安全管理体系优化方案篇1
关键词：220kV；变电站；施工方案；优化
220kV变电站施工内，要规划好选址，避免浪费土地资源。220kV变电站的优化设计，主要围绕工程施工进行，以免引起工程风险，维护220kV变电站工程的可靠性。220kV变电站施工方案优化，改善了变电站施工的状态，最大化的发挥220kV变电站的工程优势，杜绝出现施工缺陷。
一、220kV变电站施工的优化设计
目前，智能电网的建设，220kV变电站施工优化设计中，提出了高质量建设的要求，主要是满足智能化的需求。分析220kV变电站施工内，设计规划的优化内容，如：按照220kV变电站主接线的设计方式，确定各项设备的配置类型，实现设备与接线的统一化设计，变电站的主接线图内，适当的引入自动化系统设计，配电装置，是220kV变电站施工的要点，需在户外安装GiS设备，以免影响配电装置的运行。通过进行施工优化设计，对于变电站的各个线路及配电装置设计参数进行优化，可以确保在进行施工方案设计时，优化方案内容，促进施工过程的顺利进行，降低返工率。此外，220kV变电站施工中的项目建设，采取优化设计的方式，还可以提高现场工程的组织能力。项目建设的优化设计，要规划好220kV变电站施工的责任、权限，实现统一、同步的管理，保障标准化的建设。确保项目的总体，达到优化的标准。
二、220kV变电站施工方案的优化策略
220kV变电站，施工建设比较复杂，包含大量的运行设备，如：电缆、深井、避雷装置等，施工方案的优化设计，目的是提高变电站施工建设的安全性，保障各个方面均能达到安全的标准，积极预防电网事故，避免在220kV变电站施工内，诱发安全风险。结合220kV变电站的工程设计，例举优化的设计策略。
1.优化项目建设
例如：某220kV变电站，施工地址处于市区中心，占有30亩用地，该变电站施工，比较注重项目建设的优化，以便提高施工的水平，该变电站项目，在项目建设优化方面，致力于构建优质的项目部组织，采取经理负责制的方法，严格监控220kV变电站的施工现场，遵循国家电力的施工标准，要求各个岗位的施工人员，都能得到标准化的管理，规范施工建设的现场，项目部的组织人员，统一规划现场的项目内容，合理调配220kV变电站施工现场的物资、人员，而且该变电站施工项目，在施工方案优化中，不仅注重硬性资源的分配、建设，同时还注重环境的设计，构建通信空间、材料仓库、员工宿舍，通过施工方案的优化设计，营造文明、安全的变电站运行环境，进而提供优质的施工作业条件。
2.优化质量管理
220kV变电站施工方案优化设计中，在质量管理方面，围绕施工范围，构建质量管理体系，安排好施工的各项工序，管控施工工艺的质量，采取分步管理的方式，提高质量管理的水平。质量管理体系，优化了220kV变电站的施工环境，提出质量监督的要求，逐步考虑施工方案内的缺陷，约束施工方案内的各项工艺。例如：220kV变电站施工方案中的质量管理优化设计，应用在工程材料方面，基础的工程材料是混凝土，质量管理优化，能够避免混凝土受到外力破坏，保护好混凝土的性能和质量，220kV变电站施工中，外漏的混凝土，全部采用统一的倒角方式，如pVC圆角线，维持混凝土的外观优势，避免混凝土出现过度外漏的情况，220kV变电站，设计的是清水围墙，质量管理的优化设计，要求清水围墙，达到平整、平滑的状态，而且还要达到牢固的标准，220kV变电站施工内，电缆安装中，同样应该通过质量管理达到优化设计的状态，不论是电缆沟，还是室外电缆，都要达到质量的要求，尤其是室外电缆，该工程使用角钢框，安装完成后，使用橡胶钉固定，保障室外电缆平稳，禁止存有晃动的现象。
3.优化安全设计
安全设计优化，是220kV变电站施工方案中的重点，也是最为全面、复杂的优化内容。220kV变电站施工方案的安全优化方面，先要熟悉掌握变电站施工现场的环境，再在变电站方案中，设计安全管理的内容。首先根据220kV变电站施工方案内的项目，在施工现场放置安全标识，通过悬挂标语、宣传栏的方式，强调现场的安全控制，还要组建安全管理小组，采取轮班制度，设两人一组，派驻到220kV施工现场，监督现场安全，积极找出现场的风险隐患，给与安全的指导；然后监控220kV变电站施工现场内，风险系数比较高的施工操作、机械设备，如脚手架、用电搭接、高空作业等，全面落实安全设计，注重施工现场整体上的安全管理，营造安全的施工环境，强调全过程安全管理的重要性，着重监督220kV变电站施工现场潜在的事故、异常等因素，保证施工方案的安全进行；最后是安全教育及安全监控，220kV变电站施工中参与的工程人员，农民工占有很大的比重，应该安排农民工参加安全教育培训，属于安全的施工意识，220kV变电站的施工现场，加装视频监控，在远程的状态下，随时监控施工现场的安全情况，降低变电站施工的风险。
三、220kV变电站施工方案优化中的控制
220kV变电站施工方案优化的控制，分为基础施工控制和主体施工控制。基础施工控制，结合变电站的施工位置，优化设计排水沟，科学计算沟道的排涝流量，确保涝水能够顺利的排入到外河中，同时还要加强地下水位的控制，维持排水沟所需要的水位，以便于雨季排水，开挖时，注意保护施工位置的土体，控制好变电站施工内深埋构件的深度，预防基础扰动，采用人工与机械相互配合的方式，对于大范围施工，采用机械操作，对于精细施工，则主要采用人工操作，以确保两者的配合的协调性，完善施工方案的建设与应用。主体施工控制，重点控制220kV变电站施工内的起重设备，严格遵守操作标准，对于地面上的施工，主要采用起重机操作，同时定期对起重设备进行检修和保养，减少机械操作事故的发生，以提高施工建设的效率，进而推进220kV变电站施工的工期，预防拖期、超期的现象，保证220kV变电站能够在规定的时间内投入运行，同时保障了220kV变电站施工及运营的经济效益。
结束语：
220kV变电站施工方案的优化设计，要符合现代220kV变电站的发展需求，注重智能变电站的应用，改善施工的环境，进而完善220kV变电站的实践应用。结合220kV变电站的施工设计，全面落实优化策略，控制好方案内的各个项目，体现优化方案设计在220kV变电站施工中的运用。
参考文献：
[1]晋海斌.220kV智能变电站设计方案优化研究[D].华北电力大学，2013.
