企业信用档案管理篇1
关键词：企业信用档案管理利用
企业信用档案是企业档案的重要组成部分,也是企业诚信制度建设不可或缺的内容,是构建社会诚信体系的奠基石。建立健全信用档案管理对规范企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险、促进社会主义市场经济的发展与完善具有举足轻重的作用。
一、信用档案概述
1.1信用档案的界定
信用档案是指与企业的生产、科研和经营管理等各项活动密切相关，是企业在这些活动中直接形成的与企业信用有关的各种原始记录材料。
1.2信用档案的构成
企业信用档案的构成不仅包括反映企业基本信用的内容，也有反映企业发展过程的与企业信用有关的各种记录，还有来自政府管理机构以及社会企业信用的评估、认定和奖励或惩罚的各种材料。
具体来说企业信用档案包含三方面的内容：第一，反映企业基本情况的材料，主要包括：企业名称、住所、法定代表人、企业类型、企业经营范围、注册资本等；第二，企业自身信用管理的原始记录，主要包括合同协议、产品质量信用材料、企业经营和财务管理方面的档案等；第三，社会公共管理部门对企业诚信的认定及企业服务对象对企业的认可程度。主要包括，企业获得的荣誉证书、信用等级证书、评选的先进人物、用户对企业的评价、企业的信用评审记录等方面。
二、信用档案管理的基本要求
营业执照、资质证书、人员职称证，获奖证书等是企业的重要证件，同时也是企业最基本的信用档案。做好这些证件的管理尤为重要。
2.1档案的保管
企业法人营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证以及质量、环境、职业健康安全体系认证证书以及公司所有人员的各种证书是公司合法经营的资格证明。因此做为档案管理人员首先要把公司所有的证照按一些类别分类，如总公司一类，分公司一类，其中还可以再细分一些，如按照常用的和不常用的来分。并把证照所有的信息都要详细的归入表格中，便于以后查询。各分公司如遇证、照丢失，要及时电告总公司并登报声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款；对公司的各种证、照复印件要加强管理。各分支机构所属施工队需带证、照复印件时，必须在复印件上注明使用范围（即加盖“此证仅限于承接工程，用于其它工程无效”的印章，并要在空白处填写好工程项目名称。）还要由借用人在档案管理人员那里登记备案，同时加盖所属分支机构的红色印章和再复印无效印章，否则均视为无效证件；如发现伪造总公司和分支机构证、照和印章时，应立即向总公司汇报，由总公司配合司法部门追究当事人的刑事责任，并给予举报人一定的奖励。
2.2档案的使用
证照必须由各分支机构负责人领取或快递邮寄，证、照领取时由公司办公室复印后存档，以备核查；对领取或快递邮寄的证、照要妥善保管，规范使用，不准涂改、不准转借不相关的人、单位使用，不准利用证照从事违法活动。发现有用证、照从事违法、违规活动者将给予当事人以经济处罚，并收缴全部非法所得。造成严重后果者，按照有关程序追究当事人的刑事责任；各分支机构的证、照不得跨区承揽工程使用。若确需跨区域使用必须与总公司联系，征得同意后，方可使用。否则，给所在区域的分支机构造成经济损失时，由持证、照的分支机构负责人负责全部赔偿，造成严重后果者可取消该分支机构的证照使用权；在外省地设立的分支机构，对分支机构所属地换发的所有证件复印后，由分支机构负责人签字并加盖分支机构印章及时报总公司，以备核查。
三、加强企业信用档案管理的几点建议
一是编制信用档案检索工具，完善检索体系。将分散在各个不同档案门类和不同载体的企业信用档案编制总目录，编制专题索引。帮助需求者方便、快捷、准确查阅所需要的档案信息。二是做好企业信用档案的编研工作，对企业信用档案进行二次、三次加工，形成新的能集中反映企业信用度的编研资料，为企业的经营工作、管理工作服务。三是做好信用档案的开放工作，可以通过企业局域网、互联网、举办展览公布企业部分信用档案，如：企业的获奖证书、信用等级证书、资格证书、用户发来的喜报、感谢信、先进人物事迹等，提高企业的形象和品牌。四是处理好档案利用与保密的关系，信用档案中一部分是企业的核心机密，如：企业在经济活动中签订的合同、企业财务数据、银行账户的记录等，在其利用中应遵循保密管理规定，处理好保密和利用的关系。通过对信用档案的开发利用，既能为企业的经营决策、技术创新、参与国内外市场竞争以及企业修史编志服务，也能够促进信用档案的收集归档工作，发现馆藏档案的不足，及时完善馆藏结构。
四、以加强园林工程档案的管理和利用为例
4.1园林工程资料档案的价值
园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调有质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。
4.2园林工程档案资料的收集和整理
工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。
4.3园林工程档案资料的保管和使用
首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。
4.4提高园林工程档案的利用率
首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资料档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。
五、结束语
诚实守信是当今社会的热门话题,是立身之本、立国之基、发展之道,是中华民族源远流长的传统美德,更是一个企业巨大的无形资产和社会现代文明的标志,因此加强企业信用档案的管理和利用意义重大。
参考文献：
[1]闫娜好.浅析信用档案管理体系的构建[J].黑龙江科技信息,2011,(15).
[2]郭银彩.谈谈企业信用档案管理[J].东方企业文化,2010,(14).
