学校档案管理规章制度篇1
[关键词]整合学校；档案移交；档案管理；交接工作
【中图分类号】G717【文献标识码】a【文章编号】1007-4244（2014）01-204-1
一、整合学校的档案管理与分类
学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。学校档案室是学校的内设机构，由学校行政校长分管，日常工作由校长办公室、教务处具体领导。档案室负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。根据学校档案信息形成的规律，我们把学校档案分为文书档案、教学档案、学生档案、基建档案、人事档案、财会档案等。
二、档案有效管理对学校整合工作的作用
对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。
三、学校档案管理要求
一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。
四、对整合学校档案管理工作的建议
笔者结合所在学校整合后的档案管理工作经验，对合并学校的档案管理提出以下建议：
（一）对合并前各单位的档案应根据原有室藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原档案不动存藏各单位合并前的档案。然后将整合后学校的档案，集中保存在一个档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。
（二）继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校的文书、教学、管理等方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。
（三）对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要，工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。
（四）建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的学校设综合档案馆，原有的各校档案室设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料，以便及时、主动地提供档案信息，为上级主管领导和学校各项工作服务。
综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆（室）的暂时性工作。
（五）建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度，为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。为进一步规范学校整合学校档案管理工作，在原先的基础上重新制定制度：档案查阅利用制度、档案资料保管期限规定、档案工作条例等。在新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。通过以上措施，可以为合并后的学校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。
总之，学校档案的管理工作是学校工作中的一项重要任务，档案的管理工作成败，也是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求将更高，档案工作人员应严格要求自己，做好档案管理工作，使档案发挥其更大的作用。
参考文献：
学校档案管理规章制度篇2
关键词：高职院校毕业生档案管理问题对策
高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。
一、高职院校毕业生档案管理存在的问题
1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以内蒙古自治区为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。
2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。
3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。
4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。
二、规范高职院校毕业生档案管理的措施
1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。
2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。
3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。
高职院校要牢固树立“一切为了学生”的人本理念，以服务学校毕业生就业工作大局，服务学生为根本目标，以盘活毕业生档案效用为目的，积极探索毕业生档案管理模式。对于毕业生档案管理机构、档案材料归档、转递、留校档案的保管等易发问题，进行创新改革，构建起符合高职院校校情的毕业生档案管理新模式，使毕业生档案管理制度化，规范化，能够促进高职院校毕业生就业服务体系更加完善，更好地为学校毕业生就业工作及毕业生服务。
学校档案管理规章制度篇3
关键词：高校；教学档案；改进措施
