单位档案管理基本情况篇1
关键词基本建设工程档案管理问题策略探讨
基本建设工程档案简单来说就是基本建设工程项目从决策阶段到竣工验收阶段所形成的全部资料，真实记录了基本建设工程项目筹建的全过程。对这些资料档案进行管理并有效利用，有利于保障基本建设工程建设的质量，并为竣工验收以及后期的使用维修等提供重要的依据。但是，在实际的工作中，相关单位只是重视工程建设的情况，而忽视了对基本建设工程档案的管理，从而产生了很多不必要的损失。鉴于此，加强对基本建设工程档案管理问题的研究势在必行。
一、基本建设工程档案管理存在的主要问题
目前我国整体的基本建设工程档案管理状况不容乐观，在实际的管理工作中存在很多问题，主要可以总结为以下几个方面：
第一，基本建设工程项目建设单位以及其他的参建单位对工程档案管理的重视不足，还没有充分认识到档案管理的重要意义。另外，基本建设工程项目建设的前期阶段会涉及多种比较分散的资料，对工程后期建设有重要作用，但是相关单位对这一阶段资料的收集和整理严重不足，存在资料不齐全、不完整的情况，有可能造成不必要的经济损失。
第二，虽然有些单位开始重视档案管理制度的建设，但是仍然存在很多不足，各项制度更新的速度较慢，难以很好地适用现实档案管理的情况。另外，很多管理人员并没有严格按照制度进行管理，执行力度较差，当然也就难以实现预期的目标。
第三，在监理工作中，监理单位往往会忽视监理过程中产生的多种资料，难以通过监理工作资料来查看工程建设的情况和质量。
第四，隐蔽工程、施工图纸修改等材料存在不健全的问题，不仅影响工程建设的进度，而且容易产生各种经济纠纷，不利于各单位合法利益的保护。[1]
二、解决基本建设工程档案管理问题的措施建议
（一）提高对基本建设工程档案管理的重视程度，做好基本建设工程前期档案的收集工作
意识是行动的前提条件。要想做好基本建设工程档案管理工作就需要所有的参建单位都提高对档案管理的重视程度，认识到档案管理的重要性，从而树立基本建设工程档案管理的意识，并在工程管理当中贯彻执行档案管理的要求，提高档案管理的质量。另外，重点做好基本建设工程前期档案的管理工作。基本建设工程前期主要是指项目提出、市场考察、可行性研究、各种文件的审批阶段，这些阶段涉及的资料比较多，并且比较分散，资料档案收集的难度较大，再加上各种档案管理机制不够健全，缺少专门的档案管理部门和管理人员，容易导致前期的资料容易出现不健全的情况，对工程后期的建设造成不利影响。针对这些问题，建设单位一定要充分发挥自己在档案管理中的组织、领导以及协调作用，在工程立项的同时就请专门的档案管理人员开展档案管理工作，对档案管理人员的具体责任进行明确，建立权责利相统一的档案管理机制，做好前期档案资料的收集和管理工作。[2]
（二）建立健全基本建设工程档案管理的规章制度
基本建设工程档案管理工作之所以出现各种各样的问题，一个重要的因素就是档案管理的规章制度不够健全，或者是执行各项制度的力度不够。因此，建设单位一定要建立健全档案管理的规章制度，并严格要求档案管理人员按照规章制度进行档案管理工作。首先，为了保障基本建设工程档案管理的各项工作都有序进行，在基本建设工程立项之前就要根据国家出台的相关规定以及工程档案管理的实际情况制定一套完善而有效的档案管理制度，主要包括档案收集的制度、材料修改制度等，并注意制定管理的细则，保证基本建设工程档案管理的各项工作都有章可循、有法可依，提高档案管理的标准化水平。其次，为了提高基本建设工程档案管理的质量和水平，各相关单位一定要努力提高档案管理人员的综合素质，定期组织档案管理人员学习档案管理的专业知识，并提高档案管理人员的责任意识。最后，为了进一步提高档案管理人员工作的积极性和主动性，还需要实行有效的激励奖惩机制，将工作人员档案管理的质量和薪酬福利待遇相挂钩。另外，为了提高各工作人员对档案管理的重视程度，切实提高档案管理工作在整个工程项目管理中的地位，检查时需要对档案资料管理工作的进度进行检查，以便及时发现档案管理工作中出现的问题。
（三）做好监理材料的收集工作
监理单位在进行监理工作的过程中会形成多种资料，但是其在工作中往往只重视项目文件，而忽略本单位自身所产生的材料。监理单位本身所形成的材料是基本建设工程档案的重要组成部分，可以明确工程建设的质量。因此，监理单位一定要加强对监理材料的收集、整理和归档工作，严格按照国家相关方面的规定做好各种资料的收集和管理工作。另外，为了促使监理单位做好材料档案的收集工作，建设单位在与监理单位签订合同时应该将资料收集和管理内容列入合同当中。
（四）对一些隐蔽工程和施工图修改的材料要做好收集工作
基本建设工程项目建设的过程中存在很多隐蔽工程，施工图修改以及设计变更的情况也非常常见。这些过程中会产生很多材料，但是在实际的工作中，有些单位不重视对这些资料的收集和整理，从而出现了资料不全和图物不相符合的情况，给工程竣工结算造成一定的不便，并且容易出现多种经济纠纷。基于此，各单位一定要加强管理，严格按照相关的规定对各种材料进行管理和审查，并进行图物核实处理，保障所有的档案材料可以真实全面地反映出工程建设的实际情况。另外，为了防止在施工的过程中对周围基础设施造成破坏，还需要注重基本建设工程项目与周围环境连接点的记录工作，如周围的水、电、暖、通信以及地下网线等基础设施。[3]
三、结语
做好基本建设工程档案管理工作具有十分重要的现实意义，有利于提高基本建设工程项目建设的质量，为国家经济的发展和人们的生活与生产提供良好的外在条件。因此，作为基本建设工程项目的法人主体，建设单位一定要提高对基本建设工程档案管理的重视程度，切实认识到加强基本建设工程档案管理的重要价值，严格要求各个参建单位认真履行自己的职责，将基本建设工程档案管理的各项工作纳入工程建设的管理工作当中。只有这样，才能做好档案管理工作，保障档案的完整性，以便在后期的使用阶段为业主提供高质量的服务。
（作者单位为山西省运城市康杰中学）
参考文献
[1]武兰.基本建设工程档案管理若干问题的探讨[J].内蒙古科技与经济，2012（15）：142.
