企业文书与档案管理篇1
【关键词】企业文书档案;档案管理;问题;改进
所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。
一、企业文书档案管理中存在的主要问题
（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。
（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。
（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。
二、企业文书档案管理的改进方法
（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。
（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作;文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。
（三）落实文书档案的基础工作，对工作进行全方位的沟通、协调和监督。文书档案管理人员应该清楚自己应该做什么，不应该做什么，最关键的就是要养成服务意识，认真落实好档案的收集、鉴定、利用、保管、统计等文书档案管理工作，这样才能最大限度地发挥档案部门的作用和价值。众所周知，文书档案中的重要资料一般都来源于其它的部门。所以，文书档案管理人员应该主动联系其它部门的工作人员，随时了解他们的动向，定期参与各业务部门的培训活动，这样才能了解和学习其他部门的一些基础性知识，以降低文书档案管理工作的难度，除此以外，还要对各部门的档案收集工作进行监督和指导，丰富档案收集渠道，充分发挥档案部门的价值。
三、结束语
总而言之，要实现企业文书档案管理工作的现代化，首先要想办法提升文书档案管理的规范性和标准性。当然，在提升档案管理水平的过程中，一方面，企业领导要从意识上重视这项工作，还要投入一定的人力、物力和财力，同时，企业档案部门还要定期开展档案管理知识的培训活动，打造一支文书档案管理工作的人才队伍。另一方面，文书档案管理工作人员要主动联系其它部门的人员，这样才能提升档案管理工作的质量。
参考文献：
企业文书与档案管理篇2
关键词：现代企业；档案管理；文书档案；保密工作
现代企业文书档案管理指的是对企业原始资料进行收集、整理、保存等，它拥有很强的原则性、密级性，不仅要求档案管理人员严格执行文书档案保密工作的相关制度，还要严格依据保密规章开展管理工作。特别是在现代信息社会里，现代企业文书档案信息的安全性成为档案管理的首要任务。因此，现代企业如何做好文书档案保密工作是一项值得探究和实践的重要课题。
1现代企业做好文书档案保密工作的重要性
文书档案是指现代企业凭借文字、声像、数字化等形式记录各种活动，并通过最原始的形式对记录的资料进行管理，为日后查考提供便利。文书档案是见证企业的一种凭证，参考价值很大，不仅涉及现代企业的经济利益，还与企业能否继续正常进行生产、管理等活动有密切联系。特别是文书档案中的文件，它更是保密工作的关键所在，主要包括现代企业的内部资料、秘密档案、机密档案等。其中，尽管企业内部资料不涉及国家秘密，但只允许单位内部或企业自己使用，一般不对外公开。
如今，信息技术飞速发展，现代通信技术日新月异，办公室设备越来越自动化，很多窃密行为依赖的都是高科技手段，但现代企业的部分文书档案不仅有纸质的，还有信息化存储，保密工作也因此面临更大的挑战[1]。同时，文书档案对现代企业管理层的决策会产生一定指导性影响，因此把文书档案保密工作做好对现代企业的可持续发展具有重要意义，一旦文书档案保密工作出现问题，企业的生产、管理等势必会遭受巨大的损失。为使企业的根本利益得到维护，现代企业必须坚持提高安全防范能力，确保文书档案万无一失，从而切实做好保密工作。
2现代企业做好文书档案保密工作的途径
2.1区分保管与保密的期限
在明确保管文书档案的期限时，现代企业应从自身工作需要出发，对文书档案的现实作用进行正确的分析、鉴别，按照其保存价值、利用价值等合理判定保管期限；保密期限则需要现代企业按照国家对秘密事项保密期限作出的相关规定来明确，即秘密事项受到国家保密法律法规保护所产生的法律效力的时限。在《国家秘密保密期限的规定》中有明确的规定：除了特殊规定，绝密级事项的保密期限不超过30年，机密级事项的保管期限不超过20年，秘密级事项的保管期限不超过10年；保密期限不少于一年的以年标密，不到一年的以月标密。此处的特殊规定指的是保密范围的制定机关可以在保密范围中将某一类事项的保密期限规定为长期，包括国家秘密的资料、文件等，只要上级单位、制定机关等没有解密，现代企业就必须长期开展保密工作，严禁擅自解密，更不得随意销毁或对外提供。因此，现代企业要想做好文书档案保密工作，首先要做的就是严格区分保管与保密期限，将文书档案的保密级划分清楚，从而明确保密期限[2]。
2.2完善文书档案监督体制
一方面，企业要建立健全文书档案保密工作制度。完善的制度是规范现代企业档案管理行为的重要途径，保密工作也不例外，需要档案管理人员按照企业实际制定切实可行的文书档案保密制度、库房管理制度、档案查阅及利用制度等，从而规范档案工作行为，加强保密工作。同时，一系列规章制度应随着时代的变化而做出相应调整，保持制度的与时俱进，从而在文书档案保密工作实践中持续更新、完善规章制度，为有序开展保密工作提供制度保障。另一方面，企业要完善监督管理体制。一是尽早安装先进的监督设施、包括摄像头等，从而对文书档案查阅、利用、管理等人员进行监督，避免发生涂改、偷撕、盗窃等问题；二是完善各种各样的监督制度，包括企业文书档案的调阅管理等，需严格制定管理制度，任何人都无权在没有批示的情况下进行调阅；三是明确监督职责，建立健全档案管理人员监督体系，通过突击检查、专项检查等途径细致检查每一个利用文书档案的环节，从而加大监管力度，只要发现违法违规行为，必依法查处，保证文书档案的安全性，维护企业合法权益。
2.3优化保密工作技术手段
