档案管理知识点篇1
1、过去企业档案的类型及特点
过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。
1.1数据型档案
所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的都是纸质凭证；
(2)各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；
(3)这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载的思想进行管理。
1.2信息型档案
所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的都是纸质文档；
(2)有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；
(3)档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。
1.3知识型档案
所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。
如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的大多是纸质文件；
(2)有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型；
(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。
1.4各类型档案对管理的要求
从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：
(1)“历史”数据型文档
在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理
(2)电子文字信息型文档
在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理
(3)数字图片信息型文档
在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理
(4)知识型文档
在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理
2、今后企业档案的类型及管理特点
由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化
2.1档案来源多样化
(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；
(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化
(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频
2.2档案依然有数据型、信息型、知识型
在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。
今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：
(1)数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理
一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。
再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。
(2)信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理
有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。
2.3档案处理的个性化、专家化
由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。
专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。
2.4档案应用的及时化
未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。
3、企业档案知识资源管理的目标
经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。
3．1、档案管理必须上升到知识资源管理
作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：
解决目前企业档案管理存在的问题
以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。
通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。
真正发挥企业档案知识的作用
档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：
(1)决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；
(2)岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；
(3)新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；
(4)企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；
(5)企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。
以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！
3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略
任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。
支持企业人才战略
企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。
支持学习型企业组织建设
对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。
支持企业跨地区指挥管理
今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。
支持企业员工跨地区协同工作
除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。
3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础
企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。
但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：
知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口
其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。
知识资源管理要成为企业知识管理的先导
先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。
3.4知识资源管理的具体目标具体
上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：
(1)档案管理知识资源化、信息化
这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；
(2)知识资源及时支持领导决策
这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；
(3)知识资源及时支持员工学习
这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；
(4)知识资源及时支持员工工作
这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；
(5)知识资源管理it平台化
从上述目标也看到，知识资源管理必须依托it网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；
(6)知识资源管理的安全化
即确保知识资源是安全的。
档案管理知识点篇2
关键词:知识管理；企业档案管理；实体管理；机构管理
中图分类号：C29文献标识码：a文章编号：
随着以信息化为指导的知识经济在全球经济发展中的迅速发展，知识已逐渐成为了企业经营和发展的重要战略资源，知识创新能力的高低也成为了企业综合竞争力的重要标志之一。知识管理作为企业实现显性知识和隐性知识共享的重要途径，目前正以一种新的管理方法和管理思想进入到企业的档案管理当中。在知识经济的背景下，将知识管理运用到企业的档案管理中，不仅能够全面地解决企业档案管理中存在的一些问题，而且也满足了档案管理和使用的需要，以增强档案部门促进企业经营管理的绩效。笔者就知识管理在企业档案管理的运用提出一些见解，以供参考。
