电子档案管理工作总结篇1
一、电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
二、电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。
对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。
对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。
三、电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。
四、电子文件修改后的归档工作分析
电子档案管理工作总结篇2
关键词：水利管理单位；档案管理；水平；提升；措施
中图分类号：G275.9
一、水利管理单位档案管理的重要性
近年来，随着中央对“三农”政策不断加强，水利日益显现出其突出的地位。2011年中央一号文件更加确立了水利的战略地位：水利是现代农业建设不可或缺的首要条件，是经济社会发展不可替代的基础支撑。而水利单位档案则是对水利工作的最好见证，因此有必要采取有效方式来提升档案管理的水平。水利管理单位档案是水利科技档案的重要组成部分，是水利工程技术人员劳动智慧的结晶，是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作，它贯穿于整个水利工程建设的全过程，从一个水利工程项目的提出、论证、审批、设计、招投标、施工、监理、竣工验收等过程中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，真实有效地反映水利工程建设的全过程，不仅对施工过程中的质量检验、竣工验收及日后管理和维护具有重要利用价值，更对新建工程具有借鉴和指导意义。
水利管理单位档案能够有助于自身总体形象的形成，在最大范围内统一员工的工作理想追求。水利管理单位档案的这种作用是通过构建自身形象识别系统来实现的，这一系统就是将自身所具有的文化与自身的运营理念加以结合，并充分运用系统论的手法，将自身形象进行表达，进而将这一形象传递给公众，确保他们能够充分了解水利管理单位的运营理念，对其工作产生认同感，这也就是为公众留下良好的印象。总体而言，水利管理单位的形象识别体系主要包括着理念认同、工作认同及视觉认同三个方面。另外，水利管理单位的文化建设的主要目的就是在于为自身带来较好的形象识别体系，打造优秀的工程项目，鼓励水利员工进行不断地工作创新，提升自身素质。在这种背景下，水利管理单位档案作为对自身工程的历史的详细的记录，只有将这种文化或形象识别系统与档案中所反映出的各种施工精神进行有效的结合，才能够真正为自身形象的提升带来帮助。
二、完善水利管理单位档案管理制度
建立规范有序的档案文化氛围。水利管理单位档案管理部门的工作人员必须要对自身工作的重要性加以重视，在辛勤工作的同时，还要进行刻苦的学习，通过积极的探索手段，来丰富自身的档案管理知识，构建起一整套符合自身档案科学管理、规范高效的制度机制，并深入结合水利管理单位档案工作实际，根据《档案法》等有关法律法规，制订一整套科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。积极收集不同门类档案材料，实行集中管理、统一考核，使档案管理与水利管理单位工作同步考核评价，促进水利管理单位档案工作规范化、科学化健康发展，为档案文化的形成和发展营造良好的氛围。另外，档案管理部门应以高层管理者的支持做后援，并进行有效的沟通。首先要做到知己知彼，也即水利管理单位档案部门管理者必须要能掌握自身发展与营运的动向，而且要了解所收集档案的特点，并对于不同的对象，使用不同的管理方式。档案部门管理者可以通过信息系统的运用，来提升档案管理的效率。另外，水利管理单位档案部门管理者要达成有效的沟通，还需抓对时机以收事半功倍的效果，充分利用自身所拥有的资源，找对沟通的窗口，掌握发展趋势与营运的关键工作，积极进行档案资料收集。
三、提升水利管理单位档案管理的信息化水平
电脑、网络与通讯等信息电子技术的日新月异蓬勃发展，使得相关产品成本下降效能提升，再加上友好型的人机介面设计，使得电脑与网络日益普及到档案管理生活当中。在讲求速度与效率的当今社会，电脑的虚拟优势是水利管理单位强化档案管理能力的重要条件之一。因此，为了应对电子文档的出现，档案管理工作除了会顺应环境改变模式之外，还会尽速融入信息时代的潮流中，加紧脚步进行电脑化的变革，最终保障组织及早进入电脑的场域，这对于水利管理单位总体管理工作而言，也具有十分重要的作用。
一是推动“档案信息系统”计划。水利管理单位档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合e-post及电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。
二是制订“档案数字服务”计划。由于社会e化速度加快，原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升，逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位。电子档案长期保存的方式、格式与安全，也成为档案管理机构面临的艰难议题，对于电子档案的数据庞大性，在未来应不受软硬件的更迭，仍可顺利的阅读其内容，并确保该内容的完整与真实。如何协助在信息科技日新月异、软硬件汰换频繁的困境，已成档案管理机构责无旁贷的议题。同时为结合对档案知识的需求，确定档案核心价值，吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动，扩大应用服务范围，提供优质服务环境及内容，应制定“档案数字服务计划”。
三是应制定信息化相关的规章体系。为了统一作业标准，水利管理单位档案管理部门应特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规，用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项。另外，建构整合文书及档案管理信息系统。这是档案的前端，因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式，也是系统整合的必然方向。水利管理单位档案管理部门应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表。
四、小结