[2]孙本森，原冬霞.论某220kV变电站施工方案优化设计[J].中国西部科技，2012，02：9+28.
安全管理体系优化方案篇2
关键词：新媒体时代；档案管理；基本路径；优化
新媒体时代对于档案管理工作产生的影响是方方面面的，档案服务对象的需求和理念发生变化，档案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟进和提升，才能在新媒体时代环境日新月异的情况下更好地满足服务需求，实现档案管理工作的不断优化。强化档案管理信息化建设，充分利用新媒体的优势，才是档案管理工作未来的出路。
一、新媒体对档案管理工作的影响
（一）提升档案管理工作效率
在新媒体媒介手段尚未融入到档案管理工作当中的相关单位里，由于工作方式仍是传统和陈旧的，服务理念死板僵化，工作手段落后，导致档案管理的效率低下，档案服务的品质迟迟得不到提升。在新媒体技术的帮助下，相应档案管理部门在工作理念和工作方式上均进行了大幅改革，新媒体技术使得档案管理拥有了得力助手，档案管理工作者的日常工作量降低，工作效率更高，出现的差错率也不断降低，相应的档案管理工作质量也就同步提升，档案服务对象的满意度更高。
（二）促进档案的开发与利用
新媒体进入到档案管理领域，档案的开发和利用均能够借助于新媒体技术，通过多种信息渠道实现档案的充分利用，档案的利用率更高，面向的受众更加广泛和多元。尤其对于档案的宣传推广工作而言，传统的仅依靠线下宣传的方式不仅成本消耗较大，获得的反馈效果也不高。通过新媒体技术的帮助，利用互联网、微博、微信公众号和手机媒体等媒介形式进行档案资讯的宣传和推广，传播领域巨大，传播效率更高，目标受众更加具体和全面，获得的实际效果也更加突出。
（三）强化档案资源的安全性
档案管理工作的重要内容之一便是档案的安全性。传统时代档案管理的安全性重要依赖于实体档案封存和储藏，在档案外借过程中则存在档案遗失和损坏的可能，安全性较低。新媒体平台的介入则极大的优化了档案安全管理的环境，安全管理的机制更加健全，管理手段和实际效果也更加优化。在档案存储方面可通过数字化和安全加密的手段使得档案安全性提升，档案存在的遗失、损坏和泄露等问题也能得到有效解决。此外，在档案用户身份信息安全和档案本身安全性上也拥有更大的保障。
二、新媒体时代档案管理服务的困境
（一）档案管理服务主体理念落后
随着新媒体时代的到来，传统的档案管理服务理念和想法就需要不断升级，摒弃传统落后的思想，实现档案管理工作的不断优化。而实际情况是，许多档案管理服务的主体在想法和理念上仍十分落后，对于新媒体与档案管理之间的关联性认识不足，对于两者的密切关系缺乏有效理解，造成实际工作中对于新媒体技术的认知和应用上的巨大缺失。新媒体时代档案管理工作在概念和特点上均有着巨大升级，今后的档案管理工作要明确新媒体技术带来的巨大帮助，但同时也需要认识到传统媒体在新媒体时代存在的巨大现实意义和长远价值。应当珍贵纸质史料的保管以及整理出版纸质文献书籍是档案文化传承的重要一环而不应忽视和抛弃。大量的档案管理人员缺乏长远眼光，只关注眼前的利益得失，对于档案管理的长远发展缺乏认识，造成新媒体技术融入上的巨大障碍。
（二）档案管理服务对象信息不安全
档案管理工作的重要目标之一便是安全性，既要保证档案资料的安全性，还应确保档案管理服务对象信息的安全性。新媒体时代的一大特点便是高度开放和自由的环境，这给档案服务用户提供了巨大便利，如可借助于开放式、共享式的信息环境快速获取目标信息，更好地实现档案的查阅和利用，但同时也潜藏着用户信息泄露和盗取的问题，用户安全性有着巨大的威胁。用户在档案使用中必然会向档案服务主体出示个人隐私信息，一旦被暴露在新媒体开放环境，安全隐患必然存在，“隐私悖论”同时形成。此外，档案解密也成为社会热门话题，解密档案带来的信息安全问题同样巨大，直接关系着个体乃至整体的安全。
（三）社会公众参与其中的意识淡薄
新媒体时代档案管理工作不仅仅关系到档案服务主体单方面，还与社会公众息息相关。而实际情况是，新媒体时代让人们能够更加公平和便捷地获取档案信息资源，自身的诉求得到巨大满足，但在自我付出方面的认识和实际付出则相对较少。传统思维限制了人们的想法，对于档案管理服务的认识仍较落后，档案管理服务意识淡薄，自我只在档案服务中获取，知识单方面静态地接收信息，而不会去和表达信息。尤其对于公共图书馆的档案管理而言，人们往往只会从图书馆中获取所需信息，对于自我参与和服务的认识则相对不足，实际产生的兴趣和行为也相对缺乏。
三、新媒体时代档案管理工作创新优化的基本路径
（一）提升档案管理服务主体的观念
要在新媒体时代更好地落实档案管理工作，实现其在时代变化中的更好创新和优化，就应首先实现档案管理服务主体的观念升级，将新媒体意识融入到日常工作当中。一方面，应当认识到传统媒体在新媒体时代的重要价值，明确传统纸质媒体在信息传播中的现实意义，借助于新媒体实现纸质媒体价值的更好呈现。如借助于新媒体技术对纸质媒体信息进行整合，方便用户查找和借阅，提高纸质媒体的使用效率；另一方面，还应认识到新媒体在档案管理工作中的巨大便利，在硬件方面实现匹配升级，在软件方面不断提升档案管理工作效率的提升。借助于办公系统、微博、微信公众号等新媒体媒介更加高效地完成日常的档案管理服务工作。
（二）强化用户信息安全与个性服务平衡性
新媒体时代信息安全问题是重大问题，关系到档案管理主体以及档案用户双方面。要更好地实现档案管理工作优化，满足用户的多元化和个性化需求，同时也满足用户信息安全和档案资源安全需求，就需要不断强化用户信息安全与个性服务平衡性，落实好安全管理问题。一方面，档案管理部门应当进一步强化档案管理制度，基于相应法律法规实现信息安全制度保障。另一方面，通过信息技术手段实现档案信息的更好保护，强化数字信息的隐私性；此外，还应充分利用现代手段，切实提高档案管理服务主客体的媒介素养。对于“隐私悖论”问题，应在严格遵循相应法律法规的基础上，通过增强主体的媒介素养和客体的媒介素养外，不断提升用户的自我保护意识，保障用户的信息安全。
（三）提高社会公众的参与意识和实践意愿
社会公众的参与是档案管理工作优化的重要保障，为此，档案管理部门应当意识到社会公众服务参与的重要价值，并通过有效手段实现公众参与意识和实践意愿的提高。一方面，应当让有兴趣、有机会参与到档案管理服务中公众获得实践，通过其全程参与和体会，将相应的感想和理念传播出去，通过个体的传播实现档案管理服务公众化的更好宣传。另一方面，应当通过举办相关活动扩大影响力，让社会公众接触并认识到相关理念和实践机会的存在。可通过举办阅读推广和征文比赛、视频文化活动等，让公众参与到档案建设和服务当中，逐步形成档案管理服务参与意识，学习到相关的知识和技巧，助力档案管理工作的更好开展和不断优化。
（四）充分利用新媒体优化档案保存服务
