高校毕业生档案管理篇1
关键词：毕业生档案就业服务
随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。
一、加强高校毕业生档案管理的必要性
高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。
1.高校学生档案现状
目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。
另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。
第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。
2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据
学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本”。
二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障
1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性
首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。
2.加强宣传力度，激发学生自主意识
加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。
3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制
建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证”，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。
4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识
目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。
在就业环境日益复杂的社会环境下，高校毕业生档案的管理工作正面临巨大挑战。如何做好高校毕业生档案管理，这一重要人生经历的凭证，档案工作者任重而道远。我们有责任有义务采取各种途径来加强档案的管理工作，为高校毕业生与用人单位之间搭建可靠、畅通的桥梁和纽带。
高校毕业生档案管理篇2
关键词：高校;毕业生、档案管理;内容;问题;解决办法
高校毕业生档案是学生在校学习期间德、智、体等几方面情况的写实记录，是人事档案的基础，是一个人历史的记载。其材料应该是原始的，内容应该是真实齐全的。但是，目前在毕业生档案管理中还存在不少问题，甚至危机到学生档案的可信度，给毕业生走上社会增加了不必要的困难。如何做好学生档案管理工作，使学生档案起到应有的作用，是高校毕业生档案管理工作者要思考的问题。
一、高校毕业生档案内容
高校毕业生档案主要包括新生进校时上交的高中毕业学籍档案、新生入校时填写的新生基本情况登记表、学生在校期间哥们课程考试成绩表、学生在校期间各种表现情况的记载（如学期鉴定表、综合测评评审表、评优评奖情况登记表、学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料、学生受处分及撤销处分的决定、毕业生登记表、及有关认识、检查等相关材料，档案里的这些材料是毕业生就业及今后各用人单位、各级组织选拔、任用、考核的重要依据。
二、毕业生档案的目前主要存在问题
1、学生档案管理体制不完善，管理不规范：学生档案是学校档案的一个分支，但是，学校往往较重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，在专职人员配置检查监督和指导上存在不足，管理体制明显不完善。档案管理不规范：档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，无论是学生在校期间还是学生毕业后的整个档案管理中都存在不严格现象，收集归档工作不及时被动；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案保管员的角色，对学生档案进行不规范的操作，导致档案内容不全，管理混乱等问题，影响了认识档案管理的严肃性，降低了人事档案的工作效率，
2、毕业生对自己的档案重视程度不够：一些毕业生认为自己的档案到了单位就没什么用了，对人事档案重要性的欠缺认识，不仅阻碍了毕业生未来的职业发展，更影响人事档案在人力资源中所起的作用。
3、档案管理人员的素质有待提高：目前档案管理人员缺乏创新意识，不会或不懂得使用新方法新思路管理档案。
4、档案管理手段落后：目前高校档案管理部门的管理手段还是比较落后，即使使用计算机管理，也仅限于把名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化的管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢，效率低的问题。
5、大量的毕业生档案滞留母校，给高校的学生档案管理工作带来巨大压：由于高校毕业生就业形式的变化，毕业生就业难以一步到位，其户籍档案和个人档案允许在母校保留一至两年，因此，大量的毕业生档案并没有随毕业生的离校而减少，相反的，年复一年，日积月累，越来越多的学生档案给本来就紧张的档案库房和匿乏的人力物力带来了巨大压力。另外在高校进行改革，毕业生自主择业的背景下，高校为了降低办学成本，违规让毕业生个人档案自带，然而毕业生档案意识淡薄，不愿自带档案，这样就把大量的毕业生档案遗留在了原就读高校高校面临这些毕业生档案，进退两难如果加强保管，这些文档有可能成为永久性存放，并且无人利用的闲弃档案，如果不保管，说不定哪一天毕业生会回校索取本人档案，这些档案就成为高校学生档案的疑难问题，
6、档案保管和转递过程中出现的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失：档案管理人员的不稳定，个别档案员的责任心欠缺，档案收集和保管过程中难免失误，造成学生档案的损坏或遗失;学生就业不能一步到位，档案转递出现几次转递现象，甚至有的学生自带档案，几经周折出现损坏或遗失，都是造成损失的重要原因。
7、学生档案的来源广泛，收集整理不规范：除一部分来源于教学管理部门外，主要来自各系和学生本人。这部分材料数量庞大，涉及内容多与学生素质有关。因此，单从人事或教学方面考虑学生档案的归属，很容易造成档案材料收集的片面或重复，不利于学生档案的完整和统一。毕业生的档案从收集的内容到看，有的学生是团员，可档案中缺少入团志愿书，是党员的缺少入党申请书和转正报告；有的学生缺少初、高中毕业生登记表；有的学生在就业推荐表奖励一栏中，写着受过不少奖励，但在档案中却没有这些奖励材料；甚至有的学生的《毕业生登记表》中缺少学校公章。材料不全，容易造成材料不实的印象
