财务档案室要求篇1
【关键词】高校;财务档案;规范化管理
什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。
一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性
(一)高校财务档案管理的基本内容
依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3.财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5.电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6.其他应该存档的相关文件资料。
(二)高校财务档案规范化管理的重要性
高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。
二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题
(一)广西工学院财务档案管理现状
1.财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。
2.财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。
3.财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。
4.财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。
(二)广西工学院财务档案管理存在的问题
1.对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。
3.财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。
三、广西工学院财务档案规范化管理的建议
(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理
制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。
1.根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。
2.管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。
3.档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。
4.财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。
5.档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。
(二)建设财务档案规范化管理的几点设想
就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。
1.领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。
2.提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。
3.强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。
4.建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。
5.做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
6.充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。
【参考文献】
[1]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.
财务档案室要求篇2
一、组织管理标准分30分，得分30分。为了切实加强对档案管理工作的组织领导，我局成立了由分管机关局长为组长，办公室主任为副组长，各股室负责人为成员的机关档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，按照“上下联动、整体推进”的总体部署，各基层财政所也成立了档案管理工作专班，配备专职档案管理员，形成局机关、股室、基层所“三位一体”的档案管理网络。为了落实责任，我局将档案管理工作纳入财政工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全了一整套档案管理制度，如《立卷归档制度》、《档案库房保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案查、借阅制度》、《档案工作人员职责》、《档案安全保卫制度》等，做到有章可循。档案工作人员经培训持证上岗，了解本机关工作职能，熟悉业务，政治素质好、责任心强、爱岗敬业。
二、设施建设标准分14分，得分12.5分。大力改善档案工作硬件设施，确保档案的安全完整。在局机关办公用房十分紧张的情况下，将综合档案室优先安排为三间房，做到库房、办公、阅览三分开；及时添置、更新档案室部分设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等，使库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠“八防”要求，优化了综合档案室的环境。加快档案工作现代化步伐，我们先后购置了计算机、激光打印机、复印机、扫描仪等现代化工作设备，并对近年来文书档案基础信息实行了计算机存贮，加强管理，方便查阅。但没有去湿机等设备，扣1.5分。
