办公档案管理篇1
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料；
二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料；
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
三、企业产权变动过程中形成的文件材料；
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十五条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第八章附则
办公档案管理篇2
1档案管理的现状
1.1档案管理信息化不全面
目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。
1.2档案查阅易造成污损
文书档案主要材料是由纸质构成，并进行保管，很多档案资料年代比较久远，价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅，而且审阅文件的时间比较长，加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁，极难找回替代文件，会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。
1.3档案检索效率不高
在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目，工作非常繁锁。当办公人员需要进行借阅文档时，一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。
2档案管理信息化的必要性
2.1档案管理信息化能提高工作效率
档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。
2.2档案管理信息化能优化资源配置
大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。
2.3档案信息化管理能提升检索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。
3信息化档案管理应用
3.1建立档案信息库，实现档案信息化
档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。
本单位利用oa办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。
3.2档案系统无缝连接，提高工作效率
传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和oa办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过oa办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。
在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用oa办公系统传输给查阅者，同时oa办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。
办公档案管理篇3
[关键词]办公档案；现代化管理；应用分析
中图分类号：G26文献标识码：a文章编号：1009-914X（2016）19-0325-01
办公档案管理对于企业的发展与进步具有总结与引导性作用，企业可以从档案记录中对企业的发展方向进行分析，发现在过去的发展路途中所存在的不足之处进行改善[1]。而传统的办公档案管理制度，容易发生档案丢失或损坏的不良现象。办公档案现代化管理制度的应用，极大的提升了档案管理水平，确保了档案的安全。
一、办公档案现代化管理的优势
1.显著提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平[2]。
2.提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
3.现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况[3]。
二、办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
现代化办公档案管理不仅推动着企业档案管理事业的发展，对于计算机、互联网等科学技术也有着推动作用[4]。在现代化办公档案管理制度中，除了需要现代科技的支持，更重要的是现代管理理念的支持。在现代档案管理理念中，处于核心地位的是现代化办公档案管理办法。科学、合理的办公档案管理办法能够使得办公档案获得事半功倍的工作效果，对于提升企业办公档案管理水平有巨大意义。
三、办公档案现代化管理应用
1.充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
2.加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力[5]。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
3.加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
结束语：
办公档案现代化管理制度是一项较为复杂的管理制度，与传统的办公档案管理制度内容相差甚远。企业应当重视现代化办公档案管理制度，将现代化管理制度充分应用到企业的日常运作当中，进而帮助企业在激烈的市场竞争中，抓住适合企业大力发展的机会。采用现代化办公档案管理制度，能够最大程度的减少工作人员的工作量，提高办公档案管理工作效率。同时，在应用办公档案现代化管理时，应当选择专业能力较强的人才进行管理，才能够使现代化办公档案工作获得更佳的效果。综上所述，现代化办公档案管理制度能够帮助企业获得更好的发展，展现出办公档案工作所有的价值，发挥出档案管理人员自身的潜力，是一项优质的管理制度。
参考文献
[1]唐鸣凤.论办公档案的现代化管理及应用[J].消费导刊，2010，08（11）：113.
[2]刘宝珍，王洪新.浅析企业档案现代化管理的实现要点[J].黑龙江档案，2010，02（16）：35.
[3]陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务，2012，03（21）：144-145.