1知识管理在档案信息管理中的应用
档案是在社会实践活动中形成的，“是贮存和传播知识的一种重要形式”。档案本身就
具有知识的属性，其包含了大量的知识。将知识管理应用到企业的档案管理中，就是充分地将档案中的显性知识清楚地表达给档案使用者，而发现档案中的隐性知识，则是有效地将隐性知识向显性知识转化，实现知识的扩散和共享。
1.1对档案中显性知识的组织和管理
档案信息资源的内容极为广泛，涉及各个方面的知识，只有当这些知识被人们了解掌握后，才能在原有的基础上创新，进行新的探索，从而实现档案的价值。其次，扩大档案信息的传播和共享途径。在知识管理中，对档案信息分析的目的并不仅仅是为了保管收藏，而更强调“关注档案的情报价值、现实价值与利用价值”，如何更好地利用其价值，并进一步推动知识创新，它预示着档案工作者的理念从“重藏轻用”到“以用户为中心”的转变。主动向用户提供利用，前提是找到切实可行的提供利用的途径和方式，这就要求档案工作者凭借自己的智慧，借助知识管理的技术手段实现档案信息的广泛传播和共享。举办档案展览、编研出版档案史料、利用网络传播档案信息、为利用者提供档案凭证等都是行之有效的利用途径。
1.2对档案隐性知识的组织和管理
隐性知识是建立在个人经验基础之上并涉及各种无形因素，如个人信念、观点、理解、直觉、预感和价值观等方面难以公式化和明晰化的知识。档案所具有的隐性知识，主要指不被用户所知的档案形成背景信息、档案内容包含的未表述清晰需要人们挖掘的隐性信息。隐性知识难以用语言表达且传播起来十分困难，所以对档案中隐性知识的组织和管理，最主要的是把隐性知识转化为显性知识，以此实现档案隐性知识的交流与共享。举例来说，一张照片档案在一般人看来也许就是一张照片，其所包含的隐性知识就需要档案工作者挖掘，即要能清楚解释照片档案的背景信息、展现的重点内容及其可能蕴含的潜在价值。档案的隐性知识也需要档案利用者发掘，如历史学家在查阅档案时凭借已有的知识和经验，可能发现档案信息中所蕴含的历史规律，他把这种隐性知识表达出来就使其转化成了显性知识。
2知识管理在档案实体管理中的应用
以知识管理为出发点可以促使人们重新认识档案的价值：档案作为一种重要的知识载体，应该是重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“凭证”。档案的实体管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理；档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。在这一理念的指导下，把知识管理应用到档案实体管理的流程中，使其更加有利于实现档案信息的开发利用，就需要对现有的档案实体管理模式进行调整和完善。
2.1档案管理流程中的知识管理
(1)扩大档案的收集范围。丰富多元的档案馆藏是实施知识管理的基础。在现有馆藏中，文书档案占据了馆藏档案的主体，随着电子政务、电子商务的发展，电子文件的收集也越来越受到重视；除此之外，还要注重收集私人档案、实物档案、口述档案等多种形式的档案以及与档案相关的资料。
(2)宏观鉴定理论和直接鉴定法结合鉴定档案。在馆藏数量急速增长的情况下，把不同类型的所有档案按照传统的直接鉴定法组织鉴定，工作量极大，显然困难重重。宏观鉴定理论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法，可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，极大地提高鉴定工作的效率，大量剔除没有价值或价值很低的文件，减少信息污染的程度。对普通档案可用宏观鉴定方法，对特殊档案则用直接鉴定法，两种鉴定方法的结合，既能保证馆藏档案的质量，又能保证鉴定工作的效率，方便以后的保管和开发利用。
(3)以知识单元为基础整理档案。在知识管理中，档案的整理更倾向于以档案所蕴含的信息、知识为标准，进行分类整理。知识组织是以知识单元为加工单位的，而知识单元是经过专家精心评价、筛选、提取和测试之后获得的“浓缩”的知识。对于数字化档案信息和电子文件的整理来说，由于计算机存储技术、数据库技术和搜索引擎的应用，采用以知识单元为基础的知识组织方式更能满足用户需要，这也是当前知识组织的主流和方向。知识单元具有不确定性，我们可以根据不同的信息需求制定多种分类方案。
(4)资源合理配置的档案保管。实现档案“藏”和“用”的平衡，是把知识管理应用于档案管理的目标之一。尽量长久地保存有价值的档案和保存档案的效益之间需要一个平衡点，怎样以更经济的方法实现档案的长久保管是档案保管中需要解决的实际问题。在知识管理中，可以运用已有的经验和现代分配理论合理分配有限的资源，争取实现档案保管效益的最大化。
(5)以用户为中心的知识服务。“以用户为中心”不只是一句口号，它应该贯穿于档案实体管理的全过程中，并最终由档案利用者的评价来体现；提供知识服务是更高层次的档案利用方式，它强调的是档案馆是否提供了利用者需要的信息，这些信息能否解决利用者的问题。为了实现这一目标，一方面，要深入挖掘档案信息中的显性知识和隐性知识，丰富档案知识的检索途径，使用户能够获取信息；另一方面，还要收集和分析档案利用者的相关信息，为知识服务提供导向性、针对性依据，为用户提供创造新知识的可能性。
2.2档案实体管理中对知识管理技术的应用
现代信息技术是知识管理技术产生的基础，因此可以把知识管理技术理解为以计算机技术为核心的现代信息技术集合。在信息技术无孔不入的时代，档案管理也受其影响，特别是纸质档案的数字化、电子文件、多媒体档案的产生和管理，都是以信息技术为支撑的，对这些档案的管理必然离不开信息技术的应用。可见，对档案实体管理流程的调整和完善中，对知识管理技术的应用不可或缺：知识管理技术中的数据库技术、分布式管理技术、网络技术、人工智能技术等能够使档案知识的获取、分类、存储、检索、传递、共享、更新变得更加容易。
3知识管理在档案机构管理中的应用
这里所说的档案机构，既包括各级各类档案馆、档案室、文件管理中心、档案中介机构以及档案信息中心等实体机构，也包括数字档案馆、档案网络联盟等虚拟机构。把知识管理(尤其是知识组织管理)应用到档案机构管理中，目的是实现机构高效运转、资源配置合理，有利于对档案信息资源实施知识管理。档案机构如何在自身的管理中运用知识管理，可以学习较为成熟的企业知识管理的经验，就是通过在所有部门和组织的管理流程中逐步引入知识管理方法，提高档案机构的运作效率。
3.1把知识服务的理念融入组织文化
组织文化对组织成员有着突出的导向、凝聚、激励和约束作用，会外化表现在组织成员的活动中。把知识服务的理念融入组织文化，就是要在档案机构中形成一种崇尚知识、倡导学习、创新服务的理念。档案机构应鼓励员工提高工作能力，加强专业知识学习，并愿意把自己的知识贡献给机构其他成员和档案利用者，实现知识共享。
3.2以知识共享为目标广泛开展合作
对于档案馆、档案中介机构这样的独立机构来说，要加强各部门之间的交流与沟通，培养大家的合作意识，分享知识管理中的经验，提高服务质量：对于档案室档案信息中心等一些组织的内部子机构来说，其服务对象相对固定，即组织内部人员，他们所追求的知识共享更倾向于提供档案信息服务，以满足本组织对档案信息的需求，支持组织正常运转。
这里的广泛合作还有更深一层的意思，即档案机构之间的知识共享和合作。一个机构的档案信息资源是有限的，为了更好地服务用户，应该开展机构间的合作甚至是联合，扩大知识共享范围。
3.3以技术为支撑的管理模式
现代信息技术不仅在档案实体管理中发挥着重要作用，在档案机构的管理中也是如此。无论是实体档案机构还是虚拟档案机构，信息技术都是其实施知识管理必不可少的基本条件(尤其是对于数字档案馆和档案网络联盟本身就是依仗着计算机技术和网络技术的发展才出现的新生事物来说，信息技术甚至是其生存之本)。举例来说，办公自动化系统在档案机构的应用，可以提高其工作效率，节省资源消耗；知识管理系统能对海量数据进行存储和提供利用，为实现知识共享提供了技术支持。同时，也使档案机构更具知识创新能力。
4结语
在知识经济的时代，如何将知识管理充分运用到企业档案管理当中是企业管理人员急需解决的任务。因此，企业档案管理人员需要树立起知识共享、互利互惠的文化氛围，通过档案信息资源的共享，大量发掘出档案信息的知识价值，并开展多种形式的档案利用服务，以提高企业档案管理的效能。
参考文献
档案管理知识点篇3
所谓的知识产权档案是指所有的知识产权的获取以及知识产权的实施和保护过程中所形成的具有一定保存价值的文件材料和经过档案馆整理后所形成的文件集合体，这个集合存在明显的法律效应。随着我国改革开放不断得到深化，我国的知识产权机制逐渐的完善，但是在现阶段我国的知识产权档案管理的重要性认识不足，在管理过程中存在很多急需解决的问题。
一、当前我国知识产权档案管理制度分析
从行政管理途径进行分析，目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门，一个是专利管理系统，一个是商标管理系统，还有一个就是著作权管理系统。因此，我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统，他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先，对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料，将这些材料整理之后形成一种文件的集合体；其次，商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体；最后，著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统，国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门，并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导，分层管理的模式，最终形成一个多级管理的系统，然后在此的基础上，还要积极的探索和实践，制定统一的管理规范，强化规范化管理，积极的利用现代网络技术和计算机技术，对知识产权档案进行科学的管理，这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势，真正实现其应有的社会价值。