三、业务建设标准分36分，得分32分。根据《湖北省机关档案工作业务建设规范》和《归档文件整理实施细则》，在档案收集整理工作方面，我们从严要求，对收发文进行严格登记。严格检查所收文件是否办理完毕，是否完全完整。档案分类科学，保持前后一致；组卷合理，编目规范；档案案卷题名规范，目录、备考表填写完整，案卷封面书写正确，但极个别排列顺序有误，扣0.5分。档案室内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象，防护效果好，但无温湿度记录，扣0.5分。档案柜架排列整齐，档案存放位置索引醒目，贴有识别标签，符合规范。建立了档案全宗卷。定期开展档案鉴定、销毁工作，手续齐全。按规定向市档案局移交了档案。在档案管理现代化方面，还做得不够,扣3分。
财务档案室要求篇3
一、基本情况
经过整改、完善，截止20__年，局综合档案室共立卷归档卷。按档案种类分：文书档案卷；会计档案卷；科技档案；声像档案件；电子档案磁盘件；实物档案卷。局综合档案室有平方米，档案工作人员办公室、陈列室、库房齐全，有轨道式密集架四列五组，有空调，有除湿机，还安装了避光窗帘，备有驱虫、防潮药物、灭火器三铁一器，并配备了专（兼）职档案员名，实行了微机登记管理档案目录，并对近五年的文书档案案进行了全文录入，使我局的档案管理已达到规范化、制度化、科学化、现代化的管理水平。
二、主要整改情况
根据“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，使档案工作更好地为机关工作、财政业务工作服务，近年来，我们主要进行了以下整改工作：
（一）健全机构，加强领导
自20__年我局机关档案工作升省特级后，我们从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用，为此，局党组高度重视档案管理工作，把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量，搞好财政工作的一项重要内容来抓。针对近年来我市财政系统机构和人员特别是局党组成员变动较为频繁的实际情况，我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构，配备年轻、有能力、责任心强的同志担任专（兼）职档案员，组织档案整理工作专班，使档案管理工作做到了有条不紊。（二）加大投入，完善设施
虽然我局档案工作已经达到了省特级的要求，但要想使档案工作不断规范化、现代化，必须加大投入，完善档案管理硬件设施。近年来，我们在升省特级的基础上，克服机关经费困难的矛盾，投资万元，安装了档案密集架，改造、装修了荣誉室，更新电脑一台，购买了国家档案局推荐使用的档案管理软件，添加了扫描仪，使我局的档案资料管理，在硬件设施上得到了保障。
（三）收集整理，体现现代
为了做好档案的收集整理工作，针对过去存在德档案收集不全、门类不齐全的现象，我们按照新修订的“三合一”制度，对各单位、各部门都一一明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。局综合档案室对照考评标准逐次逐条严抓枢组，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有三色笔等不耐久的文件材料，及时行进补签和抢救，先后完成规范各类案卷卷，声像资料册（件），更换案卷盒个，保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整合规。在我市财政系统局域网建成开通之后，20__年，我们以微机管理为突破，运用市档案局推荐的专用软件，对近5年来的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，并通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体。目前，我们已经建立了财务收支、预算外资金、周转金使用、企业财务指标等8套财政数据库，完成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。
（四）加强编研，充分利用
搞好档案工作的目的就是为财政中心工作服好务，服务是档案工作的出发点和归宿，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。几年来，我门认真搞好档案编研工作，发挥档案利用价值。据统计，近年来，市局综合档案室平均每年要接待查档100多人次，调阅档案300余卷（件），我们均做好了查询登记和利用效果登记，在《行政许可法》实施前，需对各类行政许可设定的文件进行清理，为便于工作，市局综合档案室及时为各部门提供了建市以来的所有行政许可设定文件份。通过积极主动提供利用档案，为领导决策和各项工作的开展发挥了重要作用，取得了明显的社会效益和经济效益。（增加事例）。在坚持做好发文汇集、专题汇编、组织沿革、大事记、基础数字汇编的同时，我们还编印了《手册》、《财政政策汇编》、《年度工作总结汇编》、《年度信息调研汇编》等20余种档案编研资料，为领导决策、为机关各部门、为基层各单位主动提供了服务，有效促进了各项工作的开展，如在文明创建中，市局档案室充分发挥大本营的作用，积极为创建提供各类参考资料；在行风评议中，综合档案室积极收集整理行风建设相关规章制度，协助筹办行风建设专题展板；在各类财政专项检查中，综合档案室及时汇编政策法规手册，指导开展专项行动等等
。市局被评为先进集体，连续4年被评为省级文明单位，行风评议被评为合格单位，这些成就里面，都少不了档案工作效用的积极发挥。原创三、今后努力方向
财务档案室要求篇4
1财政局档案管理工作中存在的问题
1.1保存条件不完善
随着经济社会的逐渐发展，大部分的财政单位中的办公场所都有限，没有设置集中的档案室。部分单位中会将办公室和档案室合并，在办公室内摆放几个资料柜，以此作为档案室；还有一些单位对档案室没有清晰的概念，与仓库混淆，将一些档案资料存放在仓库内。还有些单位中没有健全的基础设施，经常会发现档案霉变、虫蛀等情况，而且搜索过程困难。
1.2档案管理不集中
某些财政单位中的不同部门中都会安排一些兼职人员，对档案资料进行分散化的管理。大部分的兼职人员都有很多工作任务，也不重视协调配合，而且在档案管理工作中投入的时间、精力也不够。同时，这些兼职人员的专业能力不够强，业务技巧也不够熟练，对于管理档案没有高校、合理的方法，导致档案文件不够完整，而且财政单位中的档案管理工作无法达到科学化、规范化的目标。
1.3管理水平不高
