干部档案数字化管理篇1
一、干部人事档案数字化管理的现实意义
干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。
（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源
当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。
（二）有利于提高档案资源的利用效率
长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。
（三）有利于重要人事档案载体的持久保护
人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。
二、干部人事档案数字化管理中存在的问题
尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：
（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高
受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。
（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏
实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因，当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育，都还需要一个相对较长的历程。
（三）档案资源的开发利用有待深化
利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。
三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施
针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。
（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度
把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。
（二）创新档案管理机制，推进数字化进程
针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。
（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑
档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。
干部档案数字化管理篇2
关键词：干部人事档案；数字化；工作初探
近年来，随着从严治党、从严治吏的不断深化，干部选任中个别档案涂改造假问题暴露出来，影响了组织干部人才工作的开展，损害了党和国家的形象。干部人事档案工作从“幕后”走到“台前”，治理档案涂改造假问题已迫在眉睫，而推进干部人事档案数字化则成为规范管理的重要手段。信息技术的快速发展，为提升干部人事档案管理水平提供了重要支撑。通过计算机软硬件设施的合理配置，建设一套符合部门（地区）工作实际的干部人事档案数字化系统，实现干部人事档案电子化阅档、电子化存储、电子化管理，既可以不断提升干部人事档案工作效率，又能够减少原始档案磨损以及涂改造假问题。本文在分析干部人事档案管理与数字化建设存在的问题及数字化重要性的基础上，探讨了推进干部人事档案数字建设的途径。
一、干部人事档案管理与数字化建设工作中的问题
（一）干部人事档案规范化科学化管理水平不高。在干部人事档案专项审核以及干部提拔任用公示中，暴露出个别干部人事档案中“三龄两历一身份”存在涂改造假等问题，反映出在以往的干部人事档案管理中存在不严格、不规范甚至违规违法的现象，给组织工作带来一定负面影响，亟需通过有效手段来遏制干部人事档案涂改造假的不良现象。
（二）干部人事档案数字化建设进度满足不了工作需要。从全国来看，中央、省、市级干部人事档案管理部门对干部人事档案数字化建设推进较快，基本实现了干部人事档案数字化管理，但在地市级个别部门、县（区）级，干部人事档案数字化建设相对缓慢，个别地区甚至尚未开始数字化建设，数字化建设整体情况还满足不了需要，干部人事档案管理仍沿用“老办法”“旧方式”，干部人事档案涂改造假等风险较大。
（三）干部人事档案数字化标准落实不到位，数字化系统使用便捷性不高。针对干部人事档案数字化建设，国家质检总局、国标委员会于2017年颁布了《干部人事档案数字化技术规范》（GB/t33870-2017）（以下简称《技术规范》），但在干部人事档案数字化工作中，各地区落实尚不到位，在干部人事档案数字化系统建设、图像处理、数据存储、运行环境等方面还达不到《技术规范》要求。数字化系统建设未能完全结合工作实际，系统使用的便捷性、实用性不够，数据更新不及时，利用率不高，在数字化后仍旧使用原始纸质档案。
二、干部人事档案数字化建设的重要性
（一）是新时代组织工作必然要求。从严治党关键在于从严治吏，从严治吏必须从严管档。要遏止“三假干部”“五假干部”，就必须从档案管理这个源头抓起，创新管理方式和手段，堵住工作漏洞。党的十八大以后，中央先后颁布了一系列干部人事档案管理的法规政策，明确提出要按照国家相关技术标准，创新方法和手段，推进干部人事档案数字化。推进数字化建设已然大势所趋，只有建立一套符合《技术规范》要求的系统，实现数字化阅档、数字化管档、数字化备份存储，提升干部人事档案科学化管理水平，才能更好地服务新时代组织工作。
（二）是推进干部人事档案规范管理的有效手段。通过计算机技术、扫描技术、图像处理技术，将现有的纸质干部人事档案转化为数字化信息，实现干部人事档案数字化阅档、存储、备份，一方面可以避免在使用中接触原始纸质档案，减小抽取、替换、涂改档案材料的可能性，另一方面可以减少对原始纸质档案使用率，避免原始纸质档案的磨损。同时，也可以探索推进干部人事档案数字化副本异地保存，避免在天灾人祸的情况下出现不可挽回的局面。
（三）干部人事档案数字化建设是提升干部人事档案管理水准的重要途径。档案数字化管理与传统管理方式相比较，有着无法比拟的便捷性、先进性，实现干部人事档案数字化后，通过计算机检索，可以迅速精准定位到某卷档案，实现更加便利、快捷、高效的阅档。在符合规定的网络条件下运行干部人事档案数字化系统，查档人员可以实现异地查阅，在技术成熟情况下甚至可以实现档案“跨时空”流动，从而进一步降低干部人事档案管理人员的工作强度，提高工作效率。同时，通过干部人事档案管理系统，可以进行相关干部数据统计、档案情况统计，实现资源整合，避免重复劳动。
三、干部人事档案数字化建设工作策略
（一）严把载体关，开发好干部人事档案数字化系统。干部人事档案是利用频率较高的档案类别之一，在职干部人均年增档案材料在2份以上，离退休干部在1份左右，在职干部每卷档案年均查阅在1.2次左右，离退休干部、死亡干部在0.5次左右，使用频率较高。因此，建立一套能够满足工作需要、上下级衔接好、简单实用的数字化系统十分必要。干部人事档案数字化系统开发中，在人员建库、目录建库等方面严格按照《技术规范》要求实施，并配置以先进的硬件，满足实时存储、实时读取需求，避免出现内存不足、网络卡顿等现象。同时，在干部人事档案管理系统的栏目上要优化设置，充分满足干部人事档案日常管理中检索、统计、增删、授权访问等需要。
（二）严把标准关，落实好干部人事档案数字化规范。要落实好《技术规范》中档案扫描、图像处理、数据验收、数据备份等方面的标准，确保干部人事档案数字化建设达到国家标准。综合考虑到质量、人力、物力等因素，很多地区在档案数字化中采取业务外包的形式进行，既可以省时省力节约成本，也可以保证质量成效。档案数字化是一项系统性、流程性工作，外包后的档案数字化工作中，档案管理人员并不是“甩手掌柜”，而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫，对外包中的不当行为要及时制止，对影响进度的问题要及时协商解决，对质量问题要及时指明，确保档案数字化工作按期保质完成。
干部档案数字化管理篇3
关键词：数字档案；损坏；因素；分析；对策