随着现代企业档案管理信息化进程越来越快，先进信息技术的应用日益重要，文书档案保密工作只有加强技术支持，才能应对先进的窃密手段，不断优化保密工作技术手段[3]。一是企业应积极引进更加先进的网络信息设备、技术。部分企业由于网络安全防护能力较弱，档案应用系统极易被攻破，机密文书档案随之泄露，存在很大的风险性，需通过引进先进的技术设备及手段来确保网络安全。二是加大研制、开发及应用文书档案保密技术、防范装备等的力度，因为一味引进信息技术是不能真正确保网络信息的安全性的，需重视改造引进的技术、设备，并进行有效的管理，确保现代企业在文书档案保密工作技术手段方面的先进性。三是文书档案保密人员应坚持学习计算机技术，学会应用先进的技术手段，并在实践中坚持总结和提高，有效降低文书档案的安全风险，全面实施保密
工作。
2.4提高管理人员素质水平
现代企业档案管理人员的职责在于确保文书档案的完整与安全，使文书档案能将其利用价值充分发挥出来。这就要求档案管理人员分类存放文书档案，并记录在案，同时保持档案室整洁、档案实体完好无缺，一旦有损坏要第一时间修复，更要避免出现文书档案失窃的现象。档案管理人员对文书档案的内容是相当熟悉的，其素质水平的高低与文书档案保密工作是否严谨有直接关系。因此，档案管理人员必须要具备高度的责任感，充分认识保密工作的重要性、紧迫性，并逐渐增强保密意识，时刻保持头脑清醒、谨言慎行，避免在有关企业的任何场所不经意泄露文书档案内容。当企业在挑选文书档案管理人员时，应充分考虑人员的性格特征，尽可能选择可靠的、内向的人员，或是专门从事保密工作的人员来担任文书档案的保密工作，且一旦确定了保密人员需避免频繁更换，预防对文书档案保密工作带来威胁。
3结语
在信息时代，社会、经济与科技的高速发展推动档案事业的改革与发展，由此决定着档案保密管理的重要性。因此，加强落实文书档案保密工作是现代企业迫在眉睫的大事，需要企业在实践中充分认识到做好文书档案保密工作的重要性，用高度负责的态度把文书档案保密工作落到实处，并通过一系列行之有效的途径真正做好文书档案保密工作，致力于开创现代企业文书档案保密工作的新局面。
参考文献
[1]晏鹰.基于企业档案保密问题的对策思考[J].经济师，2014（09）：274-275+277.
企业文书与档案管理篇3
一、文书档案管理存在的问题
（一）文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。
（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。
（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。
二、文书档案管理工作的改进策略
（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。
（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。
（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
三、文书档案的现代化管理策略
（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。
（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。
（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。
（四）档案室的信息化操作。具有现代气息与信息化技术支撑的档案室是参与档案工作管理的必要环境支持，信息化的档案室操作是适应新时期档案管理要求的重要技术表现。为建立现代化的档案室条件，首先需要企业或者是事业单位投入资金，在经济的支持下开展档案室的信息化建设。引进科学、先进的信息化技术设备也是参与档案室建设的重要条件，最后在对文书资源信息化的转移中实现技术协调，在电子档案的建立中实现有效的信息共享，便于文书档案的应用操作。
企业文书与档案管理篇4
摘要：电力文书档案作为企业档案管理的关键部分和核心部分，在企业档案整体管理中的作用举足轻重，其详细记载了企业发展历史以及发展进程中出现的各类问题，是指导企业正确决策与实践的重要依据。本文分析了现阶段我国企业文书档案管理创新工作的现状，并就如何使企业电力档案管理工作更加标准化、规范化以及如何树立电力档案文化提出了几点意见和建议。
关键词：创新；文书档案管理；电力档案文化
近年来，随着我国信息化进程的不断加快，企业档案管理工作中电力档案文化的内涵得到进一步外延。在新的时代背景下，我国电力企业应当积极顺应时展的需求，结合自身实际情况不断优化创新、推动企业的文书档案管理工作的开展，创新文书档案管理、树立电力档案文化，力求获取最大化的文书档案管理价值。
1电力档案管理的重要意义
档案是随着经济、社会发展而逐渐形成的，以记录社会生活实践情况为目的的文档。近年来，随着我国电力企业的不断发展和扩大，企业档案管理工作在企业发展和运营中发挥着越来越突出的作用。电力档案可涉及电力企业设备情况、一般运作情况、日常营运情况等关键信息，涵盖面较广，对于企业的发展和完善有着强劲的引导作用；同时也是形成完整有效的数据库，构建健全的电力档案数据库，提高电企工作效率和质量的关键手段。
2电力档案管理现状
2.1对于文书档案管理的重视度不高
现阶段，我国大部分电力企业的中高层领导还未能树立正确的档案管理意识，未能真正意识到企业文书档案管理的重要性，对于文书档案管理工作的重视度普遍较低。据调查，约有68%的中高层领导认为企业文书档案管理不过是无关紧要的工作，既不会影响到企业日常运行，更不会设计到企业核心利益。但研究证实，企业文书档案的管理不仅可直接关系到企业产品质量、产品市场，同时也直接关系到企业的长期发展，为此，加大对于文书档案管理工作的重视度，对于企业高效发展意义重大。而目前，我国大部分电力企业在文书档案管理中的投入比例很少，导致档案室设施还不健全，文书档案资料缺失、损坏情况时有发生，企业发展严重受阻。
2.2文书处理与档案管理分离
