人工智能档案篇1
一、人事档案管理的含义
人事档案形成于一系列人事管理的活动之中。人事档案是由多个个人档案组成的，档案中主要记录的内容是工作人员的个人发展过程、工作经历、个人的思想品德、获奖或者受处分的经历等等，其信息量繁杂且多种多样，在进行整理和查找时很不方便。对人事档案进行管理的主要工作内容是将所有的人事档案进行收集、整合、归类以及将档案进行完整保存。为了确保人事档案的真实性，管理工作中还要对档案中的信息进行核实，确保信息的准确性。
二、人工智能技术的含义
人工智能是集研究智能理论、开发智能技术、模拟拓展智能方法于一体的综合性学科。人工智能技术属于计算机领域的分支，主要开发的是新型智能化机器设备，这类设备可以根据人的语音指令或者对图像的识别做出智能反应。人工智能具有高度理性的特点，在处理信息和数据上速度极快，远远快过人工，节省了时间。人工智能技术的应用不受时间、地点、环境的约束，可以随时开始工作，适应环境的能力更强，因此人工智能为人们的生产以及生活带来了极大的便利。人工智能最大的优点是它的信息检索能力，能够快速提取有效信息，找出解决问题的最佳方案。
三、目前人事档案管理工作的困境
1.档案信息过多，难以整理
我国目前人事档案的整理工作面临很大困境，档案资料过于繁杂、档案数目增多、档案信息缺失等问题持续困扰着档案管理人员。传统的档案采取纸质化的呈现形式，工作人员需要在档案中寻找有用的信息进行核对和整理，工作效率低下。人事档案的来源渠道各式各样，在档案的分类上需要消耗大量的时间，对档案资源的使用造成了一定的影响。个别人对档案的重视度不够，在填写时会漏填、误填信息，这也会对档案整理工作造成影响，导致工作效率的降低。
2.非结构化信息难以分类
档案信息非结构化现象是指信息无法数字化的资料较多。例如，文档资料、图片资料等，这些资料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能数字化，需要人工提取有效信息并加以分类。在档案管理工作中，非结构化信息越来越多，但是工作人员数量实在有限，给档案信息分类工作带来了很多困难。要加强对非结构化信息数据的管理和使用，才能强化档案管理工作，促进人事档案资源有效利用。
3.隐性信息资源难以转化
人事档案数据信息的资源系统是由两种资源组成的，一种是直观表达在档案信息中的显性信息资源，另一种是由档案管理的工作人员根据档案信息进行自主判断的隐性信息资源。由于档案管理人员的缺少，多数单位档案的隐性信息在获取上有很大难度，而且档案的隐性信息资源无法通过数据进行直观表示，加大了档案信息的评定难度。
四、人工智能技术在人事档案管理中的综合应用
1.高效率地搜集整理档案信息
传统的档案管理工作中，档案信息是用纸质进行记录的，纸质档案占用的空间较大，且纸张容易受潮难以保管，难以随身携带。人工智能技术的出现，将档案中的信息电子化、数字化，把纸质资料转变为了网络资料，方便了档案文件资料的管理。网络化之后的档案信息不需要用纸质记录，只需要利用多媒体设备就可以展示数据，档案资料可以直接保存在电脑中，方便了档案管理人员对档案信息的收集和整理。目前电子档案的内容形成来源有两个，第一是将现有的纸质档案转化为电子档案，第二是利用人工智能技术直接制作形成的电子档案。电子档案的出现减少了管理人员的工作量，降低了人力成本。随着数字化的档案不断增多，在进行档案管理时可以利用多种智能主体帮助工作。人工智能的主体有很多种类，例如，执行命令型的智能主体、学习型的智能主体等，这类智能主体都可以根据事先设置好的程序命令自主完成工作，提高了档案资料收集整理的效率。
2.高速度地检索分类人事档案
人工智能技术利用计算机将档案中的数据信息网络化之后，会对数据信息进行详细分类，这些分类后的数据有两种存储形式，分别是文本形式和多媒体形式。文本分类是根据档案信息中被标记的文本信息，利用人工智能找出与其相关或类似的信息，将这些文本信息进行合理分类。对文本资料的整理和分类充分体现出网络技术智能化的特点，人工智能可以根据管理人员所设定的方式对数据库中的档案信息进行智能分类，同时也能把网络上相同的资料进行整合和分类。在提取档案信息时，人工智能的筛选能力加快了资料检索的速度。与传统的人工筛选相比，人工智能的筛选速度更快、筛选的资料更加准确，可以在短时间内过滤掉大量无用的数据。人工智能技术还具备识别能力，例如，语言识别、图片视频识别等，所以人工智能也可以对多种形式的资料进行检索分类，在人事档案管理中起着重要作用。
3.准确评定档案信息价值
在档案的整理归纳工作中，工作人员要审查档案信息的真实性，判断信息是否有价值，这无疑增加了工作人员的工作量。人工智能由于具有推理、学习、记忆以及决策的能力，它可以使计算机模拟人类的智能行为。因此，在人工智能中植入特定的专家系统，就可以让人工智能依据评定专家的思维方式对档案中的信息进行评定。要想在人工智能中建立档案价值评定系统，需要按照以下步骤进行：首先，建立专家评定的数据库，收集专家的评定准则、评定方法，将这些信息进行程序化编制输入到电脑中；其次，对数据库进行模拟检验，输入简单的信息数据，对人工智能的评定功能进行检验，发现其中是否有漏洞；最后，完善评定系统，投入使用。人工智能可以负责大多数的信息评定，加大了档案价值评定的工作效率。
4.确保档案信息的安全性
档案安全主要包括实体档案安全和数字档案安全。实体档案的安全主要是利用保险柜进行保管，保险柜的钥匙由工作人员管理。由于档案过多，工作人员要保管多把钥匙，无论使用还是携带都极不方便。随着人工智能技术的不断改进，数字档案的安全性已经有极大程度的提高。人工智能在进行资料扫描时，会自动给资料进行归类，为之后工作中查找资料提供了极强的便利性。数字档案的安全由智能密码进行保护，例如，瞳孔密码、指纹密码，这类密码只有相关管理人员才能打开，方便了工作人员对档案的管理，也提高了档案的安全性。人工智能还自带监控功能，如果有人非法触发了档案系统，监控系统会向总控室的工作人员发出警戒信息，有效避免档案丢失的情况。
5.档案服务逐渐智能化
在传统的档案工作中，工作人员会提供档案查阅和答疑的服务，工作人员的工作量很大。在利用人工智能技术之后，档案信息的服务工作形式由人工服务转变为了网络服务，使档案服务工作变得及时、高效。近年来，我国一直不断推进智能机器人为人类提供服务的政策，在这种政策下，智能机器人也走进了人事档案的服务工作中。这类高智能化的机器拥有着智能化、移动性强的特点，可以根据来访客户的需要提供不同的实际服务。智能机器人解决了工作人员数量有限的问题，提供了人性化、智能化的服务。人工智能机器人也可以代替工作人员完成纸质档案的出库、入库工作，减少了人力成本，提高了工作效率。
五、结束语
人工智能技术已经广泛的应用在了我们的生活当中，手机的智能助理、智能美颜相机都标志着人工智能技术开始在生活中普及。将人工智能技术与人事档案管理工作相互结合，将档案的信息和数据进行数字化处理，提高人事档案整理的工作效率。在未来，人工智能技术会越来越成熟，对人事档案管理工作以及我们的生活都会提供更大的便利。
参考文献：
[1]韩平.人事档案管理中人工智能技术的应用[J].山西档案，2018,no.240(4).