办公档案管理篇4
关键词：交通管理单位；办公室；档案管理；优化路径
一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容
办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。
（1）档案的收集工作
交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。
（2）档案的整理工作
交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。
（3）档案的鉴定工作
交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。
（4）档案的保管工作
对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。
二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设
（一）档案管理信息化建设的含义
信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。
（二）档案管理信息化建设的可行性
随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。
三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究
交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。
（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养
随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。
对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。
（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度
交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。
（3）优化交通部门档案管理的硬件建设
在信息化高度普及的形势下，办公室档案管理工作对硬件设施的要求越开越高。交通部门的档案管理室要按照业内档案管理工作的标准来设置，要有计算机、灭火器、温度湿度监测装置等，这是设备都是保障交通信息档案安全必不可少的。交通部门的采购人员要严格控制这些设备的质量，以优化交通部门档案管理的硬件建设。
办公档案管理篇5
【关键词】事业单位；档案管理；创新思路
文/济宁市青少年宫，李新媛
一、办公档案管理创新发展概况
在现代社会，单位内外部之间的信息交流愈发频繁，单位档案管理部门应多承担起提供信息资源和推送档案信息服务的责任。信息资源的爆炸式增长以及档案需求者需求的多元化，使得单位档案管理人员在实际的档案收集和档案利用工作中面临着挑战。我国档案事业起步较为缓慢，与发达国家相比仍有较大差距。在这种环境下，档案管理人员可供参考的路径和管理模式较为单一，要实现档案管理的创新是一件具有挑战性的工作。
互联网技术和信息设备的迅猛发展给档案管理工作带来了机遇，为档案管理人员创新档案管理模式提供了一条可行性的路径。愈来愈多的档案管理人员运用信息技术实现了档案服务模式的创新，创造了巨大的经济效益和社会效益。但是由于档案管理是一项复杂性的系统工程，加之相应的机制与制度建设并不完善，办公档案管理在创新发展过程中还是遭遇了一些阻碍。
二、办公档案管理创新遭遇的阻碍
（一）信息技术运用上的阻碍。现阶段，许多档案管理部门虽然基本普及了计算机的应用，基本上能够将办公文件在计算机上进行管理，但是这种管理是一种管理效能较低的管理。一方面，办公档案共享能力的不足，使得资源利用效能无法实现最大化，浪费了大量的人力、物力和财力。办公档案中许多办公文件涉及多个部门的职能工作，这些文件是可以被多个部门共同利用的，但是由于共享能力的不足，使得各个部门在利用办公档案时都处于“信息孤岛”的状态。另一方面，办公档案数字化处理能力不强。办公档案的形式有两种：一种是电子格式的办公档案，另外一种是纸质形式的办公档案。纸质档案需要经过扫描后才能转化为电子格式，现阶段由于硬件设备的缺失，工作人员在扫描纸质档案时的效率不高。
（二）人才队伍的阻碍。无论多么优良的档案管理模式，多么高效的信息技术，归根到底都需要依赖档案管理人员进行档案管理。现阶段，由于培训机制的不健全，许多单位缺乏一支永立兰台的人才队伍，档案管理人员创新意识、利用意识和服务意识不高，导致办公档案管理创新工作难以开展。除此之外，许多管理人员虽然有心进行档案服务模式创新，但是受限于自身知识水平以及技术运用水平，难以找出一条合适的路径来创新档案管理模式。总而言之，如果没有一支综合素质过硬、档案管理素养过强的人才队伍，是难以进行档案管理创新的。
三、创新发展办公档案管理的路径
（一）提升信息技术运用能力。一方面，单位要通过构建档案资源共享机制实现档案利用效能的最大化。单位可以通过档案管理系统将各个部门联通起来，构建以档案管理部门为主导，各个部门为分支的档案管理模式。例如，各个部门将文件发送至档案管理部门，档案管理部门集中归档后上传到档案管理系统当中，有关部门的工作人员通过访问权限后可以直接访问该档案，实现档案管理的一站式服务。另一方面，单位要提升办公档案的数字化处理能力，充分利用先进的信息设备。笔者建议单位购置高速电子扫描仪，实现纸质档案在转化为数字档案时能够高效、科学和规范，方便档案管理人员利用计算机集中对办公档案进行集成化管理，减轻档案管理人员负担的同时，凸显档案管理成效。
（二）加强人才队伍建设。人才队伍建设主要从两个层面开展：第一，培训机制的搭建。单位在搭建培训机制时要做到合理、科学和规范，避免培训机制的盲目性。单位要在充分调研的基础上，结合本单位档案管理实际情形设置相应的培训机制。培训内容要与档案管理人员的知识结构相匹配，要保证每一次培训工作的开展都能取得成效，都能弥补档案管理人员的知识缺陷，提升档案管理人员综合能力和信息技术运用能力。除此之外，单位也要加强与本区域档案馆、档案局的联系，积极学习档案馆和档案局先进的管理模式，提升单位管理能力。第二，搭建人才引进渠道。单位未来在进行招聘时，要着重考量应聘人员的知识结构，招收复合型人才，为单位的档案管理提供人才支撑。总而言之，单位应当从多角度和多维度加强人才队伍建设，培养一支创新意识强、主观能动性高和档案管理素养高的档案管理队伍。