总体而言，水利管理单位做好水利工程档案管理工作，准确记录具有保存价值的资料，为水利工程提供翔实的信息，成为水利工程建设及运行管理工作中不可缺少的环节和依据。为了更好的发挥出档案管理在整个水利管理单位工作中的作用，应当首先在制度层面给予足够的保障，从而为实施各种水平提升的措施提供指导。更为重要的是，在信息化技术快速发展的当今社会，只有将档案管理工作不断与信息技术进行融合，才能够真正提升工作效率，而这也是档案管理的总体发展趋势所在。因此，加强信息化建设应当成为水利管理单位档案管理工作的未来焦点所在。
参考文献：
电子档案管理工作总结篇3
【关键词】电子档案；统计台账；档案馆
电子档案统计台账主要包括档案馆中文书类电子档案统计台账、科技类电子档案统计台账、数码照片统计台账、数字录音录像统计台账、会计类电子档案统计台账等几种类型。深入探究档案馆电子档案统计台账的构建对提升档案馆电子档案管理水平具有非常重要的作用。
一、建立电子档案统计台账应注意的问题
（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。
（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。
（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。
（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用eXCeL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。
二、档案馆电子档案统计台账的建立策略
（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。
（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。
（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。
（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。
三、结语
总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。
【参考文献】
[1]程巧.浅论立档单位档案统计台帐的设计及实施[J].档案时空，2014（12）：18-20.
电子档案管理工作总结篇4
关键词：企业；档案管理；五种关系；管理思路
档案管理工作是企业自建立之初即应纳入其行政管理体系的必备内容。随着企业的不断发展，很多企业都建立了相关管理制度和专业的档案室，相信其在历次外部审计和内部查阅中都发挥了至关重要的作用。本人自⒓庸ぷ饕岳醇瓷孀闫笠档牡蛋腹芾砉ぷ鳎在此凭借一点档案知识和自身在实际工作中的陋识，对公司的档案管理工作浅谈一些想法和思考，供同仁们斧正。
一、企业档案管理中的五种关系分析
（一）议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。
（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。
当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。
（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：
（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。
现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：
例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：
1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；
2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；
3.项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；
4.项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；
5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：
（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着oa系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面：
1.可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。
2.如oa系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3.如上文所述，y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面：
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：
（一）在档案团队建设上
1.以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。
2.加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。
（二）在档案管控机制上
1.综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。
2.明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
3.明确档案编码勾稽原则，即常规档案编码勾稽为主，物理勾稽为辅；项目档案物理勾稽为主。具体来说，会计凭证上要注明对应合同（订单）号，合同上要注明对应请示报告（或会议纪要）编号；如为一个项目，项目经理需保存除会计凭证外的上述所有资料的副本。
4.电子档案与纸质档案在最终版方面尽量同步保存，电子档案与纸质档案文件夹逻辑结构同步。
参考文献：
[1]刘维伟.围绕服务公司发展的思路，创新档案管理工作[J].决策与信息旬刊，2016（6）：257.
[2]王巍.关于企业档案管理工作发展思路的思考[J].办公自动化，2016（11）：49-53.
[3]宋燕.浅谈企业档案管理的方法与作用[J].知识经济，2015（16）：114-115.
