企业办公信息化篇1
1.1能够获得企业领导对信息化办公的重视和赞赏
由于信息化的办公系统具有极强的信息传递速度，而且还拥有强大的资源信息共享功能，这就使得企业的决策信息和管理要务能够迅速传达到各个部门，各个部门间的生产经营信息数据也能够迅速反馈到企业决策部门，无形中将企业内部信息的传递和通达推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化办公系统的用，在企业培养关键用户、创新管理模式、扩展顶层应用和收获大力支持等方面也具有重要意义。而且在一定程度上能够增强领导对企业信息化办公的赞赏和认同，为企业的未来发展争取到更加强劲的后备支持。在实际的企业办公过程中，很多企业都是通过避重就轻、自上而下的方式进行办公系统的试点、推开，其实这种方法并不好用，反而会造成事倍功半的结果，毕竟再好的办公系统也不会涉及到企业领导层的办公与应用。如果企业领导层仍旧沉浸于传统办公模式而无法自拔，或者信息化办公系统的建设资金不到位，这无疑会影响决策、阻碍信息化的摄入进程。因此，一旦信息化办公系统的显著成效获得企业领导的重视和赞赏，那么企业内部的管理、决策、指挥等任务才能开展的顺风顺水，企业的生产经营活动才能朝向信息化建设和正确的方向有序开展。
1.2益于满足企业全员的办公需求和网络环境搭建
在企业信息化办公系统的运行过程中，除了企业领导层能够享受到独特的优势以外，企业内部的全体员工也能够冲破时间和空间的限制，第一时间得到有效信息，从而协调好工作的各项内容，而且，信息化的合作办公平台在一定程度上减轻了员工的工作量，善于将员工从琐碎的事务性工作中抽离出来，转向更加专一、专业的业务中去，极大地提升了企业员工的工作效果。针对业务系统来说，它涉及的范畴可能不如办公系统全面，它更多地是满足个别部门或者单独人员的工作需要，办公系统则面对的是整个企业内部的所有员工，拥有广泛的用户群。在企业日常工作中应用办公系统，可以引起较大的轰动效应，甚至在整个行业都掀起一股热潮，其中最最鲜明的一点就是，信息化办公系统巧妙地在各级领导、各级员工和同事之间建立起了一种微妙的联系，进而形成了一个庞大的网络家庭，在同样的网络环境、信息平台、计算环境下处理各种不同的业务，从而利于行业间的交流学习和传统办公模式、思维方式的转变，为企业信息化的建设提供了强大的动力支撑。再者，企业可以将自身的信息化办公系统作为信息建设的切入点，带动企业局部网络的建设，培训一大批计算机水平较高的企业员工，迎合信息化社会的发展脚步。
1.3助于建设以决策需求、各级管理的系统建设主线
从影响企业发展方向的影响性因素来看，管理和决策是企业所有工作内容的核心，决策更是各级管理人员确定工作内容的参考标准。传统的企业决策，首先需要领导提出一定要求，再交由下级部门根据自身的认识和判断过滤出不合理的地方，最后经慎重考虑后将确定的答案再上报，这种做法比较繁杂，而且信息的审核难免也会出现一系列始料不及的问题，但信息化的办公系统比较高效，它可以将系统中存录的业务数据在比对、分析的条件下核算的更加详实，也更具有代表性，也便于领导层通过数据核算结果掌握全局基本情况，进而提高决策的合理性和准确性。除此之外，管理和决策的最终结果经由信息化办公系统传达到各个部门和人员，提升了沟通的时效性，而且助于增加企业的应变能力和整体竞争力。同时，在管理和决策这一关键性内容的拉动下，关于以决策需求、各级管理这条系统建设主线，也逐步拓展了业务信息化水平的范畴，实现了办公系统和业务系统的融合，最终益于达到综合处理企业业务的集成目的。
2企业信息化办公系统的优化手段
2.1优化企业信息化办公系统，确保企业安全平稳的前进发展
关于企业信息化办公系统的优化问题，我们必须严肃对待，因为它关系到企业的正常化发展和前进步伐，而且影响到企业的整个信息化建设进程。因此，在企业信息化办公系统的应用过程中，首先必须深化好企业的信息化办公规划方案，确保企业制定的发展朝向与目标标准合理且明确，确保方案能够按次序、步骤完美进行。其次，需要促进办公系统的各个流程紧凑协调，促进企业信息化建设的稳步前行。最后，我们还应时常注意各环节的调试和更新，建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进系统的现代化和信息化水平。
2.2健全办公系统的视频会议，促进企业内部各环节有效协调
会议电视系统是一种新颖的会议形式，它主要是通过人与人之间的网络传输，实现实时沟通的目标，加之互传影视资料，在提高沟通水平的基础上强化自身工作质量与效率。为了深化网络传输系统设备的应用，确保会议系统的健全，企业需要引进视频会议系统，并事先运用于小型会议中，将电话、传真、电脑三方结合，确保小型会议应用的风声水起，随后在不断地扩展。同时，信息化办公系统可以通过具体的网络手段，实现公文的网络处理协同合作，并且定期一些实时信息，既提高了工作人员的办公效率，也促进了企业内部各环节的协调。
2.3应用多种信息化具体手段，提升企业信息化办公系统水平
在企业办公的过程中，为了确保企业内部生产办公系统的优化，我们有必要更新自身的管理模式，而且也需要应用多种信息化的手段，促进企业信息化办公系统的应用水平，最终提升企业的经济效益。现下，手机作为人社交交流的一项必备通讯工具，企业可以巧妙地借助手机普及化、广泛化的特点，在企业产品的宣传中尽情发挥其价值，比如：在具体的宣传活动中，可以通过“微信”或者“邮箱”的形式将信息发给用户，达到一种点对点的服务和传送。除此之外，企业需要深化协调内部人员结构，提高企业信息化建设队伍的综合素质，重视上下级部门间的沟通和交流，从而提升企业信息化办公系统水平。
3结束语
企业办公信息化篇2
