高校学校档案管理办法篇1
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
高校学校档案管理办法篇2
关键词高校档案管理方法
教育部与国家档案局于2008年8月20日联合了《高等学校档案管理办法》，希望以此全面加强高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设及档案信息化建设，促进全国高校档案事业科学发展，提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平，在继承的基础上不断改革创新，更好地服务学校和社会。那么如何贯彻落实《高等学校管理办法》，可从如下方面着手。
（一）将高校档案工作纳入法制化管理轨道，加大“依法治档”力度。
“依法治档是高校档案管理现代化的重要内容。”①因此要增加《办法》的宣传学习力度，切实树立依法治档、管档的意识，把档案管理纳入依法治校的轨道，对高校档案归档部门加大日常执法检查与规范管理，可以做到如下几方面：
一是主管部门要加强对高校档案工作的行政执法工作，加强日常监督、检查工作，检点，细化检查标准，建立档案行政执法工作责任制；要加大对档案违法行为的监控力度，严肃查处档案违法案件，及时处罚违法行为，推进档案工作走上规范化、法制化轨道。
二是档案工作部门根据可该校实际情况，制定相关的法律文件，加强制度建设。为了保证《办法》更为全面地为高校档案管理各个环节活动服务，全面指导档案工作，各个高校可以从本单位实际情况出发，认真调研，制定配备《办法》实施的规章制度，为高校档案工作顺利开展奠定法律基础。
三是档案工作人员加强依法治档的理念，普及法律意识。此外，还应当在师生中广泛宣传，加强档案素质教育，提高高校师生的档案意识。高校是社会中文化水平最高、知识分子最集中的社会组织，提高高校成员的档案意识，进而促进社会档案意识水平的整体提高，也是高校档案机构的重要工作。
（二）优化档案管理模式，加快档案信息化建设步伐
档案管理模式一定程度上决定了档案工作组织领导体系的构建和条件保障的落实。为深入理解《办法》的实质和内涵，贯彻落实办法精神，必须优化档案管理模式，通过深入调查研究，认真规划和制定档案管理模式改革实施方案，改革档案管理模式，把分散性的档案集中统一进行管理，把过去封闭式的管理模式变为开放式的管理模式，有利于社会的发展，有利于档案的管理，有利于发挥档案资源的最大效益。
“随着信息社会的到来，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是高校档案工作发展的必然趋势。”②目前我国高校档案信息化进程相对滞后，致使高校档案管理工作难以获得较大进步，因此，高校需要亟待加强的管理工作是进一步加快高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，通过要加强领导、提高对档案信息化建设的认识，同时争取资金投入，配备相应的计算机网络平台和基础设备，引进计算机技术专业人才，抓住《办法》颁布实施的契机，逐步构建起各个高校档案信息交流平台，促进高校档案信息资源的共享，加大信息化建设步伐。
（三）创新服务理念，更新服务手段
要努力采用现代化手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新的水平。
一是转变服务理念、拓宽服务领域、创新服务形式来提升档案工作服务层次和服务水平。档案是历史的真实记录，是历史和文化的积淀和延伸。这就要求我们自觉增强档案意识，努力盘活档案资源，实现档案资源共享，加强文档一体化建设，拓宽档案利用渠道，使利用者可以享受到优质、便捷的信息服务。二是提高档案利用和档案服务能力。应做到以下几点：一是全校各个部门档案人员要努力钻研业务，提高工作能力。二是要注重工作实践经验的积累。三是积极开拓创新，在发扬优良传统的同时，紧跟社会的发展需求，不断变革档案工作职能和方法，积极探索新的切入点、结合点，充分发挥自身功能。
三是进一步完善档案业务制度，规范服务行为和切实制定档案室的档案服务办法；同时也要对管理制度引起重视，加强管理，落实责任追究制度，严格监督档案工作人员的服务行为，日常工作中大力加强公民道德建设，增强其服务意识，保证服务质量。
（四）提升服务学校和社会的能力和水平
要提升高校档案服务学校的能力，一是重视高校档案在学校中的地位，意识到高校档案是促进学校发展p社会进步的重要工具，重视高校档案对领导决策p职能建设具有指导意义。二是可以办出特色，以云南大学档案馆为例，该校保存有较为丰富的名人档案，可以以名人档案作为宣传口号，加深社会影响力，发挥育人功能，并以此为契机，增强社会各界档案意识。
同志在党的十六大报告中指出：“发展各类文化事业和文化产业都要贯彻发展先进文化的需求，始终把社会效益放在首位”，为增强高校档案的社会服务功能，实现满足人民日益增长的精神文化需要的愿望，作为档案文化产业建设的主体，高校档案机构可以并依托一定的高效优质的智力和劳动力成果来提供服务和信息产品来增强服务社会的功能，一是高校档案馆以可公开的馆藏档案信息资源为基础，积极开发各种形式和内容的档案文化产品，如“编史修志”，出版档案出版物，以及依据丰富的档案材料创作影视剧本，加工制作具有档案文化社会意义的纪念品和珍藏品等；二是发挥高校档案馆的技术优势，发展档案专业技术服务业来满足社会需求，包括日常用品生产业如传统档案装具和包装材料加工，同时也有各类档案保护技术设备制造，档案软件开发，档案信息网络建设等方面，在实际工作中灵活地运用《办法》的指示和政策，为高校各项职能活动服务。
各个高校在档案工作中要进一步贯彻落实《办法》的实质和精神，在制度建设和提升队伍素质方面要不断改进服务方式，增强服务学校和社会的能力与水平，促进高校各项工作科学发展和加强自身建设，提升服务学校和社会的能力及水平。
注释：
①任宁.浅谈依法治档与高校档案管理现代化[J].2002，03：148-150.
