建设工程资料管理篇1
摘要：竣工资料管理
自1991年贵州第一条高等级公路――贵阳至黄果树汽车专用公路通车以来，在短短的十几年间，我省建成通车和新建设的高速公路逐年递增，但由于竣工文件的编制工作严重滞后于项目主体工程的进度，有的项目建成通车后往往不能及时进行竣工验收，究期原因，是参建单位普遍存在重施工、轻管理；重外业、轻内业的项目管理“通病”。
一、竣工资料整理现状
（1）工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重外业、轻内业的现象，各施工单位通常在工程完成之后对资料进行集中人力搞突击，这样愈显得资料麻烦。
（2）竣工原始资料在施工过程中出现不准确、不齐全、不规范、管理不善、丢失等问题，给竣工工作带来诸多困难，严重影响竣工资料质量。资料的跟踪收集不及时，竣工资料编制时间长、效率低、质量低、费用高。工程质量验收签证资料不齐全，施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时，又把关不严，造成竣工原始文件遗失。
二、存在问题
工程竣工资料不论是内容上，还是形式上都存在较多问题，常使工程竣工资料无法体现出其应有的作用，造成归档工作无法满足资料移交的要求。这样，不仅严重影响了工程竣工验收工作的顺利进行，也会给以后的工作带来诸多不便。归纳起来，工程竣工资料管理主要存在以下几个方面的问题：
1、重视工程建设施工，忽视竣工资料整理。
在项目管理中，为了保工期，抢进度，往往忽略了技术资料的收集，使得资料工作与工程建设不同步。由于平时不重视资料的收集和整理，造成资料不完整、不准确，造成竣工文件收集不全、签字手续不完备、重要的前期文件丢失或缺少原件，施工过程没有现场记录，表格填写漏项。再有，一些机组人员兼职做资料，忙于其他工作，没有精力收集、整理资料。待施工任务完成，才补资料，找人签字盖章，突击整理资料。这样，最终形成的竣工资料也失真了。
2、机组频繁更换技术人员，工作交接不认真。
在施工过程中，频繁调动人员，经常更换资料管理员，工作交接不严格、不及时，新的资料员没有熟悉工作，造成资料缺失的现象时有发生。机组资料人员忽视资料格式，也造成书写不规范现象的出现。
3、资料整理人员未经相关培训，造成资料质量不高。
由于种种原因，资料管理人员未经相关培训即上岗，往往造成资料质量不高，存在各种问题。如原始资料收集不齐全，复印件未加盖公章；资料填写不规范，内容不完整，记录流于形式，不能反映工程实际情况；施工资料签认手续不全，个别存在代签；分类组卷混乱，不便于查阅。
三、存在的问题原因
上述的主要问题导致施工资料无法全面、详实地反映工程状况，给工程竣工档案编制、工程使用和维护带来极大的困难。分析其产生的根本原因主要有几个个方面：
1、对工程资料管理工作不重视，没有健全的工程资料管理制度或管理制度落实不到位。
2、资料管理人员业务素质低，没有经过专业培训，不具备资料管理水平和相应的能力。
3、领导的资料管理意识薄弱，重施工、轻资料。对资料管理重视程度不够，认为资料管理不重要，只是在工程交工时应付，工程结束集中整理资料。
4、工程管理人员、工程技术人员对档案意识、档案知识的相对缺乏和相关专业素质偏低。
5、机组资料管理人员技术力量薄弱、培训少，这是造成竣工原始资料文件不规范，质量不高的重要因素。
6、建设单位和施工单位管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工资料质量的具体措施，即便有措施，实际运行起来也往往不能够落实。
7、epC在工程资料管理过程中，对资料整理要求反复改动，使施工单位有时无所适从。
8、机组技术员频繁调动，常常造成由不具备基本办公软件操作水平的人员负责竣工资料整理工作。
四、解决问题的措施
1、争取领导重视，把资料管理工作落实为规章制度，安排责任心较强的资料员。
工程竣工资料，代表了企业的业绩，领导必须重视，资料管理工作必须引起大家的关注，才能发挥上下一心的强大合力，把竣工资料工作做好。只有要让领导充分认识到资料工作的重要性，把资料管理工作摆上一定的位置，使一线人员具备较强的责任心.
2、制定完善的规章制度和竣工档案的编制标准，做到工作有章可循。
施工建设项目的工程文件材料量很大，要管理好这些工程文件材料，不仅要有极强的责任心，还要有一套适合于管道施工建设特点的程序和规范，才能保证施工资料的及时性、完整性。因此，我们必须要结合项目特点，编制本项目资料的收集整理规定，让工作有章可循，将施工资料收集齐全、准确，保证工程竣工时，有合格的竣工资料。需要制定资料移交的奖惩制度，这样对参与资料管理的人员形成约束，有利于促进资料整理的主动性。
3、资料收集工作坚持和工程建设同步进行，避免拖沓。
从资料的产生到整理成档案要经过许多环节，任何一个环节的工作有问题，都会直接影响档案形成的质量、完整性、齐全性和准确性。因此，要设立专职资料员，将资料收集工作和施工建设一同纳入程序管理，与工程建设同步进行，从源头开始抓好资料收集工作，确保归档施工资料达到相关要求。
4、加强培训，提高资料管理人员业务水平，严格执行“不可替换人员制度”。
安排竣工资料交底和相关培训，让资料管理人员知道哪些资料需要归档，资料整理有什么要求，同时使其具备熟练地进行收集、整理和归档资料的能力。工程资料的形成来自一线的机组人员，他们必须熟悉相关的规范规定，做好相关的记录，并按资料的归档范围做好档案资料的移交工作。项目资料员要熟悉归档要求及归档范围，项目应安排经验丰富的管理人员做好资料收集整理的指导工作。严格执行“不可替换人员制度”，避免、杜绝因人员频繁流动对竣工资料管理造成不必要的困难。
5、从工程项目开工抓起是做好竣工工作的前提
为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行，项目负责人应将竣工工作纳入工程建设的一部分，从工程开工开始就设立竣工机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责工程项目阶段验收管理工作。即从工程开工之日就严格按照“竣（交）工验收方法”的要求去编排目录、编制档号、做到边收集、边整理、边归档、才能使竣工文件的编制与工程建设同步进行、同时完成。
6、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查，从源头保证整编资料的质量。
建设工程资料管理篇2
1.监理资料的形成
在工程建设中，都会有专业化的监理公司受建设单位的委托对建设工程进行监督和管理，其监督和管理的依据是相关的建设法律法规、监理委托合同、国家出台的工程项目建设文件，在监督管理过程中，监理企业有权利对违规违法的建设行为给予制止，以保证企业的建设行为符合国家相关的法律法规和政策，保证建设工程的工期，控制工程造价，使建设工程能够在合法的前提下，保质保量按时完成。工程建设监理企业主要有3项基本职能，计划、组织、控制，其中计划包括对大纲、实施细则和决策的计划，控制包括对造价及核算的控制，监理企业在实施监理职能的过程中会形成大量的文件，包括工程质量信息、工程进度信息、技术变更信息、相关合同信息等，这些各种各样的文件收集起来就形成了监理资料，通过妥善的方式加以保存，成为有价值的监理信息。
2.监理资料管理的意义
参与工程建设的各个单位对于信息和资料的收集有不同的侧重点和不同的处理方式，即使是同一参建单位，在工程进度的不同时期对于资料的收集也有不同的侧重点，但是不管对各个单位还是对同个单位，对于相同信息和资料的收集处理要有一定的规范，监理单位对于资料的收集整理由于工程阶段的不同也会不同，工程建设中监理单位介入的阶段有项目决策阶段、招投标阶段、设计阶段、施工阶段等，针对各个阶段的特性，所收集的资料也要视情况而定，但其所收集的资料最终将涵盖工程由始至终的整个过程，因此，监理资料的管理，对于建设工程而言是一项重要工作，对监理资料实行正确的管理，可为建设工程的顺利开展创造良好的前提条件。