一方面，档案管理缺乏制度保障。有的财政局档案管理制度不健全，管理混乱；少数有制度的，也缺乏针对性和可操作性；还有的没有相关配套实施办法和检查考核措施，制度成为一纸空文，纯属纸上谈兵。另一方面，档案管理缺乏现代化手段。随着计算机的普及，不少财政局单位开始运用计算机及网络技术管理档案，相当一部分档案管理人员还实行手工收集、手中操作、手工检索，利用现代化技术设备的水平不高、范围不广，不利于档案的收集、编研、开发利用和档案技术支撑作用的充分发挥。
2出现问题的原因
2.1对档案管理工作认识不足
档案工作在一些领域尚没有得到足够重视。主要表现为，领导阶层对档案工作的重要性认识不足，认为档案管理不是单位的主要工作，对创造经济社会效益、完成工作目标任务帮助不大。因此，执行档案管理的相关法律法规不认真，导致财政局档案管理人浮于事，档案资料收集、整理、归档工作滞后，档案管理工作的作用得不到充分发挥。
2.2档案管理人员素质不强
档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，需要相对固定的工作人员。档案管理人员不稳定，专职少、兼职多，工作缺乏积极性。一是工作不安心。缺乏长远计划和打算，对档案工作的责任心不强。二是学习业务不专心。档案管理人员的素质提升和继续教育没有纳入培训计划和要求。三是工作不用心。大部分兼职人员没有经过专业档案知识培训，对档案的重要性和管理要求掌握不全面，对档案材料的收集、整理、归档等业务不熟悉，档案收集意识淡薄，档案管理缺乏连续性。
3完善档案管理工作的有效措施
3.1财政局的领导阶层应该加强重视
保证财政单位档案管理工作顺利进行的核心在于领导阶层的重视。因此，相关的管理人员应该提高自身的综合能力，促进各项工作的协调，以此获取领导阶层的认可与支持。首先，管理人员应该树立积极的工作观念，热爱档案管理工作，加强专业知识，提高管理效率与质量，保证完成自己的工作职责，以出色的表现来引起领导的重视与支持。其次，管理人员应该重视宣传工作，运用多种方法，大力宣传《档案法》与其他法律规定，帮助单位的全体人员都能够意识到档案管理的重要性。并且，管理人员如果有新的想法，应该向领导提出建议，将档案设备完善、档案文件的维护、人员建设等方面纳入单位发展方案中，同时按照工作内容提供资金。最后，管理人员应该坚持为单位服务的原则，保证为领导阶层、其他部门提供有效、及时的档案服务，增强档案管理的影响作用，以此促进档案管理工作的顺利进行。
3.2建立健全的机构体制
财政局应该建立健全的机构体制，以此完善档案管理工作。在设置业务科室的过程中，应该考虑固定一些兼职管理人员，在更换工作人员时，也应该保证档案文件的交接。同时，还应该完善档案管理制度，包括保存、鉴别、使用等规定，推行岗位责任制，这样可以保证档案管理工作的规范性；并且，财政局还应该处理好与档案部门的关系，将分散化的档案管理工作转变成集中管理模式；加强对档案管理的重视，同等看待档案工作与其他工作内容，并且与业务工作同计划、同布置、同检查、同落实，充分调动档案管理人员的工作积极性。
3.3必须提高从业人员素质
提高档案人员素质是搞好财政局档案管理工作的基础，必须在提升档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上动脑筋、下功夫。一是加强财政局档案人才队伍建设。拓宽人才培养渠道，有针对性地选择综合素质好、发展潜力大、责任心强的人员进行教育培养，引导他们从事档案管理工作，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性和创造性。同时，要抓好智力引进工作，注重引进档案专业人才或公开招录档案学、历史学、计算机等专业人才从事财政局档案工作，壮大财政局档案人才队伍。二是加强档案管理人员业务培训。档案管理工作专业性很强，要求从业人员既要有高度的责任感，又要具有一定的专业水平，尤其是具有运用现代科技手段管理档案的基本技能。要经常组织档案管理人员学习《档案法》等法律法规；要强化信息技术、缩微技术、数码复印新技术、相关标准规范和档案基础业务知识培训，优化知识结构，实现理论和实践有机结合；要坚持走出去，学习先进工作经验，增长见识，开阔视野，拓宽思路。三是注重自我提高。档案工作人员要积极探索管理新模式，掌握管理新方法，自觉提升专业水平，实现财政局档案管理的规范化、标准化、科学化。
财务档案室要求篇5
关键词:高校财务档案特点改进措施
中图分类号:G647文献标识码:a
文章编号:1004-4914(2010)03-118-01
近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。
一、高校财务档案管理的特点
1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。
2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。
3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。
4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。
二、高校财务档案管理的当前状况
1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。
2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。
3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。
三、改进高校财务档案管理的措施
1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。
2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。
3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。
4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。
5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。
总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。
参考文献:
