档案管理学笔记篇1
要想做好档案,必须熟读档案法,这是根基。档案法是有效保护、开发利用档案资源的保障。依法加强对档案事业的管理,并不是以领导个人意志为转移的或者可有可无的事,而是必须遵循的法律行为规范。
2钻研业务,加强学习,掌握技能
档案管理工作是一项专业性、科学性、技术性很强的工作,包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节。在每个环节中,都有严密的科学理论、原则和方法。因此兼职档案人员一定要加强专业知识的学习提高专业能力,结合本单位工作特点,该存的文件一定要立卷归档,不该存的文件决不归档,既要保持文件的齐全和档案的完整,有利于档案的利用,又要克服与避免文件重复归档造成人力物力的浪费。还需强调的一点是,兼职档案员要积极参加各级档案业务培训班。从2004年参加工作至今,笔者非常有幸地参加了广西区档案局举办的三期档案业务培训班。通过培训老师深人浅出、理论与实践相结合的教学方式,让学员们对文书、科技、设备、照片、电子等各项档案工作都有了一个系统的了解,明确了下一步如何更好的开展档案工作,相比于自学,培训班的学习往往会达到事半功倍的效果。
3统筹兼顾,科学巧妙安排时间
兼职档案人员,兼搞几项工作,不统筹兼顾,有可能顾此失彼。因此兼职档案人员首先应把档案工作当成一件大事来抓,要和其他工作同样对待。其次一定要学会见缝插针,搞好工作关键是立足平时。任何单位的中心工作,总是有节奏的波浪式的发展,而档案工作具有经常性、一贯性的特点。因此搞好档案工作关键是立足平时,坚持文件统一收发登记、批办制度、及时回收等相关制度。要经常核对收发文等级本与所收文件是否齐全,根据实践,找出规律,制定出平时立卷项目,办理完毕的文件对号人座。对于收文、发文;请示、批复等文件,根据文件材料的承办、形成运转情况,在办理完毕后,及时收集,及时立卷。对于会议,可以直接到会议现场收集,会议结束的同时,领导或代表的讲话稿等材料也就收全了。有时领导讲话不用稿,就可以通过录音笔,及时做好讲话记录,会后进行整理,一并归档。对于平时收集有困难的各种文件材料,如每月的计划、每季度的总结、大事记等,则可以根据其形成的实际定期收集,以防散失。坚持做到当天事情当天做,当月的事情当月完成,养成不拖拉、不积压的习惯。主要的工作尽量集中在白天做,晚上整理文件,每天把当天的文件按照案卷目录归类放好,缺少的想方设法及时找到,把不需要立卷归档的事务性文件、重要文件挑出来,这样每天只不过二三十分钟就可以做好,年终集中三四天调整一下案卷就完全解决问题了。这样管理的文件、档案、资料就会井然有序,有条不紊。
4有效利用本职工作,为档案工作创造条件
档案管理工作非常琐碎和繁杂,作为一名兼职档案员,应该有效地利用本职工作,为档案管理工作创造一个良好的条件。笔者从2004年至今一直在办公室工作,先后从事有收发秘书、机要秘书、文字秘书等岗位,工作多年笔者深刻认识到,其实岗位工作也能为档案工作创造条件。2004到2006年期间,笔者负责收发文,为确保大量文件资料快速有序流转,按照办件随到随处理,阅件分类统一处理的规范要求,及时做好文件登记、领导审签、传阅流转、回收归档等一系列收发文流程,保质保期完成了2004到2。。6年度文书立卷工作,移交到档案室的文件没有任何缺失。2008到2009年,笔者作为公司的机要秘书,负责机要文件的管理。机要秘书是一个特殊的工作岗位,要求高,责任重大,必须牢固树立机要文件保密服务意识,增强保密技能。如果收文上标有阅读范围,就要严格按规定的范围组织传阅。凡属于秘密的文件、资料,要随到随传.保证做到人不离件,件不离人,当天送,当天收。为随时掌握文件的走向和流程,避免机要文件横传,此外,视情况还需要制作文件传阅单,一份附在传阅文件夹内,一份保管在手中,随时掌握文件去向,收回后立刻清点份数和请退.确保机要文件的有序管理。2。。9到2013年,笔者作为公司唯一的文字秘书,负责公司所有文字材料包括总经理工作报告、总结、讲话稿、贺信、慰问信等材料的撰写;负责公司党政联席会、领导班子会等大型会议的记录和纪要的整理及督办工作;负责公司大事记、年鉴信息的整理,以为各类重要信息的上报工作。在将近四年的文字秘书过程中,参与过的文字材料不少于15万字.这些文字材料包括最终定稿和修改稿,以及各个领导、部门的修改意见,笔者都记录在案,原始资料每份都细致保存,以便今后查询。四年时间,笔者拟写的会议纪要共计60。份,每一次会议记录都认真记好,不漏掉会议任何重要的信息,按照会议记录、签到表、会议纪要的归档要求,一会一毕,及时将相关材料移交档案室。笔者还利用担任文字秘书的有力条件,把重大事件、按时间顺序,简明扼要地一一记录在案,每年进行一次整理,编写公司大事记,从大事记中找到更多的档案信息资源;并利用档案记载查阅到了有关公司组织沿革、土地确权办证等有关公司制改造所需重要资料,及时分送给领导参考利用,有效发挥了参谋和助手作用,使领导切实感到档案工作的重要作用,促进领导对档案工作的重视和支持。
5严守档案保密纪律
档案管理学笔记篇2
一、高校学生档案工作存在的主要问题
1.国家无专门针对高校档案管理的法律法规，对学生档案的重视程度不够，造成管理体制不完善
改革开放以来，国家针对高校的学生管理颁发了不少文件，如：《高等学校学生行为准则》《普通高等学校学生管理规定》等等。但到现在为止，还没有专门针对高校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，高校学生档案管理体制不统一，有的学校建立了综合档案室把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；有的把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理；有的归学生处保管，有的干脆把学生档案放在学生所属各个院系，实行分散管理。不管采用哪种方式，都说明高校档案管理的共同特点：轻视档案工作，有很大一部分人认为档案工作是抄写、保管等事务性工作，不是学校的业务工作。学校既没有明确的档案管理人员的编制，也没有具体投入的办公经费，更无工作量考核标准，所以，高校谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作不规范，出现了杂乱无章的状态。
2.学生档案管理缺乏标准化、规范化
由于高校专业多、人数多，学生档案有了五花八门的填写和形式多样的整理方式，具体体现在：（1）归档材料手续不完备――签章不符合要求。比如大学生、硕博士毕业生登记表，没有本人签名；更有甚者，没有学校公章――用系所印章取而代之；学生成绩单没有教务部门的公章，常用复印件替代；学生品德评价无政教单位公章，只是简单的评语，学生社会实践实习情况无基层单位公章。（2）在填写档案材料时没有日期记载。导致学生同一材料多次出现，无法排序。（3）纸张规格、页面设置和页边距设置不统一，档案管理是一项有严格要求的工作。学生在填写时应该有标准化要求，可是，大学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲地取舍与发挥，其结果必然五花八门。严重影响了档案质量和档案的信息化。（4）书写用笔不规范，在整理大学生（录用者）人事档案时，经常发现他们填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸，甚至有的用铅笔。不规范的书写用笔显然有违《干部档案整理工作细则》。3.档案室的硬件设施不够齐全，档案管理模式老套、技术陈旧落后