监理单位的主要任务是对建设工程的目标进行有效的控制，其中控制工作的来源就是各种信息，如果信息没有得到及时、正确、可靠的传递，那么监理工程师就难以实现有效的控制，在工程建设过程中生成的各种信息，经过有效收集、处理、整合、传递，最终以监理资料的方式得以管理和存档，成为有重要参考价值的信息资源，为监理工程师对建设工程的目标控制提供有力的依据，对监理资料进行正确的管理，科学的分类，对于提高监理工作效率有很大的帮助，监理资料经过管理分类后，可形成监理档案资料库，当出现问题时，监理工程师能够快速的，有针对性的从资料库里提取有用的完整的资料，将出现的问题在第一时间内化解，保证工程的顺利进行，如果监理资料没有得到合理的分类、管理和保存，当出现问题时，就会无据可依，造成混乱，监理工程师的决策就会收到严重的影响，建设工程也难以得到有序的开展。
监理资料记录着工程建设中监理工作的全过程，包括各种图纸、技术变更、文字说明、相关报表，监理资料的管理，就是把这些文件、资料收集起来进行统一的保存和管理，以保证资料的完整性和可靠性，监理资料在建设工程完工以后，可以由监理工程师移交给建设单位，作为建设单位的工程监理资料由建设单位自行保管，完整的工程监理资料不管是对于建设单位还是对于监理单位都是宝贵的有重要参考价值的历史资料，工程师们可从其中学习到很多监理经验，有利于工程监理工作的不断提高。
3.监理档案管理中存在的问题
3.1工程监理资料未受到应有的重视，资料整理方式不一
监理单位的工程师对监理资料不重视，只把精力放在监管工程质量、进度等方面，对于监理资料的原始数据没有及时的整理收集，导致众多原始资料丢失或是记录的不准确，不同行业的监理资料没有一个统一的归档方式，各自执政，各自使用各自的表格、文本，是资料难以得到统一，同一工程存在多个监理单位时，由于各单位领导的不重视，各个监理单位对监理资料的收集、整理和保存也存在较大的偏差，表格方式不一、字迹不一、编号不一、时序不一，众多问题导致工程监理资料难以有效的整合，导致监理资料失去作用，管理混乱。
3.2监理资料的编写、收集、整理不够及时，存在弄虚作假现象
建设工程的技术文件、图纸、建筑材料审批文件、验收文件都具有很强的时效性，当不在相应文件的时效范围内时，这些文件也就失去了存在的价值，工程文件、资料如果没有及时的收集、整理，而是过后靠着回忆来弥补，正确性和可靠性将难以得到保证，如果监理工程师对监理过程中生成的资料不及时的安排人员进行编写、整理，导致监理资料滞后于工程实际进展，那么这些监理资料就失去的价值，在实际工作中，监理单位的监理工作在开始前没有合理的规划，开始后没有明确的实施准则，未按时对监理资料进行收集，等到工程进展到要结进度款时，才开始收集和填写验收文件，材料的合格证都是随意找来，检验报告也没有真实的依据，纯属胡乱编造，只为将进度款结进，监理资料存在严重的弄虚作假现象。
3.3监理资料的归档范围和归档责任不清晰
监理资料属工程建设档案的一部分，它与其它诸如设计资料、施工资料等建设档案存在着千丝万缕的联系，既互为补充，也有很多交叉的部分，当前对监理资料的归档存在着严重混淆的现象，导致资料的归档重复或是不完整，使各方的责任难以明了。
4.监理资料管理的原则及要求
①监理资料要根据建设工程的进度给予及时的收集和整理，所收集的资料必须要求相关人员的签字与盖章，而且必须要是本人，以免日后发生问题时责任难以明确；
②监理资料的所有归档文件必须由监理单位的总工程师进行审核并签字，经总工审核完毕的监理资料方可移交工程部，对于没有总工签字的资料，工程部应拒收；
③建设工程在完工后的一个月内必须要将整理完整、审核正确的监理资料及目录上交至当地相关工程管理部门存档；
④对于施工单位代收、代管、代存监理资料的现象要坚决杜绝；
⑤任何借阅监理资料的部门，都需要办理相关手续，并要对借阅的监理资料进行妥善的保管，并要如期归还，不得遗失；
⑥监理工程师对施工企业报验和审批的资料要给予及时的处理，不得无故拖延或是刁难；
⑦归档的监理资料，重要信息必须完整；
⑧每月至少抽查一次监理资料的收集整理情况，对于存在的问题要不回避、不迁就，在监理会上通报并讨论整改措施；
⑨监理规划和实施细则应由监理单位总工牵头组织编写，编写的原则是要符合建设工程自身的特点。
结束语：监理档案的管理虽属文职工作，却具有超强的技术性和业务性，因此在人员的配置上要安排专业人士，不可含糊，同时也要加大对监理资料的管理力度，提高对监理资料的重视程度，多管齐下，使监理材料能够为工程建设提供可靠的依据。
参考文献：
[1]王戈.监理工作中的资料整理[J].水利科技与经济,2004(02)
[2]赵续民.浅谈工程监理资料管理[J].山西水利,2003(04)
[3]杨载云.如何做好监理资料的管理工作[J].四川建材,2008(02)
建设工程资料管理篇3
[关键词]建筑工程资料管理体会
中图分类号：F27017文献标识码：a文章编号：1009-914X（2014）15-0049-01
近年来，我国建筑行业发展的十分迅速，在全国建筑市场的检查过程中，经常会发现各地建筑工程资料管理的比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少存在一些问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物在改造扩建的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。所以，做好建筑工程资料管理是一项十分重要的工作。
建筑工程资料管理指建筑工程作为一个工程实体，在建设过程中涉及规划、勘察、设计、施工、监理等各项技术工作，这些在不同阶段形成的工程资料或文件，经过规划、勘察、设计、施工、监理等不同单位相关人员积累、收集、整理，形成具有归档保存价值的工程档案的过程。
1.建筑工程资料的特征
1.1复杂性
由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，所以，影响建筑工程的因素多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。
1.2真实性
建设工程文件和档案资料只有全面真实的但应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有使用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果，所以，建设工程文件和档案资料必须真实全面反应工程的实际情况。
1.3时效性
有时工程文件和档案已经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会导致严重的后果。因此，建筑工程资料具有很强的时效性。除此之外，随着施工工艺水平，新材料以及管理水平不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴积累经验。
2.建筑工程资料管理的必要性
建筑工程资料管理是项目管理的一项重要工作，是保证工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义。做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档整理规范》GB/t50328-2001，确实加强建设资料的规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣，结构及安全可靠程度，认定工程质量等级的必须条件。所以，必须加强管理，使其能够全面客观的反映工程的实际情况。
除此之外，建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要依据。施工过程中过程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建的各方应对工程资料归档保存，为未来的建设提供参考，积累经验，是指导未来工程的重要信息。加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。