三、对毕业生档案存在问题的解决办法
1、领导重视是关键：各学校领导要像抓教育业务一样，认真、严格按照《档案法》的要求，规范档案材料，要本着对学生、用人单位极端负责的态度，重视学生档案工作，抽出一定的时间定期检查本校的学生档案工作，对不符合档案法规定的做法及时纠正。
2、加强对毕业生档案的科学规范化管理：要制定相关的高校学生档案管理的工作制度和工作章程，使档案管理工作达到科学化、系统化、规范化的标准，另外还要实行专门统一的管理，加强收集工作，保证毕业生档案内容的完整性。
3、提高档案管理人员的业务素质，确保档案材料的质量：要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。学校在印制各类表格材料时，在材料下方注明一律使用钢笔或毛笔书写，或者下发表格材料时，告知学生一律使用钢笔或毛笔书写。
4.加速学生档案的网络化管理：随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，高校毕业生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。高校档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
5、提高对毕业生档案工作重要性的认识：加强宣传力度，提高毕业生对其档案重要性的认识，要让学生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后得就业、生活方面都有及其重要的影响，它不仅反映毕业生的综合素质，也是企业或用人单位选拔人才的重要依据。
6、教育学生改变传统的就业观，争取“先就业再择业”：鼓励学生面对现实，降低就业的期望值，到基层去，到人才相对缺乏的中西部地区去，先就业再择业。对已就业的毕业生，要严格学生档案的转递程序，杜绝学生自已携带档案，减少学生档案的流通环节，避免学生档案的损坏和遗失。
总之，做好毕业生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们高校档案管理工作者义不容辞的责任。■
参考文献
[1]陈智为邓绍兴刘越南：《档案管理学》，中国人民大学出版社2008年9月第一版
[3]何屹：《档案管理实务》，北京大学出版史2010年9月第一版
高校毕业生档案管理篇3
关键词：高校毕业生；档案管理；毕业生档案；存在问题
中图分类号：G647文献识别码：a文章编号：1001-828X（2015）015-000-01
引言
档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
四、结束语
高校毕业生档案关系着毕业生日后发展、就业、工作以及其他社会活动，做好毕业生档案管理、转递工作至关重要。但当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，存在着许多问题。想要提高毕业生档案管理、转递工作水平和质量，必须健全相关规章制度，提高工作人员综合素质，把工作落到实处。
参考文献：
[1]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽大学，2014，11（14）：132-136.
[2]赵湘渝.高校毕业生档案转递规范化及查询智能化探讨[J].成都体育学院学报，2013，08：76-78.
高校毕业生档案管理篇4
关键词：高校毕业学生党员档案：规范化管理
每年就业季，来医院就职的高校毕业学生党员占一定的比例，特别是研究生以上学历人员中，党员基本占到40%。这部分人组织档案的规范化管理，具有极其重要的意义。党员组织档案是党组织了解党员政治情况的文字资料，是党员政治生涯的重要组成部分，它是每个中共党员政治生活的缩影，是记录党员学习、工作和生活历程变化的重要材料，更是学生党员身份的重要凭证，发挥着独特的政治作用。因此，党务工作人员和档案工作者对党员档案管理工作一定要重视重视再重视，特别是要提高对刚人职高校毕业学生党员档案转接检查保管工作重要性、必要性的认识，以严谨、认真、负责的态度仔细认真地做好新人职学生党员档案的交接清点和保管，确保医院党员档案管理工作无误，再上新台阶。
1.高校毕业学生党员组织档案的相关内容
高校毕业学生党员组织档案的材料主要是学生党员在学校期间的表现及符合要求的党员组织材料，如入党申请书、自传、思想汇报、入党志愿书、外调函、转正申请等。这些材料可以提供学生党员组织档案的信息，方便查阅，是党员组织档案转递、管理的主要内容。
2.高校毕业学生党员档案管理存在的问题
2.1高校毕业学生党员组织档案中档案材料不完整。医院党组织在党员关系接转过程中发现，有的毕业学生党员组织档案不完整，正式党员有之，预备党员亦有之。主要表现：一是个别档案不完整，有的缺乏思想汇报，有的外调手续不全，个别人甚至缺失入党志愿书，有的整个档案内笔迹为一人所写，有突击发展之嫌：二是个别档案印章盖得有问题，或是入党手续不完善。有的只有上级党组织的印章，没有支部印章，有的是没有支部书记印章或手签，有的甚至有假档案之嫌；三是组织材料填写不全，档案资料缺项漏项。如主要社会关系空白，没有身份证号登记等等。
2.2高校毕业学生党员的档案管理意识缺乏。毕业季，学生党员忙于毕业答辩，行走于各个招聘会之中，存在不及时转接组织关系问题，个别学生党员甚至认为，只要把党员身份填写到各种表格中就行了，档案可有可无。档案放在哪里都可以，没有做到属地管理，使组织档案不能得到妥善保管。加之部分医院基层党组织对学生党员档案管理工作重视不够，新人已报到，党关系也转接，就是对组织档案没有及时催要，极个别的党组织也认为学生党员档案可有可无，在管理方面投入不划算，处于不被重视的境地，使得新人职学生党员档案管理工作在一种尴尬被动的层面，开展得不顺畅，有阻力。
2.3医院党务工作人员档案保管意识不强，个别人业务素质不高。由于医院基层党建工作人员流动性大，任职周期短，专职管理人员严重缺乏，大部分新上岗的党务工作人员，由于接手时没有时间去培训和系统学习，知识面不宽，在日常的办公中常会出现因工作人员欠缺党的基本理论知识，忽视细节，不熟悉组织档案转接、保管流程，专门负责档案管理的人员不熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，不熟悉档案管理的各种业务规定及自己所从事的工作，导致学生党员组织档案接收、审核、保管工作出现疏漏，造成部分在学校成为预备党员的人员，到医院后不能按时转正；部分党员在日后升级晋职中，因查阅组织档案不合格，延迟升级晋职或根本不能再晋职。