文书档案管理工作指既包括文书处理工作，同时也包括档案管理工作的有机整体，实践中不能把二者简单的分开或者对立，应当将其视为事物的两个方面，协{发展。但现阶段，受到认识水平差异等因素的影响，我国电力企业在进行文书档案管理工作时，普遍存在文书处理与档案管理分离的现象，大多数文书档案管理工作人员认为文书的处理应当分属于企业各部门办公室，认为其职责所在不过是整理、汇总由办公室上交的文书资料。但实际上，企业文书档案管理是具有一定的职业性和专业性，办公室相关人员虽能够按照规定对文书进行相应的处理，但对于没有规定或规定不全的、但同时又有记录和保存价值的工作内容却不能形成标准文书。
2.3文书档案软件落后、硬件匮乏
近年来，随着我国经济的不断发展，我国企业大多得到深化发展，电力企业档案资料数量也呈现逐年增多的趋势，但电力企业档案管理的软件和硬件却未能很好的跟上时代的发展，企业文书档案的管理大多存在软件落后、硬件匮乏的现象，硬件方面，档案室定点不当、档案柜老旧稀少、微机匮乏；软件方面，档案信息自动化系统不健全、数据库不完善，企业文书档案管理受到严重制约。
2.4文书档案管理人员素质不高
现阶段，电力企业普遍缺乏专业的文书档案管理人员，档案管理人才匮乏、人员素质有待加强和提高，大部分工作者均未接受过系统的学习和培训，未达到专业管理水准，导致档案管理工作常常出现失误问题；此外，大部分的档案管理人员年龄较大，人员结构老龄化趋势明显，进一步扩大了文书档案管理效率不高、质量低下的问题；最后，由于企业对于文书档案管理工作的重视度不够，使得多数管理工作人员均为兼职上任，人员变动频繁，造成文书档案管理工作开展进程中遭遇重重消极阻碍。
2.5文书档案管理机制体系不完善
电力企业档案管理制度不完善，未能建立有效的文书档案管理机制体系，档案管理机制不健全，导致了管理信息缺失、档案不能及时归档等问题。此外，还造成了文书档案管理者在实际工作中由于理解偏差或理解程度不高，而在进行管理的过程中常出现不依法循章办事的违规现象。
2.6信息化程度低
电力档案信息化管理程度低，处于相对落后的发展阶段，相较于我国企业行业，电力企业文书档案管理的硬件、软件以及信息化程度均较落后，远远跟不上发展步伐。电力企业对于档案软件的研究与开发缺乏缺适用性和通用性，而硬件设备又难以充分实现有效运用，直接导致了资料信息分类编码笼统，网络系统管理薄弱，数据安全风险大。
3创新文书档案管理、树立电力档案文化的措施
3.1创新主动参与机制
建立企业内部各部分之间对于文书档案管理的互动协调机制，形成良好的发展互动。采取“年度―组织机构―保管期限”分类模式对文书档案进行管理，即各部门单独立卷，将传统繁琐的管理过程简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订的方式，并使用计算机直接录入相关文件和内容，实现文书档案管理工作的高效化、简洁化和快速化，全面提高文书检索效率和服务效率，促进文书档案管理工作充分发挥服务职能和指导功能。
3.2创新档案业务流程
创新、规范文书档案管理工作业务流程。近年来，随着我国信息化技术的不断发展，在信息技术的支持和引导下，我国企业办公效率得到了大幅度提高，企业依托网络信息技术规范文书档案管理工作流程，不仅可为应用系统的发展提供良好的基础条件，同时也可显著提高企业办公效率，增加企业市场竞争力。企业在对电力文档管理工作流程进行创新时，应当利用网络信息技术，重新调整组卷流程，即首先按照“以我为主”的原则，由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷；其次，由专职的文书档案管理人员对预立卷内容进行检查和核实，同时专职文书档案管理人员对各部门所提交的预立卷进行调整、修改、著录、挂接电子文件以及组卷装订；最后，专职鉴别、审核、把关。
3.3加强人员素质建设
首先，纠正企业中高层管理人员对于文书档案管理工作的认识，提高其对文书档案管理工作的重视程度，为该项工作的顺利实施给予全面有力的强劲支持。其次，强化对于文书档案管理工作的培训，全面提升和优化管理人员的业务素质和业务水平，要求其在做好内部本质工作的同时，加强与其他部门的沟通与联系，以便及时发现和解决文书档案管理工作中存在的问题，确保电力档案管理工作的顺利开展。
4结束语
综上所述，文书档案管理工作对于电力企业的发展意义重大，电力企业应当将其作为企业日常活动中的一项基础性工作，加强对于文书档案管理工作的重视力度、改善文书档案管理的基础设施建设，创新文书档案管理，树立电力档案文化，进而有效发挥文书档案管理工作在促进企业发展方面的作用。
参考文献
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[2]武瑛.创新文书档案管理树立电力档案文化[J].现代经济信息，2012，（24）：119-120.
[3]石永霞.论新形势下电力企业文书档案管理[J].现代企业文化，2015，（24）：79-80.
企业文书与档案管理篇5
一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性
1.是提高企业效益的一个重要途径
企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。
文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据马克思主义哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。
因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。
2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法
随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。
而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。
二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足
1.企业本身没能引起足够的重视