关键词：企业；信息化管理；自动化办公；控制
进入新的竞争时期，信息和技术成为了企业之间互相比试、切磋技艺的重要项目，如何利用信息技术和设备条件来管理企业，使企业办公发挥出最大的效率，在竞争激烈的市场中争创经营佳绩，是现阶段令国内各大企业头疼的主要问题。具体来说，企业的信息化管理与自动化办公指的是采用先进的信息科学技术，针对企业的信息资源，用系统集成的方法来整合企业的管理结构和机制，规范企业的内部管理，最大化提升企业办公效率，从而提升企业在市场上的综合竞争力，促进企业用卓越的经营绩效和管理实力争得更加稳固的一席之地。
1企业信息化管理系统的创建
1.1企业信息化管理系统的建设目标。企业开展信息化建设的前提需要对信息资源进行整合、提升企业的管理质量以及开拓更加广阔的市场。一旦加快了企业的信息化建设节奏，企业的整体信息化运作水平就会得到提升，建设更加规范的企业信息化办公管理系统也就成为了可能，更加全面化的构建办公环境，为企业战略目标的实现锦上添花。具体来说，首先要实现在线协同办公、公文的收发管理、文件报送等多项现代化办公功能。其次，建立起一个在线交流与协作共享平台，实现信息资源的实时共享。再次，要全面规范行政办公与审批的流程，使每个部门的工作更加合理化、规范化。最后，要遵循先进性、实用性、安全开放性等原则，保证企业信息化管理和自动化办公系统的科学性。
1.2企业信息化管理系统的建设原则。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，必须要遵循相应的几项原则，来保证建设工作能够及时有效的开展，保证系统建成之后能够达到预期效果。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，要坚持工作的规范性、系统的可靠性、系统的易操作性与易维护性、扩展性等原则，除以上这些原则以外，信息化管理系统在操作的过程中还应该充分具备人性化的特征，提供简便的网站栏目内容维护功能和用户权限管理等功能，为企业员工的管理和操作带来方便。
1.3企业信息化管理系统的建设目的。进入全新的科学技术信息时代，企业选择建设信息化管理系统和自动化办公系统的目的是采用方便的信息化设备和通信手段实现现代化的无纸办公，建立起一个能够实现企业关键办公的应用软件系统，使企业内部的各方面信息资源得到有效的整合，实现办公的协同化、分享化、同步化和信息化，从而进一步全方面的提升企业内部管理与办公效率。
2企业信息化管理系统的结构设计
2.1企业信息化系统设计总体与通用技术要求。信息化管理系统和自动化办公系统的设计主要包括模块化设计、开放与安全性设计等设计要求，以及包括软件与硬件在内的通用技术要求。其中，软件部分应采用带有多层结构的Browser/Sever模式，在系统组成结构中，应当采用技术相对较为成熟的、符合技术标准的服务器、中间件以及其他数据库产品。建立起的信息化办公系统应当保证windows用户的正常使用，并且提供基于XmL的数据交换接口，支持与第三方软件的应用集成。系统要在充分考虑数据信息安全保密性的基础上提供较为完整的数据加密接口，保证信息的安全。最后，在语言操作方面，系统应提供的操作界面应该最大化地符合中文使用习惯，保证所有的用户信息都能够通过中文显示出来，且具备多语言版本扩展能力。
2.2系统平台和体系构架要求。整个信息化管理系统应当采用B/S结构，在开发设计的过程中要采取依靠平台化的分布式处理技术，支持多层构架，各个层相互区别，采用关系型数据库，使消息服务成为可能，其次，还要求系统在构建和设计的过程中要采用模块化开发的技术，提供开放的标准接口，以保证系统后续功能的可开发性。
3企业信息化管理系统功能要求
3.1协同工作。协同工作指的是企业内部员工之间通过适当的交流和信息的互换而开展的工作，在企业的自动化办公系统中，只需要简单的文字编辑、信息传输以及意见回复和附件加载等流程，就能够实现异地工作协同，用不同的形式来完成企业办公过程中信息的传输、审批、请示、汇报等复杂多项的工作。
3.2发文管理。企业对内、外部发文都可以通过信息化管理系统中的发文管理功能实现，发文管理主要涉及到拟稿、审核、核稿、签发、印发等流程。
3.3收文管理。收文管理主要在内部发文的过程中有所应用，主要是对电子文件和纸质文件的处理，对接收到的文件、传真以及其他资料，完成记录后可供多人传阅。
3.4项目管理。oa的组成部分中，项目管理是重要的环节之一，领导与员工和其他各部门之间的及时沟通，对企业项目管理的质量会有直接的影响，因此，要管理好一个企业的项目，就必须对相关人员、时间、硬件配置等信息作好记录和了解，重点把握其中的要害关系。
3.5合同管理。合同的签订、审批和管理对企业的经营管理来说意义重大，每一次签订合同都要经过相关部门的严格审批核查，通过互联网平台大大地提升了合同审核管理的效率，缩短了审批周期，成本得到了相应的节约。
3.6会务管理。会议是企业自身管理和经营过程中的重要组成部分，会议的信息资源需要得到完整的记录和保存，会务管理能够实现会议申报、审批、安排、通知、记录、查询等功能，有需要者还可以通过系统对会议室使用情况进行实时查询，方便会议的安排。
4结语
综上所述，进入全新的科技时代，信息化管理系统和自动化办公体系的建立是企业自身发展和在市场中竞争的重要手段，采用先进的现代化设备和管理手段，能够在相同的时间内节省大把的时间，提升企业内部的办公效率，提高企业管理质量，进而帮助企业在激烈的市场竞争中立于长久不败之地。
参考文献：
[1]张冉.浅谈办公自动化中计算机计术的应用[J].科技展望，2015（25）.
[2]唐颖.浅谈办公自动化在现代工作中的应用[J].价值工程，2014（30）.