在新媒体时代，为落实档案管理工作，关键还在于对新媒体技术的基本应用，实现档案保存和服务的不断优化。为此，档案管理部门应当积极寻求新媒体时代的管理方法，顺应新媒体的要求，学习并掌握相关及时使得档案管理工作的效率和质量均不断提升，落实好档案管理的基本。首先，可通过互联网平台完善大数据和数字化管理平台，打造良性的档案管理生态圈；其次，可通过新媒体平台打造档案服务媒介，让用户更加便利地使用档案资源。如通过手机app的开发，借助于微信、微博、QQ、微视频等手段进行档案信息存储、研究，迅速、传播，分享档案相关资讯和信息，形成新的传播空间。
四、结语
安全管理体系优化方案篇3
【关键词】铁路企业；档案信息化；建设
当今铁路企业铁路建设和信息化建设的高速发展，铁路企业档案信息化建设已成为铁路企业建设的重要组成部分，铁路企业档案的信息化建设必须结合铁路企业各门类档案活动特点和现状，建立一套完整的电子文件归档及管理制度，并完善铁路档案部门和各部门网络环境及与之相互配套的档案管理系统，以便各门类档案的电子文件实施科学的归档与管理，才有利于铁路企业更好地利用和发展。
一、铁路企业档案管理信息化普遍存在的现状
铁路企业档案工作随着企业升级活动的开展，档案管理水平有了很大的提高，但与现代信息化发展需求还存在很大差距，档案管理信息化建设没有长期的规划，基础设施建设上硬件配置低级，软件兼容性差，电子档案的接收和管理制度建立不够健全，档案管理系列标准只是为实体档案管理而制定，档案收集、管理重心主要还在实体档案管理上，《铁路档案管理系统》主要是用来管理和查询档案的目录，具体要查阅的内容还是从档案库房查找，只有部分门类档案的部分电子档案是通过公文处理系统逐一下载。
二、铁路企业档案信息化建设
（一）基础设施建设。基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，即网络环境和硬件设施建设。档案信息网络系统是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案数字化设备是档案部门应有的硬件设施，陆续配置与铁路系统相配套的高速度、大容量的微机和服务器，提高档案信息处理速度，为各门类档案电子文件的归档、管理和利用提供技术支持。
（二）应用系统的建设和服务平台的构建。《数字档案馆建设指南》档案管理系统功能要求档案管理系统的功能应当具备“收集、管理、保存和利用”四项基本功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。系统的收集功能要求具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要信息资源等功能，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用；系统应提供在线接收和脱机接收，就目前铁路系统各门类档案电子文件归档比较适合脱机归档，纸质版和电子版同时移交，优先推荐只读光盘和一次只读光盘，并且异质异地备份保管，光盘存放柜环境应符合国家温湿度标准要求。
（三）数字档案资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息资源建设主要包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设、电子文件的收集、传统载体档案的数字化转换和资源整理加工等。档案馆应规定每年接收各门类实体档案时，同时接收与之相对应的电子文件；在归档整理实体档案时，电子档案顺序、档案保管期限等应与电子档案顺序、保管期限相一致，这样既有利于电子档案的管理和提供利用，也给将来的鉴定工作打好基础。传统载体档案的数字化是一项系统化工程，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。
（四）档案信息安全建设。档案信息安全建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆安全包括数字档案数据的安全、信息系统及其网络平台的安全。主要通过两条途径：一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格按照实施。
安全管理体系优化方案篇4
一是档案管理基础工作需要加强，档案收集不及时，存在归档不规范、不完善现象，重要档案存在遗漏隐患。二是档案队伍建设需要加强，特别是在“三集五大”体系建设中档案管理人员变动后，人员素质需要进一步提高。三是档案信息化建设相对滞后，信息系统多套多轨同时运行，系统应用水平有待提升，多年前历史数据的导入工作尚未开展；纸质档案数字化处理任务艰巨，数量巨大，给工作带来了被动。四是工程类科技档案管理需要加强，该类型档案归口管理部门尚不明确，属于省公司层面管理的工程档案均存放在生产运营、电网建设等单位。同一项目在设计、施工、运行、检修等过程中产生的工程档案分散保存在各单位，未进行汇总整合和统一管理。面对档案工作的新形势和新任务，档案工作者务必要充分认识到档案管理工作的艰巨性，进一步理清思路，找准短板，深入研究和解决当前档案工作中面临的困难和存在的问题，按照专业化、集约化、标准化管理要求，健全覆盖各管理层面、贯穿各业务流程的管理标准体系和工作体系，全面加强档案制度化、信息化、规范化建设，不断提升公司档案工作水平。笔者认为省公司当前档案工作的着力点应是：认真贯彻落实国家电网公司办公厅和省档案局工作要求，准确把握档案工作规律，坚持“强基固本、做实做优”的工作原则，以开展“创建优秀档案馆（室）”创建活动为主线，以国家电网公司档案工作考评中达到“示范级”为目标，加强标准化建设、加强信息化建设、加强队伍建设，夯实工作基础，提升工作价值。
1.加强标准化建设，建立档案管理工作新体系认真落实公司“三集五大”体系建设和标准化建设要求，积极做好档案管理工作适应性调整，明确各类档案管理的业务界面、职责分工、工作权限和工作要求，加快建设“统一归口、分级管理、横向协同、纵向贯通”的档案管理机制。省、市、县供电企业档案管理部门要按照国家电网公司统一部署，对照国家电网公司考核评价标准和要求，结合本单位实际，认真组织开展档案工作标准化建设，全面完善制度体系、管理体系和工作体系。要严格落实《企业档案工作规范》、《中央企业档案工作评价办法》，尽快建立和完善档案基础管理、动态管控和应急管理等方面的规章制度，形成规范严谨、协调统一、特色鲜明、闭环高效的档案工作体系。近年来，山东公司对档案管理制度和标准化建设进行了深入系统地研究、梳理和修订，取得了初步成果。在标准化建设方面，对原来的《档案管理标准》作了较大修改，重新规范了管理职责、管理界面、工作流程。在制度建设方面，广泛筛选，充分论证，形成了较为完备的《档案管理规章制度汇编》，内容涵盖法律法规、行业标准、专业规范等各个方面。其中，《管理标准》是制度体系建设的核心内容，《规章制度汇编》是制度体系建设的解释和补充。《管理标准》中的内容基本涵盖了《规章制度汇编》的主要内容，两者相辅相成，互相关联。这两个成果各部门、各单位要认真组织学习，切实抓好贯彻落实。2.