在档案规定中，对档案的设施设备有严格要求，对档案的管理提出必备的条件，但是好多学校无专用档案室或档案室的“六防”设备不配套，造成档案的变质，影响档案的完整性、美观性，甚至，有的连必备的切刀、装订器都没有配齐。大学生在入学前高考档案已采用电子版，可是进入大学后形成的档案却是老式的纸质档案。
4.档案信息量不足
目前高校学生档案承载的信息量是在计划经济体制下设置的，归档材料涉及的一般只是高校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。
二、高校学生档案管理工作的对策
1.加强法规建设，促进大学生档案规范性管理
改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，唯独缺少的是针对大学生档案管理的专门法规。笔者建议相关部门在《档案法》的指导下，从大学生档案工作的实际情况出发，尽快出台诸如《高校学生档案管理工作细则条例》此类法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。
2.及时收集，有效整理
大学生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程，鉴于档案材料在就业中的重要作用以及就业推荐与招聘工作的超前性，大学生档案管理方式方法已不能再沿袭过去的老一套――等到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生被录取那一天起就做好建档工作，入学后立即根据其专业、班组群体性特点，随时按照国家档案法规的要求，收集、征集有关材料。一经形成，尽快存入。当前，大学生参加的各种竞赛琳琅满目，技能、等级（英语四、六级，计算机）、资格考试落英缤纷，社会实践活动层出不穷，入党入团、评优获奖屡见不鲜，每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。
3.扩大学生档案归档范围，全面记录学生成长历程
笔者建议：根据当前大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等情况增加如下内容：（1）诚信记录。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位热切关注的焦点。（2）创新潜能。创新是民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。档案材料不仅要关注学生过去的学业成绩，而且要善于发现、详尽记录学生可能发展的潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。（3）情商概况。现在心理学家普遍认为，情商水平的高低对一个人能否取得成功有着重大的影响，有时其作用甚至要超过智力水平。实践也已证明，用人单位选拔人才时希望通过情商档案了解职工的心理健康状况，筛选出最合适的人才。
参考文献：
档案管理学笔记篇3
关键词：高职院校；学籍档案；档案管理
前言
国家加大对高职教育投人力度，大量涌现高等职业院校，其大多数高职院校都是由中专由一家或者是多家学校合并升格而成的，升格以后的高职院校进行优化对教育资源配置，大幅度提升了办学质量与办学效益，为国家、社会对技能型人才的需求做出了有力的贡献，但是相应也存在着一定的问题在高职院校，因此对学生学籍档案管理是件非常的重要事情，高职院校要深入分析学籍管理工作，不断完善并提出相应的解决对策。
1高职院校学生学籍档案的构成
学生在读书期间详细全面的记录即为学籍档案，其具体内容分为：学生读书院校记录、受到的处分、获得的表扬，可直接反映出学生在校时的个人思想道德及品质、生活状态、专业研究、学习状态、社会实践等等。由八个方面组成的高职院校学生学籍档案，具体如下：
第一为学生考学的入学信息，包括每年到校报道生的花名册、学生入学登记表、考试档案、入学体检表等记录。第二为学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，必修、选修课程的数量，是否存在重修课程。第三为在校期间学生受到的处分记录和所获得的奖励。第四为学生是否如期毕业、肄业、结业等信息，学历证书的发放记录、相关学位证书等。第五为在校期间学生的政治表现、思想品质记录。第六为学生是否就业，如果学生已就业，就要留存派遣证的存根联。第七关于变更记录学生的学籍信息，包括转学、复学、休学、退学专业变更等记录。第八为所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。以上就是关于高职院校学生学籍档案八个方面的具体内容，学籍档案的保存方式具体为：电子档案、纸质档案。其中纸质档案为：凡是打印的文本、手写纸质材料，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。
2所存在的问题于高职院校学生学籍档案管理工作中
2.1不规范的学生学籍档案管理工作
有些高职院校是是由直接升格、中专合并而成，原本学校与晋升为高职院校相比的不一样的办学规模、管理方式等，这也导致了高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式不适应与现存的高职院校学生学籍档案管理工作。时代在发展进步，相应的改变了传统的档案管理模式。部分高职院校的管理还处于起步阶段，还在摸索当中的校园工作，不够全面建立的部门，不完善的制定的职能规范，由于传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的缺失、失真，缺乏独立性的学生学籍档案管理工作，这和教务处、档案馆、学生处等有着密切的关系，不同部门间相互作用，管理中出现不少问题，很容易造成管理混乱、管理职能不清、管理漏洞等现象。
2.2不规范的学生学籍档案的整理工作
学籍档案工作中主要环节之一是学生学籍档案的整理工作，具体指进行收集后的分类、处理学生学籍档案等工作，根据档案分类法对学生在校期间的原始资料信息进行处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。因为较大的学生学籍档案的整理工作量，其较高的工作的有序性、规范性，因此，学生学籍档案管理工作也成了高职院校相p的考评工作重点，建立的基本原则要以评促建，学籍档案工作的规范有序能够提高。但仍存在着许多不足在现阶段学生学籍档案的整理工作中，比如：学籍档案分类编排不统一，档案作出不同的编排是按照学生入学年份、毕业年份，档案按照学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，作出不同的装订形式是根据根据一个班级、多个班级，这样造成了薄厚不一的学籍卡组卷，不便于及时查找，也缺少了美观性。相关辅导员对学生在毕业前期的学籍档案进行保管与填写，不少辅导员缺乏一定的档案意识，分别使用铅笔、圆珠笔在填写档案时，不规范的部分栏目填写，造成了档案内容缺少标准性、正确性。
2.3不到位对于电子档案的认识
高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，由于受到传统思维管理模式的影响，按照以往手写的形式对部分高职院校的学生学籍信息进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，没有妥善的保存部分电子档案，电子档案信息丢失现象容易出现，学生学籍档案保存方式应该采用纸质与电子档案，或者是以电子档案、纸质档案为主。假如对学生学籍档案只以一种形式保存，当档案信息丢失或不全时，对学生和学校而言，将会造成难以补偿的重大损失。