数字档案是人类的宝贵财富，它在经济社会的发展中起着越来越重要的作用。数字档案依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，但其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。由于数字档案的载体材料脆弱，附加设备众多，技术成分复杂，影响因素广泛，这就使得它的安全保o比纸质档案的安全保护还要重要和困难得多。
1数字档案实施中存在的问题
1.1存储载体的影响现有的数字档案一般都存储在磁性材料或兼有光学、电学性质材料制成的载体之中，如磁盘、光盘等。以光盘为例，光盘的盘基一般由金属（如铜、铝等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金属常被氧化锈蚀，石英较易n裂，高分子材料容易老化。而它的记录材料一般由碲、硒、锗等金属、高分子聚合物气泡型材料以及相变晶体材料制成，它们具有被氧化锈蚀、易老化n裂、易疲劳失效等缺点。磁盘有可能因存放太久、磁道受损而不能正确读取内存数据。所以，光盘、磁盘的使用寿命是有限的。存储载体的"脆弱性"会导致各种安全风险[1]。
1.2硬件故障的影响数字档案为达到公众查询利用和实现资源共享的目的，就必须借助于计算机技术、网络技术和数据库技术，为此必须购置档案数字化输入设备（如平板a3扫描仪、大幅面扫描仪等）、网络设备（如计算机、大型高速交换机等）、存储设备（如计算机硬盘、San存储器等），还要配置输出设备（如视频输出设备、大幅面彩色喷墨打印机等）、保密设备（如脱机存储设备）等。如此庞大的设备体系无论哪一个出了故障，都会造成数字档案的使用受阻或损毁。如离线存υ靥逍枰相应的驱动器来对数据进行存取，一旦脱离驱动器就不能检测到数字能否正确读写了。RaiD磁盘阵列为一种在线的热备份存储，它也有一定的安全风险。此外，磁带库、磁盘库、虚拟磁带库等，还不能防止黑客和病毒入侵，一旦出现黑客和病毒入侵以及人为的误操作，都有可能毁掉主机及存储的数据，都不能保障数字档案的绝对安全[2]。
1.3软件故障的影响操作系统故障、应用软件故障、驱动程序故障等都属软件故障，也会对正在生成的数据造成大的影响。
1.4人为因素的影响人为误操作如对磁盘误格式化、误分区、误删除等都会造成对存储数据的损坏。如果是人为破坏，如对磁盘消磁、用winhex软件将数据完全填充，数据将完全损坏，而且不能恢复。
1.5自然因素的影响如果遭到地震、火灾、水灾、泥石流、化工品爆炸等自然灾害的不可抗拒力的影响，必然会使数字档案造成毁灭性的打击。此外，战争、恐怖袭击等，则使所有数字档案的设备和数据顷刻化为乌有。
2我院开展数字化档案的实践与做法
2006年国家组织部门明确指出：要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，加快电子档案的建设，完善干部档案管理系统和干部信息管理系统，逐步实现档案管理的数字化。我院于2015年开展干部人事档案专项审查工作，为了加强数字化档案建设工作，我们将档案案卷与电子信息化管理结合在一起，两手抓两手硬，取得了一定的效果。
2.1建立与维护数字档案信息化管理系统，从严加强档案工作队伍建设。按照市委组织部统一要求，抓紧熟悉政策，迅速行动起来。建立与维护档案专审工作电子信息系统，印发《关于采集报送干部电子信息的通知》，按照干部人事档案专项审核工作要求，规范报送口径，明确统一要求，保证干部档案真实性。严格落实《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》等有关规定，严肃对待个人档案，严禁干部档案弄虚作假。重视档案工作队伍建设，坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员干部从事干部人事档案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配强档案工作力量，并保持相对稳定性。
2.2建立干部电子信息库，创新数字化档案建设工作。我院在职职工1800人，干部电子信息采集的工作量大，维护信息政策业务性强、要求很高，但我们克服困难、创新工作。在加强人事档案与技术档案数字化建设工作时，我院将干部档案中的个人资质、证件以及相关的成果、荣誉等凡能通过案卷反映出来的内容，除加强纸质材料的接收、借查阅、转递、保管等环节外，还创新档案管理的方法与手段，将他们拍照、制作成ppt、建立个人电子档案储存，并做好电子信息库的后期维护工作。待实施电子档案管理成熟后，整理、归纳并储存在光盘内，定期进行光盘备份，定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。
2.3不断排查数字化档案管理故障与问题，严格落实档案工作责任制。档案专职人员加强数字化、信息化业务培训与学习，定期做好数字化档案故障排查工作。档案管理部门与信息科、网络中心等部门做好联动，不断解决数字化档案工作中反映出来的故障与问题。加强与纪检监察、卫计委、人社、教育等部门的协调联系，共同研究解决干部档案管理中的薄弱环节和突出问题。不断创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平。
3讨论
数字档案损坏的防治对策，就内容、形式、技术、方法与传统的纸质档案损坏的防治相比，会有很大的不同，但传统的"以防为主、防治结合"的指导思想，在现代依然是正确和有效的。因为无论是纸质的档案还是数字化的档案，保护的核心部分都是存储载体，只是数字档案附加了许多设备而已。所以，"以防为主"，就要不断研究存储载体的质量问题，使其寿命更长，运用时间更久。比如，古时的圣旨就是封建帝王下达的文书命令及封赠有功官员或n给爵位名号的a命或敕命，当属珍贵的史实档案[3]，它所用的纸质是很有考究的。而在今天，就要不断研究改进数字档案的存储载体，尽量提高它的存取速度、使用时间，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全。
3.1加强制度管理建立和健全数字档案馆（室）的规章制度，是档案科学管理的依据。要制定科学的规章制度，明确管理规范。通过精细化的管理使档案管理的各项业务工作和利用者服务实现科学化，实现管理环节和程序向更精准的方向发展。
3.2做好预算管理编制好经费预算是档案工作精细化管理的第一步。有计划合理地分配经费，特别是数字化档案开通后，通过对数据库资源的多方了解及性价比比较，选择适合本单位适用的数据库。对档案信息设备及其他办公用品的购置做出相应的预算，并对下一年数据库的购置、调整、维护等工作做到统筹兼顾、轻重缓急，力求创造更多的价值和效益。
3.3探讨数字档案损坏的各个因素，根据实际情况采取相应对策，真正做到"防范于未然"。"防治结合"就是要采取行动，保证数字档案有合适的温度、湿度、避光、防污染条件，还要考虑数字档案保护的一些特殊要求。如库房对电力、空调、地面防静电的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在这里的一个特别意义就是防止数据丢失，所以定期要进行光盘、磁盘的离线备份（冷备份），或使用RaiD磁盘阵列和应用软件进行双机备份（热备份）[4]。而"治"字在这里的一个特别意义就是指数据的恢复。所以要定期对计算机杀毒，不断研究数据恢复的新技术。
3.4尽快制定通用的数字档案保护标准改革开放以来，我国的现代化建设、民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步。作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的档案事业，目前我国尚无统一的、通用的的数字档案保护标准，这需要尽快制定。依法治国，依规办事，数字档案的安全问题才能有根本保证。
3.5着力解决好制约档案事业持续发展的瓶颈问题随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。从我国档案事业发展来看，档案事业的主体-档案馆（室），存在着馆（室）藏结构单一、档案内容信息匮乏与社会对档案信息无多少需求之间的矛盾，量大质次的档案收藏量过多给档案库房保管造成的压力的问题等，这些都是制约档案事业持续发展的瓶颈问题。因此，如果不运用先进的科技设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。
参考文献：
[1]彭远明.试论数字遗产的保护与管理策略[J].档案学研究，2007（2）：56-59.
[2]唐跃进.数字档案灾难防治研究[J].档案学通讯，2014（3）：12-14.