1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998
2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)
财务档案室要求篇6
[关键词]档案馆建设乡镇档案馆问题思考
中图分类号：G279.2文献标识码：a文章编号：1009-914X（2016）17-0167-01
随着我国新农村建设的发展，加强乡镇档案馆建设已逐渐成为推进乡镇档案工作的必然趋势。基于这一发展思路，我市近些年来也进行了乡镇档案馆建设的大胆探索和实践，并已取得初步成效。但同时也不可避免面临着制度不完善、人财物不足等方面的问题亟待将解决。因此，如何有效解决上述问题，加快乡镇档案馆建设与发展，逐渐成为目当前档案工作者需要迫切解决的难题。
1.乡镇档案馆建设的必要性
长期以来，以档案馆为主体的档案工作在我国经济文化建设和维护社会稳定中扮演着重要的角色。尤其是社会主义新农村建设以来，乡镇档案工作发挥着日益重要的作用，逐渐成为实现农村管理和乡镇发展的重要做成部分。另一方面，加强乡镇档案馆建设也是实现档案工作自身发展的需要。
2.乡镇档案馆建设中存在的主要问题
目前我市乡镇档案馆建设已初步取得成效，但从总体上讲，各县区乡镇的建设仍存在一定差距，发展进程很不平衡。主要存在以下几方面的问题：
2.1思想认识存在偏差
一些乡镇领导对建设乡镇档案馆的意义不明确，存在思想认识上的偏差，因而在实际工作中虽然也给档案部门分配任务，也知道“三农”档案工作有积极意义。但普遍认为档案运行并不直接影响国计民生，因此多是说起来重要的“辅软指标”。这主要表现在部分领导多不重视或不支持档案馆建设，因此使得部分县乡的档案工作严重缺位，管理较为零散和落后。
2.2档案基础设施滞后
随着新农村建设的广泛实施，我市多数乡镇建设工作都取得了长足的进步，表现在购置了先进的办公设备，配足了相关的人员等。但相对而言，档案管理却缺少相关的基础设备和专门的办公室。甚至有的乡镇仍然沿用的是传统的木质档案柜，档案室杂乱不堪，阴暗潮湿。这必然不利于“三农”档案的安全和规范管理，也难以真正发挥档案的价值。因此，建立乡镇档案馆迫在眉睫、势在必行。
2.3档案管理制度不健全
传统的乡镇档案实行的是分散管理，条块分割的管理模式。档案的内容涉及土地、农业、林业、水利等多个领域，关乎社会管理的经济发展，而档案室的室藏数量也随着新农村建设的不断推进而日益增多。由于缺乏有章可循的管理制度，现阶段的乡镇档案室多是以一些财会资料及红头文件为主，难以保障档案的有效利用和安全管理。
2.4人财物投入不足
从人员上讲，目前乡镇档案室管理人员多为兼职，专业能力不强，业务熟悉度不足，且人员变动性大，因此档案管理工作往往连贯性不强。从财物方面讲，部分乡镇财政资金周转困难，难以将档案馆建设落实到位。再者，也有的乡镇多用于其他基础设施建设，而在档案馆建设方面，投入力度明显不足。
3.对策与思考
加强乡镇档案馆建设，关乎乡镇档案工作的顺利高效进行，也是发展新农村的内在要求。立足我市目前乡镇档案馆建设现状，笔者认为要实现乡镇档案馆建设的目标，就需各县区审时度势，从思想上重视，行动上负责，切实关心和支持乡镇档案馆建设工作。
3.1积极争取相关部门的重视
乡镇档案馆属于新生事物，其建立健全需要一个长期的探索和提高过程。在此期间最为重要的任务就是要积极争取各档案部门人员、乡镇领导的重视，转变其认识上的偏差，以更好地保证乡镇档案馆建设的展开。这需要积极做好相关的思想协调工作，切实将乡镇档案馆建设列入重点议事日程和新农村发展规划，精心安排，狠抓落实。同时也需加强宣传，并结合各地工作实际，深入实际现场办公，转好进度监管，促进建馆任务的完成。
3.2健全档案各项管理制度
实现科学化和规范化的乡镇档案管理，可谓是建设乡镇档案馆后的首要任务。因此，为保证档案管理工作的有序、高效进行，完善的档案管理制度必不可少。健全乡镇档案管理制度，需要县市级档案主管部门的全力支持与指导。同时，应根据不同县乡的地区差异、资源状况及发展实际等，在科学发展观的指导下有针对性地进行档案管理各项规章制度的的制定和完善。再者，新农村建设档案管理涉及“三农”发展的各个领域，如养老保险、合作医疗、产业调整、土地承包、农业规划等，内容繁杂多样，只有在制度管理条例的约束和指导下，才能更好地满足新农村建设的发展需要，保证档案管理有条不紊地运行。
3.3加强档案集中统一管理
从当前乡镇档案工作现状来看，档案管理还存在着相对较为分散和杂乱，工作效率低下的问题。实现乡镇档案管理的集中统一管理，是乡镇档案馆的重要职能，其不仅可以节省人力物力，提高档案工作效率，也能进一步实现档案管理的规范化，促进乡镇档案事业的健康发展。一方面，加强档案的集中管理首先要加强法制观念建设，促进相关部门档案意识的增强，树立其良好的责任意识，自觉做好档案的收集整理、移交归档及分类保管工作。同时，也要对档案人员进行必要的培训和业务学习指导，保证档案管理各环节工作的有条不紊和规范运行。另一方面，要切实实现统一管理，也需要积极与相关的主管机关的协调交流，共同探讨有效的管理办法，制定管理章程等。
3.4着力解决人财物问题
乡镇档案馆发展，离不开人财物资源作保障。只有保证人财物的充盈，才能为其他各项建设的展开提供保障。针对当前乡镇档案馆建设人财物不足的问题，我们认为首先要争取县市级、镇区领导的支持，保证乡镇档案馆基础设施完善，同时积极加大必要的资金投入，尤其是在档案库房建设方面，应规划出足够的空间面积，并加强档案现代保管设备和装置的配备，如扫描仪、防磁柜等，以更好地满足档案数字化和集中管理的现实需求，确保档案的存放质量与安全管理。其次，还应明确乡镇档案馆的职能和机构编制，配备专业化的档案管理人员，并将档案经费列入每年的财政预算，维持档案馆正常运转。
4.结束语
综上所述，乡镇档案馆建设充分体现了新农村建设和乡镇档案工作的发展要求，有利于实现乡镇档案的科学化和规范化管理，具有重要现实意义。针对当前乡镇档案馆建设过程中存在的问题，档案管理人员应引起相关的重视，并从思想、制度、管理以及人财物投入等方面入手，切实加强档案馆建设，推进乡镇档案事业的健康发展。
参考文献
[1]李广都.基于民生档案远程服务的乡镇档案馆室建设谈[J].档案时空，2014，10：34-36.
[2]汤少清.浅谈建设乡镇档案馆问题的思考[J].档案时空，2015，02：39-40.
