采购部管理细则篇1
一、当前基层政府采购存在的主要问题
（一）采购单位依法采购意识比较淡薄，执行政府采购制度存在阻力
推行政府采购制度的目的就是要加强支出管理和治理腐败，但是一些单位在认识上存在偏差，认为自己的钱该有自己支配，不主动申请政府采购，存在“先斩后奏”等规避政府集中采购的行为。先采购后补办手续、不按政府采购规定的方式和程序采购的行为屡屡存在，致使基层政府采购一直推进缓慢。
（二）政府采购的预算、计划的编制相对滞后，规模和效益有待提高
基层采购单位的政府采购计划观念不强。虽然各单位每年都编制政府采购预算，但在预算执行过程中调整幅度较大，失去了预算的有效控制作用，往往存在事到临头才申请，这样就制约了政府采购工作的有效开展，也直接影响了采购的效率，使政府采购的规模效益难以发挥。而且使外界对政府采购产生“时间长，效率低”的错觉。
（三）政府采购范围较窄、品种较少、采购方式不够规范
目前基层政府采购项目一般依据当地《政府采购目录》来进行采购。但是其范围主要集中在常规化的有限的一些品目，较少涉及财政投入较大的工程建设类项目和其他服务项目。另外政府采购的主要方式有公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源性采购等，其中公开招标是政府采购法所规定的政府应采用的主要方式。而实践工作中，各基层采购单位的采购活动多以协议采购、定点采购为主，公开招标等采购方式所占比例较低，影响了采购工作的公平和公正性。
（四）基层政府采购机构不健全，人员素质有待提高
虽然根据政府采购法的要求基层政府采购办和政府采购中心隶属于不同的政府机关有利于相互监督和制约，但具体管理过程中存在着管理职能交叉的问题，也存在着管理越位和缺位的现象。政府采购品种繁多，专业性、技术性强，这就要求政府采购人员能通晓相关领域的法规政策，熟悉国际国内贸易规则，掌握国内外市场动态。但是目前基层政府采购人员很少接受过这方面的专业和系统的培训，很难适应当前政府采购工作的要求。
（五）基层政府采购管理基础比较薄弱
基层采购单位普遍存在内部政府采购制度不健全，缺乏具体的实施细则和采购管理办法，缺乏采购台账管理制度，缺乏采购档案管理制度，单位的采购项目档案资料保存不全等情况相当普遍，导致政府采购管理基础薄弱。
（六）政府采购缺乏相关具体的法律依据
《政府采购法》虽然已经颁布施行10年，但相应的实施细则却迟迟没有出台，对于具体的采购行为目前没有明确的规定，使得政府采购活动缺乏必要的法律依据，也没有现成范例作为参考依据，基层政府采购管理机构职能边摸索边尝试，这其中难免会出现这样那样的问题。
二、改进基层政府采购管理的几点建议
（一）继续加强政府采购的宣传工作，强化依法采购的意识
基层单位对政府采购的抵触情绪、规避政府采购、计划观念不强的主观原因都同单位对政府采购认识不足有关。因此，继续加强政府采购宣传工作仍然是基层政府采购工作的重点。可以通过学习、培训等形式，也可以利用新闻媒体、会议宣传等方式宣传政府采购的重要性，努力提高基层单位的政府采购意识和办理采购业务的自觉性，为政府采购工作的开展营造一个良好的氛围。
（二）要增强基层政府采购的计划性，提高政府采购的规模和效益
基层采购单位必须从源头上加强和提高政府采购预算编制的准确性和科学性，积极主动地编制细化的政府采购计划。政府采购管理部门要加强对基层单位政府采购计划的审核把关力度，限定计划变更和调整的时间点，以利于优化采购组织方式、减少政府采购次数、扩大单次采购规模、节约采购时间、降低采购成本，提高政府采购的效益。
（三）要拓宽政府采购的范围和项目，规范采购方式和程序
政府采购要向政府投入较大的基建和工程类项目拓展，对于招标限额以下的小额商品采购项目和服务类项目等采用定点采购的方式，以获得资金的规模效益。要根据不同的适用条件选择不同的采购方式，坚持以公开招标为主要采购方式，防止违规操作。进一步规范运作程序，制定各个环节的操作规程以及相应的管理办法，确保政府采购公开、公平、公正原则的落实。
（四）要坚强对政府采购工作的监管，提高从业人员的素质水平
财政部门要积极推进“管采分离”工作，集中精力对整个基层政府采购工作进行监督管理。基层政府采购应多方面地培养和吸纳政府采购专业人员，采取以会代训、工作研究、短期集训等方法，大力开展基层采购业务培训。打造一支采购人员专业队伍，不断提高政府采购工作的质量和效果。
（五）要加强基层政府采购的内部控制制度建设
政府采购的顺利开展要依赖完善的内部控制制度。因此各基层单位应在《政府采购法》的大框架内结合各单位的实际情况，建立各项配套的内部管理制度，健全政府采购的各类台账管理，进一步规范政府采购管理行为。
采购部管理细则篇2
关键词：精细化管理；计划管理
为应对当前煤炭严峻形势的变化，煤矿企业在物资采购供应方面有待进一步优化，应对制度上进行梳理，完善当前煤炭形势的变化，建立起一套对计划管理、供应商入围、物资采购管理制度进行科学性、合理性、可操作性的考核办法，提升物资采购供应全面精细化管理，避免损失企业利益，达到企业利益最大化目的，促进企业经济效益和经营稳定运行。
一、计划上报与汇总编制
1.计划上报的准确性
根据生产情况，计划来源是各使用区队，区队要做好每个月的使用计划是关键的一步，因为计划的使用量直接关系着整个矿井生产成本控制的关键，计划准确性达到了精细，就避免了资金的浪费支出，节约了物资采购供应成本，但当前计划的变更和撤销较为严重，计划准确性较差，应对这种不良情况，建立一套完善的计划考核办法是较为重要。现采取了绩效考核办法并实行了以下措施：一是对各区队使用计划量的准确性进行公示，对做的差的区队进行通报批评，让各区队重视企业利益观。二是对缺乏企业利益观的，根据区队使用计划的准确性与工资挂钩，出现计划量不准确两次或两次以上的，扣除上报错误区队工资总额的百分之十进行处罚。三是对连续三个月以上出现错误或造成企业重大损失的调离工作岗位或解除劳动合同，给企业带来重大损失的移交司法部门。
2.汇总编制
各区队上报时实行会审会签制度。做好计划考核与分析工作，对计划一一进行筛选并梳理，保证先利库再汇总编制物资采购计划为原则，严格计划准确性管理，编制计划时统一格式，相关项目填写齐全及领导签字并加盖公章，无特殊情况不得随意变更计划，如因生产变化需变更的应出具变更申请，由相关领导签字认可变更，纸质版与电子版计划应统一存档。
二、供应商入围与物资采购管理制度
1.供应商入围
供应商入围实行自下而上，上下结合的原则，也就是由各使用区队开始推荐，首先选用的企业技术装备先进，履约能力较强，在同行业内有一定知名度，售后服务及时，推荐到供应商管理部门或部室。
（1）供应商入围应建立建全供应商信息库。对拟入围供应商坚持公平、公正、公开录用的原则。对拟入围供应商的资质证件进行初审，应符合以下基本条件：①营业执照、组织机代码证是否进行了年检。②注册资金金额的多少。③资质是否符合要求，要具有法人资格和独立承担民事责任的能力。④遵守国家法律法规。⑤财务状况核算是否规范，是否具有良好的资金实力和财务状况。⑥特殊行业和特种设备是否具有相关部门核发的资格证书。必要时对拟入围供应商进行实地考察。
（2）推荐供应商应注重是否综合实力相当，供应商入围实行责任追究制度。然后对供应商进行评定、审批、拟入围供应商，按照要求淘汰质次的供应商，推荐合格的供应商，对拟入围供应商分级管理和动态维护管理为主原则，并完善供应商入围手续。成立供应商管理小组，明确界定各部门或部室进行职责划分，另外对供应商信息库实行动态管理，必要时供应商主管部门或部室将与库内供应商业务合作情况、对其考评情况等相关信息录入信息库，实行优胜劣汰并对其考评反馈的信息进行备案管理。
2.物资采购管理制度
加强物资采购管理制度，严格按照物资供应计划管理办法相关要求先利库再采购的原则。汇总编制完善的物资采购计划方可进行招标。成立物资采购专家评委库，专家评委库成员主要由机电技术部门负责进行把关，因为技术部门对物资的质量最清楚。