高校学校档案管理办法篇3
关键词：高等学校；大档案；管理模式
高校大档案管理，是指将高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，集中统一地由高校档案机构保管的一种管理模式。高校实行大档案管理模式的意义在于，可以确保统一制度、统一规范、统一管理，维护档案的安全与完整，充分发挥档案的价值和作用，有利于档案信息化建设、开展校史研究和教育、理顺和完善高校内部管理环节，加快现代大学制度建设的步伐。
高校“大档案”理念的正式提出，是在《高等学校档案管理办法》27号令（以下简称《办法》）颁布后。2008年8月教育部办公厅主任牟阳春，以“学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展”为题，对《办法》进行了解读。在解读《办法》的特色及现实意义时强调了高校档案资源建设的“大档案”理念。《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这对于高校档案信息资源的全面和完整，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。[1]
1北京普高院校档案管理模式现状
依据教育部2012年4月的北京普通本科院校名单，笔者对57所北京普通本科高校进行了调研，通过走访考察、电话咨询和网站查询等方式，了解到有8所高校实行了大档案管理模式，并对这8所学校档案管理体制、机构设置、管理方式以及存在的问题进行了研究，基本情况见表1。
表1北京57所普高院校档案机构基本情况
1.1领导体制。通过调研，8所高校的档案机构领导体制大致分为以下三种：第一种是校长领导下的独立（正、副处级）单位，如清华大学档案馆、北京航空航天大学档案馆；第二种是挂靠党政（校办）下的（正、副处级）单位，如中国农业大学档案馆、北京科技大学档案馆；第三种是档案工作委员会下的执行机构和职能部门（正、副处级）单位，如中国人民大学档案馆。
1.2管理体制。8所实行了大档案管理模式的高校，其管理体制均按照《办法》规定，校长主管学校档案工作，分管档案工作的校领导协助校长工作。馆内均设有馆长和副馆长1名～2名。工作人员在10名～20名。学校各部门均设有档案管理员负责本部门的档案工作，部门领导为本部门的档案工作负责人。
1.3机构设置和管理方式。通过对8所实行大档案管理模式学校的调研发现，各高校的机构设置不同，管理方式也不同。主要有三种情况：一种是按专业设置的“条”管理方式，即在馆内设置文书档案室（科）、科技档案室（科）、人事档案室（科）等，各科室从指导—接收—整理—装订—排架入库—统计—鉴定—保管—提供利用，实行“一条龙”服务，另设技术（或信息）室、编研室。另一种是按职能设置的“块”管理方式，即在馆内设置保管利用室（科）、接收指导室（科）、信息化建设室（科）、编研室（科）等，档案工作人员按自身的职责工作。还有一种是在馆内设置综合档案室和人事档案室（或学生档案室）。综合档案室负责十大类的综合档案，室内设各专业岗；人事档案室负责教工干部档案和学生档案。
2影响高校实行大档案管理的因素
2.1领导体制和管理体制。高校档案领导体制分三种类型，即独立型、隶属型和综合型。[2]独立型是指档案管理独立运行的体制。通过建立独立运行的综合性档案机构，实行学校档案集中统一管理的模式。调研中，8所实行大档案管理的学校基本属于独立型，这些学校办学历史长、规模大、层次高，实行大档案管理是档案工作发展到一定程度的产物。独立型参与学校管理的程度相对较高。隶属型是将档案与文秘或行政管理融合的运行体制，档案工作大多是隶属于党（校）办公室。由于档案工作的专业化很强，使得在该种体制下，党（校）办领导对档案工作的管理较弱，限制了档案工作的发展。个别高校，档案工作没有建制，仅仅在党（校）办公室下设一个档案岗且兼任多职，无法有效发挥档案的管理与服务职责。调研中有25所高校属于隶属型，其中相当一部分学校无论从办学历史、规模、层次上都不逊于8所实行大档案管理的学校。之所以没有建成独立型，主要原因是没有树立大档案管理观念。隶属型参与学校管理的程度相对较弱。综合型是把档案纳入图书、资料管理，以期实现档案、图书、资料管理一体化的目的。国外高校大多实行该种体制。调研中有2所高校属于综合型。笔者认为，国外高校档案工作是在一套严密性、完整性、标准性极高的办学体系中运行的，各环节畅通，管理性工作量较少，同时信息化、数字化程度高，开放性强，利用者可以自行进行查询已开放档案，档案人员的服务重点是信息资源的开发。档案工作性质与图书馆性质基本相同，合并管理具有相互促进的作用。而我国高校内部运行体系紊乱，各自为政，缺乏沟通，信息化、数字化程度不高，除了建立档案馆的高校，大多数档案室都是学校的内部机构，不对外开放。即使设档案馆的高校开放性也不强，档案工作者兼有管理和服务双重职责，工作内容庞杂，强度大，没有更多的时间对档案信息资源进行开发，造成档案信息资源不能得到充分的利用。将档案与图书、资料合并管理只是一种形式，没有任何相互促进的作用与联系。故我国高校档案工作不适应综合型的体制，综合型往往限制了档案工作的发展。
2.2机构设置。大档案管理就是学校全部档案的集中统一管理。27号令颁布后，各高校讨论较多的就是学生档案、教工干部档案纳入高校档案馆是否合理的问题。笔者认为，《办法》之所以没有提出高校档案机构是“永久”保存和提供利用学校档案的专门机构，正是由于新加入的学生类档案属于临时性档案，档随人走，不属于学校永久保管的范畴；教工干部档案虽然也具有流动性，但相对稳定，并未列入《办法》的规定范围。据调研，《办法》颁布后，部分高校积极行动起来，在档案馆下设立人事档案室，将教工干部档案与学生档案一并按照《干部档案工作条例》进行管理，实现了真正意义上的大档案管理，而更多的学校则持观望的态度。