加强队伍建设，增强档案工作新动力建立一支政治素质强、专业素质优的档案管理队伍，是实现档案管理提升的关键。广大档案工作者要主动学习、提升能力，高标准开展档案工作。要切实加强培训组织，紧密结合实际，本着缺什么补什么的原则，充分利用各种培训资源，通过“请进来走出去”等多种形式，着力提高培训质量。要学习借鉴国家电网公司档案协作组的做法，紧紧围绕工程建设档案管理、信息化管理、档案馆（室）建设、档案基础管理、档案资源开发利用等重点方面，结合工作实际成立协作组织，科学制定活动方案，深入开展业务研讨，锻炼和培养一批专家型档案工作队伍。要加强组织领导，积极开展课题研究或管理创新活动，集思广益，汇集众智，力争推出一批具有较高水平的研究或管理创新成果，为公司档案工作上水平、上台阶提供理论支持。各单位档案管理部门要本着提升能力、提升管理的要求，积极参与协作组活动，引导和帮助档案工作者学好法律法规、业务知识和专业技能，紧跟档案工作最前沿、最需要、最管用的知识，为公司档案事业的发展贡献智慧和力量。3.加强信息化建设，打造档案管理新优势信息化建设是档案工作的首要任务，数字化管理是信息化建设的首要内容，在国家电网公司考核评价办法中有明确要求。要启动数字化建设项目，加快纸质档案数字化加工进度，完成纸质档案向电子化档案的转换，建立库藏档案资料的目录数据库和档案全文索引数据库。力争利用两年时间完成数字化建设任务，建立统一、通畅、高效的信息化管理系统，更好地为公司决策和专业工作提供档案信息服务。要认真做好信息统计、分析、整理等各项前期基础工作，学习借鉴兄弟单位的经验和做法，为数字化项目高效推进奠定良好基础。在数字化、信息化建设项目启动之前，不要委托第三方开展数字化、信息化开发业务，确保企业秘密安全。4.加强基础管理，拓展档案管理新空间要树立“大档案”工作理念，各单位的办公室作为本单位档案管理职能部门，要充分发挥好管理职能，切实加强监督检查。在主多分开改革过程中，要对企业负责、对历史负责，确保各类档案无遗漏、无遗失，积极稳妥地做好各类文件材料的收集整理和归档保管工作。要从源头抓起，切实加强工程档案管理，确保工程档案顺利通过验收。要将档案安全管理纳入企业安全管理全过程，建立和完善档案应急管理制度，制订和完善应急预案，签订安全责任书，做到有章可循、有据可查；要高度重视档案馆室、库房等安全设施建设，严格执行“十防”安全标准和各项安全管理制度，增强安全管控的“硬能力”。档案管理人员要严格执行公司档案借阅制度，恪守安全保密相关规定，加强对档案资源特别是档案借用流程、信息流向、知悉范围的控制，提升安全管理的“软能力”，确保档案实体和档案信息资源的绝对安全。5.深入开展“优秀档案馆（室）”创建活动国家电网公司于2012年1月10日下发了档案工作考核评价办法，这个办法是进一步加强档案管理基础设施，提升档案工作规范化、制度化、数字化水平的重要指导文件。要充分认识考评工作的重要性和严肃性，早动手、早安排、早部署、早落实，全方位启动迎检工作，确保公司达到“示范级”目标。
本文作者：王艳玫工作单位：山东电力科学研究院供电服务中心
安全管理体系优化方案篇5
（一）档案管理理论的需要
随着企业办公自动化系统的全面普及应用，档案管理信息化建设已经成为一种必然趋势。同时企业档案管理信息化的建设使得档案部门的工作不在只是像以前那样的企业资料存储，而是一个具有文件收集、鉴定、查询、共享等功能的综合性的以数据库为主的系统。另外，由于企业间的交流、沟通方式已由传统的档案接收方式转化为现代的网上传输等方式，因此传统的档案纸质管理也已转变为电子化管理，这对档案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、网络信息共享等。
（二）工作效率及工作成本的需要
传统的档案管理工作不仅在资料收集时需要大量的人力、物力、财力，同时在资料应用时会浪费工作人员大量时间，在查询档案信息时路途远、耗时长、满足不了企业各单位利用者的快速查询、利用档案的需求。另外，随着企业的不断发展，档案的数量不可避免的增加，而无限地扩大档案储存室面积、设备以及增加档案管理人员并不能从根本上解决问题，企业成本也会大幅上涨。而信息化的档案不仅可实现工作人员的及时查询、充分共享，更能够为企业在档案室扩建等方面节省开支。
（三）中小企业管理的需要
随着中小企业的不断发展，规模的不断扩大，为更好地管理企业的各种资源，企业要求档案机构要实现多复合型功能，要具有统一的标准规范来对档案进行信息录入，同时也要求实现档案管理工作的及时性、有效性、效率性。企业总公司和各分公司的档案数据集都应存储在总公司档案管理信息系统中，以便企业总部能及时了解各分公司的运营情况，同时当各分公司需要本公司数据库时，在得到授权许可时，可进行访问。另外，信息化的档案管理可以在一定程度上提供企业与顾客的沟通平台，有助于企业了解消费者的消费习惯、消费能力、消费意向等，同时企业可以利用这个平台很好的宣传产品服务等，有效地为企业带来经济效益。
二、中小企业档案管理信息化的积极作用
（一）资源共享、提高效率
所谓的信息化时代最主要的标志就是资源的共享，很多学者已经指出信息资源的战略地位，信息资源已成为社会经济发展的重要组成部分[3]。随着计算机技术的进步，信息化的档案有利于实现中小企业的资源共享。同时信息化的档案极大地减少了档案管理人员的工作量，工作人员可以有效完成档案检索和立卷归档，提高档案工作质量的同时有效减少建档时间，极大提高了中小企业档案工作人员的工作效率。
（二）快速查询、高效利用
档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务，企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累[4]。信息化的档案明显缩短了二次文献信息编著的时间，同时传统档案管理下的检索方式是档案管理人员从档案目录中找出所需的档案，然后根据记录到库房中查找，费时费力[5]。档案管理信息化以后，企业工作人员可以即时查询，可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式迅速查找到所需要的大量资料。这不仅将档案管理人员从以前繁重的劳动中解脱出来同时也极大地提高了各部门工作人员的工作效率。
（三）快速备份、高效管理
由于火灾、地震、虫害、鼠害方式对企业档案的损害越来越重，企业通常会采取档案备份的手段来尽量减少档案损伤，传统档案在备份时不仅大量的增加了档案管理人员的工作量，同时也增加了企业在档案室面积、设备等方面的压力。信息化后的档案信息备份，档案工作人员可以通过简单地系统内数据读取，然后根据企业数据的需要进行定位、存储、编辑、修改等工作，实现了企业档案信息的快速备份，让档案管理人员更加简便快捷的对档案信息进行管理。
（四）利于决策、增加效益
中小企业的档案资料详细记载着的企业发展至今的经营理念、管理经验、活动失误等资料，企业通过对完整、有效信息的整理和分析，有利于企业在发展中计划、组织、管理、控制、创新等工作的有效进行，以达到企业的决策及时、管理得当。这也使得企业的资源合理配置，极大提高了企业的经济效益，并为不断提高企业文化软实力奠定了坚实的基础。