（1）物资采购管理制度建立健全专家评委库和供应商信息库，并做好与合格供应商参加物资采购程序。招标部门物资采购请示要严格按照供应部门提供的招标申请物资明细报批，任何人均无权擅自增加和变更物资种类，特殊情况需临时增加物资种类的，需由项目区队提出申请，经本单位物资采购领导小组签字，方可执行。
（2）物资采购前应做好招标审请，如：招标采购、竟争性谈判采购、商务谈判性采购等应分类上报，并做好说明，由招标领导小组签字认可。招标过程中要做好廉政建设工作，对采购过程中如发现不合理竟争的供应商列入企业供应商黑名单，五年内不能邀请企业黑名单的供应商参加投标。不得因各种原因违规采购，如出现违规采购的追究相关人员责任，情节严重的移交司法部门。
采购部管理细则篇3
加强对政府采购活动的内部控制管理，是贯彻《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的重要举措，也是深化政府采购制度改革的内在要求，对落实党风廉政建设主体责任、推进依法采购具有重要意义。近年来，一些采购人、集中采购机构和政府采购监管部门积极探索建立政府采购活动内部控制制度，取得了初步成效，但总体上还存在体系不完整、制度不健全、发展不平衡等问题。为了进一步规范政府采购活动中的权力运行，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效，现提出如下意见：
（一）指导思想。
贯彻党的十和十八届三中、四中、五中全会精神，按照“四个全面”战略布局，适应政府职能转变和构建现代财政制度需要，落实政府采购法律法规要求，执行《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会﹝2012﹞21号）和《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会﹝2015﹞24号）相关规定，坚持底线思维和问题导向，创新政府采购管理手段，切实加强政府采购活动中的权力运行监督，有效防范舞弊和预防腐败，提升政府采购活动的组织管理水平和财政资金使用效益，提高政府采购公信力。
（二）基本原则。
1.全面管控与突出重点并举。将政府采购内部控制管理贯穿于政府采购执行与监管的全流程、各环节，全面控制，重在预防。抓住关键环节、岗位和重大风险事项，从严管理，重点防控。
2.分工制衡与提升效能并重。发挥内部机构之间，相关业务、环节和岗位之间的相互监督和制约作用，合理安排分工，优化流程衔接，提高采购绩效和行政效能。
3.权责对等与依法惩处并行。在政府采购执行与监管过程中贯彻权责一致原则，因权定责、权责对应。严格执行法律法规的问责条款，有错必究、失责必惩。
（三）主要目标。
以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。
（一）落实主体责任。
采购人应当做好政府采购业务的内部归口管理和所属单位管理，明确内部工作机制，重点加强对采购需求、政策落实、信息公开、履约验收、结果评价等的管理。
集中采购机构应当做好流程控制，围绕委托、编制采购文件和拟订合同文本、执行采购程序、采购绩效等政府采购活动的重点内容和环节加强管理。
监管部门应当强化依法行政意识，围绕放管服改革要求，重点完善采购方式审批、采购进口产品审核、投诉处理、监督检查等内部管理制度和工作规程。
（二）明确重点任务。
1.严防廉政风险。牢固树立廉洁是政府采购生命线的根本理念，把纪律和规矩挺在前面。针对政府采购岗位设置、流程设计、主体责任、与市场主体交往等重点问题，细化廉政规范、明确纪律规矩，形成严密、有效的约束机制。
2.控制法律风险。切实提升采购人、集中采购机构和监管部门的法治观念，依法依规组织开展政府采购活动，提高监管水平，切实防控政府采购执行与监管中的法律风险。
3.落实政策功能。准确把握政府采购领域政策功能落实要求，严格执行政策规定，切实发挥政府采购在实现国家经济和社会发展政策目标中的作用。
4.提升履职效能。落实精简、统一、效能的要求，科学确定事权归属、岗位责任、流程控制和授权关系，推进政府采购流程优化、执行顺畅，提升政府采购整体效率、效果和效益。
（一）明晰事权，依法履职尽责。采购人、采购机构和监管部门应当根据法定职责开展工作，既不能失职不作为，也不得越权乱作为。
1.实施归口管理。采购人应当明确内部归口管理部门，具体负责本单位、本系统的政府采购执行管理。归口管理部门应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度，明确本单位相关部门在政府采购工作中的职责与分工，建立政府采购与预算、财务（资金）、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制，共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。
2.明确委托权利义务。委托采购机构采购的，采购人应当和采购机构依法签订政府采购委托协议，明确采购的范围、权限和期限等具体事项。采购机构应当严格按照委托协议开展采购活动，不得超越权限。
3.强化内部监督。采购人、集中采购机构和监管部门应当发挥内部审计、纪检监察等机构的监督作用，加强对采购执行和监管工作的常规审计和专项审计。畅通问题反馈和受理渠道，通过检查、考核、设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题，有效分析、预判、管理、处置风险事项。
（二）合理设岗，强化权责对应。合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。
1.界定岗位职责。采购人、集中采购机构和监管部门应当结合自身特点，对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账，合理确定岗位职责。
2.不相容岗位分离。采购人、集中采购机构应当建立岗位间的制衡机制，
采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置。3.相关业务多人参与。采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。
4.实施定期轮岗。采购人、集中采购机构和监管部门应当按规定建立轮岗交流制度，按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上应当缩短轮岗年限。不具备轮岗条件的应当定期采取专项审计等控制措施。建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。
（三）分级授权，推动科学决策。明确不同级别的决策权限和责任归属，按照分级授权的决策模式，建立与组织机构、采购业务相适应的内部授权管理体系。
1.加强所属单位管理。主管预算单位应当明确与所属预算单位在政府采购管理、执行等方面的职责范围和权限划分，细化业务流程和工作要求，加强对所属预算单位的采购执行管理，强化对政府采购政策落实的指导。
2.完善决策机制。采购人、集中采购机构和监管部门应当建立健全内部政府采购事项集体研究、合法性审查和内部会签相结合的议事决策机制。对于涉及民生、社会影响较大的项目，采购人在制定采购需求时，还应当进行法律、技术咨询或者公开征求意见。监管部门处理政府采购投诉应当建立健全法律咨询机制。决策过程要形成完整记录，任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。
3.完善内部审核制度。采购人、集中采购机构确定采购方式、组织采购活动，监管部门办理审批审核事项、开展监督检查、做出处理处罚决定等，应当依据法律制度和有关政策要求细化内部审核的各项要素、审核标准、审核权限和工作要求，实行办理、复核、审定的内部审核机制，对照要求逐层把关。