企业信用档案管理篇2
1.信息技术在企业档案管理中的优势和特点
1.1工作效率高，覆盖范围广
信息技术的应用使得企业所有数据和档案都可以进行高效率的储存和管理，覆盖到所有管理范围，尤其是对企业中那些有保存和利用价值的档案。但是，一旦企业档案信息系统失效也就意味着企业信息流的中断、停止和缺失，必然会对企业效益造成损害。因为，即使是信息化的档案管理，也还是具备档案特有的“孤本性”的特点。
1.2档案记录载体便携简单，易操作
目前企业中的信息载体比较多，除了一般的纸质档案载体，还有磁带、照片、胶片、光盘、电脑的软硬磁盘、优盘等，这些也都可以作为企业档案存储的载体[1]。每种载体的安全保存和使用都有特定的要求，不能受到损毁。
1.3信息技术更加灵活、时间跨度更大
利用信息技术可以随时更新企业最新动态变化，对一些需要随时变更的数据和图像等信息可以及时快速的更新。而且，可以保存的档案时间跨度是非常大的，任何年代的档案都可以进行保存，它所能查找和提供的信息是比较系统和完整的。
2.信息技术在企业档案管理中的作用
2.1信息技术拓宽了企业档案资源的范围
在传统的档案资源管理中，受信息传送技术的限制，档案资源的开发对象主要是企业已经具备的资源，能够拓展的空间非常有限。信息技术后可以突破时间与空间限制，并且可以随时开展档案管理工作，不受工作地点和时间的限制。
2.2使企业档案管理更加系统化
信息技术能够有效提高数据存储的容量与可靠性。信息技术能够涉及到的所有档案资源的内容和信息，还可以与财务和生产等系统进行高度的结合和集成，保证企业数据的统一和高效管理，对企业长久发展和提高竞争力非常有益。
2.3企业档案管理更加精细
当前企业的发展和日常管理更加现代化和人性化，在工作的各个环节都逐渐引入了计算机信息技术。尤其是在档案管理中融入信息技术可以满足企业对精细化管理的要求。信息技术帮助企业将档案信息以电子数据的形式保存起来，可随时查阅。一改过去耗时长、环节繁琐、易犯错误和档案易出现破损等的纸质化档案管理，档案管理更加快捷化、科技化和精细化。只要一次投入就可以多次产出，摆脱信息管理受经费束缚的局面。
3.信息技术在企业档案管理中的具体应用
3.1初步应用
信息技术在企业档案管理中的初步应用主要表现在对企业档案的借阅、检索、统计以及整编等方面。首先是利用计算机技术对档案检索工具的编制。用著录项目将机读档案目录编制成数据库，再根据要求对数据进行自动编制，分为目录、专题目录及案卷目录等；其次是利用计算机技术检索档案，根据检索者的要求，将符合档案原件或档案目录的信息检索出来，可以用档案的形式特征或内容特征来检索[2]；再次是利用计算机技术对已经生成的档案进行定期的管理和更新，主要内容包括：库存空间占有率、出入库数量、档案借阅时间或归还时间、档案内容更新或更改等，要及时进行登记和统计。
3.2综合应用
即使现在很多企业都普遍采用信息技术管理档案，但档案文件管理的形式还是必不可少，而现阶段的信息技术应用必然会影响到文件阶段的工作，为了使档案管理和文件管理实现文献信息资源的共享，从而减少重复数据输入及规范系统的数据接口，综合利用信息技术就势在必行。对档案管理和文件管理进行综合化的管理既能够提高手工管理的效率又能将计算机技术充分发挥。
3.3信息技术对企业档案的周期性和数字性管理
信息技术使得企业对档案信息主动管理，使档案的整理和编辑周期都极大的缩短，整理后的档案信息更加系统和优化，信息速度和传递速度都极大提高了。利用计算机对档案进行整理和储存，减少了档案的占用空间，增加了保密程度。目前企业通过对应用软件设计和网络化自动办公，实现了档案的数字化和现代化管理。
3.4强化信息在档案管理中的应用力度，提高管理人员的素质
企业档案通常是企业在生产和经营过程中所形成的文件、录像、图表、薄册、照片、录音等各种类型的记录。加强对这些档案信息的管理就必须应用信息技术，对大量档案信息进行系统化和科学化的储存与编制。强化计算机技术的应用力度，可以为企业快速搜索到要查找的信息，为企业的正常运转提供保障[3]。
在现阶段的档案管理信息化工作中，档案管理人员的档案意识和信息技术掌握非常重要。企业要充分认识到档案管理作为企业管理组成部分的重要性，要努力提高档案管理人员的工作技能。
结语
企业档案管理在企业的发展过程中非常重要，提高企业档案管理的水平和质量是企业日常管理工作中的一个重点。将信息技术引入到企业档案管理中来，不仅提高了档案资源的覆盖范围，而且使工作方式更加简便和快捷。在实际应用中，企业要善于引用先进的信息技术，对档案管理员工的技能进行严格规范和培训，充分发挥信息技术在企业档案管理中的系统化、精细化和科学化的作用。
参考文献
[1]杨建宁.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].现代商业，2012（12）.
企业信用档案管理篇3
一、从知识产权的法律特征上看
著作权是知识产权的重要组成部分,从知识产权所保护的客体来看,著作权法所保护的档案范围应当具备五个前提:
(一)私有性、权利主体确定性。知识产权本质上虽是一种具有社会性质的产品,具有“公共物品”属性,但基于法律安排而成为具体、特定的私人权利对象,尤其在市场经济条件下,知识产权要进入市场交易环节,必须满足一个前提,即具有私人物品属性,并且知识产权的权利主体必须是可以确认的。如创作者、发明创造的发明人或设计人、商品的特定生产者或经销者或服务的提供者。由此可以得出受著作权法保护的档案也应具有私有性及权利主体的确定性。这里称的权利主体应该包括所有权人与著作权人两大类。由于所有权与著作权有时是分离的,档案实体的所有权和著作权是两个不同的概念,包含不同的内容,如档案的创作者也就是档案的最初所有权者以合同、捐赠或是继承遗赠的方式转移档案所有权时,档案的著作权并不发生转移,当然有关著作权的财产权如复印权、展览权、信息网络传播权等是可以转移的,而有关人格权如发表权、署名权、修改权、保护作品完整权却不在转移之内。因此档案的私有性、权利主体性是判断著作权法保护档案范围的首要前提。
(二)开放性。对著作权的侵犯并不表现为对财产的直接侵占,而大多表现为剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。这些行为是源于著作权作为一种财产权,体现了权利主体的财产利益,具有财产价值和商品属性,权利人可以因此取得报酬、创造经济利益。然而知识产权是以公开为代价,具有无体性特征,知识产权人无法像管理有体财产那样去有效的控制自己的知识产品,而只能借助法律的保护享有和行使自己的权利。由此可知受著作权法保护的档案也必须是公开的,有关档案的开放,《档案法》、《保密法》做了相关规定。其中规定国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于30年。涉及国家安全或者重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。此外属于国家所有的档案,由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意,任何组织和个人无权公布。可见我国档案的开放受到各种限制。
(三)独占性。独占性是指知识产权对其知识的使用、传播、实施等独占、排他的权利,未经权利人的同意或许可,任何人都不能享有或擅自处置、实施或使用。根据知识产权法的相关条文规定,具有排他独占性质的知识产品才可能拥有知识产权。因此著作权所保护的档案也必须具有独占排他性。档案就其来源而言,有相关单位按《档案法》规定移交来的档案、有国家档案馆(室)通过征集、交换、购买等手段收集而来的档案、有档案所有者捐赠给档案馆的档案、还有档案馆(室)根据《档案法》规定或档案所有者要求代为寄存、保管的档案等。档案就其创作者而言,有国家机关、企事业单位等法人作者的档案;有公民个人作者的档案;也有介于法人作者和个人作者两者之间的档案,如个人职务内发明等。就档案所有权来看,有国家所有的档案、集体所有的档案、个人所有的档案等。但无论档案来源方式、创作者情况、档案所有权有何不同,著作权所保护的档案必须具有独占性。