三、企业推进档案管理信息化的支持体系
档案信息系统建设时，要在前期调研与分析的基础上，根据用户需求，将复杂的软件、硬件、业务工作等有机结合连接成完整、可靠和有效的整体，达到满足用户要求的完整体系[6]。
（一）网络系统的建设
网络系统是档案信息化管理的存在环境，网络信息系统包括外部网络系统和内部网络系统。档案管理信息化建设对于外部网络系统的要求是具有稳定、可靠、相对安全的网络运行环境；对于企业内部的网络环境要求则是具有稳定的内部网站、邮件系统、数据库、局域网等，以确保档案管理信息化的安全运行。
（二）硬件设备的配置
企业应尽快为档案管理部门配备信息化管理所需的计算机、扫描仪以及各种互联网设备等现代化档案管理设施，充分利用现代科学技术在档案管理中的作用，加速开发相关应用软件[7]。并根据企业的实际情况确定档案管理部门各种硬件设备的数量、型号以便充分利用档案信息资源的优势，挖掘企业在各个方面的潜力，为企业带来更多的经济效益。
（三）应用系统开发
目前建设成的数字档案馆应用系统主要包括：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置、权限和数据安全、档案数字化工作管理、配套软件产品设计七个部分[8]。这些应用系统完成档案资料的收集、鉴定、分类、存储、利用等功能，但由于各个企业的经营理念、所在行业、产品服务等的不同，企业应该根据自身需要在这些应用系统上建立独属于自己的应用系统以便更好地为企业服务。
（四）安全系统的开发
在电子文档的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，电子档案面临的安全威胁是来自多个方面的，而不再是单一的某一个因素在起作用[9]。因此，为了档案资料的安全管理企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。
四、中小企业档案管理信息化建设面临的问题
（一）档案管理工作备受冷落
档案管理工作历来都不被企业重视，尤其是中小企业。近年来，国内外许多企业选择进行组织扁平化，通过削减管理层次、精简管理机构、裁减管理人员，来达到降低管理成本、提高市场应变能力的目的，以至与许多企业都视档案管理部门为裁员增效的最佳部门，这种思想严重阻碍了企业档案部门的生存和发展[10]。
（二）硬件设施落后，资金不到位
企业档案信息化建设需要硬件和软件的支持，而硬件和软件的建设将会消耗大笔资金。中小企业尚处于发展阶段，大量资金用于企业的产品开发与市场扩大，档案管理信息化作为一种新生事物，目前并没有得到大多数人的认可和重视，许多中小企业目前从领导到员工一直忽视档案管理工作，这就使得档案管理信息化一直止步不前。作为企业优秀的人才，应该学会高瞻远瞩地看到档案信息化的价值并在人力、物力、财力等方面给予支持，才能为档案管理信息化建设提供必要条件。
（三）档案管理人员知识单一
目前大多数中小企业在薪酬方面，档案管理人员的薪酬远远低于同企业的其他部门工作人员的薪酬，这不利于档案管理人员提升工作积极性和树立职业自豪感，最直接的结果是高学历、高能力、高层次的人才极力避开档案管理的工作。档案管理信息化建设与传统的企业档案管理工作相比，需要档案管理人员不光熟悉掌握档案管理的基本原理、方法和手段，还要掌握计算机管理和网络管理等新技术和新知识，并利用这些新技术和新知识完成企业的档案管理工作[12]。这就要求企业需要一直具有综合能力、高素质的档案管理人员。而目前大多数企业档案管理人员知识结构单一，不能满足档案管理信息化建设的需要。
（四）档案信息安全有待提高
档案信息安全是档案管理信息化建设中一个重要的环节，这要求企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。档案信息安全首先要求设备安全，例如2008年4月东方航空公司设备故障导致数据丢失，导致了6架飞机未能获得译码数据，由此造成的飞机不能按正常航班进行飞行，给该企业造成了巨大的信誉损害以及经济利益的损失[13]。其次，档案信息化安全还要求网络环境安全、操作安全等方面。由于目前档案管理信息化建设还处于不完善阶段，档案信息安全还有待提高。
五、推进中小企业档案管理信息化建设的主要措施
为改善目前中小企业档案信息化建设中的相关问题，需要从观念、设施、知识、安全性等方面进行，不断与时俱进，接受新观念、学习新知识，进而解决档案管理信息化建设中的根本问题。
（一）加强宣传档案信息化建设及增强全体员工的档案意识
首先，鉴于中小企业全体员工对档案管理信息化工作重要性认识的薄弱，政府、社会应加强相关宣传，普及档案管理信息化相关的知识，强化档案管理的法律、制度，提高企业员工对档案管理工作的重视程度，认识档案管理信息化工作的价值和意义。其次，加强企业内部宣传工作，让企业各级领导意思到，信息化的档案资料不仅仅是企业历史的记载，通过及时、有效地对档案资料的记载和分析对企业适应时代潮流、适应发展需求有很大的作用。最后，加强档案管理部门员工培训，举行定期档案工作交流、总结会议，增强档案人员的工作重要性的意识，提高档案管理工作人员的业务能力。
（二）及时更新档案管理信息化相关的设备
与传统的纸质档案相比，信息化的档案资料需要媒体设施的配合。第一，中小企业应配备计算机、扫描仪、复印机、服务器、文件数字化等先进的硬件设备。第二，企业要在通用、可靠、节约、高效、成熟的基础上配备必须的软件设备，并在应用系统是兼顾开放性、安全性。第三，优化内部网络系统、防范外部网络系统，借鉴已有的成果和经验，将档案与互联网、办公自动化等系统连通，完善计算机网络和数据库系统，扩大现代信息设施覆盖面，积极推广相关管理软件[14]。
（三）培养优秀的档案管理人员
企业档案管理信息化的建设需要优秀的管理人员，信息化建设中的企业档案管理者应该具有多方面的的知识和技能，不仅要掌握档案管理的知识，如档案学等关于档案收集、鉴定、录入等有关方面，还要掌握现代科学技术的管理，如计算机、信息化工具等。首先，企业应清除已有的综合素质不能满足工作要求的员工，招聘专业的档案管理人员，彻底解决企业内部档案管理人员综合素质问题以实现档案管理工作的科学化。其次，定期为档案管理人员提供学习新知识、新技能的专业培训课程，以加强档案管理人员的职业道德、业务水平、技术能力等，以更好的服务企业、挖掘优势。最后，建立完善的企业档案管理人员绩效考核程序，档案管理人员进入企业后的工作内容、工作量、所管理的资源利用率、为企业带来的经济效益应作详细考核，以作为以后工作晋升、薪酬水平的依据。只有一支优秀的档案管理队伍，从而推进中小企业档案管理信息化建设的进程。
（四）建立档案信息安全保障系统
