与社会其他部门文化建设之间的关系、档案文化建设与档案事业持续健康发展之间的关系”；“档案部门的文化建设是一项长期而艰巨的战略性工作。在开展这项工作的社会历史进程中，如果试图通过短期行动就取得丰硕成果，无疑是‘乌托邦’式的空想而已”[13]的论断，给我们以启迪。
在理论研究层面，基于档案的内涵与属性、档案工作的自身特点，立足于“培养高度的文化自觉与文化自信，提高全民族文明素质，增强国家文化软实力，弘扬中华文化，努力建设社会主义文化强国”这一时代背景，着力强化档案文化内涵、功能、结构以及档案文化建设策略与方法等基本理论问题的研究，为充分揭示“档案文化在建设社会主义先进文化中的地位和作用、档案文化的发展规律、发展档案文化的历史责任”等核心问题的实质提供理论支持，为具体的档案文化建设实践提供指南，因为：“盲目的实践只能收获失败；惟有获得明确目标导向的实践，才会取得成功的结果。”[14]
在实际工作层面，各级档案管理部门应立足于现有的档案工作模式，将工作做细，做扎实。正如所有档案管理行为的动机、目的、利益，均产生于人的生产与生活方式需求，与此同时，档案管理行为本身又反过来影响人的生产与生活方式一样，档案管理的文化成分和价值含量，很大程度上取决于档案管理对人的生产与生活方式的正面影响和改良作用；档案本体的文化含量，则取决于档案管理行为本身对人的生存状态所产生的作用大小和影响程度。若离开了这个前提，就谈不上“档案文化”。换言之，能否实现档案文化由“自发”向“自觉”的演进，最终实现社会的认同，关键的一点，在于社会公众能否真实地感受到档案（档案工作）对其工作、生活的作用与影响，而要迈上这一台阶，我们还有很长的路要走。
在宣传工作层面，努力开展更有广度、更具深度的档案宣传工作，增强社会公众的档案意识、档案文化意识，争取更多的社会公众了解档案工作、重视档案工作、关心与支持档案工作，促进档案文化理念的广泛认同，为档案文化建设的深化发展营造出良好的舆论氛围，吸引社会公众积极参与档案文化建设，推动档案文化的发展、繁荣。
总之，建设档案文化是一个关乎档案观念能否创新、档案工作空间能否拓展、国家档案事业能否全面协调可持续发展的重大命题。我们任重而道远！
参考文献：
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[4]薛匡勇.档案文化建设策略探析[J].浙江档案，2011（7）.
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[10]马仁杰，谢诗艺.档案文化的理论解读和建设探索[J].档案学研究，2013（2）：12.
档案管理概念篇6
[关键词]物理管理；逻辑管理；基本特征
档案管理工作中的物理管理和逻辑管理的方法是伴随着社会的不断发展进步产生的。二者正是哲学中物质与意识的辩证关系的具体体现。在信息化不断发展的今天，出现了电子档案。传统的对纸质的档案的管理就是物理管理，是对物质载体进行管理。而逻辑管理从此社会进入了逻辑管理时代。
一、档案物理管理与逻辑管理的概念分析。
由档案组成的两个部分所决定，档案管理包含着针对物质介质和信息内容两个方面的管理工作，并由此形成相应的管理方法、管理模式和管理思想。我们分别把它们称为物理管理与逻辑管理。所谓物理，在这里是指事物的形象，即档案的物质载体。所谓物理管理，就是按照形象思维与手工管理的方式，以档案的物质介质为基本对象，来进行档案管理工作。所谓逻辑，就是人类思维的规律，这里特指逻辑思维。逻辑思维就是人们在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的思维方式。它区别于形象思维，是用科学的抽象概念揭示事物的本质，表述认识现实的结果，是抽象思维。所谓逻辑管理，就是按照抽象思维的方式，以档案的信息内容（概念）为对象和手段，来进行档案管理工作。