3.加强建筑工程资料管理的几点建议
3.1加强对建设工程资料管理工作的重视
建设工程中长存在着到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理的现象，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。如果不认真督导检查，到最后会导致建筑工程资料十分混乱，甚至会有大量的资料丢失。所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门和档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
3.2加强对建筑工程资料管理制度的健全
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。
3.3加强对建筑工程资料管理人员的培训
档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。由于工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人。从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，有的工程技术人员甚至连施工工艺流程都不明白，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。因此工程开工前，应对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。使他们掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动。
3.4加强施工管理，强化档案材料编制工作
按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件，施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。项目部技术负责人编制资料和试验计划，对项目部资料相关人员进行交底。工程资料实施计划对各单位工程的分部、分项、检验批次施工段进行划分；工程施工检测试验计划对工程中涉及的试验项目进行计划统计，划分试验批次，这样对整个工程资料和试验进行了系统的分析，让工作有条有理的进行，可以避免建筑工程资料的落项。
3.5加强竣工资料整理、检查和督导工作
工程竣工验收完成后，施工单位与建设单位联系做好竣工资料移交工作，根据合同及城建档案馆归档要求对资料进行整理、组卷、装订，限定期限要求资料员向本公司及建设单位移交竣工资料，资料移交时做好移交记录表，写明工程名称、资料名称、份数、日期，移交方、接收方签字确认，双方各留存，作为资料移交的依据。
建筑工程资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，资料管理员必须认真、仔细的完成本职工作，不能有丝毫的马虎大意，否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。资料管理员要工作实践中认真总结经验及体会，认真学习各项技术及规范，不断增强自身的业务能力，扩展自己的知识面。
参考文献
建设工程资料管理篇4
关键词：建设工程；技术资料；管理
目前，我国正在进行大规模的基本建设，每一个项目的建设过程都可以通过档案完整的记录下来，档案不仅可以真实的反映各种活动和事件的原貌，而且它又是将来对建筑物实体进行检查、维修、使用、管理以及改、扩建的重要依据。但现实情况是，各施工参建方对档案管理工作的重视程度远远不够。如何加强和完善建设工程技术资料管理工作是摆在我们面前的一项重要课题。建设工程技术资料管理是建筑施工中的一项重要工作，是保证工程质量和安全的一个重要环节。因此，做好建设工程的技术资料管理工作至关重要。
一、工程资料
工程资料是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、变量更改、检验报告和竣工图。它是项目从可行性研究、提出立项、决策、设计、招投标、施工到竣工验收、交付使用的全过程的记录文件。
工程建设一般将工程资料分为四个部分：
第一部分：基建文件，包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件和资料，此部分文件由建设单位负责收集整理。
第二部分：监理资料，包括监理规划、进度控制、质量控制、投资控制、建立通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的建立资料，此部分文件有监理单位负责收集整理。
第三部分：施工资料，包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检查、观感质量检查和竣工图等资料，此部分文件由施工单位负责收集整理。
第四部分：工程档案资料，包括工程档案立卷和移交等，此部分文件由建设单位负责收集整理。
建设工程文件和档案资料具有以下几个方面的特征：
1、真实性和全面性。建设工程文件和档案资料必须真实反映工程建设的实际情况，包括发生的事故和存在的隐患。建设工程文件和档案资料只有全面反映工程建设的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值，片面反映往往会起到误导作用。
2、分散性和复杂性。建设工程项目周期长且影响因素多，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且相互穿插，因此导致建设工程文件和档案资料具有分散性和复杂性的特征。
3、继承性和时效性。继承性是指新的项目在建设时可以吸取以前的经验教训，避免重犯以前的错误。时效性是指文件和档案资料的作用会随着时间的推移而衰减，有时一经形成必须尽快送达有关部门，否则会造成严重的后果。
4、多专业性和综合性。建设工程文件和档案资料涉及建筑、市政、公用、消防等各个专业，也涉及力学、电子、声学等多种学科，同时又综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，因此具有多专业性和综合性。
5、随机性和不可重复性。建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，虽然在此期间各类批转文件的产生具有一定的规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，不可以照搬照抄其他类似工程的，因此具有随机性和不可重复性。
二、如何加强和完善管理
一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料，对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺。可见加强和完善建设工程技术资料管理工作具有十分重要的意义。为了使工程资料管理人员对工程资料的收集、整理及归档组卷更加规范化、标准化，笔者这认为可以从以下几个方面加以注意：
1、从业人员必须持证上岗，做到专人专管
在工程资料的四个组成部分中，以施工单位的资料最为琐碎，手续也最多，而且现实情况是一些施工单位没有专职的档案管理人员，内业资料分散于工程技术科室、试验室和合同管理理等部门。待工程后期人员陆续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，进而拖延了资料整理时间，给档案管理带来很大难度。鉴于以上原因，笔者认为建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应由专人负责，并按规定取得相应的岗位资格证书以增加其专业性。工程部、其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件（工程技术文件、图纸资料）一律由档案资料室统一接收，档案资料室对接收的工程文件资料，应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。同时必须对所接收的文件进行数量和外观质量检查，发现问题及时解决。