[2]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].决策探索(下半月)，2018,no.589(8).
人工智能档案篇2
关键词：城市；主流；档案信息化；影响；分析
前言：近年来，科学技术不断进步，催生了智慧城市的出现，智慧城市，以信息技术为依托，从城市整体发展角度出发，是现代人们对未来城市发展的一种美好期待，是一种效果更加的城市形态。在智慧城市背景下，档案馆也面临新的发展机遇，档案馆可以依靠科学信息技术，提高档案工作的信息化，进而促进城市的发展，更好的为城市居民服务。
1智慧城市对档案信息化的影响
1.1涌现大量数据
？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。
1.2增加了信息技术处理的难度
“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。
1.3服务方式转变
推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。
2智慧城市中的n案馆创新措施
2.1增强档案信息协同性
进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。
2.2提高服务水平
受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。
2.3注重以人为本
人本理念，是智慧城市发展中的重要理念，也是智慧城市中，档案馆工作的重要指导思想。在智慧城市档案馆的发展与建设过程中，要将做好服务工作作为档案馆的工作宗旨，将整个城市的建设发展，以及城市中的所有居民作为自己的服务对象，在展开档案信息化工作的过程中，要将以人为本和服务理念放在重要位置，贯彻落实国家档案局制定的工作方针，遵守档案局对档案馆提出的相关要求，档案馆的工作，从档案资源的开发，档案信息的收集，档案信息的处理，以及档案馆服务体系的构建，都应该充分考虑城市发展的需要，并结合城市居民对档案信息的需求，将以人为本理念贯穿档案工作的始终[3]。
总结：综上所述，本文首先分析了智慧城市对档案馆档案信息的影响，然后，论述了智慧城市中档案馆的创新。智慧城市是我国城市未来发展的主要趋势，是人们对城市形态的美好设想与期待。智慧城市中，档案馆档案信息工作，要通过创新，加快信息信息化步伐，增强档案信息的协同性，将以人为本作为服务理念，进一步提高档案馆的服务质量和服务水平。这需要档案馆的相关工作人员，能够立足工作实践，不断创新工作方法，运用现代科学技术，经过长期的实践，方可实现。
参考文献：
[1]刘小瑕.对县级档案馆档案信息化建设的创新思考[J].黑龙江档案，2014，05：107.
人工智能档案篇3
一、县级智慧档案馆建设的现状
（一）智慧档案馆定位模糊，影响智慧档案馆的普及与发展
目前，尽管智慧档案在我国不同区域被广泛推广和实践，但是由于对智慧档案的定义缺少深入地研究分析，导致对智慧档案馆的定论依旧停留在较为笼统和模糊的层面，影响了智慧档案馆的建设定位。此外，一些县级智慧档案馆建设期间，受到传统思维的影响，依旧习惯延续以往的建馆模式，对智慧档案馆建设不敢尝试，也影响智慧档案馆建设和普及以及进一步发展。
（二）注重档案数字化建设，忽略智慧馆库建设，档案信息资源管理与应用不同步
县级档案馆建设的重点依旧放在档案数字化、利用微机化、传输网络化上，以为这就是智慧档案馆了，其实这与真正意义上的智慧档案馆相距甚远。真正的智慧档案馆，是对档案收集、整理、归档、移交、利用全方位的智能管理、智能储存、智能使用，重档案数字化建设而轻馆库智能化建设的现象，会导致智慧档案馆的建设滞后跑偏。
二、县级智慧档案馆建设建议
（一）建好“一个中心、两平台多系统”
“一个中心、两平台多系统”，即档案资源数据中心、档案馆管理平台、智慧库房一体化管理平台。智慧化库房建设包括智能化控制技术、温湿度检测控制技术、防盗报警技术、自动防火报警技术、视频监控技术、智能门禁管理技术、信号采集技术等，智慧馆库综合管理平台整合库房RFiD系统，可实现基于RFiD系统的实体档案管理模式。根据标签结合电子档案信息，可实现实体档案定位、出入库提醒、丢失报警、盘点等。平台整合RFiD系统定位功能，将实体档案在架、错架或离架信息进行实时提示和报警，实现在线盘点、统计分析、库区安全管理、档案智能存储管理、库区联动管理，系统提供联动历史追溯功能，将过程通过视频、日志等方式进行回放和查看。
（二）做好适配基础软硬件