(四)商品性。著作权法承认作品具有价值和使用价值,即承认作品是一种商品,可以通过市场交换转让其著作权。由著作权人行使的著作权包括人身权和财产权(如复制权、发行权、出租权、展览权、表演权、放映权、广播权、信息网络传播权、摄制权、改编权、翻译权、汇编权等)并可以依照约定或者著作权法相关规定获得报酬的权利。而传统的《档案法》所保护的档案本身是不能作为商品自由买卖的,但档案中所蕴涵的信息因具备可复制性而可以转化成商品进入技术信息市场,实行有偿转让和使用。因此,作品档案具有一定的信息商品性,利用此类档案的利用者应该向著作权人支付相应费用。
(五)时效性。各国知识产权法为了实现作者与社会公共利益关系的平衡,对著作权的保护都规定有一定的时效期限。一旦时效期限届满,该知识产品就从专有领域进入公共领域,为全人类所共享,原著作权人的专有权也告消失。如我国《著作权法》第21条规定:“对于公民的作品,其权利的保护期限为作者的终身及其死后50年,截至作者死后第50年的12月31日。而对于法人或者其他组织的作品、著作权(署名权除外)权利的保护期限也是50年,作者身份不明或者来源不明的档案的保护期限是截至档案首次被接收或者移交后的第50年的12月31日。”因此对于受著作权保护的国家档案馆永久保存的档案也应当遵循有关著作权法时效性的规定。
二、从《著作权法》及其实施条例来看
由于著作权所保护的“作品”除了具有知识产权所共有的特征,还具有自己独特的法律特征。因此从《著作权法》及其实施条例上看,受著作权法保护的档案范围还应该具备以下几个条件:
(一)对象受保护“四要件”。有关著作权所保护对象应当具备的条件,各国著作权法一般没有做出详实的规定。厦门大学丁丽瑛教授提出了“四要件说”,即她认为著作权所保护的对象应当包括以下四个基本要件:①有特定的思想内容。著作权法只保护作品的表现形式,不保护其思想内容,但构成作品的一个必要条件是要具有某种思想或者美学方面的精神内容。②有客观的表达形式(即可感知性)。这一要件包含了两层含义:第一,该表达形式必须是对作品特定内容的表达形式。第二,精神内容和表达形式都应当被表现出来。③具有独创性,所谓“独创性”是指作品对特定思想内容的客观表达形式必须具有独创性。独创性规定以“额头上的汗水”(sweatofthebrow)原则来判定作品的版权与否;换言之,“独创性”可以解释为“不是模仿的结果”。④不违反公序良俗原则。公序良俗原则是民法的一项基本原则,这一原则同样适用于著作权法。档案作品要成为著作权法所保护的对象首先应当符合上述四要件。
(二)必须是作品:著作权所保护的客体是作品。所谓的作品是指作者基于表达思想、情感、理论、学说而创作的属于文学、艺术和科学领域内的,具有独创性并具有某种有形形式的智力创造成果。《著作权法》第三条将作品的概念定义为“文学、艺术和科技领域内具有独创性并能以某种有形形式复制的智力成果”,具体划分为:文字作品、口述作品、音乐作品、戏剧作品、曲艺作品、舞蹈作品、杂技艺术作品、美术作品、建筑作品、摄影作品、电影作品等形式。从档案的定义上看,我国《档案法》第2条规定,本法所称的“档案”是指对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体可以划分为党政档案(文书档案)、科技档案和专门档案三大类。其中,文书档案中只有一小部分受著作权保护。一般包括①年鉴、大事记、名录等;②立档单位照片、图片、录音、录像;③文体活动中创作的舞蹈、影视作品、作曲等;④汇编出版的图书、资料等。科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的产物,由于具有独创性,可以复制,因此大多数科技档案都受著作权保护。一般来说,受著作权保护的科技档案主要有以下几种:①基建档案类中各个工程项目的设计件、全套图纸、文字说明;②设备仪器档案类中设备的设计图纸、调试及操作手册、设备运行过程中的维修记录、改制改装技术等;③科研档案类中各个科研项目的原始数据、科技论文专著、课题报告、研制报告;④科技活动中形成的照片、录音图像等;⑤新产品的科技成果、工艺设计与创意、产品技术总结等。专门档案种类纷繁复杂,判断的依据就在于这种专门档案是否属于文学、艺术、科技领域,是否具有独创性。主要包括①书稿档案,包括名人手稿、日记、笔记,活动中留下的影音图像、照片录音材料,以及重要的书信、函电等。②艺术档案,如文学剧本、分镜头剧本、译制片台片、完成台本、剧本内容取材或改编前的原作、主创人员的创作设想、音乐总谱、歌词等。③会计档案,包括会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计记录和文件、电算化系统生成的电子凭证。④教学档案,如教师的教学笔记、教学心得,有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料,运动会、文艺演出等形成的档案。但教学日历、教学计划、教学成绩等一般不享有著作权。此外,档案作品还应当包括知名人士讲学、观光留下的讲演稿、墨宝以及美术大师雕塑、艺术作品等私人档案以及《著作权法》第六条规定的民间艺术作品。
(三)电子文件、数据库亦属于著作权保护的范畴:电子文件(electronicrecords)是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。数据库(database)是指对信息的搜集、整序、存贮与高速传递处理的一门技术,现已发展为集信息技术、计算机技术与通信技术为一体的新型综合性技术。1996年12月20日在世界知识产权组织参加缔结的解决网络环境下著作权保护问题的国际条约《世界知识产权组织版权条约》(英文简称为wct)扩大了版权保护的范围,其中第四条规定:《伯尔尼公约》中的文学保护适用于各种计算机程序,而无论其表达的方式或形式如何;第五条规定:数据或者其他资料的汇编,无论采用任何形式,只要其内容的选择或排列构成智力创作,其本身即受到保护,但这种保护不延及数据及资料的本身,亦不损害汇编中的数据或资料已存在的任何版权。至此wct国际条约最终确认了数据汇编(数据库)、电子文件在著作权中的地位。在这种形势的推动下,最高人民法院关于计算机网络著作权纠纷案件适用法律的司法解释对“网络作品权”及其相关权利的认可,指出“网络作品”是通过数字化技术在互联网上运行的,具有独创性并能以有形形式加以复印的文学、艺术和智力成果,包括数字化的文字作品、美术作品、摄影作品、音像作品、视频作品、软件作品以及经过智力创作的网页、数据库等,应当予以保护。电子文件、数据库虽然在形式上具有数字性和不稳定性,但不影响其具有著作权。