不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。
2.文书档案管理制度不够健全
企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。
3.管理技术落后
在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。
4.管理人员素质较低
现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。
三、优化文书档案管理工作的几个方法
1.加强宣传，提高认识
提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。
2.完善档案管理制度
煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。
3.积极引进新技术
积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。
4.提高管理人员素质
对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。
结语
企业文书与档案管理篇6
0引言
在企业档案社会化管理过程中，企业要想更好的增强管理效果，提高工作人员专业技能的掌握效率，就要利用完善的社会化管理制度优化企业档案管理工作，逐渐提升企业的档案管理质量，为其后续发展奠定坚实基础。
1企业档案管理社会化问题
当前，我国多数企业在档案管理过程中，还存在较多问题，无法提高企业的档案管理效率，难以发挥企业项目与文书管理优势，导致企业在实际发展中面临较多难以解决的问题。具体表现为以下几点：
首先，缺乏足够的重视。随着企业工作人员的增加，部分企业已经将人事档案信息交由专门的管理组织，并且可以对其进行电子档案管理。但是，多数企业都没有将电子档案全部交由社会外包组织管理，而是留在企业内部处理，如果企业内部档案管理人员缺乏电子操作技能，就会导致电子档案在实际管理期间出现一系列问题，难以达到良好的管理效果，这些问题的出现，主要因为企业对档案社会化管理不够重视，不能发挥社会管理组织的优势，难以提高企业档案管理水平[1]。
其次，档案社会化监管力度不足。企业中的档案管理工作不同于其他生产经营部门，无法为企业创造出有价值的产品，不能直接提高企业的经济效益，这就导致很多企业在实际发展过程中，认为企业档案管理工作无关紧要，不重视档案管理工作，并且将档案管理工作交由下级部门，不能加大对档案社会化监督力度。这就导致在档案社会化管理期间，经常会出现一些影响企业项目与文书管理的问题，并且缺乏良好的束缚性，使企业档案管理社会化效率降低，为企业带来较多损失[2]。
最后，企业档案社会化管理安全性较差。当前，部分企业在档案社会管理过程中，没有要求社会中的电子档案管理人员建立企业专有的电子档案库，导致社会电子档案管理机构在执行工作的时候，不能针对企业电子档案进行单独、集中的管理，一旦企业中电子档案格式不同或是包含不同软件的时候，就会导致出现系统不兼容的现象。同时，社会电子档案管理机构在多个企业档案统一管理期间，无法针对档案数据安全性等问题制定完善的保护制度，导致数据信息出现被篡改的问题，对企业造成巨大的经济损失[3]。
2加强企业档案社会化管理重要性
在企业发展过程中，社会化管理起着关键性的作用。主要因为企业在档案管理社会化之后，可以提高档案管理质量，加强档案管理效果。首先，企业在加强档案管理社会化进程之后，可以为项目与文书管理人员树立正确的管理观念，在优化管理体系的基础上，提高项目与文书管理质量，达到良好的管理效果[4]。其次，企业在加强档案社会化管理力度之后，可以精细化的对档案信息进行管理，为项目与文书管理人员提供良好的管理依据，这也是企业培养现代化优秀人才的有力依据。再次，企业在重点关注档案管理社会化之后，可以提高企业档案信息的利用效率，增强企业项目与文书管理效果，优化企业的人才培养机制，使其向着更好的方向发展[5]。
3企业档案管理社会化问题解决对策
企业要想更好的对档案进行管理，就要加快社会化进程，逐渐提高企业档案社会化管理效率与科学性，在严格控制企业档案管理成本的基础上，提高企业的人才管理质量，增强企业的核心竞争能力。具体措施包括以下几点：
3.1加强宣传力度
企业在档案管理社会化过程中，必须要加大对管理工作的宣传，保证可以增强人事档案管理工作人员的配合意识。此时，企业可以针对档案管理人员工作现状考虑，制定完善的宣传制度，并且根据具体事件实施宣传工作，在企业所有成员了解档案管理工作重要性之后，积极配合档案社会化管理工作，为其后续发展提供有力支持[6]。
3.2集中统一管理
企业在档案管理社会化进展中，必须要重点关注档案集中、统一管理情况，保证可以提高档案管理社会化效率。企业档案管理社会化是社会经济的产物，与企业传统档案管理方式相比较，存在较多不同之处。企业传统档案管理工作是由企业内部相关机构执行，根据员工的工作级别与文化程度等对档案进行划分，这种管理方式很容易出现管理混乱的现象，难以提高企业的档案管理质量。然而，企业在将档案管理工作交由社会管理机构之后，可以集中统一的对员工进行管理，提高了企业档案管理质量。这就需要企业在将档案管理工作交由社会管理机构处理的过程中，重点关注档案集中统一管理情况，保证可以充分发挥社会管理机构的优势，在提高企业档案管理质量的基础上，增强企业的发展效果[7]。
3.3制定科学的档案社会化管理制度
企业档案信息是企业知识资产中的重要组成部分，主要因为企业档案信息中包含企业科研、生产、管理等工作的全部内容，同时，档案信息中还包含着企业员工的基本资料，有利于执行项目与文书管理工作。因此，企业在将档案管理工作交由社会管理机构处理的时候，必须要制定完善的管理制度，约束社会管理机构的行为，在提高档案管理准确性与完整性的基础上，维护企业档案的安全。在此期间，企业要全面分析社会管理机构网络数据管理能力，并且不断优化档案管理制度，根据社会管理机构的特点，严格执行档案管理社会化工作，使其向着更好的方向发展。
3.4杜绝自带档案现象