企业办公信息化篇3
关键词:监理企业、电子文件、信息、管理计算机在监理企业普遍使用,电子文件和信息大量产生。但电子文件及有关信息被分散保存,导致监理企业内部信息交流不畅,管理效率不高。能有效解决这一问题的办法是利用信息技术和互联网技术,建立电子文件的信息管理平台,对电子文件进行自动化的整合,提高企业内部信息交流的效率,降低信息交流成本,提高信息交流的稳定性、准确性。
1.为什么要对监理电子文件进行信息化管理
1.1建设监理工作信息化的需要计算机及互联网的应用给工程建设带来了巨大的变化,从设计、预决算、施工、档案管理等过程都可以应用计算机来进行实施和管理,极大地提高效率。为提高我国建筑行业的竞争力,建设部于200年2月颁发了“建设领域信息化工作的基本要点”,明确提出了:用信息技术等高新技术改造和提升传统的建筑行业,用信息化带动工业化,以工业化促进信息化。同时,还提出在建设领域中培育新的经济增长的目标。各地建设行政主管部门、建设单位、设计单位、施工单位、城建档案馆等也根据需要,开展了一系列的信息技术应用研究和开发,并取得一定的成效。
建设监理在我国推行了十多年,从施工监理到设计监理都取得了较好成绩,并逐步向项目管理方向发展。但监理单位的信息化建设仍徘徊不前,多数监理单位的计算机仅用来打字和上网查资料。如何推进监理工程项目管理的信息化,突破信息资料管理的瓶颈,进一步提高监理工作水平和效率已成为监理单位普遍关注的一个问题。
1.2监理资料保存和利用的需要在一定意义上,监理工作是通过文件资料来实现,监理效果最终反映在文件资料上。一个监理项民从介人到最后完成,会产生大量监理资料,少则几卷,多则上百(千)卷。这些监理资料既有传统纸介质资料,也有现在的电子介质资料。由于目前经济技术条件所限,未能完全弃用纸介质资料,而全面改用电子介质资料,所以文件资料的保存仍要用“双套制”,即既保存纸介质资料,又保存电子介质资料。如果采用传统方法对这些文件资料进行管理和利用,则需投人大量的空间、人力和物力。这对我国目前监理单位困难的生存条件来说,显然是不利的、所以在有限的资源条件下对电子文件资料进行规范化和信息化管理,使之方便检索则是一个提高文件资料利用率的可行办法。从经济角度考虑,可采取“总体规划,由易到难,分步实施”方法来实施。
1.3监理管理规范化的需要监理管理规范化可以从两个方面理解:一方面,电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化的工作水平。监理规范化的范围可定可窄,小的可以是项目监理部的规范管理,可以是监理单位的规范管理;大的可以是项目业主对整个项目,包括对监理方的规范管理,可以是建设主管部门对监理行业的规范管理。规范管理要求人们按程序进行工作,在信息化管理或办公自动化的工作条件下,相关人员按系统分配的权限进行自己的相关工作,工作完成后输人自己签名或密码,对文件进行确认。如需进人下一环节,则可把文件发出,系统自动记录下工作时间,文件发出时间。下一环节的工作人员在收到文件后,按自己的权限(包括相关规定、条件)对文件进行处理。一份电子文件从产生的一刻起就应自动生成一张《电子文件运行周期表》,真实完整地记录下文件形成全部活动过程。在文件的活动过程和《电子文件运行周期表》运行过程中,系统采用电子签署技术、加密技术、身份确认、防写措施等来保证电子文件和《电子文件运行周期表》所记录信息的准确性、原始性、真实性和完整性。所以说,电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化,保证工作是按程序进行的,管理是规范的。
另一方面,监理管理的规范化包括对电子文件管理的规范化。我们知道,监理工作是知识密集型的工作,监理工作涉及多部门、多环节、多专业,而且信息量又大,信息来源广泛,形式多样;涉及的法律、法规、规范多;质量控制的标准多、控制点多、环节多;影响进度、质量、投资控制因素多,控制难度大;多单位、多部门协同工作。为此,电子信息传递要顺畅,电子信息资源要高度共享。在实际工作中,由于电子文件缺乏科学的规范管理,造成电子文件种类多、格式多,从而导致共享性差、可用率低,最终电子文件呈现出来的可能只是一堆杂乱无用的电子垃圾。而电子信息在部门之间不兼容,不共享,谈何对电子文件进行信息化管理,谈何进一步对我们的监理管理工作进行规范。
2.电子文件的概念和种类
2.1电子文件的概念电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件由计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,统称为“数字文件”(Digitdrecords)。这是电子文件与其他形式的文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
电子文件是文件的一种类型,它具有文件的各种属性,特别是有快速使用和远程调用的特性,这是电子文件与纸质文件的基本区别。在使用功能方面电子文件与纸质文件是相同的。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,是以数字信息为特征的文件。国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》中指出:“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成,而不管记录的形式或载体如何。”在这里,内容是指文件中表达作者意图的信息;背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息,如文件形成时间、收件人等;结构是指文件内容信息的组织表达方式,如电子文件所使用的代码、格式、载体、附件等方面的信息。
2.2电子文件的种类电子文件的种类根据其自身特点也有不同的划分标准。目前,按其信息存储主要有以下几种形式:
1、文本文件;2、数据文件;3、图形文件;4、图像文件;5、影像又件;6、声音文件Z7、程序(计算机程序)文件。
企业办公信息化篇4
【关键词】中小企业办公自动化知识管理
1办公自动化及其发展
1.1办公自动化。办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。
1.2我国办公自动化的发展现状。我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：①硬件配置阶段。70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。②数据处理自动化。80年代中期开始，miS（管理信息系统）的发展标志oa进入数据处理自动化的第2代oa阶段。③C/S架构下工作流程自动化阶段。伴随着企业内部局域网的兴起，第3代oa开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。④B/S无障碍工作流程自动化阶段。90年代中期开始，随着internet技术的兴起，第4代oa实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。⑤协同工作型办公自动化。90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代oa兴起，其核心即为Km（知识管理）。⑥协同发展型办公自动化。是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化workfiow及Km为核心。
2办公自动化在中小企业发展中的作用
2.1在专业化效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。