3实现高校大档案管理模式的思路
3.1树立“大档案”观念。观念是人们在实践当中形成的各种认识的集合体，人们会根据自身形成的观念进行各种活动。观念具有主观性、实践性、历史性、发展性等特点，形成正确的观念有利于做正确的事情。2010年12月14日，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中明确提出，“十二五”期间要重点做好的第一件主要工作就是树立“大档案”的观念。[3]作为国家档案工作的组成部分，高校档案工作也应将树立大档案观念作为“十二五”期间的重点工作。
3.2建立适合高校大档案管理模式的领导体制和管理体制。对于符合《办法》设立档案馆条件的学校，应设置独立建制的档案馆，实行大档案管理，并成立档案工作委员会。档案工作委员会是由校领导和职能部门主管档案工作的领导以及档案机构负责人组成，档案机构作为委员会的执行机构和职能机构；各归档部门设立档案管理员负责本部门的档案工作；部门主管档案工作的领导对本部门的档案工作进行监督和检查，学校上下形成一个大的档案工作网络，保证各环节紧密配合，确保学校工作的顺利进行，实现档案信息资源的整合。由于档案馆的服务职能较强，管理职能相对较弱，档案工作委员会正可强化档案馆的管理职能，确保学校档案事业的发展。
对于办学历史短、规模较小、档案数量少的高校，更应从长远考虑，树立大档案观念，建议将档案机构设置为学校的直属机构，在校领导的直接领导下，加快档案工作建设与发展的步伐，为学校的中心工作和长远发展服务。
3.3确保档案工作纳入学校的总体规划。学校档案是随着学校的发展而建立起来的，档案工作是学校的基础性工作。只有将档案工作纳入学校的总体发展规划中，加强人、财、物等资源的配置，实行大档案管理，才能满足学校长远目标的需要。因此，应制定学校档案工作五年规划，作为学校五年规划的分规划，学校档案工作委员会应对规划的执行情况进行中期检查，以保证学校总目标的实现。
3.4合理设置机构和采取科学有效的管理方式。好的管理模式应具有极强的适应性，因此，研究高校大档案管理模式，除了研究它的体制、机构设置、职责权限外，还需加强档案部门内部管理方式的研究，以减少由于体制等原因给档案工作带来的影响。
按照专业设置机构的“条”管理方式，适合于档案数量相对较少的高校，优势是由于只负责一类档案，档案人员对该类档案业务熟练，程序清楚。缺点是一旦该岗档案人员离岗，其他人不能立即适应该类管理。按照职能设置机构的“块”管理方式，适合于档案数量较大的学校，其优势是科室内人员对本科室的工作均熟悉，一旦该岗档案人员离岗，不会受到很大的影响。但随着档案数量的增加，应相应改变管理方式以适应发展的需要。至于在档案机构内设人事档案室的管理方式，其优点在于：档案部门属于专业技术岗，人员稳定，业务能力强，并具有良好的保管条件，同时档案部门具有档案编研的职责，有利于人事档案的编研、开发与利用，更能体现以人为本的档案工作思想。缺点是：人事档案纳入高校档案部门管理后，工作量成倍增加，部分学校人员编制没有随之增加，或增加得很少，造成档案机构超负荷运转，苦不堪言。笔者认为，若将人事档案移交档案机构，必须相应增加专业人员。
3.5强化管理职能与完善服务职能
3.5.1强化管理职能。建立健全档案管理制度，保证全校档案工作的正常进行；加强对全校档案管理员的业务培训和收集工作的前端控制，确保档案实体的安全与完整；利用档案开办展览，举办档案法律、业务知识竞赛，与院系、团委等有关部门加强联系，使档案部门成为学生的实习基地和了解学校历史的爱国、爱校教育基地。不断提高全校师生员工的档案意识，使档案工作真正深入到每一名教职工、学生的头脑，真正形成一项全校性、全员性的工作。
3.5.2完善服务职能。在保管好、用好档案的同时，利用信息技术，加强对档案资源的整合以及二次开发利用，确保档案信息安全和实体安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技术，将档案的提供利用服务上升到为编研服务，为教学、管理、科研以及校园文化、校史文化建设服务。
﹡本文系“中华女子学院2011年校级课题”（项目编号：KG11-03013）
参考文献：
[1]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展[n].中国教育报，2008-9-26（2）.
[2]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[m].上海：上海交通大学出版社，2010.
高校学校档案管理办法篇4
一、民办高校档案管理工作的价值意义
在民办高校的发展进程中，档案是学校发展的真实记录，也是一种十分珍贵的信息资源。它真实地记录了学校的发展历程，并且在学校的校园文化建设、内外管理、科学研究、办学特色、人才培养工作评估等方面，发挥着重要的作用。在发展过程中，民办高校在教学设备的投入水平上，无法与公办学校相比，因此在档案工作上，难以对学校档案教学、人才培养建立系统的档案管理。另一方面，学生及其他档案积累的数量也在逐步增加。民办高校作为高等教育的一个组成部分，其档案科学化管理、信息化管理应该及早提上工作日程，要在纸质档案管理和数字化档案管理的基础上，形成系统的管理方法，继而减少档案工作所带来的工作压力，为学校教育教学管理、民办高校发展与建设提供发展基础，对民办高校管理工作确立帮扶作用。
