文书档案管理细则篇1
1归档文件有些不宜合并
《实施细则》第二条第七款规定“请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件”。笔者经过长期的归档文件整理工作实践，认为这样不太合理，因为如果这些文件被视为一件，这样在输入档案管理软件系统或填写归档文件目录时，只能登录批复件的信息，而不能登录请示件的信息，手工检索或档案管理软件条目级检索时就检索不到请示件的信息，而且有些批复可能没有请示件归档，这样也造成了批复件里有无请示件的不清楚，形成了一笔糊涂账，给档案检索带来不必要的麻烦，建议以上情况两个文件共存时还是按两件来处理。
另一种类同情况是《实施细则》第二条第五款规定“转发文件与被转发文件作为一件”。文件在被转发时转发文标题中可能只会出现被转发文的文号信息或部分标题信息，一般不会把被转发文的文号、标题等信息全部体现，如果不登录被转发文的信息，这样在没有实现档案计算机全文检索的单位就容易出现被转发文查找不出情况，还是按两件处理较好。
2归档文件整理还是编页码好
2001年《规则》颁布实施，新的规则对文书档案整理进行了比较大的改革，改“卷”为“件”，对归档文件的整理单位按“件”，而不再按“卷”，档案整理细节上也进行了变动，其中没有明确规定要编页码，而只用在归档文件目录里填写上“页数”。《实施细则》培训时也指出不必再编制页码，只用数一下页数，填在归档文件目录里即可，这样好多单位在归档文件整理时就不再编写页码，而是数一下页数，标注在文件的结尾处，以便登记归档文件目录时填写。笔者认为这样很不严肃，也很不科学。
首先，数页码工作本身有很大的随意性，不在页面上标注数字，就不能确定文件的准确页数。例如，一份文件，你数了是50页，他数了是52页，那如何鉴定谁数得对与错呢？或者有些不负责任的人根本就不去数，大致估一下说它有51页，那也只有天知道对错。如果日后此份文件原件借出了，归还时还需要再数一下页数的，如果归还时的页数跟原先标注的页数不符，那又该如何处理呢，是原先工作有误，还是借阅者少还了呢？因此只有标注了页码，才能知道页数是否数对了，才能分清责任，避免日后借阅可能产生的纠纷。其次，如果归档文件不编页码，就不容易排列文件的次序，特别是文件在提供利用需要复印时，不容易固定文件的先后顺序，给利用和管理带来不必要的麻烦。
3归档章的设置增加“页数”项
《实施细则》第三十二条规定“归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目”。根据要求，归档章的设置里没有“页数”项，而归档文件目录里设置有“页数”项，我们就在文件的结尾处标注上页数，然后在打印目录或输入档案管理系统时输入“页数”信息，这样问题虽然解决了，但很不方便，在输机时还要翻来翻去地看，建议在归档章里增设“页数”项，填写归档章时直接填上，更方便档案的整理和利用。
4件号宜采用保管期限下流水编制
《实施细则》第三十一条规定“室编件号的编制办法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从‘1’开始编制。在同一保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一年度、同一类目、同一保管期限内从‘1’开始逐卷流水编号的方法，在这次改革中可保持不变”。
由于笔者所属煤炭企业档案整理时采用的《煤炭工业企业档案分类规则》（试行）规定“党群类、行政类、经营类、生产技术类四大类档案均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列，编号不考虑案卷的保管期限特征，在案卷排列时，应按照永久、长期、短期的顺序排列”，所以，我们集团在执行《实施细则》时按照要求没有改变编件号的方法，采用的是“大类――年度――件号”编制方法，不同保管期限间的件号是连编的，这样在需要插件时就出现了问题：由于各种原因不能按时归档的文件只能排列在大类该年度的后面，对档案管理非常不便。很多时候会出现该年度的最后又出现永久性档案的情况，造成档案整理编号的混乱，建议煤炭企业在编制件号时也区分不同保管期限分别编制，这样既便于档案管理，也便于发生特殊情况时对永久档案的及时抢救。
5归档章的填写宜用铅笔
《实施细则》第三十三条规定“填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写”，其实结合档案整理工作实际，对于归档章的填写要求完全没有这个必要。
在日常工作中，填写归档章时，经常会出现件号编错、其他内容写错、文件漏编、分错类、需插件等情况，如果用碳素笔或黑色水笔等填写，就不容易擦除和更改，再说归档章本来就是档案整理时加上去的，不属于档案的构成部分，只是为了便于查找档案而做的“标记”，同页码一样，都属于文件归档后对档案整理时的再加工，没有必要像要求档案制成材料那样去要求归档章要用符合档案保护要求的字迹材料来填写，既然编页码时用铅笔就是怕编错时好擦除，同样填写归档章也建议采用铅笔。
6二套档案不宜装订成册
《实施细则》第十三条规定“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集”。众所周知，文书档案之所以要进行立卷改革，要改“卷”为“件”，因为“件”不管是在整理上，还是在提供利用上，都比“卷”有更多的优势，是适应现代化管理的有益尝试，“卷”在好多时候暴露出不少的弊端，因此，国家档案局才顺应时展推出了《规则》，进行文书档案的立卷改革。
在实际工作中，二套档案的利用其实比一套档案的利用更加频繁，一来是因为好多利用者来借阅档案时能直接提供文件的文号或标题、年度、发文单位等信息，从二套档案里很容易就能查找出来;二来是即使不能提供上述信息，档案人员通过检索查出文件文号信息后，为了保护一套档案原件，也习惯提供二套档案来利用;三来档案的利用一般都是单份文件利用，很少有需要查阅一个发文单位一个年度所有文件的。综上所述，如果把二套档案装订成册，不但违背了《规则》提倡的改“卷”为“件”精神，也不利于档案的复印和提供利用，建议二套档案也同一套档案一样，以“件”为单位来整理。
7文件单份装订不宜用缝纫机
《实施细则》第十八条规定“归档文件采用线绳装订，文件较薄（2页～39页）的用缝纫机装订”。根据笔者多年的档案工作实践，缝纫机装订对档案纸张的损坏极大，操作时掉落的纸屑也容易对缝纫机造成破坏，这种危害是双向的，特别是对档案纸张造成的危害是不可逆的，而且缝纫机装订不容易拆，不利于档案数字化处理和提供利用时的复印。我就曾遇到一个档案利用者，把借出的档案复印时，直接把缝纫机装订部分给裁掉了，破坏了档案原件，这引发了我对档案装订方法的思考。档案装订的原则是应尽量减少对档案纸张的损坏又便于档案的数字化、复印和利用等，现在档案数字化工作都提上了工作日程，但档案数字化是建立在档案规范整理基础上的，档案整理装订在前，数字化处理在后，建议较薄档案的装订可以采用三种易拆又牢固的方法：一是包边，在文件的左上角用牛皮纸包边后用细棉线线装;二是采用不锈钢钉装订;三是采用简单线装，就是像订书机装订那样，只不过把订书机改成缝衣针、订书钉改成细棉线。
8文件排列、装盒不宜按文件来源“一刀切”
《实施细则》第二十六条规定“归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。上级来文集中排列在本级档案文件之前，下级来文集中排在其后”，第三十九条规定“装盒时，上级文件与下级文件，应分开装盒。一般不与本机关文件混装（针对本机关的文件除外）”。
文书档案管理细则篇2
部门档案管理办法及实施细则一第一章 总则
第一条 为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。