2.2在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用oa系统建立的企业内网（intranet）和企业外网（extranet）不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。
2.3信息能否快速获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险，oa系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有利的方式。
3中小企业实现办公自动化的基础
3.1思想上。①转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟的，但是有些人认为新生事物不易掌握，存在畏惧心理，也有人认为长时间手工操作已经成为定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。因此，企业领导思想的转化至关重要，必要时应进行一定的宣传以及企业各部门的普及培训。②企业应从本质上认识到办公自动化不仅是办公过程中先进技术和设备的使用，而且起到提高管理机构决策效能的作用，企业还需明白办公自动化的建设依赖管理基础和信息积累基础，不只是技术和设备的投入。
3.2硬件上。①办公自动化的实现体现在技术的实施上，为了更好地建设企业办公自动化，企业应加大对技术的投入及对技术人员的培训和积极引进。②资金是企业实施项目的基础，企业在办公自动化建设上应舍得投入资金，有舍才有得。
4办公自动化面临的难题和解决办法
4.1安全问题。oa在计算机网络的基础上才得以实现，因而企业必然面临着oa系统的安全与保密问题。
企业办公信息化篇5
关键词：计算机软件企业办公自动化
中图分类号：tp319文献标识码：a文章编号：1674-098X（2013）01（b）-0-01
为了提升企业自身竞争力，进一步强化企业办公自动化管理工作，愈来愈多的企业注重计算机软件于企业办公自动化方面的运用，并且建构适合本企业自身发展特征的计算机办公自动化体系，促使企业充分利用互联网信息与技术，提升企业的生产效率，有效开展企业办公自动化管理工作，获得可观的管理效益。企业全面开展办公的自动化管理，是企业未来进步发展的必然。
1企业办公自动化概述
从狭义角度来讲，办公自动化只局限文字的编辑与处理；局限文档的管理及检索等方面的内容。从广义的角度来讲，办公自动化是建构在管理信息体系（managementinformationsystem简称miS）前提上，其办公项目包含有决策支持体系（DecisionSupportsystem简称DSS）功能。办公自动化学说的基础系行为学门类以及系统、人机等工程学等，其直接采取的技术包括计算机、通信以及自动化等技术。所谓企业办公自动化即企业采取internet抑或intranet技术针对企业办公实行自动化管理.致使企业办公职员的各种办公事务逐渐由各类设备、人机信息体系来帮助完成，充分借助现代化技术与互联网信息，提升企业的效率。而且，办公自动化系企业实施管理与履行决策的可靠依据。一个企业完善的办公自动化体系包含四个环节，即信息的采集、加工、传输、保存。企业办公自动化的中心任务就是针对企业各个不同领域各个不同层次的办公管理者提供所要求的准确信息，完成自动化模式管理。1
2计算机软件在企业办公自动化管理上应用的意义
企业办公自动化原本就是一个逐渐成长进步的概念，其充分借助了现代化的科学技术，尤其是互联网技术，将计算机软件运用在企业办公自动化管理方面，愈来愈受广大企业的欢迎。计算机软件在企业办公自动化管理方面的运用，让企业办公业务逐渐物化在现代化先进设施中，促成了由办公室管理者与设备一起组成的人机信息处理体系，从而实现了企业期望的管理目标，给企业带来最佳的经济效益。计算机软件在企业办公自动化管理方面的运用规范了以往旧的企业管理随意混乱状态，其给企业带来的是管理的规范、标准及流程化，促使企业信息管理资源达到最大程度开放及准确，此外，企业信息的传导形式呈现的多样化，促成了企业办公自动化的扁平化
管理。
企业办公自动化不但是信息革命的结果，而且也是社会信息化技术的根本保障。计算机软件的运用，协助企业办公自动化促成了人、计算机及互联网信息于一体的管理体系，提升了企业管理水准，给企业的长足发展奠定了基础。[2]
3计算机软件在企业办公自动化管理上的应用所带来的积极影响
企业办公自动化体系的实行，给企业办公管理带来很多的积极作用，主要体现在如下几个方面。
3.1优化扩大了企业办公环境改善了企业办公流程
计算机软件的运用，可以借助计算机网络互相协调，一同合作，真正达到人机办公体系的自动化。此外，各个企业之间借助运用计算机软件也建构了互通桥梁，促成了跨地跨行业之间的相互交流及合作。可以预见，目前及未来一定会有愈来愈多的企业办公室在实行自动化管理中运用计算机软件。从改善企业流程方面分析，主要表现在如下两个因素。
3.1.1同步进行
如企业工程部门与企业财务部门可以同步实行会审，企业工程部门注重在合同的工程方面的内容，而财务部门则注重合同的资金方面地内容。
3.1.2可越过性
如遭遇比较着急的合同会审时，部分环节不确定一定要参与的环节可越过。[3]
3.2企业管理成本的降低
计算机软件于企业办公自动化管理中的运用，可以让企业办公所需要的材料逐渐大幅度降低，同时，计算机软件的运用，提升了企业办公管理的效率，减低了办工事务中无需去做的环节，压缩了成本投资；而且也减低了企业办公职员的成本。计算机软件的运用给企业办公成本营造了节俭形式，为企业创造了显著的经济效益。办公自动化的实行对企业办公成本的影响主要表现在如下两个方面。
3.2.1办公成本
实行办公自动化，真正实现无纸化办公，能够大幅度的节约办公费用。例如：平日往来函件、货单传真发送等，不但提升了传递速度，而且节约了复印方面所需纸张等。
3.2.2交通成本
企业部门与企业、企业部门以及企业部门内部因为地域的局限，相互沟通不便利，一般因为一项业务的达成，需车辆往来耗时耗油耗费等成本很大。实行办公自动化以后，部分业务可以利用互联网授权实施，大大减低交通成本。[4]
3.3激发企业创造力办公效率提升
运用计算机软件在企业办公自动化管理的宗旨就是促成企业实现规范、标准以及流程化等管理，把人从繁忙紧张的环境里解脱出来，最大程度的发挥人的创造力。促使企业办公的效率的大幅度提升。企业实施办公自动化运用计算机软件需要办公职员具备掌握一定能力的计算机软件技术能力，因此，企业每位员工一定要充分利用自己的创造力去实现自动化管理。
随着办公自动化理论深入研究以及信息技术进一步发展，办公自动化体统将会在社会的各个领域得到更加广泛的运用。面对日益激烈的市场竞争趋势，企业若寻求发展，获得先机，处于不败之地，就一定要实施办公自动化管理，机动灵活运用计算机软件，充分发挥计算机技术的先进性，不断提升企业的办公的效率，为企业创造更加可观的经济效益。
参考文献
[1]施明，刘镝.办公自动化在企业的应用[J].上海煤气，2010（5）.
[2]吕迎春.计算机软件在企业办公自动化管理中的应用[J].信息与电脑（理论版），2011（6）.
企业办公信息化篇6
办公室是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对企业正常运转有极其重要的作用和意义。办公室管理工作综合性较强，其职责范围内容也较丰富。
（一）辅助领导决策。办公室作为综合管理机构，接触工作面广、信息范围大，通过搜集信息、提出多种备用方案，提出建设性参考意见，为企业管理层提供全面、详尽的决策依据，以提高企业整体工作效益，做好企业管理者进行科学决策的参谋和助手。
（二）协调职能。办公室是企业工作高效、有序进行的协调者，主要负责与外单位和企业内部各部门的沟通、协调工作，保障及时传达各级领导指示精神，促进企业正常运转和工作全面发展，实现各项计划目标。既包括协调与上级单位、平级单位等与企业有关的各种关系，为企业持续发展创造良好的外部环境；也包括协调企业内部各部门之间的关系，为企业稳定和谐的发展创造良好的内部环境。