财务档案室要求篇7
【关键词】中职学校；会计档案；信息化管理
【中图分类号】F233【文献识别码】a【文章编号】2095-3518（2016）02-121-02
1中职学校会计档案信息化管理的必要性
中职学校会计档案是指各学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的、具有保存价值的文字、数据、图表等各种形式的会计资料，是重要的史料和证据，是对学校业务进行分析、计划、决策、监督的重要依据。信息化下的会计档案不仅包括传统的纸质档案，而且还包括用计算机磁盘、硬盘、光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统。做好会计档案管理工作，对准确掌握学校某时期的经济及财务活动有着重要的意义，是学校基础工作的重要组成部分，同时也是学校进行政策制定、财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策的重要信息来源和参考依据，对学校能否与时俱进、提升管理质量起着一定的影响。随着中职学校会计电算化的发展及会计信息化的逐步推进，信息化会计活动产生了信息化会计档案。现在中职学校会计档案具有信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁这一新的发展趋势。这对当前的会计档案管理方法是一种严峻的考验，随着国家经济工作的不断发展，各种评估需要提供的会计资料、指标数据之间的划分等越来越多，信息采集工作量日益增大。只有通过运用现代信息技术对会计档案信息资源进行科学收集、整理、保管和利用，使会计档案信息化以方便查阅，使中职学校的管理处于领先水平，才能加快推进中职学校职业教育现代化的步伐，走在职业教育的前列。
2中职学校会计档案信息化管理存在的问题
2.1档案数量多，查询不便，管理水平落后
（1）目前很多中职学校的会计档案管理仍主要停留于纸质档案管理，会计档案有的一个月后才装订成册。堆积如山的原始发票凭证，随时有弄混淆、丢失的风险。每月在打印凭证及装订上都要耗去大量的人力物力，查账时需要先在财务软件系统中按年份查找到所需的凭证号，再到档案室调取相关凭证资料并复印，极其不方便，大大影响工作效率。有的中职学校只重视会计业务，轻视会计档案管理，没有专职的会计档案管理人员，未进行过会计档案知识方面的培训。学校档案室里只存放有会计的纸质档案，信息化形成的电子会计资料档案未归档管理，只由会计人员自行保管。有的档案室管理只是物存放在档案室，查询调阅时没有严格的登记手续。档案室的硬件设施也未能跟上，相关防虫害、防潮、防火、防盗措施不全。（2）在中职学校逐渐实现校园信息化建设的情况下，学校的有关学生学籍管理、教育教学资源等信息已基本上实现网络化管理，学校有关人员都可依据各自的权限在办公网络上实时取得资料并实现共享。但会计档案信息却依然停滞不前，仅局限在财务科，其他科室人员需要会计资料必须通过财务科查询了解。财务人员有时要重复提供相关资料，至使腾不出时间和精力去做更多有价值的工作，从而制约了学校信息化建设的发展。（3）电子原始凭证数据采集和转换无法完成，现有的会计软件无法对银行电子回单、电子缴税单等各种电子原始凭证直接进行采集转换，割断了会计信息与原始业务数据之间的联系。
2.2会计档案信息数据安全存在问题
在传统的会计档案保管中，经济业务都记录在纸张上，所有的数据资料都是在会计凭证后附有原始发票及单据。装订成册后并加盖签章。纸质原件数据资料如果被修改就会留下痕迹。因此保留下来的会计档案数据非法修改得到制止。但会计信息化条件下，存储在计算机中的数据很容易被修改，甚至能不留下任何痕迹，对会计信息档案复制窃取也更加容易且不易发现。若计算机硬盘突然损坏数据未备份也将很难得以恢复。随着现代信息技术的发展应用，计算机病毒感染、黑客入侵、间谍软件等攻击也对会计信息化档案的安全造成威胁，数据的损失也将无法估量。
2.3会计档案管理人员素质有待提高
会计档案为会计工作的重要环节，对于具体管理人员的专业性、技术性都有着十分严格的要求。长期以来，各中职学校只重视会计业务方面的继续教育而忽视了与档案管理、信息化建设相关联的学习，使得会计人员专业水平素质参差不齐，特别是精通现代信息化技术、又懂得与会计档案信息化发展需求相结合利用使用的人才更是短缺。
3改进中职学校会计档案信息化管理的思考
《福建省中等职业教育信息化建设推进计划（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等职业学校基本建成资源数字化、学习网络化、办公自动化、管理智能化和智慧型数字校园，中等职业教育信息化资源共建共享机制和高效的业务管理机制基本形成，现代信息技术与中等职业教育教学和管理深度融合，中等职业教育领域信息化应用整体水平进入全国先进行列。随着“互联网+”、云计算、大数据等信息技术的发展，会计档案也不例外。这也意味着会计档案信息化管理是社会发展的需要，将成为中职学校发展的必然要求。
3.1改善会计档案管理设备设施，实现会计档案信息化
在国家政策的支持下，各中职学校都不同程度开展了信息化建设，如福建省侨兴轻工学校就已基本上实现了校园网络化的管理模式，学校通过oa办公系统实现了会计的日常管理工作，如年度各科室预算安排、临时用款计划编制审批、出差申请、费用支出报销、借款单、差旅费报销等流程。流程报销时都附有上传的原始发票单据扫描件实行网络现场办公。会计人员和各分管领导可实时对流程进行审核及查询。在此基础上，会计在录入记账凭证时，在摘要中写明该交易流水号，这样就初步实现了电脑查询原始凭证的功能。在“互联网+”时代，新信息技术出现日渐普及，随着越来越多电子原始凭证的出现，应尝试建立起原始凭证交换平台，通过配备相适应的现代化档案管理设备设施及对网络办公软件升级开发，促使网络办公系统与财务软件系统相链接，通过网管接口进行常规经济业务的处理，驱动会计记账自动读取资料，完成常规经济业务的输入。在财务软件系统中的记账凭证编制模块下嵌入原始凭证扫描上传功能，就可在财务软件中实现会计档案信息实时调阅的功能。同时在学校网络办公系统下建立起相适应的会计档案信息查询功能模块，对财务软件中的数据进行链接，构建起会计电子档案明细账，实现会计档案信息化管理。在网络办公系统中可设置权限方便各科室相关人员直接进行业务需要查询，做到个性调用，积极为教育教学、评估、审计等方面提供会计数据分析资料、规划决策，以提高会计档案的利用率，满足不同利用者的需求，实现一定权限下的资源共享，提高会计档案的资源利用率。
