档案管理工作总结和计划篇1
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“pDCa循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1.pDCa循环法则概述
pDCa循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的pDS（plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。pDCa循环法是按照plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过pDCa循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于pDCa循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个pDCa循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（wBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（wBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（Da/t22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（wBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
档案管理工作总结和计划篇2
[关键词]流动人口；计划生育；档案；管理
一、流动人口计划生育档案管理的重要性
流动人口是我国人口管理的重点部分，从目前的人口管理工作来看，流动人口计划生育档案，是流动人口计划生育过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录。由此可见，流动人口计划生育档案管理，其重要性非常突出。第一，流动人口计划生育档案管理，能够为日后的计划生育工作，提供必要的数据参考和信息指导。我国的人口数量位居世界首位，且呈现出了持续增长的趋势。随着老龄化的趋势不断突出，必须对流动人口计划生育档案管理进行努力，实现较多城市的人口稳定，避免造成用工荒或者是其他的情况。第二，随着流动人口计划生育档案管理力度的不断加强，能够在未来的工作中，及时了解到哪些地区的发展潜力较大，以此来投入较多的财力和物力，促进当地区域的经济发展和社会建设，完成我国的平衡发展，实现可持续进步。
二、当前流动人口计划生育档案工作的现状
（一）认识不到位
流动人口计划生育档案管理工作，是当前非常重要的工作，该工作将直接影响到国家的发展和社会的进步，对经济也会产生很大的影响。但是，以目前的工作来看，很多地区对流动人口计划生育档案管理的认识，并没有达到一个新的标准。经过大量的调查和研究，对该问题认识不到位，主要表现在以下几个方面：第一，在基层的实际工作当中，许多工作人员，甚至是领导干部，并没有从客观上认识到流动人口计划生育档案管理的重要性，各项工作未从客观实际出发，不仅给流动人口造成了很大的压力，同时也导致自身的工作没有按时完成，总是拖后腿。第二，部分单位并没有与其他单位共同合作，仅仅是在本单位上努力。他们单纯的认为，只要本单位职工不发生计划外生育就可以了，档案管理表现出了无所谓的态度。从主观的角度来说，加强流动人口计划生育档案管理，要求工作人员从大范围的角度出发，以本单位为基础，为国家的流动人口计划生育档案管理做出卓越的贡献，并且要逐步拓展管理范围和加强管理力度，这样才能在今后的工作中，获得较为理想的成绩。很明显，当下的工作还需进一步努力。第三，部分地区的计生档案管理人员，其工作思想比较松懈，总体上的工作表现出了敷衍了事的状态，导致加强流动人口计划生育档案管理的过程中，遇到了较多的阻碍，造成了工作上的恶性循环。
（二）人员不到位
加强流动人口计划生育档案管理的过程中，所有的工作都要落实到具体的工作人员身上，当人员不足或者是人员不到位的时候，总体的管理工作将会遇到很多的障碍。就目前的情况来看，流动人口计划生育档案管理当中，人员不到位的问题相对突出一些。结合多项工作的结果，以及目前的管理标准，人员不到位的问题，主要表现在以下几个方面：第一，很多地区的流动人口计划生育档案管理人员，其在工作过程中，并不是特别的固定，部分单位的工作人员，甚至是以兼职的状态来工作的，在职务、职称方面都不是很确定，总体上的人员变动比较大，未能够在规定时间内完成相应的工作，从而造成了很多的问题。第二，工作人员的素质并不理想，很多地区的流动人口计划生育档案管理人员，都是由40岁以上的人员所组成，不能很好的操作计算机系统和软件，实际工作效率和质量较低，与流动人口之间的矛盾较多。由此可见，在今后的工作中，必须进一步克服人员不到位的问题。由于流动人口计划生育档案管理的工作量较大、工作要求高，日后必须在工作人员的素质上努力，同时应大大加强工作的稳定性和长久性。