第二条 本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。
第二章 申报、考核与审批
第三条 中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。
第四条 中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。
第五条 各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。
第六条 考评工作程序：
(1)听取申报单位自检情况的汇报;
(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;
(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;
(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。
第七条 中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。
第三章 考评组的组织
第八条 根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。
考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。
第九条 局级评审员的条件：
(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：
(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;
(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。
第十条 评审员的职责：
(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;
(2)参加目标评审工作;
(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。
第十一条 部级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。
第十二条 局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。
第四章 奖励、监督与检查
第十三条 档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。
国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。
第十四条 对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。
第十五条 国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。
第五章 附则
第十六条 本实施细则由国家中医药管理局负责解释。
第十七条 本实施细则自公布之日起实行。
部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
部门档案管理办法及实施细则三第一条为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。
第二条标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。
标准档案是国家档案的重要组成部分。
第三条标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。
第四条标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上级下达任务的文件;
(二)标准报批稿;
(三)标准编制说明及其附件;
(四)意见汇总处理表;
(五)标准审查会议纪要或函审结论;
(六)标准报批公文;
(七)标准申报单;
(八)标准本;
(九)标准正式出版本;
(十)标准修改通知单及其附件;
(十一)标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
(一)论证报告;
(二)调研报告;
(三)试验验证报告;
(四)标准征求意见稿(最后一稿);
(五)标准送审稿;
(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);
(七)标样。
第五条永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。
第六条国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。
第七条本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;
(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;
(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;
(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;
(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;
(六)认真执行档案管理制度。
第八条标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。
第九条标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。
第十条标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。
第十一条标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。
第十二条标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。
第十三条标准文件材料的立卷、归档，按GB/t11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：
(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
(四)标准文件材料的幅面大于a4(210297mm)的，按a4幅面折叠;小于a4的，粘贴在a4幅面的纸上，并留出装订线。
第十四条保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。
第十五条保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。
第十六条管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。
标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。
第十七条任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。
第十八条对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。