单位档案管理基本情况篇2
随着水利行业安全生产标准化建设工作的持续开展，安全生产档案在安全生产工作中的重要性也日益凸显，逐渐引起了人们的重视。然而，水利工程管理单位的安全生产档案管理工作还未走向成熟和平衡，有些单位安全生产档案的管理很不规范，未按要求设置单独的档案库房或档案专柜，管理人员往往认为只要把档案材料收集起来，集中放进档案盒中保管，丢不了就可以了，没有进行规范的分类、整理和存放。这样以来，无论是在档案的利用、还是在档案的保管保护方面都存在着一定的问题，所以建立健全安全生产档案的收集、整理、归档、保管制度是很有必要的。
1水利工程管理单位安全生产档案的作用
1.安全生产档案是水利工程管理单位安全管理的基础
水利工程管理单位的安全生产档案详实记录了本单位安全生产制度建设、安全文化建设;人员的管理、培训;所辖水利工程的运行、监测、维修、安全养护等方面最基础、最原始的资料，是水利工程管理单位开展安全生产工作、落实安全生产主体责任的基础。
2安全生产档案是分析事故原因的原始资料
事故的发生虽然有突发性和特点，但大部分事故与当事人思想麻痹和工作疏忽有关。对每次事故发生时间和导致事故发生的原因做出详细的调查和完整的纪录，就有可能将他们和其他档案资料综合在一起，找出事故发生的共性原因，发现隐藏在事故背后一些规律性的东西。这样做可以抓住安全工作的关键点，着重做好事故多发时间和多发部位的防范工作，使安全生产工作更有针对性，起到事半功倍的效果。
3.安全生产档案是职能部门安全监管监察的重要手段
安全生产档案，便于检查人员查阅安全生产资料，有重点地勘察水利工程现场，有效地了解和掌握水利工程管理单位在自身管理过程中全员、全过程、全方位安全管理的状况，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导水利安全生产管理工作。
2水利工程管理单位安全生产档案的主要内容
水利工程管理单位安全生产档案的内容主要有以下几个方面
1.本单位安全生产组织机构、安全生产规章制度
安全生产组织机构成立和职责分工情况;本单位制定的安全生产规章制度(包括安全生产责任制度、安全生产管理制度、安全操作规程、危险源管理制度等)。
2.安全生产工作文件
包括国家和各级政府所颁发的有关安全生产的法律、法规和条例;上级下发关于安全生产工作的文件及本单位贯彻执行的文件;单位拟定的安全生产管理目标与工作计划、执行情况及年度总结;本单位第一责任人和直接责任人主持会议的记录;单位讨论重大问题的会议纪要;安全生产例会制度执行情况。
3.安全生产经费投入材料
安全生产措施费落实情况(安全隐患项目的整改、安全防护、消防器材购置等情况;劳动保护用品购置及使用情况;管理人员及从业人员安全生产培训等费用情况;安全生产经费的实施情况(包括经费计划安排、使用台账等材料)。
3.安全生产责任书、考核及奖惩材料
本单位与安全生产责任人签订的责任书;对安全生产责任人年度考核材料;对安全生产先进单位和个人表彰奖励;对违反安全生产责任人的处罚材料。
4.安全生产检查材料
本单位安全生产(包括现场安全设施设备、劳动保护用品发放、危险品管理、安全操作、安全保卫及防范、安全防火等)检查记录;本单位第一责任人和直接责任人检查安全生产工作记录;建立事故隐患台账，组织开展安全隐患排查治理、督促落实隐患整改、报送隐患排查治理情况;重大危险源登记建档、治理情况。
5.安全生产学习教育培训材料
组织安全生产学习、会议的情况(包括学习、会议的内容、参加人员、记录、照片等);本单位制定的安全教育培训计划，开展安全生产方面的宣传、教育及培训评估改进情况;在职职工参加安全生产知识的培训，及对特种作业人员、新参加工作人员上岗前培训、三级教育情况。
6.应急机构、预案及演练材料
应急组织机构和应急队伍建设情况;制定完善安全事故应急预案、加强演练情况(包括生产安全事故应急预案、防洪度汛预案及演练情况等)。
3加强水利工程管理单位安全生产档案管理工作的方法
1.加强对安全生产档案管理工作的领导
水利工程管理单位的各级领导，要把安全生产档案管理工作作为档案事业的重要组成部分和单位建设的重要内容来抓。要切实加强对安全生产档案管理工作的领导，把单位的安全生产档案管理纳入单位工作计划，与其他各项工作同步安排，同步部署。
2.规范安全生产档案管理工作，完善安全生产制度
制度建设是规范安全生产档案管理工作的根本保证。水利工程管理单位要结合水利实际，逐步建立、健全安全生产档案的收集、鉴别、归档及保管保护等制度，明确档案人员的职责，并将档案管理和工作人员岗位责任制落实情况纳入考核内容，做到职责明确，规范管理。安全生产档案管理，往往涉及到单位各个部门，需要各部门协调解决。因此各部门要齐抓共管，密切联合，建立起科学系统的档案管理网络。安全生产档案管理工作者还要深入到可能产生安全生产档案的各单位，了解和掌握实际情况，为收集整理工作打下坚实基础。