二、档案物理管理与逻辑管理的特点分析。
物质和意识是人类社会两种既独立存在又紧密相连的基本存在状态。同时，它们也必然是档案管理活动中两种基本存在状态。在管理活动中，物质与意识是即独立存在又密不可分的两个部分。人工化的物质和物质化的意识构成了管理世界中两个基本组成部分，由此形成物理管理和逻辑管理。
1.物理管理与逻辑管理的管理对象特征
根据上文中提高的档案物理管理和逻辑管理的概念的不同，可知这两者所管理的对象也不尽相同。物理管理是对档案文件本身就行管理，表现更多的是整理和保存；档案逻辑管理则是对档案的内容和信息部分进行管理。二者的管理对象截然不同，但二者并不是相互矛盾的。相反，物理管理与逻辑管理是两种相互影响、相互制约同时又相互促进的档案管理方法。在社会发展的不同时期，这两种方法起着不同的作用。在物理管理方法占据主导地位的时期，档案管理工作主要做好对档案文件的保存，运用优质的档案文件材料来尽可能的使得档案能够保存的更久，同时注重对档案的修复。在逻辑管理占据主导地位的时期，档案管理工作主要是针对档案的内容和信息进行的。追求档案信息被有效的利用，进而提高档案管理工作的价值。
2.物理管理与逻辑管理的劳动特征
对档案管理工作中的物理管理来说，人的体力劳动的比重要远远多于人的脑力劳动。因为物理管理主要是对档案本身的物质载体进行管理。包括对档案的装订，编号、保存等过程都需要人力来完成。虽然，在此过程中也会加入一些人的脑力工作，但是却不是主要的。但是我们不能把物理管理单纯的看成是工作人员的体力劳动。要重视起工作的重要性，不能使得档案的管理人员有任何懈怠的情绪。档案的逻辑管理则更多的运用人的脑力劳动，因为逻辑管理的对象是档案的内容方面的东西，这就要求档案的逻辑管理充分的利用计算机进行工作。将人的脑力劳动转化成计算机的程序，提高档案工作的效率。
3.物理管理与逻辑管理的方法特征
无论是档案的物理管理还是逻辑管理，其管理的执行主体都是人。但是对于物理管理来说，主要是人的手工作业。这与档案管理工作的性质决定的。但是逻辑管理则不再局限于单一的手工管理，而是把繁杂的数据信息录入计算机，应用计算机进行档案管理，其过程是完全自动化的。这就节省了一定的工作时间，避免了物理管理中存在的麻烦。
4.物理管理与逻辑管理的思维特征
物理管理的思维特征和逻辑管理的思维特征完全不同。前者是运用了具体的思维特征。因为，工作人员在对档案进行管理的时候首先要考虑到档案的编号、文件名、具置等因素，这就要求人们运用具体的思维方法。而在逻辑管理中所运用的则是抽象的思维方法，在对某一档案进行查找时，不需要人们去考虑这个文件具体长什么样子，只需要在计算机中键入文字进行检索就可以了。
5.物理管理与逻辑管理的哲学特征
物理管理与逻辑管理拥有着不同的哲学特征。首先物理管理是针对一个具体的现实世界进行工作，因为无论是物理管理的特性还是物理管理的对象都是具体可感的档案文件。而逻辑管理则是一个抽象概念的管理模式，是一种虚拟性哲学。通过大量的档案管理工作经验来看，逻辑管理对物理管理有着某种超越性的意义，但并不是对物理管理方法的否定。存在着3种不同形式与层次：
第一，对实存事物的数字化虚拟，即对象性的数字化或现实性的数字化。具体是指对档案信息的数字化虚拟；
第二，对现实中具有可能性的不可能的数字化虚拟，即对可能性或可能性空间的虚拟；