（三）信息沟通。现代企业接收的信息量较大，对接收的信息进行有效控制管理是实现管理目标的基础。良好的沟通机制能够保障信息传达的及时性、畅通性，更能为企业的决策与执行力提供基本的保障。企业内部控制活动中，提高信息的透明度与反馈程度是实现有效沟通、完成经营管理目标的重点。企业办公室需要改善沟通环境，健全沟通机制，建立现代化、科学化的信息网络。企业办公室既要培养素质好、开拓意识强的信息人才队伍，又要通过信息与沟通机制建设不断强化内部控制，制定与企业经营目标相结合的信息管理制度，明确职责，予以监督考核。在信息沟通工作中，利用现代科技降低信息不对称的不利影响，企业办公室应力求把握信息所反映的客观事实，保障信息的准确性、安全性和畅通性，为企业经营发展服务。
（四）提高管理效能。管理者清晰、准确地认识管理职责，是有效发挥办公室管理职能的前提。办公室既要完成企业管理者下达的各项计划工作任务，又要保障与各部门建立和谐的工作关系。管理的同时应加强有效沟通，避免空白管理和重复管理造成时间、人力成本的浪费，以进一步提升管理效率。
二、企业办公室管理存在不足
（一）管理观念缺乏创新。随着经济不断发展，新思想和新方法不断被运用到企业管理中，企业办公室管理面临日益严峻的挑战。办公室不仅是为公司内部工作运转服务，新时期企业办公室工作的内容和形式都发生了变化，结合企业工作实际开展情况不断创新管理观念，应提升办公室管理工作的全面性、计划性和预见性，推动企业改善管理机制，适应竞争激烈的市场环境。
（二）管理水平亟待提高。管理涉及组织的所有资源及活动，包含着深刻的辩证关系。正确处理和对待管理决策、管理体系建立、管理规范与创新、管理的“以人为本”、管理对象等几个方面关系，有利于提升公文收发、日常接待、信息收集处理等日常工作的管理效率，推进工作方式规范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企业整体工作效率的前提。根据企业实际情况，发挥办公室工作人员积极性，引导其发掘内在潜能，不断探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各项工作任务，充分发挥办公室效能。
三、管理创新思路
（一）更新管理理念。现代企业办公室管理的核心是为企业发展大局服务，保障各部门工作顺利推进。办公室管理必须不断创新工作思路，改进管理方法。挖掘不同岗位的潜能，调动员工的积极性与创造性，通过制度约束的力量保障管理创新的方式落实到位。同时，根据办公室管理方式的创新，调整优化企业文化及制度规范，为企业运营、管理和发展带来源源不断的生机和活力。
（二）规范管理制度。有效落实企业办公室管理工作，进一步优化、完善管理工作。企业需不断完善长效管理制度及管理规范，对内部行为进行约束和规范，以期提升办公室管理效率。以健全的制度为基础规范办公室管理工作。企业通过完善的管理制度，调动员工的积极性，提高企业整体工作效率。
（三）树立良好工作作风。员工的工作作风对工作开展成效至关重要，树立良好的工作作风有利于提高工作效率、提高团队凝聚力。员工通过加强自身学习，提高组织管理、综合分析、协调办事等工作能力，保障工作成效。
（四）探索创新管理机制。办公室管理人员、工作人员要以改革的精神思考和研究本职工作，在工作中勇于开拓创新办公室工作新局面的有效途径，积极探索建立标准规范、信息灵敏、优质高效的办公室工作机制，不断完善，进一步提升工作效能。
四、企业办公室管理的创新途径
（一）提高办公室工作人员综合素质。具备高素质综合管理能力，是办公室工作协助企业领导进行企业管理的基本要求。只有办公室工作人员的整体素质不断提升，才能不断提高办公室的工作质量。提高工作人员的综合素质可通过岗位培训、再教育、自学等方式进行，充分调动员工的积极性，鼓励员工结合岗位工作完善职业规划，实现自我价值与企业价值的统一。
（二）强化办公室工作的服务、监督职能。认清企业不同时期的发展形势，积极转变管理观念，增强服务意识，是办公室管理工作的责任与义务。建立规范的工作秩序，保证科学决策、有效指挥和政令畅通。督查是办公室管理的重要职责，是落实企业经营计划和目标任务的关键。办公室管理工作必须围绕企业发展战略、工作重心，建立权威高效、运转自如的监督机制。
（三）管理规范与企业业务开展有机结合。企业办公室管理的工作应当与企业业务开展有机结合，以企业发展为目标，企业利益最大化为导向。规范企业内部管理，管理者不仅要了解本行业法律法规、行业行规，还要掌握市场动向、发展趋势，分析行业管理模式，不断提高业务知识和技能，办公室管理规范与企业业务发展有机结合不仅有利于推动企业业务发展，也有利于完善办公室管理机制，有效增强企业发展动力。
企业办公信息化篇7
关键词：中小企业；互联网络；办公自动化系统
中图分类号：tp311.52
网上办公自动化系统的研发与应用不仅极大的提高了企业办公的工作效率，并且这一自动化办公系统还能够凭借着其超强对信息进行收集、整合、分析、传递的功能，实现对有效网络信息的高效、低价、广泛的共享，网上办公自动化系统的这一强大功能对提高中小企业工作效率、增强中小企业管理者决策的正确性具有十分重大的意义。从当前发达的网络技术来看，实现中小型企业的智能化管理需要从办公系统着手，采取不同的组网方式、不同的系统构架理论，使得企业可以建立起符合自身要求的企业。本文将主要对中小企业网上办公自动化系统进行介绍、分析与研究。
1中小企业网上办公自动化系统概述
1.1系统特征分析。基于电子计算机及网络信息技术的现代中小企业网上自动化办公系统可实现企业内部事务处理自动化的目标，搭建起企业各部门之间的交流平台，从而提高企业工作效率。我国大部分企业目前所应用的办公自动化系统是由多个子系统构成，每个系统模块分别处理不同的事务性工作，且由企业内部各职能部门的负责人进行管理，分配差异化的操作权限，对系统内的用户端口进行添加与修改等操作，从而令企业网上办公自动化系统更具安全性与稳定性。
1.2系统职能综述。我国中小企业目前企业内部管理所应用的网上办公自动化系统的主要职能包含企业人员管理、企业财务管理、企业会议管理、企业信息交流等[1]。例如：当相应系统模块的负责人选择添加新信息时，只需按照网上办公系统的指引按步骤操作即可，也可以分设不同级别的权限进行同时操作，进而能够发挥出系统的各项职能。
2系统的用户需求分析
要想在中小企业内部建立起网上办公自动化体系，企业相关人员就需要事先对企业的用户类型与用户需求等信息进行分析与调查，用以最终对中小企业网上办公自动化系统的目标进行确定。对中小企业办公自动化系统用户需求进行分析一般从以下三个方面来进行：第一，可行性需求分析。进行这一需求分析，主要是由中小企业规模较小、功能较为复杂多样这一现状来制定的。中小企业办公自动化的主要功能除了利用电子邮件来实现对各种商业信息的共享与交流之外，还包括对企业内部的各种业务进行安排、管理等功能。网上办公自动化系统在中小企业的应用不仅能够提高企业的凝聚力，还能够提升企业的工作效率。第二，企业内部软、硬件的需求。中小型企业自身规模较小，没有很好的实现对信息资源的共享，并且由于资金的短缺，硬件与软件设施一直不是十分完备，这在很大程度上阻碍了中小企业的进一步发展[2]。网上办公自动化系统不仅对硬件设施配置的要求较低，而且价位较为低廉合理，系统简便易学，十分适合中小型企业的发展现状。第三，中小企业可以通过对现有软件进行加工改进的方式实现对网上办公自动化系统的二次开发。
3系统的设计
3.1系统的开发环境。中小型企业网上办公自动化系统在开发过程中主要采用的是由eclipse3.3和myeclipse5.1插件组合而成的集成开发环境体系，而此系统所采用的数据库系统则是由微软公司于2000年开发的SQLserver集成软件[3]。