电子档案管理工作总结篇5
关键词：县级供电公司档案管理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01
1我国县级供电公司档案管理现状
随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。
总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。
2做好县级供电公司档案管理工作的有效途径
鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。
2.1从思想层面入手，增强档案意识
思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。
2.2从制度层面入手，建立健全档案管理机制
档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。
2.3从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化
档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。
2.4从技术层面入手，实现档案管理的信息化
在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。
3结语
总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。
参考文献
电子档案管理工作总结篇6
为此，我们通过查询有关资料与所从事的档案工作实际进行对标研究与探索，围绕以上提到的三个方面的问题，形成了对特大型企业如何推进档案网络管理，实现电子档案科学合理的收管用一体化的一些观点和看法。现具体论述如下：
一、利用电子档案管理综合信息平台，建立统一的电子档案管理网络，为实现电子档案收管用一体化奠定基础。
当前国有特大型企业档案工作普遍实行分级管理，一般包括总公司、二级公司、三级立档单位甚至四级立档单位，这给总公司与所属各级单位实施集中统一与分级负责管理的电子档案收管用一体化，带来一系列应该解决的问题。为解决这些问题，我们认为前提是要在企业内部局域网的基础上，建立集中统一的oa办公自动化平台，档案综合信息管理平台，并实现两个平台的有效的无缝链接，在总公司与基层所属各级立档单位形成集中统一管理及分级负责的管理网络体系，以及相应的电子档案管理网络体系，同时在总公司设置存储与运行数据的服务器以及相应的数据备份措施与设备。总公司机关区域和所属基层各级立档单位，要按照总公司机关区域模式一起共同进行存量重要档案数字化转换，电子档案的收集归档与管理工作。在电子档案提供利用方面，企业总公司直属机关区域和所属基层立档单位，要形成电子档案网络资源共享环境，从而为电子档案收管用一体化奠定网络体系基础。
二、加速电子文件向电子档案转化，实现电子文件收集与归档一体化。
实现电子文件收集与归档一体化首先要不断地加速电子文件向电子档案转化，在电子文件与档案的转化过程中完成收集与归档一体化，重点要从以下几个方面来实现。
1.依据档案综合信息管理平台的扫描著录功能，加快存量档案数字化转换速度，在保证质量的基础上，实现数字化存储总量目标。为顺利完成电子档案收集与归档一体化目标，要采取两个方面的措施，一是加强外聘数字化公司员工的监督与管理，档案工作人员与外聘公司管理者共同想办法，出措施，来提高档案数字化扫描速度与质量。二是为了进一步提高数字化扫描工作效率，在库房提卷方面作文章，通过新卷与老卷相结合提卷方式，让数字化员工在扫描的难易程度上得到很大改善，使员工工作的积极性得到大幅度的提高。
2.加强电子档案收集，实现增量档案电子化。办公自动化产生的电子文件实施逻辑归档，通过档案综合信息平台与oa办公自动化的无缝链接，采取定期电子文件数据的导出导入形式进行网络化归档。为了提高oa系统导入综合档案信息平台数据利用的有效性，避免大量重复性数据导入给综合档案信息管理平台管理系统与查询系统带来沉重负担，实现电子档案收集归档的高效运行，对总公司机关各部室与基层二三级单位所形成的电子文档数据内容进行分析研究，档案部门与oa系统管理部门要达成以下数据导入协议：一是总公司办公室、其他业务部门及二级单位oa办公平台所有的电子文件分两大部分，一部分为收文，一部分为发文。最终确定总公司级所有的收文（部分临时收文除外）与发文可全部导入综合档案信息平台中。二是总公司其他业务部门及二级单位的发文即总公司部室发文、二级公司发文、二级公司部室发文可全部导入档案综合信息平台中，收文中从公告栏中转送过来的文档不再导入。其中总公司部室外部收文，二级公司内部收文（三级单位送的请示、报告等文件）可单独特殊处理导入（因为业务部门收文当中公告栏的文档是从综合办公室的发文转送过来的，因而为避免重复不再导入）。三是对于基层三级单位而言，比照总公司oa接口导入数据模式进行（三级单位发文，三级单位部室发文全部导入，三级单位从公告转的收文不再导入，三级单位内部收文特殊情况进行特殊处理）。总公司和所属各立档单位通过加速电子文件与电子档案的转化，能够有力地加速电子文件收集与归档的一体化进程。
三、加强电子档案的集中统一管理，实现电子档案科学规范一体化。