集成先进的数据采集工具，及时捕获各业务系统预归档数据，通过强大的自定义表单及工作流引擎、即时消息服务，实现档案收集、利用、鉴定等环节的在线审批流程，以及档案收集、整理、移交、归档、统计和利用等全过程的信息化管理。系统涵盖多个网络（政务网、网、因特网），涉及多个应用软件的应用部署，采用分级授权管理，满足“三库”（管理库、保管库、利用库）分离的部署形态，以及不同地域档案的集中式或分布式规范化管理。
（三）全方位实现智慧档案馆功能
智能收集。利用大数据技术、nLp技术，智能判断前端业务数据是否应归档、是否有重复归档，并及时主动提醒管理人员进行档案的收集整理，实现档案收集、整理、签定的全自动化管理。智能签定。运用nLp、深度学习技术，对待归档信息进行智能价值鉴定，分析并理解文件内容，自动判断是不是该归档，自动赋予其分类号、保管期限、密级，并通过持续深度学习达到越来越精准的目的。智慧档案编研。利用自然语言技术、自动标签功能、图像识别技术，实现对特定主题的资料收集、中心语义的自动抽取。比如进行智能人物编研，可根据照片及相关文档进行人物画像，通过一个基本人物人脸照片，找到系统里所有的照片档案，并把照片元数据、背景资料自动合成为一个大的素材库。智慧档案利用。运用人脸识别技术实现档案远程利用审核以及文字、图像搜索、音视频搜索等。运用档案智能标签技术，实现智能、主动推荐档案给相应的利用人员。运用图片搜索技术，直接对一个图片进行相似性、关联性搜索，给出图片相关信息。运用音视频搜索技术，实现基于用户画像的实时个性化推荐。智慧档案管理。利用RFiD自动识别、图像识别、云计算、大数据等技术，通过RFiD电子标签对档案实物进行唯一标识，实现档案实物的非接触、多文件、快速采集，实现档案的在线监控、快速定位、高效盘点、动态路径跟踪等功能，从而实现档案管理的数字化、自动化、高效化与智能化。智能化无人档案库房。通过融合运用人工智能技术，建设集多人无感快速测温及安防联控、纳米雾化消毒、4a智能系统（自动导航、自动避障、自动补液、自动充电）、365天*24H全能防疫消毒、ai人机交互等核心功能的智能机器人，通过机器人自动抓取档案上下架、自动盘点、自动整架、档案消毒，实现档案远程化、无人化操作，提升档案服务的智能化、智慧化水平。智能检索。应用人工智能技术、知识图谱技术将搜索功能智能化，根据用户过往的检索记录、借阅习惯、爱好等数据，与数据库中的信息进行匹配，选取匹配度较高的档案信息向用户推荐个性化档案资源，提升档案管理工作的智能检索。绿色节能。系统设备应采用先进的变频技术，节省功耗，有效的照明节能，同时运用物联网技术实现对于库房的灯光、门禁、密集架等设备的统一控制。平常库房内不使用的设备处于断电或休眠状态，工作人员进入库房后，系统会根据此次工作的内容，自动开启设备，可根据需要对整个系统进行自定义设置，包括温湿度设置、报警时间设置、通风时间段设置、净化时间段设置等。
三、县级智慧档案馆建设的发展方向
（一）数智驱动，创新发展
用大数据结合图像识别技术，把图像数据转变为文本数据，实现档案利用增值服务、信息导航服务、组件化推送服务等；改善档案服务手段，提高档案检索、查询档案的服务质量，运用大数据分析对海量档案数据资源进行归纳、分析、研究，设计数据模型，感知我们的需求，分析我们的利用行为与喜好，推动档案管理的创新及档案数据资产的开发利用。1.馆际互通，异地查档把各个地区的档案馆网络打通，在保证安全和授权的情况下，可以进行异地查询、调档等操作，让借阅人能够在自己最近的区域进行档案调阅。2.实体电子档案一体化管理通过RFiD系统，结合电子档案的属性以及密集架的存储状态，智能辅助排架，自动分配新入库档案的存储位置，快速实现实体档案的盘点以及移库等库存管理。3.全方位的安全防护系统，同时做到绿色档案，节能减排。
（二）重视关键技术的应用与人才培养
县级智慧档案馆建设期间，必须重视关键技术的应用。关键技术主要涵盖环境温度以及档案资料管理技术，二者作为智慧档案管理重点，管理者以及建设人员必须给予足够重视，积极尝试利用温度湿度的控制技术以及数据挖掘等关键技术，实现环境温度管控以及档案质量的管理工作。县级智慧档案馆建设和发展，离不开专业人才的智慧。在未来要重视人才队伍的建设和培养，大力引进专业优秀人才，为县级智慧档案馆建设提供人才储备。综上所述，智慧档案馆以其感知全面化、应用综合化和存储智能化的特点，成为今后档案馆建设的方向。县级档案馆应在建设过程中，注重融入智慧元素，或为智慧档案馆建设预留出端口，以便快速步入城市智慧化发展的轨道。
参考文献
[1]郑玮.大数据背景下如何有效创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务，2020，（19）：92-93.
[2]秦杨.我国智慧档案馆建设的现状分析与对策研究[D].河北大学，2020，（06）：67-83.