(四)《著作权法》保护的例外。1、《著作权法》第五条规定了不适用著作权法保护范围的几种情形:①法律、法规,国家机关的决议、决定、命令和其他有立法、行政、司法性质的文件,及其官方正式译文;②时事新闻;③历法、通用数表和公式。从档案的形成领域上看,大多数文书档案来源于与政务有关的文件,而这些政务文件为了国家或社会公众利益,从保护公众知情权出发,需要广泛的使用和传播,不应受到著作权法的保护。此外纯客观性的有关科技生产活动、科技成果的新闻报道,纯复制性的摄影照片,工程设计、产品设计中采用的通用设计图纸和公式、数表以及不具有独创性的其他科技、专门档案材料,也不能作为著作权保护的档案作品。2、必须是合法的作品。《著作权法》第四条规定非法作品不受保护的原则。档案作为一种原始的历史记录并不意味着档案都是合法的,档案也可能被非法篡改、或是人为伪造,对于擅自抄录、涂改、伪造的档案已经散失了档案的原始性,其参考与凭证价值大为降低,这样的“二次作品”不受《档案法》、《著作权法》的保护。此外,任何反动的、企图破坏民族团结和社会安定、禁止出版和传播的档案作品都不受著作权法保护。例如时期造谣诽谤、歪曲事实的大字报、反动标语,以及宣扬“”的所谓练功书、宣传材料都不能成为著作权保护的档案作品。
三、划分受著作权保护档案范围的意义
(一)有利于对法律责任的认定,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。著作权作为一种财产权在现实中经常出现被剽窃、仿制、假冒以及未经许可的实施与使用等行为。由于目前《档案法》尚不健全,处罚力度及保护范围仍存在许多缺陷,甚至出现空白。所以,著作权法中对受保护档案范围的界定有利于对档案受到侵犯时,权利人借助司法诉讼或行政处理来主张自己的权利,以对抗他人未经其许可擅自实施或使用的侵权行为,维护档案所有权人、著作权人的合法利益。
(二)有利于协调权利人利益与社会公众利益的平衡。站在社会公众利益的角度,著作权的客体是为社会公众所需要的,它涵盖了文学、艺术和科学各领域,如果人为地切断其共享性将严重阻碍人类的生存发展。然而,知识共享性与权利私有性这一对矛盾双方时常发生激烈地碰撞。近年来,频繁出现档案馆为利用者提供档案利用而遭到权利人以侵犯其档案作品著作权向人民法院请求侵权损害赔偿的案件,一时档案馆界人人自危,使档案馆利用工作重新陷入低迷状态。档案工作者以档案作品受著作权保护为由,拒绝提供档案利用,以免招惹不必要的“麻烦”。因此,著作权法中明确受保护档案的范围,一方面有利于确定档案馆应尽的合理注意义务,保护著作权人的合法权利不被侵犯,避免档案馆工作人员误将受著作权法保护的档案作品予以公开利用而造成的侵权损害赔偿;另一方面也有利于档案馆将更多的精力投入到信息资源的优化配置与开放利用,实现著作权人合法利益与档案利用者利益的平衡。
参考文献:
1、丁丽瑛主编:《知识产权法》,厦门大学出版社,2009年6月。
2、沈仁干主编:《数字技术与著作权观念、规范与实例》,法律出版社,2004年8月。
3、张晓秦、杨帆著:《著作权概论》,苏州大学出版社,2007年9月。
4、汤宗舜:《著作权法原理》,知识产权出版社,2005年7月。
5、唐晶:《论私人档案的著作权保护》,山东省农业管理干部学院,2008(3)。
企业信用档案管理篇4
关键词:信息化手段石油企业地质档案管理
当前我国已经进入企业化与工业化快速发展期,企业化与工业化的一个直接后果对于石油的需求大增,那么石油企业扩展也会加速,档案也会越来越多。石油地质档案是石油企业在勘探开发过程中产生的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等,是石油企业在地震、钻井、测井、录井、试油、油井开发等油气田勘探开发过程中所产生的科技文件成果[1]。同时在企业发展与合并中,很容易造成石油地质档案的散乱与遗失,再加上企业普遍较为重视人事档案、财务档案等档案的保护,石油企业档案的流失现象更为普遍。为此我们逐渐意识到规范企业石油企业档案管理的重要性和紧迫性[2]。本文为此具体探讨了信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用。
1、石油企业地质档案管理的作用
石油地质档案是石油企业最重要的资源,其真实客观地记载着油气资源的地质情况,既是油田地质科研人员正确认识地下地质客观世界和油气分布规律的智慧结晶,也是他人继续深入研究的重要依据[3]。因此,如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要,随着计算机技术和网络技术的应用和发展,石油地质档案的管理手段和利用方式也发生了根本性的转变,应充分利用当前的信息化技术,实现石油地质档案的永久保存和使用。
2、当前石油企业地质档案管理存在的问题
2.1档案意识有待提高
目前,很多企业并不具备档案意识,当前我国石油地质档案在档案管理中是较不受重视的类别,花的时间和精力相对较少。而且石油勘探工程部门往往重视不够,不想配合,认为材料放在手边用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流动性较大的秘书作为石油勘探资料管理员,而他们有的甚至连石油勘探工程基建项目材料的构成也不清楚,更不用说是符合归档的要求了;各部门研究人员在用图纸等材料时往往随意涂写,用了资料后不会及时交回到档案室,往往造成档案资料的遗失。
2.2档案质量有待提高
在己归档的材料中发现,石油企业档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件,而是复印件;甚至有的是不利于长期保存的热敏纸;有些图纸上有任意涂写等情况。同时档案的信息化程度也普遍偏低,在已归档的石油企业档案中,一般企业只能做到目录级的管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,而没有相应电子稿。还有的企业因为未能进行部门立卷制度,只是上交材料,需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大,具有成套性[4]。石油企业油田的开发从立项到油田投产到最后油田关停要经过几年甚至几十年的时间,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该油田相联系,是反映该油田实际建设过程的真实记录。这些材料都应及时收集整理归档,而不应不受时间长短的限制,放在项目结束后归档,以影响研究人员的使用。只有及时收集整理才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。
2.3档案载体有待丰富
按规定,勘察过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明,特殊载体的材料匾乏,要么没有相应的材料,即使有一些有特殊载体材料,其数量也不超过5%,给企业留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高,而且属于“账外”档案,不易控制。许多建设声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整[5]。还出现过个别人在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,声称这属于个人知识产权。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。随着时间的推移,我国很多纸质石油地质档案由于保存时间的地点过于潮湿和保存的时间过长,纸质档案资料开始老化磨损,颜色泛黄变脆,加上使用的频率又很高,资料不仅磨损而且损坏很严重,尤其是部分带有图片和数字的资料,由于磨损而不能体现图件所表达的全部,造成不能正常使用。如果不在资料信息还比较完整的时候采取数字化储存和管理,宝贵的石油地质档案将会随着时间不断流失[6]。
3、信息化手段在石油企业地质档案管理中的应用措施