办公档案管理篇6
随着办公自动化的不断普及，医院档案管理也向信息化、现代化方向转变。如何在办公自动化环境下进行医院档案管理，是每一个医院所需要思考的问题。本文以办公自动化环境下医院档案管理的重要性为切入点，针对医院档案管理工作中存在的问题进行分析，从而为办公自动化环境下进行医院档案管理提出可行的建议。
［关键词］
办公自动化；档案管理；安全规范；职业素养；改善措施
目前医院档案管理工作中还存在很多问题，如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看，现在的办公自动化还未完善，存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革，改变原有的档案管理手段，以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。
1目前医院档案管理存在的问题
目前医院档案管理工作并不完善，从管理人员来看，大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中，仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中，纸质性的档案占有极大的比例，而且量比较大，需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。同时，医院在档案管理意识上的薄弱，领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度，正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识，往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求，阻碍了医院档案管理的发展与进步，不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。
2办公自动化环境下进行档案管理的重要性
办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助，帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时展，办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措，该种手段促进了医院档案管理工作的发展，改变了传统的管理模式，节省了大量的人力、物力和财力，使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时，也减少了出错的概率，提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用，为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。
3办公自动化环境下进行档案管理的建议
3.1完善医院档案管理的人员配备医院在进行档案管理时，往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求，医院要完善档案管理工作的人员配备，提高医院档案管理人员的管理水平，提升管理人员的职业素养与人文素养，促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域，要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员，并对现有的档案管理人员进行专业培训，使管理人员能够具备相应的技术知识，熟练的掌握相应的技巧，便于在办公自动化环境下对相关档案更好地进行管理。
3.2规范档案管理流程，提高档案管理的安全性在适应并实现办公自动化的同时，要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中，要制定相应的档案管理规范及条例，规范整个档案的管理流程，运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率，保证档案管理的实用性与科学性，但是也有潜在的安全风险，所以我们要格外注重档案管理流程的规范性，注重档案管理的安全性，在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄，实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。
3.3树立相应的档案管理意识医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理，会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生，所以，当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时，医院也要对此进行大力宣传，将档案管理意识植根于每个人的思想中，因为只有树立了相应的档案管理意识，才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。
4结语
在现存的医院档案管理过程中，确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题，对于档案管理工作来说，改变固有的医院档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段，促进医院档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变，使整个医院重视起相应的办公自动化档案管理观念，完善管理人员配备。通过对医院档案管理工作进行整改，促进医院档案管理的进一步发展。
主要参考文献
［1］陈虹.oa办公自动化系统在医院信息化管理中的应用文［J］.电子技术与软件工程,2014(3).
［2］梁帆.医院办公自动化应用的几点建议［J］.电子技术与软件工程,2014(7).
［3］王爱华.医院办公自动化系统的研究及应用［J］.电子技术与软件工程,2015(5).
［4］周洪.工作流技术在办公自动化系统中的应用［J］.电子技术与软件工程,2015(17).