（四）优化流程，实现重点管控。加强对采购活动的流程控制，突出重点环节，确保政府采购项目规范运行。
1.增强采购计划性。采购人应当提高编报与执行政府采购预算、实施计划的系统性、准确性、及时性和严肃性，制定政府采购实施计划执行时间表和项目进度表，有序安排采购活动。
2.加强关键环节控制。采购人、集中采购机构应当按照有关法律法规及业务流程规定，明确政府采购重点环节的控制措施。未编制采购预算和实施计划的不得组织采购，无委托协议不得开展采购活动，对属于政府采购范围未执行政府采购规定、采购方式或程序不符合规定的及时予以纠正。
3.明确时限要求。采购人、集中采购机构和监管部门应当提高政府采购效率，对信息公告、合同签订、变更采购方式、采购进口产品、答复询问质疑、投诉处理以及其他有时间要求的事项，要细化各个节点的工作时限，确保在规定时间内完成。
4.强化利益冲突管理。采购人、集中采购机构和监管部门应当厘清利益冲突的主要对象、具体内容和表现形式，明确与供应商等政府采购市场主体、评审专家交往的基本原则和界限，细化处理原则、处理方式和解决方案。采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，应当严格执行回避制度。
5.健全档案管理。采购人、集中采购机构和监管部门应当加强政府采购记录控制，按照规定妥善保管与政府采购管理、执行相关的各类文件。
采购人、集中采购机构和监管部门要深刻领会政府采购活动中加强内部控制管理的重要性和必要性，结合廉政风险防控机制建设、防止权力滥用的工作要求，准确把握政府采购工作的内在规律，加快体制机制创新，强化硬的制度约束，切实提高政府采购内部控制管理水平。
（一）加强组织领导。建立政府采购内部控制管理工作的领导、协调机制，做好政府采购内部控制管理各项工作。要严格执行岗位分离、轮岗交流等制度，暂不具备条件的要创造条件逐步落实，确不具备条件的基层单位可适当放宽要求。集中采购机构以外的采购机构可以参照本意见建立和完善内部控制管理制度，防控执行风险。
（二）加快建章立制。抓紧梳理和评估本部门、本单位政府采购执行和监管中存在的风险，明确标准化工作要求和防控措施，完善内部管理制度，形成较为完备的内部控制体系。
采购部管理细则篇4
20__年，我区政府采购完成采购预算金额__0702.37万元，实际采购金额__2085.67万元，节约资金8616.70万元，资金节约率为6.12%，采购次数为6__次，取得良好的经济效益与社会效益。
一是以民生为重点，将区重点项目工作纳入中心公共服务白皮书工作任务。我中心依法依规依程序进行各项采购工作，完成我区清扫保洁服务采购、垃圾减量示范分类和区餐厨垃圾综合处理厂建设及运营主体采购、__区残疾人综合服务中心康复设备系列采购等区重点项目采购工作。二是以采购任务为中心，在采购工作中主动服务。积极配合各采购单位开展各项前期工作，指定专人负责，在工作研讨会中充分提出意见，做好采购前期沟通服务工作，采购资源使用充分弹性化，积极完成各项采购工作。三是以创新采购方式为抓手，确保政府采购质量。针对采购项目特点和采购单位需求，首次以预选供应商的方式招标完成我区市政道路、绿地和城中村清扫保洁服务采购工作，首次采用bot模式完成区餐厨垃圾综合处理厂建设及运营主体采购工作等，以创新采购方式不断提高政府采购效益。
一是政府采购与低碳理念相结合，完成“环保入户行动”工作任务。按照区委区政府“环保入户”行动工作要求，任务分解到部门，按季度、月份及时反馈任务进度，通过向采购单位及供应商发送政府采购政策法规及低碳知识宣传短信息，根据区统一部署总结提高协同网办公效率，完善电子评标系统及市区统一网上采购平台。二是推动绿色采购，促进产业转型升级。按照《国务院办公厅关于建立政府强制采购节能产品制度的通知》的文件要求，将强制采购的9大类节能产品纳入招标文件；关于符合相关规定优先采购的节能环保、再生利用产品，对符合节能环保产品要求的设计方案、工艺、材料和技术设备等，在评分标准的权重上和评分细则的分值上给予侧重，使政府采购项目尽可能地使用节能减排、循环经济产品。
20__年，按照《__区20__年度党风廉政建设和反腐败工作责任制分工明细表》的分工要求，设定中心责任分工项目共7项，对工作任务、工作目标和落实措施、完成时间、责任部门等作出明确规定，细化到部门，量化到个人，严格要求各部门按时完成各项任务。一是认真落实领导干部廉洁自律各项规定。要求党员干部学习中央“八项”规定，带头以身作则，严于律己，带头自觉接受监督，把自己置身于党和人民的监督之下；二是加强监督检查。研究制定加强廉政风险防控的工作意见，组织中心全体人员定期学习《廉政风险防控手册》，对于中心各部门的学习贯彻落实情况，进行严格监督检查；三是结合政府采购工作贯彻落实《廉政准则》各项要求，围绕提高执行力这个目标，进一步建立“依法采购，高效服务”的核心价值观，进一步完善中心工作流程图、核心工作流程图，严格贯彻落实岗位目标管理责任制、重点工作项目专责制、重大项目与重要工作“限时办结制”和严格的责任倒逼机制等，根据《廉政准则》的要求修改完善政府采购业务的工作程序，严格依法依规依程序做好每一个项目的采购工作。
今年，我中心问责人数为0，被查处违纪人数为0，公开曝光突出问题或典型案件0宗。收到对区政府采购中心的有效投诉为零，中心从领导到每位工作人员都没发生违纪违法、腐败不廉洁的行为和不正之风现象。
根据《采购条例》和《实施细则》的有关规定，经区政府同意及主管部门授权委托，逐步探索开展合同管理全过程监督管理工作，在__市、区统一网上采购平台的基础上，利用信息技术的手段，探索政府采购合同管理的新模式。
具体工作模式为：通过建设__区政府采购合同监督管理平台，面向__区所有政府采购项目，对采购人及供应商从中标后签定合同、进度款支付、项目验收以及售后服务情况等环节，进行全程监督管理，以达到对每个项目的执行情况做到及时的了解，提高政府采购质量和服务水平；同时对货物类、工程类、服务类供应商按照一定规则进行考核监督，对供应商在履约过程中的行为进行考核，从而达到降低政府采购风险，提高采购质量的目的。
（1）依法采购，进一步完善内部监督机制
根据《采购条例》和《实施细则》，在20__年，我中心将进一步强化业务工作精细化、标准化、制度化建设，以此促进政府采购工作的严谨性、科学性和有效性，进一步完善内部监督机制。下一步采取的主要措施为：一是引进人才，加强队伍建设。在相关部门大力支持下，争取引入法律专业人才，并通过社会力量采用购买服务方式在20__年新增3-4名法律专业人才，参与到采购工作环节中，进一步强化依法依规完成各项采购工作任务；二是完善采购文件模板，提高采购文件标准化水平，提高工作效率；三是进一步修订采购文件审核办法，对采购文件进行分类，实行ab角工作人员互审，多层级联审，重大项目特审，法律顾问加审等审核办法，以此提高采购文件审核质量，确保采购文件的科学性、合理性和公平性，并起到双岗监督制或多岗监督制的内部监督效果。
（2）引入外部监督新模式，进一步拓宽外部监督手段
采购部管理细则篇5
关键词：矿山企业 物资管理 精细化
一、精细化在矿山企业物资供应管理中的应用
矿山企业应将物资供应管理细化到“质量、数量、时间”的层面，保证物资供应能够满足矿山企业生产需求，提高物资供应效率。具体措施如下：
1.物资供应质量管理。
矿山企业应建立供应商准入制度，对供应商的注册资金、实际能力、经营业绩、商业信誉进行全面考察，优选合作的供应商，与供应商保持稳定的合作关系。矿山企业要每月对供应商进行评审，实时监控供应商的履约能力，筛选出名优的供应商，不断优化供应商结构。此外，矿山企业还应建立物资质量评价机制，设置基本质量标准和基础价格，按照优质优价的原则对采购物资进行配额管理，激励供应商不断提高质量。
2.物资供应数量管理。