二、民办高校档案管理工作存在的问题
1.管理者对档案管理重要性认识缺失
民办高校本身就在教育师资力量、招收生源质量、教学科研水平等方面，存在着发展弱势。民办高校管理者往往更加重视对生源、师资等方面的投入，却忽略了对学校档案工作的重视。大部分高校管理者认为档案工作就是一项“面子工程”，是可有可无的资料整理。它既没有什么经济效益，也没有什么工作业绩，因此将档案工作的性质变得附属化、淡薄化。比如在一些具体的资料、数据上存在着一定的匮乏，在基层部门的文件资料立卷归档工作中，有的部门领导将档案工作认为是额外负担，所以对积压的档案资料不给予经费充实和关注，导致有的档案资料残缺不全、有的档案文件有批复无请示，所以致使学校的档案工作难以适应学校建设的发展。加之档案管理者的专业程度偏低，规范化管理意识淡薄，造成了对档案管理工作的重要性未能形成共识。
2.档案管理工作流程不够规范
现阶段，一方面，虽然档案管理的内容、服务模式、整理手段在实际的工作中存在着一定的变革。在档案管理人员的实际工作中，他们往往只能运用手工的操作手段，进行资料、文书的整理、归档、完善工作。这一传统化的工作模式，与现代化的办公手段产生了强烈的反差，所以导致档案管理手段较为落后，实施流程不够严谨。另一方面，民办高校档案“归档难”的问题十分突出。对档案管理工作理论层面研究还显得很薄弱。比如，有的民办高校在档案与文本管理过程中，虽然在办学之初就已经制定了相应的管理规章，但在执行上还是不够严谨。有的工作人员在文件管理后，因查阅不便而不愿意提供档案借阅；有的档作人员把档案材料随意摆放、整体秩序较为杂乱；文书归档登记后，没有按工作流程进行统一的登记管理，导致一些档案材料丢失。
3.档案管理人员的专业素养较低
受各项教学资源的制约，从民办高校的角度来说，师资力量不足是一个通病。民办高校在师资力量上，只能吸引刚毕业的年轻教师或是退休之后返聘的教师，使民办高校在科研方面存在着严重的滞后。对于年轻教师而言，他们的教学经验较少、对档案管理工作缺乏实践经营，难以满足高校档案管理工作的发展需求。而离退休教师的思维较为保守，大多以传统的授课形式为主，导致教学档案理论与教学实践形式脱节。很多教师在外兼职，未能够全身心地投入到高校的教学工作中，相应的在档案科研方面，一样呈现出一定的空缺。
4.档案信息工作的利用率较低
伴随着经济的发展，在民办高校办学管理工作中，计算机技术也得到了广泛的推广和应用。很多院校都已经实现了档案信息管理模式。但是，和教学系统、教育软件及其他技术相比，档案管理工作存在着明显的滞后性。在档案的实施检索和档案资源库的建设上，缺少相应的多媒体数据库和全文数据库。档案管理工作在具体的档案查询工作上，工作活力较为缺失，工作效率和服务质量都存在着较大的空白。无论是对于学生还是对于教师来说，当档案工作的智能查阅不足的时候，那么会对档案查询工作形成极大的困扰。
三、提高民办高校档案管理工作实效性的对策
1.完善民办高校的档案管理制度
从民办高校所扮演的角色上看，学校应该充分履行职业教学的发展原则，结合高校自身的办学条件，设定一套科学的档案管理制度。明确档案工作岗位编制及职责，人员配备、软硬件建设最低标准，严格把握档案管理制度的科学化服务，从管理理念上对民办高校的档案工作予以支持与重视。民办高校管理者要协同教育行政主管单位，建立一个健全的档案工作交流考核机制，通过建立《学期档案管理规划》的方法，通过增加档案经费、投入工作人员、增加职能档案查阅设备等手法，使档案管理工作更加规范。当地教育部门要通过健全的考核机制，对档案管理工作的流程、细节进行定期检查考核和评估。促使民办高校的档案工作人员能够具备较强的法律意识和完善的业务能力、通过树立“规范化”、“法制化”的档案工作理念，融合“信息化”和“智能化”的档案工作化水平，使民办高校的档案管理工作的程序更加规范和科学。
2.加强师生双方的档案价值认同
在增强档案管理工作中，必须加强师生双方的档案价值认同，立足于学生、教师两个方面，提高全校师生对科研档案价值的认识。民办高校要改变“重课题、轻科研”的发展局面，改变课题项目在立项时过于重视论文的发展局面。要从档案工作中的科研宣传、课堂研究、、科研成果、推广应用等方面做起，继而使档案工作成为一项集科研、教育、文化、历史为一体的综合性工作，使科研档案能够起到应有的知识传承和使用。要进一步明确全校师生对档案收集的重视程度。结合科研工作中的新思想、新知识，先后制定专业的科研工作交流规划，配备与业务共享相适应的专兼职科研档案管理人员，加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。进一步明确档案收集工作的归档细节。
3.创新对档案资料归纳模块的设定
在民办高校事业的推进过程中，通过创新档案资料归纳模块等形式，能够逐步实现对教学档案的现实作用，增加民办高校档案资料的运用效率。因此，档案管理者要在档案实践工作的过程中，严格院系两级档案管理模式，积极践行归纳、整理、借阅等工作。按照民办高校的办学理念、专业特色和教学类别的调整设置不同的模块，将其分为党群、行政、常规教学管理、科研成果四个板块：第一是党群板块，在材料中由校党委、组织部门、宣传部门、工会部门和团组织部门形成的有价值的图片、视频及文件材料。包括民办高校不同院系之间的党团组织学习、社团活动、生活情况等等。第二是行政板块，具体归类存档资料由民办高校的理事会、人事处、教务处、招生办等方面所形成的工作计划、例会记录、工作大事记等等。第三是常规教学管理板块，具体归类存档资料包括不同院系的专业现况、专业申报材料、教育计划及教师的多媒体课件等教学管理材料。从不同的方面，增进教育档案资料的完善度，尤其是要对于其中所包含的学生档案这一部分，给予较高的关注。要通过对学生的学习成绩、竞赛结果、日常考评、毕业设计等档案信息的收集，确保常规教学管理板块的设计更加合情合理。第四是科研成果板块，主要针对的是在科研管理和科研实践中所形成的各类文件质量，包括院系教师的项目计划、申报立项、检查情况等等，进一步提高民办高校档案管理的工作质量。