（三）管理不到位
由于对建立计生档案没有统一要求，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，有些单位的流动人口档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。比如档号不规范、没有目录号、组卷混乱、保管不统一等等。管理不到位，导致流动人口计划生育档案出现了很多的恶性循环，甚至对流动人口的生活和工作造成了极大的影响。未来，在管理上投入的手段和方案，必须表现出多元化的特点，单一手段永远都得不到想要的结果。值得注意的是，管理方法尽量不要应用强制性的手段，应从流动人口的特点出发，按照因势利导的原则，为流动人口计划生育档案管理，制定多种有效的措施，在客观上和主观上完成较高水准的档案管理工作。
三、加强流动人口计划生育档案管理的具体措施
（一）加强部门协作，实现资源共享
流动人口的服务与管理是一个复杂的社会问题，它涉及到教育、卫生、公安、民政、人口计生等等部门。从目前的流动人口计划生育档案管理来看，很多地区都表现出了严重的踢皮球现象，也就是日常说的“各个部门相互推脱问题”，流动人口面对档案管理上的问题，自己并不了解该如何解决，不断奔波于城乡的各个部门，却得不到较好的解决，引起了流动人口的愤怒和不平，直接导致很多计划生育档案管理无法完成。为此，在今后的工作中，应进一步加强部门之间的协作，实现资源共享。第一，积极加强部门之间的联系，尤其是档案管理人员的相互联系，实现信息互通，资源共享。由于现阶段的流动人口较多，因此应减少流动人口的往返路程，尽量在2-3个部门就完成相应的计划生育档案管理，实现高效管理，不要造成太大的负面影响。第二，应在实际的工作中，系统了解流动人口的难处和不方便。现阶段的多数流动人口都是为了进城务工，没有大量的时间跑部门。相关的工作部门，应针对不同类别的流动人口，给予不同的管理方式，制定简单易懂的流程，实现群体的管理，减少固有的矛盾和冲突。
（二）加强区域协作，促进信息互通
流动人口计划生育档案管理在目前的社会中引起了高度关注，区域之间的各种工作冲突，其直接的受害者就是流动人口。结合以往的工作经验和当下的工作标准，应在未来的管理工作中，进一步加强区域协作，促进信息互通，否则很难保证总体的工作协调发展。例如2009年在全国范围内启动的paDiS流动人口计生服务管理平台就是一个很好的方式，它及时进行流动人口育龄妇女个案及其服务管理信息的提交、查询、协查、反馈，提高了流动人口计划生育信息动态监测水平，促进了流出地、流入地之间的信息交流和沟通。除此之外，在今后的流动人口计划生育档案管理当中，还应该为流动人口设定一定的流动档案，通过网络管理，及时的调阅和更新，便于对流动人口的更好掌控。值得注意的是，在进行区域管理的过程中，应适当的与流动人口进行沟通，强硬措施有其必要性，也有一定的不稳定性，实际的各项条文落实，必须从实际出发。
（三）创新管理模式，实行规范化管理
随着时间的推移，很多地区的流动人口计划生育档案管理都有了很大的变化，依靠上述的两项工作，解决了较多管理难题。我国的人口管理，一直都是影响国家发展的重点方面。为了在今后的发展中可以得到更好的管理结果，应积极创新管理模式，实行规范化管理。第一，必须完善管理制度，将各个方面的数据和信息统计完善。包括流动人口的从事职业、婚姻情况、生育情况等等。第二，必须要进行分门别类的管理，将重点问题狠抓落实。由此可见，创新管理模式的重点在于，规范每一项管理措施，要将现实生活中具有代表的事件进行有效的处理，获得社会上绝大多数人的支持，解决固有的问题。
总结
本文对加强流动人口计划生育档案管理的重要性进行讨论。面对经济的增长和社会建设的加快，很多地区的流动人口计划生育档案管理都投入了较多的时间与精力，其管理措施也趋向于多元化发展，总体上取得的结果是比较积极的。未来的流动人口计划生育档案管理，还应该进一步从客观实际出发，一方面简化管理模式，减少管理上的冗杂操作；另一方面，应对一些具有特殊情况的流动人口，给予较多的帮助，实现管理工作的良性循环。
参考文献：
[1]魏晓英.浅谈流动人口计划生育档案的建立与利用[J].兰台世界，2014，S2：127.