企业在实际发展期间，对人事档案不够重视，在录用工作人员之后，员工的档案还保存在自己手中，企业不能对其进行统一的管理，导致出现档案流失或是弃档现象，难以提高企业的档案管理质量。使得企业在工作人员职位迁升或是办理保险业务的时候，没有一定的档案作为依据。这就需要企业利用档案社会化管理方式，规避这一问题带来的影响，杜绝员工自带档案的现象发生，达到良好的档案管理效果。
3.5提高档案资源的利用效率
企业在档案管理社会化进程中，必须要重视档案资源的利用情况，保证可以通过档案外包公司提高档案资源利用效率，达到良好的管理效果。首先，企业要增强中介对档案资源的应用效果，提高企业档案管理质量。其次，企业可以要求外包公司利用档案资源为市场提供较多的服务，在保障企业经济效益的情况下，大力整合项目与文书信息，为市场人才库带来较多有力资源。这样，就可以有效提高档案资源的利用效率，使其向着更好的方向发展。
4企业档案管理社会化发展趋势
企业在档案管理社会化发展过程中，会有着较为良好的进步。第一，在未来的发展中，企业会利用规范的管理制度与管理流程执行档案管理工作，并且提高企业档案管理的发展效率。其次，企业在档案管理社会化进展中，还会利用经济措施等，创新外包形势。最后，企业在档案管理社会化之后，还会利用先进的网络信息技术与数字化技术等，增强档案管理工作效果，使其向着更好的方向发展。
企业文书与档案管理篇7
关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则
我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。
一、文书档案的涵义
文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。
二、对电力企业发展的意义
文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。
三、对其管理原则的分析
（一）规范化原则
文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。
规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。
（二）保密化原则
文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。
而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。
（三）科学化原则
由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。
科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。
（四）有效利用原则
文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。
有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。
四、结语
综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。
参考文献：
[1]赵文辉.电力企业文书档案管理原则[J].中国电力教育.2013，01（27）：176-177
[2]冯萍.浅谈电力企业文书档案工作的看法[J].中国高新技术企业.2014，09（09）：332-333
企业文书与档案管理篇8
1.企业文书档案保密工作的重要性
在电力企业管理工作中，电力企业档案起着非常大的作用，影响着电力企业的建设与发展，档案的管理是企业管理的基础，企业管理又在决定着文书档案的管理。在电力企业文书档案中记载着很多内容记载着企业由开始到发展再到高潮的各个阶段，包含的范围广泛，信息量多，以不同的形式在文本上展示着这个企业的特色发展。文书档案的妥善保存意味着这个企业从发展到现在的管理上的记录，不断创新领域，也正在加快这个企业的进步速度。对企业是一笔无价的财富。
随着新形势的发展，电力企业中的越来越多的信息资料都体现在了文书档案中，可以见得文书档案对于一个企业的重要性的程度，它不但充当了企业人员工作时必不可少的一部分，而且也是使电力企业工作发展、有序管理、和谐运营的前提，尤其对企业部门的管理效率的提高展露了功不可没的作用。
文书档案不但在电力企业管理中发挥着很大的作用，而且它本身包括与企业息息相关的政治性的成分，应该加强对保密工作的组织与改进工作，使得保密工作发挥到极致，对它的保密性的措施的实施也体现了管理与组织人员的责任心和素质，应认真筛选管理档案的人员，保证档案的隐私与企业的隐私。
文书档案涵盖企业的很多重要资料，它真实有效的记载着这个电力企业的历史，在企业的经济发展长河中，档案的记录充分证明了企业的历史经济与现在经济的差异与发展进程。企业的进步也促使了它的发展。数字化、信息化的到来也使得档案的级别逐步升高，近些年的电力开发项目技术的提高及电力功能的改革无一不体现在档案中。
由上述可见，企业文书档案在企业中的重要性不容小觑，所以必须更加大对档案保密性的管理。
2.加强企业文书档案的保密建议和措施
首先，应该对管理人员进行严格的筛选，对他们有关于知识、能力以及素质方面提出要求，严格让他们执行命令，知晓文书档案管理的流程，严格遵守文书档案的步骤进行。每个月均进行一次训练及考核，根据文书要求，随时制定新的规矩并要求相关人员随时接受新制度并以最快的速度领悟然后认真执行。
其次，培训这些管理人员需要一定的培训资金，应该对这些资金做出预算，让管理人员严格按照对档案的分类、整理、筛选、检测、检索、编排和有效利用进行训练，使他们了解相关知识，并能分析出什么方面更应该被保密，当管理时便能更严格的保护这方面的知识。如果有重复的材料请示一下上级领导是否予以保留，如果对资料的整理用途不大，那么应该及时用粉碎机粉碎，不要流露出去，以免泄露了企业的隐私。
第三，由于时代的发展，我们应该改变原来的思想，不能总是遵循老套路：归集档案、鉴定档案、整理套路和查阅浏览等手动的操作。应该运用现在的新科技，采用电子化、信息化、数字化的格式，更方便的搜集资料，也使工作者查阅起来比较便捷简单。