4.加强对档案工作人员的业务培训和工作督查
要对民办高校的档案工作人员设立“持证上岗”的标准，结合档案行政部门举办的从业资格培训，给档案工作者颁发合格证。通过系统的培训，进一步提高档案管理员的专业水中。特别是在推进档案信息化管理的过程中，要结合档案工作人员所了解的计算机技术和信息管理技术，通过“远程教育培训”“档案信息制度考核”“民办高校档案管理分析工作会议”，查找档案工作中存在的不足，定期淘汰一些不具备档案管理能力的工作人员。确保通过科学的业务督查，逐步推进高校档案信息化工作的监督质量。相关教育部门要和民办高校管理人员达成共识，将民办高校教学纳入学院可持续发展规划中。要严把质量关，提高民办高校对档案工作的发展认知，强化对民办高校档案工作的监督审查。使档案工作人员的工作能力、发展意识、思维水平得到有效的提高。
5.整合档案资源以促进教学经费运作
为了解决民办高校档案工作中管理经费不足的现象，学校管理者要结合档案工作的建设情况，通过不同的形式，保障民办高校有限的教育经费。形成“优势互补、资源共享”的工作原则，把同一区域内的几所民办高校的档案建设资源进行统一起来，建立一个网络化的档案管理机构。并且借助于网络资源的便利性，形成“联合档案室”。在对档案资源进行管理的过程中，同时对“联合档案室”的举办经费进行公开的筹集，“联合档案室”的活动经费由几个民办学校共同承担。在减轻各单位档案资源压力的同时，进一步缓解经费短缺的问题。除此之外，还可以利用互联网电子信息技术，投入一定的经费，建立“电子档案资源网络数据库”，实行互通的档案管理，构建一体化的数字档案信息系统，增强不同档案部门的相互融合，以促进区域民办高校形成发展合力。
四、总结
高校学校档案管理办法篇5
高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。
1新旧《会计档案管理》办法的对比分析
1.1总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?o备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5提高会计档案管理的信息化程度
高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。
高校学校档案管理办法篇6
关键词：高校，档案工作，档案管理，管理创新
1.前言
中华人民共和国教育部2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责一是贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；二是将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；三是建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；四是研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题[1]”。同时还强调“高校档案工作是高等学校中的一项十分重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。，管理创新。普通高校尚应如此，而作为国家重点建设的示范性高职院校更应在档案管理工作中有所创新，才能真正发挥这方面的示范作用。
2高校档案管理工作创新的主要策略
创新既是民族进步和国家兴旺的动力，也是高职院校发展的支柱。高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来高等职业教育发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。高职院校档案管理工作创新可从以下几方面入手：
2.1学习《高等学校档案管理办法》，创新档案管理工作思路
要通过认真学习《高等学校档案管理办法》，强化创新意识，拓展档案工作创新思路，上至主管档案管理工作的校领导、下至管理工作人员，都要有坚定不移的创新观念，确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径，以保证档案管理创新得以成功。，管理创新。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。
2.2坚持科学发展观，创新档案管理工作模式