档案管理工作总结和计划篇3
单位的档案工作是单位工作计划管理的一个重要组成部分，单位档案管理人员应该做到年初有档案管理计划，年终有档案管理总结，做到有计划有结果有反馈的循环工作机制。单位还应将对档案管理工作进行职责制定，并纳入到工作人员的考核中?怼w龅接锌己擞薪峁?有奖惩。只有单位将档案工作列入到单位的工作计划及各处室的计划管理中，才能依据计划抓落实，有一定的时间与工作积累后形成了工作习惯，档案工作才能够步入到一个正常的轨道开展运行。
档案管理的创新要从重视显示、面向未来，从实际出发，必须进过一定的调查和研究，掌握调查研究的基本方法，要真实、全面的留住历史记录、就必须深入实际的调查研究，全面的了解和实践的真实面貌。档案管理创新既要学习档案管理的专业知识、借鉴其他案例的成功经验和方式，当然也不能照搬照抄，要根据单位的实际情况进行改良和创新。同事还要学习相关专业、其他行业的知识，借鉴其他行业和专业创新的方法和成功经验。
档案管理是一项专业性的系统化工程，要保证大难管理机制的正常运转，必须强化单位的管理机制和领导的高度重视，在近几年的档案管理交流会中发现，只有单位的领导档案意识强、处室和工作人员的工作规范重视，从基本的文件归档。例如：年度计划和总结、会议纪要本、办公花名册等归档过程中尽然有序的做好归档工作。就有利于档案的工作开展。档案归档工作一年也就几次，但集中到归档再去整理就会发现需要资料已经忘记当时的情况或者模糊不清，因此在平时一定要做好档案的分类工作，平时对档案进行良好的分类，在进行档案归档的时候才能做到按类、按序的有机化工作，搞好档案的分类也是档案管理关键工作和重要工作。
二、信息网络与档案管理的拓展工作
信息化档案管理，借助于信息化的手段，开发网上档案馆系统，利用网上档案馆为档案管理服务。
随着档案管理的信息化的推进，建立单位内部局域网，基于内部局域网开发一套内部档案馆管理系统，积极组织档案的信息电子化、网络化，使得网上档案馆的信息充盈、饱满，使得电子档案馆能为单位服务，实现电子档案馆的在线检索、为单位的工作人员提供更好的服务。当电子档案馆有了一定的成效后，根据业务的范围和实际的需要建立电子档案数据中心。电子档案数据中心集中管理单位内部的各类电子文件和业务数据，并基于电子档子馆数据中心建立限制与非限制的权限电子文件查阅、利用电子档案馆数据中心实现电子文件的信息资源共享，电子档案馆数据中心覆盖面广、内容充盈饱满，利用率高。与传统的纸质档案形成了鲜明的对比。
单位电子档案馆数据中心，应积极开创档案信息开发利用的新局面，努力做到信息档案为单位的工作服务，为工作人员的便利查询资料服务。电子档案馆数据中心的数据不同于一般常规文献资料，他是由单位组织和工作人员直接使用原始工作文件材料的转化物，不是事后补录或者编写出来的。因此，单位的事务计划须依赖于档案，并以档案为可靠的信息依据，为领导的决策支撑提供有效的参考数据。单位的档案同时也能从不同的角度和不同的层次反映出单位的全方位历史真实面貌，在评估工作中发挥着重要的凭证参考作用。
三、信息化时代档案管理的产业化
处于信息化社会的我们，从信息资源的开发角度来看，单位的档案管理不再单纯是档案的保管，分类工作。还应是档案信息财富的拥有者和提供者，单位档案馆也不再是单纯的收藏机构、文物保护者，还是档案信息的聚集中心、交互中心和信息技术的用户，知识经济时代的档案馆的改革创新方向必然是信息化技术手段的道路，在为单位提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务，建立以档案为信息的收集、加工、存储、检索、服务为主要内容的工作实体。面对单位工作人员的知识和信息总量的急剧增长，面对浩瀚复杂的文献资料，任何一个部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。只有利用信息化的手段，通过长期的积累和不断的完成。根据自身要求收集本单位相关的业务文献资料。
档案管理还因注重信息反馈，工作人员在浏览电子档案的时候发现与探索才能对档案馆的建立提供源源不断的信息源，使得档案馆的档案更加完善，为档案的分析研究，提供科学性、合理性和系统性。
档案管理工作总结和计划篇4
[关键词]二级学院教学档案管理优化
[中图分类号]G431[文献标识码]a[文章编号]1009-5349（2016）24-0122-02
教学档案是指在教学过程中形成的，具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。二级学院是学校开展本科教学的基础单位。完善二级学院教学档案工作是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节，是“本科教学评估的基础和依据”。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上，从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。
一、二级学院教学档案的重要作用
（一）研究教学档案是提高二级学院专业建设水平的必经之路
教学档案是二级学院历史发展的物质载体。教学档案产生于二级学院成立、发展、提升的全过程，贯穿于二级学院理论教学、实验教学、实习、见习、毕业论文等教育教学过程的全部方面。可以说，二级学院教学档案承载二级学院历史发展的具体呈现，是二级学院教学发展的历史见证。因此，对于二级学院档案的研究能够具体勾勒二级学院教学发展的历史脉络，有效总结二级学院教学发展的经验教训，从而为二级学院专业建设水平奠定基础。
（二）研究教学档案是提高二级学院教学管理水平的重要路径
教学档案记录二级学院教学过程中的优秀榜样人物，总结二级学院教学历程中行之有效管理经验，反映二级学院教学管理的价值取向。通过研究二级学院教学档案，能够承上启下，有效学级学院教学管理的历史经验，方能实事求是，开拓创新，探索出适合于二级学院教学管理发展的有效路径；能够激励教学，通过学习先进人物的教学事迹，凝聚人心，明确导向，激励专任教师和教学管理人员将更多地精力投入教学，提高教学管理水平。
（三）教学档案是学校和二级学院审核评估工作的重要基础
教学档案是学校和二级学院审核评估的重要工作。学校审核评估的教学资料都需要从二级学院教学档案中凝炼而来，都需要由二级学院教学档案提供支撑，例如教师分学期课表、教师年度工作量、毕业论文题目、学生基本信息、实习基本情况等数据。学校在此基础上进行汇总，才能够形成具体有效的评估材料。在审核评估工作中，二级学院院长自评汇报所依据的原始材料就是教学档案。专家组进校考察本科教学水平，最为直观的手段是查阅教学档案，例如抽查试题试卷和课程作业，调阅毕业论文、实习报告和实验报告，审查教案、教学进度表、听课记录表等。通过以上方式，专家组能够较为全面地把握二级学院的教学管理水平，较为科学地评价二级学院的本科教学质量。
二、二级学院教学档案管理模式存在的三大问题
（一）领导重视程度不够，档案意识薄弱