2.4高校毕业学生党员信息没有及时纳入医院党员信息库管理。虽然我们引入了中组部下发的“中国共产党信息管理系统”，对党建相关信息进行整合，但是，由于对党员档案相关信息掌握片面，不够完整，党员信息的更新和党员转入和转出信息的维护不够及时准确，部分信息出现空白和错误，对信息管理系统软件的升级没有及时跟上，也是造成部分高校毕业学生党员信息不全，监管不力的因素。
3.强化高校毕业学生党员组织档案规范化管理措施
3.1加强高校毕业学生党员档案意识培养。具体措施为：医院党组织在每年新人职员工的岗前培训中，要专门进行组织档案知识的专题培训，详细讲解学生党员档案管理要求，强化学生党员严肃对待档案、规范填写档案的意识；组织档案的重要性是每个新人职学生党员必学的知识，尤其是党员的档案转递相关知识的教育，可以避免人档分离的现象；要让每一个学生党员清晰地了解党员流动的组织关系和组织材料转递程序或者文件号，便于党员档案的完整及使用。新人职培训可使学生党员明确组织档案对个人发展的重要性，使之在最短时间内，办理自己组织档案的落户工作，如有问题可以及时发现及时弥补，防患于未然。秦皇岛市第一医院党委每年在组织档案知识的专题培训后，都会有一大批的高校毕业学生党员迅速找到党组织转接党关系，提供组织档案备查存档。医院党委还对全体党员实施系统化教育，强化党员档案的管理要求和重要性。在预备党员和正式党员培训学习过程中，档案书写是必修课，以此对党员有针对性进行显性教育，减少废档，党委的重视在无形中使每个党员对组织档案的重视有潜移默化的影响。
3.2医院组织部门实行专人专项审核查档封档工作。依据《中国共产程》和中组部《关于进一步做好新形势下发展党员工作的意见》的有关规定，对新人职高校毕业学生党员进行资格确认并登记造册，建立个人信息档案。对转过来的组织档案逐项严格审核，查看入党申请书、自传、思想汇报、志愿书、外调函等有关材料是否齐全。收入党员档案的资料必须齐全完备，主要包括：1.入党积极分子材料：入党申请书、自传、入党积极分子培养考察登记表、入党积极分子思想汇报材料。2.政审材料：支部的政审报告、各种社会关系外调证明材料、计划生育证明。3.考察材料：党委考察报告、考察时5人～7人的谈话笔录。4.预备党员转正材料：入党志愿书、转正申请书、预备党员培养考察登记表、党委形成的预备党员转正考察报告、考察时5人～7人的谈话笔录。党员档案材料应统一封装、统一管理，做到一人一档案袋。查阅合格后，正式党员的组织档案封好与人事档案合并保管，预备党员的组织档案封好，尽快将档案移交给基层支部组织委员管理存档。一旦发现档案材料不全时，应要求新人职学生党员及时说明原因，补充缺失材料。且要统一表格书写规范，党员档案材料一般要求用a4纸、蓝黑墨水、钢笔、签字笔或毛笔书写，字迹清楚、工整、准确，不能有涂改。
3.3加强高校毕业学生党员档案信息化建设。党员档案管理必须与时俱进，积极创新，档案室必须实行数字信息管理，这是观念创新、手段创新、方式创新，更重要的是拓宽了党员档案保管查阅工作新领域。党务管理工作通过信息技术实现工作效率的快捷和准确，这种运行新模式使党员档案管理向现代化进程迈进一大步。医院对新人职的高校毕业学生党员档案及时进行电子信息登记。使之纳入医院党员档案数据库，方便党员和党组织正确查阅。需要注意的是，要处理好档案公开与保密的关系。档案管理者必须采取有效措施，对档案数字化、网站运行、数据库管理各项工作要规范化，有严格的规章制度，保障数字档案信息管理系统安全可靠运行，注意档案信息的保密工作，保护个人隐私。
3.4加强党务队伍建设，实现党员档案管理专业化。高度重视党员档案的归档管理工作，将其纳入党建日常工作范围，根据档案管理和党建工作的特点，坚持“专兼结合”、“专人专机”的原则，确定熟悉党务、素质较高的党员管理党员档案和党员信息库，定期归档立卷，更新维护信息，保持档案的完整性和连续性。党员档案管理队伍建设应专门配备兼职及专职档案管理人员，一是医院在拥有一支有原则有力度档案管理队伍的同时，建立由各基层党支部书记或组织委员组成的兼职档案管理队伍，且对他们进行专项培训和必要的考核，使党员档案管理工作重要性在其脑海中不断强化。二是加强专职档案管理队伍建设，切实提高党员档案的规范化管理水平。医院在制度与硬件设备上提供及时必要的保障，对党员档案管理的专职工作人员进行规范化、专业化及档案管理保密原则等多方面的培训，保证党员档案保管使用的合理有效，规范正确。专职工作人员要成为档案管理的专家。三是要组织专门力量，对党员档案进行一次全面清理整理，对清理出的问题要认真负责地做好处理，维护党员档案管理的严肃性。尤其要防止和纠正造假党员档案，突击接收党员的问题，如发现此类问题要做好记录及上报工作，及时与相关党组织联系反映，对违反规定的当事人，将视情节轻重，严肃查处，追究责任。四是要建立健全党员档案管理的有关制度和办法，明确责任，强化措施，不断提高管理水平。党员档案管理人员工作变动后，应将党员档案造册进行移交。办理交接手续，一旦发现问题，实行追责制，确保组织档案的严肃性和重要性。
4.培养档案管理的干部，确保党员档案管理高效化
档案管理干部的工作能力和个人素养对党员档案管理的质量至关重要，为此，必须强化档案管理干部责任意识，不断提升业务水平。加强党员档案管理培训，定期对档案管理干部进行思想教育和业务知识培训，建立定期交流、跟班锻炼等制度。组织部门要抓好过程管控，加强业务指导，定期对党员档案管理进行督查，及时对存在问题提出意见建议，并责成专人迅速整改到位。医院可以通过编印和组织学习《党员档案管理工作手册》，与当地组织部、档案局联系，外派其专职学习等手段，培养党员档案管理的专职人员。
5.结论
高校毕业生档案管理篇5
一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点
在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。
二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理
传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。
因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。
三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点
档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。
学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。
参考文献：
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[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.