对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。
第十九条对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。
违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。
文书档案管理细则篇3
【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档
邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。
一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关
1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。
2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。
二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关
1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。
2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（a）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（e）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。
3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。
4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。
三、加强质量监督，把好档案立卷归档关
1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。
2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。
四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关
1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。
2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。
3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。
文书档案管理细则篇4
测评旨在和全国文明城市创建活动相衔接
2005年10月26日，全国精神文明建设工作表彰大会在北京人民大会堂隆重举行。会上，全国有9个城市和3个城区被授予“全国文明城市、文明城区”称号。评选结果引起社会广泛反响，成为衡量城市(城区)社会和谐和文明程度的重要标志。
全国文明城市评选每三年进行一次，2005年是首次评选。
《全国文明城市测评体系》中，国家综合档案馆与公共图书馆、群众艺术馆、文化馆一道，分别占有一定的分值。由于首次评选文明城市时，县、市级城市(城区)的国家综合档案馆只有省级标准，因此，当时将档案馆工作列入《全国文明城市测评体系》的指标要求为档案馆达到“省级”标准。而公共图书馆等的标准则是要求达到部级。
2008年全国文明城市评选活动即将开始。为了统一档案馆工作测评标准，在国家档案局的建议下，中央文明办接受了国家档案局提出的将《全国文明城市测评体系》中的国家综合档案馆工作的指标要求上升为达到部级档案馆标准。新修订的《全国文明城市测评体系》将于2007年10月。
市、县级国家综合档案馆的国家标准的测评与审批
为和全国文明城市测评相衔接，国家档案局适时推出了《市、县级国家综合档案馆测评办法》，并制订了相应的《市、县级国家综合档案馆测评细则》，从今年6月开始，广泛地向各地征求意见，正式文件拟于近期3出台。
《市、县级国家综合档案馆测评办法》(征求意见稿)共有12条，对测评的对象和范围、测评组织、原则、申报与测评程序、审批等进行了规定。
《办法》是市、县级国家综合档案馆测评工作的指导性文件，适用于全国市、县级国家综合档案馆综合发展水平的测试。市级包括地、州、盟；县级包括县级市、旗。城区档案馆按实际行政级别确定。测评采取自愿和逐级晋升的原则。同时《办法》规定，参加文明城市(城区)创建活动档案馆的测评优先安排。
《办法》对申报资格也进行了限定，近三年来档案馆发生重大安全事故(如火灾、失泄密，因保管不当档案实体严重损坏或被盗者)，不得申请测评。
测评工作依据《市、县级国家综合档案馆测评细则》进行。按照档案馆收集、保管、利用档案的基本职能，综合各方面的因素，《测评细则》由事业管理、基础业务、开发利用、信息化建设等四个方面的框架构成。每一个大的框架下面，再设置若干小项，依据所达到的不同的管理水平和工作质量。赋予不同的分值。
测评结束后，由测评小组将档案馆测评材料报国家档案局，经测评领导小组审定批准后。向档案馆颁发测评等级证书。国家档案局每年定期公布部级档案馆名单。
测评内容突出考察政府职责
市、县级国家综合档案馆的建设和发展，离不开当地政府的支持。由于保障条件的不充分，相当地方档案馆工作的开展受到制约，这一点在我国中西部的欠发达地区特别突出。因此，加强对国家综合档案馆的支持力度，各级地方政府责无旁贷。
此次会议透露，中央财政拟将支持“中西部地区县级国家综合档案馆建设”项目，各项准备工作正在进行当中。该项目一经实施，对于中西部的档案人来说是一个福音。
档案馆事业作为公益事业，保障档案馆事业的发展，体现了建立服务型政府的要求。《市、县级国家综合档案馆测评细则》的4个大项中，“事业管理”类约占总分值的三分之一，突出考察地方政府的责任。也就是说，档案馆等公共事业的建设，是地方政府公共服务意识高低的重要标志。
具体的测评内容包括：档案馆列入同级政府国民经济和社会发展规划；档案馆为同级党委或政府直属机构；档案馆工作列入同级党委或政府议事日程；档案馆建筑符合《档案馆建筑设计规范》的要求，档案馆建筑面积符合《档案馆建设标准》的要求；档案工作设施与设备完善配套；档案事业经费列入同级预算。经费数量随地方经济增长比例逐年递增；地方财政安排的国家重点档案抢救和保护补助费数量不低于中央财政的拨付数量。其中，符合要求的、独立的档案馆建筑和经费保障等被列为必须具备的测评条件。
会议透露。今年的全国档案局长馆长会议上。将对市、县级国家综合档案馆测评工作做出具体部署。
测评工作意义重大
我国幅员辽阔，城市众多，发展不平衡。表现在档案馆建设上，差距也比较大。比如，杭州市所属市、县均已建立档案馆，建筑面积平均在10000平方米左右。江苏省的市、县档案馆也达到7000-8000平方米。而地处东北的哈尔滨，区、县档案馆建筑面积平均仅在3000平方米左右，西部的若干省份情况可能更严重。
即使是在发达地区，如果当地政府发展公共事业的意识滞后，档案馆的建设也不一定提到议事日程。个别地方的政府办公设施的超标，甚至豪华，为世人诟病，也为中央所禁止。相比之下，档案馆等公共事业则显得寒伧。
让人高兴的是，随着地方经济的发展和政府公共服务意识的提高，对档案馆等公共事业越来越重视。全国文明城市测评中，把档案馆、图书馆等公共文化事业纳入测评体系，就是一个显著的证明。
同时，市、县档案馆工作的发展，尽管各地制定了一些标准，但全国性的统一标准尚付阙如。需要有一个全国性的统一标准，对市、县国家综合档案馆工作的提出一些方向性、指导性意见，推动市、县档案馆的健康、有序发展。