干部档案数字化管理篇4
干部档案建设
干部档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力和工作业绩等内容的文字资料,它是按有关的规定先进行整理之后组成,它不仅是全面考察和了解以及正确的选拔使用干部的重要依据,而且是党和国家干部工作的重要组成部分,是做好干部工作的基础。随着我国经济体制的改革和干部人事制度改革的不断深入发展,在新时期里,如何提高档案的管理水平和开发档案本身所具有的潜在价值,使档案成为真正的信息资源,使其更好地为干部人事的工作和社会主义现代化建设服务,已成为新的课题。
1.干部档案工作信息化建设的意义
传统的干部档案工作和服务方式已是无法解决新时期所需求的信息面大、提供数据快捷、准确、系统,使档案的资源利用十分困难。为此,干部档案的管理必须要紧跟干部工作的要求,紧跟新时期发展所需要的步伐,把传统的档案实体管理体制朝着档案信息管理、档案信息服务、档案信息开发三位一体的新体制转轨。要通过改革创新,真正地实现干部档案工作的信息化。干部档案工作信息化管理,有利于提高对干部信息的综合处理和管理能力。利用计算机对档案信息进行档案信息处理和管理,实现档案数据处理的信息化,使管档人员摆脱了大量重复的手工操作,提高了工作效率,从而使信息传递和信息利用的范围、速度、方式、效能进入了一个新的时期。如职务、职称、学历、学位、工资、个人简历和个人的基本特点等信息输入计算机建立干部信息库,利用计算机直接产生干部任免呈报表、审批表、基本情况表、干部名册,起到了提高干部工作运转的速度的作用,保证了干部个人信息的准确。干部档案工作信息化,有利于转变干部档案工作服务方式,把被动服务便为主动服务,提供其他领域和个性化服务。采取和利用计算机管理干部档案,改进档案的检索和查阅的方法,使查档人员在不直接接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,使其提高了档案查阅的速度,利于加强干部人事档案的保密和安全。干部档案工作信息化,有利于开发档案信息的资源,能挖掘档案潜在的价值。通过建立干部信息库,将大量的信息资料通过计算机储存,使干部档案真正成为一种信息资源,并及时维护和更新信息。利用计算机处理干部信息,进行干部平均年龄计算、男女干部人数统计、任职年限统计等,从而提高整个干部档案信息的开发和利用工作的全面性、准确性和时效性,进一步推进整个人事工作的改革。用计算机管理软件对档案文献进行收集、整理和不同层次的加工,对收集的现行公开文件进行整理、编目,实现网上政务信息的检索和查询,通过网络途径提供数字化的现行公开文件利用服务。它是档案部门适应国家信息化建设的时代要求,进行档案工作服务机制的创新,自觉主动地把档案工作服务方式、服务内容的改革与电子政务建设有机地结合起来,进一步完善现行公开文件利用服务工作的有力途径。使用缩微技术、扫描技术、光盘技术,可以增加档案信息的存储量,存储密度比纸质档案高出许多倍。而且,纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息,但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息,这样利用很小的空间就可以保存大量的信息,开发利用的速度快,具有直观性、选择性、易操作性,使档案利用更加方便快捷。
2.实现档案信息化的基础
实现档案信息化的基础是数据库管理和检索服务系统。数据库的建立直接关系到档案信息资源的获取、存贮、组织、检索、利用。档案馆数据库的建立包括馆藏所有纸质档案的数字化建设、电子文件元数据库的建设及照片、声像档案等多媒体档案目录的建设。利用计算机对档案信息的处理技术可以“捕捉”任何现存的东西,包括照片、纸张等非常容易毁坏变形的档案材料,把它们转换成数字形式,永久地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将馆藏档案信息数字化,建成各种专业性、综合性档案信息库,不但方便档案信息的检索和查询,同时也保护了档案信息资源。
3.干部档案工作信息化建设的措施
3.1主要做好干部档案的审核工作,多层面、多角度采集数据,为干部档案信息化建设提供准确信息源。
3.2具备紧密结合干部人事工作和干部档案工作实际,行之有效的干部档案工作软件。具备档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等功能的干部档案日常管理软件以及干部个人信息数据录入后能产生干部基本情况表、干部任免审批表、干部退休审批等干部人事工作内容的干部信息库。
3.3要加强培训,建立一支高素质的档案工作者队伍,使档案工作者不仅是干部档案业务知识的行家,同时还是懂得计算机知识的高手,使其能够及时准确地对干部档案工作的软件进行维护,对信息数据进行更新,为干部工作提供优质的便利服务。
干部档案数字化管理篇5
1.干部档案管理制度不健全，管理疏松，落实制度不严。中组部通报还显示，不管是改身份，还是改年龄，还是改学历，都少不了当地相关部门、甚至是一把手的协助，缺乏相应的监督机制。部分档案管理人员感觉本职岗位无关紧要，领导关注少，一人掌管干部档案室钥匙，出入方便。正是由于档案管理疏松,才让弄虚作假之人有机可乘。对干部档案的查阅及出入室档案材料登记制度不落实，把档案室的各项管理制度挂在墙上，漠视国家制定档案管理的法律和法规。更有甚者档案管理人员利用职位便利条件，为所谓的领导关系进行档案材料的修改，随意增删档案材料，法律意识淡薄，明知涂改档案是违纪或违法行为，心存侥幸，总认为上级组织部门查不出来，无形之中助长和纵容了干部档案造假的不良风气。
2.缺乏干部人事档案纠错机制和法制监督程序，改档随意性强。从干部档案造假的种种迹象显示，现在各级组织缺乏对干部档案造假的纠错机制，一旦发现问题，如何启动调查程序、谁去调查、怎么调查，制度上都没有这个安排。档案造假问题逐一曝光并浮出水面，一般都是经群众举报引起社会舆论或者领导重视了，才会进入调查，而这些调查都没有固定的干部人事档案法律修改程序，改档随意性较大，对调查的各个环节缺乏透明度，媒体对处理问题不能适时全程跟踪和监督。
3.造假成本低，收益大，处罚力度缺乏敬畏性。干部档案造假泛滥一个重要原因是违规成本太低。造假问题一旦被发现，几乎都是党纪处理，更轻的则可能仅仅是政治前途暂时遇阻，处理结果对违规违纪者影响不大。据相关通报，年龄造假的黄梅芳仅受到党内严重警告处分，对其进行诫勉谈话；著名的造假骗官干部王亚丽，也是因为职务侵占、行贿才被判刑。通过造假得到提升，,获得丰厚的利益,最终结果,只会让国家利益和政府公信受损,对造假人员责任追究没有形成高压势态，对档案造假行为的相关人员处罚力轻，缺乏敬畏性和威慑力。