2.1库存类型管理。为了提高库存保障能力，矿山企业应强化物资供应数量管理，妥善解决物资消耗连续性与物资采购间断性的矛盾。矿山企业可引入aBC分类法对物资进行管理，具体如下：一方面，按照需求频度进行分类。将每月均有消耗动态的物料划归为a类物料，此类物料具备需求量大、挤压风险小、资金周转快的特点，将其作为储备物料。将2-3个月有消耗动态的物料划归为B类物料，将3个月以上有消耗动态的物料列入C类物料。将B、C类物料中部分采购周期长、缺货损失大的物料列入储备物料；另一方面，按照资金额度进行分类。将年需求资金超过100万元的物料划归为a类物料（作为储备物料），将年需求资金在10万元以上、100万元以下的物料划归为B类物料，将年需求资金在10万元以下的物料划归为C类物料。
2.2库存补充管理。在明确物资库存类别的基础上，核定储备物资定额和最大库存量，制定物资库存补充策略，满足矿山企业生产需要。物资库存补充管理可借助eRp系统自动计算采购批量，将库存补充到最大库存量。此外，也可采取经济采购批量法，用于优惠物料的采购。
2.3落实运行监控。矿山企业要加强对物资库存的实时监控，以达到稳定供应的目的。矿山企业应根据需求波动特征设置安全库存，并在eRp系统中设置系统报警功能，若实际库存降到安全库存量以下，就启动报警功能，督促采购部门及时采取应对措施。
3.物资供应时限管理。
矿山企业要结合自身实际情况，分析影响供应及时性的各类因素，采取有效措施提高采购效率以及应对突发状况的能力。首先，提高订单处理效率，规定订单形成时限，并将订单处理效率纳入到物资采购绩效评价中。其次，物资采购部门应开发价格有效期预警功能，采取超前询价的方式，确保物资采购的时效性。再次，与供应商建立起中长期合作关系，稳定供应链结构，通过采购信息平台及时传递物资需求信息，大幅度压缩物资采购周期和交货期，提高采购效率。
二、精细化在矿山企业物资采购管理中的应用
1.资源性物资采购策略。
资源性物资的日益稀缺，使企业不得不通过经济采购的方式来保障资源，由于资源费用所占的成本比重相对较大，若是不加以控制，则可能影响到企业的正常经营和发展。因此，矿山企业应当实施科学合理的资源性物资采购策略。首先，企业可以采取战略合作的方式来稳定资源和价格，与合作企业建立相互协作的关系，在稳定资源渠道的同时，获得最优惠的价格。其次，找到经济平衡点。当某中物资的品种较多时，企业便可利用平衡点的方法进行经济采购，如企业生产中大批量使用的原料可在价格较低时进行大笔采购，当原料高于市场价格时，则应避免或是减少采购。再次，可结合宏观经济的发展趋势，对物资价格的中长期走势进行预测，据此制定采购计划，这样能够规避价格风险。
2.竞争性物资采购策略。
矿山企业对于竞争性物资的采购，可实施如下策略：首先，要始终坚持名优战略，全面评价物资的性价比，不要贪图一时的低价，采购劣质的物资，使企业蒙受不必要的经济损失。其次，缩减品种。采购的品种过多、数量过少，会对经济采购造成一定的影响，所以企业应当做好对物资品种的压减工作，可通过标准化、系列化的推行，控制个性化的需求，并对新增物料进行严格控制，必须新增的物料，要进行认真核对，防止重复编码的情况发生。最后，对于大宗物资的采购，矿山企业可以通过招标的方式进行，从各大厂家中优选出价格低、质量好的产品，减少采购中间环节的成本消耗。
三、精细化在矿山企业物资仓储管理中的应用
1.加强物资积压风险防范。
矿山企业是典型的生产型企业，其在生产的过程中，为了提高生产效率，经常会进行技术更新、工艺设备改造，由此会导致相关的设备停用，或使用频率降低，这样一来便会造成库存物资积压。因某些专用的物资替换性较差，所以很可能导致某些物资长期滞存于库中的情况发生，这会给企业带来一定的经济损失。需求的变化是引起物资积压风险的主要原因之一，鉴于此，应当通过对需求变化的预知和预控，来防范物资积压风险。首先，企业应当建立与物资保值有关的规定，对于更新、改造等原因引起的设备停用，要提前通报物资部门停止储备，并尽可能在物资全部消耗完毕后，再进行更新、改造，若是无法全部用完，则应将库存物资纳入到改造成本当中，借此来实现对需求变化的预控。其次，建立eRp库存预警系统。该系统可以针对超过3个月无任何动态的库存物资发出警示，这样可以防止不合理采购计划的下达，可有效避免物资积压的问题发生。再次，可建立物资盘活奖励机制，调动盘活积压物资的积极性，减少积压物资的数量，提高经济效益。
2.加强强散装物料保值管理。
由于矿山企业中存在大量的散装物料，此类物料的特点决定了其不具备日常准确盘点的条件，只有当物料全部出库后，才能进行准确的评价，所以散装物料的保值风险较大。为了降低散装物料数量缺失给企业造成的经济损失，应当加强对其的保值管理。想要实现对散装物料的及时评价，就必须建立起分料段的管理机制，可以将每种物料分为两个料段进行存储，其中一个料段只存不出，另一个料段只出不存，当只出不存的料段全部发清后，便可进行盘点，核对无误后，再重新进行存储。由此便能够实现对散装库存物料的及时盘库，同时，为保证工作的顺利开展，可制定相应的考评方法，借此来明确责任，督促责任人控制好各个环节，以此来保证物资的保值。
采购部管理细则篇6
关键词：房地产；采购；流程
中图分类号：F293.3文献标识码：a文章编号：1008-4428（2013）10-37-02
房地产是一个对土地生产加工出售的行业，与其他企业生产销售一样，整个流程中需要生产、包装、销售。在这样的整个过程中同样也需要采购原料，与普通企业不同的是房地产的原料是水泥、钢筋、瓷砖、水暖材料、植物等。
地产行业的原料与普通生产企业的材料有很大的不同，第一，独占性，因为每次房地产开发的项目都有严格的审批，开发的面积都有严格的规定。除此之外房屋窗户等都是按照规格生产，所以某种材料一旦超出需求，多出的材料面临着浪费或者当废品出售。第二，时效性，绿化植物栽种有特定的季节，发出采购订单后延期或早到，耽误栽种季节或停放在外无法种植极大可能枯死造成损失。第三，种类繁多，难以管理。众所周知开发建设房地产需要的材料及其繁多，从水泥黄沙钢筋之类的土建，到水电安装过程中的各类管道接口，到后期铺路，路灯，门窗，每个过程中需要的材料都是复杂多样的，很难做到一次准备齐全。每个步骤稍有延误造成的损失都是十万百万计。
公司采购的一般流程是公司发出采购需要，财务部门核实库存确认采购需求，采购部门寻找供应商，公司核价，签订合同，付款，收验货，付尾款，一套流程结束。但是在实际情况中由于采购项目复杂多样，经常会出现下列问题，1、签订订购合同，但是由于对要求不明确造成浪费，如某房产公司外墙砖仅从外观角度出发，选择了外表漂亮有图案的外墙砖。结果签订订购合同后被质监局全部没收，因为不符合规定的防水要求，会造成墙壁渗水；2、采购物品到位，由于数目巨大，容易遗失，甚至监守自盗。一般地产公司运送物资都是按吨计算，需要极大的储存面积。为了节省开支都是安排员工或者附近居民帮助管理。到了夜里经常会有贪小便宜的居民过来偷偷运点到自己家里。更坏的情况就是由于安排管理的员工素质较差与收购商合伙变卖换钱，由于总数巨大，损失一小部分是无法看出来的；3、输送物资到位后没有及时反馈到采购部门结果造成重复购买。特别是现在供货商为了促进销售，使尽百般手段，采购部门碍于人情一松口，大批物资就出现在工地上。造成了积压库存；4、采购部门发现漏洞，与供应商合伙开具虚假合同虚假发票，骗取工程款。检查的时候可以说材料已经使用，无法检查。如某工程需要水泥600吨，黄沙800吨，结果采购部与供应商，施工队联合起来制作虚假供应单，实际订购水泥400吨，黄沙1000吨。当公司财务部检查时表示因为情况紧急水泥黄沙已经进入工地施工而无法查验，从而伙同骗取公司资金10万元。
要根本解决采购部的情况可以从下列措施开展：
一、从工作流程上加以完善
（一）制度流程
建立严格的采购流程制度：申请人提出申请部门经理批准财务核实周转资金总经理批准采购部询价财务部核价采购部签约将物资交给申请人。