3加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策
3.1提高对学生学籍档案管理工作的重视性
高职院校学生学籍档案对每位学生都是很重要的，对学生所有的读书生涯的信息进行记录，所以，要充分认识到学籍档案的重要性对于高职院校的学生和教职工来说，特别是学生学籍档案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作岗位时，进行严格考核其档案思想与专业技能，定期对相关的人员进行培训档案职业道德素养、专业知识。学籍档案管理激励机制与考核制度要建立完善好，学校各个部门要配合和支持学生学籍档案管理工作，确保顺利开展学生学籍档案管理工作，学生学籍档案保存工作的通畅性要不断加强，不能出现掉以轻心、敷衍、相互推卸责任的情况。
3.2制定学生学籍档案的基本规范
学生学籍档案使用表格要统一，规定建立不同表格的统一样式按照高职院校档案管理进行，督促学校有关部门及人员要注重规范性在书写学生学籍档案时，具体包括学生的基本信息、社会实践意见、考试考核成绩、表扬及处分内容、等信息的填写，都要求统一书写标准，并且信息要求具有客观性和真实性，规范书写格式、字迹、用笔等，书写统一使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔，不能使用圆珠笔或铅笔，使其工整的字迹，档案信息不得任意修改，这是对填写档案内容的统一标准，从而确保学籍档案内容的准确性、可用性、真实性。
3.3电子档案建设力度要加大
科技不断进步，各行各业广泛的应用互联网技术，信息技术越来越得以重视，高职院校学籍档案管理工作也是如此，这也是符合了未来发展的必然与趋势要求。采用科学技术在当前高职院校学籍档案管理工作中，以往的学籍档案录入、查阅方式得以转变，对学院各部门信息化档案管理工作要加强认识，在实际电子档案建设中，档案管理系统和学院相关部门学籍管理系统交流工作要做好，电子档案平台要构建完善，提升档案管理工作质量与效率。并且在加强加强建设电子化学籍档案管理期间，还要重视纸质档案予，使其电子档案、纸质档案同存同用、相互补充，高职院校学籍档案管理工作得以大力发展。
结语
作为高职院校管理工作的重要组成部分的学生学籍档案管理工作，对于学校与学生都是具有特别重要的意义，由于高职院校受学院发展的影响，也就目前还仍存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，不够完善的管理相应的规范。再加上繁多的学生学籍档案管理工作内容，且要求比较细致的工作内容，所以对于存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，就必须对其进行深入研究、分析，并为此提出可实性的解决措施。每位学生的切身利益和学籍档案密切相关，不管是晋升还是工作的选择都是会涉及到学籍档案信息，因此为了负责好对每一位高职院校学生，高职院校的学生、档案管理人员以及院领导，都要充分重视应对学籍档案的管理工作，学籍档案的管理与服务水平要不断提升，确保每位学生学籍档案信息的准确性和真实性。
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档案管理学笔记篇4
关键词：档案馆；档案事业；档案学
中图分类号：G27文献标志码：a文章编号：1002-2589（2014）22-0181-02
根据我国《档案法》和有关文件的规定：档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心，档案馆工作是我国档案事业的主体。鉴于档案馆在我国档案事业建设中的重要地位，笔者拟在恢复与繁荣时期的中国档案学的大背景下对档案馆的发展、功能、作用及发展前景进行研究探讨，并对目前我国档案馆存在的一些问题进行分析和提出解决方法，以更好地发挥档案馆在我国档案事业建设中的重要作用。
一、中国档案学自恢复与繁荣以来，档案馆的发展成就
19世纪70年代中后期，档案学与档案事业伴随着我国的其他事业一起获得新生，人民大学的李财富教授将1976年起至今这段时期界定为我国档案学的恢复与繁荣时期，在档案学“枯木逢春，重现生机与活力”的背景下，我国的档案馆及档案馆工作得到了长足的发展。全国各地掀起了档案馆建设的高潮，各级各类档案馆的纷纷建设使档案馆的数量迅速增长，档案馆馆藏数量的扩大，档案馆库房的建设、档案馆专业管理人员素质的提高和档案馆资源的开发利用等都是我国档案馆在我国档案学恢复与繁荣时期取得的瞩目成就。就笔者所知，截至2009年，全国共有各级各类档案馆3987个，保存档案资料3亿多卷（件）。各级各类档案馆以安全保管档案为基准点，大力开展提供档案利用、提供政府信息查阅、建设电子文件中心等各项工作。不仅如此，档案馆还积极推出“档案馆日”、“档案开放日”等活动，使档案馆更加凸显社会化和服务性，为广大民众提供服务。
二、新时期对我国档案馆的功能定位
档案馆的性质决定了其功能，根据《档案法》和有关文件对档案馆的性质界定，档案馆的基本功能就是对一定范围内的档案的收集和存贮的功能，这是档案馆的首要功能。档案馆通过收集党和国家需要长远保管的档案和史料，对其进行集中、统一、科学管理，以维护档案的完整与安全，维护历史的真实面貌，档案馆通过对馆藏档案的开放利用为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。保存和提供利用档案是档案馆的原始功能，随着社会的进步和信息技术的发展，在档案馆的原有功能不断增强的基础上，档案馆的新功能也在不断增加，档案馆的新功能取决于社会形态的变化，因而可将档案馆的新功能定义为档案馆的社会功能。笔者在此根据社会形态的变化，将档案馆的社会功能粗略地概括为以下几点：
1.社会记忆的构建功能
目前，社会记忆工程在全世界广泛推广和研究的情况下，记忆的思想也在档案事业中有所体现，档案是记忆的载体，因而，档案馆有着对“记忆”的选择、建构功能。档案馆保存各种承载和传承社会记忆的档案实体，档案馆通过对这些档案实体进行鉴定和筛选，决定哪些历史事件可以保存下来，哪些历史事件可以为社会所知并广为传播，而哪些历史事件要严密封锁，这实际上就是档案馆在为社会的记忆构建选择和决定社会记忆的基本内容。
2.社会信息服务功能
2007年4月，《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）正式公布，明确规定了国家档案馆为政府信息公开的查阅场所。档案馆在《条例》的引导下，加大公开文件信息资源的力度，通过建立网络平台，打破传统的被动式的服务模式，积极开展政务信息、档案信息等主动向社会各界的利用者提供优质服务的新型模式。在这种新的服务模式下，我国档案馆一改以前的“封闭”形象，积极贴近社会、服务社会。
3.文化传播功能
档案是承载文化的载体，档案馆是一个国家文化载体的集中保管场所。档案馆为文化的储存做出了巨大的贡献，可以说档案馆是一个国家历史文化的“记忆宫殿”。档案馆对文化的存储使国家的历史文化绵延流长，保证了历史的继承性和连续性。将存馆的历史记忆传播开来，让档案馆成为历史与现实之间连接的桥梁，才能使人们在丰满的历史记忆的基础上，构建一个更加美好的未来。
4.社会教育功能
档案馆可利用自身的馆藏优势，把自己建成社会教育基地。通过利用馆藏档案可拍摄爱国主义教育文献片，如：《共和国脚步》、《新四军》等，使国人更加了解历史发展过程，增强爱国意识。再者，档案馆可利用对馆藏的编研、研究为社会传播知识，培养人才，提高全社会文化素质和综合素养，为社会主义精神文明建设服务。