科学化、系统化、规范化、现代化的教学档案是维系高校教学秩序健康运行的基础，也能从一个侧面反映出一所高校的教学质量乃至管理水平的高低。然而，从当前我国高校教学档案管理工作的现状来看，存在的问题颇多，这在一定程度上制约了高校大众化教育水平的进一步提升。因此，针对存在的问题提出改进措施和可行性方案，已经势在必行。
1高校教学档案管理工作中存在的问题
1.1相关人员对档案管理工作的重要性认识不足，教学档案管理意识普遍比较淡薄
究其原因，主要有三：第一，高校决策层对档案管理工作不够重视，其工作重心大都放在教学和科研上，对于教学档案的价值缺乏正确和全面的认识。第二，一线档案管理人员对教学档案的选择性忽略，并未意识到档案应及时整理、上交，反而认为存档类文件不常用，不必费心整理。实际上，档案管理并不只是简单的文件整理，需要专业的管理人员做系统性的归纳、分类、登记造册等工作。第三，学校缺乏足够专业的档案管理人员，而现有的档案管理人员因不受重视，工作态度往往消极被动。
1.2教学档案管理制度的建立健全与执行未能落到实处，实际操作中效果大打折扣
首先，没有切实可行的规章制度，缺乏可操作性。据调查得知，相当一部分高校没有根据国家有关档案管理的法规制定相应的管理规章制度和具体的实施细则，在实际工作中，档案管理工作无法有据有序开展。其次，已制定的规章制度未能得到切实有效的执行。例如，在教学运转过程中，学生顶岗实习的岗位、实习手册的撰写、校内校外指导教师等方面，虽然制订了相关的规章制度，仍然存在实习岗位不对口、实习手册撰写不规范、指导老师的指导次数不达标等现象。这些问题的出现，集中反映了高校对教学档案管理执行细则的监管不到位。
1.3教学档案管理工作复杂，相关部门权责不明
高校教学档案涉及人员和部门较多，这使得档案的收集、管理和使用等工作变得复杂，而且工作量较大，材料收集烦琐。在此情况下，如不能清晰地划分各部门职责和组织领导关系，容易造成学校和各系部的沟通不畅，出现各自为政或互相推诿的问题。因此，教学材料的收集就显得比较被动，这给教学档案管理带来了较大隐患，不利于其规范有序、职责明晰、高效稳定局面的形成。
1.4教学档案管理手段和管理理念落后，降低了管理效率，制约了档案作用的充分发挥
其一，管理手段落后，教学档案的数字化、信息化程度不高。当前，用纸质介质存储仍是大部分高校教学档案的主要保存方式，数字化应用进程速度较慢。值得一提的是，现今我国高校大多处于内涵建设阶段，落后的管理手段已难以满足新时期高校教科研对教学档案服务的需要。其二，管理理念跟不上时代的步伐。一方面，重纸质文件而轻电子文件。实际上，教学档案中声音、图片、视频等载体的比重呈逐年递增的趋势，上述观念的存在不利于档案管理的完善和发展；另一方面，重归档和收藏，轻服务和开发。传统的教学档案管理方式往往停留在收集整理和建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，开放性不足，缺少对其开发和利用，从而影响了教学档案服务职能的充分发挥。［2］
1.5教学档案管理队伍的人员结构不合理，专业素质急需提高
当前，很多高校因种种原因未能为二级院系配置专职的教学档案管理工作人员，教学档案管理主要通过系部的教学管理人员兼职，且人员流动性较大。他们身兼数职，无法全身心投入档案管理工作，自然很难做到及时地归档立卷，这给后续教学档案的开发利用带来了诸多不便。并且，大部分兼职人员并非科班出身，缺乏专业的档案管理知识，整体素质有待提升。
2改进措施和方案
2.1加大宣传力度，强化高校相关人员对教学档案重要性的认识
首先，应从思想上引起高度重视。要加强《档案法》等相关法律法规的宣传和学习，增强全体师生的档案管理知识和意识。其次，加大对高校档案管理重要性的宣传，促使高校管理人员充分认识到档案管理在教科研和人才培养中所起的信息作用；拓展师生对档案的全面认识，积极引导师生配合教学档案的收集。
2.2建立健全本校教学档案管理的规章制度，并强化督查，明确责任，提升制度的执行力
首先，结合本校实际建立切实可行的规章制度和实施细则，尤其对教学档案资料的收集程序、责任划分和保管期限等作出详细规定。其次，建立和完善对高校教学档案管理人员的考核、考评制度，并将考核结果作为职称评审、评优评先的重要依据。另外，建立岗位责任制，明确档案管理人员的职责，确保材料的收集整理和立卷归档责任到人。
2.3提升教学档案管理理念，加快教学档案管理的数字化、信息化和网络化建设步伐
在当今教育技术飞速发展的背景下，纸质类的教学档案管理模式已经明显落后，限制了档案管理的进一步发展。高校应结合自身实际，利用现代化技术手段，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成固化档案资料到活化信息资料的转变。［3］同时，构建高校教学档案网络平台，运用教学档案管理系统，实现教学档案的网络归档、网络传递、网络检索和网络借阅，提高教学档案管理的信息化程度，［4］为广大师生及时查询档案信息提供便利。
2.4优化教学档案管理队伍结构，提升档案管理人员的业务素质
一方面，针对兼职人员素质不高的现状，高校应加强对其系统培训和专业教育的力度，定期进行继续教育，利用开办专家讲座，提供交流学习等机会，促使其认识到自身的不足，以取长补短。另一方面，优化人才梯队建设，引进图书馆学、图书情报学、计算机信息技术等专业科班出身的档案管理人才。人才队伍的培养可以直接提升高校的档案管理层次。时代的快速发展对教学档案管理不断提出新的要求，其价值和意义将逐步凸显，建设科学、系统、规范、现代化的高校教学档案体系已迫在眉睫。通过理念更新、制度建设和人才培养，并利用现代化信息技术，高校教学档案管理工作将得到更为广阔的发展空间。
参考文献：
［1］…林纪华.高等学校教学档案管理工作思考［J］.内蒙古民族大学学报，2011（1）：155.
［2］…韩凌.高校教学档案工作的问题研究［J］.办公室业务，2014（9）：229.