第三，对现实中的不可能性的数字化虚拟。
以上3个层次的数字化虚拟，共同构成了电子文档多维性的存在空间，使它形成了超越传统档案物理管理的档案逻辑管理的种种新的属性与特点：
三、结语
无论是物理管理还是逻辑管理对我国的档案工作都起到至关重要的作用。二者是不同形式的管理方法，有着不同的侧重点。同时逻辑管理方法是对物理管理方法的超越。本文通过对物理管理方法和逻辑管理方法的基本概念、不同特征进行分析，读者认识到物理管理方法和逻辑管理方法的根本异同，使相关的工作人员在具体的档案管理工作中，更好地把握自己的工作性质，确保我国的档案管理工作能够顺利进行。
参考文献：
档案管理概念篇7
关键词：文物犯罪；文物的界定，国有档案
文物犯罪是一个学理罪名，系指以文物为对象的犯罪总体①。2012年6月，据第三次全国文物普查统计，近30年来消失的4万多处不可移动文物中，有一半以上毁于各类建设活动。盗窃、盗掘、走私文物和古脊椎动物化石等犯罪屡禁不止，大案要案时有发生，犯罪活动呈现职业化、集团化、暴力化、智能化趋势。例如：秦始皇祖坟被盗案，湖北省随州市部督‘5.8’特大盗掘古墓、倒卖文物专案等。可是，关于“什么是文物”，我国只是通过《文物保护法》及《档案法》以列举的方式告知天下。而我国刑法也只是在“妨害文物管理罪”一节中规定了10个罪名。但，目前都没有对“文物”下定义，以致引起我国学术界对“文物”如何进行界定的争论，及“档案”是否应属于文物的思考。
一、国外对文物的法律界定
文物犯罪以文物为犯罪对象这一点是众所周知，但各国的法律各异，关于文物犯罪的规定也就不尽相同，那么各国的刑法及其他法律法规对文物的内涵认识也就不尽相同了。目前，世界各国对文物的界定主要通过两种方式：列举式与概括式。
（一）列举式
通过列举的方式明确文物的范围，有利于实际工作的操作与贯彻实施：主要代表国家是俄罗斯、日本。俄罗斯颁布的《关于文物保护和使用的法令》将文物界定为六类：（l）历史文物―凡与人民生活、社会和国家发展的重要事件有密切联系；与十月革命、国内战争、卫国战争有密切联系；与社会主义、共产主义有密切联系；与巩固国际团结有密切联系；与科学技术发展、人民文化生活有密切联系；与杰出的政治家、国家领导人、军事家有密切联系；与人民英雄有密切联系；与著名科学家、文学家、艺术家有密切联系的房屋建筑、纪念地、纪念品。（2）考古对象―古代遗址、墓葬、城堡、作坊、渠道、道路、窖藏、雕刻、壁画、居民点、文化层等。（3）古建遗址―包括古代建筑群、古城坊署、广场、街道、古建设计、古代城市建设与居民点；民用、工业用、军用及各项文化建筑；民间营造与纪念性建筑；古代园林等。（4）艺术纪念品―包括具有纪念价值的、造型艺术的、装饰艺术的物品。（5）历史文献―国家机关的历史文件、各种善本舆图、具有历史价值的电影纪录片、录音带、手稿、档案、民间文艺笔记、乐谱及其他稀有的印刷出版物。（6）其他具有历史、科学、艺术价值的文化珍品。②
相对于俄罗斯，日本采用的是一种大文化的概念，其最主要一部文物保护法是《文化财保护法》（1950年）。该部法律的第二条以列举式将文化财分为五类：（1）有形文化财，如建筑物、绘画、雕刻、工艺品、书籍、书法、古代文书及其它有形的文化载体，包括考古资料及其它具有较高学术价值的历史资料。（2）无形文化财，即戏剧、音乐、工艺技术及其它无形的文化载体。（3）民俗文化财，即对于认识日本国内生活的承袭和发展不可欠缺的关于衣食住行、生产、信仰、节日等反映风俗习惯、民俗艺能等方面的衣服、器具、房屋及其它物品。（4）古迹名胜天然纪念物，如贝冢、古坟、都城址、城址、民居及其它遗迹，庭院、桥梁、峡谷、海滨、山岳及其它名胜地，动物、植物及地质矿物。（5）传统建筑物群保存地区，具有较高价值的与周围环境风貌共同形成历史风格的传统建筑物。③