这样的制度将采购部的权利做出剥离，在没有人申请的情况下制止采购部随意购买任何物资，但为了防止流程过于复杂，特别是总经理太忙难以及时批准而影响施工进度可以将采购部的部分流程加以简化，如在紧急情况下公司可授权给部门经理，如3000元以下采购事项部门经理可直接通知采购部购买，1万元以下采购事项可以不经过总经理批准，在财务部核价后可立即实施。但是也要做到以下几方面：1、在无紧急情况下尽量不采用紧急流程。2、尽量做到使所有采购的物品有合同可寻，有记录可查。3、采购主管做到具有前瞻性，与各部门经理提前做好采购计划表，做好采购计划流程表提前履行财务部核对与总经理批准的流程，部门经理一旦发起采购流程，采购部可迅速实施。
（二）供应商管理
对供应商的管理应该建立一整套文件资料，包括供应商的营业执照，组织机构代码证，税务登记证，营业地址，联系电话，开户行，参与的一些项目内容。对于重要供应商如工程需要考察过去承建项目，住户的评价，施工价格，选用的材料等等。对于普通小型供应商可简化流程，做好严格的进度监管即可。大型工程选择供应商可通过招标的方式，每次供应内容不得少于3家，在没有明显的价格优势的情况下，甲方决定供应商时可优先选择与己方曾经有过多次合作关系并且诚信履约的供应商，其次选择曾经参与过类似工程的供应商。对于与己方有过合作关系但是造成恶劣影响的供应商无论价格多么低廉都一定要拉入黑名单，绝不再用。并且公司需定时派其他部门对供应商暗中考核资质与资金状况，与本部门有无其他瓜葛。
（三）订购合同管理
与供应商约定供货后要履行合同签约手续，合同内要准确备注合同内容、明细、造价、质保期，生产厂家等内容。合同需要归档保存留查。所有1000元以上物品的采购均需要履行合同签约手续留档备查。同时合同可明确如果物资供应过多收货、退货业务的处理，可以记录有关收到产品的数量、单价、成本及与标准成本的差异建立收货单、退货单、装箱单、货运单等数据并对这些单据进行处理。
（四）仓库管理与运输管理
仓库管理的作业包括组织货物的入库、保管、发放和维护。具体包括出入库货物的验收及核实、仓库资源的合理利用、做好保管货物的安全工作、降低仓库费用开支。在运输这一环节上要求在促进货物流通、充分利用各种运输方式的条件下选择最合理经济的运输路线、运输方式和运输工具，准时、安全地完成运输工作。合理的运输能减少货物待运和在途的时间能缩短货物运输的里程，使待运和在途货物占用的资金下降提高企业的经济效益。为了堵住合伙欺骗的漏洞，仓库管理最好由公司除采购部门以外的部门接管，并且信息化操作登记，随时备查。
二、对流程系统的深度改造
上述内容都是从程序上、手段上对房地产行业的采购内容加以完善。再好的制度都有漏洞，从深层根本说最准时、最准确，供应的产品最物美价廉才是整个采购业的根本目标，所以对地产采购流程的深度改造绝不仅仅是从制度规范上能够实现的。
（一）目标导向
采购的服务者是房地产开发商，开发商是采购部的上级也是客户。所以整个采购部的综合目标是围绕房地产开发的整个周期来完成。整个采购部的领导应当创造并保持使员工能充分参与实现整个组织目标的内部环境，而不是产生房地产只需要开发与销售的念头而使采购部独立于其他部门之外，领导者首先应该重视采购工作指导人员的配备、制度的制定和流程的优化。明确公司本部和项目部的责任和义务。采购部在公司体系中的位置、负责对象，行政流程都应确定。
（二）参与到工程建设中
一个好的采购部门需要对所有的物品资料非常精通，而精通绝不是对产品参数、供应商背景、产品样式烂熟于心，而是应该从整个工程立场出发，需要什么样子的材料是最符合开发建设的需要。一个好的厨师总会买到最对的食材而不是最贵的食材。采购部最终目的就是使采购的所有商品都正好符合房地产开发的需求，不仅仅是提供物美价廉的产品为目标，而是提供最适合项目需求的产品。所以整个采购部都应该融入到整个开发项目中，深深地了解整个项目。所以采购部需要懂工程，要懂自己开发的工程。
（三）注重信息化使用
现在整个中国的信息化建设已经完善，一个广泛的电子市场即将形成。它不仅包括供应商、生产厂、销售商和顾客甚至还包括协作者和竞争对手，从而形成一个多对多的系统。加入wto后必须使用电子贸易、无纸贸易不使用者将被排除在贸易之外。供应商的选择绝不仅仅在本地，本省完成后而应该扩展至全球。哪里提供的产品好通过完善的物流选择哪里的产品。如订购小礼品应该选择中国浙江，而订购室内庭院家具应该优先选择广东，施工队伍优先选择江苏南通，通过高度的信息化使原本昂贵的产品工程成本降至最低。对采购队伍的硬件配套建设要完善，注重信息化投入的比重。
（四）遵循价格便宜，质量优秀的原则
原则包括：货比三家的质量保证原则，3家以上合格供应商报价竞标的原则，报价后物资价格审核及物资信息跟踪原则，订货公平、公正、公开的全过程监督原则，成本责任人审批合同原则。做到同类产品比质量，同质产品比价格，达到控制采购成本，降低工程造价，提高经济效益的目的。
（五）注重合同文本
上文所述采购部需要对工程非常精通，则采购经理或主管则应该对合同文本非常精通，签订采购协议时，要重视有关项目细节方面的规定，明确知晓国家法律法规对材料的要求，及将来的验收标准、验收程序、验收责任、争议解决办法、检验费用负担原则等条款，为项目竣工验收工作打下良好基础。公司提供的律师只能从合同条款上发现有无漏洞，但是对于工程中隐藏的问题却无法知晓。而这一点采购部对合同条款的审核非常重要。
（六）注意产品验收及退换货方式
在采购合同签订时，要重视有关项目验收方面的规定，明确验收标准、验收程序、验收责任、争议解决办法、检验费用负担原则等条款，为项目验收工作打下良好基础。需要委托专业监理和质量监督的，要委托专业监理和质量监督部门进行工程质量监理和质量监督。要做好工程变更管理，严格签证程序，工程结算要委托具有工程造价咨询单位资质的单位进行审核。精心准备，准备工作是否充分对验收工作质量具有重要影响。实际工作中，很多项目因为准备不充分，验收工作流于形式，草率收场。要成立验收小组，确定参与验收人员。验收小组人员必须由多方面人员参与，形成相互制约的局面，根据采购与验收分离的原则，经办采购的人员不能担任验收小组的主要负责人。验收小组所有成员都要熟悉采购文件、采购合同、国家有关验收标准等资料。制定验收实施方案，增加整个验收工作的计划性。加强验收工作的建议建立健全法规体系，规范采购项目验收行为。国际上实施采购制度的国家和地区，都建立有非常严格的采购合同监督管理制度，设有专门的章节或实施细则，明确验收主体、验收标准、验收程序等内容，以规范采购合同的验收行为。目前，我们在采购项目验收方面缺乏操作细则，导致采购项目验收工作不规范。应建立健全采购项目验收的相关法律、法规及操作细则，明确采购项目验收主体、验收内容、验收程序、验收责任等内容，规范采购项目验收行为。采购机构要加大对项目验收工作的力度。对于超标供应的材料一定要严格执行退货程序避免给公司造成损失。
房地产采购必须建立规范化的采购计划、采购方式与采购程序，同时建立清晰明了的供应商体系，确定询价和谈判，招投标策略，对于采购的成本控制及招标投标方案和采购合同管理都有清晰明确的规范性文件。同时建立监督管理流程，退换货流程，注重信息化建设。以企业目标核心为主导，实现采购业健康持续流转。
采购部管理细则篇7
根据审计报告，在财政部授予甲级资格的633户采购机构中，有129户社会保险费缴纳证明与实际缴纳情况不符；未按规定向国务院报告6家集中采购机构的考核结果，也未依法处理涉嫌违规单位和个人。此外，还以财政部国库司便函形式，审批(核)1319项采购方式变更和采购进口产品事项。
同时，审计报告还公布，政府采购、资产管理和账务处理等不规范问题涉及金额43.94亿元。
中国政府采购规模10年来增加10倍，由2002年的1009亿元增加到2011年1.13万亿元。与此同时，“天价政府采购”事件频现报端。由此，关于政府采购的规范化也备受关注。
就在审计报告两天后的6月29日，财政部举办《政府采购法》颁布十周年暨系列宣传活动启动仪式。值得注意的是，多位参会的政府采购业内专家纷纷指出《政府采购法》已经难以约束采购主体的行为，急需修订。
“《政府采购法》软弱可欺，官员违规成本极低，而该法对基本的公众知情权也较少规定。”中国人民大学教授、曾参与制定《政府采购法》的刘俊海对《投资者报》记者表示。