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高职院校档案室虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，其职能主要是执行而非决策。，管理创新。随着示范性高职院校管理体制改革的深化，学校领导层已逐步认识到档案管理工作的地位和作用，部分院校在机构改革中，已将档案室从校办或其他部门分离出来，升格为学校的直属机构，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理创新具有重要意义。，管理创新。，管理创新。随着档案工作的技术手段的创新和条件的优化，大大地提高了档案工作效率和服务工作质。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性。因此，学校档案管理工作一定要坚持和实践科学发展观，加强档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，实现高校档案工作的超越，开创高职院校档案事业不断发展的前景。
2.3坚持“以人为本，服务至上”，创新档案管理工作机制
坚持“以人为本，服务至上”，就要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，创新档案管理机制。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案管理工作的良性发展。
2.4运用现代科技手段，开辟档案资源管理新途径
智能化管理系统的出现和广泛运用为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件，积极参与学校办公自动化系统的设计与建设。从认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题入手，进而研究解决文档一体化问题，以告别手工操作运转慢、效率低的状况，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新、由慢变快。
2.5注重人才资源创新，实现学校档案工作的快速发展
从示范性院校的创建到发展，都要注重人才资源创新，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新的良好环境，造就一支素质高、业务精的档案管理专业团队。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。，管理创新。
总之，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，做到人无我有，人有我优，人优我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案事业的持续快速发展。
3结语
高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／t18894-2002)执行。
参考文献
[1]中华人民共和国教育部，《高等学校档案管理办法》[m]，2008.第27号令
[2]夏晴.高校档案的系统管理[m].南京大学出版社,2002
高校学校档案管理办法篇7
[关键词]财会档案管理办法改进措施
一、高校档案
高校档案是高等院校活动的直接记录，是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等教学活动直接的信息资料来源，随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。
高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。高校日常工作有其固有的自然规律，所以形成的档案系统而又完整。学校的教育工作是围绕着培养人才而展开的，从新生入学到毕业，都要经过基础课、专业课、教学实践课、毕业设计及论文答辩和严格的考核，同时还有贯穿始终的思想政治教育，以上内容形成了一套系统而又严密的教育培养程序。档案是由人们在社会实践活动中所形成的文件转化来的，用以传递信息，指导人们的社会实践活动。作为一种知识，它可以满足人们的精神需要，也可以指导人们的社会实践活动，使人们创造出更丰富的物质精神财富。
高校档案是记录和传承学校办学历史的主要载体，是反映一所大学的文化内涵、办学特色不可缺少的部分，反映了全校师生各个不同层面的活动，是时间与空间的汇合，更是学校创造与发展的凝聚。在我国高等教育实现跨越式发展的新形势下，高校档案工作是不可缺少的一部分，要抓住机遇，以创新求发展，充分开发利用档案资源，对传承和培育丰富的大学文化，推动校园文化建设发挥了重要作用。如果没有档案，我们的工作就不可能在传承中发展，在前进中创新。
高校档案中的财会类档案是指财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等材料。
二、高校财会档案的管理办法
财会类档案按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）自2008年9月1日起实施[1]。《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章，共四十三条。在《会计档案管理办法》中规定，各单位形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当有会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时需直接主管人、主管领导以及上级分管领导确认无误后签字。《高等学校财会档案管理工作规范》中规定，高校财会档案必须实行集中统一的管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。[2]根据上述规定，高校的财会档案实行集中统一的管理。《高等学校财会档案管理工作规范》与《会计档案管理办法》[3]中规定的保管期限对照表：