（二）概括式
美国、西班牙与意大利这些国家的法律对文物进行了概括式的规定，这种模式的法律规定，使文物内涵和外延的界定较为清晰，客观上便于认识上的统一。
如美国的《国家历史保护法》第301节中就规定：“历史财产”或“历史资源”是指任何纳人或有资格纳人国家登记簿的史前或史后街区，场所，建筑物，构筑物或物品，包括史前古器物，文献，以及上述财产或资源的实物遗存。④
西班牙1985年的《历史遗产法》第一条规定：“西班牙历史遗产由具有艺术性、历史性、人种学、古生物学、科学和技术价值的可移动财产和不可移动财产组成。西班牙历史遗产还包括历史文献、书目性遗产、考古遗址遗迹以及具有艺术、历史或人种学价值的天然遗址、园林等。”⑤
此外，意大利对文物的定义更为广泛及抽象，规定“凡考古学的、艺术的、历史的、民族学的物件及古迹、文献、图书馆资料、视听觉资料，及构成了文明的有形证据的其他物件都属于文物，是构成意大利国民的文化遗产的一部分。”⑥
二、我国对文物犯罪的法律规定
我国有关文物犯罪的法律规定主要集中于三种文本中：一是刑法分则，即第六章第四节“妨害文物管理罪”的10个罪名；二是附属刑法规范，如《文物保护法》与《档案法》；三是司法解释，如《关于办理盗窃、盗掘、非法经营和走私文物的案件具体应用法律的若干问题的解释》。⑦然而，到现在为止，我国并没有任何关于“文物”概念的法律法规，只是指明了文物犯罪的犯罪对象的范围。
我国《文物保护法》第2条规定，文物主要包括如下：（1）具有历史、艺术、科学价值的古文化遗址、古墓葬、古建筑物、古窟寺和石刻。（2）与重大历史事件、革命运动和著名人物有关的，具有纪念意义、教育意义和史料价值的建筑物、遗址、纪念物。（3）历史上各时代珍贵的工艺品、工艺美术品。（4）重要的革命文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿、古旧图书资料等。（5）反映历史上各时代和各民族社会制度、社会生产、社会生活的代表性实物。此外，具有科学价值的古脊椎动物化石和人类化石也属于文物保护的范畴。以及《档案法》规定的国有档案。⑧不过，有学者认为：“国有档案”一般并不属于“文物”的范畴。虽然不能排除某些国有档案具有文物意义，但绝大多数的“国有档案”不具有历史文物的意义。⑨
鉴于上述法律的规定，可见，我国对文物犯罪的犯罪对象采取的方式与俄罗斯、日本一样，完全以列举的方式详细的表述了保护对象。但是，我们在文物犯罪保护对象这一大问题上，依然存在不少问题，如：关于“文物”概念的问题，关于“国有档案”是否属于“文物”的问题。这些都待我们去分析与解决。
三、对文物犯罪对象的新思考
我国法律对文物犯罪的犯罪对象进行了列举，但对什么是“文物”没有全面界定。只是对文物的范围进行了列举式的规定，这种方式的排列是必要的，但只对文物概念外延的列举，而没有在法律中对文物的内涵加以明确，那么在实际操作中，就会产生对文物理解上的偏差，甚至增加操作性的难度。
（一）关于“文物”概念的问题
文物是文化的产物，是人类社会发展过程中的珍贵历史遗存物。它从不同的领域和侧面反映出历史上人们改造世界的状况，是研究人类社会历史的实物资料。它最大的特性就是不具有可再生产性。我国《文物保护法》及文博学界的共同点，是将文物视为人类制造物或者与人类活动相关的遗留下来的遗物、遗迹。⑩虽然，这样的界定有其合理性，但是与我国刑法有关文物犯罪的规定是不协调的。