二级学院领导对教学档案普遍不够重视，缺乏应有的档案意识。二级学院领导在教学方面侧重于教学任务安排，毕业论文选题和指导、实践实习教学工作安排、期末考试安排、教学改革项目立项和教材项目立项等常规工作，将其视为教学工作的核心工作，对教学档案工作往往处于“说起来很重要，做起来不重要”的尴尬地位。相应而言，普通教师除了在教学进度表、考试试卷和毕业论文方面比较重视，在教案、实习指导书、实验报告等方面往往敷衍了事。
（二）管理人员变动较快，业务能力较弱
二级学院的教学档案主要有教学秘书直接管理。遗憾的是，一方面，二级学院教学秘书处理的日常事务繁多，包括排课、实习、试卷、四六级、计算机考试等方面，难以留出专门的时间进行档案整理。另一方面，部分二级学院的教学秘书以兼职为主，这就导致教学秘书流动较为频繁，对档案管理工作难以形成规范化认识，缺乏教学档案管理的专业素养和能力，教学档案管理人员知识结构单一，对教学档案基本分类和归档范围不够清晰，导致教学档案内容不齐全，教学档案建档顺序错误，教学档案保管期限较为模糊。
（三）教学档案分类粗略，管理规范程度不够
教学档案内容丰富，涉及面较广。二级学院进行教学档案的收集、整理、编目、立卷等过程中，往往出现一些失误，导致教学档案的分类混乱，教学档案资料归档资料不高，未形成完整体系。并且，部分教w资料（例如教案、说课稿）未整理归档，部分教师参会、培训或进修缺乏总结材料，部分实验室面对学生开放，但缺乏实质性的统计分析等量化材料。并且，部分归档的教学资料不够规范，部分教学资料用铅笔记录，时间较长则字迹模糊；会议签名未签全名，会议时间未写到年度；留存的二级学院文件未加盖公章，留存的二级学院规章制度学院负责人未签字。
三、优化二级学院教学档案管理模式的三大策略
（一）重视宣传教育，健全档案制度
二级学院教学档案是二级学院教学工作全过程的重要文本资料，是衡量二级学院教学管理水平、教学建设资料的重要凭证。我们要采用多种宣传途径，宣传《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件规定，提高二级学院领导和教师的档案意识，认识到教学档案在教学质量保障建设中的重要作用，重视教学资料的日常积累，将教学归档工作与日常教学工作紧密结合，避免出现被动式整理的情况。建章立制，实行教学资料定期归档制度。根据《高等学校档案部门业务建设规范》，要求做到“三纳入”“四同步”，即“纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作”。相应的，在教学档案工作中，我们应将教学档案管理纳入教学工作整体规划，纳入教学管理制度，纳入教学管理人员职责范围。我们应做到布置教学工作与布置教学档案工作同步，检查教学工作与检查教学档案积累、归档工作同步，总结教学工作与总结教学档案工作同步，验收、评审教学工作与验收教学档案工作同步。
学校成立教学档案考评领导小组，推行教学档案任务目标责任制，将教学归档任务层层落实，责任到人；推行教学档案定期检查制度，学校每学期对教学档案进行全面检查，发现问题及时督查和整改；推行教学档案情况通报制度，健全激励机制，对二级学院教学档案工作开展不力的，要适当进行批判和通报；对二级学院教学档案工作开展情况较好的，相应进行表彰；依据目标完成情况，每学年评比教学档案管理先进个人。
（二）优化队伍结构，提升业务能力
建设一支数量充足、素质较高、结构合理的教学档案管理队伍，是做好教学档案工作的重要保障。换言之，二级学院教学档案工作质量，归根结底取决于教学档案队伍建设情况。因此，我们要高度重视教学档案队伍建设工作，给予一定政策支持，“打破长期以来的‘干好干坏一个样’的局面，科学制定岗位职责规范和目标责任制”，确保教学秘书队伍的稳定性，调动教学秘书队伍工作的积极性、主动性和自觉性。学校加强业务培训，采取多种形式多种渠道的教学档案管理人员岗位培训，提高教学秘书的业务能力和职业素养，促使他们牢固树立教学档案管理意识，掌握教学档案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教学档案的管理水平。
（三）健全分类方法，规范管理机制
教学档案分类是教学档案管理工作的前提，教学工作是本科教学的中心工作，教学资料是教学工作的重要载体，形式多样，内容丰富。二级学院教学档案管理人员即无可能，也无必要将所有教学材料纳入教学档案。依据教学任务和教学实践需要，二级学院教学档案可以分为九大类：文件类、学籍类、教务类、考务类、实习类、实验类、毕业论文类、教材类、调研类。
1.文件类包括上级部门下达的教学类文件、二级学院相关专业的培养方案、二级学院制定的教学管理和规章制度、二级学院教学工作会议记录、二级学院教学经费申请和批复材料、二级学院教学工作总结、教学建设类，包括专业建设发展规划、专业定位、人才培养特色、专业定位等方面等。
2.学籍类包括学生花名册、学生成绩单、学生参加各类比赛的获奖情况、学籍处理情况、学生违纪处分情况等。
3.教务类包括教学任务书、教学课表、教学大纲、教案、教学计划调整申请表、调课申请表、教师工作量等。
4.考务类包括期末考试试卷、平时成绩册、试卷交接登记表、期末考试统计直方图和质量分析表；四六级成绩单、计算机等级考试成绩党、课程试题库、考试违纪作弊学生处理相关材料。
5.实习类包括实习的计划安排、实习基地的相关情况、实习计划、实习报告、实习考核；专业见习的计划、报告和考核等。
6.实验类包括实验教学课程大纲、实验教学计划、实验教学登记表、实验室开放基本情况、实验仪器设备利用情况等。
7.毕业论文类包括毕业论文（设计）的选题材料、审核材料、评阅材料、答辩材料、毕业论文（设计）原件、优秀毕业论文（设计）申报材料。
8.教材类包括教材使用申报表、教材建设规划材料、教师使用优秀教材所占比例，教师编写、出版教材的比例。
9.调研类包括教改项目的立项和结题材料、教材项目的立项和结题材料、教研室活动记录本、教师听n记录本、教学座谈会和学生座谈会记录、课程建设情况、教师教学培训情况、教师发表教学研究论文汇总、教学奖励情况汇总等。
以上九大类教学管理档案资料基本涵盖教学运行全过程，相互联系、相互支撑，形成内容丰富、条例清晰的教学档案体系。
在教学档案科学分类的基础上，我们还应重视教学档案收集标准和管理规范。教学档案以原件为主，格式规范、时间准确、内容完整。手写记录字迹工整、图片材料清晰明确，以便于长期保存。教学文件材料保持内在逻辑统一性，保持原始性和完整性，做到留痕迹。例如，在讨论专业培养计划时，应当有讨论的会议记录和思路总结。教学文件整理应当以大类为主，以时间先后顺序为原则进行排序。教学档案应当专人负责，放置在指定的区域，确保防火、防潮、防虫、防盗。
【参考文献】
档案管理工作总结和计划篇5
关键词：项目管理理论学校人事档案
学校人事档案是学校在人才引进和管理的过程中形成的，记录和反映教职工经历和表现以备考查的重要文件资料。项目管理理论，其核心就是pCDa循环（plan计划、Do执行、Check检查、action处理），它对于提高学校人事档案管理效率，提高档案自身价值，服务学校管理工作，同样具有十分重要的意义。
一、学校人事档案管理的现状分析