三、现阶段档案馆发展所面临的问题
1.档案馆职能遭到弱化
1993年，中央档案局和国家档案馆合并，实行一个机构两块牌子的现行档案行政管理体制，履行档案保管、利用和全国档案事业行政管理两种职能。经过长期的档案实践工作表明，这种“局馆合一”的政策给档案馆的职能发挥带来了弱化的趋势。局馆合一实际上就是政事合一，具体表现为：一个机构、两块牌子、一套人马、政事不分、职责不明。这种档案管理体制，在一定程度上造成了对档案局行政管理职能和档案馆文化事业机构属性的错误认识和模糊定位。一般来说，行政单位的社会地位和人员待遇比事业单位要高，在这种社会潜意识的影响下，档案局、馆合一以后，其工作人员总是千方百计地往行政性质上靠，这就导致档案馆性质行政化，使档案馆本身的事业职能相对弱化了。
2.档案馆主体地位遭到质疑
我国档案馆在整个档案事业中的主体地位是在1985年国家召开的全国档案馆工作会议上确立的。经过几十年来的档案工作实践鉴定，档案馆在档案事业中的主体地位是不容否定的。然而，近几年来档案馆主体地位却遭到了质疑。首先，正如本文前面所述，在档案局、馆合一的档案行政管理体制下，档案馆的职能逐渐弱化，不少人将档案馆视为依附档案局而存在的内部单位，而忽视了其相对独立性，因而对档案馆的主体地位提出了质疑。其次，由于档案室工作的飞速发展，档案室在档案事业中的作用日益明显，所以有的学者提出有必要重新探讨档案馆主体地位的问题。这些学者认为可将档案馆和档案室并列作为我国档案事业的主体，或是认为档案室可取代档案馆作为档案事业的主体。不管是哪一种观点，均对档案馆的主体地位提出了明确的否定意向。
四、我国档案馆将往何处去
对于目前我国档案馆面临的困境，为了我国档案馆将来能更好地发挥其在我国档案事业中的功能和作用，笔者认为，有必要在此对我国档案馆的发展前景和趋势做出分析和判断。
首先，局、馆分开，政、事分离。通过贯彻党中央“政事分开”的原则坚决把这种极不科学的“局、馆合一”的档案行政管理体制进行彻底的改革，实现局、馆分开，政、事分离的局面。这样，可强化档案局和档案馆各自的职能，使其在我国的档案事业中充分发挥各自的优势，使我国的档案事业管理体制得以优化。
其次，坚决维护档案馆的主体地位。档案馆的主体地位不容置疑，档案馆和档案室的工作都是国家档案事业的重要组成部分，但是处于主体地位的只能是档案馆。即使档案室的发展再怎么突飞猛进，最终其只能是档案馆工作的基础。档案馆接收和保存整个国家和社会需要永久保存的档案，是国家和社会历史记忆的保存场所，相对于档案室仅面对本机关或单位的狭窄接触面，档案馆具有更加广阔的天地。鉴于档案馆馆藏的丰富性，决定了档案馆的服务面亦比档案室宽广，档案馆的服务对象是整个社会，而档案室仅仅为本机关或单位的现行效用服务。所以无论如何，档案馆的主体地位都是无法被取代的。
再次，加强推进档案馆的社会化、服务化和信息化。相对于国外档案馆门庭若市的场面，我国的档案馆提供利用情况不禁黯然失色。究其原因，笔者认为我国档案馆在对其社会化、服务化和信息化建设的实施力度上还有待加强。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的逐步建立，我国档案馆应提高自己的服务意识、改善服务措施，以更好地适应新形势发展的需求。首先，档案馆得优化馆藏，不仅要接收党和国家需要长期保存的档案，还得贴近民众，积极接收一些私人档案和社会较为关心的档案，只有在优化馆藏的基础上，通过开放利用的平台，这样才能吸引民众进馆查询利用。笔者个人认为，馆藏的优化问题是影响档案馆开放利用量的最根本问题所在。其次，要加大档案馆的社会化和服务化，还得从以下几个方面入手，第一，应对档案馆工作人员的服务意识加以强化，使档案馆工作人员能积极主动提供服务；第二，通过多样宣传的方式，不断推出新的服务项目吸引社会眼球；第三，充分利用信息技术，使档案资源信息化和档案信息网络化，拓宽信息资源的社会共享程度。
总之，在新的时期必须顺应新的需求，档案馆只要积极完善自身的不足和缺陷，将已有的优势发挥得更好，笔者相信，档案馆将会发展成为集大众化、服务化、信息化为一体的新型档案馆，为我国的档案事业发展做出卓越的贡献。
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档案管理学笔记篇5
随着医疗卫生事业的不断发展及壮大，传统的档案管理模式已经无法达到相应的效率，而医院的医疗卫生安全隐患压力也随着医疗卫生事业的壮大而逐渐增大。我国的医院对医院风险管理档案资料的管理太过于随机性，基本上都是由各个职能的管理部门依据各自的业务来进行分散性管理，这就促使医院风险管理缺乏了系统性、统一性，从而导致不能有效进行持续的、质量安全的改进。因此，对医院风险管理档案实行规范化的管理，是有利于提高医院的医疗质量及水平的，还可以保障医疗安全及促进医院长久持续的发展。
1.规范化管理下医院风险管理档案中的风险与问题
医院的档案资料是自医院开创以来渐渐形成的，无论是医院还是患者这些档案资料都有着重大意义，规范化的管理档案使得医院的管理领导者及时了解医院经营状况而提供有效的切合实际的资料依据，还使他们下达的命令或是一些管理方针能够得到科学性、准确性、真实性的确保。但是，当下我国医院的档案管理制度并不健全，且档案管理工作还存在着很多问题。
1.1医院风险管理档案设备的落后与管理人员专业度的缺乏
由于医院风险管理档案的建设根本没有受到领导的足够重视与关注，从而导致了管理人员的整体素质受到了不良影响。其一，由于医院风险管理档案在规范化管理中，档案管理人员队伍存在较大的流动性，即不稳定性，如换班、转岗、轮班都可增大档案人员队伍的不稳定性，由此带来的诸多后续问题也是阻碍了档案管理规范化前进的脚步。其二，由于医院风险管理档案在规范化管理中，档案管理人员专业知识的缺乏，一些从事这一职业的人员对于档案管理工作的重要性及价值没有正确的认识，把档案管理工作只是单一的理解为保管、整理及储存。而且有一些档案管理人员的专业知识不熟悉，专业技能也是十分缺乏，这就导致管理队伍的素质水平不在一个层次上，从而降低了管理效率。其三，由于档案室设备的落后，从而导致了档案的检索、储存等方面不仅复杂，耗时不说也耗力，更是使档案的使用效率大大降低，还阻碍了档案管理规范化的发展。
1.2医院风险管理档案意识不到位，缺乏完善的管理制度
风险管理档案的管理工作是整个医院管理系统的重要组成部分，但是由于各个医院并?]有过多关注于风险管理档案这块，使其缺乏健全完善的管理制度。由于风险管理档案分散在各个部门管理，且各个部门的管理模式又存在着较大的差异，因此，就造成了医院风险管理档案不完整、不规范、不系统，从而致使风险管理档案的后期更新不能得到全面、持续的发展。另外，每个部门的档案管理人员不同，且管理档案的记录方式也不同，这样就很容易致使风险管理档案的记录不规范，再就是在工作交接时更容易产生遗漏或缺失等现象的发生；因此，建立统一的、完善的、规范化的档案管理体制是必然的。档案资料的完整性及全面性有所降低都是因为风险管理档案制度的不完善不健全，风险管理档案制度的不完善不健全更会使其安全性、系统性降低，从而更是阻碍了风险管理档案进行规范化管理的进步。
2.医院风险管理档案规范化管理的应用及有效方案
由于医院风险管理档案中所存在的诸多问题，从而降低了医院风险管理档案管理水平，更是阻碍了医院长久持续且稳定的发展。因此，规范化的管理风险管理档案就大大有利于医院管理水平的提高，更是有利于医院的业务水平及服务质量的提升，从而使得医院的医疗安全得到保障。
2.1建立健全完善的风险管理档案管理工作组织