最后，应该制定一系列的规章制度与机制改革，建立健全对企业文书档案的管理法规，而且企业必须严格遵循该法规并实施，采用约束监督的手段对档案管理制度做出明确的落实。在管理人员的意识方面应该努力提高，定期设定一些培训来锻炼他们的素质修养。努力提高档案的利用率，在这些基础上对档案的保密工作要更严格的进行。
3.企业文书档案管理人员的职责和做法
电力企业管理人员的职责就是保证对资料做到及时的搜集、整理、分类、鉴定、立卷、归纳以及随时销毁，在这基础上就要保证他们严格遵循机制制度，对档案的隐私与安全担负起相关的责任，保证档案的安全性与全面性，对档案做到勿损伤、勿丢弃、勿散乱、勿泄露。勿损伤就是在档案收拾整理期间，小心翻阅，如果误损坏档案的纸张，马上上报并及时补救；勿丢弃就是指在整理时如果发现有重复或者无需要的档案信息，不能私自丢弃，应该请示上级后在搅碎机中销毁，以免泄露；勿散乱就是指小心整理文件，看清前后顺序，不能打乱他们的顺序以免以后查阅时造成不便；勿泄露就是指对企业外部人员不能提及自己公司的机密，以免造成公司经济或者人力物力方面的损害。
总之，电力企业的管理人员一定要提高自身的素质修养，按时参加公司内部组织的培训，及时了解有关档案的新变动，对档案的补充和充实做到及时有效，不造成经济亏损，不阻碍企业发展，所以，管理人员在档案保密方面一定要严格执行，不泄露一丝一毫和公司经济与发展有关的内容。
企业文书与档案管理篇9
关键词：文书档案管理；对策；探讨；机密性
文书档案在企业档案管理工作中占有非常重要的作用，是单企业档案管理水平的重要体现，是单企业档案的资源发生地，对文书档案进行规范化、标准化的科学管理，才能够提高文书档案的利用率，为企业的其他工作打下基础，做好服务。下面分析一下文书档案管理的特征，探讨目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施。
1文书档案管理的特征
文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面，内容丰富。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。
2文书档案管理工作中存在的问题
2.1档案的收集不够及时
企业档案收集工作是档案管理工作的基础，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，它既为档案整理工作提供了物质基础，又是实现档案利用的前提条件，文件材料收集的齐全与否，与档案的完整性有着密不可分的关系。当前一些企业文书档案收集工作中存在的问题，分析其原因，主要是，社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用，例如通过企业oa软件的运用，很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性，但总体而言，文书档案收集工作仍存在诸多突出问题。主要包括：一是档案材料收集不齐全，部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件，对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视，致使许多重要文件材料逐渐丢失，而这些文件材料对今后的查考编研等工作起着不可替代的作用。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料，另一方面这些文件资料在部门中很有可能没有得到很好的保存，甚至丢失，使重要的资料不能够有效的保存，这是文书管理工作的疏漏。
2.2文书工作与档案管理脱节
文书工作与档案管理脱节是我国的文档一体化管理体制没有理顺，从我国现行的档案管理体制来看，挡案的管理只能通过企业档案室与企业文书部门连接，这种联系途径比较单一，而且职权不明，很难发挥文书工作和档案工作的整体优势。造成文书工作与档案工作脱节。二是标准化、自动化水平不高，很大程度上影响了档案自动化系统的工作，特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主。三是由于标准化准备工作不足，给软件推广和档案信息的传递带来困难，造成档案管理系统中的工作流程脱节。文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之问的脱节，在衔接上十分不协调。目前，许多单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规范的现象。比如，文件用纸不规范、格式不统一、版记不全、附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等。
2.3上级领导对档案管理工作不够重视
在企业单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。争取领导重视是做好文书档案工作的前提，发挥作用，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满足度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，必须做好档案的管理，使之充分发挥作用，为本单位工作提供支持和保障。只有让单位领导知道了档案工作在单位全局工作中的地位和作用才能够得到领导的重视和支持。加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是因为对档案工作的不了解，认为文书档案工作可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐熟悉文书档案工作，利用档案促进工作。实施文书档案管理现代化是加强文书档案管理工作的必由之路。在一部分领导看来，档案管路工作极为简单，尽管投入了大量人力物力，但是难以见到效果，也无法创造可观的经济效益。只要求相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视，却没有将具体工作落实到位。这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性。除此以外，单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致，也会导致文书档案管理工作的不完善。