二、知识产权档案管理面临的困境分析
1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化
从知识产权档案形成的过程来看，知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂，其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面，一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件，这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存，而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作，同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程，所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中，项目提出到科研成果的出现，这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能，如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化，给知识产权档案管理带来很大的困扰。
2.多样化信息需求带来的困扰
在改革开放不断深入发展的大背景下，我国的知识产权档案管理部门，必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务，也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强，人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案，避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象，同时，一旦发生了侵权事件之后，人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益，通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证，基于这种情况下，我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度，实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。
三、知识产权档案管理途径分析
1.坚持统一管理原则，建立健全知识产权档案管理制度
统一管理是国家对档案管理的总体要求，知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门，应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将档案目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。
2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理
知识产权涉及的领域广，涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面，具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。
档案管理知识点篇4
关键词：档案管理；知识管理；应用；分析与阐述
档案管理在企事业单位中发挥着重要的作用，因此企业在实际发展过程中应该保存各项信息，周围有那个才能方便及时的查阅以及相关提取等，这样能够在真正意义上促进企事业单位的良好发展。对于档案管理来说是一种新型的管理模式，不仅我们提供了信息管理模式，而且还能促进档案管理自身效率的提高。另外，针对知识管理以及档案管理内涵进行深入研究，这样才能真正提高档案管理效率。本文将针对档案管理中知识管理应用进行针对性的分析。
一、知识管理内涵概述
伴随着知识不断发展当前已经逐渐成为一种价值性的资源为主体的管理方式，在知识社会体系发展过程中，对于知识本身来说具有价值性的特点，对企业良好发展具有决定性意义，在当前形势下拥有较多的知识对于企业自身发展至关重要。在知识经济时代，当前社会是一个竞争时代的社会，要想在激烈竞争中占有一席之地，企业就应拥有较多知识，知识自身也应得到及时的更新。因此，企业发展中知识成为了关键性因素，知识管理应该以知识为核心，通过整合知识这种资源和利用，才能在激烈竞争中获得优势，真正促进企业良好发展。总而言之，知识管理来说在很大程度上是伴随着社会发展演化来的，在新的形势下，应该将知识管理进行有效利用，这样才能促进企业竞争力的不断提高。
二、档案管理中知识管理发挥的重要作用
对于档案来说主要是人们在实践中以及过程中沉淀具有价值意义的一种信息符号，在整体上主要是将知识信息得到传播的一种主要形式，同时也是显示知识的一种代表，具有权威性。但是在实际管理中还是较为落后，大多数是使用立卷式保存，这样传统管理方式已经不能顺应社会发展要求，最终逐渐会被淘汰。
三、档案管理中面临的现状
（一）档案管理中的电子化
在信息时代不断发展的今天，在新的形势下，档案管理真正实质上与电子化存在较大的相同之处。将原存中的纸质档案转化成信息化储存，这样的方式不仅能实现档案信息中的真正共享，还能保证信息自身存在的真实性，对于档案阅读以及提取也是较为方便的。这样能够使档案管理在管理内容对社会大众提供服务发挥着重要的作用。积极构造信息化档案管理系统，不仅能提高档案管理真正效率，还能使档案管理发挥自身科学化的特点，同时还能为人们所采用，真正实现档案管理为社会服务这种目的。
（二）档案工作管理中面临着一些实际问题在档案实际管理中一些工作人员实际素质较低
在信息时代不断发展的今天，对档案实现电子化存储以及管理具有一定的要求，但是在实际管理中一些实际档案管理人员中会存在年龄较大的人群，这类人群自身没有经过较为全面的培训，同时对电子档案系统也是比较陌生的，最终不能对档案进行存储和管理。其次在具体管理中存在着档案工作设备较差这种现象的发生，档案工作设备没有更新，最终导致实际中的设备呈现出老旧的状态，同时工作效率较差，这样的形式最终会导致工作容易出现故障。最后对档案工作者来说存在着错误的认知观念，缺乏相应意识，进而导致实际工作较为粗糙，这样的方式是不能实现对档案保护的。
四、在档案管理中知识管理具体应用
（一）在档案管理中知识管理能够更加的细化
在传统档案管理中将档案卷宗进行管理，实际中的管理对象主要是以卷宗内容为主体。将知识管理运用在实际档案管理中，可以进行筛选信息，这样的方式能够实现档案中知识元的管理，真正实现档案管理的细化。在整体上消除了传统档案管理中档案人员遇到的一些难题，同时也解决了实际中档案资料查询以及利用较为困难的状况，进而提高了实际档案管理的效率。
（二）提高实际中的档案知识服务
在整体上通过将知识管理运用在档案管理中，能够实现将知识管理以及信息技术相结合，最终实现将档案知识存储以及阅读结合开来，这样能够使得档案知识服务智能化，能够满足用户多样化需求，真正使档案效率不断提高。
（三）提高实际档案管理的重要意义
在实际档案管理中将知识管理注入其中发挥着重要的作用，这种方式对档案管理来说不仅是知识管理中较为详细的内容，而且还能将传统中档案存储为重点专向为档案知识为主体的档案管理。这样档案管理思维方式下，能够实现档案管理中的实际意义，在整体上通过将档案知识进行整合，进而促进档案管理自身价值的提升，提高实际档案管理发挥的意义。
（四）积极推进档案管理人员基本素质的不断提高
在当前信息时代不断发展状况下，只有将档案管理人员基本素质提高上去，才能积极利用档案知识，能够在整体上实现知识管理意义。在实际档案管理中工作人员应该进行积极培训，这样的方式不仅能够有效提高管理人员自身专业水平，还能有效的将知识管理灵活运用在档案管理知识体系中。另外，档案管理人员在服务意识这一环节应该进行培训，这样能够在工作中积极转变观念，进而为社会服务。最后积极鼓励档案管理人员在工作中多学习他人身上的长处，进而弥补自身存在的不足，这样才能获得自身成长以及良好发展。
五、结束语
总而言之，对于知识管理是一种新型的资源管理理念，在实际档案管理过程中应该把握知识管理中的内涵以及意义等，这样才能掌握知识管理发挥的重要作用，在真正意义上使知识管理应用在档案管理中，同时也促使档案管理现存问题得到彻底的解决，将档案管理变为档案知识管理，进而使得档案管理工作内容发挥出真正的意义，不仅能够为工作人员所利用，而且还能提高档案管理的效率，为大众所服务。
参考文献
[1]陈松桦.知识管理在档案管理中的应用研究[J].才智,2010,26:312.