1.不断加强归档电子档案的管理，确保档案数据库安全。一是针对电子文件易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失、不能直接识读，以及必须依赖于特定的设备和软件才能被读取等特点，严格按照国家标准要求，在确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，重要电子文件中的信息能够在多年以后还能被读取利用的基本前提下，做好异质备份超前预防工作。同时还要采取必要的安全措施，防止载体退化、自然灾害和人工错误。二是除异质备份以外，还要做到电子档案存储服务器的异地备份。同时，为了增加电子档案的安全系数，应采用移动硬盘、光盘等移动存储介质对其进行存储，并保存到专用的档案防磁柜中，按照电子档案管理标准进行保存。三是在档案提供利用过程中，通过直接使用电子档案，可以避免纸质档案在利用过程中人为损坏因素。四是实施档案数字化加工过程中，在档案从库房移进移出之时要对原有的档案进行再包装，通过借助档案装具加以防护。五是落实安全保密和“八防”要求。
2.在存量档案数字化转换和增量档案电子化过程中，进一步做好馆（室）藏纸质档案和互联电子档案的整理，实现档案管理分类、标识、著录等系统化、规范化管理。库存档案的数字化过程，也是一次档案目录与实体档案核查与对档案原件重新整理的过程，通过这过程，可以排查由于历史原因所造成的档案目录与实体档案原件模糊之处，对档案目录进行必要的修改，使档案目录与实体档案原件链接互见程度大大提高，增强电子档案与纸质档案的查全率与查准率，同时还有利于摸清库存档案底数，为规范准确上报统计报表奠定基础。
3.与oa系统管理部门紧密结合，做好现有服务器和综合档案信息管理平台软件的维护、管理、使用工作，确保电子档案收、储、管、用的安全运转。
四、要实现档案利用的高效性，就要做到完善电子档案的查询利用功能，实现电子档案查询利用一体化。电子档案查询速度与效率直接与电子档案的查询功能开发以及查询利用一体化的成效有直接关系，为此要解决以下两方面问题。
1.不断扩展综合档案信息管理平台软件的建设。面对基层主要立档单位，大力提倡利用档案管理平台软件，宣传档案网络查询系统所带来的方便、快捷，以及有益于档案查询利用者与档案原件本质安全的电子档案功能，促使更多基层立档单位安装使用档案综合信息平台管理软件。
2.健全完善档案信息服务利用平台。各单位、各部门综合档案信息管理平台软件全部实现联网，建立档案信息利用服务平台窗口，在确保档案信息安全保密的前提下，实现档案信息资源共享，并通过集中培训，个别现场培训等形式使档案利用者能够熟练掌握电子档案查询技能。为了解决电子档案方便利用与安全管理有效控制的矛盾，还要专门制定档案网络信息查询利用管理暂行办法，从电子档案借阅权限，电子档案借阅内容，电子档案网上阅读、下载拷贝等利用方式上都给予明确的规定，使电子档案在提供利用过程中，查有所获，管有所节。
参考文献：
电子档案管理工作总结篇7
高速所科技档案立档四十多年来，通过不断的发展，现有纸质科技档案上千个案卷，几万份文件；另存声像档案包括底片、照片、光盘或软盘、录像带及底图。馆藏数量巨大、内容十分丰富，在中国空气动力研究发展中心的各所中名列前茅，具有十分重要的历史价值和利用价值。档案材料具备了门类齐全、库藏丰富、利用率高的特点十分突出。目前入库的科技档案主要有以下九类：包括空气动力研究与试验综合管理、空气动力与飞行力学应用研究、试验技术研究、空气动力试验与计算、试验与计算设备、测试技术与通用设备、民品开发、底图、营房基建档案。目前我所的档案管理主要还是采取的传统手工管理方式，计算机管理档案选用上级配发的《军队装备科技档案管理信息系统》。该系统主要面向档案管理人员，对纸质档案的条目等信息进行管理，由于系统功能繁琐复杂，不能根据自身特点进行档案全文管理等一些特色应用，无法为使用档案的广大科研人员提供详实、方便的服务。目前，我中心各个单位都陆续借助于先进的网络平台，编制各自的管理软件，进行档案信息化管理的探索工作。由于我所档案在自己制定的质量管理体系下收集、归档，存在着一些特色，如：在进行纸质材料归档的同时需进行电子文档的归档；型号/军工外协项目风洞试验归档清单及归档完成后档案管理人员要出具技术文件归档证明等，并在质量管理外审和内审的时候需要提供清单等，配发的档案系统无法满足我所的使用需求，使得电子化档案管理方面出现了空白。目前存在的主要问题有：
（一）收集的电子档案直接存储在计算机的硬盘内，没有其他安全措施，只要能打开电脑，就能任意通过网络传递信息，此项涉及到安全保密的问题。
（二）由于各类电子档案越来越多，而这些电子档案的形成、积累、保存基本处于无序状态。如借阅电子档案，十分不方便。
（三）备份手段过时，现阶段备份数据时，只能阶段性地刻录光盘，若刻录不及时或硬盘临时出现问题，将丢失数据无法恢复。
（四）管理采用手写登帐，逐渐不适应现状要求。
（五）统计上报情况时，只有人工数数，极为不人性，管理效率也低。
二、研制的目的和意义
我所通过开发、使用电子档案管理系统，改进科技档案管理模式，优化归档流程、提高服务效率，显著提高了分析利用馆藏资源的能力，方便了科技人员的资料查阅和技术交流，为丰富电子馆藏资料，为“杀手锏”武器型号研制提供强有力的技术储备支持。所以通过研制电子档案管理系统，设立大容量、有特色、规范化、标准化的数据库，具有十分重要的现实意义：