3.加强队伍建设，提高管理人员素质
档案管理工作水平的高低，人是决定因素。安全生产档案管理人员应熟悉档案专业理论知识，熟悉安全生产管理业务，忠于职守，遵守纪律，具有履行职责必需的文化知识和专业技能。要定期接受相应培训，不断学习档案管理的新知识和新技术，以适应档案管理科学化进程的需要。此外，档案管理工作连续性强，档案管理人员要较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。
4.实现安全生产档案的科学化、现代化管理
安全生产档案管理部门应根据本单位实际情况，对归档文件进行科学系统地分类、排列、编目和保管，采用先进技术和管理方法，推动文档一体化进程，实现档案管理现代化。
档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方法要不断改革。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。
为加强水利安全生产档案管理工作，充分发挥档案在安全生产工作中的作用，水利工程管理单位应根据国家档案法规和有关规定要求，建立、健全水利安全生产档案管理体系，履行档案工作中的责任和义务，确保水利安全生产档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
单位档案管理基本情况篇3
关键词：人事档案管理；人力资源管理；基本策略
人事档案是员工基本信息的承载方式，伴随人力资源管理工作的深入发展，人事档案管理逐渐被忽视，其管理工作在人力资源管理中的地位作用不再显得重要。在市场经济与信息化社会发展的今天，人事档案管理应该在顺应当今发展形势，一如既往地发挥出对人才的选用、培训等方面的作用，无论是何时都应注重人事管理工作，正视在管理工作中存在的问题，对其工作的实施开展进行广泛的探索。
一、人事档案概述
1.人才资源基本信息的提供。人事档案和身份证件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事i单位对员工了解熟悉的重要方式。人事档案记录了单位工作人员各项基本信息，通过对多项信息的浏览对员工有初步了解，根据基本信息，了解员工性格等信息因素，以便为员工安排符合条件的岗位，或者是在日后工作环境中提升素质。
2.对人力资源的优化配置。人事档案好像一面镜子，很好地展现了员工性格能力等因素，借助人事档案，管理人员能够及时获取掌握工作人员信息，才能为员工安排合适的岗位，以使人力资源得到良好的优化配置，调动员工积极性，充分发挥出知识能力优势，以获得最大化的经济效益。
3.为长远战略规划着想。唯有详细分析人事档案，管理者才能获得真实信息，才能对员工真实一面有所了解，才能从单位角度了解到人才需求，对发展动向全面掌握，为发展战略规划作出参考，为员工招聘、调配、培训等方面奠定坚实的基础。
二、人事档案管理中存在的问题
1.政府机关与事业单位
（1）管理内容片面化。人事档案不仅要记录员工性格等基本信息，记录员工的自然情况，还应记录员工在工作岗位的后天情况，相关单位对后者后天情况的记录有所缺乏，一些在人事档案中只是对员工姓名等基本情况作出记录，工作能力等方面并未完全体现出来，这样的档案是很难从全面在选人、用人上发挥出人事档案应有的作用。
（2）管理形式的落后性。现如今科技发展，电子计算机信息技术在各行业工作事务处理过程中发挥了重要作用，信息技术在人事档案管理有着广泛应用，实现了电子数据化管理，但是还有一些单位部门仍然在使用陈旧落后的方法手段，在收集与整理档案过程中出现问题，管理分散化，严重情况下也有丢失的现象，这对于机关事业单位来说工作效率大为降低。
（3）对档案管理不够重视。传统的档案管理只是注重表面的形式化，档案以纸质化的形式呈现，归档之后缺乏定期的更新，更有档案记录的内容与实际情况不符，造成这些现象的出现很大原因与管理者不够重视有关，档案管理流于形式，实际价值并未发挥出来。
2.中小企业。在中小企业人事档案管理中也存在与实际情况不符的问题，失真现象容易出现。特别是近些年来在科学技术大发展的背景环境下，应用信息技术可以伪造身份证、毕业证，信息技术的应用为造假现象提供了可能，失真现象屡见不鲜。主要原因主要有造假者并未坚持实事求是的原则，未能意识到造假行为是违法的。另外审查工作中也存在问题，管理者素质有限，对信息真假情况的辨别无从下手，无奈只能是对这些信息以被动的态度接受。这些问题的存在使企业在对工作人员的评估工作中并不客观，档案管理中的失误导致档案频繁的丢失，造成员工档案的缺失。在市场经济环境下，人员流动具有自由性，这使得终身雇佣制被打破，实现了人才资源的优化配置，对市场活力也是有力的激发。人员流动的自由性缩短了用工期限，管理者对人事档案的管理工作也就不是十分重视了。
三、人事档案创新管理的基本策略