表1-5中，《会计档案管理办法》和《高等学校财会档案管理工作规范》中有关高校财会档案名称已全部列出，而表中只有“决算报表”、“上级有关部门财务会计工作的文件材料”、“涉及外事会计账薄”、“涉及外事会计凭证”和“财会档案移交保管清册”的保管期限为永久是相同的。
三、高校财会档案管理的改进措施
1.财会档案管理人员应具备复合型知识结构
加强人们对财会档案管理工作的重视，一个重要渠道就是充分发挥档案的价值，只有当人们认识到档案有用即有价值，才能提高人们对档案的重视程度，才能加强人们对档案的管理力度。其实这是一件相辅相成的事，意识决定于对价值的认识，反过来价值又增强了人们的意识。[4]由于人们对档案价值认识不够的情况下，管理者应加强对财会档案管理人才的建设，配备一支具备复合型知识结构的档案管理队伍，以开发档案价值为目的，以为决策者提供决策有用的信息为主导，积极开发，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而加强其对档案的重视程度，提高档案的管理力度。
2.配备专人管理，实现财会档案的有效管理
档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。依据法规，考虑实际工作需要，重视档案工作，配备专人管理会计档案，是加强会计档案管理，提高管理质量，发挥档案价值，实现会计档案管理的有效性的根本保证。
3.加强财会部门与档案管理部门的沟通
财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集移交范围及时调整确定具有不可估量的作用。[5]只有沟通，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。
4.财会档案管理工作应根据财会制度体制的调整及时调整
加强档案管理，财会制度体制的调整不能忘了财会档案管理制度的调整，会财档案管理工作应始终作为财会人员职能的一部分。加强财会人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，及具备了充分档案意识档案技能的财会人员，才能有了实行档案管理的基础。同时学校档案管理部门应主动介入，加强同财会部门的合作，进行业务指导与监督。
参考文献：
[1]会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号）[z].
[2]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[z].
[3]孙桂丽.完善财会档案管理工作应采取的措施[J].黑龙江史志.2001(9),27、56.
高校学校档案管理办法篇8
民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法
高校学校档案管理办法篇9
关键词：档案管理人员；工作关系；处理
高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。
1几种工作关系现状分析
虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为：
1.1档案管理人员对二级单位的档案工作指导不力
总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。
1.2档案管理人员工作方式显得较为单一
由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。
1.3档案管理人员之间的交流互动较少
高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。
2关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性
2.1关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量
文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续。保持文件流转的一致性，提高归档文件的质量。
2.2关注和协调好与二级单位的关系，能确保档案门类齐全完整
高校十大类档案大都有相对应的预立卷单位，比如：党群行政对应党办（校办）、教学对应教务处、科学研究对应科研处、基本建设对应基建处、仪器设备对应设备管理处、出版对应杂志社、外事对应外事处、财会对应财务处等，其他二级单位相对十大类档案预立卷单位而言，与档案馆的工作互动显得没那么有规律性。但实际上，像党群类档案，就包含了纪检、组织、工会、党委统战部、团委、党委宣传部等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料；行政则包含了人事、监察审计、武装保卫、总务、图书等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料，也就是说，高校档案所有门类实际上是和校属二级单位都有关系的。为了做好高校档案工作，丰富档案馆藏，筑牢档案工作基础，档案管理人员要学会和二级单位领导和兼职档案员打交道，取得各方面的支持，要依靠有关档案管理规章制度和档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一，确保档案门类的齐全和完整。