［3］…朱焕芝，朱秀春，陆尚伟.高校教学档案管理策略［J］.合作经济与科技，2013（3）：121.
学校档案管理规章制度篇4
一、分析当前中学档案管理的弊端
1.档案管理工作落后
随着我国科学技术的日益提高，推动了社会生产力和经济的快速发展。各个行业开始向信息化发展，多媒体信息技术也被引入很多学校的课堂教学中，但是却很少看到信息技术应用到档案管理工作中，使档案管理工作落后于时代的发展。一些学校的档案室自建校以来就没有更新过，条件简陋，场馆破败，各种现代化的硬件设施也都相当缺乏，这严重影响了档案管理工作，这种环境下，要想真正地实现信息化还需要很长的一段时间。
2.实物档案资料严重缺失
大多数人对于档案管理工作的理解是对一些文字资料的归档管理，事实上这是一种很片面的认识，档案中还包括一些实物，这些实物资料也需要管理，实物的意义甚至远大于文字的描述。目前很多学校在编写校史纪念册或者建设校史陈列室时经常遇到一个问题，那就是学校档案中的文字资料能够满足要求，但是实物资料、历史照片等远远达不到要求，有些学校连最能凸显学校历史的锦旗或者奖杯都严重缺失，这也看出了实物档案缺失的严重程度，并且这些实物资料的缺失是无法通过简单的方式弥补的，所以应该加强对实物档案的管理工作。
3.档案编研工作重文书轻教学
档案编研工作存在重文书轻教学的现象。这种现象导致了编研材料的档次较低，一次性成果很多，但是适合社会发展和形势变化的深层次的成果很少。在档案的编研工作中，我们应该清楚地认识到编研是一项较高层次的信息开发工作，如果这项工作被很好地开展、被深层次地挖掘，会更好地服务于社会经济的发展，并且为学校的领导层提供准确的决策依据。然而在实际工作中，由于档案编研工作人员的业务素质偏低，使编研工作受到阻碍，使“重文书，轻教学”的现象更加普遍，一些与教学策略息息相关的信息没有得到及时的开发，使档案编研工作面临很大的挑战。
二、改善当前中学档案管理工作的策略
1.制定规章制度，以法管档
中学档案管理工作要以档案管理的规章制度为重要的保障，这也是档案法律法规落实到具体的中学档案管理工作的关键。学校应该把《档案法》《中小学校档案管理暂行办法》等相关规定与学校的实际情况结合起来，制定出详细的、切实可行的管理规章制度，然后由各级档案管理人员将该规章制度运用到实际的工作中。在制定管理规章制度时，一定要把切合实际的奖惩机制添加进去，使档案管理工作的质量与档案管理工作人员的职位升迁、奖金发扣、工资调整等联系起来，以此来调动档案管理人员工作的积极性和主动性。另外还要对档案管理人员进行培训，增强他们的法律意识，实现用法律来指导档案工作的目的，从而使整个档案管理工作的风气得到改善。
2.档案资料与校园文化建设相结合
中学档案应该具有校园文化特色，使档案管理工作与校园文化建设紧密联系。作为学校的形象以及历史建设成果的载体，中学档案应该把校园文化建设的需求作为自己的关注点，在档案中重点展现中学的文化风貌。
3.提升档案管理人员的职业素质
学校档案管理规章制度篇5
关键词:高校;档案管理;法制化建设;思考
一、开展高校档案管理法制化建设工作的重要价值
高校在发展管理中可能涉及诸多方面的问题与工作，通过档案管理，能够使相关的教学成果与资源得以保留，利用文字、图片或视频的方式加以记录，以供其他教师以及相关教育工作者使用和借鉴，进一步丰富高校的教学资源内容，使档案管理能力提升。档案资料文件是高校档案管理工作的重点。无论是合理鉴定档案文件，还是对相应的文件资料加以搜集整理，都是最基础的工作内容，通过对高校校园数据库资源的有效使用，可以在教学过程中发挥其应有的功效。
二、当前高校档案管理法制化建设工作过程中存在的问题
1．高校档案法规章制度欠缺，有待进一步健全从当前的情况来看，国内的档案法规制度通过几十年来的积累与建设，获得了不断完善，但仍有很多不健全的漏洞。究其原因，一方面，高校自身的能力有限，意愿不足，过度依靠政府部门的管理。当地立法与高校档案法规的建设深受影响，进而导致高校档案法规章制度严重缺失。另一方面，高校档案法律规章制度与当地的档案法律制度匹配度不高，法规内容中存在矛盾和差异性，影响到二者的管理与配合。无论是高校，还是地方的法律建设，均站在自身发展的立场角度，形成了各自不同的制度体系，使矛盾激化。2．高校档案执法落实度较低，执法模式较为单一、固定一般来说，普通档案管理工作的内容和高校的档案管理是相同的，同样存在着不同形式的违规操作，例如:对档案资料的擅自收藏、安保规定的违规操作、档案资料的延期移交以及档案资料的私自变卖，等等。上述问题在高校的档案资料管理工作中也可能存在，然而这些违规行径却很少受到相关部门的惩处，执法落实力度较低的问题十分明显。执法模式较为单一和固定，造成了不良影响。3．高校档案法制化管理意识薄弱，存在一定的滞后性由于社会性质、风俗习惯、历史因素等诸多方面的影响，全民法治意识依然存在滞后性，这给高校的档案法制化建设工作带来了很大的困难。