档案的原始性、唯一性、文化传承性，以及广泛的社会参考与利用价值，决定了档案信息安全管理的特殊性，不仅要保障档案内容信息的真实、完整、有效、可读及不被窃取或泄露，而且要保障档案文件的原貌与历史痕迹，更重要的是需要长期地、持续地获得安全保管[18]。因此在档案管理信息化的建设中要求工作人员：首先，建立档案管理风险评价体系，采取切实有效方法和措施来预测风险，以提前建立健全安全防范体系，努力维护档案信息的安全性。其次，建立技术保障体系，以提高系统免疫力，这是增强档案信息安全的“硬”手段；采取防偷窃、生物识别身份认证措施，这是增强档案信息安全的“软”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最终目的，就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户访问到的档案信息真实、完整和有效，数据加密、硬盘加密、容灾备份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。
（五）建立规范制度体系，规范档案管理信息化的操作流程
安全管理体系优化方案篇6
从我国近些年电力企业电力安全监管系统实施的情况来看，电力安全监督管理还不能满足当今的电力生产需求。而造成此种情况存在的主要原因是：电力安全监督管理不均衡。电力人员在对主网、配网、农网进行安全监督管理的过程中，将工作重点放在了运行和检修两方面上，严重忽视了前期准备工作和后期用户调查工作的监督管理，促使电力安全监督管理不能全面的、详细的、均衡的落实，业务交叉存在遗漏。电力安全监督管理的部分业务和生产调度等其他专项管理之间有着交叉管理的关系。对于一些交叉业务，负责业务的管理人员认为这些业务应有负责转项业务的管理人员执行，相反专项业务的管理人员则认为负责业务的管理人员执行，如此就造成了部分交叉业务无安全监督管理人员处理，这必然会造成电力安全监督管理不佳。安全防范工作不到位。电力安全监督管理工作的落实，目的之一就是预防安全事故的发生。所以，管理人员应当做好电力生产相关的安全防范工作，但实际情况则不然。综合以上电力企业安全监督管理情况的分析，可以确定安全监督管理系统实施不佳。对此，电力企业应当紧跟国家电网推出“十二五”规划，结合本企业电力生产实际情况，探究电力安全监督标准化管理实施策略，促电力生产标准化、安全化、规划化进行，如此可以提升企业供电的可靠性，并为企业创造更多经济效益，推动电力企业良好发展。
二、电力安全监督标准化管理的内容
1.监督电力生产现场的安全。
电力生产是否安全对电力企业影响较大，因此加强电力生产现场的安全监督是电力安全监督标准化管理的重要内容之一。为了能够最大限度的发挥电力安全监督标准化管理的作用，对电力生产现象进行安全监督管理的内容是，严格监督生产现场和生产人员，明确电力生产监督管理的重点和难点，进而制定出有针对性的、计划性的监督管理方案，并有序、有效执行此方案，全面排查生产现场，及时找出安全隐患，并采取有效处理方案对其进行处理和控制，提高电力生产现场的安全性。
2.规划长期安全监督管理的方案。
规划长期安全监督管理方案也是标准化实施电力安全监督管理工作的重要内容之一。通过规划制定长期安全监督管理方案，可以有计划、有目标的开展各项管理工作，为实现真正意义上的电力安全创造条件。当然，为保证长期安全监督管理方案具有较高的使用价值，在制定此方案时应结合电力生产的实际情况、安全监督现状，进而制定适用的方案，明确电力人员管理方向、电力生产优化方向、电力相关技术发展方向、安全意识及安全措施落实目的等，以便长期安全监督管理方案的制定，可以为电力安全生产打下坚实的基础。
3.对电力安全监督管理工作进行标准化的评定。
标准化的评定电力安全监督管理工作落实情况，有利于及时弥补管理工作的漏洞，优化管理效果。电力安全监督管理工作进行标准化评定的内容，主要包括两方面。其一，建立标准化的评价制度。即结合电力安全监督管理实际情况，合理设置评价标准及评价制度，并以此为据采用外部审核结合内部自主评定的方式对各项管理工作进行公平公正的评价。其二，采用动态循环模式规划和检查管理工作。在具体落实各项管理工作的过程中，根据电力循环的特点，对各项管理工作予以规划，并对各项工作落实情况进行检查，进而适当的调整各项工作，以逐步实现标准化管理目标。
4.监督人员的标准化管理。
对于监督人员的标准化管理，则是利用分级管理的方式加以监督和控制。具体的做法是由上级管理部门对安全监督人员及下属单位的信息进行实施管理和掌控，一旦发现管理错误或不良行为，应当及时加以处理和纠正。另外，为提升监督人员的责任感，还要根据监督人员工作性质和工作职责，建立相应的岗位，明确岗位职责，促使监督人员在落实自己本职工作的过程中，明确自身责任，标准的、合理的执行工作。
三、强化落实电力安全监督标准化管理的有效策略
1.加强培训并完善检查工作。
电力安全监督标准化的实现与管理人员、工作人员的综合素质具有较大的联系。为了能够在电力企业中切实有效的执行电力安全监督标准化管理，逐步实现电力安全生产，加强对相关人员的培训并检查其工作执行情况是非常必要的。对于培训工作的落实，则是有针对性的开展电力安全方面的技能培训、管理技能指导、相关专业知识的教授等，逐步提升工作人员的知识、素质、技能，促使其对安全监督管理有正确的认识。对于检查工作的落实，则是定期或不定期的对管理人员的专业技能、业务知识、技术标准等方面进行检查，为标准化管理工作可以有效落实奠定基础；对安全监督工作情况进行检查，及时发现安全监督存在的不足，以便工监督人员能够注意问题，纠正错误，优化落实各项安全监督工作。
2.建立健全评价体系。
完善的评价体系可对电力安全监督标准化管理工作的执行情况进行系统的、真实的反应，且从某种角度而言还能够发挥相关的指导性作用。那么，如何建立完善的、健全的评价体系呢？其一，结合电力企业自身的具体情况，分析可能影响评价结果的因素，进而合理规划安全监督标准化管理评价体系，提高评价体系的系统性、适用性。其二，结合电力企业奖惩措施，明确工作质量与员工收入之间的关系，进而适当的调整奖惩措施，使其与评价体系产生联系，由此可以促进员工更加努力的落实各项安全监督管理工作。
3.加强电力安全监督标准化管理的重点工作的检查。
强化落实电力安全监督标准化管理，还需要制定适合的、有效的检查方法及规范合理的检查程序，如此可以针对不同情况的管理工作，有序、有效的展开检查工作，为提高电力安全监督管理工作质量和工作效率创造条件。当然，电力安全监督标准化管理工作涉及面较广，使其落实有一定难度，对其检查更有难度。对此，检查人员应当综合分析电力安全监督标准化管理工作，明确工作重点，将其视为重要检查对象，对其进行详细的、深入的检查，如此可以相对准确的了解到安全监督标准化管理落实情况，为优化调整和有效落实此项管理工作创造条件。
四、结语
安全管理体系优化方案篇7
关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理