高校的档案事业可以说是全校各单位、教职工共同的事业，因此，高校的档案要依靠校属各单位和一代代上至校领导重视关心，下至普通教职员工共同积累而形成。具体可以采取以下措施：（1）加强工作指导。《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）出台后，各省纷纷出台了相关细则，江西省就把高校档案管理部门应具有的行政职能写进了细则条款。档案管理部门要建立档案工作网络，与二级单位的工作联系制度，很好地履行对全校各单位档案工作指导、管理、监督、检查的职能，使档案材料的移交形成良好规律；档案管理人员应加强与二级单位领导和兼职档案员的工作联系，采取上门和电话催交相结合的方式，不厌其烦地做宣传、做工作，给二级单位领导和兼职档案员上紧发条，到了时间就按规定及时移交档案材料；另外，档案管理人员还要经常性到二级单位进行档案工作的指导，把国家、省、市以及学校新的档案工作精神传达到单位的领导和兼职档案员，对工作有困难的单位要耐心地进行讲解指导，传授档案工作方法，一次不行两次，两次不行多次，直到二级单位兼职档案员能很好掌握要领，移交符合规定的档案材料为止。（2）加强业务培训。《办法》中档案机构职能之一是开展学校档案工作人员的业务培训。而这里所指的档案工作人员应包括档案馆专职档案员和二级单位的兼职档案员。因此，高校档案管理部门除应加强对专职档案管理人员的业务培训，还应切实加强对全校兼职档案员的业务培训，尤其是十大类预立卷单位的兼职档案员。可以采取走出去，请进来的办法，请省档案局主管业务的专家领导来校开设讲座，组织兼职档案员参加省档案研究会举办的业务培训班，分期分批前往外省高校参观学习先进管理理念和经验等，有条件的甚至可以出国考察，只要是对推动学校档案工作发展有利的都可以去尝试。（3）加强监督考评。《办法》第14条规定：高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。现在有些高校已逐步尝试建立了对校内二级单位档案工作的年度检查考评制度，对考评情况好的单位进行适当奖励，对不重视档案工作，不认真贯彻落实档案工作的单位予以通报。在此基础上，高校档案馆还可以进一步健全和完善档案工作年度考核与评估机制，细化指标体系，使之更具操作性。
2.3关注和协调好与档案同仁的关系，能有效促进整体工作水平提升
我们这里所指的档案同仁既包括本校档案馆同事，也包括省档案局主管业务部门和外校档案界同仁两层含义。高校的各个部门和岗位只是分工的不同，没有高低贵贱之别，档案管理人员不应妄自菲薄，觉得自己在教辅部门工作，处于从属地位，不被关注和重视，产生自暴自弃的心态，而应加强学习，积极思考，充分认识到高校档案工作的重要性，爱岗敬业；学会以平常心态面对人和事，尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，获得领导和同事的信任，营造和谐的办公环境，注意工作的有效衔接，在领导的指导和同事们的大力支持、协助下，集思广益，做好档案管理工作，实现真正意义的分工不分家，小分工大合作。同时，还应注重加强与上级业务主管部门之间和其他高校档案同仁之间的业务交流，通过交流，及时了解和掌握政策，获取信息，总结经验、特色，查找不足和差距，取长补短，共同推动高校档案工作迈上新台阶。
档案管理人员是高校档案管理工作政策的贯彻者、执行者，档案管理人员的管理水平决定着档案门类的齐全完整，档案材料的保管质量，以及档案利用的效用和评价。因此，档案管理人员一定要有较强的为学校存史的档案使命意识，认真履行职责，提高服务质量。同时，还要关注和协调好与学校发文单位、校属二级单位、档案同仁等几种工作关系，工作中赋予前瞻性、掌握主动性，才能创造性地做好档案管理工作，使自己成为一名优秀的档案管理人员。
参考文献
[1]宋建玲马学强档案员应协调好三种关系.中国档案.2002.9
高校学校档案管理办法篇10
关键词：高校；会计档案；管理；建议和对策
中图分类号：R197.32文献标识码：a文章编号：1671-2064（2017）10-0201-02
高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。
1新旧《会计档案管理》办法的对比分析
1.1总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用o备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5提高会计档案管理的信息化程度
高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。
4结语
高校会计档案管理是高校财务和档案管理部门的重要工作之一，在新《会计档案管理》办法施行的新时期，高校应认识自己在会计档案管理工作中的问题与不足，及时做出相应的调整，科学规范会计档案管理工作，从人员和技术上加大投入，使会计档案管理水平提升到一个新的层次。
参考文献
[1]杨园.规范高等学校会计档案管理对策研究[J].现代营销，2016.
[2]从丹.新时期高校会计档案管理优化研究[J].兰台世界，2016.
[3]蔡盈芳.《会计档案管理办法》修订内容要点解读（之二）[J].中国档案，2016（3）.