三、关于高校档案管理法制化建设工作的思考
1．加强法制教育推广，为档案管理法制化建设做好铺垫为了实现高校法制化档案管理的目的，加强法制教育推广显得尤为必要。要强化法制教育意识，制定科学、合理的法律法规机制，通过宣传使民众的法制化意识得到增强，从而为档案管理法制化建设做好铺垫。针对高校档案管理人员实施必要的法制教育指导，以便提升相关工作人员的整体思想意识。2．推进法制教育培训工作，增强档案从业人员的法制观念高校档案管理法制化建设工作的开展离不开高素质、高水平档案管理人员的付出，所以其综合管理能力的高低直接影响到高校档案管理的效果。通过推进高校档案从业人员的法制教育培训工作，以定期的形式加以指导和培训，可以让相关工作人员的法制化意识和能力逐渐获得提升。3．构建合理的高校档案监管制度，发挥执法功效为了不断推进高校档案法制化管理工作，应该将相应的法律规定作为重要的管理依据，进而获得良好的管理成效，依靠严谨、科学的档案监管制度，发挥执法的功效，让相关从业人员在工作当中认识到其重要性和关键作用。对于档案管理部门和相应的行政管理、落实机构等加以联合监管也十分必要，利用各个部门机构的力量，使高校档案法制化管理工作的效果得以凸显，使高校档案法制化管理发挥应有的作用。
四、总结
综上所述，对于高校而言，档案管理工作的重要性是不容忽视的。无论是运用科学的手段和技术方法进行管理，还是依靠健全的档案法律法规制度加以有效约束和监管，均是高校档案法制化管理过程的重要环节。要不断推进高校档案法制化管理进程，加大推广力度，促进我国档案管理事业的不断进步，做到有法可依、科学规范。
参考文献:
［1］王冠男．高校档案管理法制化建设初探［J］．科技信息，2015(19):482－483．
学校档案管理规章制度篇6
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔*〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔*〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔*〕32号）执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/t18894-*）执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（Da/t18-*）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-*）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
学校档案管理规章制度篇7
[关键词]高校；档案管理；精细化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.15.060
[中图分类号]G271[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2013）15-0092-01
精细化管理，是指在开展管理工作时，将工作任务以及工作质量目标细化分解后进行管理，从而在减少人力或物力资源投入的基础上，实现管理的深化以及管理效率的提高。高校档案管理工作是高校教学管理的重要内容，对高校档案管理工作开展精细化管理，可以确保将高校教学活动过程中产生的各种档案资料规范完善地整理保存，同时对于实现教学档案资料管理的秩序化与标准化，提高档案资料的利用价值与档案管理工作的服务水平也具有重要的意义。
1高校档案精细化管理概述
（1）精细化管理是一种现代化的档案管理理念。高校档案管理作为一项复杂系统的管理工作，同样也需要结合新形势的发展革新管理理念。而精细化管理则是一种以精细、准确作为目标的管理理念，其内涵与实质便是将工作分解、细化、贯彻、执行的过程。
（2）高校档案精细化管理对于细节管理要求严格。高校档案精细化管理主要是注重细节的管理，重点在于各项管理细节以及管理措施的落实与执行，同时追求档案管理工作的质量与管理效果，通过完善细节的管理实现档案管理工作整体水平的提高。