3.2加强保障会计档案信息化系统的安全性
实现会计档案信息化管理后，重点要解决会计档案安全保密措施。为防止数据被篡改及泄密，要建立完善的内部控制制度、电子档案信息安全保障体系，严格权限分级、加强操作系统权限授权管理、密码与口令卡控制、做好数据存储备份，对传输、存档的会计信息化档案进行一定的加密措施。作为存放和处理会计信息化数据的计算机及服务器要有专人管理，除维护外，禁止外人操作财务用电脑。建立起网络安全制度体系，注意数据库的加密技术、加强网络入侵防御系统、硬件设施的安全防范，防止非法入侵。会计档案管理人员及时对档案进行归档整理、储存备份。建立起会计电子资料备份管理制度，确保会计档案资料的安全、完整和财务软件系统的持续、稳定运行。在此基础上，也要做好纸质档案的存档工作。
3.3培养会计档案信息化管理人才
开展会计档案信息化管理，人才是关键。会计档案信息化管理对会计档案管理人员提出了更高的要求，需要一批懂会计、有档案管理学知识及计算机网络技术，又精通计算机操作技能的综合型人才。为了提升中职学校会计档案管理水平，可以通过各种途径加强对初、中、高级会计档案管理人员的培训，增加档案现代化、信息化等理论知识与技能，以提高其综合业务能力。同时要求会计档案管理人员在工作中要与时俱进，把所学的新知识应用于工作中，有创新精神地参与工作，不断提高会计档案信息化管理工作效率和工作质量。中职学校实施会计档案信息化管理后，可以大大提高会计档案的利用率，通过数据网络平台实现各个科室之间信息资源共享，提高会计档案管理质量，为学校管理者进行决策提供必要的参考。
参考文献
[1]吴芝红.浅析中职学校会计信息化建设[J].中国电子商务,2014,(18).
[2]高娟.浅谈高校会计凭证档案信息化管理[J].电子测试,2013,(16).
[3]何艳.高校会计档案管理信息化探析[J].商情,2014,(3).
财务档案室要求篇8
一、档案管理规范化，为通过质量认证奠定基础
（一）领导重视，强化培训
财政工作涉及机关工作的方方面面，财政机关档案对全区整体工作的有序开展有着不可估量的作用，我局党组深刻认识到财政机关档案的重要性和严肃性，时刻注意加强对财政机关档案的保存和管理。把档案工作纳入了全局的岗位目标责任考核，做到责任明确，严格奖惩。将档案管理作为一项常规性工作常抓不懈，成立了档案管理工作领导小组，在办公条件十分紧张的情况下，挤出㎡建立了综合档案室，配备了专职档案人员，先后投入资金万余元购置了档案橱、除湿机、扫描仪等档案设施。
档案管理人员素质的高低，直接影响到档案工作的好坏，因此我局十分注重对档案人员的培训。除积极参加区档案局组织的业务培训，还多次组织各科室兼职档案人员到先进单位学习经验，相互交流，使档案人员业务水平和工作技能有了进一步提高。
（二）理顺体系，提高效率
档案资源整合的数量和质量是满足利用需求的物质基础，只有加大档案资料的收集力度，有效整合档案资源，才能进一步拓宽服务面，提高工作效率。按照省级档案规范化标准，进一步明确了档案分管领导、综合档案员及各部门兼职档案人员的职责，理顺了内部关系，完善了各个过程、环节之间的接口，并严格按照质量体系文件规定履行职责。消除了过去各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。在质量体系运行以后，我们从档案形成的起点抓起，从事件、工作的初始阶段进行全程跟踪，及时提醒兼职档案人员对资料的收集和整理，加大了收集的广度和深度。在此基础上，充分发挥局域网的优势，实现了文书档案的迅速查阅和快速传递，为各业务科室开展工作大大节约了时间，提高了办事效率。
三健全制度，强化管理
建立健全了各项档案管理制度，使档案工作得以有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，进一步细化、明确了全局档案管理的各项要求，编制了《公文管理作业指导书》、《文书档案管理作业指导书》等一系列指导性文件，对文件材料从制作、接收、传递、办理到归档、整理都进行了明确的规范。坚持档案工作统一指导原则，即统一管理，统一标准，统一制度，在质量认证工作中，发挥了重要的作用。
二、档案管理标准化，有效地促进了机关文化建设
首先，结合机关文化建设的推进，为全力打造“财兴政通”服务品牌，我局以加强档案管理为突破口，从大处着眼，从小处入手，于细微之处见功夫，对全局人员进行相关业务培训，详细绘制库房布局图，编制档案存放标准，对每一个库房、每一个档案橱、每一份档案的摆放，都进行了规范，并将这一标准广泛应用到每一个科室，严格要求，定期检查。经过长期的努力，随便乱丢，到处乱放的现象明显减少，全局档案管理达到了“一条线、一个面”的目标，机关整体工作环境有了较大的改观，文明、规范、积极向上的机关面貌悄然形成。
二是针对财政工作的特殊性，明确了业务档案归档范围，将建局以来各科室形成的业务档案实行集中统一管理。目前，全区个单位的会计工作纳入了会计核算中心统一管理，形成了大量的会计报表、账簿和凭证，为保管好这些最原始的，最基础的历史记录，我局档案人员刻苦钻研档案业务知识，采取定期召开会议、邀请区档案局业务人员讲解标准等方式，加强对兼职档案人员的培训，指导会计核算中心建立了规范的会计档案。目前我局综合档案室共有个类别，卷、件档案。与此同时档案管理的体系化和制度化又加强了对质量管理体系形成记录的管理，有效地促进了质量管理体系的持续改进。