3.2系统运行过程与环境。中小型企业的系统在运行的过程中主要采用web浏览器作为访问方式，通过浏览器向服务器发达命令，然后获得访问的权限之后进行访问，所以在整个软件的运行过程中首先需要web浏览器、outlook、autoCaD作为数据图形共享。当然在小中型企业的办公系统均采用的是B/S架构，通过web浏览器向服务器发送命令，然后再对服务器进行访问，获得web发指令者所需要的服务。构建的整个B/S架构在客服机上采用outlook进行程序控制，并且通过B/S架构的访问方式来构建起数据交换桥梁，实现了对数据的交换和存取。
3.3系统的主要特点。用户界面友好，容易操作，能够短时间内被人们所掌握和运用；能够实现对各种信息的快速收集与传递，能够让人们摆脱时间与空间的限制，了解到更多有价值的信息资料；办公自动化系统中信息平台的建立，为信息更为便捷的沟通、交流与共享提供了可能。
3.4系统的流程。中小企业办公自动化系统的大体流程如图1所示。
图1oa办公自动化系统的大体流程
3.5系统的开发工具与技术。现阶段，中小企业的网上办公自动化系统主要采用的是C/S应用程序、C/S+web的复合型应用程序与B/S应用程序这三种开发技术。其中较为传统的C/S系统能够开发应用程序主要通过数据库与客户端这一双层结构实现对系统的开发。复合型应用程序则主要利用web程序来弥补C/S应用程序的缺陷，但是在数据的更新与系统软件的升级等方面上仍然存在着较大的不足。B/S应用程序是由C/S应用程序不断改进发展而来的，其主要优势为能够利用web接口实现与互联网络的快速连接，并能够对信息进行存储和指定下载。
4中小企业网上办公自动化系统的主要模块
4.1企业人力资源管理。对于初具规模的中小企业而言，企业内部精英人员的工作能力就是企业发展过程中的核心竞争力，准确掌握员工的基本信息极为重要。中小企业网上办公自动化系统中的企业人力资源管理模块能够实现员工基本信息管理、员工信息查询等功能，从而令企业人员状况更加明晰，有利于企业未来长期稳定发展。
4.2企业会议经营管理模块。现代企业依托计算机网络平台进行日常办公提升了企业管理的整体效率，其中会议管理模块具体分为四项功能，即查看会议记录、添加会议记录、删除会议内容、查看会议具体记录信息。在实际的管理过程中，会议经营管理模块的办公自动化系统界面较为明晰，使得操作人员应用该系统进行会议管理极为便捷，只需按照类别将信息录入到系统模块之中即可完成会议记录环节，并且将信息即时传送至公司内部管理人员的手中，能够起到提升企业日常办公效率的作用。
4.3企业信息交流模块。企业信息交流平台是中小企业网上办公自动化系统的主要职能之一，也是现代企业运营管理的基础，承载着企业内部大量的信息资源，而且，企业各部门之间的信息传递也依托于企业信息交流模块的有序运行。该模块主要分为：企业公共信息功能、企业各部门交叉信息传递、企业内部员工间工作交流。另外，由于该模块每日的信息量较大，系统管理人员要负责针对过期信息进行适时删除，且在整理信息前会通知到各级办公人员，从而保证企业的信息及时准确，促进企业内部各岗位人员日常办公的有序执行。
5结束语
在信息化时代，及时的掌握相关的信息就等于把握住了一个巨大的商机，而中小企业只有实现了对有效信息与数据的快速收集、分析、传递、分享与交流才能更好的提高企业的工作与管理效率，从而做出正确的发展决策，推动中小企业的快速发展。本文主要对中小企业网上办公自动化系统进行了分析、介绍与研究，希望能够对促进中小企业的发展起到一定的作用。
参考文献：
[1]范爱晶，徐建时.基于intranet的电子办公信息系统[J].电脑与信息技术，2012（06）：20-22.
[2]王丽娜，魏长军.网络自动化办公系统的开发与应用[J].计算机与信息技术，2013（06）：69-77.
企业办公信息化篇8
【关键词】信息化建设；资源共享；管理提升
一、企业基于信息化的管理提升所产生的背景
信息化也被称为“资讯化”。最早源于20世纪60年代，信息化建设已成为我国企业与社会发展十分重要的基础工程。信息化就是充分利用先进的现代信息技术，把这些先进的信息技术最大限度地运用到社会经济各领域，不断构建和完善信息产业体系，使其在国民经济发展中发挥着主导性地位和作用，从而更好地推动经济和社会持续快速地发展。随着我矿逐步推进“三网合一”工程项目以来，不仅为公司各个领域的办公系统提供了交流平台，而且能更大限度地保证公司安全生产、节约资源，更好地利用信息化建设所带来的丰富资源和信息，促进企业的良性发展。
二、企业基于信息化的管理提升的研究内涵
随着煤炭行业形势的好转和对信息化认识的提高，越来越多的企业已经大力度进行信息化建设。通过信息化提高企业的整体管理水平，推动企业业务流程重组，促进组织优化，有效降低生产成本，加快企业技术创新，提高差别化，更方便、快捷、高效地为企业服务。
企业信息化管理可划分为三个层面：
第一层面―数字化，即数据的电子化。公司现在逐步推进了各种数字化软件。比如：企管部应用的用友软件，把库存信息、领取手续等一定的格式录入到数据库中，方便随时查询和使用。公司现在应用的“三网合一”也是将相关的信息以一定的格式录用到数据库中，为各个办公系统软件提供了交流平台。尤其是最新运行的安全管理系统软件，更好的为企业安全、高效、稳定的发展提供了技术指导。
第二个层面―程序化，即流程的电子化。把企业已经规范的流程用软件固定下来，使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范和高效。
第三层面―科学化，即对决策的科学支持。通过对电子化的原始数据进行科学加工处理，得出有效信息，为管理和决策提供支持。现在oa办公网的功能还比较有限，下一步，就是在原有功能的基础上，增设杀毒软件、oFFiCe安装包、pDF阅读器等有与办公戚戚相关的软件，优化办公环境，提高工作效率。
三、企业基于信息化的管理提升主要做法
1.培训员工，提高认识、发现需求。
2.学习经验，增长才干，掌握技能。
3.通过oa办公网建立家庭局域网，实现资源共享。
4.需求分析和战略决策。
5.项目验收与效果评估，持续优化同时实现基于信息化的管理提升。
四、企业基于信息化的管理提升的效果及收益
1.企业基于信息化管理提升的实施效果
追求实效、创造价值、实现企业经济持续稳步发展永远是企业信息化的主旋律。企业信息化的瓶颈是管理，在认识到位、理念先进、观念转变的基础上、努力做好基础管理是提升管理从而实现企业信息化的基本条件。观念的转变决定管理的提升，管理的提升决定效益的提高。企业信息化有放大的功能，即企业能够产生效益的运作和能力经过信息化可以得到进一步的提升。
2.企业基于信息化管理提升取得的经济及社会效益
企业通过信息化管理，产生效益的基点有两个：一是运算的高速性和准确性，二是实现信息共享，三是很大程度上有效的节约资源。高速型和准确性能大大提高工作效率，而在数字化和信息共享的前提下，可以科学地重组企业内部流程，完成在人工条件下无法完成的管理任务。尤其是公司运行办公自动化以来，有效的提高了工作效率，通过办公网这个信息平台，有效的实现了资源共享，为企业的高效、安全、快捷的发展提供了诸多便利。
3.企业基于信息化管理提升的前景和意义
随着科技信息时代的高速发展，计算机的使用已经成为工作中必不可少的应用工具。它的使用大大提高了企业工作人员的工作效率，减轻工作量，使得企业业务流程更加顺畅，打破了部门间的分割，从而实现资源共享，业务流程所涉及岗位员工的工作规范化，减少人为控制因素，提升企业的管理水平和服务质量。
企业办公信息化篇9
[关键词]协同办公 企业流程管理 应用
一、引言