1.提升对档案管理的重视程度。经过对上面的分析不难发现，不同单位部门在进行人事档案管理工作中存在问题现象很大程度上与管理者对其管理工作的重视程度不够有着很大的关系，这从根本上来说是意识形态方面的问题，为此管理者应将管理工作提升到战略层面上。企事业单位的管理阶层要认识到人事档案管理工作的重要性，将其管理工作作为员工管理的重要内容，在会议中强调人事档案管理工作的重要性，人事部门在管理工作中有必要记录员工绩效、奖惩与晋升的情况信息，综合分析判断这些情况，有选择性地进行员工培训，将工作能力提升上去。
2.对人事档案的真实性、时效性加以强化。对整理档案中通常采用的做法较为传统，大多数情况仍然沿用手写方式，这样的处理方式存在较长的间隔时间问题，在间隔时间里失真问题也就很容易出现了。针对这种情况，应使管理方式具有电子化的特点，使这种特点的管理方式融入到管理工作中，以将减少整理时间，并注重对档案信息的更新，不要遗漏绩效考核这些内容的记录工作，适当情况可合理拓展记录范围，对信息分类汇总与补充，切实保证信息能够及时更新。与此同时还要重视对档案信息的真实性鉴定，及时清查信息内容，将无效信息作出删除处理，以促使真实反映出员工实际情况。
3.管理手段方式的现代化创新。传统手工形式的档案管理手段对工作效率、时效性来说是极大的降低，技术手段的先进性是其管理工作真实性的有力保证，纸质化的管理不具有客观性，浪费了资源与空间，电子化的管理方式具有自动化，实现了管理工作的一体化，是绿色环保的管理方式。为此企事业单位在人事档案管理中应建立健全信息化建设，构建一体化管理平台，搭建人事管理系统，将档案信息存储于系统之中，在系统平台上进行记录、整理、归总工作，实现管理工作的电子化与资源共享，促进管理的方便快捷性。
四、结语
综上所述，本文从三个方面对人事档案管理的基本策略展开了论述。在人力资源管理工作中对人事档案的管理是重要的内容，人事档案的管理对于发挥员工的能力具有重要作用，为此在企事业单位中管理者更要重视人事档案管理工作，特别是在竞争激烈的市场经济环境下，更应该发挥人力资源管理部门的管理服务职能，转变管理观念，注重管理工作的现代化创新。
参考文献：
[1]王博.高校人事档案管理工作的实践意义与创新策略初探[J].现代交际，2015，10：113+112.
单位档案管理基本情况篇4
（一）人事档案管理体制混乱。
人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。
（二）人事档案法规不健全。
由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。
（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。
把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。
（四）人事档案管理手段落后。
目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。
二、干部人事档案管理工作的完善措施
（一）理顺人事档案管理体制。
现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。
（二）健全人事档案规章制度。
要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。
（三）丰富人事档案材料内容。
要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。
（四）加快人事档案信息化建设。
单位档案管理基本情况篇5
关键词：干部；人事档案；利用
伴随着社会的快速发展，对干部管理也提出了更多的要求，干部人事档案是干部信息的载体，也是干部管理的重要信息员，是新时期档案管理工作的重要依据，是知人善任、选贤举能的重要依据，各级党政机关，在工作当中必须重视和加强干部人事档案管理，利用干部人事档案管理的服务能力，为用人决策和岗位调整提供准确的依据，提高干部管理水平。
1干部人事档案及其作用
所谓干部人事档案，就是组织人事等有关部门根据党的干部政策，在干部的选拔、培养和任用等工作中，所得到的一种准确、丰富、详细的文件材料，其中对于干部的政治思想品德作风、工作实绩、业务能力、个人经历、工作表现等内容都进行了真实的记录，能够为干部全面考察和合理选拔提供非常准确的根据，在国家档案中起到不可替代的作用。干部人事档案在干部管理中具有重要作用，主要体现在以下几个方面：
1.1干部人事档案的历史作用
干部人事档案真实、客观的记载了干部的工作历程，包括什么时候参加工作，任职过何种工作岗位，担任何种干部领导职务，主管工作的范围情况，工作中的绩效和成绩等。通过干部人事档案，可以全面的了解一个干部的真实工作经历，以及个人的素质和思想政治面貌，而这些都是干部管理工作不可缺少的材料。