档案管理知识点篇5
从总体上看，民办高校的档案管理工作处于一个较低水平徘徊的状态，难以适应新形势下档案管理工作现代化的要求。同时，科技档案本身的特点对档案管理又提出了一些特别的要求:第一、专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在档案形成领域和档案的内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使之区别于一般档案，而且不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，比如产品研发档案和城市规划档案虽然同属于科技档案，但是两者之间有着根本的区别。因此，科技档案管理具有强烈的专业性要求，体现在管理机构上，就是出现了许多不同种类的专门档案馆(例如:城建档案馆、通讯科技档案馆、电影档案馆等)。第二、种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生性的科技档案在种类上的多元化①。以类型而言，科技档案是所有一切档案种类中，类型最为丰富多样的一种。可以说，科技档案包含了各种载体、各种形式的档案内容。这就要求我们管理科技档案必须要具备相应的技术和设备，以便全面管理好科技档案中的各种内容材质。第三、科技档案具有成套性的特点。科技档案都是人们在围绕一个独立的科研项目或生产活动的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点②。对科技档案的成套性认识不足，常会造成档案收集不全、档案分散保管等不利于科技档案管理和利用的错误。第四、科技档案具有时效性的特点。科技档案的时效性特点是指它具有较强的现实使用性，相比于其他档案，如政务、人事档案，科技档案的时效性在归档时就已经显现出来了。
有些民办高校的档案管理员本身不是档案管理专业出身，档案利用意识不强，对档案管理的看法仅仅就是保管好档案，对于档案利用及其价值漠不关心，长此以往，空守档案“金山”而自不知③，使档案的价值及档案工作的社会认可度都会下降。针对民办高校档案管理的特点及科技档案自身的这些特点，作为民办高校的档案管理者，如何在充分利用自身条件的基础上提高对科技档案的管理水平并实现科技档案的充分、有效利用呢?首先，档案管理者自己要转变观念。坚决抛弃陈旧的档案观念，树立现代化档案管理理念。把档案管理从单纯的“保管”转变到主动调查、主动参与、主动服务的现代管理方式。作为民办高校档案管理者，要主动与学校科研单位及个人联系，了解科研工作的情况，提供力所能及的档案资料，并主动帮助他们收集保存科研过程中形成的第一手资料。在实践中，应该努力使整个科研开发进程与立卷建档进程结合起来④，包括:下达项目计划应与明确科研材料归档任务同步提出，对项目进程的检查与科研相关材料归档规范性检查同步进行，项目成果的鉴定、验收与科研材料归档鉴定、验收同步实施，确保科研材料规范有序以及在归档后的完整性。通过积极参与社会科研与生产活动，主动提供档案支持，同时也可以进行档案利用宣传，提升档案馆(室)的知名度，提高公众利用科技档案的兴趣和热情。其次，档案管理部门要合理利用有限的经费。在调查研究的基础上，有计划、分步骤地购进必备的档案管理设备。作为民办高校档案管理机构，经费可能不如公办院校那样充足，尤其要求档案管理人员学会“精打细算”，把有限的经费用到必须的地方，保证科技档案管理工作顺利进行。加快科技档案的数字化建设，实现最广泛、更便利的服务是民办高校科技档案提升水平的必然趋势。科技档案的数字化建设不仅可以使有限的资源能在最大的范围内得到利用，更能够有效避免重复建设重复投资，既有效地解决好当前民办高校科技档案管理资金欠缺的问题，也最大限度地提供了科技档案的服务，促进了科研的发展以及科技档案的开发利用，切忌一味地追求“大而全”的传统管理模式。再次，民办高校的档案管理者要充分认识到科技档案价值的时效性，极力促进科技成果的转化利用。人类进行科学活动，获取科技成果，其最终目的是为社会服务。如果科技档案长期搁置，就会“藏”而不“用”，造成科技档案价值的自然流失。科技档案一个重要特征就是价值的时效性:即其对社会的有用性，是有很强的时限性的。在科技迅速发展的今天，科技活动前所未有的频繁，科技档案的积累速度快速增长，这个时限是越来越短暂了，因此，科技档案管理的一个重要任务就是要加大对科技档案的开发利用力度，催化科技成果向现实生产力快速转化，实现最大限度地利用其价值为经济建设服务。在国家教育十二五规划的大背景下，全国高校必然会掀起一股科研热潮。
如何在这股浪潮中激流勇进而不是被浪潮吞没?这就需要科技档案管理者具备高超的技能、专业的知识以及超前的意识，不断学习科技档案管理专业知识，更多地涉猎相关学科的一般常识，这样才能管理好科技档案打下良好的基础。此外，民办高校的档案管理者在科技档案利用过程中，还要注意知识产权保护。健全科技档案分类管理制度是有效保护的依据⑤。只有依据相关法律法规，结合本单位的工作特点与知识产权的分类，制定出具体可行的保护制度，知识产权保护才能最终落到实处。这些制度必须规定本单位具体的每项知识产权权属如何确定，知识产权的保护范围、保护时限，采取何种保护方法，确定转让利用的条件等;同时，为了加强保护工作的系统性，这些制度还必须与科研、人事、及利用部门的管理制度相联结，使知识产权保护得到全方位的支持。保护知识产权还必须做好对科技档案的密级确定工作。档案管理者要多多听取档案形成者的意见，并结合档案管理专业知识科学定级，严防科技秘密在档案管理和利用的过程中泄密。事实证明，在过去很长的时间内，我国的档案管理部门或档案管理者不注重对档案价值的鉴定，对档案密级确定不准确，造成了很多核心技术或生产工艺泄密的事件，给单位和国家造成了无法挽回的损失。所以，作为主要科研基地的高校，档案管理者一定要高度重视对秘密档案的保护。如果民办高校档案机构本身不具备鉴定能力或保密条件的，可以与档案形成者合作进行鉴定和档案保密工作。总之，随着国家教育改革与发展十二五规划的逐步推进，高校科研工作必将再上一个新台阶。高校科研工作的发展对于档案管理部门提出了新的要求，作为民办高校档案管理人员，应深感责任重大，提前做好各项准备工作，以最专业的管理、最周到的服务为社会公众利用科技档案，使科技档案发挥出自身最大价值。
本文作者：熊建文户丽萍工作单位：宿迁学院
档案管理知识点篇6
0.引言
知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济，它不同于传统的资源经济或农业经济、工业经济，而是一种全新的、基于最新科技和人类知识精华的经济形态。档案事业作为人类的记忆工程，拥有丰富的信息资源，既是传统的知识产业，也是知识经济的一个重要支柱，既是推动知识经济发展的重要动力，又是受到知识经济影响比较直接的领域之一。在知识经济时代，档案事业将面临严峻的挑战和极其难得的发展机遇，同时新的时代必将给档案管理带来许多新的观念和新的课题。
1.知识经济时代档案管理工作面临的挑战
1.1对传统档案管理工作观念的挑战
传统的档案管理“重藏轻用”。知识经济时代对知识的评价标准是知识向经济的变度，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展知识经济服务。