4.干部档案管理数字化水平滞后，信息不对称。由于档案管理的信息化水平不高，各级档案部门投入不足，干部人事档案由政府各级组织部门管理，群众对选拔干部公开的信息不了解。各地干部人事档案部门的数字化建设滞后，严重制约了人民群众对当地干部基本信息的知情权。极个别干部在干部公开选拔和任用时，往往突击在档案材料中虚构增加工作经历或者提供假文凭。利用跨区调动，异地考察的好机会，组织部门档案审核时间短暂和考察力度有限，到新单位上班后当地无人知晓个人真实履历，从而很容易使“整容”后的档案“瞒天过海”，钻政府与群众对信息了解不对称的空子，采取“暗箱”操作，来达到异地升迁做官的目的。
二、针对干部人事档案造假出现的问题，有针对性地提出防治和解决的措施
笔者从事干部人事档案管理工作已十多年，通过对干部档案造假问题进行认真的梳理，笔者认为，组织部门对干部人事档案造假现象要“零容忍”，要及时“亮剑”，通过严密程序、严格把关、严肃查处，让“问题档案”无处遁形，让伪造者绳之以法，受到法律的严惩，让蠢蠢欲动者及时收手，自觉消除档案造假的念头，还干部档案的真实性。各级档案管理部门和工作人员要自觉形成维护档案管理的良好秩序和环境。
1.依法治档，严格审档，强化管理人员素质，健全干部档案管理长效机制。中央新修订的《干部任用条例》“十不准”纪律明确要求：不准涂改干部档案，或者在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假。对干部档案涂改造假“零容忍”，根本在于对干部档案管理实行硬约束。依法治档，健全干部档案管理长效机制，从源头抓起，把好入口关。完善《干部人事档案管理条例》，切实扎紧制度“笼子”，保障选人用人风清气正，健全干部选拔与奖惩机制、严惩造假者与纵容者，把法律作为最好的屏障，防患于未然。严格审核干部的“三龄两历一身份”材料，严格审核认定的制度，加强审档人员的培训力度，建立连带责任机制。要健全完善档案整理、材料收集、信息认定等制度，切实从源头上杜绝涂改造假行为发生。同时，高度重视和加强管档队伍建设，真正把那些政治素质高、党性观念强、敢于坚持原则、敢于较真碰硬的干部放到管档岗位。
2.实现干部档案管理数字化、网络化,努力构建“大组工网”平台。积极推进干部档案数字化建设，科学管理，全部实现干部档案数字化管理，为干部人事工作提供全方位、准确、快捷的服务，扎实推进干部组织管理工作改革创新。建立干部电子档案，可有效防止和解决档案自然老化、人为涂改、意外损害等难题。使每名干部均拥有纸质和数字两份档案。利用网络平台，制作电子人事档案，将干部档案置于阳光之下，方便干部异地交流和群众监督，避免不正当的“曲线升迁”。将在职干部档案材料全部扫描，运用计算机档案管理系统，实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储和检索、计算机辅助立卷、档案自动标引、档案双重备份和档案远程监控管理等。积极开展干部档案数字化工作，以部省、市、县、乡四级干部组织部门联合实现省级“大组工网”为平台，中组部档案部门统一负责创新和研发干部档案管理新模式，在确保网络信息安全的前提下，努力实现全国内副科以上干部数字档案信息资源的互联互通，下级只能向上级上传干部档案电子信息不能在本级系统中修改信息，如需信息修改，务必由上至下严格授权，建立审核认定制度，适时全程监督全程记录信息修改过程，动态化管理，建立电子档案信息传送修改程序和预警制度，让造假者无空可入。
3.强化对权力的制约和监督，使干部选拔任用的过程透明化。各级党委及其组织人事部门要将干部任前档案审核作为干部选拔任用的必经程序，严格执行“干部档案中的重要材料存在涂改造假情况的，一律暂缓任用”纪律规定，切实发挥好干部任前档案审核的监督作用。谁敢涂改档案、伪造材料、弄虚作假，谁就要付出代价、受到惩处，并加大违规档案操作人员处罚力度。围绕干部档案规范化、标准化管理，建立健全了各项规章制度，档案室实行双人双锁管理。架起干部选拔任用工作“晒评于民”的桥梁，及时向社会公示拟选拔干部的信息，把知情权、参与权、选择权和监督权逐步拓展到广大干部群众中间去，使干部选拔任用的过程透明化。
干部档案数字化管理篇6
近些年，衢江区财政局主动适应信息化建设的发展要求，将档案数字化建设作为解决档案查阅困难的切入点。数字化档案应用以后，纸质档案的原件被封存保管，避免文件的磨损、污染和丢失，确保档案的安全。该局在实现档案数字化过程中，克服了人员少、任务量大等困难，规范高效地开展档案数字化工作。并积极向省、市、区档案部门专家和主管部门获取业务指导，及时查找存在的问题，认真进行改进。
一、如何实现财政局电子档案数据库数字化转化
在财政局档案材料中，有多有少，有新有旧，有的纸质质量较好，有的质量较差，虽然财政局档案在制作过程中都是按照统一标准进行制作，但是以前很多纸质档案和电子档案都未使用统一的国家标准，这样在档案材料中存在显著的差异性。如何将这些档案迅速转化为只数字化信息储存起来，又不伤害到原始档案，这就需要通过扫描或者拍照技术将纸质档案和电子档案输入到扫描仪或者照相机中，同步将其储存在计算机数字化数据库中，这是最基础的数字转化工作。但是扫描和相机拍摄有一个共同突出的问题就是转化速度较为缓慢，一天只能转化几份档案，这对于财政局档案信息进出量十分大的现状十分不利，面对大量的新旧档案，可以分阶段逐渐完善财政局数字化档案数据库。这项工作十分复杂，且工作量十分巨大，需要财政局分阶段进行。首先，对库存文书档案30107件、业务档案2278卷、会计档案6796卷、科技档案275卷、特种载体档案224卷，将纸质到数据化转换共扫描文书119008张，业务档案4652张，会计档案13103张，特种档案扫描287张；从纸质档案的收集、整理、保管和利用都要有统一的标准；其次，对室存永久和长期档案进行数字化管理，整理、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等；最后，对于新产生的纸质档直接整理归档转化为数字化档案，纳入到财政局数字化档案数据库系统中。此外，充分发挥财政厅Foa办公自动化系统的电子查询功能，财政厅将档案数据导入Foa模块中，实现厅内网、单机等多种途径相结合的档案数据查询方式，推进档案数据库建设，方便机关档案管理和查询。在档案数字化建设过程中，财政局与承建单位签订《档案数字化项目合同》、保密协议，严格执行保密守则和工作制度、流程，确保了档案安全。
干部档案数字化管理篇7
为适应国家信息化建设的需求，国家档案局2002年颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，对信息化建设环境下的档案管理提出了明确的建设目标和建设任务。高等中医药院校人事档案，作为档案信息化建设的重要组成部分，其信息化程度将对高校教学科研人才队伍建设，特别是高层次人才库信息建设有着极其重要的意义，是学校人力资源管理信息平台的基础，实现人事档案的信息化管理，将为学校的各项事业发展发挥积极的作用。本文以江西中医药大学人事档案信息化建设为例，阐述了本校人事档案信息化建设的主要意义，主要做法以及启发思考，为信息化背景下的中医药院校人事档案建设提供参考意义。
