档案归档管理办法篇1
按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。
一、适用范围
（一）实施范围
本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。
（二）工作范围
《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设
《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。
2.使用范围
覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。
3.功能边界
起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。
二、名词释疑
本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。
（一）电子文件
按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。
（二）电子档案
电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。
（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密
1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
（四）在线归档和离线归档
1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。
2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。
三、电子文件归档工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表
本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
（二）电子文件的实时归档
本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：
1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。
2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。
3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。
（三）电子文件的数据类型
本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：
1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。
5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。
6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。
（四）电子文件的形式变化
本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。
（五）电子文件的在线归档
按照本《办法》第十二条的规定，电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于电子文件在线归档的信息系统必须为信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的电子文件的密级相匹配。在信息系统建设方面，国家有相应的标准。
四、电子档案移交与接收工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的移交时间
与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。
（二）电子档案移交与接收的主要工作
本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。
（三）电子档案的移交介质
本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。
（四）机构改革过程中电子档案的处置工作
按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。
五、电子档案的保管工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的异质备份工作
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。
1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。
2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。
3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。
（二）电子档案保管的总体要求
电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。
（三）电子档案的定期检查
在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。
本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。
在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。
（四）电子档案的异地备份工作
电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。
（五）电子档案的脱机备份载体
本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。
（六）电子档案的保管环境
电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。
（七）电子档案保管的其他要求
电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：
1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。
2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。
3.保存电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。
4.按照国家信息安全等级保护标准和信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。
5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。
6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。
六、电子档案的利用工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的计算机检索目录制作标准
由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。
（二）电子档案利用的登记和审批流程设计
在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。
（三）电子档案的原件封存问题
本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。
七、《办法》的施行时间和文件更新问题
本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。
档案归档管理办法篇2
一、文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段