办公档案管理篇7
一、办公室档案管理的弊端
进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便的工作，而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：
（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式
淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。
（二）专业水平有待提高的管理人员
首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。
（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展
首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。
二、如何提高办公室档案管理工作的效率
办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：
（一）办公室档案管理制度需要完善
档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性
（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强
目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。
（三）档案管理人员的专业水平还不够高
档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。
（四）档案收集工作不够强化
不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。
（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合
将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率，是管理工作快速有序的进行，网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷，同时也改变了低效率的纸质管理模式，加强了档案管理工作的秩序性，准确性，及快捷性。
办公档案管理篇8
传统的文书档案管理工作模式已经难以和现代社会发展需求相适应，这就需要进一步提高现代信息化技术在文书档案管理中的应用力度，有效推动办公室档案文书管理工作的发展。本文分析了办公室文书档案管理特点，指出其中的问题，并提出提升办公室档案文书管理工作的具体对策。
关键词：
办公室；档案文书；管理特点；问题；对策
一般情况下，文书档案管理工作需要在把握大局的同时，还需要对每一个工作细节进行严格控制，进一步强化办公室人员的文书档案管理素质，完善文书档案和其他相关工作衔接的合理性。
一、办公室文书档案管理的特点
（一）一体化
文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一，档案的质量与文书档案质量息息相关，另一方面，文书档案是文书工作的终点。
（二）广泛性
一般情况下，文书档案管理工作涉及的面较广，在单位文档室的基础上，展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富，主要涉及了本单位或者上级制定的协议、文件、责任书、合同、信件记录、电子档案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情况下，办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些医院文书档案由于其自身专业性较强，给相关的档案应用者带来了一定的局限，要想尊重医患关系，需要设定一定的保密要求。
（四）重要性
因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷，要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务，这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。将文书档案管理工作的重要性切切实实地体现在实际的工作中。
二、文书档案管理现状中的问题
（一）认知的不足
文书、档案这两项工作起着相互补充、相辅相成的作用，现如今大部分企业仍然将文书、档案进行分块管理。在一定程度上分块管理制度本身具有一定的科学性，但是由于相关的文书管理工作者在具体工作过程中相关档案意识还较为单薄，难以切实认清自身职责，致使在对工作内容的理解上还不到位，不会积极主动花费精力去进行指导，最终会给档案工作、文书工作造成一定的分歧，极易导致管辖区中文书档案管理工作出现滞后，难以达到真正的和谐统一[1]。
（二）相关制度的不完善
一般情况下，办公室文书档案资料均是放置在综合库房或者档案室中，相关的办公室工作者会因为主观或者客观上的原因未能切实把文书档案及时归档，通常客观的个人原因主要是存放档案受区域的限制性，而主观上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上导致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦发生问题，各个部门也会相互进行推诿，严重制约着管理工作的顺利进行。另一方面，由于对文书档案管理工作未能投入足够的重视，致使档案管理制度不尽完善，导致职责分工不够明确、管理意识不高，从而使得管理成果难以满足相关的管理标准。
（三）管理工作者专业性不足