1.2对传统档案管理手段和方式的挑战
当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为知识经济发展服务和供社会共享。因此，变革档案管理手段，加速档案管理现代化进程是档案工作在知识经济时代所面临的重大课题。
1.3对档案工作者自身素质提出的挑战
知识经济的社会里，劳动密集型的社会结构将被知识密集型的社会结构所取代。要想在知识经济时代有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技能，否则将被这个时代所淘汰。因此运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。
2.面对知识经济时代档案管理应采取的对策
2.1要建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法
首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。
其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。
2.2要大力推进档案管理的信息化和数字化进程
（1）建立“需求―开发―利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。
（2）以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。
（3）有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。
2.3要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系
继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。
档案管理知识点篇7
[关键词]知识管理；企业；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.04.132
[中图分类号]G275；F272.9[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2016）04-0-01
1知识管理的内容
企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力；②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击；③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。企业可以把知识管理作为一种经营管理形式，来加强企业自身的创新能力和造血能力。
2知识管理对企业档案管理的新要求
2.1知识管理要求企业进一步改进档案管理工作
对于大多数企业和管理者来说，企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程，来提高消费者的消费体验，以显示企业管理的科学化和红专业化。企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击，为企业提供了一种新的发展方向和发展思路，能让企业更好地整合现有资源，提高企业内部管理和外部管理的质量和水平，进而提升整个企业的知识管理工作水平。关于企业开展知识管理工作的步骤，主要有以下几点：首先，要突破以往知识管理思想的束缚，要摒弃以往对企业知识管理的认知，用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动，更加关注企业发展文件的系统性，重视文件的连续性；其次，要建立一个更加信息化的企业知识管理平台，利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。因此，要加快企业档案一体化工作进程，提高企业档案的信息化水平，把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合，运用现代科技水平进行信息化的全程管理，提高企业知识的信息化程度和可利用率。
2.2知识管理要求企业完善档案管理的职能
知识管理对企业运营的影响是多方面的，不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响，甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。如果对知识管理改变企业这一现象进行研究，就会发现在知识管理的要求下，企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变，因此，档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。在具体的实践中，可以通过以下几个方面进行改造：第一，企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求，为知识管理服务，传统的企业档案管理是实体保存，这样的保存方式不利于人工查看，当然也影响了企业档案的利用效率，而在知识管理的要求当中，企业档案占据了非常重要的地位，因此，加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一；第二，档案管理人员要完成角色转变，从以往的实体保管转向现代化管理，即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员，新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息，必要时候甚至可以提供知识和决策。此外，档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养，个人意志要符合企业的发展理念，不断参与到企业的发展和建设工作当中，发挥出知识管理应有的作用。为此档案管理员必须掌握现代管理知识，熟悉企业档案内容和使用方法，掌握举一反三的能力，不断提升自己的专业素质，从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者，为企业的发展提供智力和决策支持。
2.3知识管理要求企业发展新的档案管理技术
当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析，笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术；其次，企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。