（一）对电子档案实现计算机网络化管理，使电子档案各环节产生的信息能全面、准确地收集、整理、借阅，防止因部分信息利用不及时、不到位、不正确影响科研试验进度。
（二）用计算机管理手段规范各工作流程，最大限度地降低数据流失的潜在风险。
（三）建立电子档案信息数据库，实现信息检索，为各级科研人员提供强大的查询功能及电子档案的网络服务，为试验数据的二次使用提供良好平台，建立数据统计功能，增强管理工作的预见性、科学性，为持续改进快捷服务，提供依据。
（四）通过系统提示档案管理人员的工作，提高服务的综合效率。
三、高速所电子档案管理系统总体设计
高速所于2005年自主开发了一个（企业知识门户）系统——高速所电子档案管理系统，以下简称“系统”。该系统具有“强劲的系统基础框架、增强的安全性设计、方便安全的权限控制、对office软件的无缝集成、webservices的运用、超大文件高速上传”等特色。经过几年的试运行和不断完善，现已成为我所综合性办公平台。因此，在此基础上开发电子档案管理系统，不仅可以实现办公平台的统一，而且可以实现档案材料由产生到归档的“一条龙”管理。
（一）高速所电子档案管理系统体系结构及开发工具的选取该系统基于net框架平台，设计出松散耦合的三层B/S结构。该系统由一个系统底层运行环境、应用系统、集成接口和二次开发接口组成，可以兼容现有的应用系统，实现数据共享，避免重复性工作和信息冗余。
（二）数据库设计高速所电子档案管理系统基于网络进行构建，不受地点、时间的限制，由于信息量有限，数据库管理不需要很大的管理系统。microsoftSQLServer是微软公司在windows系列平台上开发的数据库，使用客户机/服务器结构把工作负荷分解成分别在服务器上和客户机上执行的任务。具有易于安装、界面友好、便于维护管理、运行效率高等特点。根据对系统需求的分析和基于B/S开发模式的要求，并结合我所现有网络资源数据库应用情况，本系统数据库采用microsoftSQLServer2008，可以完全满足系统需求。
（三）主要功能系统主要分为两个模块：后台管理模块和前台应用模块。系统后台的应用对象是管理人员，该模块具有以下功能：
1.实现电子文档的信息管理。
2.查询电子文档信息。
3.实现对后台管理员的管理。
4.实现信息的分类汇总及报表输出。前台应用模块的适用对象是档案使用人员（又称前台人员），该模块包括了系统的用户使用功能，前台使用人员可以查阅现有电子档案的各类详细信息，可以根据资料名称、作者等关键词进行相关信息的查询。
（四）开展的主要工作
1.电子文件管理制度的规范由于在纸质档案转化为电子文件的操作过程中，无论人员或是设备的稍有失误都会导致档案信息失实，甚至电子文件档案化后，信息内容“出错”概率和机会远高于传统档案，其真实性在维护过程中仍需不断确认及证明。因此，这就要求我们制定严格的电子文件管理制度，使电子文件这一新型档案文件形式真正做到有法可依、有章可循，使之真实性得以确保。
2.数据表结构及命名高速所电子档案管理系统设计的数据表较多，涉及人员信息、资源信息、统计信息等多个方面。典型的表结构如下表。
3.需求分析根据高速所电子档案管理系统研究的目标，并结合我所的应用需求，我们对系统进行了细化。能够实现电子档案的添加、修改以及删除，在确保安全的条件下，尽可能提供全文查询功能；能够对管理员、资源信息等进行权限设置，实现分组管理；信息检索方便快捷，并具有多项系统统计功能；系统安全、可靠，操作方便、界面友好，易于维护和扩充。
电子档案管理工作总结篇8
2016年档案年终工作总结及2017工作计划一2016年，档案处认真贯彻落实领导的指示，在各单位、各部门大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳步提升。
一、扎实开展年度立卷归档工作
1、3月上旬，按照《机关归档工作管理办法》，抽调档案专业人员组成接收检查小组，分别对30个档案移交单位的纸质和电子档案进行了接收、检查、评比和入库。并且，召开了机关文件归档总结会，对本年度归档工作进行总结，对下一步工作提出具体要求。2016年，档案处共接收2016年度各类档案1722盒(卷)，其中，文书档案1303盒、专业档案419盒，文书档案数量比2016年度增加107盒(卷)，同比增加9%。纸质文书档案共20349件，比2016年度增加了1274件，同比增加7%;电子文书档案21629条，比2016年度增加了2077条，同比增长11%。
2、6月下旬，按照档案工作要求，对机关各部门、各单位2016年上半年纸质文件和电子文件整理归档情况进行了指导检查，及时发现问题，规范业务操作，并及时将指导检查情况进行署内通报，推进年度立卷归档工作的顺利开展。截止6月21日，机关各部门、各单位整理归档2016年纸质文书档案473盒，7638件。
二、加强档案业务科学化规范化管理
根据国家档案局要求和年度工作计划，8月29日30日，档案处召开档案业务专题研讨暨征求意见座谈会会议。全国档案协作组组长单位代表和部分档案业务骨干参加会议。会议对档案工作管理课程教材进行了修订，研究了重点课题的推进和专业档案规范管理办法。同时，结合群众路线教育实践活动一起座谈，征求对档案工作的意见和建议。
三、继续开展电子档案异地备份工作