三、借助网络管理平台，实现室藏档案数字化
（一）高标准完成某年的文书、照片、实物档案整理工作
根据区档案局的工作部署及《青岛市〈归档文件整理规则〉实施细则》的要求，保质保量完成了建局以来形成的所有文书、实物、照片档案的目录录入、原文扫描及数据刻录工作，建成了目前全区信息量最多、功能最完善的室藏档案目录、原文数据中心，一次性的通过了区档案局的检查验收，率先成为全区个室藏档案数字化试点单位之一。
（二）建立完善电子文件归档查阅系统
为配合我区档案信息化工作的开展，提升档案管理水平，我局建立完善了一整套电子档案归档、查阅系统。一是利用易初档案管理软件，将年以来形成的文书、照片、实物等余卷（件）档案全部进行扫描录入微机，方便了查询，提高了工作效率。二是建立电子收、发文件登记簿。每天及时地将外单位的来文登记及本单位所发文件登记入档，实现各科室的即时查阅，大大减轻了工作量和工作压力。三是借助局域网的优势，及时在网上公开部分政策性、时效性的文件，重要事件实行网上催办，既节约了办公纸张，又加快了公文的传阅速度，为办事效率的提高提供了坚实的后盾。
（三）加强内部管理，提高档案利用效率
根据档案管理标准，科学统一进行文件查阅工作，真正做到“有支持性文件来规范、有记录文件来印证、有现场签字来确认”。由于档案管理人员重视理论学习，关注区、局中心工作，检索工具应用自如，使得档案服务的查阅管理运转顺畅。此外档案管理软件的引入提高了档案的查准率、查全率，目前我局档案管理软件文件级条目总数达到条。
财务档案室要求篇9
1明确责任，始终把档案管理工作摆在重要位置
为切实加强档案管理工作，该局从三个方面入手，强化档案管理工作的主体意识和责任意识。
一是强化领导到位。将档案管理工作始终摆在全局工作的突出位置，纳入每年整体工作计划，与各项业务工作同部署、同推进、同考核。同时，为加强档案的管理与利用，专门成立了以分管局长为组长档案管理领导小组，相关科室负责人、岗位业务人员组成档案网络体系，对全局形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、统一管理、统一制度，层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。领导小组经常调度，及时了解解决工作中出现的困难和问题，并在人、财、物上向档案工作倾斜，为档案管理工作全面上水平、上台阶打下良好基础。
二是责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，实行主管领导、政工科长、档案管理人员三级责任连带责任制，并与年终考核挂钩，层层签订目标责任书，明确工作目标，落实领导责任，形成了分管领导负总责、政工科长日常抓、专职档案员具体抓，一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。
三是人员配备到位。政工科配备了一名兼职档案员，负责全局档案工作管理，在各科室确定了3名责任心强、热爱档案工作的兼职档案员，具体负责本科室档案的收集、整理和归档工作，形成了以局档案室为主、各科室齐抓共管的档案管理工作网络。
2加强建设，全面提高档案管理工作的软硬件水平
该局严格按照档案管理标准，切实加强制度建设、基础设施建设、档案管理队伍建设，全面提升档案管理工作的软硬件水平。
一是加强制度建设。严格按照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《山东省档案管理条例》等法律、法规，建立完善了以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计为主要内容的《乳山市机关事务管理局档案管理规定》、《乳山市机关事务管理局档案分类大纲》及其它9种规章制度，并把各项档案管理制度上墙公布，使档案管理工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。
二是加强基础设施建设。根据档案室建设规模的要求，累计投资10多万元，建立了两个专门的档案室，设置面积50多平方米，配备铁皮档案柜36个，安装豪华型移动密集架4组、防磁柜1台、温湿度计1个、电脑2台、复印机1台、打印机1台、碎纸机1台，扫描仪1台等，极大限度地改善了档案保管条件，为档案管理提供了良好的设施保障。安装了窗帘、防盗门，防盗窗、灭火器等设施，保证了档案的安全，严格达到“十防”要求，为档案管理上档次、上水平创造了扎实的物质条件。
三是加强档案管理队伍建设。该局高度重视加强档案管理人员的培训，提高档案人员的业务素质。一方面，每年都组织档案人员参加市档案局组织的档案知识培训及文书档案归档培训，累计培训人员20多人次；另一方面，每季度举办一次内部档案业务知识培训班，组织人员认真学习《档案法》、《档案管理规范》及档案利用等方面热荩提高档案业务素质，能够利用政府系统办公系统软件，接收上级来文、内部公文制发，以及文书档案的归档、存放、查阅等，使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用。
3突出重点，充分发挥好档案管理工作的作用
在档案利用上，该局突出重点，积极发挥档案管理工作的作用，为机关事务各项工作的开展提供保障和依据。