在现代企业管理中，办公软件的应用已经十分普及，协同办公模式的提出，是对传统办公自动化的一个挑战，协同办公作为一种综合性极强的办公模式，能为企业管理的优化带来很大方便。与传统的企业管理软件相比，协同办公强调在工作中以人为中心，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，协同办公作为自动化办公的高级阶段，是现代企业管理的迫切需要，同时也是现代企业管理技术与管理理论的综合应用。
当前，企业办公事务的应用主要借助单个软件操作来进行，其他辅助的方法及手段较少，协同办公的推行还不具有普遍性，协同涉及面也不广，同时由于协同办公对于单位内部的各个部门之间的流程沟通要求相对较高，所以实行时也有一定难度，再加上有的企业部门之间信息的共享程度不高、相互协调程度还存在一些瓶颈问题，因此要真正实现这种协同办公管理模式，还必须依托现代流程管理，提高操作人员的素质，通过模块化的软件平台对事务进行综合管理，以达到最终的协同管理目标。
二、“协同办公”模式建立的理论及技术支持
协同办公作为以现代网络及信息技术为依托的新的办公模式，仍旧要以现代管理理论为理论依据和理论基础。现代管理理论的核心思想为协同办公管理模式的建立提供了有效理论依据。从管理学角度来看，协同办公符合管理从柔性化角度着手，以更为人性化的手段，利用高科技软件、硬件工具以及更为系统的流程形式完成工作。依据流程管理的新办法，企业应对流程规划、设计、构造、调控所有环节进行系统管理。管理理论应将“硬环境”和“软环境”理论紧密联系起来，这种联系同样可以体现在协同办公软硬有机结合的内容中，协同办公正是对企业“软、硬”环境的有效协调，通过信息化的手段，实现办公的最优化实施和管理。现代协同办公平台的主要优点就在于提高日常办公效率、减轻工作强度、实现移动办公、缩短业务办理时间、节约办公经费等。
而现代信息技术的发展则为企业协同办公的发展提供了强有力的技术支持。在协同办公模式中，知识文档完全可实现自动化管理，信息平台成为一个有效的信息和交流的工具，内部通讯平台可以建立组织内部的邮件系统、短信系统、即时通讯系统、论坛和个人博客等。计算技术的快速发展，网络、电子邮件、群组软件和企业应用集成的普遍应用，为协同办公提供了有效的技术手段。
三、“协同办公”优化模型的搭建与分析
如图1所示，协同办公的实现与应用分层次进行，经过优化后的协同办公分为：技术实施、目标实施，应用咨询、应用服务、应用规划五个层次，其中由实施到应用是一个由量到质的飞跃，这也正是协同办公在企业应用中开展的核心要求。技术实施主要是构建协同办公一体化模型，实现管理手段、管理工具的现代化集成；目标实施主要是降低管理成本、实现业务提升。在量化阶段，协同办公是投入期，包括技术和资金的投入，充足的资金投入是实现协同办公的有力保证。当协同办公进入质变阶段时，协同的主要作用是应用的推广和实现，主要体现为咨询、服务、规划三个方面。从业务流程链、绩效体系的建立到战略规划的实现，协同办公形成一揽子应用体系。
如图2所示，在协同办公的组建平台设计模型中，主要是解决协同软件平台模块的搭建，这个平台的建立是在原有企业规划的前提下建立的，原有企业规划是战略上的，应该具有前瞻性和长期性，在现有业务流程链、绩效体系、管理信息集成的基础上形成适合本企业的协同平台框架。建设好的协同管理平台再按照协同办公应用的优化层次开展工作，两者结合就能达到协同的最佳效果，即协同办公的优化模型创建。
在协同办公的优化模型创建过程中，协同办公平台的创建原则可归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等类型要求。安全保密是企业信息化建设的关键。协同办公平台涉及到重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用等方面采用多层次的安全保障措施。在系统平台、技术等选型时，协同办公应符合国际标准、工业标准、行业标准，特别是国家、行业的标准和规范，使系统的通信环境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。另一方面也要强调各种系统之间的通信和信息交换，以信息资源共享为有效的基本出发点。对于协同办公平台这样一个涉及范围广、用户数量大的系统，对其可维护性具有很高要求。因此，系统在设计时就应充分考虑系统的部署与配置、业务管理、性能管理等多方面的要求，提供灵活易用的流程设计、公文格式设计、配置管理、实时监控和详细的日志、审计功能。管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点，能够实现各子公司、各部门的分级管理，力求以最少的人力资源和技术要求，就能够很好零代码地维护和管理，并能正常运行。
四、“协同办公”应用方向及实践
1、协同办公解决了企业中存在的“信息孤岛”问题
随着电子商务的发展，企业间的关系更加密切，但一直以来由于信息技术局限、企业间的竞争等原因使得企业应用软件和流程语言各不相同，造成企业间流程整合困难，企业的信息体系形成一个个孤岛。为便于企业之间应用的集成，协同办公以动态管理、动态团队的模式，使得过去以静态方式下工作的类似于epp、Cpm软件得以不断改进。正是基于整合目标，为进一步促进这些标准的统一，协同办公力求建立一种相对简单且易于使用的平台系统以解决企业内不同部门之间的流程融合问题，减少企业的信息孤岛。
在信息时代，只有协同性强的软件与协同要求强的动态环境才相匹配。新一代协同办公系统，将企业办公内容流程化，通过流程把一系列的企业管理事务，按照一定的次序连接起来，以达到企业预期生产、预期管理的效果。流程作为任何企业运作的基础，企业的大部分业务都是通过流程来驱动，企业与不同的部门、不同的客户、不同的人员、不同的供应商之间的关系都是靠流程来进行协同运作的，流程在对流转过程中所带来的文档数据、财务数据、项目数据、客户资料等信息进行有序流转，而在协同办公平台的支持下，流程管理中的诸多弊病可以被逐渐淡化，信息孤岛也将越来越少。
2、协同办公系统要有管理思想，实现知识管理信息化
协同办公软件，只有通过管理思想进行指导，才能为管理者提供决策依据，它应该是信息的分析工具，能够对数据进行加工和转换、智能分析，并以各种形象的方式展现出来，从而为企业考察运营情况、分析当前问题、制定未来发展计划提供更多的情报和信息。
通过管理思想武装的“协同办公”软件，应该利用自身优势，来关注知识的收集、积累和继承，并提供相应的知识管理模块，这个模块能把人们的经验、技巧、灵感等放在一个公共的平台上，所有人都能共享，这样一个人的经验就会变成所有人的经验，从而有利于提升企业或员工的内在能力以及企业的核心竞争力。
3、协同办公系统开发实现的关键点
在企业中要实现协同办公，首先，要针对企业的具体情况，结合协同办公的模型层次，开发企业各系统之间的“接口”。由于企业的信息化建设是逐步进行的，很多部门之间的软件是独立建设的，要将各个独立建设的系统结合起来，只有通过开发各系统之间的接口，建设各系统之间的顺序流程，让数据按流程传送，那就能很好地解决资源共享的问题了。其次，实现企业多个系统间的整合，实现知识管理的数据统一，在升级的同时要解决系统界面的亲和力，让系统在整合后的使用过程中变得不复杂，而使用结果却有更好的效用。最后，要让企业的各种需求在系统中完美实现。
五、结语
一个完好的协同办公系统，能支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用。在企业管理中，通过协同办公的实施，可以辅助管理制度的实施，提升企业执行力，规范办公业务流程，优化管理工作。计算机技术的快速发展也使企业完整推行流程管理成为可能。相信不久的将来，功能强大的协同办公平台在企业管理中将起到非常重要的作用，协同办公也必然会有更好的发展空间。随着协同办公模式的不断推进及广泛应用，新一代协同办公给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。
[参考文献]
[1]郭春燕主编：办公自动化应用[m]，中央广播电视大学出版社。2009.