我国刑法“妨害文物管理罪”10条罪名中包括了“故意毁损名胜古迹罪”与“盗掘古人类化石、古脊椎动物化石罪”，但是，《文物保护法》第2条却没有将“名胜古迹”或者说“自然名胜”归属于“文物”的范畴。故，在妨害文物管理罪的标题下，将不是文物的名胜作为特定的文物犯罪的对象，是一个不大不小的矛盾。B11不过，笔者还是认为“自然名胜古迹”、“自然风景”是应该受到保护的，例如：九寨沟、张家界自然风景区。
此外，我国刑法规定了对“古人类化石、古脊椎动物化石”的保护，并且《文物保护法》也将“具有科学价值的古脊椎动物化石和人类化石归属于文物保护的范畴”，这样一来，解决了“与我国刑法有关文物犯罪的规定是不协调的”问题。可是，在我国理论界，还是存在两种观点：一是文物包括“化石”；二是文物不包括“化石”。认为文物与化石属于两种不同性质的物品，其主要理由是我国《文物保护法》第2条以列举的方式对文物的范围进行了界定，其中不包括化石。而是在第三款再规定：“具有科学价值的古脊椎动物化石和古人类化石同文物一样受国家保护”，这就恰恰说明，化石和文物在法律概念上是不同的。B12虽说，我国以法律的形式规定了“化石”属于文物，其也占通说的位子，但我们还要考虑到一个问题：刑法有关保护化石的规定，是否适用于具有科学价值的无脊椎动物化石、植物化石等其他古生物化石以及动物标本、矿物标本、陨石、自然遗产、基因资源等。B13这需要我们继续的探究及立法完善。
因此，为了解决“文物”概念的问题，笔者赞成薛瑞麟教授的主张，用“大文物”的概念，即将文物界定为社会和自然发展中遗留下来的被认为是具有历史、艺术、科学价值的见证物。同时，树立“大文物”的概念具有两大特点：将自然发展中遗留下来的被认为是具有历史、科学价值的见证物引入文物概念中并使其成为文物的有机组成部分。弥补原有概念的不足。B14这样就可将“自然名胜古迹”、“自然风景”及古脊椎动物化石和古人类化石以外的其他古生物化石、标本、资源纳入文物的保护对象。可见，适用“大文物”概念是有利于对各种文物的保护，既在行政范畴加大了对文物的保护，又在刑法领域扩大了文物的范围，便于对文物犯罪的打击与预防。
此外，在树立“大文物”概念的问题上，我们是有前者可借鉴的。因为，日本文物保护法既定义了文化财的概念，又以列举的方式将文化财分为五大类内容。曾有学者就指出：在日本《文化财保护法》所确定的文化财定义中，有一个极其重要的特点，它是运用了一个大文化的概念。B15由此可见，我国如果适用“大文物”概念及结合“列举式”的文物保护对象，是有其合理性与可行性的。
（二）“国有档案”是否属于文物范畴
有关档案犯罪，我国《刑法》第329条规定了抢夺、窃取国有档案罪与擅自出卖、转让国有档案罪。可刑法理论界，对档案犯罪侵犯的法益有不同的主张。例如，王作富教授认为：档案犯罪侵犯的法益是国家的档案管理制度与档案的国家所有权。谢望原教授却否定将档案犯罪归入“妨害文物管理罪”，理由是档案不同于文物，并且认为，国有档案更接近于国家机密文件、资料，妨害国有档案的行为侵犯了国家对社会的管理秩序，因此，应将档案犯罪归入“扰乱公共秩序罪”一节中。B16笔者认为，要解决档案犯罪是否属于文物犯罪之问题，关键在于弄清楚“档案”是否属于文物范畴。
文物是有历史、文化、科学、艺术价值，主要作用包括教育作用、借鉴作用、提供科学研究资料的作用。B17那么，厘清文物与档案之间的关系，就在于档案是否具有文物的几大价值与作用。