石油地质档案通过信息化管理后,资料通过数字化储存和管理,由于地质档案资料存储在体积小而容量大的计算机或光盘等储存介质内,不仅大大节省了地质档案资料储存的空间,通过信息化管理后,最大程度上节省了财力、物力和人力等资源,并通过局域网甚至互相网在更大范围内通过授权后实现资源共享,比如采取石油地质档案信息化管理,则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料,甚至下载该地质档案,大大缩小查找时间,并能得到完整的档案信息,为全面、准确地进行储量研究,提供重要的信息资源,产生可观的社会效益和经济效益。其具体的应用措施为:
企业信用档案管理篇5
一、计算机信息技术在企业档案管理系统中的作用分析
1.信息化拓展了档案资源的开发范围。
传统的档案资源管理由于受到信息传送技术的限制,企业档案资源开发的对象主要针对企业已经拥有的资源或者小范围内的资源。但是,如果在档案资源管理中引入信息化管理系统,将帮助企业突破时间与空间限制,随时随地可开展档案资源的管理工作或提供服务。
2.信息化使档案资源管理系统化。
信息化技术不但可以增加数据存储的容量和可靠性,而且可以使档案资源管理更加系统化。一套好的信息化系统能够包含全部档案资源管理的内容和所有信息,覆盖现代档案资源管理的所有范畴,它还可以与财务、生产等系统高度地集成在一起,保证了数据的统一。
3.信息化促进企业管理精细化。
在档案资源中引入信息化技术,能够满足企业日益严格的精细化管理要求。把各类档案资源信息以电子数据的形式保存起来,可以随时查询。企业档案资源管理从“服务性质”转为“战略性质”,这对企业的发展以及档案资源管理行业本身的发展都大有裨益。
二、计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用
1.企业档案管理中的信息化建设需进一步加强。
相对中小型企业,计算机信息技术在国有大型企业集团档案资源管理中的应用要求更为紧迫,意义更为重大。但大部分企业把注意力和资金投入在与生产紧密相关的模块上。看似与生产不直接关联的档案资源管理模块建设相对滞后。随着时代的发展,档案馆的地位正在发生变化,信息技术的发展,更是为档案馆的发展提供了条件和机会。如燕化公司2009年专业化重组期间,专门成立了档案管理中心,完成了《数字化档案馆整体规划》、《数字化档案馆实施方案》,档案管理工作的重要性日益凸显。
2.信息化建设是档案资源管理的必然要求和重要内容。
在项目负责制的大背景下,所有资源围绕项目而配置,作为原生信息资源——科研项目档案要真正发挥其在科学研究工作中的作用,就必须认真思考如何改进现有服务方式,紧紧围绕项目需要开展方方面面的工作,特别是信息化工作。项目档案信息化水平过低,将直接导致档案收集、整理与编目、加工利用、库房管理及鉴定与销毁等档案业务工作环节在信息化大潮面前举步维艰。因此,只有全面建立包括所有档案业务环节的档案信息全文管理系统,真正实现档案管理信息化,才是信息时代项目档案管理工作的根本出路。
3.企业档案资源体系有待进行系统梳理。
当前,企业迫切需要系统化梳理档案资源管理体系,要在研究管理体系的基础上,全面梳理企业的所有档案资源业务,以平稳地实现管理在软件中的落地。如大多数石化企业科研项目的研究周期比较长,时间跨度大。一般而言,一个科研项目的研究活动少则数月,多则数年甚至更长,而科研项目原始记录将伴随着科研活动的进行不断产生;科研原始记录产生主体多而且分散。不少项目是由若干人组成项目组,在不同的岗位上从事同一个项目的研究,零星地产生各种原始记录。科研原始记录产生的分散性特点,客观上导致了对其进行规范管理和完整系统归档的重重困难。另外,有的科研人员档案意识不强,不了解科研原始记录作为科研项目档案的组成部分,最终应归档保存;他们片面地认为:原始记录是自己从事科研工作的心血,自存自用最方便也最安全,因此理应由自己保存。这种认识上的误区,也从一定程度上加大了原始记录归档工作的难度。
4.电子文件的收集需要加强。
在当前办公自动化及科研手段自动化迅猛发展的情况下,不论是办公文件、科研原始记录还是生产经营原始记录,都将更多地以电子文件的形式出现。因为没有针对原文管理的档案信息系统,电子文件的收集工作比较吃力;如果仅仅是仿照手工管理模式开展电子文件的收集,很难保证其原始性、完整性和准确性及若干年后的可读性,后续管理工作更是无从谈起。
以燕山分公司研究院为例,为适应信息化发展的要求,并真正实现项目档案信息化,应在未来几年着力建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的科技档案管理体系,形成涵盖研究院所有重要生产、研究领域的规范化的信息应用系统。在文件的采集方面,其子系统应包括:在各业务部门独立的管理系统中、在erp和oa系统中嵌入的电子文件归档模块;在科研项目组现代化科学研究的操作系统中嵌入的电子文件归档模块等等。业务部门办文结束、项目组科学研究工作结束后,只需按系统操作规程点击归档模块,就可以实现档案信息的实时归档。在管理制度上,可以明确规定:电子文件归档保存是业务部门办文结束或技术人员科研工作结束的惟一标志。唯有如此,才能给研究院所有的信息流一个完整意义上的终点,并在真正意义上实现文档一体化。该系统应具有完善的档案信息网络采集、实时处理、及时反馈功能,并实现科技档案信息按使用者权限在网上实时共享。
5.档案加工和利用效率亟需提高。
传统纸质档案材料初级加工过程中,容易损毁甚至有可能造成其文献价值的破坏;而纸质档案的高级加工——编研周期一般比较长。至于传统纸质档案查找,由于档案材料形成时间跨度长,种类繁杂,要在浩如烟海的档案材料中寻找所需的档案信息,仅靠人工检索和调阅,远远不能满足信息时代利用者的需求,很难适应时展。
三、档案信息化需要主动出击,进行文件全生命周期的管理
现代信息技术的应用,为充分开发利用馆藏档案信息服务,创造了必要的条件。变被动为主动,抓住机遇,用信息化手段提供更好的服务,才能够让档案馆永葆活力。目前,档案馆对文件的形成、格式是否符合档案归档提出的新要求正是主动行为的一个表现。首先,现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速缩短。通过整理和编研,可以使科技档案信息内容进一步系统化和优化,信息密度和传递速度大大提高,以及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据。其次,在提供利用方面,现代信息技术的应用,可以方便快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中,可以包括在局域网上建立的用户介面友好的查询子系统。对于燕山分公司研究院外部用户,可引导其按权限浏览本站点信息,并为用户方便地索取档案信息提供技术保证,以期扩大社会影响并提高知名度。对于研究院内部用户,根据用户权限,以数字化的形式通过局域网传输为各业务部门提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生科技信息。满足各部门日常工作自动化过程的信息需求,为各部门开发利用提供基础条件,充分实现档案信息共享,并为整个研究院的信息化工作发挥基础性的支撑作用。
传统纸质档案占用空间相对较大,因此用于扩展档案库房空间和购买档案装具的投资会随着时间的积累而不断增大。而且珍贵的纸质历史档案,随着时间的推移和利用次数的不断增加,会出现破损现象。因此,对档案的存储条件和利用方式会提出较高的要求,如档案馆应保持一定的温度和湿度,珍贵历史档案只能以复印件形式利用等等。现代信息技术的应用,对于节约人、财、物力,以及对馆藏历史档案的保护等都具有重要意义。