1.2干部人事档案是干部选拔任用的基础和依据
干部的选拔任用必须遵循知人善用的基本原则，干部人事档案能够为单位干部选拔提供更多的参考资料，其中记载的很多内容可以作为干部选拔任用的依据。单位对于干部人事信息必须根据干部任用情况，进行维护和更新，保证信息的真实性和可靠性。同时，为组织部门主动提供干部的认识情况，根据要求上报人事档案，为干部的选拔和任用创造更好的条件。同时，还能利用计算机软件，构建干部人事档案分析系统，建立干部档案信息库，更好的为干部的选拔任用服务。
1.3干部人事档案是单位日常管理的依据
通常情况下，干部人事档案可以为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据工资变动凭证、学历层次凭证、社会关系凭证、历次任职凭证、党团关系凭证、业务职称凭证等，为晋升职称、机关机构改革、晋升工资、解决老干部待遇等提供服务。
2新时期干部人事档案工作的建议
2.1完善干部人事档案管理工作
新时期改革是各级政府和单位的一项重要任务，在单位改革过程中，必须将干部人事档案管理与改革工作结合起来，使干部人事档案管理能够使用改革工作的需要。同时，在完善干部人事档案管理工作的过程中，要针对改革过程中出现的挑战，采取更加富有针对性的措施，积极开展实绩考核、公开选拔、引咎辞职等制度，并将这些措施的实施情况计入到档案当中，利用完善的干部人事档案，促进干部良好的公平竞争机制的形成。同时，要扩大干部人事档案的内容范围，将干部的日常工作绩效等，计入到档案当中，并将干部的廉洁奉公情况作为干部人事档案的重要内容，建立干部人事档案的更新制度，定期组织档案管理人员对干部人事档案进行更新，确保干部人事档案的真实、客观及时。
2.2建立健全干部档案管理制度
在当前干部人事制度改革的新形势下，有必要建立健全档案管理制度，完善当前的材料收集制度、保管保密制度、鉴别归档制度、档案查借阅制度、检查核对制度等。另外，针对人员流动、体制改革等各种状况，建立健全相应的制度。尤其是干部档案保密制度上，明确档案管理的责任人，以及干部档案借阅的基本程序，处了本级组织部门、本单位的领导、上级主管部门、公安部门、检查部门等具有一定权限和职权的单位之外，其他单位和个人在非特殊情况下不能查阅干部档案，避免干部档案当中敏感内容的泄露。同时，在鉴别归档制度上，要明确干部认识档案归档的范围、归档的基本流程、归档管理形式等；在检查核对制度上，明确核对的主管部门及其人员，核对的时间及核对结果的处理等。通过完善的干部档案管理制度，保证干部档案管理工作的顺利开展，提高干部认识档案管理水平。
2.3充实档案管理内容
必须以干部工作为中心，做好干部人事档案的管理工作，在对干部基本情况进行收集的基础上，首先，必须建立干部工作业绩档案，及时收入档案干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况。其次，必须建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人能力的资料。在此基础上，要建立干部认可档案，以党政干部群众认可、技术人员学术认可的基本原则，建立完善的党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案。使干部档案的内容更加完善，真正成为反应干部面貌的一面镜子，为组织部门对干部进行考核、选拔和任用，提供更好、更科学的依据。
2.4提高干部人事档案信息化管理水平
随着我国社会信息化水平的不断提高，信息化已经成为档案管理当中一种不可缺少的手段，在干部档案管理当中，单位必须重视信息化管理，建立干部档案信息化管理系统，及时将干部的任职信息等录入到管理信息系统当中，，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部人事档案数据化、信息化，在档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实现自动化和信息化。利用系统分析能力，对干部的素质能力进行全面的对比与分析，从中提炼出有既爱之的信息，为干部的任职管理及调整服务，为干部的日常管理提供服务。
总之，干部人事档案在干部管理当中具有重要作用，各级单位必须重视干部人事档案管理，构建起完善的干部人事档案管理制度体系，提高干部人事档案管理水平，为干部日常管理及选拔和任用提供科学的依据。
参考文献
[1]王萱玲.浅谈人事档案管理现状及对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2010，（10）：26.
[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].现代企业教育，2008，（6）：36.