关键词:
信息化；高等中医药院校；人事档案建设；江西中医药大学
随着信息处理、网络技术的不断成熟和中医药高等院校改革的不断深化，推进高等中医药院校人事档案建设信息化，是贯彻落实档案事业信息化发展要求，进一步推进人事档案管理标准化、服务网络化进程，更好地为学校各项事业发展服务。
一、高等中医药院校人事档案信息化管理的必要性
实现高等中医药院校人事档案信息化管理，将对学校教学、科研人才队伍建设、医疗科研人才选拔有着重要的意义，同时也对高层次人才库信息资源的建设和利用、共享有着极其重要的意义，为学校各项事业发展提供决策依据。
(一)有利于深化高校人事档案信息化管理的研究人事档案是记录个人不同阶段的发展经历，如实地反应了个人的学习经历、工作经历、社会关系、家庭状况以及职务职称等各方面的信息，是组织人事部门选拔考核的重要依据。相对于普通高等院校人事档案，中医药院校更具特殊性，不仅包含各教学院(系、部)的人员，还包括其直属、非直属医院，以及教学实习医院人员，绝大部分人员既是教师，又是医生;不仅需要承担教学科研工作，还要从事临床工作。面对这样繁杂的各类人事档案信息资料，只有利用现代信息技术，才能最大限度客观反映个人档案信息，进而达到人事档案开发利用的目的。
(二)有利于提高人事档案使用效果纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料在查询时需要逐页、逐人查找相关内容，不断地进行翻阅及反复拆装，很难避免纸质档案的损坏，不利于纸质档案的长期保存。通过人事档案信息化，建立个人电子档案，引入专业的人事档案管理软件，通过网络和计算机辅助等管理手段，使得人事档案的检索、查询都可以通过计算机完成，既有利于纸质档案的保存，又能通过信息检索，实现档案信息数据共享，提高人事档案信息资源的使用价值，增强人事档案管理的科学性，不断发挥人事档案在中医药院校各项事业发展中的作用。
(三)有利于实现人才的优化配置和合理利用通过人事档案的信息化建设，建立真正全面的人力资源电子信息档案，利用计算机统计语言对中医药院校的人才队伍进行定性或定量的统计分析，把“冷冰冰”的纸质档案转化成“活生生”人才队伍分析数据，实现人才效益的最大化，从而有力地推进中医药院校的学科建设和高层次人才的队伍建设，推进中医药院校人才队伍的整体提升。
二、江西中医药大学人事档案信息化建设主要举措
江西中医药大学校本部及直属附属医院教职工累计达3000余人，本文主要以校本部教职工的干部人事档案信息化建设为例，简要阐述我校人事档案信息化建设的主要举措。
(一)加强信息化建设的投入力度为进一步实现我校人事档案管理的信息化，以中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等文件精神，选派相关人员进行理论业务培训，设立专项资金对我校人事档案进行系统的整理。从软硬件上有计划、有步骤的加强投入力度，进一步完善基础设施，保证我校人事档案信息化的顺利实施。
(二)整体规划，分布实施人事档案信息化建设是一个长期而繁复的工作，就档案信息化建设的现状来看，最早的档案信息化工作始于20世纪80年代中后期的美国，历经了研究介质的保存、档案数字化、建设档案信息导航、网络化等多个时期，实现了信息处理、永久性保存及数据挖掘。就高等中医药院校人事档案信息化建设的现状来看，目前还没有完全实现人事档案的数字化。因此，鉴于人事档案信息化建设的现状和特点，我校采用整体规划，分步实施的策略。首先，推进干部人事档案规范化建设。根据中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》(组通字［2012］28号)和中共江西省委组织部《关于做好干部人事档案改版工作的通知》(赣组字［2013］68号)文件要求，严格按照规范化标准，认真做好我校干部人事档案材料的收集、整理、审核工作，充实完善档案内容，确保干部档案材料齐全完整，为档案信息化建设提供基础保障。其次，推进人事档案基础数据库建设。以规范化整理后的档案为数据基础，以我校人力资源信息系统为平台，建立人事档案基础数据库。初步实现个人信息、学习经历、工作经历、职称职务信息以及履历信息电子化，为学校人力资源管理及各项工作提供有力的人员基础信息保障。最后，推进干部人事档案数字化建设。利用计算机信息技术和扫描技术，经过相当一段时间，将纸质的干部人事档案数字化，建立干部人事档案数字化信息库，实现人事档案的高效利用、信息共享，为干部人事档案管理研究提供平台支持。
三、高等中医药院校人事档案信息化建设的几点思考
(一)建立可持续保障机制人事档案管理信息化是一个长期复杂的系统建设工程，统一部署，合理规划，建立一套人事管理信息化的可持续保障机制，是保障人事档案信息化建设的有力保障。学校需要持续保障资金合理预算、投入，保障信息化建设所需的软、硬件设备必要的添置、更新、维护，以适应信息技术发展对人事档案管理提出的要求。
(二)加强系统管理与维护为保障人事档案数据的准确性，管理员必须不断的加强学习，及时了解有关计算机和信息处理技术，遵守管理程序，对数据日常的管理与维护进行规范操作，定期审核更新数据信息，增添新的人事档案信息，及时修正错误信息，对人事档案材料的借用、查阅、接收、转出等活动都有翔实的记录备案，做到后续工作有据可依、有案可查，实现档案保存的信息化、档案调取的信息化。
(三)建立信息化安全保障机制人事档案涉及诸多个人隐私，建立安全保密机制是信息化建设的重中之重。通过数据加密、分级授权、管理员身份识别、终端识别等措施来加强人事档案管理信息系统的安全性。对相关管理部门和管理员设置访问权限和密级保护，限制不同级别管理员的操作范围，确保管理系统的安全性。同时，学校网络技术中心要加强对学校校园网络的监控，采用数字身份认证、防火墙等安全技术，有效的对校园网和外网进行物理隔离，从技术上保障系统的安全运行。此外，采用数据双备份，即双数据库备份机制。由于人事数据的重要性，收集整理的难度非常大，系统要求每天在现行的运行系统中定时做数据备份，将备份数据及时导入备份数据库，对两套数据库系统进行物理分离，确保数据备份安全。
(四)加强人才队伍培养人事档案管理信息化关键在于加强管理人才队伍建设，不但要求管理人员熟悉人事档案管理业务知识，还要掌握现代信息处理技术和一定的计算机知识。因此，要想做好人事档案信息化建设，不断的加强人才队伍培养也尤为重要。一是加强引进具有档案管理信息化专业知识的人才，二是加强信息化管理人员培训工作，定期选拔组织政治理论素质强，业务能力过硬，具有一定信息技术知识和技能的人员进行专业培训，通过不断学习培训，更新专业的管理知识，提高软件系统管理能力和档案管理业务水平，储备档案信息化建设人才，为中医药院校教学和科研工作提供更好的服务。