近年来，国家教育事业政策和人事管理制度不断发展变化，而学校现行的人事档案管理工作模式却明显滞后，不利于学校工作开展。当前，学校人事档案管理存在的问题主要有以下几个方面。
（一）管理思想和体制落后，计划性不强。
学校的工作重点是提高教育水平，改善教育条件和环境，提供更全面的优质教育。在中小学校工作中，普遍存在着注重升学而轻视学校管理的现象。在人事档案的管理上仅仅是收集、整理、存放、保管档案，很少在人事档案管理中有目的、有计划地开展阶段性工作，人事档案管理不能更好地发挥作用。
（二）管理设施建设落后，操作复杂。
人事档案的收集、整理、编目、归类等工作主要靠手工的操作。纸质的档案在多次装订、整理后损坏严重，影响档案的安全性和完整性。同时，人事档案的管理缺乏办公自动化技术和档案管理软件，电子化档案管理经验缺乏，技术跟不上实际工作需求。
（三）人事档案内容不全面，难以规范。
学校普遍存在着人事档案的材料不经过严格审查就归档的问题。有些档案内容填写过于简单、不合规范，有的内容前后矛盾，有的档案资料因为归档不及时、存放不规范造成残缺不全，人事档案管理缺乏系统性、规范性。
（四）个人档案意识淡薄，归档处理难度大。
很多教职工个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏，或者原始档案无从查找，甚至在需要的时候匆忙补新档案，这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。
二、项目管理理论的核心观点
项目管理是指“在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。”其核心观点是pCDa循环（plan计划、Do执行、Check检查、action处理）。
（一）pDCa循环的由来。
pDCa循环是一种科学的工作程序，最早是由美国贝尔实验室的休哈特博士提出，后经戴明博士在日本推广应用，又有人称之为“戴明环”。pDCa循环--改善提升，本是产品质量控制的一个原则，但是它不仅仅能控制产品质量管理的过程，它同样可以有效控制人事档案工作质量和管理质量。
（二）pDCa循环的四个阶段。
pcda循环管理工作经过计划、执行计划、检查计划、对计划进行调整并不断改善这样四个阶段。
1.第一阶段计划，包括分析现状，找出存在问题的原因，分析产生问题的原因，找出其中主要原因，拟订措施计划，预计效果五个步骤。
2.第二阶段实施，这个阶段是实施计划阶段所规定的内容，执行技术组织措施计划，高效的执行力是组织完成任务的重要一环。
3.第三阶段检查，这个阶段是把实施阶段执行的结果与预定目标对比，检查计划执行情况是否达到预期效果。
4.第四阶段处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定并适当推广、力求标准化，对失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个pDCa循环里，实现阶梯式上升。
三、项目管理理论在学校人事档案管理中的实践
笔者结合从事学校人事档案管理的工作实际，针对人事档案管理中存在的问题，尝试将项目管理理论引入学校人事档案管理中进行实践运用，获得了很好的效果。
（一）明确工作计划。
在学校人事档案管理中，每一项阶段性工作开始前，人事档案管理人员结合本学校的特点，认真制订工作计划。根据人事档案内容的重要性程度，按需安排工作重点，突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。
（二）强化过程控制。
档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的过程实施工作。人事档案管理人员按照阶段性工作计划，主动和教务、总务、后勤等部门联系，做好经常性的收集归档工作。在该过程中，严格执行工作计划，使计划中明确的工作任务都能够有效落实。
（三）规范检查程序。
在完成收集工作以后，人事档案管理人员加强档案检查，确保人事档案收集手续完备，内容完整，表述准确，以维护档案的完整性、真实性。并进一步加强和档案材料提供部门的联系和沟通，将不属于归档范围的材料及时退回有关部门，并将收集到的人事档案资料及时装订，不散失，不积压。
（四）不断总结提升。
档案管理工作人员根据检查情况，不断发现问题，总结经验，不断掌握切合本学校实际的、可行的方法和手段，与时俱进，提高了档案管理技术，为学校管理、培养、使用人才提供信息，使人事档案管理工作在外部条件不变的情况下更加科学，更为先进，保证档案信息的真实性、时效性和准确性。
四、在人事档案管理中运用项目管理理论的基本要求
对人事档案管理者来说，采用pDCa理论可以使管理工作向良性循环的方向发展，实施并熟练运用该理论，能更加有效地驾驭工作。在实际运用中，要同步推进人事档案管理的科学化、规范化、现代化建设，才能不断提高管理效率。
（一）牢固树立人事管理档案质量意识。
档案质量的提高，与人事档案管理者的质量意识有着密切关系。只有认识人事档案管理的重要性，才能体会到项目管理理论实践与运用的重要作用。要高度重视本单位档案工作的重要性，从事档案工作的人员，必须要牢固树立质量意识，用较高的计划性、执行力、工作质量来提高档案质量。
（二）全面提高人事档案管理综合素质。
良好的政治素质和业务素质是做好人事档案管理工作的基础。从事人事档案管理工作的人员要有强烈的责任心和高度的使命感，要有良好的职业道德，要有敬业奉献的无私精神。人事档案管理工作同时也是一项业务性比较强的工作，工作人员业务素质的高低，对能否提高档案质量起着至关重要的作用。要熟练运用项目管理理论，提高档案质量，就要不停加强自身的业务学习。人事档案管理部门要给从事专兼职档案管理工作人员拟订业务学习和培训的计划，提高人员业务知识水平，更好地适应新时期档案工作的要求。
（三）建立健全质量检验标准。
要把全面实现人事档案的价值作为检验人事档案工作质量的检验标准。学校从事人事档案工作的人员，要通过运用项目管理论知识，加强档案的质量管理，更好地为教育教学服务，促进教育教学质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。
档案管理工作总结和计划篇6
【关键词】水利工程建设监理档案管理
1做好监理档案管理的重要意义
建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。
2做好监理档案管理采取的措施
2.1制定档案管理规章制度
项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。
2.2严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续
严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。
任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。