因此，市、县国家综合档案馆的测评意义重大。
已成为文明城市的地方，档案馆等公共文化事业既是创建文明城市的成果，也为创建文明城市做出了贡献。
青岛市已经是全国文明城市，市档案馆和区县档案馆都达到省二级标准以上。青岛市档案局刘朋云介绍说，被评为文明城市还要定期复查。
浙江宁波市同样为全国文明城市。来自宁波的王熙明说。文明城市创建就是要舍得对公共事业进行投入。宁波市档案馆在创建文明城市活动中，由于经费得到保证，档案馆业务进展很顺利。
即将开展的测评工作，对市、县档案馆工作的引导和推动作用可以预料。
河北省档案局的杜建强认为，《办法》及《测评细则》具有很强的导向性，对促进市、县档案馆工作具有很强的指导作用。
文书档案管理细则篇5
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关键词：文书档案管理；问题；措施对策
文书档案管理在单位工作中是经常被忽视的一项任务，但是它的地位确是任何工作都无法代替的。只有加强文书档案的管理工作，企业才能在未来的发展中变得越来越好，也正是有这项工作的开展，企业的信息才能得以不断完善，因此，我们要重视文书档案管理工作，改正其在工作中的缺陷，不断完善档案管理制度，在其帮助下将企业发展得更加繁荣。
1文书档案管理中存在的问题
1.1培训档案管理人员的工作仍有待加强。许多单位在档案管理方面投入的经费不足，或不够重视，因此档案管理人员的专业素质不够，经常是毫无专业能力的人员未经培训就上岗工作，接手文书档案的管理工作，造成档案的文书管理工作不具备重点，没有深入到要领，在专业化的技能与培训文书档案管理工作中依然存在较大差距。一些单位中管理档案的人员虽然具有上岗证书，但是真正参加培训的人员却只占少数，即使参加了培训，对文书档案管理工作的认识也是一知半解，谈不上真正的理解，更不必说将最新的档案管理的理念传达到工作中了。档案管理人员的工作不能与现代化的管理理念相衔接，单位的档案管理水平就不能够得到有效的提升。科学技术在近几年间得到进一步发展，计算机的应用使档案管理变得更加便捷，同时也是未来档案发展过程中的一个趋势，因此档案管理人员必须要将提高自身素质作为基本任务，努力提高自身的科学化与规范化的业务水平。
1.2文书工作在与档案工作在进行衔接时经常产生问题。由于文书工作与档案工作二者之间是既相互联系又具有区别的，因此在实际的工作中，我们应该将这二者联系起来，使其互相协调共同发展，最终建立起一个具有统一结构又分工明确的管理体系。这种分块式的管理能够将档案管理工作变得更加科学与规范化，能够有效地对档案进行管理，但是实际操作时却并不简单。其原因就是该体制将文书工作与档案工作相分离，处理文书的工作人员没有强烈的档案管理意识，而档案管理人员又不具备文书工作的能力，虽然将二者有机的结合在一起是种较为理想的状态，但实际情况却很难将其有效地衔接，并且在公文格式与处理方式等方面并不标准。
2提高文书档案管理工作水平的措施
做好文书档案工作的前提是领导者的重视，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，加强领导者和员工们对于档案管理的认识，并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持，争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中，加大档案管理设备的投入，不断的提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。
2.1要想将文书与档案管理工作处理好，就要规范其衔接。首先档案要以文书作为基础，文件的质量直接影响到档案质量的优劣，如果文书不具备较高的质量作为典范，那么也就难以保证档案达到规范的要求。所以档案质量的提升要以文书工作作为基本环节。处理文书的工作人员应该提高自身的管理意识，将文书材料分门别类的归档，头脑中时刻要具备档案管理的工作与文书工作不分家这一思想，做到了这一点，文件质量一定会有所提升。除此之外，从细微之处也能体现出文书工作是否到位。比如纸张大小是否统一，文字标准有无规定的标准等。此外，还应该做到使用黑色碳素笔进行文件的批阅工作，处理文件不能拖沓，认真做好领导讲话的记录等文书工作。
2.2做好部门之间的协调工作。管理档案的人员首先需要对业务部门有大致的了解，掌握手头工作的内容，其次是要经常同其他部门互通有无，交换信息，做好沟通工作；另外，根据单位在实际工作中的需要，工作人员自身要具有独立思考的意识，主动思考如何将自己的工作做得更好。档案管理部门要及时与其他部门进行协商，这样做是为了能够更加便捷的收集相关资料，在收集资料时不能没有重点，应分清主次，对于能够代表单位的过去与目前状况的资料要重点收集，有利于单位在未来一段时间内发展的资料也要加大收集力度，保证今后的研究工作能够顺利开展。
2.3建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。
对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。
2.4做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构和内容。文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而，工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外，还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料，并认真的进行整合，对其进行综合的分析、筛选、研究和整理，促进档案信息功能的发挥，不断的丰富档案的资源，明确不同时期的单位的工作重点和任务，以服务全单位和单位大局来开展文书档案工作，从而形成服务大局的强大合力。
结束语
总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
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参考文献
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
文书档案管理细则篇6
一、军队文书档案保管期限表的历史回顾
自军队档案工作开展以来，我军共颁布了3张档案保管期限表，分别为1960年国防部办公厅印发的《军事档案材料保管期限参考表》、1964年军委办公厅印发的《军事档案保管期限参考表》、1980年军委办公厅颁发的《中国人民文书档案保管期限参考表》。这些保管期限表的颁布，对我军档案鉴定工作的开展发挥了重要作用。不同军队文书档案保管期限表从一定意义上反映了不同时期军队档案界对档案鉴定工作形势、任务的现实思考及对鉴定标准的掌握尺度。因而，对它们进行量化比较，对条款设置、保管期限划分方法等问题进行研究，可以廓清军队档案鉴定工作的发展脉络，总结其发展特点和规律，分析军队档案鉴定工作存在的问题。
1.条目、款目、项目的变化
1960年、1964年、1980年军队文书档案保管期限表的项目数分别为79、25、24，条目数分别为79、52、45，款目数分别为128、70、64。三张表无论项目数还是条款数均呈现出下降的趋势。
通常情况下，档案保管期限表的条款数目下降有两种可能因素，一种情况为期限表所包含文件种类的数目减少导致其条款数目下降，这表明该保管期限表条目设置不全面，必然导致日常工作中产生的大量文件在期限表中找不到相应款目对应。另一种情况为档案保管期限表的整体概括性增强导致条款数目下降，这种情况也有两种可能原因。其一为使用不确定词语提高期限表的概括性以保证保管期限划分的灵活性，其二为采用“一刀切”的方式划分档案保管期限，使同一内容的档案趋于同一保管期限。