人工智能档案篇4
“智力支持”的特点
对于智力的理解和定义在现今教科书中可以归纳出许多解释。但在理论研究中，把智力通常叫做“智慧”。指人认识客观事物并运用知识解决实际问题的能力，集中表现在反映客观事物深刻、正确、完全的程度上和应用知识解决实际问题的速度和质量上，往往通过观察、记忆、想像、思考、判断等表现出来。它是在掌握人类知识经验和从事实践活动中发展的，但又不等同于知识和实践。它是先天素质、社会历史和教育的影响以及个人努力三方面因素相互作用的产物。当我们对智力有了比较清楚的认识之后，对于胡总书记提出的“智力支持”和“人才保证”就有了更进一步的理解。
1.“智力支持”就是用科学的世界观和方法论指导工作。新时期档案工作的任务很重，只靠过去常规性的工作方式很难适应新形势的发展。这就需要在社会价值观多元化的情况下，在过去档案工作实践的基础上，牢固树立一个指导思想，就是要以马克思列宁主义、思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想、科学发展观等一系列治党、治国的论述，作为档案工作的出发点和立足点。紧紧围绕服务现代化建设的大局，筹划指导档案工作，突出建设重点，并在工作落实上狠下工夫。坚定一个根本立场，就是坚定档案工作要为新时期现代化服务的立场，围绕这个目标制定档案工作的政策、计划，贡献智慧和才能。要坚持一个原则，就是要坚持党领导一切的原则，任何时候，任何情况下这个原则不能丢。
2.“智力支持”就是用理论与实践相结合的方法做好工作。实事求是理论联系实际，是长期革命战争中形成的思想方法和工作方法，也是档案工作“智力支持”的保证。我们认为，智慧和灵气，主要体现在实事求是上。“一切从实际出发”，理论与实践相结合，就是要联系档案工作的重点、热点、难点问题，从全局出发，多角度、多方位考虑问题，提出解决问题的办法和处理问题的办法来。在我们对以往档案工作的回顾中可以看到，凡是档案工作能够得到各级领导和档案工作者充分肯定,能出成绩的方面，都是理论与实践相结合的比较好的方面，都是在遇到问题后，能够集思广益成功运用金办法、好办法的地方。运用智力应对和解决今后工作中出现的新情况和新问题，按照档案工作规划安排工作，是做好档案工作的前提。
3.“智力支持”就是用过硬的本领投入工作。我们感到对新时期档案工作提供“智力支持”的重要方面，就是要有过硬的本领以及把这种本领投入工作的干劲。这种本领不是凭空而来的，是爱岗敬业，长期档案工作经验积累的结果；是默默奉献，在工作实践中反复摸索的结果；是胸怀大局，团结协作共同努力的结果；是振奋精神，抓住机遇推进档案事业再上新台阶的结果。在这个过程中我们也应该看到，当人们工作成绩的取得和智力发展相对平衡的时候，“智力支持”需要的就是人无我有、人有我强的不同点。就是独到见解、独辟蹊径的创造能力和锲而不舍、舍得流血流汗的拼命精神和创造精神。
“智力支持”的条件
档案干部在各个时期一直是党领导下的忠诚守卫,始终以维护档案的完整与安全为神圣使命，兢兢业业、任劳任怨、不懈努力，甘当无名英雄，作出了很大成绩和贡献。在新形势下档案部门及广大档案干部如何继续发扬过去那股劲，为国家建设提供“智力支持”，就需要对当前档案干部情况作进一步分析研究。
1.丰富的信息资源是构建“智力支持”的平台。档案部门保存着数以万计的档案信息资源，这是我党长期斗争和建设的经验结晶，是不可替代的宝贵财富。这些历史宝藏，记载了我党各个时期在长期政治、军事、后勤、装备工作的发展的历史，通过各种不同的文件、图册、照片、统计等形式翔实再现了当时的本来面貌，成为新时期档案工作“智力支持”的平台。我们认为，这种“智力支持”，不是简单意义上的单纯文件的提供利用，而是充分发挥大家的聪明才智和真才实学，科学的总结、归纳、提炼、整合，为领导、机关和基层提供工作实际需要的信息财富和智慧财富。
2.档案队伍整体水平的提高是奠定“智力支持”的基础。从档案人才培养机制看，依托学校办教育，培养了一大批有档案工作实践的干部，使档案干部的整体素质有所提高，为一定时期档案队伍的发展奠定了坚实的基础。随着档案教育正规发展，形成了目前集博、硕、本教育和干部在职教育于一体的教学、科研体系。一批高水平的专家、学者坚守档案教学系统。一批批经过院校系统培养的档案工作急需的短训生、本科生、硕博研究生走进了各级档案部门。与此同时，相关专业的人员加入到档案队伍，形成了集档案、政治、通信、计算机、外语、等专业一元化向多元化发展趋势，一专多能的干部越来越多，干部的综合能力和水平越来越强。档案队伍的整体文化素质越来越高，为新时期档案工作“智力支持”奠定了有力的基础。
3.信息化建设的迅速发展是“智力支持”的有力保障。随着信息时代的来临，计算机应用技术的普及，加快档案信息上网，实现资源共享，是新时期档案工作提供“智力支持”最便捷的任务。现代化的工作现实地摆在档案工作者面前。利用现代计算机和网络技术，使信息资源的配置、筛选、加工和利用不受地域、馆界的限制，并对所有档案资源实行综合管理与开发，其整体功能和技术上的先进性，是“智力支持”的要求。利用网络连接档案信息系统内的各种资源，与图书、情报、资料等信息源实现一体化管理，从而提高包括档案在内的各类信息资源的整体开发利用能力，使各级领导机关、基层方便、快捷地了解和利用档案信息资源，是“智力支持”的有利保障。
在实际工作中做好“智力支持”
作为档案工作者，提供“智力支持”就是要充分利用现有的信息资源，为各级领导、机关、基层提供研究性、参考性、集约性的信息服务。其途径包括以下几个方面。
1.进一步拓展档案的文化功能。档案的文化作用已经被越来越多的人们广泛重视，重视民族文化，开发文化资源，借鉴世界人类文化成果，实现民族文化的伟大复兴，已经是一个世界性的主题。美国哈佛大学教授约瑟・奈认为：文化、意识、形态所体现出来的力量是一种“软实力”，其基本因素是文化的作用。文化与经济、科技、军事等“硬实力”，共同构成一个国家的综合国力。在我们为新时期国家建设服务时，在为档案工作“智力支持”时，要充分拓展档案部门的文化作用。而文化的作用主要是通过文化传播来实现的。为此，在实际工作中，我们要根据不同时期的中心工作和一些重要的纪念活动，适时组织一些珍贵的、有史料和文化价值的档案文字和图片进行陈列、展览。有些可作为广大青少年进行爱国主义教育的重要内容，有效地宣传档案工作，为档案事业的发展营造良好的文化环境。
人工智能档案篇5
[关键词]档案信息化；智慧服务；数字档案馆
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.22.097