2、建立健全的档案借阅管理规章制度
在很多情况下，档案会因为保管不当而出现这样或那样的问题，所以档案管理要制定和履行严格的借阅制度和手续，任何人员借阅和归还档案时都要填写《档案借阅申请表》，借阅人必须妥善保管，未经同意，不得复印、抄录和转借，一经发现对工程资料进行涂改、伪造、随意抽取、损毁或造成丢失的，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究其法律责任。
3、明确各参建单位管理职责
为使工程建设单位、施工单位、监理单位能明确各自在工程建设期间收集归档工作中所承担的职责，确保一流的工程配备一流的竣工档案。这就要求建设单位自建设伊始，就应在档案管理部门的指导下制定适合该工程的档案归档方案，明确各参建单位工作范围和职责，然后下发给工程各参建单位的档案管理人员，从而规范该项工作的正常操作，建立起必要的规章制度。工程各参建单位应按各自的职责，本着实事求是的工作态度，亲临施工现场（基建档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场），取得第一手材料将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交给建设单位。各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，同时应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全。
4、在工程建设过程中进行不定期的检查与监督
工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。但是，在现实的工程项目建设中，一般对内业资料不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理。有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且施工管理人员在施工现场的日常工作繁忙而又琐碎，常常出现为了应付工作而机械被动的准备材料的情况，所以要确保收集的项目文件能正确的反映工程施工全过程和工程结果，不出现擅自修改、伪造和事后补做的现象，就要对其进行不定期的检查与监督，这样就会引起资料管理人员对档案工作的充分重视。
建设工程资料管理篇5
关键词:水利工程资料管理
中图分类号:tV523文献标识码:a文章编号:1672-3791(2012)05(a)-0157-01
水利工程建设过程中的资料整理一直是项目实施过程中和重要管理活动,也是重要的监督活动,是充分发挥和行使各监督机构、管理部门、施工单位及各岗位人员监督管理作为的有效手段,是实现工程优质、高效、安全的重要措施和保证。
水利部《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2008]366号),提出要求:根据水利部《水利工程建设档案管理规定》(水办[2005]480号)和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)规定,为进一步加强对水利工程建设项目档案验收工作的监督、指导,规范档案验收工作的行为,统一档案验收标准。规定大中型以上和国家重点水利工程建设项目,应按要求进行档案验收。档案验收不合格的,不得进行项目竣工验收。
要能使档案工作能顺利通过验收,就是要做好项目建设过程中的资料管理工作。由于本人参与了晃桥中型水库工程的建设管理过程,并负责竣工资料的整理、汇编、档案验收工作,对项目资料的整理、汇编有深刻的体会,充分认识到资料管理的重要性。
项目建设的资料,主要是书面文件、图纸、通知、照片、信函、表格等。是全面、真实、准确、客观、科学反映项目实施的过程和内容,指导项目实施,确保项目实施的质量安全、资金安全、工期安全、和生产安全。
1资料管理工作在建设工程中和重要作用
资料管理是中型水利工程建设中过程中十分重要的工作,说他重要,是因为在项目实施过程中,文件资料是以书面形式参与项目的建设管理和监督。任何项目的建设,首先都要通过书面文件的形式反映出来,更重要的是发挥它的指导作用和保证作用,达到工程建设又好、又快、科学、合理的实施,实现优质、高效的建设目标。
对于一个中型水利工程来讲,资料管理工作主要是对前期的项目建议书、地质勘测资料、移民、环境是、林业、水生物、渔业、可研、初设等前期工作报告及有关上及部门的各项批复;随后就是涉及施工、监理、设计的招投标文件、合同;工程实施建设阶段的施工组织设计、工程进度计划,施工测量、定位、定线、放样、材料、设备检验、检查记录;各工序单位工程、分部工程、单元工程及隐蔽等工程的验收记录;工程进度款的申报、支付,阶段验收、专项验收工作,施工中的重大会议纪要、重要领导检查情况和批示等,这些工作都是以文件、报告、批复、通知、信函、图纸、表格、照片等资料形式,适时根据工程建设进展过程,及时对工程的建设的各项工作内容进行全面的管理和监督指导。
2项目建设过程中资料管理工作存在的主要问题
2.1资料管理人员不专职专用
在很多项目的实施中,都配有专职的资料管理人员和档案管理员,但大都存在不专职专用的情况,有的是出纳兼资料管理,有的是物资管理兼资料管理。这样,专职的资料管理员不能坚守施工现场,不能实际深入工地,各岗位人员对各项工作内容、材料、工序、设备的验收、检查时间不能及时到位,使资料的收集整理工作与实际施工过程严重脱节,造成资料记载与实际实施情况不符,甚至于未作及时记录,根本无相关施工资料的记载。所以建设管理部门要高度重视资料管理人员必须专职专用。
2.2资料存在虚构的问题
施工过程中的资料存在严重的虚构问题,这是十分普遍的现象。一些施工企业聘用的资料人员不能跟班施工,也不到现场,做记录,做资料的人员为了完成任务不切实际的将资料作后补的现象十分普遍,脱离实际,缺乏指导意义和指导作用。经常硬填施工报表,特别是对工程的质量检验、检查、工序、材料验收等工作,也不能按时检查、验收和记录,虚构问题极为突出,不仅是资料管理无意义,很有可能形成各种事故隐患,发生安全事故。
2.3资料整理流于形式
无论是建设单位、监理单位、施工单位,一般都制定有严格的资料的收集、整理、归档制度,这是十分正确的。但是,制度流于纸上形式问题十分普遍,纯粹的为做资料而做资料的不良现象极为突出,不是从管理和监督的目的出发,淡化了资料收集、整理工作对工程建设的实际作用和意义,使资料和实际工作不符,资料反映不实,造成施工秩序混乱,工程质量难保,施工进度缓慢,浪费时间、材料、工时、资金现象突出,缺乏对项目实际施工过程中的进度、质量、资金、效率等工作的检查、验收,制定的资料管理制度得不到实施,只是形式于纸上。
2.4资料不能及时整理归档
工程建设期间,涉及到业主、监理、设计、施工、地质等部门。一份文件有时要经过各部门的领导或经办人传阅、签字后才算完整,在文件传阅或审核的过程中,有时会因个别领导不在或不能及时决断,造成文件长时间不能回到资料管理人员手中,这样就有可能造成文件资料不能及时存档,使文件遗失。由于资料和档案管理人员不专业,或责任心不强,对别人交来的文件资料不及时整理并归档,也容易造成文件资料遗失。
3建设各方均要切实加强和提高对文件资料的管理
3.1切实加强管理
无论是业主、施工单位、监理、设计都要加强对施工资料的管理。这就是要加强对分管领导和资料管理员的管理,档案设施要健全,要设立专门的档案室,购买足够的档案袋、档案柜和专用档案录入电脑。分管领导与施工期资料做得好坏是有很大关系的,领导实际管理有水平,组织实施能力强,计划安排周密,重视文件资料的收集管理,是一个中型水利工程建设过程中资料和实际施工是否不脱节,文件资料能否全面反映整个建设过程中的情况的关键。