档案是事业单位必不可少的资源，档案的收集以及有效管理对于事业单位的日常管理以及长足发展具有重要意义。通过科学合理的档案管理能够为事业单位提供更为便捷的信息资源服务，而随着信息技术的发展和应用程度的加深，事业单位档案管理也逐步实现了数字化，极大缩短了档案查询信息查询时间，提高了档案管理效率。本文将重点就新形势下事业单位的数字化档案管理策略进行探讨。
1事业单位数字化档案管理的价值
1.1提升工作效率
将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。
1.2创造更大效益
在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。
1.3发挥使用价值
新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。
2事业单位数字化档案管理策略
2.1创建系统
事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。
2.2文书处理
文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。
2.3优化性能
事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RaiD保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。
2.4完善衔接
新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。
总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。
参考文献
[1]赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.
安全管理体系优化方案篇8
（一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理
档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。
（二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理
危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。
（三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理
危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。
二、改进我国档案馆危机管理的策略
（一）优化档案馆管理危机的管理
管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。
（二）优化档案馆资源危机的管理
首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XmL等资源描述方法等方面入手。
（三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理
档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为a、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。
（四）优化档案馆服务危机的管理
为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在naRa网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。
三、总结
安全管理体系优化方案篇9
引言
新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。
1、数字档案在档案信息化建设中的重要性
信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保存，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。
当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。
此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其安全性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。
2、档案信息化建设存在的问题
2.1档案信息化专业技术落后
档案信息化建设不是单单有几台计算机加之简单的系统软件就算开发完毕，而是必须要由健全的基础硬件设施，如计算湘以扫描仪，还要有全面的软件设施、档案管理软件和安全防护系统相结合，才能有效地开展信息化建设。此外，电子档案需要存储在介质上，存储介质的保护、防止数据信息的丢失、确保传输介质稳定及信息的完整传输也都需要专业的信息技术的应用才能实现。目前，我国不少机构虽有独立的软件平台，却没有统一标准的软件系统对接，而在信息化建设中又各行其是，无法实现信息资源的共享。
2.2档案信息安全面临严峻挑战
档案信息化的目的就是要达到信息资源的共享，但信息共享却存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范围，若要达到全社会共享，还存在一个信息安全保密的问题。网络病毒与网络黑客的出现，对于网络技术和计算机的应用是一个挑战，档案信息共享随时会出现信息漏洞的现象，这就会对档案工作造成威胁，在档案信息化的过程中，信息漏洞很可能是无意当中就会出现，无法保证信息的复制，这就出现了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基础上实现信息共享就是目前需要解决的问题。
2.3档案工作人员信息素养不高
在信息时代，一个合格的档案管理者既要懂得计算机基础知识和运用技能，熟练操作办公软件，能把信息管理知识应用到实际工作当中，还要对现有的档案信息进行整理分析、信息归类，提炼加工有用的信息供档案信息需要者使用。而目前，我国高素质的复合型档案工作者比较少，大多只能满足一些基本的需要，不能达到信息化建设的要求，只是简单地进行计算机基本管理，而无法实现现代化技术的推广应用，一定程度上阻碍了信息化建设的深入。
3、档案信息化建设的对策
3.1提高档案人员的素质
档案信息资源的性质决定了它的管理人员必须拥有高素质。首先，在思想上，档案人员要对这项工作充满热情，并要有无私奉献的精神。档案人员不仅要懂得档案管理，还要拥有一定的科学知识，要具有优秀的沟通能力和表达能力。从各个角度提升档案人员的素质，包括提升管理能力，不断学习新的知识和技术，不断适应时代的发展。
3.2加强档案信息的安全保密工作