独揽政府采购大权
“因为政府采购的资金属于政府预算的范畴，由财政部主管名正言顺，当年财政部的领导池海滨也带领财政部以及工作人员参与，所以财政部在政府采购中权力较大。”刘俊海对《投资者报》记者回忆制定《政府采购法》时将财政部确定为主管部门的原因时说。
记者了解到，按程序，政府采购先由采购单位报预算到财政部门，财政部门审批后将通知下发给政府采购办，此为“审批关”；采购办组织招投标，由评标委员会推荐得分高的投标商，并进行选择，此为“招投标关”；最后是“公告关”，中标后，在政府采购网上中标公告，接受社会监督。
表面上看，政府采购制度设计环环相扣，但实际上，财政部在整个政府采购过程中独揽大权，几乎是既当裁判又当运动员。由于处罚和监督不到位，政府采购几乎成为腐败的重灾区。政府采购“只买贵的不买对的”，2010年12月，辽宁省抚顺市财政局办公室通过网上采购7台市价约人民币2300元的苹果ipodtouch4作为U盘，引发网络热议。
而据国家审计署历年的审计报告，“2005年，教育部等四部门违规采购金额3.8亿”；“2009年，19个中央部门未严格执行政府采购规定，涉及金额14.09亿”，今年的审计报告显示，包括“政府采购”等在内的违规金额高达43.94亿元。
“我国的预算管理体制不尽完善，主要表现在，编制周期短，编制项目比较粗，不够细化。在这种预算编制和审批制度下，项目不具体，预算不准确，预算执行的随意性较大。反映到政府采购上，就出现了无预算采购、重复采购、盲目采购等现象，政府采购工作也因项目不明确，缺乏计划性，难以全面推行。”《政府采购法》上如此描述我国的政府采购情况。
而在国外，制度规定正由自发松散走向规范化、系统化。20世纪90年代后，主要发达国家逐渐完善政府采购体制和规则，政府采购制度规定日趋规范化、制度化。如英国关于政府采购的法律包括《政府拨款条例》、《采购政策指南》等；在机构设置上，监督机构有议会和财政部，政府部门采购的商品和服务必须在财政部授权支出范围之内，且所有支出必须向议会负责。
立法落后留下隐患
中国《政府采购法》自2003年实施以来，一直未出台相关的实施细则。这一情形，在立法界也较为罕见。《政府采购法》和《招标投标法》是目前中国政府采购主要依据的两部法律。
另一位参与《政府采购法》制定的学者、清华大学教授于安指出，“一部法运行10年都没有高端实施细则，而只有低端的，这就说明实施者获得了巨大的裁量权利。”
“当时没有想到实施细则竟然十年都出不来。主要是因为各界意见不统一，比如如何认定国货，买微软的产品，可以说是国货，因为是它的中国公司生产的，但也有人说它应该算美国公司。”刘俊海对《投资者报》记者表示。而目前的《政府采购法》，已经不能有效地约束采购主体的行为和满足公众的知情权了。
“该法制定时，以人为本的科学发展观还没有提出来，所以对公众的知情权都提的不够。现在网络发展得非常迅速，微博如此普及，有关部门要加大信息的透明度，要让在贵州的人也能通过网络了解到北京政府采购的一张桌子的信息。”刘俊海表示，“再则，要加大问责力度。现在的《政府采购法》软弱可欺，一个官员采购违法后，照样升官，问责力度不够，对于采购违法应当一票否决。”
采购部管理细则篇8
“早在1999年,省采购中心就启动了政府采购电子化系统建设。”安徽省政府采购中心副主任邓建成向《经济》记者介绍,“投入使用的电子化系统,为全面提高政府采购业务管理水平、采购效率等,都起到了积极的促进作用。”但由于种种原因,整个系统结构还不够科学化,模式还不够精细化,离预期效果还有一定距离。2008年,在安徽省财政厅主要领导的直接关心下,由政府采购处、省政府采购中心、省财政信息中心三部门联合开展了安徽省电子化政府采购管理应用平台建设。如今,省级政府采购电子化平台已基本建成,并于今年1月1日起投入运行。
人性化理念贯穿整个系统
根据安徽省政府采购的实际情况,电子化平台建设按照统一规则、统一标准、统一平台、分级管理的原则,将总体框架分为:一套系统、两个网站、三个平台、四个信息库(参见图一)。政府采购电子化系统为采购人、供应商提供了便捷、人性化的服务,采购人登录系统后能够在网上提供需求、了解项目所处的阶段、直接查询协议供货的价格,跟进采购进程;供应商在系统户名内,可以上传公司详细信息、制作投标文件以及协议供货的商品信息等。电子化系统搭建了数据集中、资源共享的平台。
省政府采购中心对电子化内部的应用管理系统进行开发,遵循以下三个原则进行:一是系统开发必须密切联系实际,既要充分运用先进的技术手段,更要着力解决当前实际工作存在的问题。二是电子化平台必须安全、方便、高效、规范并便于系统升级。三是系统开发必须体现以人为本。“采购业务管理过程中嵌入办公系统自动化是此次电子化平台建设的一大亮点,也就是在建设平台时更注重人性化设计。”邓建成举例介绍,采购中心工作人员、采购人进入系统的第一个界面,是根据工作轻重、缓急的提醒界面,以确保工作按计划和要求进行。又比如,按照规定,采购任务书到达采购中心后,采购中心必须要在三个工作日内与采购人取得联系。之后采购人在三个工作日内必须向采购中心提出采购需求。当确定中标商后,供应商与采购人还需要进行供货对接。为避免各方没有在规定时间内取得联系,一定程度上影响采购效率,电子系统设立了内部短信提醒业务,在采购中心,采购人,供应商三方参与采购过程中,对各方即将到期的工作进行短信提示,以确保采购项目不会逾期。“这只是人性化理念中的一个设计。针对采购人,电子系统提供了对项目实施状况进行评价的功能。”邓建成进一步说明,“在采购评审过程中,系统将自动筛选并记录有过违规行为的供应商,向采购人提示供应商违规时间,地点以及项目。”
采购部管理细则篇9
企业物资精细化管理是企业推行精细化管理的主要内容之一，是铁路建设企业降低工程成本，实现利润的最大化的重要途径。1)铁路建设企业物资精细化管理是“集约化、标准化、精细化、全员、全过程、全覆盖”的企业物资管理系统。通过“制定一套文件、建立一套定额、规范一套流程、运用一套软件”，强化上级公司对项目部物资管理的管控力度，实现项目物资管理由前台管理向后台管控转变，提高项目物资管理运行质量。2)铁路建设企业物资精细化管理突出“集中”管控:物资集中采购配送、设备集中采购和租赁、限价集中管理、资金集中管理、合同集中管理、业务流程集中制定、责任成本集中管控。3)铁路建设企业物资精细化管理充分利用现代互联网络优势，建立电子商务办公平台以及物资管理信息系统，实现物资管理过程的动态化、透明化、信息化。通过物资过程控制等手段，延伸开发出条码管理子系统、物资过磅影像子系统，实现物资验收、盘点、发放的自动化，加强物资现场管理过程控制，实现现场物资管理实时化，满足各级管理部门工作要求。
2铁路建设企业物资精细化管理的具体实施过程
2．1市场调查
物资管理人员参加公司组织的施工调查，调查内容应包括项目主要原材料、周转材料、大宗地材的需用总计划、当地及周边各种资源状况、价格、主要资源供应(生产)商情况、远距;甲供、自购物资种类、采购方式;施工现场交通条件;规划物资存储场地等，编制项目管理策划书(物资部分)。施工过程中，进行定期、不定期调查，形成书面调查报告或调查纪要备案，必要时上报公司审核。
2．2信息平台建设
上级公司负责建立信息平台，按月主要物资采购指导价格、周转材料信息、废旧物资信息;每年合格供方名册，及时公布新增合格供方和不合格供方黑名单。项目部收集编制上报价格信息、周转材料信息、废旧物资信息，及时向公司上报供方信息。
2．3物资计划管理
1)项目部物资管理部门根据工程管理部提报的《分工号物资需用计划》编制《物资总量控制计划》，作为整个项目物资采购、消耗的总控目标。当有变更时，物资管理部门根据工程管理部提供的变更通知及时调整。2)实行季(月)度物资申请(采购)计划管理制度。物资管理部门编制申请(采购)计划经项目工程管理部、工经部和财务部等部门审核，领导审批后组织实施。按采购供应权限分别编制甲供、集团公司级集采、公司级集采《月度物资申请计划》报送指挥部或公司及业主;对钢轨、石化产品等有特殊规定的须上报专项采购申请计划;编制项目《月度物资采购计划》经审批后组织实施，及时上传网络竞价采购计划。