文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段起始于1993年前后。由于公文是档案的前身，档案是公文的归宿，这就为两者的一体化管理创造有利条件。此阶段要解决的关键问题是如何实现一体化管理，要解决的问题是如何将文件信息变成档案信息。在全面分析文件收发、公文处理和档案工作流程的基础上，通过开发文档一体化管理软件将文书收发与档案管理工作流程有机地联系在一起，在公文收发信息登录时纳入档案归档信息，提前确定文件是否归档，对归档的文件标引归档信息，即分类号、期限、页数、关联词，实现了档案信息流向的超前控制，第二年对有归档信息的公文进行信息归档，对归档后的收发文目录信息进行计算机组卷―――自动生成案卷信息（档号、案卷题名）、卷内信息（页次、卷内序号、卷内目录），然后打印卷皮、卷内目录、案卷目录、档案实体的整理按计算机生成的案卷目录、卷内目录进行排列、编号、装订、上架，计算机组卷后档案信息入库。从而实现了计算机公文收发目录信息与档案目录信息一体化管理。当时该系统是用FoXBaSe、FoRXpRo数据库管理语言编制的单机版计算机文档一体化管理软件。单机版计算机文档一体化管理软件的应用，大大提高了档案工作效率和档案归档的准确性、完整性。为各单位档案目录信息计算机管理提供技术支持，为档案工作目标管理奠定了基础。
此阶段主要解决的问题是利用计算机理顺公文与档案工作流程；超前控制档案信息流向；避免档案数据重复录入；计算机如何自动组卷生成档案案卷信息、卷内信息问题。
二、oa电子文件与电子档案信息一体化管理阶段
电子文件与电子档案信息一体化管理始于1997年前后办公自动化管理系统的开发应用，我们将单机版文档目录信息一体化管理理念纳入到办公自动化管理系统。在办公自动化管理系统实现电子文件到电子档案全文信息的一体化管理。要求在公文运转结束即可进行公文信息的逻辑归档。公文目录归档的同时归档电子文件、办文流程、办文意见等信息。归档的公文信息按档案管理的标准、规范进行数据处理，自动生成案卷信息、卷内信息，计算机组卷后形成电子档案档号就是档案实体档号，两者一致便于档案实体和电子档案管理。档案实体的整理与单机版一体化管理基本相同。不同是此时归档的数据既有目录信息又有电子文件原文信息，并可在网络上查询到现行公文及已归档的档案原文。
2000年国家档案局颁发《归档文件整理规则》，2001年按此办法对oa电子文件与电子档案信息一体化管理的数据处理方法进行修改，同时需对原档案管理系统进行升级，使计算机档案管理系统既能适用于旧的案卷形式的档案管理，又能按新《归档文件整理规则》处理归档的电子文件数据。系统归档文件数据处理可根据档案分类方案自行定义，如：机关用年度、机构、期限分类编号法；基层用年度、一级类目、期限分类编号法；文件少的单位可采用年度、期限分类编号法。但文件实体的整理分为两种情况，一种是第二年初进行归档公文信息数据处理和档案实体的整理，此种方法的优点是保留了原来归档文件仍按问题集中排列、便于手工查找及档案库存体系科学整序的优点，又吸取了按件整理档案减少实体档案整理工作量的优点；另一种是随办随归此，公文一经形成（收到）对归档的公文立即给档号，完成归档公文档案的处理。此种方法的优点是归档公文的档案处理在收发文岗位就已完成，避免归档公文的积压，减轻档案整理的工作量。缺点是归档公文不能按问题排列，相关的文件不能排列在一起，同一个问题的文件分散在不同的档案盒中。档案的整理编号是在第二年2－3月份统一规划进行，若档案的整理不要求按问题集中排列，只按分类方案编号可做到随办随归。
此阶段主要解决的问题是电子文件归档、归档电子文件的准确性及完整性、按照新的《归档文件整理规则》进行档案数据处理、保证电子文件与电子档案数据处理的一致性，解决文书档案旧管理规范与新管理规范的衔接与过度，用B／S方式解决电子文件网络全文查阅。
三、数字档案管理及全文检索阶段
数字档案管理及全文检索阶段始于2001年前后。随着计算机通讯技术、信息处理技术和网络技术的发展，在技术上为档案信息共享提供条件。室藏档案数字化处理、档案系统与oa数字档案的无缝连接、档案信息共享、实现数字档案管理、数子档案光盘存储及光盘跨系统跨平台全文查阅等，从而全面实现机关（企业）档案的数字化管理，基本满足机关人员网上调阅档案原文的需求，提高了档案的利用率，大大减少了档案的调卷工作。
此阶段主要解决了机关（企业）室藏档案数字化（包括oCR转换、转换后的文本文件的编辑、修改）、办公自动化文档一体化管理系统数字档案的批量引入，档案信息的全文检索、脱机存储的数字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文浏览及用户查询情况自动实时统计分析。
四、广义数字档案馆建设阶段
由于电子政务的应用，企业信息化的发展，我们处处时时都在与电子信息进行交流，电子信息的出现改变了我们的工作与交流方式，使档案工作也面临许多问题，如：企业信息资源归属问题、如何在数字环境下完整地收集电子档案、档案管理的对象多元化问题、资源共享问题、档案管理方式的变革、室藏档案数字化问题、电子档案只是利用无法作为凭证、如何利用档案信息进行编研、电子档案如何永久保管问题、档案管理组织结构及工作方式如何适应档案信息化建设问题等等。档案工作要适应社会信息化发展，必须解决所面临的问题，解决问题的办法是建立现代化的数字档案馆。现代化的数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上（不是模拟手工档案管理方式），把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式集中存储，数字档案馆应与企业各种业务信息管理系统实现无缝连接，将网络采集到的应归档的信息按照档案管理的要求进行数据处理，形成科学、有序的企业综合档案信息资源，为企业生产、管理和决策提供可靠的超大规模的数字档案信息服务系统，使数字档案馆成为企业信息的过滤器、企业信息的组织者、企业信息的管理者、企业信息的提供者。
档案归档管理办法篇3
在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。
二、办公室文书档案概述
国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。
三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索
（一）办公室文书档案收集工作的探索
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。
2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。
（二）办公室文书档案归档工作的探索
根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。
1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。
2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。
四、结语
档案归档管理办法篇4
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。200*年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，200*年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20*年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
200*年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，200*年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；200*年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。200*年*年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
档案归档管理办法篇5
关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；
文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01
办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要.