具体分析我军历次保管期限表的条款数目变化的原因，可以看出以上几种情况在军队档案保管期限表的历史演变过程中均有不同程度的体现。以1980年期限表为例，“重要的”、“一般的”等不确定性词语占据了期限表中诸多条款，这种过于主观性的判断词语在给予鉴定人员较大灵活性的同时，也导致了鉴定工作实际上无据可依，鉴定标准高低不一。“一刃切”式划分档案保管期限的方法同样存在于1980年期限表中，档案价值大小受许多因素影响，同一类文件因为制发单位，文种、载体形式等不同均可能导致档案保管期限的不同，单一为某类文件划分统一的保管期限不利于档案价值判断的准确性。军队文书档案保管期限表的条款数目逐渐下降的趋势一定程度上反映了我们对军队档案价值理论认识的偏差。
2.保管期限分布的变化
1960年期限表中永久款目34项，约占全部归档款目的39％，定期62项，约占全部归档款目的61％。1964年期限表中永久款目27项，约占全部归档款目的40％，定期款目27项，约占全部归档款目的60％。1980年期限表中永久款目33项，约占全部归档款目的52％，定期款目31项，约占全部归档款目的48％。可见，自1960年以来期限表中永久款目占全部归档款目的比例呈上升趋势，定期款目占全部归档款目的比例呈下降趋势。这一方面说明我军文书档案保管期限表对永久档案的界定范围趋于扩大，另一方面也反映军队档案界馆藏结构配置理念的变化。
笔者认为，确定档案保管期限要掌握一定的原则和尺度，盲目地精简或是一味地扩大永久保存档案数量的做法都是不可取的，应从档案价值的角度出发判断档案保存期限，从优化馆藏结构的思路考虑档案的去留。
3.保管期限划分方法及保存时限的变化
1960年的期限表将档案保管期限划分为永久、长期、短期三个阶段，随后制发的《中国人民档案工作试行简则》中规定长期为10～15年，短期为35年。1964年的期限表中档案保管期限依然分为永久、长期、短期三个阶段。同时颁布的《中国人民档案工作规则》中规定短期保存3～5年，长期保存5～15年。1980年3月，中央军委颁发了《中国人民档案工作条例》，该条例明确指出“我军文书档案的保管期限分为永久保存和定期保存两种……定期保存的时间平时十五年左右，战时由各大单位党委根据情况确定。”随后不久颁布的《中国人民文书档案保管期限参考表》对原有“三分法”划分档案保管期限的方法进行了改革，将军队文书档案保管期限划分为永久和定期两个档次，采用了“两分法”的划分方案。1980年后《条例》历经两次修订，对于档案保管期限划分方法未作调整，但对于定期保存档案保存时限进行了修改。在2004年最后一次修订时规定“文书档案定期保存的时间通常为50年”。军队文书档案保管期限表自1980年以后未作修订，其定期保存档案的条目内容未作变化，但保存时限却随《条例》的更改而变化，即原来本应保存15年左右的定期档案按照《条例》规定需要保存50年，因此，该表许多条款内容与保管期限的界定存在一定的问题。
二、军队文书档案保管期限表改革思考
通过以上分析不难看出，现行军队文书档案保管期限表无论条款设置、保管期限划分还是保存期限的分布都存在一定问题。因此，对军队文书保管期限表存在的问题进行思考，探讨期限表的编制原则，明确有关问题，对完善军队档案鉴定工作制度，规范我军档案鉴定工作具有重要意义。
1.保持军队特色还是与地方接轨
新中国成立以来，地方先后于1956、1957、1964、1983、1987及2006年颁布了6张档案保管期限表。从颁布时间上看，军队文书档案保管期限表修订与地方表修订之间未存在明显的对应关系。具体分析期限表的内容，二者从款目设置到保管期限划分也没有太多相通之处。军队文书档案保管期限表一直坚持比较鲜明的“军队特色”。
军队档案工作有自身的特点与规律，军队档案从内容构成到保存时限要求与地方档案都有一定不同。但应该肯定的是，无论军队还是地方，档案鉴定工作的基本原理都是相通的，档案理论研究成果适用于任何领域的档案工作。因此，军队文书档案保管期限表改革过程中参照地方相关规范，借鉴其适用于军队档案工作的成果，有利于军队档案鉴定工作的科学有效开展。
2.“三分法”与“两分法”的利弊之争
运用“三分法”编制档案保管期限表指将档案保管期限分为永久、长期、短期三个档次。运用“两分法”编制档案保管期限表
指将档案保管期限分为永久、定期两个档次。1960年、1964年的期限表即采用“三分法”划分档案保管期限，1980年以后的期限表采用“两分法”划分档案保管期限。
关于“三分法”与“两分法”孰优孰劣，档案界已有多年论争。有些学者认为“两分法”标准清楚、范围明确、易于掌握，“三分法”则模棱两可、易造成混乱；有些学者认为“三分法”明确了档案的价值层次，便于保管和利用，“两分法”不利于档案价值的准确判断。两种观点的论辩持续了多年。笔者认为，档案保管期限划分得越详细具体，鉴定工作中的可操作性就越强。从这个意义上说无论“三分法”还是“两分法”对档案保管期限的划分都是粗线条的，这不利于准确反映档案价值，而“标时法“恰恰可以弥补这点不足。“标时法”通常根据档案价值大小，具体给档案标明保管期限，如1年、3年、5年等具体年份。与“三分法”和“两分法”相比，它符合档案鉴定的效益原则，可以使档案保存期限与其实际价值更为接近。但是从编制档案保管期限表的难易程度考虑，“标时法”要求档案人员准确判断档案价值、精确确定档案保管的具体期限，这给鉴定工作带来较大挑战。国家档案局于2006年颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》重新开启了“标时法”划分保管期限的探索之路，军队文书档案保管期限表在修订过程中也应对这一方法进行思考与研究。
3.可操作性与原则性如何调和
1980年期限表颁布至今已有近30年的历史，30年来军队档案界就该表进行了深入研究和广泛探讨，其中一个热点问题是保证期限表的可操作性还是强调期限表的原则性。可操作性和原则性是编制档案保管期限表强调的两种不同思路。注重原则性强调在宏观上规定某一类文件的保管期限，以便鉴定人员有更多灵活处理的余地。注重可操作性强调尽量将条款划分详细，使期限表在鉴定工作中有更强的针对性。
文书档案管理细则篇7
文书档案管理的工作性质是了解国家和行业之间的政策法规、执行上级领导下达的任务以及单位内部工作的传达、相互沟通。它是一项比较繁琐，严密的工作，正是由于它的存在，才能为今后顺利的开展各项工作打下坚实的基础，也是领导下达重要决策的依据。科学的日益发达，使之应用到文书档案的管理工作中，如何做到文书管理工作规范化，数字化，程序化和网络化，不断适应工作的需求，这是一个值得思考的问题。总结以前的工作经验，结合当前的工作要求，对于如何进一步做好文书档案的管理工作，本文提出了以下几点建议。
一、做好文书档案管理工作的前提是领导要高度重视
文书档案的管理工作分为两种类型：一种是上级组织产生的文档管理：另一种是由本单位内部组织产生的文档管理。无论是哪种文书档案管理都是领导以后开展工作的重要依据之一，因此只有得到领导的重视，加强文书档案的管理工作，才能使得文档管理规范化，单位每个部门都会形成重视档案工作的风气，才能在工作中的硬件，软件等方面提供便利的条件，把档案管理工作细致化，对工作中存在的问题及时改进，认真落实到每个负责人的身上，更好的促进管理人员的积极性。因此文书档案管理在实际工作中能发挥应有的作用和领导对此的高度重视是密不可分的。
二、做好档案管理工作的基本条件文书管理要规范化