[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.
高校毕业生档案管理篇6
【关键词】高校毕业生档案；信息化建设；现状问题；对策研究
一、档案信息化工作的内涵
“档案信息化，就是我国档案行政管理机构通过统一引导，把现代化信息技术运用到实践活动中去，对不同种类的档案资源进行管控以及提供优质服务，以便适应信息化社会时代对不同类档案信息的综合应用需求。简单来说，即档案信息输入、存储、管理、应用等全面实现网络化、共享化、数字化。”
二、高校毕业生档案信息化建设的意义
从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看，进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。由于信息技术的发展，进行这一项目的建设满足了时展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源，单位、部门必须紧跟时代步伐，不断提高办公自动化水平，满足时展的需求，实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变；其次，满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务；最后，能够更好地服务社会。“高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠，对社会、企业的经济价值更大，进行信息化建设，可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务，实现高校档案资源社会共享。”
三、高校毕业生档案管理工作的现状及问题
（一）相关单位重视程度不够，工作不到位。在现实生活中一些单位或部门把高校毕业生档案管理工作当作是一件简单的保管工作，对于它的重要价值没有深刻认识。在他们看来，它只是占据他们主要工作的时间不到十分之一，对于高校毕业生档案的转移、借阅不出现大的错误就可以了，满足基本外调、查档就足够，从而导致在实际生活中，工作管理人员对高校毕业生档案管理工作不合理，使得人力资源管理混乱。
（二）有关法律法规制度不健全，缺乏规范性。我国目前针对档案管理的相关法律，只有《中华人民档案法》，对其修改也是非常有限。各级政府、部门在传达信息、任务分工仅仅依靠通知或者采用暂时性的决策，同时，人事档案信息归卷等没有明确法律条文规定，使得信息材料无法统一。当前国家放松对户籍制度的管理，使得人员流动加快，这在高校毕业生人群中表现最为突出，由此产生的档案信息接收、转递问题不可避免，给人事档案工作人员带来极大挑战。
（三）硬件投入不足，管理方法不科学。存储毕业生档案的档案室应该是管理规范、环境良好的地方，然而在实际的工作中，一些专门负责高校毕业生档案管理的单位不愿意在档案室添置新设备，导致档案管理设备简陋，更有甚者，由于人事档案管理不规范、不标准，引起档案信息材料霉变，对以后高校毕业生档案的利用产生了严重的不良影响。
（四）档案管理水平不高，管理手段落后。在实际的高校毕业生档案管理工作中，一些单位、部门对它的重要性认识不够，管理上缺乏专配人员，这就出现对毕业生档案的重要性、档案管理具体要求、档案材料整理方式、转接等工作不熟悉，难以适应高校毕业生在人力资源市场的需求的问题。在管理手段方面，显得陈旧，不懂得未就业高校毕业生档案管理，在调阅档案时绝大多数情况下是采用原始的手工操作，使得毕业生档案材料纸质发黄变脆、字迹渐退，对后来的档案利用不利。
四、人力资源部门对高校毕业生档案信息化建设的策略选择
（一）重视对高校毕业生档案材料的收集。由于人事档案管档人员、制度的改革、考察、培训等需求随着时代的发展不断发生新变化，这为新时期高校毕业生档案管理工作带来了更多的困难“对于因为某些原因出现档案的调用、查阅，需要及时把档案归置原处，并且按照档案工作的有关规定，实行全国统一标准整理装订。”
（二）加强对高校毕业生档案管理的基础建设。人力资源部门要把高校毕业生档案管理工作放在重中之重的位置，根据国家有关法律法规的要求去执行。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专门档案库房，同时库房设施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盗、防光、防高温防蛀。
（三）加快建立高校毕业生档案目录数据库。“高校毕业生档案信息化建设是以数据形式集合成数据库，把原来纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使得档案管理形式发生了根本性的改变。”“人才交流事业发展到今天，有着十几年的历史，并且发生了巨大的改变，在高校毕业生档案管理工作中表现尤为突出，因此，我们需要加快对高校毕业生档案管理信息化建设，促进工作效率提高、优化服务水平”。
五、结语
为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”，人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制，了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发，制定科学合理有效的应对策略，同时，确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。
【参考文献】
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[3]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报,2014(06).
[4]符昌慧.高校档案信息建设中存在的问题及对策[J].盐城工学院学报(社会科学版),2015(03).