2.3配备专职资料员负责监理档案管理
监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。
2.4加强档案管理人员职业培训
监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。
3监理档案管理归档
3.1档案文件预审
监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。
3.2水利工程建设监理档案文件分类
资料员要及时对监理工作过程中形成的文件m行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。
3.2.1监理管理体系文件
（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。
（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。
（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。
3.2.2依据性文件
（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。
（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。
（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。
（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。
（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。
（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。
（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。
（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。
（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。
3.2.3监理工作控制文件
（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。
（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。
（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。
（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。
（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。
（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。
（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。
（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。
3.2.4监理质量控制文件
（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。
（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。
（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。
（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。
3.2.5监理安全检查监督记录文件
（1）联系单：监理工作联系单。
（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。
（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。
（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。
（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。
（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。
（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。
3.2.6工期管理控制文件
工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。
3.2.7投资管理控制文件
工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。
4监理档案管理存在问题及应对措施
4.1资料员能力存在个性差异
由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。
选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。
4.2n案资料与工程建设进度不同步
工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。
相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。
4.3做好现场监理资料记录
驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。
要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。
4.4签证、评定资料存在滞后现象
施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。
监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。
档案管理工作总结和计划篇7
基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。
一、基层单位档案工作记录短缺的四种情况
1、档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。例如，平谷区档案局在年底对基层单位档案执法检查中发现，有30％的基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结，基层单位专职档案员中有80％的人没有制订正式的全年档案工作计划，95％的专职档案员中以年底执法检查自查报告作为档案工作年底总结。