医院内部建立完整而健全的风险管理档案组织，就是为了解决医院风险管理档案记录的不完整、不系统等缺点。以院长为首，主持风险管理部门的各类事务，而风险管理的成员就是医院内各个科室的人员。风险管理部门要承担制定医院风险管理政策的工作，并且要定期对管理工作进行评审及改进；提出了对医院风险管理流程的制定和风险管理档案相关事宜的处理等这些改善措施；定期组织召开对风险管理部门风险评估、估测的会议，对于医院的危险因素即不良事件也要组织调查并进行分析，然后根据问题发展的不同程度来制定出合理有效的解决方案及措施。医院风险管理档案质量控制方面要按照风险管理的原则来制定相关的报告表、调查表、评审记录等，要定时且及时地向医院风险管理档案管理组织汇报工作；而医院的各个部门对自己的风险管理工作要做到明确、明了、不得含糊，且风险管理档案的资料也要及时规范上交。由各个部门管理着不同内容的风险管理档案转变成专门的风险管理档案管理部门，这样的转变无疑大大提高了风险管理档案的管理效率，更是能够使档案的内容得到集中且有效的分析及处理，从而让风险管理档案更加系统规范化。
2.2明确医院风险管理档案记录方式及管理要求
由于不同的档案记录方式造成的档案内容不具有系统性、规范性，而且在管理人员交接的过程中也很容易出现资料丢失或是遗漏等不良现象，这样就大大阻碍了风险管理档案后续的分析与评估工作的展开。所以，在医院完整建立风险管理档案的同时，还要对风险管理档案的记录方式也要进行统一。在进行档案记录时也要做一些要求，一是记录的笔不能用铅笔、圆珠笔等来进行档案记录，而是必须采用黑色且含有碳素的笔或者是钢笔之类的笔且要在档案专业用纸上书写来进行档案记录；二对于医院发生的不良事故、事件的记录时，与其相关的书面材料必须为原件或复印件，而复印件的文字内容一定要清楚，字迹要清晰，一定不能出现字迹模糊，或是缺页、少页、漏页现象的发生。为了防止纸质档案由于保管不当等原因而造成了档案的损坏、丢失等现象的发生，我们还应该在电脑上进行电子备份。且管理人员还要对风险管理档案及时进行归档的工作。其次，医院对于风险管理档案的内容记录上面应该要有明确的管理要求，风险管理档案内容有了明确、详细的要求，就可以使管理人员的后期评定工作效率得到有效提高。
2.3提高风险管理档案管理人员的专业素养
要想提高风险管理档案管理的效率，首先就要提高档案管理人员的专业素养，从而加快医院档案管理规范化的步伐。医院的各级领导也要加强对风险管理档案的认识，使风险管理档案得到重视。那么如何提高管理人员们的素养呢，一先进行专业的课程培训，二通过信息科技平台来收集全国高级医院档案管理方面的专业知识，并从中学习、借鉴及吸取，从而提高管理人员工作的积极性和责任心，更是使管理人员的专业知识及技能能够更上一层楼。
2.4对风险管理档案信息的创新
信息化的档案管理就可以使档案资料完整、明确、真实、可信，从而也能实现医院风险管理档案的规范化。而医院的各个科室可以根据具体情况，然后结合自身的条件，来利用多元化的档案信息管理手段，使得信息化的管理可以和现代化的医学管理相接，从而又是一个新的独立的信息化管理系统。
2.5风险管理档案制度的健全与完善
风险管理档案管理制度的完整建立可以使医院风险管理档案管理水平大为提升；为了更好地健全完善风险管理档案管理制度，就一定要制定出严格的、明确的规定及要求，还要建立科学的、合理的、高效的管理程序。要及时地查找、发现现有档案管理制度的不足之处，且仔细、认真的检查档案信息管理中的缺陷、漏洞，并及时解决所发现的问题。最后，根据各个部?t的具体情况、需要进行具体分析，实行编号存档，且档案统一监管，从而为以后档案信息的查找、利用等后期工作打下坚实的、良好的基础。
3.医院风险管理档案规范化的重要性及意义
一是风险管理档案是医院管理方面的数据库，是具有极高价值的珍贵材料。医院要做好完善现有档案资料的工作，从而对整个医院的运行进行监管督查，这样就能更好地提高工作效率和档案管理的科学性。风险管理档案资料可以在医疗事故或是医疗纠纷发生时作为一种法律凭证拿出来，因此，风险管理档案资料是至关重要的材料。由于风险管理档案会把医疗事故及医疗纠纷的经过完整地记录下来，这样就可以成为协调医院与患者及保险公司之间的沟通渠道。二是医院风险管理档案记录了医院从开创至今的各种医疗事故、医疗纠纷，还有器械的使用情况、患者药物事件以及医护人员的业务水平等。由于风险管理档案的规范化管理所涉及的方面尤为广泛，因此，医院方面要着重重视。
档案管理学笔记篇6
事业单位登记档案工作思考建议
建立事业单位登记管理档案的主要目的，是贯彻实施《档案法》的有关规定，为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务，为社会公众服务，为事业单位服务。20xx年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：
一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。
二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。
三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上，对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务，就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理，抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标，应向经济发达地区学习，汲取档案管理和开发利用的经验和做法，积极开展信息开发和档案资料编研完善工作，以提高登记档案的利用和服务价值。
档案管理学笔记篇7
一、档案资料与志书编纂的关系
（一）档案资料是志书编纂的基础。编纂志书的目的是为了“资治”与保存地方文献，对志书的取材较为严谨，并重视对史事的考证。其中，所参考的资料一般为档案资料与私人著述。档案作为人们社会实践活动的原始记录，也是志书编纂中最具有参考价值、内容翔实可靠的资料。只有充分利用这些档案资料，才能编纂出一部真实可靠、内容翔实的新方志。2011年至2013年，笔者作为编写组的成员有幸参与编纂了《四川省阿坝卫生学校志》（1958-2013年），该志书送呈阿坝州地方志办公室审核，于2015年1月由四川大学出版社发行，共53万字。笔者作为档案管理者对编纂志书中最基础、最花工夫也是最为重要部分――档案资料收集工作深有体会，在历时数年的编纂过程中，笔者认为，离开了档案资料，编写一部办学历史近55年，几易校址，这部志书的编写那将是无源之水、无本之木，倘若拥有的档案资料是翔实丰富的，修志工作推进会很顺利；反之档案资料不齐全、存残缺，则成无米之炊，无从下手。因此，笔者将二者的关系简要概括为：档案是志书编纂的源泉与基础，志书是档案资料的缩影与结晶，二者互为补充，相辅相成。
（二）编纂志书能极大促进档案管理水平的提升。首先，编志工作能促进档案基础工作的全面提高。在编志过程中档案利用范围之广，数量庞大，耗时很长。可以说，这也是对档案工作的一次重要检查，能从中发现很多薄弱环节与漏洞，进而促进档案基础工作的改进。比如，可加快档案资料的收集工作，进一步充实档案馆藏。对于编志过程中发现的一些卷宗区分不合理、分类归卷不妥当的问题，应及时进行改进。同时，也能促进档案编目与编研工作的开展，进而使档案管理水平得到新的提升。其次，编志能使档案资料得到更全面、充分的利用。档案是社会成员在相关社会活动中形成的具有保存价值的原始记录。档案资料的主要形式为文件材料，包括公文原件，当事人的亲笔手稿，照片、录音等。这些档案资料基本是历史活动的原始记录，真实可靠，也是志书编修的重要资料来源。因此，编修志书也是对档案资料的一次全面系统的利用。另外，编修志书还能弥补档案资料的不足。