文书档案管理工作的基本条件就是文书管理规范化，公文的种类，格式，处理程序是否规范严重影响到档案的管理，尤其是现代办公自动化迅速发展的今天，显得更为重要。提前把文件归纳分类放进一个文档中。例如；日常的工作中，一定要把文档鉴别以后分类归纳进行编号等处理，在文件还没有完成之前但是经过确定的要做好登记，等相关的工作完成之后，再分类放入文档之中。这样做的目的不仅仅是节约时间，减少工作环节中出错的现象，更避免了重复的劳动，同时也是为了保证文书和文档的协调统一，还能提高工作效率。
进入文档库的所有文档都要实行集中统一的管理，为档案以后的收集，整理工作奠定坚实的基础。在接受档案之前一定要根据每个部门下发的要求或者通知，明确档案的范围，内容，要求以及标准等，及时修改和完善每种档案的整理细节问题，保管期限等，以确保收入的文档及时归类，方便以后使用之时快速找到文档。
三、文书档案管理工作的保障是要有完善的管理制度
文档工作一体化就是把各档案部门比较分散独立的文件进行分类管理形成一个有机的整体进行整理。根据每个文档不同的价值，作用和特点归类为永久保存或者最终销毁等。无论是永久保留还是销毁都要经过时间的考验，过一段时间以后，没有任何价值的文档就可以销毁，但具有永久保存价值的文档就要进行再次整理，保管和利用。
“没有规矩不成方圆。”而文书档案管理工作也是如此，没有规范的管理制度约束人们的行为，如何实施文档的管理工作。在进行文书档案管理工作的同时，一定要制定规范的制度，才能让每个工作人员认真遵守，学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”，并依据部门公文管理工作的实际情况，制定“公文处理实施办法”等条例。
文书档案库应把有价值和重要的文档资料收入，实行集中统一的管理，为档案的收集，整理工作奠定基础。在接受档案的时候，按照有关部门下达的要求，范围，内容，标准等条件，严格整理文档细节，保管时间等，确保文档的归类与分布准确。
四、文书档案管理人员要具备应有的素质
文档管理人员所具备的素质是档案工作能够有序完成的关键所在，只有工作人员在实际的工作中具备档案意识，认识到工作的重要性，规范管理制度等，才能使得文档管理工作有序的进行，更好的为本单位服务。
4.1文书档案管理人员的要求
文书档案管理工作是一项专业性较强的工作，它要求工作人员必须有高度的责任感，职业道德，务实的工作态度，乐于奉献的精神，扎实的专业理论知识，因此文书档案管理人员的责任感是最基本的条件。不仅如此，文书管理工作人员还必须具备优化知识结构，视野开拓和综合素质的提高，才能做好文书档案管理的工作。
4.2专业素质和综合素质要继续提高
文书档案工作首先要认真学习档案的基本知识，加强档案意识的培养，平时要认真的阅读与档案有关的书籍，例如：《档案管理基础》，《档案管理学》等书籍，以便平时需要之时能够查阅，真正做到一边工作一边学习，在工作的同时逐渐提高自己的理论知识水平。
4.3要有高度的工作责任感
档案工作人员应具备较强的职业悟性，随时把所需要的档案知识装在自己的脑海里，本着对工作负责的态度，做到档案工作的细致化。认真按照《办法》的要求，规范和科学的做好每一份文件，并做出科学的评估。
五、做好文书档案管理还要接受新信息，善于交流经验
在工作的同时，作为一名合格的文档管理工作人员要不断的总结工作中的经验，遇到困难或者难以解决的事情，要多请教上级领导或者有经验的管理人员，不能单凭自己的冠绝归纳文档。同时还应强化工作的责任感和热情，培养职业道德，不断接受外来的新知识，扩大视野范围，提高自身的鉴别能力，利用一切学习的机会总结经验，互相交流，从而提高自身的专业素养。
结语
文书档案工作对于管理人员的要求非常高，也具有很强的挑战性，因此，在工作的同时要不断的提高自身的综合素质，并不断的提高管理档案的质量和利用率。只要文书档案的管理人员多多学习，以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，才能使得档案管理更加的规范化和科学化，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。
参考文献
[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报.2010（03）.
[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济.2010（01）.
文书档案管理细则篇8
1办公室文书档案管理工作的特征研究
1.1文书档案管理活动组织的重要性
所谓办公室文书档案管理活动，实际上就是针对各类业务性信息进行整合、认证、检索、应用、维护的行为流程，这部分工序流程彼此之间存在着缜密关联，占据主导地位的便是应用，至于其余环节则主要是针对信息应用服务而设置的。处理好办公室文书档案管理事务，进一步为相关机构提供富有针对性的发展建议，这是办公室人员的重要性职责之一，主要是因为文书档案能够为企业各类工作方案推广执行提供参谋作用，既可以作为宣传教育的素材、历史的凭证，又可以被认证是科研研究活动中的基础性服务条件，其应用的重要性，自然无法被轻易地忽视。
1.2文书档案载体形式和涉猎内容的多元性
正如上文所?U述的一般，文书档案是办公室工作体系中的必要性结构单元，主要是由于能够针对各个部门工作状况加以真实化地记录，并为日后各类合理化改革方案制定实施，奠定基础。不过需要注意的是，这部分档案的载体形式和涉猎内容往往极为多元化。
首先，在档案载体形式方面，将包括机构之间签订的合作协议、电子档案、责任书等多重表现形式。
其次，档案本身涉及到的内容方面，主要透过科技、会计、行政等不同类型档案之中予以逐步深层次地舒展。
1.3文书档案管理工作流程的一体化
顾名思义，文书档案主要是在文件工作环境之中沿用，同时也主要在文件工作过程中衍生。透过实际调查认证，文书档案整理工序可以被认定是文件工作布置交接的最终结果，主要是在文件收集、运行、催办、承办等基础条件下延展的，而在此期间，有关文书档案和文件工作两者之间的关系，往往是相辅相成的，换句话说，即文书档案源自于文件工作，而文书档案日后的收集和归档应用的可靠性，也将直接决定整个档案工作的运行质量。
2新时期下办公室文书档案收集和归档工作的科学化处理要点解析
2.1文书档案收集工序中需要全面关注的操作要点
在不同企业之中，为了确保相关档案资料收集地更为健全完善，有关工作人员则有必要在文件衍生阶段中便细致化观察认证其完整性效果基础上，组织文件管理全过程的监督活动。一旦说其间发现任何弊端迹象，则需要在第一时间内向有关机构领导报告，进一步搭建起完善化的组织控制体制，并且确保辅助内部文书、承包机构，以及有关职员，完成办公室档案文书在衍生、传输、处理、归档等环节中遗留缺陷的整改任务。毕竟唯独这部分文件齐全了，有关机构文书档案的收集和应用工作的实效性，才会得到合理的保障条件。
相比之下，办公书文书档案收集工作组织的核心要点，将主要锁定在档案室对本机构需要归档档案的接收层面上。在组织该类接收活动期间，作为现代专业化的办公室档案工作人员，必须全面贯彻后续诸多规范要求，即实时性优化改造既有的档案内容、全面强化对档案室外工作环境的调查和认证力度、长期维持入室档案内容和形式的标准化特征，再就是归档档案务必要同步彰显出齐全、完整特性。事实证明，唯独确保将这几类处理要点予以按部就班地执行之后，才能充分满足现代办公室档案收集工作的数量充分、结构和质量优良、工作实时、特色彰显等诸多规范要求，避免上级领导在今后各类发展类决策活动中产生思维模糊的现象。
2.2文书档案归档环节中应该谨慎对待的处理要点
归结来讲，文书档案归档工作务必要秉承三类基础性规范守则，即维持文件之间的历史关联特性，包括文件来源途径、归档时间、涉及内容等都要维持紧密的关联效果；确保准备工作处理完毕之后延展出全新样式的整理工序内容，就是要求相关工作人员合理沿用前人整理的工作基础和相关档案资料，开发出全新的文件体系；方便实时性地加以保存和沿用，就是要求工作人员在整理档案的同时，想方设法维持档案自身的可查找性和利用性特征。至于这部分文书档案归档过程中需要遵守的操作要点则表现为：