单位档案管理基本情况篇6
1.1提升档案管理效能
目前，传统的人管档案已经难以适应时展大的新要求，需要引入信息技术推动档案管理工作日益规范化、现代化。积极运用信息技术，建立档案数据库及其链接，不仅能够使单位内部人员根据关键词或者代号快速找到所需档案，还能实现单位之间档案共享，及时快捷的实现单位间档案互调，从而提高档案工作效率。信息技术除快捷外，最重要的是能及时更新，这不仅可以促进工作人员及时警醒自身，还能使领导更清晰的掌握工作人员日常工作状态，极大推动档案管理工作及各项工作良性协调，提升档案管理效能。
1.2促进档案数据整合和优化
档案本身较为繁杂，尤其是人事档案涉及人的基本情况、家庭状况、学校表现、奖惩情况等，仅靠传统的人管档案很容易导致档案分类混叉甚至是丢失。惟有运用信息技术将档案输入计算机，而后进行融合与分析，实施规范化管理，分析原有的工作人员档案，及时输入其新的档案，并将二者进行对比，删去已淘汰档案、剔除重复档案、增加新的内容，总结档案管理规律，促使档案管理工作适应时展要求，提高工作效能。随着科技的发展，基本可以实现数据库的自动整合与更新，既节省劳动力又方便快捷，大大提高了档案管理工作效率，实现档案的及时整合与优化。
2着力推进事业单位档案管理信息化的对策建议
2.1着力加强档案管理的“硬件”建设
强化“硬件”建设，是着力推进事业单位档案管理信息化的保证。要继续加大对硬件设施的投入力度，如计算机、数据库、存储设备等，为建立信息化的档案管理提供物质基础。选择性能较好的硬盘等存储设备，确保档案资料能够有效存储。充分考虑到事业单位档案具有连续性的特征，坚决避免档案顺序颠倒，做好旧档案的整理工作，实现档案的合理归档，促进档案资料库不断完善，为推进档案信息化建设打下坚实的基础。着力创新档案管理方法，积极应用新技术，在确保纸质档案安全高效的前提下，扩大电子档案的应用范围，充分发挥电子档案的作用。
2.2加快推进文档一体化建设
建立一体化文档，是着力推进事业单位档案管理信息化的关键。针对当前事业单位存在文档分离的现象，要大力推行文档一体化，彻底杜绝工作重复的现象，切实把日常文化和档案统一起来，做好文件管理的事前控制，从源头上提高档案的质量，促进档案功能得到有效发挥。继续抓好信息源头的梳理的控制工作，彻底改变文档分离的难题，应用现代信息技术实现文档一体化。选择优质的文档一体化软件，确保在文件形成之初就有档案工作的介入，有效避免档案文件丢失所带来的损害。组织相关人员研究档案一体化管理，有效化解电子档案带来的新情况和新问题。
2.3切实提升档案管理人员的素质
单位档案管理基本情况篇7
比如在图纸档案的整理中，经常会遇到图纸未按标准要求折叠归档的情况，特别是归档的图纸大，装不进标准的档案盒里，有些单位会不顾档案的破坏和受损，把图纸按标准尺寸重新折叠装盒。虽说这样做符合档案整理的标准和要求，本无可厚非，但笔者认为这样做偏离了档案整理工作的初衷。如果把图纸比作“足”，档案盒比作“履”，在整理图纸档案的时候，不宜“削足适履”。
图纸档案通常有设计图、施工图、竣工图等，这些图纸一般由设计单位制出，交档案室归档时也已折叠好。按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》，图纸在归档前应按《机械制图复制图的折叠方法》折叠成标题栏外露的a4幅面手风琴式。而现实情况是，大部分设计单位出的图纸都没有按照标准式样来折叠，这就给图纸归档后的整理带来了很多麻烦。
归档图纸折叠不规范，大致有以下几种情况：一是基本按标准要求折叠，只是幅面比a4略大。二是基本按标准要求折叠，只是幅面比a4略小。三是幅面基本按标准要求折叠，但未折成手风琴式。四是完全未按标准要求折叠。针对这些折叠不规范的图纸整理，笔者认为不能“削足适履”，而要尽量从保护档案和方便利用档案的角度出发来整理档案。下面就几种具体情况阐述一下笔者的整理建议：
一、基本按标准要求折叠，只是幅面比a4略大的图纸。这类图纸的整理，有些单位是把图纸重新按a4幅面来折叠，笔者认为从各种角度考虑，都不可取。首先，重新折叠图纸会在图纸上产生新的折痕，众所周知，图纸折痕的地方极易掉色，时间长了，折痕地方的线条、文字都会模糊不清，而且容易烂掉，这不利于图纸的保护和长久保存；其次，重新折叠后，原来一套图纸厚度就增加了很多，而且不如原先整齐，甚至有些重新折叠后的一套图纸不能装入一个档案盒里，这样，又破坏了档案的相对完整性和成套性；最后，重新折叠也大大增加了档案人员的工作量，影响档案整理工作的进展。笔者建议遇到此类情况时不要去“削足（图纸）适履（档案盒）”，而要按图纸的实际尺寸来订制合适尺寸的档案盒来装图纸档案。
二、基本按标准要求折叠，只是幅面比a4略小的图纸。同样道理，遇到这种情况，不用再重新折叠，直接装入档案盒即可，这是对图纸最大的保护。
三、幅面基本按标准要求折叠，但未折成手风琴式的图纸。这种情况，笔者建议按图纸的折痕把图纸重新折成标题栏外露的手风琴式即可装入档案盒。
四、完全未按标准要求折叠的图纸。这种情况要按原图纸的折痕，使标题栏外露，按手风琴式折叠，再装入按折叠后图纸实际尺寸订制的档案盒里。
档案整理工作的原则是充分利用原有整理基础，其最终目的是便于保管和利用。档案整理工作的重点应放在分类和检索工具的编制，以便于档案的查找和利用，去除归档材料上不利于档案长久保管的金属物、塑料、微生物等，以便于档案的长久保管，而不应花费大量时间和精力在苛求档案本身的大小上，况且这种“过度”整理本身也是对档案的一种损害。
从造成这种问题的根源来讲，是设计单位未按国家的标准要求折叠图纸，由于设计单位自身的工作缺位给档案整理带来了不必要的麻烦，这正如文书处理或业务部门用了不符合档案归档要求的书写材料而造成的文件材料归档后需要重新复制等问题，都是档案部门为档案的规范和长久保管而采取的补救措施，这些都属档案归档前质量控制范畴，如果宣传到位，措施得当，这些问题是完全可以避免的。笔者呼吁档案部门要做好宣传，提前介入，明确归档材料的相关要求，对折叠不符合标准的尽量要求制图单位重新出图归档，按图纸实际尺寸订制档案盒也是不得已的补救措施，不宜过多使用；各部门、各单位也要按国家相关要求做好归档材料的前端控制，在项目开始时，产生材料的各部门都要严格按要求做好各自的本职工作，让归档材料更加标准和规范，不再让档案部门做二次补救工作，这才是对档案的最大保护。