一是突出规范整理。按照《文件材料归档范围及要求》，档案管理人员专门对文书、会计、基建、财务、声像等各门类档案进行了持续的完善补充和规范整理，从材料的形成、收集，到编排、装订、归档等各个环节上严格把关，保证了归档案卷的质量。截止目前，归档文书档案30卷462件，财务档案2639册、基建房产档案3564卷7635件，公车档案86卷1118件，人事档案259卷357件，其它档案89卷（件）。对所有档案都做到了档案目录符合规则，保管期限划分准确，排列编号规范。编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记。建立了档案统计台帐和档案基础数据库，检索工具编制配套，能保证查找档案资料快捷、准确。
财务档案室要求篇10
[关键词]信息化视角；乡镇财政；档案管理；研究
一、加大档案信息化设备的投入
加大档案管理工作力度，从强化档案管理责任入手，按照档案标准整理归类，进一步促进财政档案管理的规范化、制度化。拨专款添置档案柜，配置电脑、扫瞄仪、空调、温度计等专用设备，定期更新和录入档案管理系统信息，确保档案质量的完整性和完好性。聘请档案管理专家为财政档案人员进行培训，组织人员到外地档案管理先进地区进行学习；扩大档案整理范围。加大工作奖惩力度。一是强化工作责任。将规范档案管理作为推进财政档案科学化精细化管理、创建财政档案规范化的一项重要内容，并要求财政明确专人管理档案，做到相关档案资料收集及时、整理有序。二是强化业务培训。采取培训、观摩、邀请专家讲课等方式，学习档案管理知识，指导财政档案管理人员如何收集整理档案；开展后续教育，通过不间断学习，及时更新档案专管员业务知识，提高档案管理技能。三是强化类型划分。制定财政档案管理手册，将档案划分为文书、会计、业务、荣誉实物、声像电子、图书资料六类，同时，按照档案管理规定并结合工作实际，分别确定档案保管不同期限。四是强化日常归档。规定档案专管员工作职责，要求在规定时间内对档案资料进行分类、立卷、归档，并做到组卷合理、卷文规范、外观统一。
二、加强档案信息化管理的领导、组织实施
平时指定专人负责档案计算机的使用和管理，按要求设定开机密码，不与互联网连接，确保计算机的安全，有力地促进档案工作的深入发展。严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度。切实把会计档案工作列入年度工作任务，积极推动档案工作的科学有序开展。加强财政档案管理规范工作，促进电子档案的开发利用。对于整理的所有档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享。逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库，查询档案可不进库房，不翻阅纸质材料，实现电脑查阅及打印技术。
三、加强档案业务培训和信息保密制度教育
不断提高财政档案工作人员的责任意识和业务水平，扎实做好档案建设和管理工作，注意档案保管和保密细则及要求，加强库房管理、认真做好人事档案移交手续和档案鉴定销毁工作。立足档案管理规范化、制度化、现代化、科学化建设，不断强化管理、规范操作，着力提高档案管理的水平和质量。利用业务学习和会议等形式，组织工作人员学习《档案法》等法律法规。添置、改造和完善硬件设施，改善档案管理条件，做到档案室与工作人员办公室分开，保证档案保存质量。组织专职人员对文书档案、会计档案、实物档案进行全面整理、科学分类、规范归档，做到内容详实、信息真实、便于查阅。并制定了《档案管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度，明确档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作有章可循。为切实加强对档案工作的组织领导，设立综合档案室，所内全体同志各自在搞好本身业务工作的同时，都能主动整理收集、移交好资料；为了落实责任，将档案管理工作纳入到工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核、一起奖惩。定期召开档案工作碰头会，了解档案工作情况，给档案工作以必要的人力、财力和物力保障，从而为财政档案整理工作的顺利开展打下了坚实的基础。
四、财政档案信息服务工作创新
1.尝试开展多样化的有偿服务。财政档案部门可以以适当的方式证明自身的经济价值。例如财政档案部门在为企业管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理，以引起合理的有效的关注。另外，档案部门拥有一些相当不错的设施和技术，如复制、修裱技术、图文的绘制、晒制整理装订等，完全可以将这部分服务市场化，为档案部门自身建设提供良好的经济基础。
2.开创新的工作方法。财政档案部门要开拓新思路，改变只出不进的观念，利用财政档案的凭证价值和信息价值为本地区谋取福利。
3.构建全方位的档案资源。开展档案、文件资源网上采集、网上管理、网上查询服务，加强财政档案信息化规划、管理，整合档案及现行文件信息资源，统一标准、统一平台，构建档案、文件分布式资源交换中心和资源查询中心，实现档案资源数据的无缝集成。在财政档案业务流程方面，按照国家有关标准，对档案资源整理采用网上在线信息流工作机制，实现档案信息全程直通处理。
4.开展多部门联动的主动服务。将财政档案中一些政策性、法规性、公益性、服务性等与群众关系密切的档案资料、现行文件进行复制，整理成宣传材料，深入到乡村集市、社区街道，免费赠送群众，向群众宣传有关政策和法律法规，充分发挥档案的信息功能，使群众能直接感受到档案给他们带来的实惠，拉近档案部门与民众的距离。
五、总结
以上从多个角度探索了档案信息服务工作创新的多种形式，以求进一步拓宽工作思路，使财政档案信息服务焕发新的活力与生机，其实效还有待实践推动和检验。21世纪是发展与变革互相促进的世纪，伴随着我国经济、政治、科技、文化等众多领域的体制改革，财政档案信息服务也亟待进行体制创新，服务创新，工作创新。唯有不断的更新观念，加强探索和实践才能在档案服务工作中为社会、为人民创造新价值，使财政档案工作能与时俱进，不断推向深入。
参考文献：