二、档案资料在志书编纂中的重要性
（一）档案资料是志书“志涵百科”的重要保证。资料翔实与否是评价地方志最基本的标准，也是志书经世致用的生命线。一部志书质量好坏取决于资料的多寡以及内容的翔实。地方志容量巨大，是一部百科全书，其资料来源主要有三个：一是档案资料，在方志中的占比高达70%。二是文献资料，占比为20%。三是口碑资料，占比为10%。可见，档案资料在地方志形成中有着的重要地位，它具有全面性与连续性的特征。从纵向来看，档案涵盖了从古到今各个历史阶段的资料，与志书“贯通古今，纵不断线”的要求相符；从横向来看，当前的档案资料种类繁多，包括文档、声像、科技等多种档案，涉及很多部门与行业，与志书“门类齐全，横不缺项”的要求相符。
（二）档案资料是方志真实性与特色性的质量保证。方志编纂强调实事求是，以还原历史的真实面貌为目的，并突出时代特征、区域特征以及民族特征。若志书丧失了上述特征，那么便失去了地方性，也不能称为地方志。而地方档案资料是当地各种社会组织以及个人在从事相关经济、社会活动中所形成的原始记录与真实历史凭证。正是由于档案的原始性、时代性以及地方性，保证了志书的真实性与特殊性。
（三）档案强化了志书的“资政”与“教化”功能。我国志书的传统功能包括“资政、存史、教化”。不同的历史时期以及不同的政治制度对志书功能的要求也有明显的差异。今天我们编纂志书的目的就是为建设社会主义和谐社会而服务。因此，新时期志书功能应以“彰显因果、反映规律、以资借鉴”为主。通过对大量档案资料的筛选与考证，将有价值的资料纳入地方志中，从而为各级机关与相关行业部门提供可靠翔实的信息。
档案管理学笔记篇8
关键词：人事档案规范化科学性学校
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01
学校人事档案部门是保存和提供个人人事档案的专属机构，它要真实完整的记载个人履历、党政材料、奖惩处分等可供组织参考的很多材料。因此，学校的人事档案也为正确选拔干部提供了全面考察和正确选拔的重要参考依据。接下来我们主要是从以下几方面职能的强化来进行浅析：
1强化人事档案的规范整理
人事档案的规范整理首先就是对收到的归档材料进行审核，审核目的就是看此档案是否符合归档要求，有无超越所规定的范围。一般说来，人事档案的整理工作主要分为五个部分，即编目、排序、分类、加工以及装订等等，是整理的人事档案条理化、系统化，并在此基础上对档案的内容要不断的加以补充。1）档案材料的编目。一份完整的人事档案材料通常是对其逐份逐项进行编排目录，按照排列顺序，要求目录要清楚，填写要准确。当然是写目录时要求自己工整美观，使用规范的书写纸质和书写用笔，不可以使用铅笔、圆珠笔、装有红蓝墨水的钢笔等。如果档案材料的目录书写完成后一定不能随意涂改。在书写目录时还有几项注意事项：一是根据材料的题目需要填写材料的名称和材料形成的时间；二是材料整理完后要在指定的位置填写具体的页数；三是每一类目录填写完后要注明类别号；四是注意处理备注说明问题即人事档案材料中的审批表和复印件等内容。2）档案材料的排序。档案材料的排序有两个必要的参考因素即内容的内在联系和形成时间上的先后顺序，按照这两大关键因素进行排序后要对其进行编写类别号、顺序号和页码，把整理好的材料固定下来。3）档案材料的分类。一是履历材料，二是自传材料，三是考察、审计材料。四是学历学位、专业技术资格证书等材料。档案材料初步分为这四大类，在其整理过程中，要求工作人员要对这四类的具体内容熟记于心，以便在工作过程中实施对材料的有效分类。对认识档案材料的分类整理，使之更加清晰明确，有助于对人事档案的管理工作的进行。4）档案材料的加工。首先，对档案材料篇幅过大或是过小的处理。如果材料篇幅过大，要进行剪裁或是折叠。处理后的档案材料仍然要保持平整，内容不容有失，以便日后的查阅。如果篇幅过小，应该对材料进行装裱，在装裱时也要注意不能损坏原来的文字或是照片等信息。其次，对于那些纸张存在破损、字迹书写不符合归档要求，或是篇幅不规则的档案材料要进行电子扫描或是复印加以保存，放在原件的后面。再次，人事档案的材料要各自独立，严禁将多份材料胡乱装裱在一起。并且档案材料上的金属装订物应该加以拆除。5）档案材料的装订。在装订时一定要遵守装订的顺序，就是把档案的目录置于卷首，材料的排列顺序和目录保持一致，装订时做到整齐美观，这样方便查阅。
2强化档案管理的相关职能
1）强化工作指导职能。档案管理工作是一项细致并繁琐的工作，同时它也具有很重要的作用，因此，需要有专门部门对其进行专业的理论上的指导。一方面就是要依法指导，即但凡是法律上要求的，在技术上就要加以指导。另一方面就是要对相应的职能部门的档案管理工作做好专业的咨询和培训。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的原则，科学、规范、高效的进行档案工作的指导。那么提高案卷质量、保证归档材料齐全完整的关键就是坚持部门立卷制度。它有利于排除个人主观和人为的障碍的影响。目前档案管理要严格按照《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》的要求，加强对人事档案管理现代化的业务指导。当然，相关部门要注意到的是要用多样化的制导方式，直接与间接相结合的方式，有重点的加以指导。2）强化工作服务职能。为了使档案工作有效地为国家和社会服务，就要遵循国家制定的相关法律的规定。由于档案管理工作本身的工作性质决定了它是一项服务性的工作。这样就确定了档案工作的宗旨：为社会相关需要人员、各项社会管理工作以及社会主义经济建设服务。与此同时，档案管理工作的工作人员要有服务大众的意识，要不断拓宽其服务领域和服务范围，加大学校的档案向社会公开力度，加快推进学校档案服务的社会化。档案管理服务职能的强化的同时，其服务手段的形式也要多样化。这样就可以最大限度的发挥档案资源信息资源的利用。档案工作既要做好常规服务，又要有超前意识与超前服务，有针对性的服务，服务不仅要有始有终，而且也应该灵活多变。3）强化开发利用职能。档案真实的记录了历史，汇集了大量的信息。而学校又是知识与人才并存的地方，那么学校的档案记载了深化教育体制改革的每一次重大举措，也反映出我国教育事业的成就与发展水平。随着当今科学教育事业的飞速发展，学校的档案记载越来越成为我国经济社会发展不可或缺的战略资源之一。但是，我国目前对于学校的档案开发利用不充分，很难发挥其战略作用。因此，学校领导和有关职能部门要做好档案信息的收集，以供决策；档案信息的及时提供也可以促进教学和科研水平的提高。4）强化工作监督职能。《档案法》赋予了档案管理部门具有监督的权利，因此学校的档案管理部门应该积极参与到学校的各项管理活动之中。例如，学校科研成果的以及科研项目的验收，档案部门要先对其文件材料进行验收；或是教师评定职称以及选拔干部的时候，档案部门要提供准确可靠的相关材料信息。随着目前社会主义的经济文化等各项事业的不断发展，各个学校的档案管理制度也是日趋完善，强化学校人事档案的管理十分必要，也是当前学校工作的重点之一。当然与此同时，学校人事档案的需求也呈现出多样化的特点，这对目前学校的档案管理工作的有效进行有着十分必要的联系，同时也是学校人事档案工作改革的坚实基础。
参考文献
[1]周燕.对档案管理的点滴看法[J].档案管理，2005（6）.