高校毕业生档案管理篇7
关键词大学生电子档案就业服务企业招聘作用
随着信息化技术的发展和使用，高校的政务管理和学籍管理也逐步信息化，给高校日常管理带来越来越多的便利，提高工作效率。然而，大学生档案管理却还延用着传统纸质档案的管理模式，档案管理员工作理念还停留在档案“看管”的层面，不能发挥其为就业服务的功能。目前，我国的高等教育已经进入了大众化阶段，大学生的就业压力越来越大，已成为社会关注的焦点。依托信息化技术，建立大学生电子档案信息系统，为大学生与用人单位提供交流平台，发挥大学生档案为就业服务功能具有深远的意义。
一、传统档案管理在就业服务中的现状分析1.管理模式落后，制约其就业服务功能经过企业走访调查发现，除了国家政府机关、大型国有企业比较重视应届毕业生入职前的档案查阅外，众多的民营企业和私营企业很少在招聘时进行案查阅。档案查阅更多是放在入职后或是转正时，档案利用滞后情况严重，不能真正发挥其为就业服务的功能。究其原因，主要与我国学生档案管理模式有关。其一，高校学生档案管理模式及观念比较陈旧，档案管理员对档案管理只停留在“看管”的层面，很少对企业开放学生在校档案查阅服务。如果企业想查阅学生档案，则必须向各高校就业指导部门、系部、档案室等相关部门提交申请，涉及部门多，手续繁琐；其二，根据我国人事档案管理规定，除国家机关、国有事业单位（或其上级单位），大中型国有企业单位有人事档案管理权外，一般私营企业、外资企业和合资企业是不具备人事档案管理权。因此，很多企业在招聘和录用大学生时，都很难有机会看到大学生个人在校期间的档案。档案功能只是停留在资料的收集，不能发挥其在就业服务的功能。2.档案内容陈旧，可利用率低目前，高校学生档案绝大部分还是延用传统的管理方式，档案内容陈旧，与社会需求脱节，可利用率低。首先，档案资料单一，内容陈旧。高校学生档案主要包括高校招生录取材料、党（团）材料、奖惩材料、学籍表、成绩单和体检资料等；其次，档案管理与就业市场需求脱节。高校档案管理人员大多不参与学生就业指导工作，他们认为自己的工作就是管理好档案就可以了，不会主动去了解就业市场，影响其对大学生档案在就业中的作用认识；再次，传统的纸质档案容纳信息有限，统一化、标准化的档案内容又使得档案管理流于形式，空洞无物，不能真实反映学生个性特征和个人能力。然而，用人单位除了了解毕业生的学业成绩和专业能力外，更想深入了解他们在校期间的综合表现。然而这些资料在传统纸质档案中无法记录，难以考察，致使用人单位无心去查阅毕业生纸质档案，纸质档案失去了原有的价值，降低了纸质档案的利用率。3.评价主体单一，缺乏可信度高校大学生档案评价延用传统评价方式，主要是学校对学生的评价，没有形成学校、教师和学生多种主体共同参与，交互作用的评价模式。这种评价模式由于参与主体单一，忽视了学生和教师的评价价值，容易出现评价的片面性。此外“档案优化”现象严重。个别高校则为追求高就业率，促使毕业生顺利就业，不惜为学生进行“档案优化”。例如，《高校毕业生就业推荐表》“优化”。《高校毕业生就业推荐表》是毕业生在校期间最为重要的综合评价材料，也是企业录取毕业生时的重要参考依据。但在院系推荐意见栏中，出现了不同程度的“优化”，或是使用统一的评价模板，评价不能体现个性差异。以上的行为在高校中屡见不鲜，致使档案信息的真实性大打折扣。这不仅影响到用人单位选拔优秀人才，而且干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
二、大学生电子档案在企业招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本电子档案借助信息技术优势来管理每名大学生大学期间的成长档案，能详细地记录了每名学生在校期间的学习情况、奖惩情况、实践活动情况、心理情况及诚信记录等。企业在招聘时可以通过指定的网络端口进入学校毕业生资源库，可以快捷查询毕业生们的信息材料，并结合岗位职业能力要求设置筛选条件，从中筛选出符合条件的学生进行面试。这比一个个查看毕业生纸质材料或纸质简历更加便捷和节省时间，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人单位全面了解学生综合能力面试是每个毕业生进入公司工作，获得就业机会的必经环节。用人单位通过和毕业生面对面的面试只能获得对学生的直观印象，而对于学生本人大学期间的学习情况、专业竞赛、社会实践和诚信等综合素质却很难以一时进行考察。大学生电子档案则系统记录着学生在校期间的学习、生活、实践和诚信等情况，可以更全面展示毕业生的综合素质和整体形象，有助于企业在招聘中更为直观而全面了解学生综合能力，提高招聘成功率。3.为用人单位与毕业生提供信息交流平台电子档案系统不仅可以反映学生本人大学期间的学习情况，同时还能完整，清晰反映学生品德表现、干部经历和社会实践活动等综合素质的情况，是毕业生学习成长的一个记录，也是非本人提供，是为他证的证据。其可以作为向用人单位自我推荐最具权威性的凭据，也是用人单位挑选人才的主要依据。高校通过建立在校生电子档案，并向合作企业开放毕业生电子档案查阅服务，使毕业生档案信息得以在毕业生和用人单位之间进行有效交流，有效地帮助毕业生实现就业，为用人单位与毕业生提供了信息交流的平台。4.提高“人―职”匹配度企业招聘的主要途径有：现场招聘会、内部选拔、网络招聘、推荐、中介、媒体等，当中效率最高为“推荐”。它的好处在于推荐者一般比较熟悉招聘企业的具体要求和待遇情况，同时对被推荐者的职业能力和综合能力也比较了解，所以在推荐人员时也会有的放矢。电子档案则类似于推荐者的角色，它可以根据企业的招聘要求，通过信息处理技术，在现有的毕业生数据库中“推荐”出与招聘条件高度匹配的毕业生供企业招聘。而经“推荐”选出来的毕业生，其个人的职业能力和求职意愿与企业需求吻合度也相对会高些，从而提高“人―职”匹配度。