（作者单位：平顶山市疾病预防控制中心来稿日期：2016-12-06）
3结论
单位档案管理基本情况篇8
一、工作有计划
今年初，为确保全县档案行政执法检查工作能够顺利开展，县档案局很早就把档案行政执法检查工作列入了全年工作计划，初步计划在全县党政机关、企事业单位和乡（镇）开展档案行政执法检查工作，目的就是以执法检查为手段，深入贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》，紧抓年度整理归档工作，推动全县档案工作“六项工程”继续实施。
二、工作有安排
为确保全县档案行政执法检查工作能够有序开展，*县档案局印发了《*县档案局关于开展20*年档案行政执法检查的通知》文件，进一步明确了执法检查的范围和方法，以及检查内容和时间安排。要求各单位要高度重视，分管领导要亲自抓，综合档案室档案员要切实履行职责，找准工作中存在的问题，并及时加以整改。同时各单位要严格按照《档案法》、《云南省档案条例》及档案管理的实际情况认真进行自查，并形成书面报告于8月底前送交县档案局。县档案局根据各单位的自查报告进行检查。
三、工作有落实
根据年初计划和具体的时间安排，县档案局会同县人大教科文卫委、政府法制办、县国家保密局、司法局组成2个执法检查组，于9月8日～9月10日进行了为期3天的执法检查。执法组采取抽查的方式进行检查，先后深入到县政协、交通局、农业局、水利局、审计局、体育局、总工会、质监局、统计局、发改委、扶贫办、社保局、就业局、广电局、电力公司和小街镇、双江镇等15个部门单位，围绕被检查单位贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》的情况，档案工作的领导、组织和人员、经费落实情况，开展年度立卷归档和落实各项规章制度的执行情况，以及档案工作星级管理和家庭建档工作的情况等六项检查内容，认真听取各单位的自查汇报，实地查看综合档案室和档案保管状况，以及立卷归档档案的归档范围、整理质量、保管期限的划定、编目完成情况。
通过检查，检查组发现上述部门和单位能够深入贯彻宣传执行档案法律法规，年度立卷归档工作基本能够正常开展，没有开展档案星级管理工作和家庭建档的部门和单位也在积极努力做准备。综合来看，各部门各单位的档案工作还存在以下一些共同问题：
1、有的单位还没有把档案工作列入本单位的发展规划和年度工作计划之中，没有制定本单位的档案工作发展规划和工作计划，缺乏相应的考核措施。
2、档案专兼职人员不稳定，档案工作时间和力量投入不足。
3、有的单位档案库房环境比较差，存在安全隐患，档案保管条件有待改善，档案保管工作必须进一步加强。
4、对开展档案星级管理工作和家庭建档的重要性认识不足，领导干部的档案工作意识有待加强。
单位档案管理基本情况篇9
一、档案是社会保险管理的基本手段
社会保险是国家立法强制实施的一项社会保障制度，是政府维护市场经济有序运作的行政手段，是劳动者因年老、疾病、生育、工伤、丧失劳动能力、失业暂时中断生活来源时，按规定及时提供的必要帮助。社会保险的功能和作用是促进改革深化、确保社会稳定、推动经济发展，这在客观上决定了社会保险基础管理工作必须加强和完善。而加强社保档案管理、发挥档案的作用，是一种不可或缺的重要手段。从目前的实践看，社会保险的基础管理工作包括以下几项内容：参保单位及其个人自然情况登记，如用人单位职工人数、工资总额、人均工资水平、单位缴费基数、个人缴费基数、离退休人员人数、离退休工资总额、工伤职工人数、工伤鉴定情况、育龄妇女人数、工资状况、应拨付的各项保险待遇金等等。这些基础管理工作都离不开社保档案。由于社保档案对受保人和用人单位的基本情况都做了详细记录，所以在进行管理时，可以利用现成的档案资料进行费用预测，为受保人提供咨询服务，例如查阅职工养老保险个人账户、接续社会保险关系等。当前社会保险制度处于进一步完善之中，社会保障体系正在向独立于企事业单位之外的目标迈进。由于受种种因素影响，社会保险秩序和行为需要进一步整顿和规范，根据实际需要出台法规文件和业务政策，社保档案可以为政策制定者提供重要的参考。例如，规范用人单位的社会保险行为需要提供其拒绝参保、拒绝缴费、拖欠社会保险费的具体情况，开展新的业务险种需要提供企业和职工自然情况，如工资总额、人数等等。再如，职工发生退休、失业、工伤等情况后，社会保险经办机构可以根据社保档案记载掌握单位及其个人缴费情况，以及职工缴费工龄长短、工资水平等，立即计算出应得的社会保险待遇数额。
二、档案是社会保险实施管理的基本依据
社会保险管理是一项复杂的工作，档案的原始性、真实性适应了社会保险实施管理的基本要求。社会保险管理包括社会保险关系的管理、运行过程中的业务基础管理、社会保险基金管理、社会统筹基金余缺调剂管理、待遇金的社会化发放管理和对退休、失业、工伤等人员的社会化管理等。这些管理的实施依据是保险档案。例如，要全面系统了解用人单位和个人缴纳社会保险费的情况，档案的记载就是一种依据，也是对执行政策后的备查凭证。由于保险档案记录了单位、个人的缴费情况。在职职工退休或失业，计算离退休人员的养老金、失业救济金时，更要依据档案的记载，社会保险档案是发放待遇的重要原始依据。特别是在职工因企业关、停中断缴费、解除劳动合同、职工中断社会保险关系，在接续缴费和接续社会保险关系时，都要查询过去缴费状况，这些都离不开社会保险档案。随着人们社会保险意识的增强，每个参保人都关心其将来的保险待遇水平，为保证其保险金的精确性，他们随时都有可能要求查询、掌握必要的信息，如建立个人养老保险账户后，会定期或不定期要求查询其个人账户记录情况，监督用人单位及时缴费。
三、档案是社会保险基金调整和发放的基本依据
单位档案管理基本情况篇10
一、执法检查工作基本情况