新时期,无论从应对外部变化还是推动内部管理,企业对档案资源管理提出了更高的要求,企业要提高档案资源管理和开发水平,就必须重视并大力推进档案资源管理的信息化建设。只有建立起一套行之有效的档案资源信息化管理机制,企业才能从容地在未来的市场竞争中取胜。
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企业信用档案管理篇6
1.企业档案管理信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。
2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
企业信用档案管理篇7
关键词:企业档案档案管理模式信息一体化
0引言
0.1选题的缘起
随着企业改革的深化和现代企业制度的建立，企业的生存发展环境发生了巨大变化。企业为了适应当前市场经济的大环境，在改革中增强企业竞争能力，开始转换经营机制，谋求新的发展道路。外部环境的深刻变革，给企业档案工作带来了新的发展契机。随着经济、科学技术的迅速发展和企业活动的多样化，企业档案日益成为多种门类与载体、内涵不断丰富的档案综合体。作为企业信息保障系统的档案工作也要适应形势变化，档案部门要改变传统的管理模式。探索新的发展思路，使档案工作在企业的各项生产和经营活动中，发挥更大作用，实现更大的价值。
1企业档案的内涵及其特点
企业档案是企业在其生产营销、研究、管理活动中产生的大量的原始记录，它集中、系统真实地反映企业的整个成长过程及其经验教训、兴衰成败，并成为企业了解过去，决策当前和预测未来的基础信息。档案的形成和发挥作用的规律决定了档案工作与企业活动是密不可分，而企业档案工作作为企业管理系统的一部分，必然与企业的整体目标和运作模式相一致。企业档案工作的主要职责在于为企业收集、鉴定、整理、保管其档案，努力开发档案信息资源，为企业管理、决策、研发与营销等各项活动提供信息保障和优质服务。
2现代企业制度的建立对企业档案管理的影响
现代企业制度的建立对企业档案工作产生深刻影响，也给企业档案工作带来一系列新情况、新问题，对企业档案工作提出新的要求。企业档案工作必须适应新形势的发展需要，改变原有的工作模式，建立新的档案管理体系，树立全新的企业档案工作理念，积极探索适应现代企业制度的企业档案工作机制，在建立现代企业制度过程中充分发挥档案的重要作用。
2.1现代企业档案工作的特点
2.1.1现代企业档案工作是精干高效型
转制后的企业要求档案管理模式是精干、简练型，各业务环节是科学、高效的，它不拘于形式，也不一定套用行政部门规定的体制模式，只要对企业的管理和效益有帮助，都会被董事会采纳。
2.1.2现代企业工作是一项重要的技术服务工作
企业档案与其生产、经营、管理以及技术储备等关系极为密切。现代企业档案管理，强调各项工作要相互联系和综合管理，档案管理将渗透到科学技术、图书资料、情报信息、经营管理以及文件的运转与管理等各个环节中。现代企业从生产到经营的每一个环节，都需要大量的信息，而其中的实用信息大都是在已有的信息基础之上经过有针对性的整理加工而产生的。
2.1.3现代企业档案工作更重视商业秘密
现代企业间的竞争，主要是时间的竞争和对科技情报、信息和人才的竞争。对于企业来说，现行档案是企业科技情报和信息的载体，虽然归档了，还有很重要的商业秘密，这种商业秘密的保密期有的很长，直到竞争结束为止。随着企业对信息化要求的提高，企业内部必须建立起统一、高效的信息管理体制，才能满足企业对内外部信息使用、管理的需求。
3信息一体化管理模式的内涵及实施的基础
3.1信息一体化管理模式的内涵
信息一体化管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体实行一体化管理，是企业内部统一的信息管理中心。在这个信息一体化的统一机构内部，一方面实行档案同其它信息载体分别管理，另一方面实行各种信息的联合开发，使各种信息内外沟通，相互补充，形成一个统一的开放型信息联合体。
3.2信息一体化管理模式的实施基础
3.2.1组织机构模式
档案部门机构的设置是否科学合理，将直接影响到企业档案工作的成效，也在一定程度上反映了企业管理水平。现代企业制度要求企业管理机构精简、高效，在企业档案管理模式上，也应建立与现代企业管理相适应的档案管理机构体系。
（1）大型企业或企业集团设立档案信息管理中心
大型企业或企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业。这些企业档案数量多，内容丰富，档案工作基础雄厚，综合管理水平较高，企业档案工作制度与网络较为健全，并且有一定档案信息开发能力，应当设立档案信息中心，对企业内部的各种文件、数据实行集中式管理。
（2）下属单位设立综合档案室
在重组企业中，生产经营活动与企业集团公司联系密切的是控股的子公司，其档案机构应设置综合档案室。一方面，要配合整个企业的生产经营活动来搞好档案管理；另一方面，要接受核心企业档案部门的监督与指导，建立与集团内部管理相一致的档案管理制度，制订统一的管理方法，并按照集团公司档案信息管理中心的要求，有计划地移交部分档案或全部档案目录，以便集中管理及充分利用这部分档案。
3.3信息管理模式
现代电子网络和信息技术的发展，要求信息载体服务的形式是网络化的。企业档案实行计算机网络化管理是企业档案管理一种高级的组织结构形式，它可以充分利用现代技术手段，最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，并通过有效传递和合理扩散，实现企业档案资源共享。
（1）企业建立网络化的信息管理系统
目前，许多大型企业已经逐步推广办公自动化、传递无纸化、资源信息化，将企业各部门形成的文件，通过内部网络进行传递、存储、查阅，使企业领导层和有关部门能够及时得到企业内部生产、经营管理等各方面的信息，而不受地理位置和时间的制约。在此基础上再结合运用其他现代科学技术，如应用光盘技术、缩微技术、信息处理技术等，建立计算机编目、检索、统计系统，对档案进行全文扫描和缩微存储，实现网上查询和利用，以达到方便、快捷、安全、准确地利用档案。建立企业信息管理网络，档案部门可以通过网络及时、全面地收集到企业各职能部门产生的文件、档案信息，解决了档案收集难的问题，提高了档案信息收集的齐全完整性。
（2）企业内部网与国内信息网及internet联网
现代企业不仅要把部分档案信息进入企业内部网和国内信息网，而且还要进入internet国际互联网，形成更大范围的利用。现代企业档案信息网络的服务对象不仅是企业内部，要从企业的市场经营性、产业效益性、形象品牌性的角度出发，来建设和开发档案信息资源，采取各种先进技术为用户提供高效、快捷、准确的网上档案信息服务，最大限度地满足社会获取档案信息的要求。
4企业信息一体化管理模式的实施通道
4.1树立全新的社会化服务理念
从世界经济范围看，大型企业或企业集团几乎成为所有发达国家社会经济发展的显著特征和国家经济竞争力的支柱。我国企业集团也正在朝着这个方向努力。在此过程中，企业集团形成的档案真实记录了主要企业的成长轨迹，是我国经济发展历程的集中反映，必将成为我国社会经济领域中最宝贵的历史记录。因此，企业集团对档案资源进行管理，不仅为本企业的发展提供服务，而且也担负着历史赋予的社会责任。
4.2面向社会提供全方位利用服务
随着企业发展和人类社会的不断进步，人们对档案的服务需求是全方位的，体现出明显的社会特征，因此，要强化企业档案的社会化服务功能。档案部门要面向社会、面向经济，广泛了解社会经济、科技等各个领域的发展趋向及其时档案信息的需求。在当前发展社会主义市场经济的形势下，档案部门和档案人员要有商品观念、价值观念、投入产出观念、效益观念。企业档案工作要不断更新观念，调整服务思路，建立新型的优质服务体系，采用有偿与无偿服务相结合的方法，满足全社会各方面对企业档案的全方位利用需要。