2、档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。据平谷区档案局年底档案执法检查第二组统计，第二组共抽查了17家单位，其中有三家单位更换了档案员，且全部做了交接手续，但只有民政局一家交接手续上有交接两人签字和领导作为见证人签字。另外第二组检查发现，20％基层单位专职档案员收集业务科室档案材料时给对方写张收条留给对方；50％档案员直接拿走不给办手续，只是在自己的本上做个总数记录；30％档案员既不给业务人员办手续，自己也不记录。
3、档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。例如平谷区档案局在年底档案执法检查中发现，只有15％的基层单位有投放鼠药、防虫药的记录，但不规范，有10％的基层单位有安全检查记录，但其内容记录不详细。基层档案室全部有温湿度记录本、借阅登记本、利用效果登记本，但完全按要求作记录的只有50％的单位。
4、档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。例如，平谷区基层立档单位85％在党委会议或机关全体会议上学习过档案法律、法规或有关档案文件，这些单位中，95％会议记录上有记载，98％没有声像记录。平谷区基层立档单位40％组织过档案知识竞赛或答题，但它们只保留试卷或文字记录，全部没有声像记录。平谷区基层立档单位20％举办过档案展览或展示，它们中有90％文字记录，但全部没有声像记录。
基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。
二、造成基层单位档案工作记录短缺的原因
1、思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。
2、档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
3、档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
4、档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
三、解决的方法
1、规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的时间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。
2、建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，随着网络的发展，要求基层单位档案工作记录随时通过网络传输给本地区的档案局。制度应规定记录产生的程序和报送的程序，即档案工作记录必须是在工作中产生的，是档案工作的真实记录，不允许出现假记录即杜撰的记录或者集中补充的记录。现阶段基层单位可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录，当档案网络完全建立起来之后，可以在网络上开展档案工作，当时形成档案工作记录可以在档案管理部门保存。制度中应规定记录的方法和形式，针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法，如档案宣传工作既要有文字记录也要有现场声像记录，而档案工作计划、总结只要求文字记录等。制度也应规定记录内容要求，如交接手续要有双方当事人签字和领导见证签字、档案的数量等内容，档案安全检查记录要有参加人员签字，检查发现的问题等内容等等。
3、基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。例如平谷区档案局已经开发出档案办公专用软件，在本区选取试点单位开始使用，经过修改、完善，成熟后将在全区全面推广，到时可以实现基层单位档案工作全部在网络上进行。档案工作记录自动保存、传输到区档案局服务器上。
4、及时组织基层单位进行培训，提高档案员的整体素质。本地区的基层单位档案工作规范化标准和档案工作记录制度出台后，档案行政管理部门对本地区基层单位主管档案领导和档案员要及时组织培训，及早在本地区全面推广。
档案管理工作总结和计划篇8
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。原创：共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。
（二）档案资料的整理
⒈在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。⒉参与整理底图、航片份，分类组卷归档卷；对张照片按《照片档案管理规范》
和市档案局的要求进行了整理归档。
⒊负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
⒋对卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体请登陆原创网站：规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。
⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。
⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。原创：
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
档案管理工作总结和计划篇9
【关键词】建筑工程；档案资料；档案管理
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要作用也越来越被人们所重视。
1建设工程项目及其基本程序
建设工程项目是指具有计划任务书和总体设计，经济工实行独立核算，行政工具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。一个完整的建设工程项目一般包含以下几个基本程序：1）基本建设前期准备阶段：提出项目建议报告，进行可行性研究，编制设计任务书，制定总体规划、初步设计，设计施工图。2）基本建设后期建设阶段：施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理，就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映，如何规范化、程序化、合理化地对基本建设工作进行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基础和命脉。同样地，规范化、程序化、合理化地对建筑工程档案进行同步管理，是做好建筑工程项目管理的一个重要基础工作。