知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力，是支撑企业发展的核心。企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录，只有受到企业管理者的关注和重视，才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。
主要参考文献
档案管理知识点篇8
关键词电子档案袋知识管理论工具论
教师知识管理是指教师运用知识管理的理念对教师知识（包括显性知识与隐性知识）进行获取、储存、学习、共享、创新的管理，以达到教师专业发展的目的。随着网络信息技术的高速发展，各式各样的教师知识管理软件、系统、平台得以广泛应用，教师电子档案袋也是它们中的一员。教师电子档案袋在设计之初被赋予的促进教师知识管理、构建学习共同体用以达到教师专业发展的意义被人们单一地使用其评价功能所掩盖，教师电子档案袋的研究与运用也因此陷入困境。本文旨在从知识管理论的角度实现教师电子档案袋从工具论意义向发展论意义的转变，使教师电子档案袋在促进教师个人知识管理的同时，让知识的共享与创造也得以实现与优化，最终完成教师知识的“转识成慧”。
一、“评价”功能的过度开发：教师档案袋方法的困境
教师档案袋是用以反映教师的个人信息以及教学、科研、管理等相关信息。由于本文主要论述电子档案袋在教师知识管理中的运用，所以以下的档案袋都表示教师档案袋。
随着网络技术的发展，档案袋经历了由纸质档案袋到电子档案袋再到网络化电子档案袋的发展历程。这一发展使得档案袋的存在形式发生了巨大的改变，而且也为其内容的收集、表达注入了新的活力。但是无论档案袋的形式怎么改变，它被设计与运用的初衷是不会改变的：让教师通过运用档案袋实现知识的获取、储存、学习、共享与创新，从而促进教师专业发展。然而，人们并没有完全认识档案袋，在档案袋的运用中，人们更多地是关注和使用它的评价功能。当然，对教师进行合理且适当的评价在促进教师专业发展中是必不可少的。如若我们过多地关注、使用、发展其评价功能，以偏概全，则会使档案袋的发展走向极端并最终陷入困境。这也是现今电子档案袋所面临的问题，而要解决这一问题，则要求我们首先必须从根本上转变对档案袋的认识，并在正确的认识之上对档案袋的功能进行优化设计。
教师评价是指对教师工作现实的或潜在的价值作出判断的活动，它的目的是促进教师的专业发展与提高教学技能。20世纪80年代末，美国斯坦福大学教师评价项目组的J・巴顿（JamesBarton）和a・柯林斯（angeloCollins）第一次探索和尝试了在教师教育中使用档案袋以对教师进行评价的可能性。笔者在查阅电子档案袋的相关文献时，发现大约有三分之二的文献主要聚焦于电子档案袋的目的与评价研究。由于大批学者、专家对于电子档案袋评价功能的不断研究使得传统的教师评价中的许多不足之处得到了很好的弥补。但问题也随之而来，电子档案袋的存在为人们先验设定的评价目的服务，一种电子档案袋的设计是否合理，就要看它能否实现其目的。电子档案袋评价功能的凸显让其掩盖了它的本质，让学者、专家们的研究方向出现了偏差，表现出了一种单一性。
二、从“工具论”到“发展论”：电子档案袋运用的本真旨归
1.电子档案袋促进个人知识库的建立
知识的收集是教师知识管理的起点，当一名教师拥有了属于其自身的电子档案袋时，教师就可以有意识地将自身零散的、不连贯的显性知识与隐性知识通过不同的媒体形式（幻灯片、文本、视频）存储在电子档案袋当中。在知识收集的基础上，通过电子档案袋不同模块分类，可以将教师的个人信息、教学案例、教学课件等不同的知识信息分模块、分类型地进行信息收集和存储。这样，不仅可以方便教师在进行知识管理时信息的分类储存、查找和操作，同时也可以避免因为时间的推移和教师个人的遗忘而造成的知识管理混乱。个人知识库建立起来之后，由于知识的不断更新和丰富，教师对知识库的维护与管理也不能停歇。教师可以运用电子档案袋的交流功能，与其他教师协作学习、共享知识，从而更新自身知识库的知识类型。教师也可以通过电子档案袋的评价功能，让教师对自身进行反思性的学习，实现知识库错误知识的删改与相关知识的增添。教师个人知识库的建立，为构建教师学习共同体，实现知识的共享与创造打下了基础。
2.电子档案袋实现教师自我对话
对于知识信息的收集仅仅是教师知识管理的第一步，但是却有很多人将它当成了管理的全部。柏拉图告诉我们：“当我们非常狭隘地集中于回顾信息时，我们不过是创造了‘模仿者’和‘追随者’。”怀特海也提出：“一个只了解信息的人是地球上最没用的人。”美国心理学家波斯纳提出：成长=经验+反思的著名公式。教师要不断地对“我”与他人对于“我”的评价进行批判性的反思，将自身通过教学实践得来的隐性知识深刻地概括并表达出来。教师可以在电子档案袋中撰写关于教学的反思性札记和生活史叙述，及时地记录下对自身教学行为的反思；电子档案袋支持教师上传实际的课堂教学视频，教师可以通过重温其过程来反思当时的教学行为。教师只有在实现了“我―我”的对话时，才能不断地对自身提出挑战性的问题：“也许当时我这样做，学生们能更好地理解……这个问题我用另一种方式提出，也许学生能思考得更加深入……”这样的教学过程才不会趋于平庸。
3.电子档案袋促进学习共同体的建构，为知识的共享提供平台
知识并不是静态的信息的堆积，它的生命力在于流动，知识只有在相互的交流之中才能实现自身价值的最大化。知识共享是知识管理的核心，也是衡量管理是否成功并取得效果的标准。教师要主动地与同事分享教学经验与专业知识，学习他人的隐性知识，在交流对话中碰撞出智慧的火花。而在现实教学当中，教师与教师之间也在有意无意地进行着知识的分享。虽然，这种依靠外界制度强制的和教师之间无意识的分享对于教师知识管理与教师的专业发展有着影响，但是影响的力度与范围是有限的，并且教师交流分享得到的知识经验也不可能有着深刻的意义而只能是流于表面的经验。因此，构建一个学习共同体则成为推动教师个人知识管理、专业发展必不可少的一个部分。以知识管理论为核心的电子档案袋的设计与运用则正符合教师学习共同体的建构意义。电子档案袋以知识管理论为核心，不仅能为教师知识的共享提供技术上的支持，而且从根本上它是立足于促进教师知识管理与专业发展，教师可以通过分享与对话丰富自身的知识系统，表达自己的观点与看法，与共同体中的成员进行动态的交互。在学习共同体中与他人进行交流、共享、辩论，最后达成共识，实现知识向智慧的转化。当教师在运用电子档案袋去完成“转化”时，要明白其实掌握知识本身并不太重要，重要的是教师要保持自己的个性和对智慧的好奇心以及学习的能力。
三、“发展”意蕴下教师电子档案袋的功能设计与应用
电子档案袋有着不同的类型，我国一般将其分为展示型、描述型和评估型。展示型的档案袋主要收集最优秀或者最满意的作品；描述型档案袋收集能够真实反映学习过程的作品；而评估型档案袋用于评估学习与发展的实际水平，其包含的内容比较标准化。教师电子档案袋主要是作为教师个人信息的纪录，自我反思、交流学习、知识共享的平台。因此，电子档案袋必须要为教师提供知识聚合、知识共享与知识交互三种功能。并且，在设计电子档案袋时，我们一定要把握好其作为知识管理的意义，注重管理的过程性原则。
由此，笔者设计出的教师知识管理电子档案袋，功能结构如下表所示。
教师电子档案袋功能模块表