首先，在价值方面，人们之所以保存档案，是基于档案具有证据价值，而该价值之具有，则源于其是对人类社会实践活动过程的真实反映，因此，档案是一种原始记载。从“证据价值”、“真实反映”、“原始记录”字词中，我们可见“档案”具有历史价值与文化价值。因为，文物的历史价值反映出时代的特征，文物的文化价值代表当时民族文化的一个缩影。所以说文物是对历史的记录。其实，在上文中笔者已指明“档案”也是一种历史记录而不是文件，“档案”来源于人类社会实践活动，是对人类文明发展的记录，它的形式具有多样性的，它属于文物的范畴。
其次，在作用方面，档案主要起凭证作用和查考作用，文物则具有借鉴作用、提供科学研究资料的作用。但由于文物与档案都具有物质性、历史性和不可再生性等特点，从而存在一定交叉，有些文物是档案，有些档案是文物，例如，具有记事性的甲骨刻文、陶器铭文、石刻文等就具有文物与档案的双重属性。B18
再者，从我国立法来看，我们是将“国有档案”纳入文物范畴的。我国《文物保护法》第2条规定的第4项，即历史上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等受国家保护，而《档案法》第2条规定，国有档案是指属于国家所有的“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。显然，在立法上，文物与档案并非泾渭分明，这说明文献资料、手稿、图书资料与档案是有重叠的，是包含与被包含之关系。实际上，《档案法》也认可了这一观点，该法第12条规定，博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。B19
同时，纵观国外的法律法规，它们也是将“档案”归于文物犯罪的保护对象。比如：日本是“大文化”概念，那么在有形文化财范畴内必包括“档案”这种历史资料；西班牙规定的是“历史文献、书目性遗产”属于文物保护对象；意大利规定“古迹、文献、图书馆资料、视听觉资料，及构成了文明的有形证据的其他物件都属于文物。”
综合上述，笔者认为，“档案”具有一定的文物价值与作用属性，它与文物是重叠关系，属于文物的范畴，不管是一般的“档案”还是“国有档案”都值得我们法律法规的保护，而“国有档案”之所以值得刑法的保护，是源于其侵害的“社会法益”的重要性。（作者单位：中南财经政法大学）
注解
①薛瑞麟：《关于文物犯罪几个问题的思考》[J]，杭州师范学院学报，2005：27.
②参见刘善春、肖谋用：《关于中外文物法律比较之一》[J]，法制经纬，第2页.
③参见胡秀梅：《日本《文化财保护法》与我国有关法律法规比较研究》[D]，浙江大学硕士学位论文2005：13-14.
④刘善春、肖谋用：《关于中外文物法律比较之一》[J]，法制经纬，第3页.
⑤同上.
⑥苏勇：《外国文物保护法简介》[J]，文博，1988：95-96.
⑦]参见刘、孟欣：《中国内地与香港文物犯罪比较研究》[J]，山西警官高等专科学校学报，2011：5.
⑧罗朝辉：《我国刑法对文物的保护及立法完善思考》[J]，重庆交通学院学报，2006：30.
⑨谢望原：《论妨害文物管理罪》[J]，国家检察官学院学报，1999：57.
⑩薛瑞麟：《关于文物犯罪几个问题的思考》[J]，杭州师范学院学报，2005：27.
B11同上.
B12参见黄太云：《《关于有关文物的规定适用于具有科学价值的古脊椎动物化石、古人类化石的解释》解读》[J]，人民检察，2006：44.
B13同上.
B14同上.
B15苏勇：《外国文物保护法简介》[J]，文博，1988：93.
B16谢望原：《妨害文物管理罪》[m]，中国人民公安大学出版社，1999：12.
B17王蕾：《文物的价值和作用探究》[J]，产业与科技论坛，2003：152.