第一，科学化分类。办公室工作人员在组织合理规模的档案整理工作前期，有必要依照特定标准针对既有的档案内容进行分类处理。如今经常使用的分类方式包括年度、机构、保管期限等分类模式，它们在工作环节中通常会进行组合式沿用，借此维持档案类别的清晰性效果。
第二，高效率装订。就是要求办公室工作人员针对各类档案进行合理程度地拆顶和修裱调试，尤其是在一些破损档案维修期间，需要注意尽量维持这部分文件的原始面貌。
第三，有序化排列组织。强调工作人员在处理好档案装订任务之后，在分类方案之中的最低一级类目之中，结合特定模式进行归档文件的先后排列次序确认。目前经常沿用的排列形式主要就是时间顺序法，此类模式不管是针对相同事务的衍生变化顺序，或是进行不同事务发生顺序认证过程中，都能够保留较强的操作特性。
第四，细致化地编号。要求工作人员将各类归档文件在全宗中的位置进行特殊形式的符号标识，并且保证凭借归档章的模式在最终的归档文件之中予以注明，这类工序的核心存在意义，就是为后续诸多繁琐的编目工作交接，奠定基础。
第五，清晰化编目。归根结底，就是针对归档文件进行目录编辑。在实际处理期间，编目理当以件为单位布置拓展，其间更应该注意在文件目录之中一件只可体现一类条目，一旦说来文和复文作为一件时，在归档文件目录之中，便只可以针对复文进行编目处理。
第六，妥善化装盒。要求工作人员依照件号的有关顺序，将档案分别装入档案盒之中，并且注意要维持档案盒顺序和归档文件目录之中对应条目顺序的一致性，这样就能够方便日后进行高效率地检索和应用。
文书档案管理细则篇9
一、加强领导，建立健全档案机构
随着我县大项目落户汶上，我重点项目档案管理、利用、开发工作成为全局工作的一个重要方面。因此，局领导把档案综合管理工作列入重要议事日程，多次组织学习《档案法》和上级部门的有关规定，提高档案管理工作的意识。并成立了专门的档案管理领导小组。为使档案综合管理工作纳入系统化、规范化，我局以各股室、下属事业单位为单位，认真做好资料收集、整理工作，实行分工协作，对本局形成的档案进行集中统一管理，在资金紧缺，用房困难的情况下，专门调整、建立了综合档案室，使综合设备得到保障。
二、制定和完善档案管理制度
按照档案有关规定和结合本局工作实际，制定了本局各类档案立卷归档制度（包括：档案范围、归档时间、归档要求、文书、行政执法、基建、仪器设备、会计、声像分类方案及保管期限表）及档案的保管利用、鉴定、销毁等一系列制度，制定综合档案室职责、档案员岗位考核办法、逐步实现档案管理制度化规范化和科学化。建立和完善了与档案工作相关的管理制度，档案管理机制得到了健全。建立了《档案管理实施细则》、《档案管理岗位职责》、《文件材料归档和档案移交制度》、《档案工作人员岗位职责》、《档案资料查阅利用制度》等多项档案工作制度，使档案工作有章可循，走上正规化和法制化的轨道。
三、加强档案基础业务建设，加快档案管理规范化的进程
根据当前现状，抓好以下几点工作：一是认真贯彻执行档案归档制度，确保资料齐全完整。二是资料编排有序，要遵循文件的规律，保持文件的自然联系，使文件个体与整体之间具有连续性、系统性、科学性。三是要规范档案载体字迹要求，立卷要规范，分类要科学、准确，归档前要严格把关。四是目录编号、检索系统的建立要科学。五是要尽早地进入网络信息系统，方便快捷。
四、加强档案人员的培训，提高档案管理人员的治档水平
为了确保档案管理质量，档案管理人员必须具备一定的科学文化知识和档案专业知识，熟悉相关专业技术。因此，加强档案人员培训，提高管理人员的素质，是提高档案管理水平的保证。应采取如下措施：一是积极参加档案管理部门举办的各类培训班。二是鼓励档案管理人员在职学习，加强对新知识的补充和吸收。三是开展经验交流，请档案专家来单位指导授课。五是组织档案员到先进单位参观学习，交流工作体会。
五、收集鉴别认真细致，归档整理准确及时
（一）严谨细致收集项目档案材料。为了提高档案利用价值，我们在收集工作中，按照《档案材料收集归档规定》的收集范围，对投资审批档案、重点建设项目档案、工资审批表、学历材料、党员材料等普通性材料，集中时间进行收集；使档案的内容更加充实、完整。
（二）准确无误鉴别档案材料。为确保档案材料精炼、翔实，我们按照有关文件规定，本着对认真负责的态度，对收集的每份材料都进行仔细鉴别。首先是审核材料是否属于归档范围，其次是审核材料是否真实，三是审核审批手续是否完备。对发现的问题，及时按规定予以解决。
（三）严格标准装订整理项目档案。为便于项目档案的保管使用，我们坚持高标准、严要求，使用新式档案盒装订整理档案。按照《档案整理工作细则》的要求，对所管理的项目档案全部进行了整理，档案材料该裱糊的裱糊，尺寸严格按照要求标准，做到了上、左齐或左、下齐，拆除了档案材料上的生锈订书钉，并重新使用不锈钢订书钉，做到了分类准确、排列有序、加工合理、目录清楚、装订整齐。
六、积极开展档案信息的开发利用
文书档案管理细则篇10
关键词：文书档案；管理；特点；问题；对策
中图分类号：G472.4文献标识码：a文章编号：
0.前言
文书档案记载着社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分,是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展,办公自动化程度的不断提高,电脑、复印机等迅速普及,极大地提高了文件材料的形成与处理效率,与此同时,利用现代化办公设备形成的一些文件材料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突,“旧瓶装新酒”成为文档工作所面临的一个新问题。如何创新文书档案管理工作,提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势,已成为文书档案工作面临的新课题。
新形势下的文书档案管理
文书档案又被称作管理性档案,它是政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件的总称。文书档案是国家档案的重要组成部分，它记载着社会各单位发展的历史过程。随着我国信息化时代的到来，中国的改革已经把中国的经济体制推入了社会主义市场经济的轨道，人们的价值观正在发生变化，信息的价值将变得越来越重要。这也就是把文书档案管理工作纳入信息管理的一个途径。现在的文书档案管理工作已经逐步向科学化、制度化、规范化、现代化方向发展。近几年，实行计算机辅助立卷和计算机管理是文书档案管理发展的总趋势。随着《档案法》的深入贯彻实施，经过组织学习和不断宣传，使各级领导干部和广大群众对档案工作的法制观念在不同程度上有所增强，对提高档案工作的质量、促进档案管理工作发展起了很大作用。
2.文书档案管理中存在的问题
2.1个别单位领导对文书档案管理存在片面认识。
在一些单位领导的心目中,档案管理工作说起来重要,做起来却次要。他们往往把档案管理工作想象得十分简单,而且,这顶工作投入大却见效慢,看不到明显的经济收益,因此只要求文件保存好,需要时能提供参考即可,这直接影响档案管理工作的质量及档案管理工作人员的积极性。
2.2文书工作与档案工作衔接方面存在问题。