2．4物资供应商管理
根据物资供应商管理规定，供应商实行股份公司、集团公司、公司分级，aB分类管理。上级公司物资管理部门负责组织供方的考评和年审，办理准入证，建立合格供方档案库，维护供方信息，每年物资合格供方名册，及时公布不合格供方名单。项目部物资管理部门向公司报送合格供方资料，参与公司初审;对供方进行动态考核，每半年对所有合格供应商进行一次复审。各级物资部门根据工程项目实际从上级管理单位的《合格物资供方名录》中选择供应商，对不在合格名录内的供应商须进行调查。严禁在合格供方名录外进行物资采购;复评不合格的列入《不合格供方名单》，三年不得使用。
2．5物资采购管理
1)物资采购的原则。公司各级物资部门，在实施采购时，要符合市场运作规则，体现公开、公平、公正、竞争择优。2)物资采购的形式。物资采购以“集采物资在集团公司集采平台以招(邀)标、战略采购为主、竞争性谈判为辅;非集采物资以电子商务采购为主，以询质比价为辅”的形式进行。3)采购合同的管理。物资采购部门与供方签订采购合同，执行合同管理流程。建立物资采购合同管理台账，对合同的签订、履行情况进行动态监控。
2．6物资验收与检验
项目部物资管理部门负责对进场物资的数量和质量验收把关，验收人员不得由采购人员兼任。对大宗物资、批量物资、技术含量高物资实行两人或以上共同验收，条件具备的可通过视频监督物资验收过程，及时填写《进场、入库物资验收登记簿》;按规定程序进行检验和试验，需复试的物资由物资人员填写试验委托书，建立《物资送检台账》，试验人员取样试验合格后方可使用。物资验收合格后及时与供方办理签认手续，填制物资验收单，按要求进行标识;验收不合格的物资要及时向供方反映，及时填制相关记录，做退换货处理，严禁使用。
2．7物资收发料管理
1)物资收料管理。验收合格的物资及时办理入库手续，做到数量准确、质量合格、技术证件齐全，与申请(采购)计划及采购合同相一致，坚持“四核对”制度，按规定摆放物资标识。2)物资保管管理。现场储存的材料应按物资分类、保管性质划区存放，做到整齐、稳固、合理毡垫，标识、标志齐全明显，维护材料的使用价值，确保储存安全。3)物资发料管理。项目部物资管理部门依据工程管理部提供的《主要物资需用量核算表》，建立《分工号主要物资限(定)额供应台账》，按照月度需用计划对分包企业实现限额控制;根据施工进度分次、分批发放，严禁一次性超计划供应，对施工用料进行动态管理，及时掌握物资消耗情况。对劳务企业的物资发放，要严格遵循合同规定，领料必须是有权领料人签字。
2．8物资成本管理
1)物资基础资料管理。项目部建立健全各项物资管理台账，建立《分工号限(定)额发料台账》《物资收、发、存台账》《分工号物资消耗台账》《混凝土设计、计划、消耗台账》《混凝土原材料管理台账》《混凝土运输罐车检查记录台账》《物资综合管理台账》;做好物资消耗统计、对比工作。2)物资价格管理。上级公司建立物资价格平台，收集价格报表，定期公布主要物资的价格信息;组织物资招标采购，严控招标物资价格。项目部严控物资采购价格，坚持集采挂网招标采购，零星物资网络竞价采购;参与集团公司、公司招(邀)标采购，审核集团公司、公司结算物资的价格;每月进行建造合同价格、责任成本价格、造价信息价格、采购价格的分析，对于偏差数据，及时查明原因，制定改进措施，同时收集调差资料，做好调差准备。3)物资成本分析。上级公司物资管理部门负责规范项目部物资成本管理程序和方法;每季度初组织相关部门和指挥部、公司物资部召开物资成本专项分析会议，对各单位的物资成本管理情况进行分析;项目部对主要物资坚持“月核算、季分析”核算原则，每月开展材料核算工作。每月组织进行物资成本分析会议，进行详细“量、价、费用”三方面的物资核算、分析，做好预算数量与设计数量、应耗数量与实耗数量的对比分析，以此作为对劳务企业施工用主要料消耗核算、定期考核的依据;分析节超原因，提出改进措施，并对超耗材料按合同约定进行结算。
2．9工地剩余、废旧物资管理
1)上级公司物资管理部门建立工地剩余、废旧物资信息平台，每月公布工地剩余、废旧物资信息;每月收集、审核公司处理台账。2)项目部负责每月组织工地剩余、废旧物资的回收、保管、利旧、评估鉴定，形成鉴定记录;编制信息报表，提出利用、处理方案报公司;参加公司组织的处理工作，组织数量较少或金额1万元以下处理，填写处理记录，建立处理台账每月报公司备案;处理所得上缴财务部，冲减工程成本;禁止账外处理。
3铁路建设企业物资精细化管理的现存问题及应对措施
采购部管理细则篇10
关键词：企业筹建内部控制建立完善
一、内部控制的基本理论
内部控制是指一单位内部的管理控制系统，即为保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施，不仅包括单位最高管理当局用来授权与指挥经济活动的各种方式方法，也包括核算、审核、分析各种信息资料及报告的程序和步骤，还包括对单位经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度。内部控制的根本目标是保护单位财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针等四个方面。就其基本结构而言，主要包括三个方面：控制环境、会计系统和控制程序。为保证内部控制的有效实施，应遵循以下六项基本原则，即：合法性原则；有效性原则；全面性原则；不相容职务相互分离的原则；成本效益原则；适时性原则。
对于以上六项基本原则，结合处于筹建期间的Q公司，应当特别注意遵循成本效益原则。内部控制的任何分工、审核、制衡，都需考虑是否符合这一原则。如果分工和制衡的成本高于效益，则不应当采取该项控制。如果一些控制会影响工作效率，但对整个企业来讲，若不采用该项控制，则会造成重大损失，则应实施该项控制。只有遵循这些原则，内部会计控制才能落实到实处，不摆花架子、走过场、流于形式。
二、Q公司内部控制现状
1.关于货币资金收支和保管业务的内部控制现状
（1）货币资金收支流程图（图1）。
（2）财务主管将财务稽核的权限授予出纳人员，当员工报销费用时，先由出纳员审核原始凭证的合法性及合理性，审核无误后在报销单的财务稽核上签字，员工凭此报销单找老总及财务部长签字，再由出纳员付款。
（3）每天现金收付工作结束后，出纳人员对库存现金进行盘点，并核对库存现金数与现金日记账余额是否相符，杜绝出现超出库存限额的现金仍然存放于保险柜的现象。
（4）银行支票由出纳员保管，印鉴由财务部长保管，做到了支票、印鉴分离保管。财务部设立专门的银行支票以及银行承兑汇票领用登记簿，每张支票及汇票的收取、领用都要将其票号、用途、金额、领用人及领用日期登记清楚。对于签发有误的支票要加盖“作废”章,并放入专门的作废袋保管。
（5）金库所在地设有防范措施和安全保障。保险柜钥匙由财务部长保管，保险柜里存放现金的抽屉钥匙由出纳员保管。
（6）企业有关部门（如工程部）和个人用款时，首先要提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容。然后审批人根据所拥有的职责、权限和相关程序对申请进行审批，不符合规定的应当拒绝审批；对于批准的申请还要进行复核，复核的内容主要有支付申请的批准程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式是否妥当。最后办理支付，由财务人员接到审核无误的申请后按照会计核算办法进行账务处理，填制记账凭证，然后根据金额大小和批准权限送交有关负责人审阅，最后交由出纳人员办理。
2.实物资产的内部控制现状
目前，该公司正处于企业的筹建期间，其实物资产的购入量是相当大的。针对这一问题，公司建立了良好的实物资产管理制度。现将其低值易耗品管理现状分析如下：