2.4文书档案管理人员的素质不高
文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。随着互联网时代的来临，利用计算机进行文书档案管理，从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流。档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新，进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化。接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员只有掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。
3提高文书档案管理水平的对策
3.1及时全面地收集文书材料
档案的收集工作，是档案工作的首要环节和实际起点。它不仅为档案工作提供了实际的管理对象，还为国家积累了完整系统的档案史料。文书材料的收集，是平时归卷和来年初调整定卷的前提和基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量，既是一项繁琐的业务工作，也是一项细致的政治工作。文书材料的收集工作一是“账内”文件要经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来；二是“账外”文件要留心收集，把应该收的都收集起来；三是严格规章制度，使工作人员自觉地把文书材料交上来；四是做好思想工作，把容易被忽视的文书材料收集起来。总之，文书材料的收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作，档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度，使收集到的文书材料的数量充分、门类齐全、结构合理，并做到手勤、口勤、腿勤，脑勤，充分发挥自己的主观能动性，才能及时全面地做好文书材料的收集工作。
3.2做好文书工作与档案管理的衔接
根据义书处理、档案管理、数据库维护、打印原始数据等功能的相互问联系，可把文书处理与档案管理分为两个系统、两个库。这样既可以实行一体化管理，又能单独使用，分段管理。两个库既前后连贯，又相对独立，互不干扰。将档案文件的著录项目放在公文处理的登录项目中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成，并达到标准化，使文书库的数据转换到档案库，这样信息库的数据既叮供文书处理中反复使用，又可免去档案部门立卷、归档数据的重复集中录人之苦，充分发挥现代管理的优势，达到了文书处理与档案管理的一致性。文档一体化管理的特点是文档一体化管理具有灵活方便的自动组卷、对档案题名自动标引、多功能检索等功能。按照国家档案局颁布的《档案著录规则》要求，可将文书处理的收发、登记、承办、催办、组卷、注销和档案管理的检索、编目、统计、借阅、销毁等管理于一体，使文件从形成即由计算机实施全过程管理，即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷著录内容并由档案人员进行核校，调整卷内文件排列顺序，打印出卷内文件目录。立卷人员根据案卷卷内目录及排列顺序，将相关的文件与护封、目录、备考表一并装订成卷。这样既避免了重劳动，又提高了管理效率与质量。文书工作与档案工作有效衔接的途径是文书档案工作一体化。所谓文书、档案一体化管理，就是将文书处理与档案工作密切联系起来，实现双方互补、互助，相互沟通，相互渗透，从而形成一个有机整体，达到有效管理。根据工作单位类型不同，可以采用下列几种模式：一是由文书工作人员兼管档案工作。或由档案人员兼管文书工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。这种方法实用于中小型单位。二是文书人员与档案工作人员彼此互相合作，共同完成工作。这种方法适用于大企业。由于单位大，形成的文件自然多，文件有条件地转化为档案也必然多。文书人员与档案工作人员共同完成立卷归档工作，有利于档案的利用与开发。三是领导统一负责协调。由一名领导统一负责文书与档案工作的协调。加强统一领导.经常互通情报。交流工作，建立咨询会议制度和联系网络，协商解决有关问题，共同承担某些科研课题。这种方法适应于各类机关。明确部门职责。明确两部门职责，前移档案立卷工作，使文书部门成为档案保存的一个基本单位。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文。计算机辅助管理是实现文书档案工作一体化的有效途径。文书与档案管理实行计算机辅助管理后，二者能有效地结合起来，使之真正达到前文后档“一次输入，多次采用”的目的，这也是档案工作者多年为之努力的方向。文书档案工作一体化计算机管理系统是办公自动化系统的一项子系统，它是一项系统工程，通过采取必要的措施和手段，可使一体化计算机管理系统具有较强的操作性。首先，计算机局域网络是实现档案文件信息快捷、高速传输运转的必经途径。可将文书档案中相同性质相互联系的工作联为一体，完成数据共享，数据转储。其次，随着多媒体技术的发展，将多媒体技术引人一体化计算机管理系统后，图、文、声并茂，具有可视性、直观性之特点，使文书档案工作真正“活”起来。一体化计算机管理系统实施后，文书档案工作中除了个别环节尚需人工完成外，其它绝大部分工作如分类、整理、鉴定、立卷、著录、标引、统计、打印均可实现自动化，使档案人员从传统的手工劳作中彻底解脱出来，减少重复劳动，提高工作效率。