（3）精细化管理革新了档案管理工作方式。在管理方法上，精细化管理主要借助于流程化、标准化、信息化和规范化的管理手段，并通过全新的管理方式实现高校档案管理工作的高效、协调与可持续开展。
2高校档案精细化管理问题分析
（1）档案管理规章制度不完善。现阶段，部分高校由于对档案管理工作重视程度不足，因而忽略了高校档案管理制度建设，导致高校档案管理工作在开展过程中缺乏基础的依据，导致实现精细化管理困难。
（2）高校档案管理工作信息化程度较低。部分高校档案管理部门因为资金经费投入不足，导致档案管理缺乏各种信息化设备，信息化的档案管理体系建设难以开展，造成高校档案管理工作效率较低，制约了高校档案精细化管理工作的顺利进行。
（3）高校档案管理资料的利用水平较低。当前由于部分高校管理观念落后，未能将服务理念渗透到档案管理工作中，高校管理部门和师生无法方便快捷地利用档案资料，导致高校档案资料得不到充分的利用。
3高校档案精细化管理完善措施研究
（1）完善高校档案管理规章，形成制度化的档案管理体系。形成制度化的管理体系，也是实现高校档案管理精细化的有效手段。首先高校档案管理部门应该按照相关法律、政策以及高校管理规定，结合高校的档案管理机构实际情况，制定完善的管理规章制度，对于档案管理工作中的具体细节任务及控制目标给予明确的规定。高校档案管理规章制度应该涵盖档案室管理职责规定、档案管理制度、信息资料归档保存制度、档案室安全管理制度和高校档案资料借阅使用制度，通过完善的管理制度实现高校档案资料管理的规范化与标准化。
（2）实现高校档案管理工作流程的精细化。高校档案管理工作的主要内容便是对各种教学活动记录或者是师生的信息资料集中地进行汇总、分类、编码、整理以及归档保存工作。通过将档案资料进行整理汇编并归档保存，为高校的管理部门或者是师生提供便捷的档案利用服务。因此，在管理流程的精细化管理上，应该遵循细化分解、量化控制、标准化、系统化、信息化管理的原则，将精细化管理理念渗透到高校档案管理工作的每个环节，并严格按照《高等学校档案管理办法》中的相关规定，采取切实可行的落实措施，确保高校档案管理工作的顺利开展。
（3）强化档案信息化管理，提高高校档案管理基础条件。对高校档案室开展信息化管理也是高校档案精细化管理工作的基本要求，因此为了推进档案精细化管理工作的顺利开展，必须构建完善的信息化档案管理体系。首先应该确保高校档案管理工作的资金投入，确保计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等基本的信息化设备齐全。同时借助于功能齐全、安全性高的软件开展档案管理工作，提高档案管理工作效率。其次应该为档案室配备齐全的安全设备，确保文本档案资料以及电子档案资料的安全可靠。总之，通过这些措施来提高高校档案管理工作的基础条件，为高校档案精细化管理打下良好的基础。
（4）强化服务功能，提高高校档案资料的利用效率。在高校内开展档案管理工作的目的之一便是为管理部门和师生提供利用服务，因此应该进一步强化档案资料的服务性。首先高校档案管理部门应该转变管理理念，将服务理念置于档案管理工作的首位，以为师生提供便利的服务作为工作的目标和出发点，通过这些措施为高校师生利用档案提供便利的渠道，充分发挥档案资料的价值。
学校档案管理规章制度篇8
要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1.提高重视程度，健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争，更是各类专业人才之间的竞争，而在激烈的人才竞争中，高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用，直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人，都应提高对学籍档案的重视和认识，自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作，改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定学籍管理规定、学籍收集整理制度、学籍管理人员岗位职责等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。