[中图分类号]G270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2016）22-0-02
目前，档案信息化建设的主要内容是数字档案馆建设，数字档案馆利用数字信息技术来对纸质档案信息处理和加工，应用现代网络技术实现档案信息的在线查询及共享。因此，数字档案馆建设的发展从根本上解决了传统档案信息载体、期限、利用范围等方面的使用限制，对档案工作带来了根本性的改变。而随着数字档案馆建设各方面的逐渐成熟，服务体系也应有相应层次的提升，基于知识管理的档案服务终会有一天不再适应档案用户服务的需求，这就需要有一种更高级的服务模式来提供查档者的需求，而档案信息化发展的新趋势智慧服务，能够提供更为主动，更为个性化的服务，使得服务质量、内容、形式更具有智能化的服务形式。
1档案智慧服务的概念
档案馆对外提供的档案服务历程可以分为档案实体查询服务、档案信息服务和档案知识服务三个阶段，在数字档案馆的环境下，档案服务的形式应该增加第四个：智慧服务。知识服务是智慧服务的基础，智慧服盏谋局适鞘迪值蛋钢识的增值，从创造性的角度讲，智慧服务提升了知识服务的深度，是对知识服务质量的提升。档案馆智慧服务是一种特殊的服务，它代表着现代数字档案馆最核心、最本质的价值取向和最终目的，是基于档案馆知识服务的一种新服务模式，通过基于智能化信息技术的嵌入式、启发式和协同式等智慧服务，帮助档案用户提升档案知识水平，最终实现档案知识的可持续实践价值。
2档案智慧服务的特征
档案馆提供智慧服务的目标在于利用知识和创造知识，从而实现档案知识产品的增值，档案智慧服务的特征是以档案知识运用为根本，以知识创造为核心，以知识团队为服务对象。
2.1档案智慧服务的根本是档案知识运用
在档案信息服务过程中，档案信息是基本信息源，知识是对档案信息进行加工后得到的抽象性产物，智慧是利用档案信息资源加工生成知识，从而生成具体解决问题的能力，因此，档案智慧服务就是一个这样的过程：有档案信息生成知识，再由知识激发智慧，从而提供高水平的智慧服务，所以，智慧服务的根本特征就是档案知识的运用。
2.2档案智慧服务以知识创造为核心
档案知识服务是指从档案馆的各种档案显性和隐性信息资源中，根据档案用户的需求将知识提取出来，而档案知识的提取过程就是档案知识的创造过程，它是在档案知识组织的基础上，根据用户需求，通过档案知识重组和再造，形成用户需要的档案知识产品的过程。而档案知识的重组和研究涵盖了档案馆员的创造性劳动，这种智慧劳动使得档案知识产品产生了增值。
2.3档案智慧服务以知识团队为服务对象
数字档案馆背景下的智慧服务不再单单强调个人的知识创造和个别用户需求，它更加注重的是团队观念和创新意识，开展团队服务。档案馆知识工作者依靠所在团队来组织档案知识生产和提供档案智慧服务，团队中的每位成员可以向团队提供知识，将知识智慧贡献给知识用户团队，从而实现当那智慧服务。
3档案智慧服务的内容
档案智慧服务是建立在知识服务基础上注重的是当那知识的转化与应用，由于档案知识本身是没有价值的，其价值只能体现在知识运用的过程中。在数字档案馆的背景下，档案信息服务的目的就是要实现以档案知识为根本、利用馆员智慧创造档案价值。
3.1以单位决策支持为导向的智慧服务
档案知识工作团队以所在单位决策需求为导向，为知识用户提供相关的个性化服务和专题服务，就是通过特定的档案信息资源、档案知识的加工和分析形成相关的知识产品从而为所在档案的决策提供智力支持。而提供的决策支持不能仅停留在信息服务的层面，更应该是在档案元数据的挖掘与分析基础上的创造。而数据挖掘也称为知识发现，是从档案数据库中获取用户需求或者感兴趣的知识，而这些知识是隐性的、不容易被发现的。数据挖掘技术通过从数字档案馆信息数据库中发现并提取这些隐性信息，帮助决策者找寻数据间的联系，形成知识产品，从而为知识用户和决策者提供决策支持服务。
3.2基于科研为导向的智慧服务
科学研究是人类文明发展的重要因素，它是一种知识发现和知识创造的过程。为科学研究提供智慧服务，是档案知识服务的核心。档案知识服务团队可以配合科研人员关注某一学科或者科研项目，提供全程服务，对该科研项目的涉及到的相关档案知识进行评价和提示，通过档案信息数据库对该科研项目提供专业化、个性化的专题知识服务。为科研提供智慧服务的根本在于基于科研项目需求的档案知识挖掘和相关专业分析。
3.3以产品研发为目的的智慧服务
各种大型企业、研究机构它们的根本目的就是研发新产品或者创造新技术，而新产品、新技术的研发不可避免的需要借鉴以往产品研发经验，这就需要用到相关产品的档案信息，而档案智慧服务则可以根据研发需求为其提供所需的档案信息并根据这些信息总结内在规律，将档案知识转化为生产力，提供创造性的增值服务。
4档案智慧服务模式
4.1基于信息整合的智慧服务模式
随着数字档案信息共享程度的不断提高，档案信息也越来越多，档案用户在没有相关检索关键词的情况下想要找到需求的档案信息难度变大，这就需要档案工作人员根据档案信息来源进行分类，将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体，实现档案信息资源的合理配置，最后通过各种信息技术将这些信息进行融合，实现档案信息资源快捷、便利的一站式查询服务。
4.2基于个性化的智慧服务模式
在数字档案馆背景下，档案资源和档案服务对象都有着显著的多样化趋势。因此要从用户需求出发，运用数据分析和数据挖掘技术，引导用户需求，通过研究用户行为和习惯与其进行双向交流，设计出用户期望的个性化服务模型，主动为其提供特色服务。
4.3基于网格技术的主动推送服务模式
网格是部级高性能计算和信息服务的战略性基础设施。目的是实现在全球因特网范围内按需共享和整合各种资源，除了通常的信息与设备资源共享外，计算资源、数据资源和服务资源的有效聚合与广泛共享是网格区分于以往共享技术的本质特征。这种技术使得档案信息整合和共享更加容易实现，通过网格技术可以对档案用户在大数据环境中的需求进行分析和预测，找出用户的共同偏好，再将这些档案信息资源进行分类整合，通过档案网站、移动终端等媒介将这些信息主动推送给用户。
5档案馆对外提供智慧服务的途径
5.1构建基于智慧服务的综合性技术平台
要现智慧服务，首先要构建以数字化档案资源为基础，以档案信息用户需求为中心，以先进的信息技术为手段的综合性技术平台，平台要综合集成档案馆的门户网站、档案数据库、档案信息服务系统等。还要根据服务对象和安全级别不同将其概括为两个服务保障平台：基于单位内网的综合档案服务保障平台和基于外网的综合服务保障平台。而数字资源建设是平台构建的保障，丰富的数字信息资源是智慧服务的核心内容，包括纸质档案数字化数据资源、自建的原生数字形式的数字媒体资源、智能抓取与整合的网络档案信息数字资源等。