3.3争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持
在实际工作中，领导的重视程度，在很大程度上会影响文书档案管理工作者的工作积极性。所以，为了提高单位文书档案管理工作的工作的水平，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，使其充分发挥作用，从而才能为本单位的工作足够的支持和保障。文书档案管理人员通过自己的努力，在本单位的文书档案管理工作取得长足的进步后，才能得到单位领导的重视和支持。同时，还要通过自己的积极工作，争得各部门负责人对档案工作的理解和支持。
3.4强化档案管理工作者培训，全面提高档案管理工作者的综合素质
单位领导要加强对档案管理工作者的培训，深入学习档案专业知识，不断更新档案工作理念，掌握运用计算机管理档案的能力，努力提高自身的业务水平，提高档案管理工作者的综合素质，只有不断对档案管理工作进行培训，才能提高其综合素质，适应现代档案管理的要求。加强学习与档案工作相关的法律法规，从而不断提高自己的政治理论及政策水平。新时期干部档案管理工作者要具备优良的专业技术素质。促使管档人员不断改进工作方法，提高自身业务能力素质，进而更高效高质量的完成档案管理工作。
总之，文书档案实行全面科学化管理，加强部门间的协调与合作，对相关工作者迸行职业培训，强化文书工作与档案管理中作的有效衔接，都将有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。
参考文献
[1]顾爱怡，顾贤凯，从工作实践浅谈文书档案管理，科技资讯，2007
企业文书与档案管理篇10
关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理
中图分类号：tp317.1文献标识码：a文章编号：1673-1069（2016）29-41-2
0引言
伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。
1办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响
1.1为实现文档一体化创造了条件
对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。
而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
1.2提高了文书档案的管理、利用的效率
企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。
2办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法
2.1将oa系统和档案管理系统衔接起来
企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。
2.2实现在线实时归档
在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。
下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。
企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。
对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。
2.3电子文件的安全管理
随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：
①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。
③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。
④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。
2.4根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管
尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。
保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。
2.5建立文书档案的现代管理模式
传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。
而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。
2.6制定相应的标准规范体系，加强规划和部署
制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决oa办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。
3办公自动化环境下企业文书档案管理的利用
在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。
办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。
4办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进
在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。
通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统，档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。
参考文献
[1]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.