2.搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3.加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
学校档案管理规章制度篇9
1.1领导重视程度不够，导致档案管理工作停滞不前
新时期中职院校发展规模的不断扩大，中职院校的各种活动也越来越丰富，为此学校的档案管理工作的内容也就越来越繁重，繁重的档案管理工作现状折射出许多中职院校档案管理工作过程所存在的问题，比如用于支撑档案管理工作的硬件设备不完善、档案管理工作的服务内容单一等等，造成这些问题的原因主要是因为中职院校的管理者忽视档案管理工作的重要性，没有将档案管理作为学校管理工作的重点项目，而是将更多的精力放在了学校的教学活动中。
1.2档案管理人员的素质和职业技能不高，增加了档案管理工作的难度
新时期中职院校具有专业档案管理资质的教师人员非常少，很多档案管理人员由学校承担教学任务的教师兼任或者是由学校的行政管理人员从半路转移到档案管理岗位中，参差不齐的档案管理队伍必然影响学校档案管理工作的顺利开展；同时档案管理人员在工作中所表现出来的工作态度也严重影响着学校的档案管理工作，档案管理人员在工作中不认真负责，常常出现因为自己的粗心大意而导致一些重要档案丢失的现象。
2提升学校档案管理工作的有效对策
基于当前学校档案工作所面临的问题与挑战，笔者根据多年的工作经验，现提出提升学校档案管理工作的有效对策：
2.1完善学校档案管理规范制度，指导学校档案管理工作
随着近些年国家对职业教育支持力度的加大，全国各个省市都相继制定了促进中职教育的具体规划，同时也加强了对中职教育的要求，在此形势下中职院校的档案管理工作需要面对这些变化及时地做出相应的调整，但是事实上中职学校却并没有对现有的档案管理工作做出调整，尤其是在规章制度方面，因此为了明确中职院校档案管理工作的内容、目的等，必须要建立完善的规章制度：首先要在国家层面出台管理中职学校的档案管理规章制度；其次要明确中职学校档案管理工作的具体内容，建立与中职教育相适应的档案管理特色。
2.2学校领导要重视档案管理工作，为档案工作提供组织保障
首先学校的管理者要意识到档案管理工作的重要性，档案管理工作是学校从事一切活动的基础，是制定各项决策的客观依据；其次学校的管理者要加强对档案管理工作的支持力度，要增加对档案管理工作的资金投入，提高档案工作环境，提升档案管理人员的薪酬福利，尤其是要提高对档案人员技能培训的支持力度，在技能培训方面要投入更多的资金，只有这样才能实现学校档案管理工作的全面发展；最后加强学校领导对档案管理工作的检查监督，通过强化对档案工作的监督检查提升学校档案管理人员对档案工作的重视程度。
2.3提升档案管理人员的专业素质和技能
档案管理工作是学校管理工作的核心，而档案管理人员决定着档案管理水平，因此只有不断提升档案管理人员的专业素质和技能，才能提高学校档案管理工作的水平。一是中职院校要建立岗位责任制，以岗选人、以岗用人，严格按照工作岗位的要求选择经过专门培训的人员从事学校的档案管理工作；二是学校要定期组织档案管理人员参加技能培训，提高他们档案管理专业技能；三是要增强对档案管理人员的思想道德素质教育，树立较高的职业道德素质。当然除了上述几种措施之外，我们还要通过加强档案宣传、严把档案材料质量关以及提高档案管理评级体系等措施提升档案管理工作水平。
3结束语
学校档案管理规章制度篇10
地方高校成人教育提供了成人接受高校学习的机会和平台，档案管理为保障地方高校成人教育的开展提供了基础保障，在社会发展新格局下，地方高校成人教育档案管理面临新的转型时期。通过对转型时期地方高校成人教育档案管理面临的新形势和新要求的详细分析，总结了当前各地方高校开展成人教育时，档案管理工作的现状，解析了其存在的不足和困境，从而提出了优化档案管理的对策建议。
［关键词］
转型时期；地方高校成人教育；档案管理
1转型时期地方高校成人教育档案管理面临的新形势与新要求
在科技技术广泛运用的今天，各行业领域发展日新月异，但同时面临社会发展资源瓶颈、环境约束、人才资金困境，行业领域发展面临新的要求，需要克服新形势的挑战，做好总体布局。对于地方高校的成人教育而言，档案管理工作在转型时期面临着严峻的新形势和新要求。
1.1档案管理内容更加复杂多样
对于地方高校而言，成人教育的档案管理工作涉及的内容越发复杂，转型时期衍生的新的档案管理工作，给长期使用的档案管理工作提出了更高的要求和挑战。转型时期，地方高校成人教育档案管理内容将涵盖更加复杂多样的内容，既包括传统的学籍档案管理、考务档案管理，还将需要对学科建设和相关实验室建设的档案管理、日常课堂教学的材料档案管理纳入进来，既记录接受成人教育学生的学籍信息，还记录学生考试、课堂学习和学校硬件实验室建设等档案信息［1］。