5.2强化培训，培养智慧档案馆员
档案智慧服务是由档案馆员、档案知识和档案用户三个要素组成，档案馆员是智慧服务的主题和灵魂，是档案馆最重要的资源，先进的信息技术和硬件设备都需要馆员来动手操作，因此，打造一支既懂档案专业知识又精通计算机相关技术的档案馆员队伍是数字档案馆可持续发展的关键。通过培训使得档案馆员提高服务创新能力和知识创造能力，能够利用不同途径和手动对知识进行加工和分析，及时准确的将最新档案知识信息提供给所需求的用户。
人工智能档案篇6
一、档案库房管理的相关概述
档案库房内收藏着大量的有参考价值和保存价值的珍贵文献资料，其内部空间的环境直接影响着企业档案文件的质量及保管的安全性。档案库房管理工作主要是维护秩序与保护实体两个基本方面，是档案实体保管工作的主要体现形式，是将已整理好的档案资料存入库房，并按照相应的类别进行分类上架排放，对库房现存档案资料进行日常性的维护、利用、保护等管理性工作。在新时期，应构建智能化的管理系统，高效控制库房内部因素及各种管理要素，实现安全、高效管理档案库房的目的，有效提高档案资源的开发利用及保护水平。
二、档案库房智能化管理系统的设计及实践
（一）档案库房智能化管理系统的设计。档案库房智能化管理系统的构建要更新升级档案管理信息系统，增设智能库房管理模块，包括库房基本信息的定义及具体情况展示、实体出入库管理、温湿度及门禁采集信息等几大模块（详见图1），通过集成智能密集架、温湿度信息采集设备、门禁及RFiD等设备，实时监控和管理库房内部情况，将库房转变为在线展示的“透明”库房，进而提高档案库房管理的实时性及高效性。1.智能密集架的建设。智能密集架是指通过计算机控制密集架的打开及关闭等，主要的工作原理是通过档案管理信息系统对相应的档案实体信息进行检索，利用计算机结合已存储密集架的位置信息自动打开密集架，架上显示屏会及时显示档案资料的具体位置及所需的数量，取出后自动关闭。归还档案时对档案条形码进行扫描，将案卷在计算机系统内归还入库，同时再次打开密集架将案卷放到规定的位置上。2.温湿度自动控制系统。档案库房内温湿度的变化情况通过设置自动温湿度信息采集设备来实现实时、自动采集与监控，一旦温湿度超出指定范围，温湿度自动控制系统会自动启动或关闭温湿度控制设备，实时调节库房内温湿度。通过集成温湿度自动控制系统与管理信息系统，将采集到的温湿度数据传送管理信息系统中并自动保存，同时制成温湿度变化曲线图，有利于后期的数据分析与利用。3.门禁控制设备。档案库房通常使用的是钢制防盗门锁，在此基础上加装接触式磁卡电子门禁系统，提高库房的安全性。档案库房管理工作人员持有专门授权的磁卡，在进入档案库房时通过读卡器自动识别持卡人身份，确认有效后才可开启门锁，门禁控制系统会自动记录磁卡身份及出入库时间等信息并传送至管理信息系统中，形成库房的巡查记录报表、异常情况报警等。4.物联网RFiD技术。物联网RFiD技术的利用主要是通过二维条码标签及监控设备实时监控库房内档案实体位置的变化情况。通过对档案管理信息系统的更新升级，打印档案盒及档案资料的实体标签的唯一二维条形码，通过扫描二维条形码自动登记借阅、归还及上下架信息。在使用档案时可以通过系统检索直接打开对应的密集架；自动记录经出库扫描后的档案出库信息；归还档案资料时需再次对标签信息进行扫描，自动入库和上架。另外，监控设备在监测到未经系统登记的档案出库信息时会自动记录和报警，从而有效控制档案的安全。
图1库房智能化管理系统功能模块示意图
（二）档案库房智能化管理系统的实践。结合企业档案库房的实际情况，制定库房固定区域、密集架信息等实际布局的虚拟展现方案，通过智能化的管理系统将不同类别的档案使用不同的展示模板展示出来，企业档案库房密集架的启闭则由智能化模块利用智能密集架设备直接控制。另外，集成档案管理信息系统与库房智能化管理系统，以有效实现档案的电子上下架等，同时还能够灵活定义自动排架规则，根据排架情况动态统计馆藏档案强开及时预警提示馆藏能力。还有就是实体档案的借阅、归还的在线监控，通过定位二维码标签来实现，通过3D模拟库房内部设置，在线模拟出入库房操作，进而提高档案库房的透明度。
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关键词:科技档案;管理工作;实践;问题
1科技档案管理工作在实践中遇到的问题
1．1归档记录不详细，档案管理系统不成熟
虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。
1．2档案管理成本较高，工作环境较差
档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。
1．3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善
在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。
1．4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后
在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。
2提高科技档案管理效率的有效方法
2．1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念
档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。
2．2完善归档信息，做好流程记录
要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。
2．3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担
第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。
2．4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势
在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。
3结语
目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。