档案管理概念篇8
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》，《档案》1994年第5期。
档案管理概念篇9
关键词：范式理论档案管理范式
范式理论因其对推动管理转型和管理革命具有十分重要的意义而被广泛运用于各个领域，尤其在管理领域更为突出。但对于范式、管理范式、范式理论对档案管理的重要意义等的探讨，目前在档案学界尚属罕见。本文就这几个问题予以简单介绍，以期加深档案工作者对范式理论的理解，推动该理论在档案管理中的完善与转型。
“范式”是美国科学哲学家托马斯・库恩（thomasKuhn）用来说明常规科学与科学革命相交替的一个关键性概念。1962年，他在《科学革命体系》一书中最早提出“范式”（paradigm）一词，并将其概括为：“一个时代提供给社会参与的、在典型问题及解决方法方面被普遍认识的科学成就”。（项国鹏：《企业战略管理范式的转型》，载《经济管理・新管理》2001年第16期。）近年来由于边缘学科、横断学科和综合性学科的出现和发展，使学科之间的冲突与交融日渐增多，“范式”概念的提出恰恰体现了这种一体化和整体化趋势。也正因为如此，西方社会科学界在各学科和各专业领域中广泛借用这一概念，并对“范式”的研究提出许多新的见解，使其超出了库恩赋予的原义。“范式”不再是一种单一的个体概念，而是包括规律、价值、理论、标准、方法等在内的一整套信念，是某一学科领域的世界观，它决定着某一时期科学家观察世界、研究世界的方式。亦可以在一定意义上说范式的实质是科学活动中的整合与升华，范式的意义、范式的存在的标志之一在于形成科学共同体。
同样，将“范式”理论工具用到管理活动之中，就产生了“管理范式”这一概念。它是指管理的理论和实践的体系范畴?熏包括管理的理念、理论、结构、模式、方式、方法、手段和操作?熏等等。与单纯的管理模式不同，管理范式更突出管理活动中的管理主体价值取向、管理理念与管理机构、管理方法、手段的有机统一和有效运作。作为高于管理模式层面之上的管理理念和管理目标指向系统，管理范式广泛地存在于人类各项管理活动之中，并在管理活动中处于一定的支配地位，指导着人们的行动。当今，在管理领域的许多方面，人们都提出了各具特色、富有创建性的管理范式。如在行政管理领域，近20年来，一些发达国家出于技术革命和经济全球化的回应，政府公共部门展开了深入、广泛的改革，提出了“管理主义”、“新公共管理”、“以市场为依据的公共管理”、“后科层范式”以及“具有企业精神的政府”等等新的管理取向，力图“从以往主导地位的那种僵硬的、等级的科层体制转向的一种更加灵活、以市场为基础的公共管理形式”。这一转换过程反映着不同范式间的融合互补、不同理论间的兼收并蓄以及理论与实践的相互促进；在图书情报领域，近年来在信息技术和信息资源管理理论的推动下，现已形成了技术集成、信息集成和集成运动三大主流范式，并提出了许多管理和评估模型，如诺兰的进化模型、达菲的符合模型、拉卡托斯模型、库恩模型等等。在国外的一些大企业已开始设立Cio（即企业首席信息主管）。这些有力推动了图书情报管理向信息资源管理的转型。当然还有其他一些领域，如教育管理领域、企业管理领域等等，管理范式理论在其中都有较为充分的体现。
长期以来档案管理领域中普遍存在的管理理念、管理模式等均是范式理论在档案管理领域的体现，但一直没有引起档案学者的关注。20世纪90年代中期后，在各方面的影响下，中外档案学者也提出了一些具有管理范式特征的理论。如“后保管模式”、“知识管理”、“分布式管理”、“市场化管理”、“满足休闲日增时代人们的文化需求”、“资产化管理”等等，这些理论在实践中已产生一定的影响。同时，档案管理工作具有强烈的时代特征，不同的历史时代决定着档案管理的内容和方式。随着社会生产力的发展、科学技术水平的提高以及社会主义市场经济的建立和完善、政府行政范式的转变和我国档案信息化战略的实施，档案管理领域的价值取向和思维方式正发生着一系列根本的变化，这也必然导致档案管理范式的变迁，即管理理念、技术、方法模式的发展变化。在我国档案管理发展史中，先后经历了档案史料管理、档案实体管理、档案信息资源管理和档案知识管理四种思维模式的档案管理范式。不同的档案管理范式在管理理念、管理模式以及档案学的研究取向等方面有着很大的区别。