按照《电子档案数据备份及异地保存操作规程》具体要求和电子档案数据备份工作安排，循序渐进地推进电子档案数据备份工作。2016年，结合第一批电子档案数据异地备份工作经验，帮助指导第二批23个单位，在9月底顺利完成电子档案数据异地备份移交工作，拟写工作通报下发。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘46个、DVD光盘350张、蓝光光盘驱动器12个、蓝光光盘82张，确保电子档案备份中心按计划接收各单位电子档案数据。此项工作取得的成效得到国家档案局的充分肯定。
四、举办档案业务培训班
根据国家档案局有关做好档案工作的要求，为切实推进数字档案室建设，加强档案事业统计年报工作，提高整体档案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培训基地举办档案业务培训班。特邀国家档案局专家讲解了中国档案数字化发展趋势，讲授了《全国档案事业统计年报制度》;办公厅领导亲自做了服务工作大局不断提高档案管理水平的讲座;档案处针对近几年档案工作，讲授了文书档案改革、保管期限划分、全宗卷等专业课程。61名档案人员参加了培训。通过为期3天的培训，全体参培人员综合管理水平都得到了提高，不仅有利于提升档案管理的科学性、规范性，更拓展了档案管理人员的眼界和知识面。使档案人员认识到档案工作不只是在库房埋头苦干，更是需要掌握先进的业务知识和技能，才能在档案的传统载体形态向数字形态变革中，适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
五、完成档案统计年报填报工作
为准确掌握档案事业基本情况，根据《国家档案局办公室关于2016年度档案统计年报工作安排的通知》，指导各单位填报新版《档案室基本情况年报》，并汇总档案数据，4月底将纸质报表和数据光盘报国家档案局。
六、做好机关档案查询利用服务
根据充分利用档案资源为中心工作服务这一宗旨，档案处从机关档案查询的需要出发，结合安全保密的具体要求，积极拓宽服务领域，深度挖掘档案信息资源，提高了档案利用的权威性、全面性和有效性。截止12月15日，2016年机关档案查询利用共10018件(卷)，其中纸本文件借阅313件(卷)，电子档案网上借阅文件9440件，资料265件。
七、2017年档案工作计划
(一)加快档案信息化建设
根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。
(二)加强档案宣传工作
继续加强档案网页宣传、教育工作，充分利用档案网页平台的优势，增强档案工作服务能力，做好档案工作宣传和档案业务交流，为档案工作建设创造良好的发展环境。
(三)开展档案课题研究
进一步建立健全档案工作管理规章制度，深入开展档案工作课题研究，对档案工作安全体系建设、信息化建设、基础建设等各方面提出创新管理理念，提升档案管理水平。
(四)做好档案业务指导
认真做好2016年度机关文件归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档文件收集齐全、整理规范;同时，积极帮助指导各单位做好室藏纸质档案数字化和规范电子文件归档、接收，以及档案统计年报填报工作。
(五)推进档案安全体系建设
进一步加强对数字档案的安全保管，继续指导个别没有异地备份单位，按照《电子档案数据异地备份操作规程》，做好备份数据的寄送工作。
2016年档案年终工作总结及2017工作计划二转眼一年时间过去了，2016年来到档案馆以来，工作已经有两年多时间了，在馆领导的支持和关心帮助下，工作已步入正轨。在这两年工作中能够不断加强档案专业知识学习，积极工作，团结同事，服从领导并完成好领导交予的各项任务。在自己的岗位上能够热心服务学生，立足本职，干好自己的工作。下面我就将一年以来的工作思想做以汇报：
一：好的方面：
1、在思想上能够积极进取，加强政治学习和理论学习，不断的提升自身水平。
从今年十月份本人就递交了《入党申请书》，渴望加入伟大的中国共产党，于今年参加了组织部组织的入党积极分子培训班学习，认真学习了党的历史，党的章程，对党有了深刻了解。在思想上积极向党组织靠拢，在行动上以党员的标准严格要求自己。
2、工作中能够努力工作，敢于挑战，克服难题。坚持自己工作原则，坚持责任重于泰山，工作中找出路想办法。
在工作中首先从思想上态度端正，能够严格要求自己，安心本职工作，不受外界因素影响。工作中能够调整好自己的心态，以平常心踏实工作，能够积极热情的接待校内校外的来访者。能够热情为学生解疑答惑，解决当前学生存在的问题。
学生档案虽然存在流动性较大，来往人数较多，工作量较大问题。但本人能够认真对待，积极地想办法，克服困难，一如既往的干好工作。多一份档案就多一份责任。学生档案是人事档案的一部分，不可或缺，既是惟一的一份又是不可复制的。所以在平时个工作中就要做到用心细致，树立忧患意识。为学生负责，也是为自己为单位负责，敢于担当，避免不必要的损失。档案管理工作比较琐碎，需要认真对待。档案库房的环境也非常重要，要做好空气流通，防虫防霉，避免档案的损害。同时加强档案库房的管理，认真做好档案库房登记检查及安全防范库工作，离开办公室及库房时，应及时关门落锁，切断电源。
3、不断学习提升自身专业综合素质，也是适应单位发展的需要。