4.3提供方便快捷的链接路径
作为企业的信息管理系统，对信息进行的有效管理，是信息的利用方便易用，并且快速检索到有效的信息。其链接路径在公司网站主页上清晰明了地体现，主菜单栏中点击“信息中心”即可进入企业信息中心，先要经过服务器的认证即登陆用户明确认密码之后即可查询所需档案信息。
4.4确保信息共享与信息安全
随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动的产生，必然要对信息共享以及维护信息的安全。企业信息管理部门必须从企业的信息需要出发，以计算机技术、现代通信技术和现代网络技术等高科技为技术支撑，建立完整的企业信息系统的硬件体系。企业信息管理部门应充分发挥设备、技术、人才优势，加强企业档案信息网络建设，优化档案管理各业务环节的方法技术，搞好软件建设。
数字化处理档案资料和其他各类信息资料输入企业信息网络，通过企业数字化信息网，打通档案信息和其他各类信息的输出利用渠道，消除档案利用和其他各类信息接收方面的时空障碍，实现信息共享。但对于公司的重要材料（如科技档案）不能成为网络共享资源，应加强保密工作，设置严格访问权限，防止企业和新技术的泄密。
企业信息化作为一个严密的信息系统，数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整和准确为基础的。现代网络安全技术,包括视频干扰技术，屏蔽技术，专网技术，信息加密技术等日益先进发达,有力地保证了文档一体化的安全实施。但是网络病毒的猖獗是我们在企业信息的管理中进行备份，以确保信息的安全完整。
5结束语
综上所述，在信息高速发展的今天，企业档案对于企业的发展生存来说至关重要。市场经济下，竞争日益激烈，知识经济时代，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。档案资源的储备和利用状况直接影响到企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体发展水平。随着企业走向市场，企业经营发展对信息资源的依赖性越来越大，未来档案部门应成为开放的企业信息服务咨询机构。所以，建立信息一体化的档案工作模式是企业改革发展的选择，尤其对于大型企业来说。本文对现代企业档案信息一体化管理模式的分析与探讨希望对企业在其变革中档案工作的向前发展有所帮助。
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企业信用档案管理篇8
[关键词]企业；档案信息化管理；必要性；提升
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2014.16.037
[中图分类号]F272.7；G275[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2014）16-0060-02
企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。
1企业档案信息化管理的必要性
近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。
2提升企业档案信息化管理水平的策略
（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。
（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。
（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。
（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。
3结束语
总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。
主要参考文献
企业信用档案管理篇9
【关键词】企业人力资源管理人事档案管理工作新要求
企业人力资源管理工作对企业的发展与其他各项工作的开展都十分重要，企业人力资源管理工作的科学进行能够使企业的人才能够更加高效科学的配置，企业的各项工作开展效率也会更高。人事档案管理工作直接关系企业人才管理与配置及人事调动信息的管理，因此，企业人力资源管理工作应该充分重视人事档案管理工作，根据社会人才机制及用人机制的变化，积极适应人事档案管理工作的新要求，以促进企业人力资源管理工作水平的全面提升，进而促进企业的长远发展。
1.我国企业人力资源管理工作中的人事档案管理工作存在的问题探究
1.1.人事档案材料信息失真。我国企业人事档案管理工作由于制度与方法的缺陷，人事档案信息的真实性不能保障。首先，在人事档案信息流转环节中极容易出现档案丢失或缺损等情况，而档案丢失或缺损之后的补办及补充机制又十分繁琐，因此，人事档案信息一旦丢失或缺损就很难再补办或完善。其次，企业人事档案信息更新速度较慢，许多人员的档案信息得不到及时的更新，人员档案信息不全，经过较长时间再去补充时，人事档案信息记载内容会有很大的出入，其对企业人力资源管理工作埋下了极大的隐患。
1.2.企业人事档案管理机制较为落后。随着现代用人机制的不断灵活化，企业的人力资源管理机制要求也逐渐有了新的要求与准则，企业人事档案信息管理工作逐渐落后，暴露出的问题也越来越多。首先，企业人事档案管理工作在现代人才市场之下是一项服务性质的工作，人才归属于哪个企业，企业就有义务对其人事档案进行管理，然而现代部分企业显然没有明白这个问题，在人事流动之后，企业为了维护自身利益，通过拒绝传递人事档案的方式阻止人事流动，从而造成了部分人员脱档以及死档等情况。此外，现代企业人事档案信息管理工作中的档案更新及档案传递以及档案接受程序太过死板繁琐，人事档案流转不灵，企业的人力资源管理工作也受到极大的影响。
1.3.企业人事档案信息利用效率较低。我国企业人事档案信息管理工作中档案信息的公开性较低，档案信息的利用价值未充分体现。人事档案信息是企业人才选拔及工薪增减的重要参考依据，然而在企业人力资源管理工作中，企业的人才选拔及工薪调改很少有效的利用人事档案信息，企业的人事档案信息管理如同虚设，人事档案信息的作用及价值未充分挖掘。
2.提升企业人力资源管理工作及人事档案管理工作水平的有效途径探析
2.1.档案管理制度的灵活化。人事档案信息是伴随人员一身的流动信息，人事档案信息对人员的流动及人才信息的及时了解十分重要，目前，我国人事档案管理工作的机制十分呆板，人事档案信息流通速度十分缓慢，此外，人事档案信息的更改以及补充等程序十分麻烦，其不仅影响了人事档案信息的实用价值，其还影响了企业人力资源管理工作的效率及质量。人事档案管理制度的灵活化首先要建立系统全面且科学的人事档案流通机制。一些人员在跳槽后，企业为了留住人才可能会扣留其人事档案，若当事人未经过有效沟通解决该问题，则人事档案很有可能会在跳槽的过程中遗失或者缺损。为了有效的避免人事档案流转环节中的遗失或缺损，企业应该尽量简化人事档案迁移或接受的程序，对于问题档案要及时与当事人取得联系，并与当事人当成一致协议后科学的处理人事档案信息。其次，人事档案管理制度的灵活化应该建立有效的信息更改或人事档案补办制度。随着人员履历的不断增长，人事档案信息也会逐渐变化，灵活化的人事档案信息更改及补充制度有利于人事档案信息准确性的提升，其能够为企业人力资源管理工作提供更加准确真实的人事信息，进而促进企业人力资源管理工作效率的提升。