总之，高校人事档案的信息化建设，是人事制度改革的必然趋势，切实做好高等中医药院校人事档案信息化系统建设，为干部人事档案管理提供更为有效便捷的信息支持和技术支撑，不仅提高档案保管的完整性、增强档案利用率，也是高等中医药院校的改革与发展升级，不断发展的要求。
参考文献
［1］张鹰．医学院校人事档案信息化管理浅析，管理观察，2014－8．
［2］赵桢．浅析高校干部人事档案信息化建设，信息技术应用，2013－9．
［3］张翀．高校人事档案管理存在的问题与对策，兰台世界，2013－17．
［4］汪水英，王文华．高校人事档案数字化管理浅析，山西档案，2014－4．
干部档案数字化管理篇8
1干部人事档案审核中凸显的问题及原因
1.1姓名、民族成分填写不一致及原因分析。干部人事档案中姓名填写不一致的情况虽然不多，但会给管档部门和组织人事部门的工作造成一些不必要的麻烦。同一个人档案材料中甚至出现了多达几个以上不同的名字；民族成分填写不一致的也不少，前期材料是汉族，后期材料是少数民族。姓名不一致的原因分为几种情况：一是有些材料比如年度考核登记表，是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时，请别人代填，导致填写姓名时同音不同字的错误；二是本人填写时比较随意，为了图方便，写简化字造成同音不同字；三是改名后没有相关的说明材料，或者错装非本人的材料；四是有些材料是组织填写的，因工作人员的疏忽而导致填写姓名时同音不同字。民族成分不一致的原因，一般是为了享受民族优惠政策而将汉族改填为少数民族。
1.2“三龄”填写不一致及原因分析。“三龄”即“年龄、工龄、党龄”，档案材料中年龄、工龄填写不一致的情况也较为普遍，特别是年龄，出现了相差几个月至几年的情况。有些档案中因入党材料缺失而无法确定入党时间，入党材料是确定干部入党时间的重要依据，但有的党员档案材料中虽填写为党员却无入党志愿书等材料。
年龄填写不一致的原因：一是农历和公历两种填法；二是非本人所填，有些材料比如年度考核登记表，是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时，单位代填，不注意核实年龄而随手填写导致；三是为了某种目的把年龄填小，还有为了某种目的把年龄填大的情况，这种情况较少；四是直接在材料上涂改。
工龄填写不一致的原因：一是组织上填写错误，比如工资表、干部任免表等表格；二是本人新参加工作时，一般要填写干部履历表，由于不了解应以报到时间还是人事管理部门批复的时间为准而填写错误；三是有些职工曾经有过短暂的临时工作经历，填写为正式参加工作时间。
党龄填写不一致的原因：组织上未经核实或个人记忆不准确都可能造成入党时间填写不一致。党龄的依据是《入党志愿书》等入党材料，但有些档案中入党材料缺失。原因是入党时所在单位党组织未将入党材料归入个人档案，但因年代久远，机构发生变动，查找困难而造成缺失。
1.3学历学位材料缺失及原因分析。学历学位材料即学籍材料，即就读本专科、硕士、博士期间所应产生并归档的包括入学、学习期间、毕业、取得学位各个阶段的原始记录，这些材料构成了完整的学习经历，是学习经历真实性的有力依据。学历学位材料缺失的情况也较为普遍。具体又分为几种情况，有缺少某一学习阶段学籍材料的，如缺失本科或硕士或博士阶段学籍材料；有每个学习阶段的学籍材料都有，却又不齐全的，如没有成绩登记表、报考登记表、毕业生登记表等；还有国外学历却缺少国外学历学位认证书的。档案中学籍材料缺失或部分缺失有以下原因：由于工作疏忽，原就读的学校未将部分或全部学籍材料归入学生档案，故毕业后未随档案转入工作单位；审核学籍材料时，一般是以组织部制定的学籍材料构成标准为依据，但实际情况是，由于各高校的具体情况不同以及历史的原因，各高校产生或者归入学生档案的学籍材料也不完全相同。比如本科学籍材料，组织部规定的标准是必须有：报考登记表、高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学士学位决定。“高校学生登记表”是进校后填的第一份表，但是有些高校却没有组织学生填写；“授予学士学位的材料”，有些高校是每个毕业生制作一份材料装入学生档案，有些高校是以文件的形式下发，所有的学生在一个文件上，故不能装入学生个人档案，而放在了学校文书档案里。又比如在职研究生的学籍材料，按审核标准应有“答辩系列表”，但有些高校会将“答辩系列表”归入学生个人档案，有些高校却放在学校综合档案里。2006年以后，硕士研究生报考开始实行网报，有些高校未下载学生报名表归入学生档案，造成了很多档案中缺失研究生报考登记表，这也是学籍材料缺失的一种突出情况。
1.4工作经历、干部身份的材料缺失及原因分析。反映工作经历和任职经历的材料也有不同程度的缺失，有的任职经历材料不齐全，有的进入现单位前几年甚至十几年的材料全部缺失。有的工人转干、或者转干后提拔任职的，无转干材料。任职经历材料不?R全，是由于组织人事部门在提拔干部、人事调动时手续不规范甚至提拔程序不规范或者未将材料归入个人档案造成。有的档案中，进入本单位前几年甚至十几年的材料全部缺失，原因是曾经有一个时期，有些单位为了引进人才，而原单位又不放，引进人员的档案也调不出，引进单位就采取重新建档的方式来解决。造成这类引进人员档案缺失严重。
2针对干部人事档案存在问题的补充完善措施
干部人事档案审核中存在的问题，有些可能是客观原因导致的，而有些却是主观造假。针对相关问题，组织人事部门和档案管理部门要在分析原因的基础上，具体问题具体处理。下面是笔者根据自己的工作经验提出的一些具体措施。
2.1姓名填写不一致的处理方法。在档案中，因填写简化字造成的姓名不一致可以不处理，视为一致。若姓名有同音不同字的情况，可分为两种方法处理：如果是组织填写的，由组织部门在干部履历表的审核栏作出说明；如果是本人填写的，必须由组织部门核实，经本人确认后，出具姓名认定材料。若是不同音不同字的情况，首先看材料的基本信息是否都一致，鉴别是否属于错装。如果基本信息一致，只有名字不同，有可能是改名，必须提供个人申请、户籍机关审批意见，组织人事部门说明等材料。
2.2民族填写不一致的处理方法。档案中若有民族成分填写不一致的情况，须提供20世纪80年代到1996年以前干部所在地县级民宗委出具的《民族成分证明书》《民族成分认定书》等证明材料，如果找不到上述证明材料则需按有关规定到省民族事务委员会进行民族成分认定。