2建筑工程档案资料的归档范围
2.1综合性文件资料
上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料
开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降、位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
2.3竣工图
总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电、弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图；其他特殊专业工程竣工图。
3建筑工程档案存在的问题及解决办法
3.1存在的问题
（1）施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用；
（2）施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用；
（3）施工记录不够规范、真实，以致归档后缺乏利用价值；
（4）对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，以致在决算审计时得不到有效利用；
（5）施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
3.2解决办法
如何发挥施工档案在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化，走上良性循环的轨道。首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质；其次是把公司贯标中的档案管理办法与施工档案管理有机结合起来，从根本上改变原来的不规范状况，对症下药，逐个予以解决。
4建筑工程档案的科学化管理
4.1建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施，同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
4.2严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。
工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》，不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。
4.3加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施
档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
在工程档案收集过程中，根据建筑工程档案的内容和利用者的需要，主动收集档案信息，如工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算、立项批复时间、中标价、合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目，设计科学合理的统计报表，为领导决策提供依据，为工程项目科学管理提供保障。
参考文献：
[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）：8788
档案管理工作总结和计划篇10
关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验
一引言
华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。
糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。
二糯扎渡水电工程档案过程管理难点
参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。
项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。
存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。
复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。
综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。
三糯扎渡水电工程档案过程管理措施
（一）档案管理体系的建立
糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。
依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。
为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。
（二）档案管理队伍的建设
管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。
同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。
（三）项目划分结构的优化
为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。
单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。
（四）完善的验收程序
糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。
由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。
（五）闭环的资料审查流程
工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。
（六）多重考核评比模式
为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。
同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。
四结语
通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。
鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。
参考资料
[1]《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011
[2]《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009