2.2.人事档案信息准确性的提升。人事档案在流转环节中可能出现信息失真或缺损情况，企业人力资源管理部门在进行人事档案管理工作时应该充分重视人事档案信息的准确性。首先，企业人力资源管理部门应该定期对在职人员的人事档案信息进行补充。其次，对于新增加的人事档案信息，企业人力资源管理部门应该对档案信息进行审核，确保档案信息完整、真实。此外，在人事变动时，企业人力资源部门应该严格按照人事档案信息管理制度对变动人员的人事档案信息准确及时传递。
2.3.人事档案管理工作的现代化。现代计算机信息技术十分发达，企业人力资源管理工作应该积极利用计算机信息技术开展人事档案管理工作。首先，企业人力资源管理应该积极利用计算机信息技术构建人事档案信息库，并建立系统完善的信息库管理、阅读、更新、维护机制。其次，企业人力资源管理部门应该积极利用计算机信息技术将人事档案信息电子表格化，以便于人事档案信息的管理、更新及传递。现代科学技术十分发达，企业人力资源管理工作要积极利用先进的科学技术改进人事档案信息管理工作方法与机制，促进人事档案管理工作的现代化与自动化及智能化，进而提升企业人事档案信息管理工作质量及效率。
2.4.挖掘人事档案信息的价值。人事档案信息记录了该人员以前的主要经历，企业应该积极挖掘人力档案信息的价值。当然人事档案信息虽然不能完全作为企业用人的标准，但企业在人才利用及人事调动时可以参考人事档案信息，以对职员更加充分的了解，进而更加科学的配置企业人力资源，提升企业人力资源管理工作水平。
企业信用档案管理篇10
摘要：本文论述了企业档案信息化建设的必要性，指出信息化建设过程存在的问题，提出当前实现企业档案信息化的有效途径。
关键词：企业；档案信息化
企业档案信息化就是利用信息技术和网络实现企业档案信息资源的存储、管理和利用，提高企业档案管理效率和信息的利用率，为企业发展提供方便、快捷的信息支撑，实现最大的经济效益。
一、企业档案信息化的必要性
1.企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。随着电子文件的出现和网络信息技术的发展，文档一体化已成为企业档案信息化发展方向，它使档案管理系统与企业生产管理、经营管理、文书处理等各项业务系统实现无缝衔接和高效管理，提高工作效率，降低企业成本。但是，我国企业档案信息化程度较低，档案工作在实现与企业生产管理、经营管理等各项业务系统衔接方面仍存在重重困难，因此，在企业文档一体化趋势不断加强的情况下，加快档案信息化建设将成为企业追求发展的重要选择。
2.企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。信息时代的到来为企业带来机遇和挑战，每个企业都希望在第一时间了解和掌握重要的市场信息，以及自身的优势与劣势。市场信息的时效性、准确性、全面性要求企业具有强大的能够对外部相关信息进行收集、存储的数据库，了解自身相关的优势与劣势要求企业具有完善的档案管理系统，及时收集归档企业所有档案信息，并对所有信息进行全面分析、比较分析，从而在最短的时间内得出科学准确的结果，为企业决策提供充分的依据。因此，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争的重要途径。
二、企业档案信息化存在的问题
1.档案管理标准与规范不统一。多数大中型企业档案管理的标准与规范存在差异，企业系统内部各单位的档案管理标准与规范也未统一，档案数据格式、著录信息的内容不同，就会造成数据错误、数据丢失。在信息化建设过程中，不仅需要对历史数据进行更改与迁移，也需要对正在形成的数据进行规范管理，因此，在短时间内实现档案管理标准与规范的统一成为档案数字化、信息化建设的内在要求。
2.企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求。目前，企业档案管理人员仍坚持仅提供档案查询利用服务，很少考虑积极为企业发展，为社会提供信息查询的问题，“多一事不如少一事”的思想束缚了企业档案管理工作的深入发展。档案信息化建设需要专业的档案人员，需要先进的档案管理系统，但处于企业管理边缘化的档案管理工作未能得到领导的重视，这让档案管理人员缺少积极服务，加快档案信息化建设的勇气与信心。
3.企业管理流程未涉及档案管理流程成为档案信息化建设的主要障碍。很多企业的管理流程大多只是业务管理、经营管理流程，整个管理流程未涉及档案管理流程，因此，档案管理只能依靠档案室人员的努力，进行简单的字段信息著录，档案管理系统未能实现与整个企业管理系统的集成，成为企业档案信息化建设的主要障碍。
三、企业档案信息化建设的有效途径
1.制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制。实现档案数据管理的标准化与规范化是实现档案信息化的基础，没有统一的标准，就无法实现档案数据的整合与共享，实现档案信息建设。因此，企业在开展档案信息化建设之初，就应制定档案信息化相关标准、规范等制度，从根本上解决档案数字化、信息化问题。依据档案信息化建设的相关制度，制定档案信息化建设方案。档案信息化建设方案的制定有利于企业从宏观与微观两个方面全面的考虑档案信息化建设的意义与措施，从企业发展的战略高度推动企业档案信息化建设。
2.转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想。首先，要树立开放意识和服务意识，变被动服务为“面向社会，多方联系，围绕企业中心工作”的主动服务思想，只有这样，才能使档案工作不再局限于提供简单的档案查询利用服务方式，实现档案信息资源深层次挖掘。为此，企业档案部门应转变思想，充分认识到档案及其信息化的重要性，将档案信息化工作作为一项重要的战略工作，加大对档案信息化建设的投入，通过多种途径实现档案信息化，加快档案信息化建设，以更有效地利用档案资源为企业、社会提供多元化的信息服务。
3.培养专业的档案人才。培养一支高素质的档案队伍是进行档案信息化建设的坚强支柱。档案信息系统的建设需要档案人员提出需求分析、模块设计等要求，档案信息化建设需要档案人员的专业领导，实现双方的有效沟通与合作，共同建设一个符合企业发展和档案管理的档案信息系统。
4.提升企业管理。通过流程再造提升企业管理，是实现文档一体化的基础条件。面向信息化时代，企业应从自身的主要业务及相关业务出发，认真梳理企业各项流程，实现业务系统与档案管理系统衔接，使文件通过档案人员审核合格后，直接归档，为档案信息化建设奠定资源基础。某企业档案馆档案信息化建设实现了各业务部门形成的文件在办理结束之后，通过文件管理系统直接归入档案管理系统的整编库，档案管理人员通过对整编库的待归档档案进行审核，将各项信息填写合格的文件归入档案数据库，未合格的文件则返退给业务部门，再由业务部门进行修改。从而，实现了档案管理系统与业务管理系统的有效衔接，实现了文件的随办随归，能够及时的确保档案归档的准确性、完整性。
5.实现资源整合。收集社会关于本企业、本行业的相关政策、制度、发展情况等信息，以丰富档案信息资源，实现资源整合，是更好地为企业发展服务的重要信息基础。某企业档案馆根据企业特点、行业特点收集了相关政策、制度，在档案管理系统中建立了政策制度模块，以供专业人士查询利用。同时，为丰富馆藏资源，除了管理本企业形成的所有档案外，还收集存储了国内外重大报刊、媒体对本企业的报道，为企业发展奠定了丰富的信息资源基础。（作者单位：国家电网公司档案馆）
参考文献
[1]瞿晓菁.议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（12）.
[2]高延红.试论企业开展档案数字化建设.陕西档案，2009（1）.