2.3“三龄”填写不一致的纠正或认定方式。年龄填写不一致情况，可分三种情况处理：（1）农历和公历两种填法，可换算验证，如果相符可视为一致，不作处理。（2）工资表、任免表这些组织上填写的表格错误，本人填写的所有材料都一致，可由组织部门重新制作或校正后盖章确认。如果是本人填写不一致，就要由组织人事部门调查核实后，出具出生日期认定材料，然后将认定材料的附件（包括上级批复、调查报告、主要依据与证明材料）一起装入档案。（3）出生日期有涂改，要分为两种情况。一般情况下在出生年的十位数上涂改，比如1953年的“5”字有涂改，有可能是笔误，改出生年月一般不会改小或改大10年；如果是个位数上的“3”字有涂改，有可能是恶意涂改，这时就必须由组织上调查核实，并根据调查核实情况按规定对相关责任人进行处理。
若有参加工作时间填写不一致情况，需由组织人事部门根据工龄认定政策出具认定材料并附认定的原始依据材料。比如认定知青的工龄须附《上山下乡知识青年证书》，认定民办教师的工龄须附上《民办教师证明》或《民办教师、代课教师批准文件》等。
对于党龄问题的认定，以《入党志愿书》为准。《入党志愿书》缺失的，先尽量查找原始材料，实在找不到的，补填《入党志愿书》。补填的程序是：由干部现在单位党组织调查核实干部入党情况是否属实，干部原入党时所在单位党组织提供证明材料。补填《入党志愿书》时，填写“个人基本情况”等栏目后，干部现在单位党组织依据调查核实情况，在“备考栏”注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，并报现单位党组织的上级组织审查确认其党员身份后，将《入党志愿书》连同原单位党组织的有关证明材料一起装入干部本人档案。
2.4学历学位材料缺失的补充途径。若档案里缺失部分学籍材料，比如缺失“报考登记表”，可到原就读的学校档案馆复印相关证明材料，如“入学三联单”“新生录取名册”等，写上“原件复印”字样，盖学校档案馆公章。缺失“答辩系列表”，可到原就读的学校档案馆复印“答辩系列表”，写上“原件复印”字样，盖学校档案馆公章。原就读的学校档案馆无法提供的材料，可到原就读学校的教务部门或研究生培养部门出具学历证明。部分档案中的学籍材料按照标准实在无法补充齐全，就要先审核是否包含了入学、在读、毕业这三个阶段的材料，如果材料虽不齐全，但却包含了三个阶段的材料，可要求本人到教育部学历学位认证中心出具“学历学位认证书”归入档案即可。国外学历一般没有审核标准规定的学籍材料，但必须有教育部学历学位认证中心出具的“学历学位认证书”。
2.5工作经历、职务任免材料缺失的补救措施。对于调动工作的干部，若缺失原单位工作期间档案的，由现单位组织人事部门与原单位组织人事部门商讨解决。若档案中缺失任职材料、调动材料、转干材料的，先由组织人事部门尽量查找，实在找不到的可用相关证明材料代替。如干部任免审批表缺失，实在找不到的，可用当时的任职文件代替。相关证明材料也找不到的，由组织人事部门调查核实后出具证明材料。
3防范干部人事档案失真的相关对策
干部档案任前审核对于防范干部“带病提拔”起到了重要作用，但对于档案失真问题来说，这只是事后补救的一种手段。从干部人事档案管理工作者的角度来看，笔者认为应采取有效措施，从材料形成的源头抓起，筑就一道道档案失真的“防火墙”，阻断各种造假制假渠道，保证干部人事档案的完整性、真实性、公信力。
3.1多部门齐抓共管，加强档案材料审核。干部人事档案的管理机制多元化，一些单位是由组织人事部门直接管理，一些单位是由档案部门管理。档案材料的真实准确要由多部门齐抓共管，即由组织人事部门和档案管理部门合力把好档案材料的“入口”关。组织人事部门要严格审核新进人员所填信息的真实性，将“三龄两历一身份”信息作为审核的重中之重。档案管理部门归档时要严格把关，审核新归档的材料填写的信息是否与档案里的其他材料填写一致，发现不一致要与本人和组织人事部门沟通，协同解决。
干部档案数字化管理篇9
关键词：干部人事档案；管理；问题
一、领导重视程度不够，支持力度不大
领导重视是做好干部人事档案工作的前提，领导支持是做好干部人事档案工作的基础。目前，不少单位对干部人事档案工作认识不足、重视不够，没有把干部人事档案工作摆在应有的位置，干部人事档案管理人员处于地位不高、责任重大、难度不小的境地，从而导致了干部人事档案工作专职人员少、专业化程度不高和更换频繁等问题，严重制约了干部人事档案工作水平的提升，影响了此项工作的开展。党的十八大以来，以同志为核心的党中央对干部人事档案工作高度重视，中央领导同志多次作出重要批示和指示，明确要求对从严管理干部人事档案进行制度规范，认真组织开展干部人事档案专项整治，为做好干部人事档案工作指明了方向。为此，单位领导应加强对干部人事档案工作的组织领导，经常过问、研讨干部人事档案工作，参加干部人事档案工作会议，深入基层，听取干部人事档案管理人员提出的问题，了解实际工作，使干部人事档案工作发挥更大的作用。领导还应加强对干部人事档案管理人员的关心和体贴，从思想、学习、工作、生活等方面进行关心，从而保障干部人事档案工作队伍稳定、高效运行。干部人事档案管理人员长期在案卷霉味和杀虫剂挥发的恶劣环境中工作，身体健康必然受到影响，单位应该提高干部人事档案管理人员的津贴和劳保福利待遇，增加休息时间。同时，还要加大干部人事档案管理人员的业务学习和培训力度，提高其业务水平和工作能力。由于干部人事档案工作的单一性，从事该项工作的人员大都是非专业人员，因此、评定职称都不同程度地受到限制。干部人事档案工作又具备的特殊的保密性和连续性，要求从事干部人事档案工作的人员要相对稳定。为此，应该结合事业单位机构改革，在职称评聘中给予专职管档人员适当倾斜，以充分调动干部人事档案管理人员的积极性，为干部档案工作起到积极的促进作用。
二、档案经费投入不足
目前，大多数单位的干部人事档案工作经费投入不足，致使办公条件不能满足工作所需，档案库房建设和基础设施配备方面均未达到规范化建设的要求。特别是档案库房、阅档室和干部人事档案管理人员办公室没有实行“三室分开”。档案现代化及档案保护设施配备不全，从而达不到“八防”（防火、防尘、防高温、防水、防光、防有害气体、防盗、防有害生物）的要求。为此，领导应投入一部分财力、物力，加大对干部人事档案安全保管、保护、保密工作的投入保障力度，严格按照干部人事档案工作条例增添必要的设备，从硬件建设上提供有力保障，帮助解决干部人事档案工作中的各种实际问题。特别是要做到“三室分开”和“八防”，这既可以保证干部人事档案管理的安全性、科学化，同时又是对干部档案管理人员人身安全的保障。
三、干部人事档案管理人员素质跟不上时代要求