企业办公信息化篇10
【关键词】房地产企业；电子办公平台；建设；管理；作用
现代化的企业强调降低非生产开支，以减低企业的非生产的支出，办公费用的降低将是企业降低非生产开支的重要环节，实行办公无纸化将可以大大减低办公费用的支出；同时可以让公司员工利用现代化的网络平台，及时了解企业的有关管理信息及重要事件，让员工成为团队一员，增加企业员工的凝聚力。房地产企业在飞速发展的今天，更加要管理好企业，减低企业的办公费用，有必要实行电子办公自动化，加速电子办公平台的建设及使用电子办公平台的管理，最终提高企业整体的营运效益、经济效益和社会效益。
一、房地产企业电子办公平台的建设
1.配备专业的计算机网络人才
企业设置专业的计算机网络人才，对企业员工在使用办公平台时，遇到自身无法解决的问题时，能够在第一时间与办公平台的编程单位积极对接进行处理。加强网络保密技术检查、组织管理、规章制度、人才队伍建设，实时监控网络运行状况，保障关键网络和重要应用的安全。企业总部派专人负责全企业电子办公平台专网的网络搭建、软件开发和后续维护、技术运行、系统升级等工作。
2.配备专业的计算机硬件
企业专门配置了扫描仪器，文件上传设备以及配备专业的计算机硬件设施，确保公司全部人员可以通过设施进入到电子办公平台阅览及处理文件。像财务部、造价部、工程部等常用部门的员工是每人配备一台电脑设备；其他的部门员工在该部门设立一部公共电脑设备，供本部门所有员工可以在一定时间在电子办公平台上来阅览及处理文件。
3.建设电子办公平台
结合自身情况对办公平台使用项目进行细分，确保最大化利用办公平台提升办公能力。具体分为：办公平台、人力资源、知识管理。办公平台下设子目文件收发、文件阅览，具体是个人工作台、消息中心、通信录、工作日志；人力资源下设子目工资管理、绩效考核管理、档案数据管理；知识管理下设子目文档管理、电子期刊（在线投稿、期刊浏览）、电子信箱。网络平台必须统一规划、统一标准、统一管理，防止重复建设，要加强对现有网络的整合，充分利用统一的网络平台，促进各个部门信息系统之间的互联互通、资源共享。
4.企业建立有关的电子办公平台管理的有关制度
企业专门针对办公平台的使用制定了文件处理流程，对办公平台上发文、收文录入等指定到人，对全体员工使用办公平台情况纳入每月绩效考核范围，对当月没有使用办公平台来阅览及处理文件的员工先是批评，多次未办理改业务的员工将会在年底实行黑名单制度，以扣发奖金及全企业通报等方式进行处罚。对使用电子平台优秀的员工，进行考核后给予相应的奖励，鼓励员工积极有效的使用电子办公平台，节约办公纸张，达到无纸化的目的。
二、房地产企业电子办公平台的管理
1.企业设专职管理人员进行电子办公平台的维护管理
企业设置信息专员1名，对办公平台实行管理。在软件方面：信息专员对日常出现的问题进行分类、归纳并进行咨询，达到及时处理有关问题，解决员工使用电子平台的日常问题；在硬件方面：维护文件上传器、扫描仪器、计算机设备、网络线路等，使之能达到正常使用状态，确保员工的在使用过程中硬件设备能够发挥作用。单位要加强安全防范意识和措施，定期进行计算机病毒检查、清除和故障排除，按有关规定做好信息保密工作。
2.对员工使用电子平台进行绩效管理及考评
根据电子办公平台的有关管理制度，每月分三个时段对全体员工使用、阅览、处理办公平台文件情况进行检查（旬查），将检查的情况纳入每月绩效考核范围，于每月月底对没有达标的员工的进行扣除相应的分值，年底与企业的奖惩制度挂钩。
3.加强电子平台的更新及改造
在软件方面：企业根据人员调动和部门设置的具体变化情况，随时对平台的设置进行不断的更新和完善，以确保在使用过程中更加合理有效。在硬件方面：对已经报废或损坏的设备，要随时进行更换及购买，对报废的设备按规定审批程序进行审批再进行报废处理，有残值的部分要进行收回，确保国有资产的增值保值，充分发挥资产的效能作用。
三、房地产企业建设与使用电子办公平台的作用
1.实现文件管理电子化办公，既提高了工作效率，同时完全实现了无纸化办公，可节省纸张，节省办公开支，取消了许多纸型文件，大量节省了传统办公费用和人工在企业各部门递送的繁重劳动，减轻工作人员劳动强度，节省了办公成本；无纸化作业有效避免污染，低碳节能创造绿色办公环境，达到了节能减排的目的。
2.房地产企业在组织机构上有公司总部及各个项目开发部，建设与使用电子办公平台，有效的实现信息的沟通和协作，减轻了员工的工作强度，提高了管理效率。
3.实现文档一体化的管理，通过文档一体化实现了信息一次录入和多次利用，达到了信息共享，提高了信息利用率；利用计算机和网络等现代化信息技术，实现了办公信息电子化和规范化，极大地提高了办公效率。
4.提升企业的快速反应能力，有效防止差错，满足企业自身的管理需要，从而在多个方面上提升企业的竞争力发挥了很大的作用。
5.建立电子办公平台系统，实现无纸化办公，就是充分利用网络技术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内外行政管理程序，提高内外行政管理水平和工作效率，促进各项工作任务落实。