参考文献:
［1］王冬梅．浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究［J］．科技视界，2014，(03):103－104．
［2］孟秋梅．事业单位档案管理现状分析及对策研究［J］．才智，2014，(26):56－57．
人工智能档案篇8
首先，为智力劳动成果提供有力保障。档案管理是一种对最新智力劳动成果进行保护的重要方式，越来越受到智力劳动者的重视。在大数据时代下，档案管理能够在一定程度上对人们的智力劳动成功进行有效保护，使得人们在智力劳动中更具有积极性，更能够发挥其在社会生产与服务中的作用。其次，推动档案管理工作信息化。随着我国信息技术与互联网的不断发展，人们的生活与工作节奏大幅度提升，使得档案管理面临着巨大的挑战。在大数据时代下，档案管理能够有效推动档案管理工作的信息化，提升档案管理工作的效率，使得档案管理工作能够与时俱进。再次，促进档案管理工作适应新时代的需求。目前，计算机在档案管理单位的普及度已经有了很大的提升，相关的软硬件配置也在逐步提升。然而，由于档案管理单位对档案管理工作的重视程度不够，使得相关投入不足，进而导致信息化深入程度不足。而在大数据时代下，档案管理工作须要进一步提升其紧迫性，进一步提高其信息化管理水平，进而适应新时代的需求。
二、大数据时代下档案管理的应对策略
在大数据时代下，档案管理应具备智慧化，其目标是通过运用新兴信息技术，最大限度提升档案资源的整合建设能力与开发服务能力。档案管理部门应当摆脱传统思维的限制，建设“大档案”，尤其是随着大数据时代的逐步来临，更应该积极改革，促进我国档案事业的科学发展。
（一）以数字档案馆为载体构建档案大数据
在大数据时代下，档案数据资源庞大、结构复杂、种类众多，档案管理部门要坚持成本和效益原则，以数字档案馆为载体，加强档案大数据资源的建设，是未来大数据时代档案馆的重要发展方向。其一，要严格按照“存量数字化”原则，积极推动传统载体档案数字化。当前，绝大多数的档案还处于传统载体状态，其数量巨大，将其数字化是一项非常艰巨的任务。这就要我们档案管理者充分认识到这一工作的重要性，要注重整体规划，循序渐进地推动传统载体档案数字化。其二，要严格按照“增量电子化”的原则，全面开展原生电子文件的归档与接收工作。目前，在很多企业与政府单位办公中，自动化的普及程度正在逐步提升，各级档案馆的新增档案大多有数字副本，面对这一现状，须要从源头上抓起，将新形成的电子文档及时归档，并将其及时地接收进档案馆。
（二）以社会需求为准则利用新兴技术扩展档案服务
要严格按照“社会需求”的准则，积极运用新兴技术，拓展档案服务。每个机构每天都在产生大量的数据，这些数据各不相同，这就需要我们的档案管理人员与技术人员，善于运用新兴技术，对这些海量数据进行深入分析，快速而准确地确定那些最能够反映该机构专业的业务资源及社会需求的信息资源。要积极改变传统的“收、藏、借用”的一般，而是对档案数据进行深入挖掘、编辑及研究，开展丰富的、高质量的服务活动，进而满足社会日新月异的需求。
（三）以云计算为手段重新评估档案基础设施
在大数据时代下，传统的数据仓库架构已经难以适应时代的发展要求，仅仅从存储层面来看，仓储构建者需要面对两个方面的压力：其一，大数据规模急剧增长，现有的共享磁盘难以适应其海量数据的存储。其二，海量的大数据结构非常复杂，现行的以结构化数据为主的存储方案难以兼容无模式的非结构化数据。云计算作为大数据时代非常重要的技术，能够有效解决这类问题。而由于不同档案业务之间的硬件需求是不平衡的，不同服务的应用高峰期也较为分散，这就使得存储期与服务器常常会出现空闲时段，如果这种问题长期存在，便是对硬件设施投资的一种浪费。而将云计算融入其中，对整个档案行业的服务器及存储器进行整合，为各级档案部门提供基础设施服务，能够有效地节约重复性的设施建设成本，同时，还能够有效免除那些技术能力较弱的档案部门在应对日常运行与维修方面的困难。
（四）注重大数据技术在档案智能检索的运用
不同的档案数据具有不同的价值，而在海量的档案数字资源中获取有用的信息对于用户而言是非常具有难度的，因此，如何从这些海量资源中提炼并挖掘有价值的档案信息，并且将其以人们很容易接受的方式来传递给用户，是具有非常重要的现实意义。将大数据技术应用在档案智能检索中，能够有效提升传统档案利用服务的流程，让用户能够更加便捷、快速地查询档案资源，对于提升整个档案公共服务能力也具有莫大的积极作用。
三、结束语
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一、目前我国事业单位档案管理工作的状况
檔案作为历史的记录载体，能够详细的对事业单位的发展历程、人员配置、工作状况和科学发展等内容进行表现，档案管理工作的水平是档案科学、高效的保障，也是事业单位工作重要的依据，目前我国事业单位档案管理一般具有下面几个问题：
1.事业单位认识不到档案管理工作的作用
要想确保事业单位高效稳健运转，就必须对档案进行科学的管理，但是我国受到传统的理念影响，事业单位的工作重点一直都是业务服务，没有充分认识到档案管理工作对事业单位的重要作用。很多的事业单位工作人员普遍认为档案管理的工作不能为事业单位创造出价值和效益，所以，就减少对于档案管理工作的人力、物力与资金投入，降低了档案管理工作的效率。而且档案管理工作的内容比较繁重和无聊。在缺少有效的监督的情况下，档案管理人员并不能依照要求进行档案管理的工作。
2.事业单位档案管理人员的水平不够
档案管理的工作是一项比较系统和专业性的工作，档案管理人员不仅需要拥有过硬的档案管理专业知识，还要有坚持、耐心的品质。但是我国目前事业单位的档案管理人员都是有各种职业和工作，而且有的会因为档案管理工作薪资达不到要求出现懈怠的心理。档案管理部门一直就有人力资源缺乏的问题，很多的档案管理人员主要依靠经验与他人教授的方式进行档案管理工作，没有过硬的档案管理水平，不清楚档案管理的工作规范和流程，甚至会有归档立卷错误的情况出现，档案管理工作的水平不高。
3.事业单位档案管理的方式不合理
进入新时期以来，伴随着信息技术和互联网通信技术的不断发展，这些先进的技术在事业单位得到了很好的应用，事业单位的各个部门也都明确朝着信息化、智能化的方向发展，不过却忽略了大力发展电子档案，更没有培养档案管理工作相关的电子档案管理人员和计算机维护人员。有的事业单位设立了电子档案，传统的档案管理人员无法满足电子档案的使用水平，导致很多先进的档案管理技术成为摆设，不能有效应用到事业单位档案管理工作中去。