在文书档案管理工作中，因为文书档案的管理工作者在文化程度、专业知识上还存在着一定的差异性[2]。一部分工作者在新知识的储备上明显不足，基本工作素养还需要有待加强。而正是由于专业知识的不足致使具体工作中相关归档文件材料的质量不尽如人意，文件材料较为分散，不便于之后的管理、查阅。另一方面，一部分的档案工作者的工作责任心还差强人意，未能对相关档案文件切实地给予记录、整理，在一定程度上影响着档案文件的真实性，制约着文书档案管理工作发展的可持续性。
三、提升办公室文书档案管理工作的对策
（一）构建文书档案管理骨干网络
要想大力强化实际档案工作的管理效率，还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知，文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功给予支撑，有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时对已经完成的单篇文书，纳入至预计案卷的范围中，在收发文登记的基础上，定期把文件材料展开一一核对，在完成核对之后，实现立卷归档相关文件材料到位的完整性，将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起，为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。在初始的档案管理过程中，相关文书档案工作者的职责未能明确的给予划分，工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应的设立相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统的沟通手段较为单一，一般是通过电话方式进行沟通，浪费了大量的人力、物力。而随着现代科技的不断发展，现代化的通讯技术也是层出不穷，比如QQ、微信等，其在一定程度上实现了资源有效共享的目的，强化了沟通的力度[3]。此外，定期举行业务指导也是一项必不可少的工作，在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训，对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。
（二）保证所制定范围的实效性
在制定文书立卷的范围时，需要充分考虑和本部门的工作活动的衔接性，保证其具有一定的参考价值。一般情况下不同的文件资料价值也会不同，鉴于此，这就需要在综合考虑其价值性的基础上，对保管的期限进行合理明确的划分。使其能够科学、有效地对部门主要活动资料进行反映。此外，在经济建设以及相关研究工作中需要长期查考资料的有效支撑，其资料的价值较大，这就需要较长的保管周期，在此层面上可以知道短期查考的资料的价值相对不高，在保存期限上需要进行缩短。文书立卷本身的因素就是对文件材料价值的区分，同时也被作为文书立卷工作的关键要求之一。
（三）遵循规律，实现科学化管理
在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力融入至实际的档案管理中，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。
综上所述，针对办公室档案文书管理工作，本文分析了办公室文书档案管理特点、文书档案管理现状中出现的问题以及提升办公室档案文书管理工作的具体对策，目的是为了有效地实现与保证办公室档案文书管理工作的高效性。
作者：杨红梅单位：广东水电二局股份有限公司
参考文献：
[1]聂海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].财经界：学术版,2015，34(10)：131-131.
办公档案管理篇9
［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化
信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。
1人事档案管理无纸化办公现状分析
目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。
2人事档案无纸化办公存在的问题分析
人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。
2．1对电子档案归档的重要性认识不足
随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。
2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善
档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。
2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高
人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。
2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化
电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。
3对加强人事档案无纸化办公的思考
3．1加强人事档案管理的安全性管理
人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。
3．2加强档案法律建设
目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。
3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制
纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。
3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养