档案管理学笔记篇9
关键词：园艺生产、技术档案、收集归档
中图分类号：tU986文献标识码：a
园艺生产技术档案，是园艺产业的各种档案的一种，它记述和反映种植园的规划设计、各项生产技术、农田基本建设和科学实验等活动，具有保存价值、并按一定归档制度保管的技术文件资料。这种档案是技术资源贮备的重要形式，也是从事生产和科学实验的重要条件和工具。技术档案可分为几大类：建园档案、基本建设档案、机械设备和仪器档案、生产技术档案(生产技术方案、计划、技术实施及结果、新经验及事故等；科学实验档案包括新品种引进、新技术推广的记载、结果等；技术人员及职工技术进步和考核等档案。
先进的技术手段与管理方法实现了档案信息资源的数据集成、系统集成和服务集成，解决了实体档案与电子档案的联系、电子档案的有效性、电子档案与实体档案的完整性与一致性等诸多问题，提高了档案管理的效率，提升了档案服务应用的层次。但是在实际应用过程中，我们还要不断的进行完善与创新，以保证数字档案馆朝着标准、规范、通用的方向发展。
一、建园档案的收集
收集从园艺种植园或产业的策划起，经过规划设计到栽植施工、种子与苗木的准备、播种或栽植苗木，基本上按整个种植园区设档和记载，可以按施工进
程记载的原始记录。内容包括:
1、上级或职能部门有关建园的决定、指令或批示文件，或原始记录性文字材料。有关建园的方针和策划依据、发展方向、经营规模、建园进程、产品预期产量及销路等方面的原则性意见、摘要和原始材料整理后一并归档。凡文字材料、图表等记录，书写整理或用电脑输入的人员名字，亲笔签字、日期等，技术人员记录的流水式日记、笔记也是入档材料，但以一定时期整理成的文档为好。
2、为建园所调查的有关资料，包括本地区已有的果树、蔬菜、花卉生产的经营与市场前景，农业种植业基本情况，农业劳力资源情况，当地气象条件，土壤和自然植被情况，水利资源和水土保持状况，动力资源和交通状况等，并不断积累新的资料等收集归档。
3、种植园规划设计书、说明书、以及全套应附有的图表材料，种植园各项分项规划设计细则与说明书、图纸复印件及原件，特别是有权威机构或负责人批示、签名盖章的批示件。规划设计时的未入选方案及规划设计现场有关材料和进展情况记录等收集归档。
4、建园初种子、苗木、其他生产资料来源、数量、质量状况，播种与栽植中执行规划设计的情况、技术保障等。引入的种子、苗木鉴定书、检疫证书及有关资料一并收集归档。
5、建园前、建园时园区土壤改良、水土保持状况、播种、栽植时的天气、气候、土壤墒情和肥力的数据，当地的报告，或园区日记;施肥、植保等措施执行情况及结果，详尽记录的原件或整理后的资料收集归档。
6、建园初起的生产运作秩序及技术管理成果，如播种出苗率、栽植成活率、排灌设施效率、病虫发生状况等，第一年雨季、冬季自然灾害情况等，有记载及分析结果的原始记录整理归档。
7、规划设计、建园、技术管理等各项技术人员、一线管理人员的配置，技术负责制或技术承包合同的文件，签字有效和原始文件材料，劳力的各项支出记录，各项技术措施的实验检查记录、评定结果、奖惩等，文字或照片、录像原件都要归档。
8、异常天气、人为的灾害、突发事件，对技术管理和生产造成的影响，如严重的水土流失、洪涝灾害、雨雹霜冻、火灾等。记载发生情况、生产损失、补救措施及善后情况文字记录也要整理归档。
二、技术管理档案的收集
按种植作业区、小区记载的资料，详细按作物种类、品种、生产方式的类别记载的文字资料要收集归档。具体内容是:
1、年度、季度或细至月份、星期的技术管理计划、指标要求等文字资料收集归档。
2、各项技术措施，如施肥、灌溉、喷洒农药、修建或支架的日期、方式方法、计量，执行情况及施后反应，异常情况；如农药副反应、无效等；随时记录的文字要收集归档。
3、各项技术措施执行前后的天气、劳力条件，如风、雨、洪涝、干旱、高温，电力提供，劳力调动暂缺等原始资料收集归档。
4、记录新技术实施情况、结果，科学实验的情况及结果。记载一些作物新品种的风土适应性、技术措施反应状况，多年生作物连续、多年观察记载:一些农药、生长调节剂施用后一段时问的反应情况，每项新技术试验、引种和其他实验，收集完整的总结报告归档。
5、各项技术管理的负责人、技术执行责任人的技术素质状况、技术进步考
评、技术执行检查评定成绩及奖惩，有关人员技术培训成绩等都要归档。
三、作物生长发育状况及物候期档案的收集
可以按园艺作物的种类或主要品种收集档案：观察记载的作业区原始记录和整理后的资料。主要内容有;
1、物候期的资料收集
果树的主要物候期是萌芽展叶、开花坐果、新梢旺长、果实膨大、生理落果、花芽形态分化、果实成熟、落叶和冬季休眠期记录的原始资料、一定时期有各年度的比较、规律性总结后的文字资料归档。
蔬菜作物中一、二年生草本植物，主要物候期种子萌芽出土、幼苗期、生长旺盛期、花芽分化期、开花坐果期、种子成熟期、茎叶枯萎期等记录的技术资料整理后归档，花卉植物物候期观察记载的技术记录：木本的，草本的、观赏性的花卉植物记录的物候日期连续性的原始资料全部归档。
2、生长势资料收集
园艺植物的生长势，主要指营养生长的强弱。生产条件下单株的生长记录，群体的生长记录状况都要归档。
四、园艺作物产品产量、质量、售价档案的收集
园艺生产最终的目的是产品产量、质量、售价，每年记载的原始数据资料整理后一并归档，这些对以后的生产管理有重要的指导意义。
五、园艺生产档案的开发和利用
一个具有规模性的园艺生产种植园或试验田，都要有较完善的、多年连续的生产档案，这是一笔重要的社会财富。生产档案是进一步发展生产的决策参谋和基本依据，有极其重要的指导意义。只要档案管理完好，只要有文字存在，包括电脑软件中的文字、图表等档案是永存的、有意义的。档案不能只存不用，要积极地合理地利用才是建档的主要目的。主要应用在:
1、编制园艺生产历年发展状况、现状的说明书、图表，从中总结经验教训。
2、帮助制定新的生产发展规划和设计，提供改进技术管理的意见、建议，提高今后生产管理水平。
3、总结各项技术管理、推广新技术、科学实验的经验，以系列的历史资料为科学依据，评估以往各项技术措施的利弊、效益，并对即将改进或引入的新技术的可行性做出客观的预测与评估。
4、为各项目申报成果提供技术依据。
总之，档案是一门专业性很强的学问和技术，要有效地收集档案，并不断开发和利用其对发展生产的指导作用，这对社会发展是有积极意义。
参考文献：
档案管理学笔记篇10
【关键词】高校；学生；档案管理；问题；途径
高校学生档案是指学生在校期间形成的，反映学生个人学习、经历、能力及重要社会实践活动的个人档案材料。2008年9月1日，教育部和国家档案局联合颁布第27号令《高等学校档案管理办法》，首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档范围，并指出学生类档案的归档范围主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案及毕业生登记表等。学生毕业参加工作以后，其学生档案移交相关部门保管即转化为其人事档案。在学生就业后个人终身发展过程中，凡涉及学历学位、职称评审、政治审查、入党、转正定级、工资调整、离退休时间等重要环节问题，均需要查阅其人事档案并根据档案原始真实记录予以认定。学生档案作槿耸碌蛋傅男纬苫础，将伴随学生终身并发挥无可替代的凭证功效。