文书工作是档案管理的基础,档案管理则是文书工作的继续和延伸,两者密不可分。文书工作与档案工作既有联系又有区别,既有统一又有分工。在现实工作中,文书工作和档案工作应相互配合,形成一个分体式的管理体系。实际工作中,文书和档案实行的是分块管理制,这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是,这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄,档案人员也很少考虑文秘工作,致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前,在文书工作和档案工作的衔接主体上,即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。
2.3归档存在的不良倾向
近年来,随着科技进步的加快,办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文件档案材料的收集与处理效率。与此同时,利用现代化办公设备形成的一些文件档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前,一些单位文件档案资料归档存在着两种倾向:一是只存于软盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另一种相反,只存文字性资料而不存软盘,也不利于重要文件档案的保存。此外,有些文件用计算机打印,未经档案室登记、盖章、编号,不利于掌握与使用。
2.4档案管理人员素质有待提高。
人是文书工作和档案管理的主体因素。文件档案资料的质量,不仅取决于上述因素,还取决于从事该工作人员的自身素质。有的单位的档案管理者从事档案管理工作却没有经过档案专业培训,对档案的分类、立卷等一知半解,不得要领,其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些单位的档案管理者虽然有上岗证,却很少参加过有关档案培训的继续教育,对档案工作有一定的概念和了解后,又没能及时更新知识,进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展,开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员应重视和加强知识技能培训工作,使档案管理工作更规范化标准化。
3.提高文书档案管理工作水平的对策
3.1提高文书工作与档案管理的地位。
领导重视,是做好档案工作的前提,档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作,采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规,不断提高领导及员工们对档案工作的认识,努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持,力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去,加大档案设施的投入,不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。
3.2搞好文书工作与档案工作的规范衔接。
文件是档案的前身,文件质量的好坏直接影响档案的质量,没有高质量的文件就没有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识,做好文书材料的立卷归档。在文件处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化,不能五花八门,严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外,还得要求文件处理要及时、准确;收发文件要及时登记,发现缺少要及时查找。特别是帐外材料,如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等,更应注意及时收集,保证文件材料齐全完整。
3.3加强部门间协作,做好文书档案收集工作。
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量,是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”(即嘴勤脚勤脑勤。嘴勤,即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作;脚勤,即要经常到业务部门走动走动,以获取有关信息;脑勤,则要常常根据本单位的工作实际,思考档案如何围绕单位的中心工作,如何做好收集利用服务工作)。加强与各部门的协调与沟通,保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展,为开展实际工作和科学研究服务,具有证据和情报价值的信息资料,切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
3.4要建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序办理公文。
这些规定和程序要尽可能细化,简捷明确,操作性强。要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核,印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容,则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用,对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要,合理确定文件的发文范围,在控制文件“件数”的同时,严格控制文件的“份数”,禁止滥抄、滥送。
3.5加强文书档案的收集工作。
一是要明确范围,分类收集,统一规范文书档案载体字迹要求,立卷要规范,按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关,统一管理,规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定,严格执行。对上级机关来文和资料,在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣,手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外,还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统,通过上网,扩大信息来源,联系更多的信息内容,通过各种渠道,丰富文书档案管理经验。
3.6加强培训工作,全面提高专业素质。
文书工作和档案管理的工作人员,首先要具有强烈的责任感和使命感,把好人员变动的关卡,并且及时对从事档案管理的专职和兼职人员进行定期的档案业务培训。另外,科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高的要求,档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性,坚持素质教育、终生学习的理念,不断确定新的学习目标、任务和要求,主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识,掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平,努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。文书档案工作者一定要培育积极热情的工作态度和脚踏实地、实事求是的工作作风,刻苦钻研业务,不断开拓创新,努力提高工作水平,力争为企业提供更加方便、快捷、高效的服务。