3.2对资料要及时整理归档
一个中型水利工程一般建设时间是3～5年,这期间有可能会变动资料管理人员和档案管理人员。3年多的时间,工程在建设过程中会涉及到若干文件资料,这就要求我们的资料管理人员要有高度的责任心,对收发的文件资料要及时整理,严格把关并交档案管理员。档案管理员要严格按照档案文件管理的要求做好文件资料的分类和存档,认真记录好档案目录并录入电脑。要做到文件资料不遗失、不重复。档案室要专人保管,非档案管理人员不得擅自动用档案室电脑和档案资料。档案资料的借阅必须要经分管领导签字,并做好借出和归还记录,对借出去的档案资料要按时收回。
3.3总的来讲,中型水利工程建设资料整理的主要原则
建设工程资料管理篇6
关键词工程资料资料管理现代企业建设
中图分类号：S611文献标识码：a
1实施背景
近年来国家下大力气加快电力建设，一大批电力建设项目纷纷立项上马。随着电力工程建设项目的不断发展壮大，其档案管理水平也有所提升。但由于受传统管理方法和固化工作理念的局限，电力建设工程项目资料管理工作仍存在一定不足，对其经济性认识仍不到位，有待从若干方面加以改进。
2当前电力工程资料管理中存在的不足
（1）部分企业对于工程档案资料的重要性认识不足。部分施工单位只重视外业施工组织，不重视内业资料管理，仍然这项工作可有可无，形式主义。（2）工程施工文件材料质量不高，书写字迹耐久性差、竣工图及变更通知单等修改不规范。即在填写的过程中不注重资料的保存性和规范性，应付了事。（3）竣工档案收集困难。电力施工任务紧、人员分散，竣工档案收集工作往往由于人员已撤场、地域分散难集拢等特点难以收集齐。
3加强电力工程资料管理工作的若干对策
笔者建议拟采用“总分总”的方式对工程资料管理的权限、责任和管理流程进行再造。基本思路是在分公司一级采用“总揽”的方式。即：本部作为信息集中和的主体，将管理标准、控制要求、协同信息、运营策划等职能管起来；在项目部一级采用“分部”的方式既：项目部作为中间环节将信息有效地传递到执行层，并加以监督，完善资料做好记录；在作业层采用“汇总”的方式。即：作业层分专业、分权属做好上级各项管理要求的执行实录，汇总至项目部一级的中间层。通过管理权属的明确和管理层级的划分，辅以专业岗位的配套设置，达到全面提升工程资料管理水平的目的。
3.1超前控制，工程档案管理与重点工程建设同步进行
自工程立项开始，档案人员就制定档案工作管理体制、并根据工程的具体内容、特点，工程建设的进度分阶段分类制定档案工作计划，明确提出档案归档标准和质量等具体要求。为进一步完善档案管理制度，保证各施工单位、监理单位的文件有源可溯、有据可依，工程开工时就制定档案管理员岗位说明书，明确界定档案管理员的职责，并配套制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围、保管期限表等制度等制度，建立全方位、广覆盖的档案管理网络。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时，要明确工程档案的质量、份数、移交工作及文件材料积累的范围、顺序，并记录存档，同时将已制定的相关制度发放至各参建单位。在工程档案管理过程中，各参建单位档案管理人员的管理意识和业务水平也是不容忽视的问题，为保证工程档案管理工作的完整性、准确性、系统性，可通过会议、培训、授课等方式明确各施工单位、监理单位的档案工作管理职责，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，界定参建单位在竣工文件方面应承担的责任。
3.2加强监督，确保档案管理工作的完整性
工程项目档案是工程建设各阶段的真实记录，是工程管理、维护、扩建的重要依据。由于工程档案具有广泛性、成套性、阶段性、专业性等特点，为保证工程档案管理的完整性，要求工程档案管理人员全程参与在建项目，确实参与项目的有关会议、专题活动、重大节点，了解工程建设的实际进展情况。在进行档案管理工作时，档案管理人员要及时制定档案管理工作计划，并根据工程进展情况，加强对工程档案资料的形成情况、流转情况的监督指导，并做好详细记录，保证工程竣工文件的完整性、准确性、系统性、规范性。
3.3跟踪指导，保证重点工程项目档案的完整和准确
为做好工程档案的监督、检查、指导工作，从工程立项开始，档案管理人员就要参与相关会议、重大节点、工程验收，及时了解工程的计划、规模、进度等情况，与参建单位管理人员保持联系，使工程进展与文件材料收集整理的进度一致，保证工程档案搜集工作的连续性、真实性和完整性。在对工程档案进行跟踪指导时，要有针对性地对施工中存在的档案管理问题进行相关指导，对发现的问题与监理单位、参建单位协同解决，认真商讨后制定解决问题的措施和方案。档案管理人员要严格遵守工程档案管理的相关制度和规定，例如工程原件必须归档；工程工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图完整、准确、清晰、规范，修改到位，与施工图设计、设计变更、洽商及质检记录相符合，做到文、图、物相符；编制原材料文件时，应与报验单、出厂证明及试验报告一同组卷；做到工城建设变建设、边验收、边立卷，保证工程档案组卷质量及其成套性和完整性。
3.4严把验收关，做好项目档案验收
工程档案的质量直接影响该工程今后生产、维护、改扩建的提供利用，因此，工程档案在保证其资料真实完整的同时，必须遵守“三结合”的原则，即建设单位档案人员与施工单位兼职档案员相结合、与监理工程师相结合、与建设单位项目经理相结合。工程档案管理人员在建立工程档案时必须认真审核，保证资料能够真实反应工程建设的实际情况，确保工程档案的真实完整。在工程验收时，建设单位应当与本单位相关技术人员、专兼职档案人员、监理人员共同监督指导验收，重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程纪录、设计基础文件、施工技术文件、质量检验评定文件、监理工作文件、各项专业验收文件和竣工图等资料是否齐全，是否符合工程各阶段实际情况，审批手续是否齐全，资料是否符合归档要求等，将相关问题共同在验收前解决，把好工程验收关，保证工程档案的高质量。
工程档案作为工程建设的成果，设计施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽视。工程档案管理者应根据该工程特点，可通过以上超前控制、跟踪指导、严把验收关等方法，积极主动、服务创新，促进工程档案管理工作的全面提升，为工程项目顺利通过“国家优质工程”验收创造有利条件，充分发挥档案服务于社会的功能。
4预期效果
在建立不同施工方案、不同技术路线的工程项目建设全套资料库的基础上，可对项目建设方案进行效率比选和经济比选。通过分析不同项目的投资回报率、成本―收益等数据，比较不同施工方案的经济效益，进而为今后类似项目建设提供经济最优化的施工方案。还可就不同技术路线进行效率对比，综合比较不同技术路线的工期、质量、成本等因素，选出效率最优化方案，从而为今后相关方案选择提供参考。从这个角度看，档案管理工作具有相当的经济学价值。
参考文献
建设工程资料管理篇7
关键词：竣工资料；对策；重要性
abstract:thisarticlemainlyexpoundstheimportanceofthecompletionofdatamanagementintheconstructionprocess,andanalysisandCountermeasurestothecompletionstatusofinformationmanagementandproblemsolving,layasolidfoundationfortheaftercompletionandacceptanceofthefilingworkofengineering.