一、高校学生档案管理现存问题
（一）档案管理制度不完善。科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前我国对于学生档案管理没有制定统一的管理制度。2008年教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》，虽然在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，但内容较简单，仅笼统地指出学生类归档材料范围，对学生档案管理主体部门没有作出明确规定，对学生档案收集、整理、利用、转递等各环节工作缺乏可操作性指导意见。
高校学生档案管理工作在缺乏“硬性”条例约束的情况下，目前存在多种档案管理模式，有将学生档案归口档案管理部门或学生部门集中管理，也有将管理工作分解到学生所在学院或者系进行管理。除档案管理部门之外，其他部门学生档案管理人员一般为兼职，不具备档案管理专业知识和技能，对学生档案管理的概念认知局限于按照专业或者班级摆放好能保证“不丢”即可。同时因归档工作量较大而人手紧缺，学生档案材料收集归档存在滞后期，兼职管理人员往往不能及时将学生在学期间形成的档案材料实时整理归档，而是赶在学生毕业前，聘用勤工助学学生或者找学生干部临时帮忙，将积压的学生历年奖学金登记表、党员发展材料等连同毕业生登记表、成绩单等匆忙归入每个毕业生档案。在临时突击的工作状态下，档案管理人员基本没有时间对归档材料规范性进行核查，导致归档材料五花八门，各种填写不完整不规范的材料被归入毕业生档案，甚至出现张冠李戴档案材料错归的情况。档案管理制度不完善直接影响高校学生档案管理规范化水平的提升。
（二）学生档案意识薄弱。学生档案是人事档案中个人早期情况的真实记录，是学生个人宝贵的信息资源，具有“不可再生性”，但令人遗憾的是目前多数高校学生档案意识薄弱，对档案及档案分类和作用缺乏了解，不重视个人档案甚至轻易“弃档”。以笔者所在档案管理部门勤工助学学生为例，在2016年勤工助学招聘面试过程中，笔者对参加面试的100名学生（包括在读本科生和硕士研究生）提出同一问题即“档案是什么”，70人无答案，25人认为“档案就是书籍”，5人认为“档案就是旧材料”，由此可见学生档案知识基本是空白的。即便勤工助学学生经招聘合格上岗参与档案管理一段时间之后，虽对档案基础知识有了一定程度的了解，但他们仍然不知道也并不关心自己档案保存在何处，更不了解个人档案重要价值，甚至还认为人事档案应该随人员离退休或者死亡就予以销毁不必永久保存。
学生因对个人档案终身凭证作用缺乏认知，存在“档案无用”的想法，在学期间填写各类档案材料时往往主观随意，影响了档案的真实性和准确性。学生毕业时如尚未就职，他们普遍选择将档案留存学校或人才中心，就职后某些私企或外企如不要求提供档案，学生对个人档案就多年不予理睬，人档分离情况严重，“丢档”情况时有发生。
二、解决高校学生档案管理问题的有效途径
（一）建立健全管理制度。在当前学生档案管理制度顶层设计缺位情况下，各高校要在充分调查研究征求意见的基础上，结合本校实际制定学生档案管理办法，明确学生档案主管部门及相关部门工作职责、档案归档范围、归档要求，细化学生档案收集、保管、利用、转递等环节工作流程，如有必要还可根据学生档案特点制定档案归档及材料整理工作细则等，使学生档案管理工作有法可依，有章可循，摆脱混乱无序状态。
笔者认为当前高校学生档案管理各种模式中，最为理想的应该是由档案管理部门集中统一管理学生档案。高校档案部门是专业档案管理部门，配备符合档案安全保管标准的库房、装具等硬件设施，工作人员档案专业化程度高，能够为学生档案规范化管理提供有力保障。
因《高等学校档案管理办法》对学生类档案归档范围阐述比较简单，未能分类列出归档材料明细，作为人事档案形成基础的学生档案，高校在确定其归档范围时可参照中组发〔2009〕12号《干部人事档案材料收集归档规定》。以笔者所在学校为例，通过制定《学生档案管理办法》明确学生档案归档范围共八类内容。第一类登记表类，包括学生登记表、毕业生登记表、学籍表、简历表等；第二类考核考察类，包括思想品德、学年评语、实习、社会实践等鉴定材料；第三类学籍类，包括学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料；第四类党团类，包括加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；第五类奖励类，包括三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表和各种竞赛奖励材料；第六类处分类，包括校级处分决定或免于、撤消处分的意见、调查报告、个人检查等；第七类体检类，包括学生入学体检表、毕业体检表等；第八类其他类，包括高考材料、政审材料，助学金、贷学金材料，毕业生就业通知书等。
（二）发挥“反面教材”警示宣传教育功能。高校学生作为学生档案的形成主体，具有尊重知识且渴望学习新知识的特点，高校应根据学生特点开展形式多样内容丰富的档案宣传工作，强化学生档案意识。宣传形式可包括新生入学档案培训、设立档案宣传栏、发放档案管理手册、组织参观档案馆或校史馆、开设档案选修课、开展档案知识竞赛以及毕业生档案转递专题讲座等。宣传内容应侧重对档案概念、分类和作用等入门知识的解读，同时也有对档案管理工作特点与各环节工作流程说明以及学生档案归档范围及重要性分析。
此外，高校要充分发挥档案管理中“反面教材”的警示教育功能，帮助学生认识档案对个人发展的长远意义。高校可在总结多年档案管理案例基础上，分专业年级分批组织开展“一张表”培训，选取包含姓名、民族、出生日期、籍贯等基本信息的表格如毕业生登记表等，档案管理人员指导学生填写并逐项配合实际案例说明。如在填写姓名时指明须与本人身份证件相符，用字要固定，不得随意更改。反面教材就是许多学生毕业后报考硕士或博士研究生时，招生学校一般要求提供其毕业生登记表、成绩单复印件等档案材料，如学生档案上述材料记录姓名与身份证不一致，则难以证明材料归属，学生要浪费大量时间精力进行学历学位认证或者开具证明。正面宣传教育与反面教材警示相结合，有利于帮助学生树立“档案与我休戚相关”观念，促进规范填写档案材料并减少“弃档”现象。
【参考文献】
[1]彭芸吉.高校学生档案材料缺失的现状与解决方法.兰台世界，2015（12）.
[2]卞咸杰，周莹莹.高校学生人事档案材料归档范围的探讨.档案管理，2015（6）.