一、规范办公室档案管理工作的主要内容
（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。
（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。
（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。
二、办公室档案工作的发展方向
（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理
（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。
三、规范办公室档案管理工作的意义
如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。
四、结束语
现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。
参考文献：
档案归档管理办法篇6
关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
档案归档管理办法篇7
区法院加强档案管理工作
根据省高院归档和档案管理工作会议精神，法院依据《档案法》的要求，坚持档案工作“集中统一管理，维护完整与安全，便于提供利用”的基本原则和“为审判工作服务”的基本宗旨，不断加强领导，完善措施，规范管理，有效促进了档案管理工作。
高度重视，全员学习，提高档案管理意识。一是强化档案法规教育，培养全员档案意识。今年以来，该院领导高度重视档案工作教育，多次组织全院干警学习档案知识，反复宣传档案管理法律法规，定期考查学习情况并分庭室进行评分，增强了全员档案意识，提高了各庭室归档意识，营造人人关心档案管理工作的强烈氛围，形成全员重视、齐抓共管的良好局面。二是强化业务规范，提高档案管理质量水平。该院将档案工作纳入法院工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核；并调整了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组及保密工作领导小组，严格负责档案工作规划的制定、档案管理措施的落实以及档案安全保管等有关事宜。同时每年派员参加区举办专职档案员培训班，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。
档案归档管理办法篇8
我院在接到X政办发（2004）102号文件通知后，对档案执法工作检查非常重视，迅速组织相关人员按照通知要求的内容，开展档案执法自查工作，现将自查情况汇报如下：
一、自查基本情况汇报
（一）、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长XXX直接分管，办公室主任XXX主管，XXX到XX乡挂职后，又由院志办主任XXX主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在1998年12月18日经考评验收已达省C1级标准的基础上，又有了新的进展。
（二）、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理
我院于1996年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于2003年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于2003年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近4万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有66平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，2003年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达140平方米，比原来的档案室扩大了74平方米。其中库房面积100平方米，阅卷室40平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组10个、灭火器2个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
经过不懈的努力，完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
（三）、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《XX市人民法院档案管理办法》、《XX市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《XX市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
（四）、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止2003年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、36340册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案2件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
（一）在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
（二）没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
（三）按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度（14℃——24℃）以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。
（四）档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
（一）院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
（二）从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
（三）加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
（四）针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
（五）抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
（六）做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
档案归档管理办法篇9
1.明确养老保险档案的概念及构成
养老保险档案是养老保险活动中各个历史时期所产生的具有保存价值的文件和资料，主要涵盖文书档案、会计档案、业务档案和网络设备档案等等。这些档案构成了维护广大参保职工根本权益不可替代的重要依据。也成为我们养老保险事业进步和发展的缩影。
2.明确档案在养老保险工作中的地位和作用
依法保障参保职工享受养老保险待遇是目的，利用档案资源为参保职工提供优质服务是达到目的的手段。档案工作是将养老保险业务、财务、计算机和党群行政等活动中产生的文件资料，按照一定的管理方法和规则，归集、整理、组织和保管起来，从而，搭建起社保经办机构与参保职工沟通和服务的桥梁，保护参保职工合法权益下受损害。如果忽视档案工作的重要性，缺乏系统的档案管理机制和管理手段，那么，基金安全就不会得到有效保障，给参保职工一个明白账就无从谈起，为广大参保职工提供优质服务就难以实现，养老保险科学发展观就无法贯彻落实。所以，养老保险档案在来源于实践又服务于实践的过程中，具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用。
3.切实加强档案基础管理
夯实档案在养老保险工作中的基础地位，充分发挥档案的服务作用，应该从强化档案基础管理入手，重点做好以下几个方面的工作。
3.1科学分类
档案分类不仅是当档文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。
3.2平时归档
平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。
3.3有序整理
档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。
3.4合理编号
整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。
3.5编制目录
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
3.6标准化装订
按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。
3.7填写卷面
案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：
（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。
（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。
（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。
3.8档案装盒
不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。
3.9定期移交
按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。
3.10规范排列
案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。
为了保证档案的安全完整和档案工作的顺利开展，在完成上述步骤的同时，社保经办部门还应建立健全各类档案管理制度。如档案销毁制度、档案保管制度、档案借阅制度和考核与奖惩制度等等。与此同时，还要加强对档案工作人员的教育和管理，要求档案工作人员认真履行岗位职责，坚决杜绝档案遗失、毁损、泄密等事件的发生。如果发生上述事件，要依据相关法律法规追究当事人和有关责任人的责任。情节严重的，将依法追究其法律责任。
4.养老保险档案工作的发展方向是逐步实现数字化管理
档案归档管理办法篇10
关键词：企业；档案资源；机制
随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。
一、企业档案资源的种类和形成规律
企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。
首先看档案资源的来源。在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。
其次看档案资源结构。档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。
再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上。
二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题
在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然有不少问题，主要呈现在以下三个方面：
（一）档案资源归档管理机制相对滞后
档案资源归档管理机制滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。企业的档案资源来源于oa办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿oa办公自动化系统来讲，文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至oa办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到oa办公平台共享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。
（二）档案资源管理归档制度不健全
档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。近两年，笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查，发现档案管理水平落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全，归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因，均属观念性不强所为。档案人员普遍认为，档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。