三、完善大学生档案管理，发挥其为就业服务功能1.与时俱进，实现档案信息化管理21世纪是信息化时代，信息技术的运用给社会带来了众多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐渐运用信息技术进行管理。例如：高校的政务管理和教务管理工作均进行了不同程度信息化管理。然而，大学生的档案管理还延用着传统的管理方式，影响了学生档案在就业服务中的作用发挥。为了更好地服务于毕业生就业，大学的学生档案管理部门应当与时俱进，借签国外档案管理的先进技术，实现以计算机为主要管理手段的档案信息化管理。这不但能使学生档案管理更加规范化和有序化，极大地扩充大学生档案的信息量，还能为用人单位提供便捷、真实、可信的毕业生信息，使其更好服务于就业工作。2.转变观念，扩充档案内容要完善大学生档案管理，体现其就业服务功能，除了进行信息化管理之外，还要扩充档案内容，使其更加全面展现学生个人综合素质。要首先从观念上做转变，传统档案管理只是把学生档案看作是学生学籍资料的简单积累，到了毕业时才把所有的资料进行收集归档，这样的档案管理方式使得档案变成一个“静态”的资料袋，不能反映学生的全部，更不能体现学生的个性化差异。档案管理部门应树立新的档案管理理念，根据社会发展和用人单位的需求，扩充档案内容，为用人单位招聘高校毕业生提供更为全面、权威的信息。3.创新机制，实现全程化管理毕业前的资料集中汇总和整理归档是传统档案管理的惯例操作方法，档案管理员的职责只是简单的档案看管和毕业前的档案归档。这种传统的档案管理模式不能充分调动档案管理人员的工作积极性，影响其工作效果和为就业服务的功能发挥。为更好调动档案管理员的工作积极性，形成就业工作全员参与的工作机制，我们要创新机制，实现档案管理全程化。首先，建立以高考电子档案为基础的初期电子档案。2001年始，各省陆续实行网上高考招生，考生档案进入了电子化阶段。考生未进入大学之前，高校老师就可以通过考生电子档案提前了解每名学生高中期间的学习情况。这为辅导员和班主任老师进行新生管理、学生干部选拔和军训工作提供了便利。其次，建立大学生在校期间学习成长电子档案。在高考电子档案的基础上，为每位在校大学生建立个人学习成长电子档案，档案包括学习成绩、干部经历、奖惩情况、实践活动、心理健康、诚信记录、职业规划和师生评价等内容。详细记录了学生从入学至毕业期间每个阶段的学习、生活、实践和教育评价，真实反映学生的成长过程，有利于企业更加全面了解学生综合素质。最后，建立毕业生信息反馈档案。电子档案的好处在于方便管理和保存，学生毕业后电子档案还可以继续发挥其就业服务功能。建立毕业生信息反馈档案则是利用电子档案方便管理和保存的特点，便于高校对毕业生就业情况进行后续跟踪，了解市场对人才需求的要求，并根据反馈信息，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。总之，在信息化时代，利用信息技术进行大学生档案管理，建立大学生电子档案，是社会经济发展要求，也是顺应用人单位的需要。它不仅提高档案管理效率，促进大学生进行职业规划，还为毕业生和用人单位提供招聘交流的平台，有利于毕业生就业，有利于用人单位选拔人才，同时还有利于促进高校自身建设。
参考文献：
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高校毕业生档案管理篇8
【关键词】高校；学生档案；管理服务；就业
在新的社会发展形势下，高校学生档案管理工作应该充分发挥服务功能。在学生档案中，对学生在校期间的生活、学习、社会实践、奖惩情况以及高考成绩等进行详细的记载，是对学生学习生涯的总结。学生档案是高校毕业生向用人单位自荐的重要资料，用人单位通过对学生档案的分析，来判断是否为企业所需要的人才。在学生毕业后，学生档案会随学生进入用人单位而变成人事档案，在从业过程中所需要的保险、职称以及学历教育等相关事项，都需要使用人事档案来办理。所以学生档案管理非常重要，需要高校做好学生档案管理工作。
一、高校学生档案管理的现状
（一）学生档案内容单一
学生档案应该是对学生在校期间各种表现的综合体现，但是在部分高校的学生档案管理工作中，内容比较单一，仅是对学生学习成绩以及个人基本状况的记载，而对于参加社会实践、科技创新活动、职业技能考核以及心理状况等没有详细的记载。基于就业背景下，用人单位通过学生档案无法获取有价值的信息，无法对学生的综合素质能力进行判断，由此档案对于学生就业没有起到任何作用。
（二）档案材料归档格式不规范
学生档案管理应该遵循统一的标准格式，不仅便于管理，同时也为后期的开发利用提供方便。但是部分高校的学生档案没有统一的格式要求，档案材料的归档标准不统一。用人单位在参考学生档案时，无法提取到有价值的信息，并且为以后的转出工作造成一定的制约。
（三）毕业生档案意识薄弱
档案是跟随学生一升的资料，但是仍有部分高校毕业生对自己的档案不重视，这是高校档案管理工作中的很大阻碍。学生毕业后，没有将档案迁出至用人单位或者人才市场，或者有些毕业生就档案自己保管，这对于就业后的职称、出国政审等造成了很大的影响。
（四）学生档案转递不规范
在学生毕业后，档案会随学生一起转出，原则上档案是跟随学生转到用人单位，但是目前很多学生在中小企业、外资企业或者私营企业工作的居多，但是这些企业大部分不具备档案接收权。而学生由于不了解档案管理制度，在就业协议书上的档案转递单位填写工作单位，在学校审查不严的情况下，就会造成档案在转递的过程中丢失，这是高校学生档案转递面临的重要问题。
（五）高校学生档案管理制度不健全
高校学生档案由档案部门集中统一管理，但是，目前仍有部分高校学生档案成为某些行政管理部门的附属任务，没有单独的人员管理。有的高校学生档案归学生工作管理部门或者学工处；有的高校学生档案归学生就业部门或招生办；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个学院（系），实行分散管理。毕业期间由于短时间内要将全部学生档案材料完成归档，时间紧、任务重，容易出现错装、漏装现象，给学生就业造成时间上的拖延和工作上的不便，也给用人单位造成不良影响。
二、提高高校学生档案管理水平，发挥就业指导功能
（一）完善高校学生档案信息收集内容
高校学生档案除了收集学籍管理方面的材料外，还应该收集学生在校表现的道德品质、组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料。学生档案管理部门，应采取积极主动的收集方式，全面掌握形成学生档案材料信息的程序，确保材料的完整性、真实性，规范档案材料的收集内容，做到学期前安排部署，学期中督促落实，学期末检查审核，将监督检查工作贯穿始终。
（二）强化学生档案意识
高校学生是否具备档案意识，影响到高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能。一方面高校应充分利用图书馆的优势，从资源共享、信息一体化管理的角度将档案、图书、情报联合起来，既拓展学生的知识面，又增加学生的学习兴趣。另一方面在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。