这种差异主要表现为：（1）档案史料管理范式。20世纪30年代前。档案是原始记录，是宝贵史料，早期档案的保管主要是用来编史修志的。鉴于档案史料所具有的重要价值，历代王朝都设有专门的档案存放场所和管理机构，但古代档案保管机构主要是些史志部门，并建置史官负责管理工作。这一时期的档案学寓于史学之中，史学与档学融于一体。（2）档案实体管理范式。20世纪30年代―80年代初。这一时期整个档案管理工作的基础和重点是档案实体管理工作，即由各级档案部门，遵循全宗原则，对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管四个环节。档案内容信息开发虽然已被作为档案管理工作的一个方面而提出，却未能引起人们的关注。所以，尽管该时期的档案学已经发展成为一门独立的学科，其研究领域还仅限于档案工作中的若干具体业务内容，主要是侧重对档案实体的分类、排架、保管等的研究。（3）档案信息资源管理范式。20世纪80年代以后。随着信息论、系统论和控制论传入我国，档案界人士纷纷转变传统的思维模式和理念，用信息资源管理的思维来考察档案管理工作。档案信息资源管理以档案信息与载体的分离为前提，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。它突破实体管理的传统运作模式，逐步健全现代管理系统，扩大了管理对象的范围，丰富了管理的手段，大大提高了档案信息资源的管理效率和利用水平。信息时代的档案学研究范围，已扩展到对档案学的一般原理和一般规律、对档案信息资源管理理论和信息技术、对档案与社会、档案与相关学科关系等方面的研究。（4）档案知识管理范式。21世纪，知识经济的悄然兴起使档案管理工作又面临着一个全新的环境。档案知识管理是在新思想，新观念指导下，对包括信息在内的所有智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式。它的最大特点就是把信息技术与人本思想结合起来管理，而且更加注重后者。知识经济对档案管理工作提出了全新的命题，对档案知识属性的研究、如何有效地将知识管理的观念和方法贯穿于档案管理工作，已成为新世纪档案学者研究的新课题。纵观我国档案管理范式从档案史料管理、实体管理、信息资源管理直至知识管理的演进过程，实质是档案价值的升华与知识内涵的拓展过程。由于档案管理领域的价值取向和思维方式发生了一系列根本性变化，致使每一阶段档案管理范式的具体表现形式有所不同。当然，它们并不是完全区别的，而是后一范式对前一范式的继承和发展。
将现代管理范式理论“内化”到档案管理领域，对于在较高理论研究层面上总结和澄清当前档案学界的一些学术观点，探索新的社会发展时空背景下档案管理范式的建构，丰富和完善档案工作组织管理的理论与方法，推动档案学学科的建设等都具有极其重要的现实意义和长远的历史意义；对于档案实际工作部门进一步明确工作思路，科学合理地配置管理资源，转变管理和服务手段与方法等具有重要参考价值，可以为档案管理部门提供相关的决策参考、理论支持和实践建议。但与行政管理、图书情报等其他领域相比，档案界对范式理论的关注尚处于自发阶段。一方面，理论研究不够全面、系统，缺乏清晰度；另一方面有些理论只是处于管理模式层面，不具备管理范式理论研究的高度；有些观点其实践效果也还有待于进一步分析和考察。
档案管理概念篇10
一、进一步开发民国档案信息
现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。
笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。
二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息
民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——
三、保障民国档案实体安全
档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。
四、开展民国档案的分级与开放鉴定
民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。