1.2档案管理材料来源更加多元
在地方高校不断创新成人教育模式的带动下，成人教育所涉及的档案管理信息来源就越发丰富，因此转型时期，地方高校成人教育档案管理材料来源将更加丰富［2］。从来源来看，一是文书档案资料，来源有相关教育主管部门的法规政策，地方高校开展成人教育的规章制度，成人教育学生的学籍资料，教务教学计划、教材等，毕业学生档案等等；二是电子档案资料，在电子信息技术广泛应用到档案管理后，地方高校成人教育的档案管理资料也包括了电子档案资料，包括学生电子档案学籍信息等。
1.3档案优化管理难点多
在电子信息技术的广泛应用带动下，地方高校成人教育档案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作质量上都有明显的提升，但是总的来看，实现更高水平的档案管理，仍然面临众多的难题。这些难点的存在阻碍了地方高校高效地开展成人教育档案管理工作，也满足不了日益扩大的档案管理需求，是必须高度重视，并加以改善的［3］。
2地方高校成人教育档案管理现状
在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校广泛开展成人教育工作，为社会输送了数量庞大的人才队伍，提供了成人接受教育的机会和平台。为了更好的提高地方成人教育工作的质量，做好成人教育的档案管理奠定了坚实的基础。总的来看，当前地方高校开展成人教育档案管理工作现状如下：
2.1管理分散、利用率低
在很多地方高校，进行成人教育的档案管理，管理十分分散，行政部门中，多头管理的现象十分普遍，比如一些地方高校的成教处、学生处，乃至院系教务处都在旅行成人教育的档案管理职能，经常有重复管、漏管的现象出现，再加上各职能部门之间的信息交流不畅通，让一些成人学生的档案信息无法及时的形成系统资料［4］。另外，当前地方高校所形成的成人教育档案相关资料的利用率普遍偏低，不达70%的率用率是对档案管理工作成果的不利。
2.2规范化、信息化程度偏低
在很多地方高校，进行成人教育的档案管理工作，遵循的是学校档案管理规章制度、国家档案管理法律法规，并没有针对成人教育的特殊性设立单独的档案管理制度，因此在很多情况下，成人教育的档案管理更容易失序，从而造成档案信息的流失、管理纰漏［5］。
3转型时期地方高校成人教育档案优化管理对策措施
成人教育是为成人提供继续学习机会的重要平台，各地方高校将继续扩大成人教育范围，开设更多的符合社会发展需求的成人教育专业，越来越多的成人将到地方高校中接受成人教育，因此未来成人教育的档案管理工作量将更大、涉及范围也将更广，必须在优化档案管理上采取特定的对策措施。
3.1创新档案管理模式
要应对当前地方高校中，成人教育档案管理的分散形式，首先要在职能部门设置上进行强化，避免当前多头管理的现象出现，一方面要在成人教育学院设置专门的档案管理岗位，形成专人专岗，避免档案管理的漏管、重复管，另一方面要形成成人教育档案的动态管理，需要在学生接受学习的长时间内，对所有档案进行动态管理；其次提高档案的使用效率，提供更加方便的档案查询和使用途径，供学生、企业查询。
3.2提高规范化和信息化程度
提高地方高校的成人教育档案管理的规范化程度，就是要从规章制度上进行规范，一方面国家行政管理部门，要针对成人教育的特殊性，从档案管理的角度制定法律法规，供地方高校实际操作参考，另一方面各地方高校需要针对学校开展成人教育的特色，在学校规章制度中体现成人教育的档案管理制度。
3.3加强对档案管理的重视
管理层对地方高校成人教育档案管理工作的不重视，是造成现状困境的直接原因，因此要加强对地方高校成人教育档案管理的重视，是缓解困难、进行优化的重要前提。首先是要不断的提高对地方高校成人教育档案管理的重视意识，从思想上正视成人教育档案管理，从行动上制定成人教育档案管理的相应制度，从模式上进行不断的创新突破；其次要不断加大对成人教育档案管理专项经费的投入，要进行设备的更新、专业系统的开发、人才的引进、制度的创新，是要有更多的专项经费为保障基础的，因此教育局要设立专项经费，供专家团队进行系统研究，从而保障地方高校成人教育档案管理的能力和水平。
作者：林晓单位：贺州学院
主要参考文献
［1］訾燕.对普通高校成人教育档案管理队伍建设的思考［J］.淮海工学学院学报：人文社会科学版，2016（5）.