（三）严格毕业生档案转递手续
毕业生档案收发要由专门的机构管理，保证收发转递的渠道单一，管理有序。每年学生毕业时，数千份档案都要寄送各地，各地市的情况比较复杂，有的公司没有机要权限，档案就会退回来，退回来的档案要严格执行登记手续，确保交换环节的准确无误。
（四）实现高校学生档案工作的信息化管理
高校招生规模逐渐扩大，学生档案数量逐年增加，这就要求学生档案管理工作实现现代化和信息化管理。提高档案管理工作效率，服务毕业生就业，首先应该制定统一标准，规范纸质档案的格式，这就有利于档案的整理，为进一步开发电子档案奠定基础。其次，充分利用新技术、新设备，借鉴高等教育学历证书电子注册制度，在学生档案管理上也采用现代技术方式，逐步实现高校学生档案管理的标准化、规范化。
三、结束语
高校学生档案管理关系到学生的一生，尤其是在就业形势比较紧张的情况下，高校更应该加强学生档案管理，完善档案管理内容，对学生在校期间的情况进行详细的记载，为用人单位提供全面的参考依据。向学生宣传档案管理的重要性，并且做好档案转递工作，确保档案管理工作的高效运行，为学生就业提供有利的保障。
高校毕业生档案管理篇9
【关键词】高校毕业生人事档案问题对策
高校毕业生人事档案是高校学生从入学到毕业整个培养过程在德智体等方面发展状况的真实记录和反映。强化对高校毕业生的人事档案管理,对深化教学改革,提高教育质量和管理水平,开拓人才信息资源,拓宽毕业生就业、择业提供重要凭证,有着十分重要的意义。
高校毕业生档案内容包括:中学信息、学生登记表、军训登记表、高考报名表、在校成绩表、高校毕业生登记表、党(团)材料、大学期间在校表现、体检表、报到证等。
1高校毕业生人事档案现状分析及其消极影响
据调查,对档案无所谓的大部分是自谋职业者,跳槽频繁的他们认为,商业社会中,用人单位不会太重视你的档案,考察档案不如考察现实的人,只要有完成某项工作的能力,用人单位是不会管你档案到底怎么样的。
据广州市人才中心负责人介绍,人事档案之所以由昔日的“香饽饽”,变化成为今天众多毕业生眼中的“鸡肋”,主要是在计划经济向市场经济转轨的过程中,人事档案的作用在淡化。在过去,档案是组织部门考察了解干部的工具。现在,随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱。
档案作用的弱化,一方面促进了人才流动,同时,也导致了个人在流动或工作转换中,由于档案转递手续繁杂而不再理会个人人事档案。按照规定,代管档案是收费的有偿服务。不理会人事档案者有一个重要的心理就是,在人才市场存放要产生费用。
有关专家介绍,如果一个人遗弃自己的个人档案,会产生许多消极的影响。第一,影响个人利益。有了档案,就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。无论是在原单位供职的人,还是辞职后另求新职者,在办理社会保险、领取失业金时,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。第二,影响毕业生转正定级和工龄计算。许多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作的手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。第三,耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后,档案既没有提交单位,也没有存在政府指定的人才服务中心,职称评定就会因手续不全而受到影响;有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构,但又没有及时办理就业手续,等到几年后调动工作时,才发现需要办理参加工作后的所有手续,并要在转正定级后才能正式调动。第四,导致留学人员保险断档。现在自费、出国留学人数与日俱增,但当许多学子海外深造归来、荣归故里、大展宏图之时,却发现由于人事档案存放不当,自己无意间做了几年“无业人员”,为今后的工作带来很多不便。第五,导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生,在工作满一年即见习期满一年时,通过办理转正定级手续之后,可获得干部身份。然而,很多全日制普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道,导致干部身份丢失,影响自己的职业生涯。
2高校毕业生人事档案管理中存在的问题
(1)毕业生对人事档案的重视程度不够。一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
(2)档案管理不规范。管档部门没有形成自己的实施细则和制度;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。
(3)档案管理人员素质有待提高。目前档案管理人员比较保守,缺乏创新意识,在用新方法、新技术管理档案方面还缺乏新思路。作为当代档案职业管理人员,不仅应具备传统技能,还要具有信息技能。特别要加强计算机应用能力的学习,为档案现代化管理提供准确快捷服务。
3高校毕业生人事档案管理的对策
为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大的毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应从以下几方面入手:
(1)规范高校学生人事档案管理制度,提高大学生人事档案管理和服务质量,强化对毕业生的档案观念教育。高校必须对学生人事档案的价值重新定位,重视学生人事档案的建档质量,加强毕业生人事档案管理,严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位,暂未就业的要及时向相关人才服务机构送达,杜绝随意搁置。各高校要加强对毕业生的档案意识教育,树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。
(2)创新管理模式,实现现代化的档案管理。首先,要增强创新意识。在立卷制度上更新,在工作手段上改进。其次,要应用现代技术。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前,计算机已应用于人事档案管理工作当中,信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高,在档案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