1．加强领导，认真准备。为了做好这次执法检查工作，档案局成立了“县档案局档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。
2．精心组织，科学安排。七月初县档案局发出孟档发12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。
3．自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：（1）自查阶段。各单位按照孟档发12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处；（2）抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是全县6个乡镇及部分县直机关和企事业。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》、《档案法实施办法》和新修订的《省档案条例》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。
二、贯彻实施《档案法》取得成效
通过这次执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在：
1．档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，全县大部分机关单位都能组织干部职工认真学习新修订的《省档案条例》学习、宣传和贯彻《档案法》、《档案法实施办法》，增强档案意识，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业（如林改档案、医保档案、婚姻档案等专业档案）、科技、声像、电子等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。
2．领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。
各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。
3．档案工作“六项工程”已初见成效。
随着我县档案工作“六项工程”的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县共有11家机关单位和1个乡镇档案工作达省级标准，（其中：四星级1家、三星级6家、一星级5家）使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。
三、在自查和抽样检查中，发现各单位在实际工作中普遍存在一些问题
1．档案工作基础较薄弱，制度化管理亟待加强。
个别单位领导重视不够，档案管理制度不健全，造成档案管理混乱，历年来的文件材料从未进行规范整理归档。
2．档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。
在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。
3．档案经费投入不足，在设施设备方面，大多数单位没能做到档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开，档案管理“八防”要求难以达到。
除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。
4．档案收集的种类不齐全，案卷质量有待提高。
除文书档案外，其他门类、载体的档案基本没有或还没建立。一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档；只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理；主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。有所属基层单位的或本身有业务档案的单位都未能做到集中统一管理，对撤并单位或体制转换单位的专门档案不能及时规范整理归档，长期下去，极有可能丢失，（造成基层档案室室藏内容单一、门类缺乏、信息含量少，给今后工作造成损失。
5．利用服务工作相对滞后。
检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务,使档案工作的效率得不到有效的重视和认可。
6．信息化建设滞后。
到目前为此全县只有十多家建立了档案管理应用系统进行档案管理，并且在使用办公自动化的单位，电子文件归档与管理也存在很多问题。
四、整改措施
1．继续加大《档案法》、《档案法实施办法》和《省档案条例》学习、宣传和贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》《档案法实施办法》和《省档案条例》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过会议、发放宣传单等方式来大张县鼓地宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《省档案条例》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。再次是强化监督职能，对档案管理工作中存在问题的单位，将限期整改。
2．加强档案员队伍建设，提高业务素质。
争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。
3．以“六项工程”建设为契机，大力推进档案室建设。坚持“依法治档、科持兴档、强化服务、发挥效益”的工作思路，紧紧抓住新的发展机遇，以点带面，逐个突破。对已转星升级的单位要采用年检认证等方法加以巩固，防止档案工作松懈。没转星升级的单位要努力争取，加强业务指导，创造条件上等级。争取通过几年的时间使机关档案工作上一个新台阶，使档案工作适应社会经济发展的要求。