虽然平时办理学生档案人比较多，但也不忘在空闲时间学习档案知识，学习档案专业技术知识及档案法律法规，特别是参加两次中国档案学会组织的学习班，能够积极主动的报名参加，也使我深受启发。一方面，让我全面的认识到了《档案法》及国家最新出台的各项规章制度。另一方面，让我深刻的认识到了档案不可低估的重要性，通过学习拓展了思路，丰富了知识，也是我深受感染深受鼓舞。在工作中我需要学习的还很多很多。我会不断学习，充实自己，做到学有所思，学以致用。
二、存在的不足：
自己掌握的有关档案知识还不够，在档案工作中还有许多不懂的地方，希望能有更多的机会多学习，多了解。工作中也存在着一些漏洞，有时也会存在工作不够细致，制度规度还需进步完善落实。
三：下一步工作及建议：
电子档案管理工作总结篇9
集中统一管理本单位形成的全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的基本要求，也是做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义，一是档案实体集中，企业各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。建立健全企业档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人，建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，这是《企业档案工作规范》中明文规定企业必须建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与企业的改革和发展同步。如果不落实“四参加”“四同步”制度，就无法把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
要搞好档案工作标准化、信息化建设。档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。近年来，公司领导非常重视档案管理工作，在公司领导班子会上多次提出加强档案管理工作，建立了以公司党委书记负责制，公司办公室为中心的档案管理网络，将档案工作发展目标列入公司年度工作计划，档案管理要上新台阶，使其达到档案法规的要求。公司档案管理工作取得了很大的发展，真正实现了文书、科技、会计、声像电子、实物、人事档案的集中统一管理，并于2010年8月通过了河南省档案工作目标管理先进单位，档案管理工作步入正规化、法制化、标准化、信息化，充分发挥了档案在企业经济活动中的作用。
要加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求。档案工作者要努力学习，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。要结合当前的中心工作，为科学决策提供参考。
电子档案管理工作总结篇10
研究内容
根据调研已有的标准和学术研究项目来看，对于电子文件和电子档案元数据的分类研究表现出以下3个特点：一是概念涉及内容范围广；二是电子文件和电子档案元数据的种类和层级繁多；三是电子文件和电子档案元数据随着保管和利用而不断增加。可以说，现有成果对于电子档案真实性、凭证性保障及长期保存有效利用并不都是最佳选择。设计电子文件和电子档案元数据的最佳分类方案是关于电子文件和电子档案元数据研究的重点和关键。北京市档案局根据北京市电子文件和电子档案管理的基本现状，专题攻关电子文件和电子档案的元数据分类方法，以及各类型电子文件和电子档案的元数据项最优集合，破解当前元数据分类不够清晰、项目繁杂难以落地执行的难题。该课题设计并构建了“对象元数据”和“事件元数据”两分法，探索设计了当前常见的文本类、图像类、影像类、声音类电子文件和电子档案的对象元数据项和事件元数据项，形成了重要的科研成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》。
方案统一了国内电子文件和电子档案元数
据在分类方法和管理模式上的争议，填补了图像类、影像类和声音类3类电子文件和电子档案元数据方案的空白，优化了《文书类电子文件元数据方案》（Da/t46）在实践中存在执行不便的元数据项选择。1.元数据两分法基础理论研究元数据是电子文件和电子档案管理工作重心之一，这是毋庸置疑的。目前，国内档案界对元数据的概念边界、分类思路、管理方法等方面的认知和理论并不统一，各地区的具体实践也各有特点。如何科学设计和解释电子文件和电子档案元数据的基础理论，逐步形成统一的理论体系和一致的认知，进而快速推动电子文件和电子档案管理工作又好又快发展，是我国档案界当前一项重要的工作。在课题组组长陶水龙发表的《电子档案元数据分开管理研究》论文的指导下，课题明确了对象元数据和事件元数据的两分法，界定了它们的概念与主要作用。(1)对象元数据对象元数据是指电子文件形成过程中产生的，由信息系统自动生成且不可人工干预的，直接关系电子文件和电子档案凭证性的元数据项，对象元数据应封装在电子档案身份证中。可以看出，①对象元数据的基本特征：是电子文件形成过程中产生的，由信息系统自动生成且不可人工干预的元数据项；②对象元数据的核心功用：直接关系电子文件和电子档案的凭证价值和真实性，在这里谈到的凭证价值和真实性主要聚焦在文件的依法合规问题；③对象元数据的管理原则：封装在电子档案身份证中，与电子档案身份证一体化管理。