Keywords:completiondata;countermeasure;importance
中图分类号：tL372+.3
一、引言
建设档案资料，在工程建设领域及社会经济生活中有着十分重要意义和使用价值，特别在城市规划建设、管理中，发挥重要作用。企业应建立健全竣工资料管理制度，制定行之有效的工程竣工资料形成、收集、整理、交接、立卷、归档的管理程制度，实行科学收集、定向移交、统一归口、按时交接的原则，保证竣工资料完整、准确、系统和规范，便于存取和检索。
二、竣工资料的具体内容
1.工程施工技术资料，这是工程项目施工全过程的真实记录，是施工各阶段产生的工程施工技术文件。工程施工技术资料的主要内容包括:施工技术准备文件;施工现场准备文件;地基处理记录;工程施工图变更记录:施工记录;设备、产品检查安装记录;预检记录;工程质量事故处理记录;室外工程施工技术资料;工程竣工文件。
2.工程质量保证资料，这是施工工过程中全面反映工程质量控制和保证的证明资料，诸如原材料、构配件、器具及设备等质量证明、出厂合格证明、进场材料复试试验报告、隐蔽工程检查记录、施工试验报告等。
3.工程检验评定资料，这是施工过程中按照国家现行工程质量检验标准，对分项工程、分部工程、单位工程逐级质量做出综合评定的资料。主要包括单位工程质量竣工验收记录;分部工程质量验收记录;分项工程质量验收记录;检验批质量验收记录。
4.竣工图，竣工图是工程施工完毕的实际成果和反映，是建设工程竣工验收的重要备案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收应按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同的约定，提交合格的竣工图。
5.规定的其他应交资料，包括:建设工程施工合同;施工图预算、竣工结算;工程施工项目经理部及负责人名单;凡有引进技术或引进设备的项目，要做好引进技术和引进设备的图样、文件的收集和整理;地方行政法规、技术标准已有规定和施工合同约定的其他应交资料，均应作竣工资料汇总移交;工程质量保修书;施工项目管理总结等。
三、我国建设工程竣工资料管理的现状
各种工程资料管理不规范、不合理、不科学、不统一等现象较普遍。建设单位、监理单位、施工单位的资料管理各自为政，没有个统一的规范可供参照，针对同一个项目的资料有些资料不全，有些重复，在后续的质量验收、归档储存，工程维护使用的过程中极为不变，且在各工程的资料管理当中普遍存在如下问题:
1.纸张标准不规范。原始资料的用纸使用不符合归档要求的非专用纸，长短不一，给整理和装订工作造成了很多不便，使文件材料本身的质量以及组成的竣工资料案卷的质量无法得到保证。
2.书写不规范。原始资料的文字书写有的采用稳定性差的圆珠笔和纯兰墨水笔，甚至还有复写件，有关人员的审批签字用圆珠笔和纯蓝墨水的现象更为普遍;原始资料书面字迹潦革，不清晰;纸面不整洁;文字记载使用不规范的汉字，甚至还有错字和别字现象;表格及图样潦草，徒手绘制，不使用必要的工具绘制:随意涂改，修改后无盖单或修改人签字。
3.资料不齐全。一项建设工程从立项到竣工和交付使用，按照建设程序要经过“计划任务书”、“建设地点选择”、“设计文件”、“建设准备”、“计划安排”、“施工”、“投入使用准备”、“竣工验收交付使用”等诸多工作环节，工期的时间跨度一般都比较长，涉及的工作与管理部门非常多，因此，对任何方面、任何环节的工作的放松与忽视，都可能导致材料、图纸不全。
4.整理不规范。有的原始资料不按资料分类要求成册，有的成册资料内无卷内目录，有的卷内目录内容不准确且字迹潦草，有的竣工图纸不盖竣工图章。
5.文据不准确，内容不充实。有的文字出现误差，有的数据出现矛盾。原始资料的内容不充实，深度不够，应付形式和摘抄设计资料内容现象普遍存在。
6.移交不及时。有些职能部门不能按照有关规定及时移交工程竣工资料。造成统一管理延误，甚至导致竣工资料丢失。
四、加强竣工资料管理的重要性和必要性
在我国，国家立法和验收标准等均对工程资料提出了明确要求。《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、《建筑工程施工质量验收统一标准》等规范，均把工程资料放在重要位置。工程资料不但是实现科学管理和指导施工进展的重要依据，是科学技术成果存贮和信息传播的宝库，而且还是工程交工、使用、维修的珍贵档案，是工程竣工结算、交工归档、创优审核不可缺少的关键项目和“通行证”。
项目竣工后的管理被很多企业所忽视，从而加大了项目成本，直接影响企业效益。特别是大项目、重点工程项目，因工期长、结算周期相对较长，项目竣工后有些企业几乎管理失控，项目管理处于瘫痪状态，后续工作无法开展，竣工资料整理归档迟迟不能完成，一些壳子公司及半壳子公司在这方而显得非常突出，合同不能收尾，连电话都打不通，更谈不上项目回访。这种企业往往项目来了搭班子，项目完了撤摊子，只有一次教训，没有二次经验。给企业的社会效益和经济效益都带来不利影响。
凡事要善始善终，不能开场风风火火，收场冷冷清清，虎头蛇尾。项目管理也当如此。这是立企之本。项目竣工后，应做好后续工作，项目竣工交付时间，意味着缺陷保修期开始，不做好后续工作，项目各干系人就不能终止他们为完成本项目所承担的义务和责任，也不能及时从项目中获得应得的利益。
五、加强竣工资料管理的具体措施
1.施工项目竣工资料的管理要在企业总划等号师的领导下，由归口管理部门负责日常业务工作。相关的职能部门，如工程、技术、质量安全、试验、材料等部门要密切配合，督促、检查、指导各项目经理部工
程竣工资料收集和整理的基础工作。
2.施工竣工资料的收集和整理，要在项目经理的领导下，由项目技术负责人牵头，安排内业技术员负责收集整理工作。施工现场的其他管理人员要按时交接资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的有效性。
3.施工项目实行总承包的，分包项目经理部负责收集、整理分包范围内工程竣工资料，交总包项目经理部汇总、整理。工程竣工验收时，由总包人向发包人移交完整、准确的工程竣工资料。
4.施工项目实行分别平行发包的，由各承包人项目经理部负责收集、整理所承包工程范围的工程竣工资料。工程竣工报验时，交发包人汇总、整理，或由发包人委托一个承包人进行汇总、整理，竣工验收时进行移效。
5.为了加强对工程竣工资料的统一管理，确保施工项目顺利交工，工程竣工资料应随着施工进度进行及时整理，应按系统和专业分类组卷。实行建设监理的工程，还应具备取得监理机构签署认可的报审资料。
6.项目经理部在进行工程竣工资料的整理组卷排列时，应达到完整性、准确性、系统性的统一，做到字迹清晰、项目齐全、内容完整。各种资料表式一律按各行业、各部门、各地区规定的统一表格使用。
六、结语
工程竣工资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程。要保证工程竣工资料完、准确、系统、齐全、真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证!