电子档案袋在教师交流之间的及时性上也许不及QQ，mSn等及时聊天工具。但是电子档案袋所秉持的开放、共享、协同共创的理念更加有利于鼓励教师之间的合作交流，促进学习共同体的建构。使用电子档案袋，教师可以通过个人知识库模块，建构属于自己的富有个性化的个人知识库，教师可以将自己对于教学理论的理解、教学的实践视频、教学的内容等写入知识库中。由于可使用的作品格式丰富，所以教师不用担心知识的表达问题。电子档案袋拥有反思与评价功能模块，教师可以在权限上不加控制，尽可能地让其他教师进入到自己的知识库中，达到一种真正平等的互动交流状态，并在这个状态之下畅所欲言，发表自己的观点，吸取别人的经验并进行反思学习。协同共创模块是电子档案袋的核心功能模块，在电子档案袋的开放、协作基础上，教师个体可以提出有关教育教学的相关主题，并发表自己的看法，而其他教师如果对其产生兴趣、共鸣，则可以加入主题的探讨，实现思想上的碰撞。同时在这一模块中，教师还可以围绕共同的教学任务进行集体备课并建设相关课程资源库，这样不仅能极大地提高教案的编写效率与质量，也能减轻教师的工作量。
电子档案袋中的每一个功能模块都是相对独立的，教师可以根据自身的需求灵活地选择使用不同的功能模块。同时我们也要注重模块之间的交互性，如在评价中进行反思，反思后才能再作出适当的评价，而评价与反思都是建立在知识库的基础上的，个人知识库的建立又会受到教师生活的社会文化环境、个人受教育情况、个人教学风格等因素的影响。
教师在运用电子档案袋进行知识管理时，就好比在制作一件精美的陶器。知识管理就是一个圆心、一个旋转中的静态支点，而我们运用档案袋的不同模块功能围绕着这个支点转动。我们要想保持转动的平衡，使其不转向某个极端，就必须要依据个人情况，把握好支点，恰如其分地运用电子档案袋功能。在平衡的转动中，教师真正地进行相互间的交流，完成知识的共享与创造，实现“转识成慧”。
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档案管理知识点篇9
关键词：高职院校；人事档案管理；因素；探析
人事档案作为一项社会财富和信息资源，是社会实现长期稳定和高效管理的主要手段和途径，高职院校作为社会组织的一部分，更是需要加强档案管理，它是高校一项基础性工作，是实现有序、规范、有效管理的重要组成部分。随着人事档案价值的不断提升和社会信息化程度的提高，高职院校对人事档案管理的要求更高了，但是由于种种原因，当前高职院校的人事档案管理效率不尽人意。高职院校人事档案管理工作如何适应时展和院学校改革的需要，如何更新观念，与时俱进，抓住机遇、开拓创新，破解不利因素，更好地服务于学校的建设和发展。本文就影响高职院校人事档案管理工作的主观因素和客观因素进行一些探析。
一、主观因素，主要表现为意识因素，它是影响人事档案管理效率的主要原因
第一，领导重视不够。档案管理虽是高职院校的一项基础性工作，但也是一项重要工作，由于受传统观念、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响，一些高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，存在重建设、轻档案的思想。出现在考虑档案管理人员的配备上，对管理人员的数量、知识结构，经费投入、基本设施条件等重视不够。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。
第二，档案管理人员自身职业意识不强，它包括业务意识、责任意识、服务意识、创新意识等。当前，有部分高职院校发展规模较快，档案建立与管理的难度加大，部分档案管理人员对档案工作的重要性认识不到位，以致很多高职院校人事档案管理效率不高。
1、业务意识。现在高职院校的发展规模已相当壮大，教师的数量在猛增，相应的档案信息量也在快速增加，若果再依靠传统的手工模式来管理人事档案，那难以适应和满足高职院校事业快速发展的需要。因此，必须转变人事档案工作传统管理的思想观念，更新学习观念，全面提升和培养自己的能力，不断学习新的技术，掌握更多的专业知识，改变传统的档案管理方法，运用现代化的技术手段对高校档案进行有效的管理，推进人事档案工作信息化管理，以适应人事档案信息化管理的需要，更好地做好服务工作。
2、责任意识。人事档案信息是一个相对动态的、变化的信息资源，能反映就考核，职称职务变动，培训进修情况，教学科研成果等信息都处于一个相对动态的过程中。增强人事档案管理人员的责任感，不仅是档案管理工作的要求，更是一项政治工作，因为该项工作具有严肃性、原则性、纪律性等特点。只有强烈的责任心，才能在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中避免或减少工作中的失误和差错，才能及时地、不厌其烦地去收集材料，认真鉴别材料的真伪，按照要求将材料及时分类、归档；只有强烈的责任心，才有可能避免因个人感情而擅自改动、涂改材料，保持档案的真实性和完整性。
3、服务意识
做好服务是人事档案工作的基本要求，也是有效实现人事档案管理工作的基本途径。人事档案管理工作是一个严密性较强的工作，特别信息化时代，因此，人事档案管理人员要顺应现代教育发展要求，改变传统的内向型的信息管理模式，树立主动为学校的整体发展服务的意识、满足广大教职工和社会各界的实际利用需要。要以“增强服务意识”作为工作的出发点和落脚点，树立“工作就是服务”的观念，提高服务质量，更好地做好各方面的人事档案服务工作。
4、创新意识
目前，部分档案管理人员由于缺少专业知识与信息技能，工作仍然停留在传统的手工收集、整理，没有充分运用现代信息技术来搜集、整理、运用档案，没有用档案是信息资源的新观念来管理档案，等等。由于社会或自身等原因，很多档案专业的人都不愿意从事人事档案工作，样因而缺少创新性，造成整个档案系统信息化工作难以迅速发展。
二、客观因素，是影响高职院校人事档案管理效率的关键原因
第一，知识结构因素
人事档案管理人员必须具有合理的知识结构和坚实的相关档案业务理论实践功底。人事档案管理工作是一项专业性和技术性很强的工作，必须重视工作人员的相关素质。为适应当前形势发展要求，人事档案管理人员一定要钻研透自己本专业的知识，努力学习档案相关的理论知识，并在实践中掌握各种技能和技巧，不断提高自己的业务能力，例如《档案法》、《科技档案管理学》、《图书情报学》、《目录学》、《电子文件管理》、《档案保护》，等等，同时对与档案工作相关的文化科学知识与技术（如统计学、文史知识、社会学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术等），也要有所熟悉和了解，这些内容都是构成档案管理体系的重要理论知识。所以，管理人员必须要不断丰富知识，优化知识结构，以适应新形势发展需求。
第二，人才因素
上面谈到人事档案管理人员知识结构不合理，同时存在整体结构不够专业与合理，高层次、比较专业的人员少，特别是随着社会走进信息时代，人事档案工作急需的档案学专业、计算机专业毕业的人才不足，能熟练掌握计算机和熟悉档案管理系列工作，并对档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏。尤其是档案工作者出现知识老化、年龄上的老化，出现“大姐型”、“大妈型”的，难以适应档案管理信息化的要求，影响了人事档案管理的效率。