二、新形势下对事业单位档案管理创新与服务模式改革的重要作用
新形势下，互联网技术和计算机技术的发展给事业单位档案管理工作带来了便利，提升了档案管理工作的水平，将先进的技术应用到档案管理工作中去，充分的发挥信息智能化档案管理系统的优势。信息智能化的档案管理不仅能够降低档案管理工作的投入成本，还能提升档案管理工作的效率，而且信息智能化的档案管理系统能够及时、快速高效的与事业单位其他部门进行沟通，减少了档案管理工作的繁琐和难度，提升了档案管理工作的水平。事业单位要想促进档案管理朝着信息智能化的方向发展，就要对新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革中的重要作用进行了解：
伴随着互联网技术与计算机技术的发展，信息智能化的技术非常完善，在人们生活工作的普及程度非常高，能够有效解决档案管理工作中遇到的问题，所以，进行档案管理创新和服务模式改革不仅能够提升档案管理工作的水平，也是顺应时展的需求。
目前我国正在大力的进行事业单位的体制变革，具体就是依托于先进的互联网技术对事业单位制度进行现代化的变革，设立先进的信息智能化工作平台与系统，能够促进事业单位档案管理工作信息智能化建设的发展，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式变革不仅促进我国事业单位机制的变革，也是落实我国变革理念的重要体现。
我国传统的档案管理的工作非常繁琐和复杂，需要整理的信息非常多，而且受到历史因素、政策因素的影响比较大，经常会有资料不完整的问题，对事业单位档案管理进行信息智能化建设，可以有效的解决这些问题，提升档案管理工作的效率，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式的变革符合档案管理工作的需求。
三、新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的举措
在当今的时代背景下，对事业单位档案管理创新和服务模式的改革显得尤为重要，要想加强对事业单位档案管理创新与服务模式改革的力度，可以下面几个方式进行：
1.事业单位要充分认识档案管理工作的作用
档案管理工作是事业单位运转的关键，要想提升事业单位的工作效率和业务服务水平，就必须要充分认识到事业单位档案管理的重要作用，切实提升档案管理的水平。事业单位要明确档案的作用，能够对事业单位内部的工作人员状况、单位工作状况进行精准的记录，有效规范事业单位工作人员的行为和服务态度，能够及时发现事业单位的不足进行改正。事业单位还要强化对档案管理人员的培训与教育，增强档案管理人员的责任感，明确新形势下档案管理工作的发展方向，提升方案管理工作的效率与管理水平，促进事业单位良好的运转。
2.事业单位要加强对档案管理人才的培养
人员配置对于一个单位机构是非常重要的，要想提升档案管理人员的水平，事业单位必须要切实提升档案管理人员的管理水平，提升档案管理工作效率。事业单位要把握档案管理人员的状况，建立科学的档案管理机制，重视对档案管理人员能力的培养，定期的为档案管理人员提供学习的机会，培养高效的档案管理人才。此外，作为档案管理人员也要努力的提升自身的管理水平和综合素质，规范自己的行为，提升自己档案管理工作的效率，更好的为事业单位和人民服务。而且档案管理部门要不断的创新档案管理模式，使档案管理工作有效的结合事业单位，更好的为人民服务。
3.事业单位要设立科学的档案管理机制
事业单位必须要有一套完整科学的运转机制，设立合理的档案管理制度，加强对档案管理人员的监督，规范档案管理人员的行为，强化对档案管理人员的管理。档案管理部门要加强对工作人员创新意识与发展意识的培养，创新档案管理模式，提高档案管理工作效率。把档案管理的职责明确到个人，确保档案管理工作的质量。还有就是对档案管理部门配置先进的信息智能化系统设备，要对档案管理人员进行相应的培训，通过光盘、录像等档案管理辅助技术更好的服务档案管理工作。
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关键词：高校信息化；档案资源数字化；管理过程智能化；档案服务信息化
2014年9月，国家档案局局长杨冬权就指出：“在今天这样的信息化时代，档案决不仅是‘故纸堆’，而是宝贵的信息。档案部门也决不仅是保管重地，而是档案信息管理与的重要职能部门。档案工作者要有现代的眼光和思维，牢固树立信息化是档案事业发展的必由之路的思想，以档案信息化推动档案管理工作的现代化。”高校档案工作有着自身发展的特点，高校内拥有各类专业背景人才，在信息化技术和创新服务理念方面有着得天独厚的优势，更容易做到与时俱进。
一、高校档案信息化建设的必要性
高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。
二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用
高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。
1.档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称oa文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷整理扫描还卷质检著录总检挂接备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。
2.管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。
3.库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于tCp/ip（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。
4.档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RaS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。
参考文献
[1]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013（4）.
[2]辛炜.档案库房安全保护管理[J].同煤科技，2013（12）.