确保档案信息安全是档案信息化工作的重要内容，没有完善稳妥的安全防范措施，档案信息工作将成为无本之木。首先，建立档案信息的安全机制，要有层次分明的信息利用机制和严格的权限设置，保证信息的安全传输。其次，运用防火墙技术，由于网络病毒及黑客的手段很隐蔽，因此，要把这一技术广泛应用到信息化当中，阻隔因病毒侵害、黑客攻击等引发的不安全因素，保证档案信息的安全运用。
3.3加快相关立法和规范化管理体系的建立
根据一些较发达国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，但是档案工作方面相关立法工作的步伐还是偏慢。国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行规范，使得文件从生成乃至生成之前就开始对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。这样一来，可以从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的集合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性，从而避免了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别造成的漏洞和不便。一些国际标准也体现了这种理念和方法，如iSo-18894等文件管理规范等。我国正在积极参与这些国际标准的制定和相关科研课题的研究，以促进我国的相关法规体系的建设。现在的问题是，我国与法制建设较发达的国家相比在管理体制上差距较大，立法工作又相对滞后，直接采用相关标准很不现实。这就需要我们面对现实，尽量使档案信息化的标准向国际标准靠拢。原则是面向计算机和网络技术的标准直接采用国际标准或国家标准：一般性的信息处理标准要优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准。总之要尽量减少档案自定标准的数量，加快标准体系的形成提高标准化程度。这样利于与国家信息系统兼容，防比形成档案信息孤岛。
安全管理体系优化方案篇10
【关键词】文书档案；计算机管理；优点；问题；策略
文书档案计算机管理的实现，是信息时展下的必然趋势，满足档案管理工作的实际需求。为全面提高文书档案计算机管理水平和管理效率，为社会群体提供更加优质的档案服务，应当准确把握文书计算机管理的优势与不足，并采取科学化措施实施文书档案计算机管理，推进我国档案事业的稳定持续发展。
一、文书档案计算机管理的优点
（一）文书档案计算机管理的快捷性
文书档案计算机管理具有诸多优势，其中最明显的一点就是快捷性，在实际档案管理工作中，能够有效弥补传统文书档案管理手工操作中的不足，运用计算机软件完成文书档案相关资料的收集、储存、分类以及查阅等操作，文书档案计算机管理的效率更高。尤其是计算机检索主题词的利用，为档案人员查找文件提供了极大的便利，在实际应用中，档案人员只需要将相关主题词进行组配后输入计算机系统中，能够很快得出结果，使得档案管理的有效性明显提升。文书档案计算机管理的实现，一定程度上避免了漏写、漏抄等管理失误情况的发生几率，文书档案管理更具清晰性和准确性，实现了人力物力资源优化配置和合理利用。
（二）文件和文字信息得到充分交流与共享
文书档案计算机管理方式下，档案管理工作效率明显提升，文件与文字信息实现了有序交流与共享，有效的解决了手工管理方式下信息闲置问题，提高了文书档案资源的利用率，从而提高档案管理工作中资金使用的有效性，信息与文件的实际应用价值得到最大程度的发挥。在文书档案计算机管理方式下，文书档案管理的方式以及深度也不断发生变化，由以往的案卷级管理逐渐深入到文件级管理，由传统模式下的单途经管理逐渐发展为体系化管理，由档案外部特征管理逐渐发展为内外部特征合并管理，此种情况下，文书档案管理效率明显提升。现代社会科学技术不断进步，网络技术在档案管理工作中逐渐得到广泛应用，档案信息能够与其载体实现分离化利用，并能够与其他信息系统建立共联，最大程度上提高文书档案利用的质量，便于信息资源的适时响应和脱机处理，提高查准率，降低所属空间的限制，基于网络服务平台，进一步了解其它档案工作部门的工作情况，准确把握最新的文书档案管理信息，实现文件与文字信息实现交流共享，切实提高档案管理工作的科学性和可靠性。
（三）文书档案计算机保存的稳定性
文书档案计算机管理的顺利实现，一定程度上提高了文件信息保存的稳定性与管理的可靠性。传统文书档案管理方式下，纸张耐久性不稳定，其中的纤维素在高温、高湿或氧化剂条件下极易疏导破坏，甚至发生水解和氧化反应，严重影响文书档案信息资源的安全。而文书档案计算机管理有效的弥补了传统档案管理方式的不足，通过对现代电子技术的有效利用，能够依据文书档案不同的管理需求，选取适宜的电子载体，包括VCD、DVD以及小容量闪存U盘等。此类载体在文书档案计算机管理中具有便于读取、易于传递等优势，所受环境影响较小，不易损坏，在文书档案保存与管理上具有良好的稳定性。
二、文书档案计算机管理存在的问题
文书档案进行计算机管理后，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。内容易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
随着网络化的发展，文书档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。文书档案管理存在的网络及信息安全问题，已成为制约文书档案计算机管理发展的主要问题。
三、应对策略
（一）提高文书档案工作的标准化程度
计算机在文书档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。所以，应进一步加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。针对这个问题必须在如下几方面做出艰苦的努力：一是进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。二是提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。
（二）提高文书档案计算机管理的网络信息安全性
在内部计算机网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的ip地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
四、结束语
为促进文书档案计算机管理的实际应用应用价值得到最大发挥，应当坚持具体问题具体分析的原则，积极采取有效措施扬长避短，提高文书档案计算机管理的规范化和标准化，并加强网络信息安全管理，从而全面提高档案管理水平，为社会群体提供更加优质的档案服务。
参考文献