第三，方法手段因素
社会的进步就需要不断地改革和创新。当今的时代是信息高速发展的时代，特别是干部档案数字化是创新干部档案工作手段的重要途径，也是目前干部档案工作的一项重点任务。要做好该项工作，必须注重运用信息网络技术，提高人事档案管理工作；必须加大干部档案工作信息化建设的力度，建好用好干部档案管理系统和干部信息管理系统，建设电子档案，提高干部档案工作质量和效率；必须学习借鉴信息网络、人力资源管理、统计调查、心理分析等新知识新手段，形成科学的工作方式，不断探索解决问题的新途径、新办法。
总之，人事档案管理工作是高校工作的一项基础性工作，也是重要组成部分，在信息现代化的新形势下，如何实现有序、规范、高效管理，对影响档案管理效率的因素必须有所掌握和解决，。
参考文献：
[1]吴青霞.强化地方高校人事档案意识的有效策略[J].中国科技信息，2010（23）
[2]胡立磊.加强高职院校人事档案管理之我见[J].管理，2012，（07）
[3]李春雨，王伟杰.新时期下档案管理人员的素质建设[J].大众商务，2010，（6）
档案管理知识点篇10
关键词：档案管理；国有企业；企业档案；知识管理；管理模式
前言：国有企业是保障国民经济发展的基础，更是我国小康社会建设的主要力量，保障国有企业持续稳定发展至关重要。档案管理工作是国有企业经营管理中的重点内容，某种程度上来说甚至影响着企业的长治久安，强化国有企业档案管理势在必行。随着经济的快速，国有企业规模不断扩张，信息资源和档案材料越来越多，且信息量越来越大，这给档案管理工作带来了挑战，传统档案管理模式已不能适应时代需要。基于知识管理背景下的档案管理模式，将知识管理理念和方法融入了企业档案管理工作中，有效提高了企业档案管理质量，使档案价值得到了实现，为国有企业生产、经营、管理提供了参考和依据。
一、档案管理的职能
企业档案是企业经营活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，我国古代就已经有了档案管理的习惯，早在商周时期就已存在官方档案管理机构。档案除了本身使用价值外，更能够为企业管理提供科学依据[1]。另一方面，企业档案更是国有企业发展历史的真赁实据，有一定法律效用，具有自然性与客观性，是令人信服的历史证据，这对于揭示国有企业内部犯罪起着非常重要的作用。同时档案作为历史记录，也为国有企业生产研究工作提供了参考。国有企业在经济发展中起着重要作用，是公有经济的核心力量，我国经济持续发展离不开国有企业。通过前文分析不难看出档案管理对国有企业的必要性，国有企业想要持续稳定的发展下去，必须提高对档案管理工作的重视，毫无疑问企业档案管理在企业管理中占据着重要位置[2]。企业档案中包含了企业经营活动中形成的资料、文件、照片、录像、光盘等各种载体的档案，这些企业档案对国有企业经营、管理有着深远影响，是分析国有企业经营现状的重要资料，这些档案中记录了国有企业发展、经营业绩与发展状况，这些档案是国有企业的宝贵财富[3]。然而，随着我国经济的快速发展，经济转型已逐步完成，客观上推动了国有企业的深化与改革，这对国有企业的档案管理工作提出了新的要求。
二、基于知识管理的档案管理模式
知识管理是指运用管理手段对组织中的资讯与知识进行分享、评价、整合、记录、传递、更新、应用、创新，以实现知识价值，提升企业核心竞争力。二十一世纪新时代背景下，企业发展越来越依赖企业自身所拥有的知识质量，企业所拥有的知识能够为企业在市场竞争中创造优势，增强企业竞争实力。档案管理与知识管理存在着许多共性，二者之间密切联系[4]。档案管理对象是文件、档案、资料。知识管理的对象是知识，而档案作为一种显性知识，是企业知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在一定程度上的重叠。另一方面，除管理对象存在重叠外，二者管理目的也有着异曲同工之妙，档案管理目的是：保护档案安全，避免档案流失或损坏，升华档案使用价值，发挥档案职能。知识管理目的同样是保护知识，实现企业知识的价值，提升企业技术含量，提升企业市场核心竞争力。不难看出，档案管理和知识管理目的都是为了满足用户对知识和档案的使用需求，只是二者管理范围有所不同。管理形式上档案管理和知识管理也极为相似，都是对管理对象的搜集、加工、利用。但二者管理手段上却存在一定差异，传统档案管理依然停留在手动管理阶段，知识管理已全面融入了计算机技术和信息技术，基本实现了知识管理智能化、网络化，管理效率和管理质量大大被提高，使知识管理职能得到了强化。新时代背景下，传统档案管理模式也无法适应现代档案管理需求，档案管理和知识管理的有机融合给企业档案管理工作带来了新的转机，使得企业档案管理不论在管理理念上，还是管理形式上，或是管理手段上都发着了变化。基于知识管理的档案管理模式中，虽管理对象依然是文件、档案、资料。但在管理理念上却从被动管理转变为了主动管理，档案管理过程中更加注重档案知识功能的发挥。管理手段也将加强对计算机技术的应用。管理形式上也将转变为信息化档案管理。基于知识管理的企业档案管理模式是知识管理和档案管理的结合，不仅有效将二者优点融合了起来，更摆脱了传统档案管理工作中的不足。这对于企业档案价值的提升有着很大帮助，更推动了企业档案管理工作发展。
三、基于知识管理背景下国有企业档案管理模式的构建
基于知识管理的档案管理模式是将二者的管理理论、方法、理念进行融合，并运用到档案管理工作中，实现国有企业档案管理工作的创新和改革。想要实现这种全新企业档案管理模式的构建，首先国有企业应转变档案管理观念，摒弃传统档案管理的老思路、老模式，积极运用知识管理理论，提高对企业档案管理工作的重视，正确认识档案管理对国有企业经营发展的重要意义，完善档案管理制度，保障国有企业档案管理工作有效落实，提高企业档案管理有效性，充分利用制度的硬性约束，来规范国有企业档案管理工作，增强档案管理人员责任心，避免档案管理工作出现混乱或遗漏。另一方面，应加强对档案管理人员的培训，通过学习、交流等多种学习方式，提高管理人员综合素质，强化其专业技能和理论知识。另外，应加大投资力度，引进先进设备，提高企业档案管理信息化水平，为档案管理工作创造有利条件，实现档案管理信息化，通过信息技术提高档案利用价值和利用率，摆脱"重保管轻利用"的企业档案管理现状，真正发挥档案管理职能，促进国有企业发展，为国有企业发展奠定基础。基于知识管理背景下的企业档案管理，是一种全新管理模式，是国有企业档案管理工作改革创新的主要途径，知识管理融入国有企业档案管理中势在必行。
结论：国有企业在我国经济发展中的重要性不言而喻，我国经济主体依然是国有企业，国有企业稳定发展是经济快速增长的前提条件。档期管理在国有企业经营发展中有着重要意义，这些档案能够对国有企业发展起到指导性作用，基于知识管理背景下的档案管理模式将大大提高国有企业档案管理质量和效果。
参考文献：
[1]徐利玉.浅谈当前我企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].湖北电视广播学院，2012，13（11）：119-124.
[2]李力旺.浅谈我国国有企业案管理工作的对医院经营发展的重要性[J].浙江技术学院，2011，11（14）：132-136.