参考文献:
[1]王晓云.建设工程档案与建设工程质量的关系[J].城建档案.2006(09)
[2]马俊龙.论工程质量与工程档案之间的关系[J].山西建筑.2009(26)
[3]张蕾.建设工程施工项目文件资料的归档及质量控制[J].山西建筑.2009(19)
建设工程资料管理篇8
关键词：基建期；资料管理；档案
中图分类号：F406.3文献标志码：B文章编号：1671－9816（2015）12－0095－02
作者简介：王男（1990-），女，内蒙古人，2013年毕业于内蒙古大学，现在内蒙古宝利煤炭有限公司工作
工程资料是一个工程项目实体从无到有的完整记录，是与项目实体同时诞生、完全一致的。在项目实体日后的使用、维护、修缮等过程中，从工程资料中就可以大致推测出工程质量标准，内部构造，同时也可以根据资料制定出正确合理的修缮改进方案。工程资料可以说是项目实体“身体状况”的具体记录，在项目实体存在的一生中起着非常重要的作用。但是，在基建期建设单位往往极容易忽视档案资料管理这项工作，出现一些日后无法弥补的重要问题。
1工程资料的重要性
近年来，施工单位的工作人员没有真正从心里认识到工程资料的重要性，资料整理只是为了应付检查，导致施工资料、监理资料普遍存在很多问题。为了避免这样的漏洞存在，国家不断深入工程管理制度改革，对工程资料的完备性、规范性提出了更高更严的要求。在某种层面上，工程资料的管理是否到位与建设工程质量有着千丝万缕的关系。它是反映工程质量和工程质量状况的重要依据，也是项目工程日后维修、改扩建的重要资料。当然，从某种意义上讲，工程资料也是参与建设人员的免责凭证。
2资料整理中存在的问题
1）缺乏对基建工程资料管理的重视。基建期工程资料与普通资料有所，由于基建工程大多工程周期长、设计变更较多，基建资料也具有一定的复杂性、多样性[1]。但是，在大多数工程项目的建设过程中，由于受到工期、经济利益、管理方式等各方面的因素诱导，施工人员常常忽略了工程资料的管理，造成工程资料管理工作存在一定的滞后性，出现工程资料混乱、丢失、损坏等现象。这样不仅会对工程建设产生一定的消极影响，也无法充分发挥出工程资料在促进项目建设方面的积极作用。
2）基建档案管理体制不健全。受诸多方面因素限制，许多基建工程项目的建设单位都没有建立起专门负责档案管理的部门，在工程资料的收集、整理、发放等方面缺乏完善的管理体系。再有，基建期从事资料管理人员大多是从其他部门抽调兼职的，保管场所、管理设施等也无法满足资料管理工作的需要。这样一系列的管理漏洞使得建设工程资料的收集、整理工作难以保证与工程施工建设同步进行，可能造成重要档案资料的丢失、损毁，甚至会对后期竣工结算阶段埋下隐患[2]。
3）未做到全程资料监控。基建期档案包括项目立项、勘察、测绘、设计、施工、竣工等阶段的资料，涉及到的管理工作有收集、鉴定、发放等内容[3]。一些建设单位往往只注重建设过程中的一些材料报验、设计变更等施工资料而忽略了对项目立项、设备开箱检验、资料分发等环节的监控，这样就无法保证工程竣工档案资料能够完整、准确、系统、真实的记录和反映施工及竣工验收的全过程。
4）工程合同履约资料收集不完善。建筑工程合同履约资料的管理是一项重要基础工作，不仅关系到建设单位的眼前利益，更重要的是关系到企业以后的长远利益，防止法律风险的出现。在项目建设过程中，档案资料管理工作往往忽视了合同履约资料的收集，造成合同履约资料严重短缺，有的缺合同，有的缺竣工图，有的缺签字，有的缺盖章，为日后的竣工验收、工程款支付等工作带来困难。从目前来看，基建期施工合同履约资料收集整理工作存在格式不规范各方签字盖章手续不齐全证明法律效力低等现象[4]。基建期办公地点的改变时有发生、未经过系统整理、装订成册的履约资料很容易遗失。
3解决方法
1）增强工程资料管理意识。加强基建期工程资料收集管理工作的关键所在就是提高资料管理意识。在工程施工之前、施工阶段以及工程竣工验收阶段，都要开展工程档案资料法律法规及有关知识方面的学习教育，如通过开培训学习班、集中教育、个别人员指导等多种有效形式广泛宣传教育，逐步将工程资料管理的意义与价值深入人心。
2）建立完善的档案资料管理制度。在建设单位施工过程中，应当根据档案资料管理具体需要建立起相应的档案管理机构，并且配备专职甚至是专业的管理人员。对各岗位的管理职责进行明确分工，不断强化档案管理人员之间的业务交流，做到资料管理岗位各尽其责，无缝对接。完善的管理体制必将使档案收集和管理工作逐渐步入正轨，实现规范化和科学化的管理[5]。以此同时，新时代下的档案管理工作要紧密的与信息科学相连接，要充分利用计算机网络平台，开发出适应建设单位本身的档案管理系统，不断提升档案资料管理水平。
3）及早介入、全程监控。工程档案资料的收集、整理、归档和移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。建设单位档案管理机构应及从项目准备阶段就介入管理，参与图纸、资料管理，对整个工程档案资料进行全过程监控，以保证竣工验收后档案资料系统、齐全、完整。在项目立项阶段，做到有专人负责，从源头跟踪收集项目前期文件，及时进行监控管理，为基建过程的档案资料管理打下良好的基础。在施工阶段，加强资料分发过程的监管。对于一些图纸、设计变更等份数有限的文件一定要先将部分资料归档保存，然后在详细登记进行发放，对于不按时归还的，一定要及时催还后再进行续借手续[6]。设备开箱验收时，档案管理人员必须在场，对设备随机资料逐一验收归档，为日后设备检修留下宝贵资料。
4）完善合同履约资料的管理工作。工程合同履约资料是工程建设的重要原始证据资料，是建设单位法务工作的重要原始凭证[4]。基建期合同履约资料的收集整理工作没有做好，造成了破损、残缺、遗漏等问题，以后恐将难以补全。从事档案资料管理的人员要具有一定的法律常识以及合同履约资料制作、收集经验，还要负有责任心。将合同履约资料的收集整理工作列入档案管理人员的岗位职责中是必不可少的。
4结语
工程档案资料管理是一项系统的、涉及多个领域的综合型工作，为了保证项目工程资料额完整性、准确性及系统性，同时能真实有效的记录和反映施工及竣工验收的全过程，并且在日后的修缮维护中能提供强有力的技术支持，就需要不断加强管理水平，不断提升管理能力、不断完善管理制度、不断促进管理改革以保证一流化的工程档案资料形成。
参考文献：
［1］吴进广.工程资料整理的基本要求及存在问题的解决方法［J］.价值工程，2014（8）：97-98.
［2］彭瑞雯.浅析总承包体制下业主如何进行工程资料管理［J］.广东科技，2011（4）：65-66.
［3］王黎莎.总承包体制下的工程资料管理初探［J］.内蒙古科技与经济，2008（5）：53-54.