努力建设一支高素质的干部人事档案管理队伍始终是干部人事档案工作的重点。随着形势的发展，干部人事档案管理人员在思想观念、业务水平、工作作风等方面还存在一些不足，其素质有待进一步提高。有些单位的组织人事部门工作人员调动频繁，造成干部人事档案管理人员不稳定，业务不熟练。因此，应该选配政治可靠、作风正派、责任心强、具有担当精神、业务素质好的中共党员从事干部人事档案管理工作。（一）首先是政治素质。干部人事档案管理人员要具备较高的政治觉悟，坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策，要始终全面贯彻落实“三个代表”重要思想，保持高度的政治责任心、政治敏锐性，严明政治纪律，全心全意为人民服务。工作中要认真贯彻执行干部档案工作条例，严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案安全，不得泄露档案内容。坚持原则，具备高尚的职业道德，做到干一行、爱一行，严于律己、认真负责，坚持原则，不徇私情、不以权谋私、严格按照干部人事档案管理工作的更项规章制度办事，坚决杜绝一切失密现象和徇私舞弊行为。（二）其次是业务素质。随着现代化科学技术的突飞猛进，干部人事档案管理技术也在日益提高，传统的纸质档案管理正在向纸质档案和电子档案管理并重的新阶段迈进，这就要求从事干部人事档案工作的管理人员要跟上档案科技发展的步伐，经常参加本行业的业务学习培训，外出交流学习参观，积极研究干部人事档案专业理论，探索干部人事档案在实践中的发展规律，做到精通干部人事档案管理工作的各项业务，同时具备计算机运用等科学管理能力，运用科学的管理方法来指导现行的干部人事档案工作。（三）良好的工作作风是做好干部人事档案工作的关键。干部人事档案管理人员要充分认识到干部人事档案工作的重要性，热爱本职工作，坚持保密性原则，努力提高自身的政治素质，忠于职守、积极为干部工作和其他有关工作提供利用服务。工作中要实事求是、严谨细致，一丝不苟。创新是一个民族进步的灵魂，也是推动干部人事档案工作不断发展的动力。唯有不断创新，干部人事档案工作才能保持旺盛的生命力。要弘扬与时俱进、开拓进取的创新精神，针对新形势下干部人事档案工作面临的新课题，学习新的管理技术，积极尝试和探索有益的管理模式，总结新经验，不断有所创新、有所前进，为干部工作服务。
四、干部人事档案数字化建设进展缓慢
干部档案数字化管理篇10
关键词：数字档案馆；风险管理；策略研究
1引言
随着计算机信息技术进步，数字化技术已经渗透到了生产生活的各个方面。当前，数字档案馆的建设项目越来越多，其管理工作量小、数据分析处理快速、资源获取便捷、数据存储量巨大等优势可以让用户获得了更好的体验[1]。然而，大数据背景下复杂的网络环境给数字档案馆的建设质量提出了更高要求，尤其是数据安全保障方面。基于此，数字档案馆建设项目风险管理的对策已经成为了一个研究热点。本文将从多个角度出发对这一问题进行深入分析。
2数字档案馆建设项目风险管理策略
从技术应用和内部管理两个角度出发，对提升数字档案建设项目风险管理水平的策略进行以下分析：
2.1计算机信息处理技术的应用
计算机信息处理技术具有功能多样、数据处理能力强、信息挖掘效率高等特点。随着科技的发展，大数据背景下，数字档案管理中的计算机信息技术的应用对于提升项目建设风险管理水平具有重要作用。
2.1.1构建数学模型
计算机对大数据信息的处理包括流处理模型与批处理模型。第一，对响应频率较高的信息常采用流处理模式，具有运算快速、精度较高的特点，这种模型常用于数据规模巨大，运算任务复杂的场合，例如，在金融预测领域当中，海量的数据信息对计算机的处理能力提出了极高的要求，应用流处理模型有助于提升交易系统的快速响应能力，从而让金融资金的流通更加顺畅。第二，批处理模型的应用场景对计算机的空间存储没有太高的要求，所接受的信息处理任务较简单[2]。对于数字档案馆的建设需要结合实际信息处理要求合理构建内部信息管理数学模型，提升计算机利用的效率。
2.1.2数据获取
对大数据的收集工作是计算机信息处理的前提，因此，提升信息采集技术是非常必要的。信息获取包括对数据的挖掘、分类、传输等方面。对于数字档案馆建设来说，优化途径就是计算机管理系统优化，基于结构化信息理论结合web信息采集技术、智能搜索算法、增量存储算法，提升对超链接信息资源的提取、整合、分类、存储能力，从而使管理系统对大数据的获取更加高效便捷。
2.1.3数据的安全管理
信息数据的传播技术是计算机信息处理的关键部分，是用户传递和获取数据过程的安全保障。具体到数字档案馆建设，用户在网络环境下进行检索、上传、下载操作时容易受到一些外部干扰，造成传输速度下降，准确性与安全性无法保证的现象。因此，在数字档案馆的建设中应当特别注重对数据安全管理技术的强化，具体到实际可以采用以下技术手段来实现。第一，加强培养信息管理队伍的综合素质水平，通过建立内部网络防火墙提升管理系统的风险抵御能力。第二，深化安全技术风险评估工作，对系统存在的缺陷做到早发现、重研究、快处理。第三，提升对系统信息数据的全面监督管控水平，加强对重点数据的监查工作，尽可能的将导致信息安全问题发生的因素扼杀在摇篮里。
2.2内部管理策略分析
2.2.1提高风险意识
影响数字档案馆建设管理的影响因素有很多方面，不同规模的项目面临的主要问题也存在差异，因此，在进行风险评估时会产生一定困难。这种情况下更要提升内部防控风险的意识，从实际问题出发，以点到面对可能衍生出的连锁效应进行概率预测，对于极易产生风险问题的内容给予更多重视，提前制定解决办法，从而提升安全管理效率。
2.2.2提升部门合作能力
影响部门之间合作效率的影响因素很多，例如，档案馆建设过程中缺乏对实际需求的考量，规模的选择不能很好的适应使用者的需求。因此，数字档案的建设过程需要受多方面因素的干扰，当前我国在实施数字档案馆建设时，会出现数字档案馆建设加强各部门之间的交流，从规模、资源、管理、等层面制定出更为全面的建设计划[3]。
2.2.3提升管理队伍的综合能力
管理人员的综合素质水平直接影响到数字档案馆管理工作效率，包括对风险的防控能力。因此，除了要制定建立严格的技能考核制外，更需要加强对人员的培训制度，培养起来一批技术过硬能力够强的管理队伍对于数字档案馆建设管理工作的有效开展具有重要意义。具体来说，从初期考查开始，必须坚持成绩合格者上岗，严格审查管理人员任职资质，择优而录。此外，应当制定专门的培训政策，由技术骨干对年轻技术管理人员进行专业训练，从而增加人才储备。健全有效的奖惩机制，充分调动人员的工作热情与学习激情，为管理队伍注入新鲜的血液。
2.2.4加大技术研发力度
对于数字档案馆的建设来说，应当在每个环节对涉及到的硬件设备软件系统进行性能评估，并且制定合理的建设计划，以文本形式的规划表指导数字档案馆对各部分配套设施的研发，充分调动技术力量，尽可能的保证研发成果能够满足于数字档案馆的规模质量要求，从而全面推进数字档案馆的建设工作。
3结束语
通过以上论述，本文从计算机信息技术的应用和内部管理系统两个方面思考，提出了若干优化数字档案馆建设风险管理的措施，通过论述证明其具有一定实用价值，但具体到实际情况，依然存在许多不足之处。例如，并未考虑到数字档案馆的不同规模对策略的调整应该采用何种方法，因此，信息技术人员、管理人员还应技术深入对这一问题的研究，为全面提升数字档案馆建设管理水平提供更多良策。
参开文献
[1]陈雪.大数据背景下的计算机信息处理技术[J].电子技术与软件工程，2019（07）：149-150.