(2)事件元数据事件元数据是指电子文件归档和电子档案管理过程中产生的，对电子档案溯源起重要作用的，由信息系统自动生成或人工录入的元数据项，事件元数据以结构化的数据形式存储在数据库中，并通过电子档案目录与电子档案的内容信息和电子档案身份证进行有效关联。可以看出，①事件元数据的基本特征：是电子文件归档和电子档案管理过程中产生的，由信息系统自动生成或人工录入的元数据项，事件元数据的产生阶段和允许由人工干预是其与对象元数据最主要的特征区别；②事件元数据的核心功用：对电子档案溯源起重要作用，这就意味着事件元数据的选择不应聚焦那些对电子文件和电子档案起到凭证性保护作用的项目；③事件元数据的管理原则：以结构化的数据形式存储在数据库中，并通过电子档案目录与电子档案的内容信息和电子档案身份证进行有效关联，为了避免电子档案身份证在元数据不断增加的管理过程中重复封装，事件元数据采取在数据库中单独管理并与电子文件和电子档案内容信息挂接的管理方式，不再做封装一体化管理。2.元数据分类方案设计(1)分类方案支持更多的数据类型《文书类电子文件元数据方案》（Da/t46）仅仅局限于文书类电子文件的元数据。鉴于目前我国党政机关公文处理的特点，能够通过信息系统正式签发文书类电子文件的单位并不多，因而当前产生的真正意义的电子文件和电子档案可能更多地集中在图像、影像和声音等部分，Da/t46并未覆盖这三部分的电子文件和电子档案，所以各地区在实践中往往使用内部暂定的元数据方案执行。课题明确了电子文件和电子档案元数据分类方案的边界，形成了重要的科研成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》。元数据分类方案分别按照文本类、图像类、影像类和声音类4大常见类型的电子文件和电子档案进行了元数据的方案设计。(2)分类方案的设计更加易于落地《文书类电子文件元数据方案》（Da/t46）中罗列了88项文书类电子文件所需要留存的元数据项，涵盖了电子文件形成阶段、电子文件归档阶段、电子档案在档案室的管理阶段、电子档案移交接收阶段和电子档案在档案馆的管理阶段等电子文件和电子档案全生命周期的5个主要阶段。但在国内各地区的实践过程中，普遍反馈Da/t46的执行存在一些不便之处，有些是因为各党政机关和国有企事业单位信息系统先于该标准建设完成，如严格按标准执行会出现地区性的信息系统二次开发行为，总体成本投入巨大，档案行政管理部门难以硬性推动；还有一些是因为在深入研究Da/t46之后，结合本地区、本单位、本系统、本行业实际，认为其中的某些必选和可选项目并不会实际产生，或并没有保存的必要。基于元数据的两分法理论，《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》在设计过程中充分考虑可操作性、便于执行性和科学合理性，力争使其具备更好的易用性。其中，文本类对象元数据共计22项、图像类对象元数据共计23项、影像类对象元数据共计19项、声音类对象元数据共计7项；文本类、图像类、影像类、声音类事件元数据共计14项；必选的元数据项总计约40项、可选的元数据项总计约39项，新定义了一般为可选、在特定条件下为必选的元数据项总计约7项。在课题研究过程中，注重联系实际，将《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》纳入北京数字档案馆（北京电子文件中心）项目建设体系进行验证，并作为项目建设所需遵循的核心制度使用，为项目建设提供设计蓝图。
主要创新
1.理论创新该课题首创性地提出了电子文件和电子档案元数据按两分法（即对象元数据、事件元数据）进行分开管理的基础理论，结合电子文件和电子档案管理的特点、联系北京数字档案馆（北京电子文件中心）项目建设实际，提出了对象元数据和事件元数据的核心功用和管理原则。2.全面性创新该课题的研究成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》充分考虑电子文件和电子档案的形成和管理现状，对文本类、图像类、影像类和声音类4类最常见的电子文件和电子档案进行了深入分析，结合各类型电子文件和电子档案的形成环境、技术特点，分别梳理了特点鲜明、专业对口的对象元数据和事件元数据项，使《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》覆盖了目前党政机关和国有企事业单位普遍形成的主要电子文件和电子档案的类型，方案的指导性更强、参考意义更大。3.实践创新该课题根据对北京市和各区档案移交单位、市和区档案馆现行信息系统的调研结果，充分考虑《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》的可操作性、便于执行性和科学合理性，在保障元数据项可充分表达对象元数据、事件元数据含义时，对元数据项进行了合理优化，最终选定的项目既满足现行信息系统的基本现状，又兼顾未来一段时期的发展需要，降低了各单位信息系统的改造量，使《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》在实际工作中更易于落地，也更易于被文件和档案管理人员及技术人员所接受。
应用前景