在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。
作者:徐瑛丁伟锋单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心海军航空工程学院
参考文献
［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.
办公档案管理篇10
关键词：办公室档案；管理创新；途径；分析
一、单位办公室档案管理的基本原则
1.灵活与规范统一
任何企业和事业单位的工作制度都不能与国家的法律和政策相违背。没有规矩不成方圆，单位要制定好适合自己的档案管理制度，使档案管理工作更加规范，档案管理人员应该严格按照制度流程开展工作。同时，还应该注意，在管理的方式和方法上不能一成不变，要具有多元化，体现管理的灵活性。每个单位的性质不同，这就决定了办公室档案资料的不同，在管理的方式方法上要根据自己的实际情况，总结之前的经验和问题，制定出一套合理、规范的管理条例。
2.责任与利益兼顾
单位领导要关注档案管理工作中出现的问题，进行实时的监督和指示，改进在工作中出现的问题。档案管理人员要明确自己的责任，切实做好档案的分类、整理与纪录等工作。单位还可以将工作质量与职工的利益相结合，制定一定的惩罚和奖励制度，促进档案管理人员在档案管理时更加细心有责任，具有更高的工作积极性和工作热情。
二、单位办公室档案管理存在的主要问题
1.档案管理重视度不够许多事业单位的领导更换比较频繁，大多数单位领导对于档案管理缺乏重视，还没有意识到这一工作的深远意义，这也给平时资料的查找和档案的调动工作造成了很大的困扰。重视力度不够体现在两方面，第一，档案管理工作没有得到相关的监督和审查；第二，档案管理制度不完善。由于缺少对这一工作的监督，档案管理人员就缺乏自我束缚，在实际的工作中缺乏积极性。因监管不到位，档案管理工作中一旦出现遗漏、缺失等情况就无法得到有效的解决。制度不完善，就会在具体工作项目的落实上缺乏规范，资料乱存乱放，缺乏记录，影响后期档案使用。
2.档案管理人员素质不高
档案管理是一项长期且相对比较枯燥的工作，档案管理人员专业素质不高，也是档案管理中存在的巨大问题。档案管理工作需要专业技术强的人来进行，特别是随着科学技术的发展，计算机操作已成为档案管理人员的必备技能。一些事业单位在进行内部人员的选拔和调动时，可能会让一些没有相关技术和经验的人来进行档案管理。目前从事档案管理工作的人员，不仅缺乏档案管理的专业技术，对于计算机技术的掌握也不规范。许多学历低、专业技术不过硬的人掺杂进来，也是导致档案管理工作出现问题的原因。
3.档案管理方式落后
目前，许多事业单位的档案管理工作还比较单一，对档案管理的资金投入不够，特别是办公经费紧张的单位，资金投入几乎为零，导致档案管理工作所需的设施设备不足，特别是在网络技术和电子行业飞速发展的从今天，缺乏档案管理工作的基础硬件软件，直接导致档案管理工作模式的迟滞不前，无法将纸质化的管理模式变成数字化管理，档案管理工作的效率始终得不到提高，满足不了当前的发展需要。
三、单位办公室档案管理的创新型措施
1.健全管理制度
档案管理工作，首先要加强领导人员的重视，这样才有利于推动档案管理工作的开展。要先完善档案管理工作的制度建设，建立完整的工作机制，对档案管理工作的具体实施提供理论依据，这样才能确保管理工作落实到位。对于文件的加密等级要具有一定的规范，并对此采取不同的管理方式。档案管理人员应该要对档案进行分类整理，并做好相应的记录，方便后续的查阅，在整理工作中，要将重要的资料文件妥善保管，对于档案室的安全工作要特别注意，防止重要文件被盗窃遗失。
2.提高管理人员素质
当前，事业单位档案管理工作最突出的就是档案管理人员的素质问题。随着社会信息化技术的发展，档案管理工作更加多元化，电子档案的管理也成为其中的重要组成部分。有的事业单位人员编制少，但在进行人员调动时，也要充分考虑到工作人员的专业素质和技术能力，不能进行盲目的调动。单位可以组织对档案管理人员进行有关的岗前培训，通过对管理队伍技术和知识的储备，打造一支有能力、有技术、有素养的档案管理队伍。对于从业门槛也不能太低，要从根本的学历和技术抓起。
3.推动信息系统的使用
随着科学技术的发展，信息技术的相关硬件和软件也应该逐渐被投入到档案管理工作中，对于单位办公室的档案管理工作，要充分考虑到信息技术带来的便利。单位领导要充分认识到这一点，增大资金的投入和使用，使档案管理工作更加多元化、数据化和信息化，以此来推动单位内部资源共享，信息互动的建设。同时，还要加强职工计算技术的培训，提高操作技能。单位还可以借鉴优秀的成功案例，再结合实际情况，制定适合自己单位的信息化档案管理方案，促进单位信息化技术的提高，改善档案管理工作的效率和质量。
4.做好档案的归类保密工作
单位所涉及的资料和种类繁多，人事档案、签约合同、会议纪要、方案等，在档案管理时要做好档案的分类整理工作，便于后续的查阅。同时，对于重要文件和资料，还要做好加密保护，防止盗窃或丢失。目前单位的档案还大多数是纸质文件，在保存时还要注意防潮防火。对于电子档案的保存，要进行文件加密，防止黑客入侵或内部人员的泄漏。
四、结束语
当前单位办公室的档案管理模式还比较单一化，暴露出一些问题有待解决。单位领导要加强对这一工作的重视，提高档案管理工作信息化建设的资金投入和人员技术培训，从而提高档案管理人员职业素养，并完善相应的制度条例，改善管理水平和质量，促进档案管理工作的发展进步。
参考文献
[1]刘奇.浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新[J].科技创新与应用，2013，（5）：286.
[2]梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，（3）：72，74.
[3]张宝燕.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015，（1）：26-27.