(3)采取措施实现高校毕业生人事档案的动态管理。高校毕业生人事档案动态管理,是指在档案管理的生命周期内,注重管理活动的前后衔接和相互影响,体现全程与全方位的管理思想,强调管理过程的延续性和科学性,结合管理活动的各个环节,辅助现有信息技术,不断进行档案信息的挖掘与更新,从而使管理的全过程处于最佳的运行状态,产生最佳的效果。高校毕业生人事档案动态管理是系统论观点和方法在档案管理活动中的具体运用。应充分利用现有的信息技术,结合传统的档案管理流程,即在“收、管、用”的过程中合理灵活的运用动态管理模式,以期达到目标与过程的统一。
(4)加大人事工作力度,彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行,毕业生择业时间进一步延长,根据这种情况,应加大为广大毕业生实行人事的力度,使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大,在继续做好“个人”的基础上,积极向各高校联系,宣传人事政策,并制定对毕业生实行人事的优惠政策,对毕业生实行以学校为单位的“集体”;二是人事的内容进一步完善,对毕业生的干部身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位,彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。
参考文献
[1]马良生.档案管理概论[m].合肥:安徽人民出版社.2003.
高校毕业生档案管理篇10
【关键词】高校学生档案管理
建好高校学生档案，做好学生档案管理工作，为毕业生就业提供服务，具有重要作用和意义。二十一世纪，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新时期毕业生档案管理工作就成为一项重要任务。
一、目前学生档案管理中存在的问题
真正能证明毕业生学习经历的就是档案，学生生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前学生档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
㈠队伍建设
高校学生档案工作作为高校学生管理工作的一部分，管理队伍建设还未引起足够重视，此项工作多由管理人员兼管，由于管理人员事情多，任务重，没有充足的时间管理好档案。
㈡档案管理不规范
档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象。学生档案多数分散在各院系管理，达不到集中统一、规范管理的要求。学生入校档案入柜，直到毕业前才将档案取出，把新材料突击归入档案。这样就会出现档案不规范、不统一、把关不严、移交手续不规范，严重影响学生档案质量。同时，导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了档案管理工作的严肃性，降低了档案工作效率，更谈不上为学生提供优质服务了。
㈢档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于一些简单的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
㈣毕业生对档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不知去向。其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升、办理社保、事业单位和国有企业招聘考试以及各地方对大学生的优惠政策等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好。
㈤地区性政策限制。有些地区的人事机构不接收非本地户口的毕业生档案，使一些在当地就业的学生不知道档案该存放到哪里，为他们带来了后顾之忧。
二、做好新时期学生档案管理工作的思路及对策
从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
㈠提高学生对档案工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高学生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大学生生充分认识到，学生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到学生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。
㈡加强档案管理工作的科学规范化管理
一、要有专人负责档案管理工作，尤其是在人员变动时要做好档案的交接工作，以保持档案工作的连续性，建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。
二、对于新接收的档案要全面核实。对接收到的毕业生档案应重新整理，如发现材料有缺失或相关内容不符，应及时通知学生本人。整理后应注明档案内容，并做好档案登记工作，装订成册。建立多种检索方式，便于查找与利用。
三要及时完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合相应的制度，将学生在校期间的材料及时归档，包括成绩单、鉴定表、毕业生登记表以及能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。
随着高校扩招，学生档案材料越来越多，量越来越大，目前落后的手工管理方式与现代化的高等教育快速发展相比，已越来越不适应。高校学生档案管理工作应该不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平，充分利用信息化、网络化等先进技术，来提高档案管理工作的效率。
综上所述，在新时期做好高校学生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们义不容辞的责任。
参考文献
[1]傅荣校，档案管理现代化.浙江大学出版社
[2]杨国祥，档案管理学.机械工业出版社；第1版