［4］李旭东.工程合同履约资料法务管理工作的现状及完善［J］.山西建筑，2014，40（17）：281-282.
［5］陈雪萍.浅谈基建工程项目中档案资料的监控与管理［J］.南方论刊，2007（6）：73-74.
建设工程资料管理篇9
【关键词】资料员；持证上岗；规范管理
建设工程资料是建设工程档案的前身和源头，是工程建设过程的真实记录，是工程质量控制与管理的重要依据。建设工程资料员直接从事建设工程档案资料形成、收集、整理、审查、移交等工作，其业务素质、专业技能和工作责任心直接关系到档案资料的质量。近几年以来，绵阳市紧紧抓住资料员持证上岗这个根本，多管齐下，不断推动建设工程资料员队伍规范化建设，并取得明显成效。其主要做法、效果和经验体会如下：
一、推行建设工程资料员持证上岗制度的主要做法
长期以来，建设工程资料人员没有一个准确的定位，没有得到应有的认可，因此就出现了一个十分令人不安的现象：一方面很多从事建设工程资料管理工作的人员没有进行过岗位培训，另一方面相当一部分进行过岗位培训的人员不愿或没有从事资料管理工作，资料员队伍很不稳定，人员素质参差不齐，直接影响到了建设工程档案资料质量。由此我们深深认识到，建设一支稳定的、高素质的资料员队伍，不仅是城市建设事业的需要，更是城建档案事业的发展之需和当务之急。
我们从建立健全制度入手，积极狠抓建设工程资料员持证上岗制度的落实工作。2008年4月，根据《建设工程质量管理条例》、住建部有关要求和《四川省建设工程文件归档技术管理规定》等，结合实际情况，市建设局制定印发了《绵阳市建设工程资料员管理暂行办法》（下称《暂行办法》），明确规定在我市工程建设领域实行建设工程资料员持证上岗制度，并对资料员岗位证书的取得、使用、查验、登记、注册和资料员继续教育、信用记录等方面提出相应要求。三年多来，通过以下措施，切实推动了资料员持证上岗制度的落实和资料员的规范管理：
（一）建设主管部门高度重视，相关部门积极支持配合
一是市建设局将档案资料及资料员的持证上岗情况纳入每年全市的建设工程质量安全大检查内容，质监、城建监察、建管等部门积极支持配合，城建档案馆直接派员参加检查，确保了现场查处工作的落实；二是把资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，使资料员真正进入“九大员”，明确了资料人员在建设工程中的地位和作用。
（二）规范资料员岗位证书的取得和认定工作
我市《暂行办法》规定，建设工程资料员须经过相关的岗位培训，统一考核合格，并取得省级以上建设行政主管部门核发的《建设企事业单位专业管理人员岗位培训合格证书》（资料员岗位职务）。根据该规定省外建筑企业资料员在本省取得的省级建设主管部门核发的岗位证书，在我市同样有效。我市在2007年底之前，有相当部分资料人员岗位证书为省建设厅核发的“档案管理员”，为规范资料员持证上岗管理工作，市建设局请示省建设厅同意，通过集中培训，将200多人的“档案管理员”岗位证书换发为了资料员岗位证书，解决了全省资料员岗位培训统一规范前的遗留问题。
（三）建立起全市建设工程资料员管理信息系统，全面掌握全市资料人员培训、上岗、流动等情况
《暂行办法》要求已取得资料员岗位证书的人员，须到市城市建设档案管理处登记、注册并领取资料员岗位证证号章。在形成、收集、整理工程资料过程中，凡资料、表格内容要求资料员签字处，均应加盖证号章。目前，我市资料员管理信息系统已登记录入全市860多名已取得岗位证书资料员的基本信息。这些信息包括资料员照片扫描、姓名、工作单位、年龄、文化程度、岗位证证号、培训机构、继续教育情况等。信息系统的建立大大方便了对全市资料员的监管和基本情况的掌握。
（四）认真落实资料员岗位证书查验制度
我市资料员岗位证书查验制度主要通过两条措施加以落实：一是要求资料人员将岗位证复印件张贴于施工现场办公室，并在质监、监察、监管、城建档案等部门现场检查时出示；二是向城建档案馆（室）报送建设工程档案资料时，必须出示该工程项目资料员岗位证原件，如果资料员无岗位证书，该工程项目档案资料将不予验收,已形成的档案资料须经有岗位证书的资料员重新审查并签章后，方能再次提交验收。
（五）积极推行建设工程资料员信用管理制度
《暂行办法》规定，现场抽查时资料员不在施工现场且累计次数超过两次的；或建设工程资料形成、收集与工程进度不同步；或代替其他工程管理人员在档案资料上签字；或报送档案资料不符合规范要求且整改三次仍不合格的，将对资料员记不良记录一次。不良记录超过三次，市城建档案管理处将注销其岗位证证号章和资料员信息，其建设工程资料员岗位证不再予以承认。
（六）积极开展资料员继续教育培训工作
按省上和《暂行办法》要求，取得岗位证书的资料员至少每三年要参加一次继续教育培训，并考试合格，培训工作由城建档案管理机构统一组织进行。近几年来，我市共组织进行资料员继续教育培训700多人次。为保证培训效果，在培训教材方面，除采用全省统一使用的《城市建设档案管理》专用教材外，还收集印发国家、省、市新出台的有关法律、法规和标准、规范，选编有关城建档案工作论文、经验交流文章及资料作为培训内容，同时结合工作实际，新增新规范的学习理解，新表格的填写要求等培训内容。在师资方面，除城建档案机构具有中级以上技术职称的业务人员外，还聘请了规划、建管、质监等部门的专业人员授课。继续教育培训的有效开展，促进资料员队伍素质的进一步提高。
二、推行资料员持证上岗和规范管理的初步成效
通过严格推行资料员持证上岗制度的一系列措施，促进了我市资料员队伍建设和档案资料质量的稳步提高，主要表现在以下几个方面：
建设工程资料管理篇10
建立健全水利建设项目档案管理制度是做好水利档案工作的保证，水利建设项目档案管理制度必须由水利管理权威部门制定，是水利建设项目在设计、施工、监理、竣工验收等建设过程的办事规程和行动准则。水利建设项目档案资料管理制度涵盖了水利建设项目参建单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度。目前，在水利建设项目档案资料管理制度贯彻与执行方面存在问题，一是档案资料管理职责不清，制定的水利建设项目档案资料管理制度没有明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等在水利建设各阶段档案资料管理应承当的各自工作职责。二是水利建设项目资料档案管理制度实施过程中缺乏执行力度与监督、协调工作。做好项目建设过程中档案资料管理制度的执行、监督、协调工作，可以保证水利建设项目档案资料管理工作顺利开展。
二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策
泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。
（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本
1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。
（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键
为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。
（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作
项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
（四）推进水利建设项目档案资料信息化管理，为执行制度奠定基础