第一，各部门在每周五之前都要将下周所需的低值易耗品经公司常务副总审批后报送公司的供应部门，由供应部门进行统计并采购。
第二，采购回来的物品要统一交由供应部办公室进行入库管理，并办理物品领用及相关手续。
第三，供应部门报销物资采购费用时，发票后必须附入库单，对于已经出库的物品要后附出库单。财务部根据这些出入库单及出库单建立低值易耗品台账。
第四，每月月末，财务部要配专门人员根据已建立的台账与办公室的保管人员所建立的明细账进行账账核对，做到账账相符；然后两部门人员共同进行实地盘点，做到账实相符。
3.采购与付款的内部控制现状
采购与付款的循环是外部商品和劳务的购置及付款。目前，公司购置的商品和劳务主要包括在建工程的物料用品及固定资产等项目。其采购主要是计划性采购，偶然伴有临时性采购。现以本公司购买白灰为例来说明其内部控制的基本现状（图2）：
公司在此循环的现有内部控制程序有：
（1）计划性采购一般按照工程用料计划由工程部门提出申请，经总经理批准后，交供应部处理；临时性采购由申购部门提出申请，总经理批准后办理。采购合同必须经总经理审批。
（2）计划性采购由工程部门配合供应部门据实签收。
（3）验收合格后根据有效合同及发票付款。
4.管理费用的内部控制现状
筹建期的Q公司严格控制费用支出，为此，财务部在公司高层领导的配合下，出台了红头文件《某Q公司差旅费管理制度》，为各部门经营业务的正常运行提供了保证。
首先，该制度对差旅费的借款额度作出了明确规定：其中总经理为5万元，副总经理为2万元，中层管理人员及普通员工根据出差地点、时间及业务性质预计差旅费超过1千元方可借款，但其额度不可超过2千元。
然后，该制度对借款审批流程作出严格规定：借款人员每次借款时必须填写差旅费借款单，填写清楚借款部门、借款人、借款金额、出差事由。高层领导的借款由董事长进行审批，审批同意后财务部方可支款；中层管理人员及普通员工不超过2千元的借款，由各部门经理审批签字,确认其出差业务的真实性后，经财务部长审批后方可办理借支。
其次，该制度也对差旅费的开支标准及范围作出了详细的规定：1.在本地区出差时，只报销其交通费，不享受伙食补助，不得报销住宿费。
2.规定了公司员工因公到外地出差时所乘交通工具的最高标准，例如：公司高层领导乘坐火车的最高标准就是硬卧，飞机的最高标准是经济舱，轮船是二等舱；而中层领导和普通员工是不允许乘坐飞机的，其最高标准分别为硬卧（火车）、三等舱（轮船）和硬卧（火车）、四等舱（轮船）。
3.制度中又明确规定了员工因公出差伙食费、差旅费、室内交通费的报销标准，该标准横向以地区分类，纵向以职务分类，将各项费用标准细化，充分起到了控制费用支出的作用。
再次，该制度明确规定差旅费报销期限为返回上班五天之内。
最后，制度中又对报销的原始凭证的合法性、合理性作出了规定。
5.会计系统的内部控制现状
（1）复式记账控制:
复式记账控制要求对发生的每一项经济业务，都要以相等的金额，在相互联系的两个或两个以上的账户上进行平行登记。
一般企业对“预付账款”科目只设置总账和二级明细账，如预付账款－a公司；预付账款－B公司。而Q公司根据自己筹建期间大量购进工程设备这一特殊情况，其预付账款科目设置如下：预付账款－a公司－某设备款；预付账款－B公司－某项目款；这样，不仅可以将主要供应商等往来公司反映出来，更重要的是可以直接反映出某项设备或工程项目的用款额度，使会计核算更方便，更完善。
对于大型工程设备的购进以及工程款项的支付，通常要向出卖方预付账款。公司除按照以上三级科目设置明细账以外，对于每笔款项的支付，其凭证后面都要附己编号的工程款或设备款的合同复印件，并且建立单位合同台账。这样，公司就可以根据已付工程、设备款及合同随时清缴发票，这对公司完善原始凭证的管理起到了不可忽视的重要作用。
（2）财务报告控制:
在企业的筹建期间，Q公司的主要财务报表是资产负债表。为了更直观的反映资金流向，财务部特编制资金月报表。此表从每月1日开始编制，每日终了都要将本日资金支出数及余额反映在表上。这样，不仅满足了整月资金动态的反映，而且也将截至每日终了时的资金流向作出反应，以便于向领导层及时汇报资金动态。
6.筹建期关于招投标的内部控制现状
处于筹建期间的Q公司，各项工程项目的建设运行都要经历招投标环节。现以轧钢部最近发生的1250mm热连轧工程招投标内部控制过程叙述如下：
第一，轧钢部会同工程部根据图纸制定招标文件，并要经过项目负责人和公司常务副总以及董事长的审核批准。
第二，通过网络发表招标文件，并公布具体的投标时间以及开标时间。投标方需要在规定时限内投出封存的标书，并且在既定的开标日期之前，各投标方都要将投标保证金统一交到公司财务部门。公司财务部明确规定：投标保证金金额为5万元，并且只收取现金。
第三，在开标日，轧钢部、工程部、项目负责人以及公司常务副总一起对标书起封，（投标方的标书应由公司统一保管，绝对禁止提前拆封）并根据已经计算出的可比性数据对各投标方的标书进行比较、筛选，以选择成本费用最低并且信用度较高的公司为最佳投标方。
第四，选出的最佳投标方为中标方，中标方开始承揽1250mm热连轧工程。公司财务部向未中标的公司退还投标保证金。
三、Q公司内部控制现状评价
1.Q公司关于货币资金收付和保管业务的内部控制评价
首先，通过分析Q公司货币资金收支过程，我们可以看出：在转账支票付款的过程中，签发支票以及加盖印鉴是由同一个人进行的。对已签发支票加盖印鉴的过程，也是对该票据的审核过程。筹建期的Q公司，由于内部财务人员的不足，这两项连续的业务过程通常是由出纳一人完成的，这样就很容易使货币资金的支出环节失去控制，容易出现付款时的舞弊行为，造成公司财产的损失。
公司以减少财务人员数量来节约成本。但是，像以上这种由于一人兼任多岗的现象就严重违反了内部牵制原则，一旦发生舞弊行为，其造成的经济损失远远会高于节约的成本。这就出现了分工和制衡的成本与效益相比较的问题，基于成本效益原则，公司财务部组织机构的设置亟待改进。
其次，公司的财务稽核与出纳员是同一人，违反了不相容职务应相互分离的原则。当初，Q公司基于批地皮的需要，同时注册了包括Q公司在内的14个公司。目前，这些公司尚未注销，仍在运行之中。财务部现有四名财务人员，财务部长负责总体工作安排，一名记帐员，一名出纳员，另有一名审计人员。而审计人员又负责税务、银行等对外业务，经常跑外，而审核工作也因此耽搁，人员相当紧缺。此时，财务部长就把稽核权限授予出纳员，便出现了我们所看到的现状。出纳员不能兼任稽核，会计档案的保管以及收入、支出、费用、债权、债务账簿的登记工作，这是最基本的内部控制制度。尤其在企业的筹建时期，货币资金业务的发生更为普遍、频繁，也是最容易出现问题的业务，因此，公司建立健全良好的货币资金内部控制制度是十分必要的。
再次，我们又清楚地看到了超出库存限额的现金仍然存放于保险柜的现象，这对企业的资金保管是相当不利的，一些企业出现的“坐支”现象正是由于这一薄弱的控制环节而引起的。
最后，作为财务部的出纳员，经常碰到副总凭借白条借款，办公室主任凭借白条报销招待费等其他费用的情况。公司财务部长没有为企业的资金把好关口，迫于管理层的压力，常常为公司领导凭借白条领款的行为“开绿灯”。目前的Q公司正处于筹建期，其中高层领导岗位的人员流动比较频繁，经常出现人员更换现象。这种内部控制薄弱、管理松弛的情况极容易酿成经济犯罪案例。比如：携巨额公款外逃，办理“投资移民”；动用公款炒股，以巨额资金在资本市场上买卖股票，谋取个人私利等。因此，公司内部控制制度亟须完善，这种内控制度的威胁因素也应该给予足够的关注。
2.采购与付款的内部控制评价
通过分析采购与付款流程图，我们可以看到：在采购申请得到审批后，采购部门就直接联系供应商，而缺少了“货比三家”选择供应商的环节；这样极容易造成采购的物资成本偏高的现象；另外，我们又可以看到，公司的对外采购业务，几乎完全由供应部门联络，而缺少其他部门的制约，这就极容易出现损公肥私、捞取回扣的现象；我们还可以看到，在合同签订后，白灰就直接入库，更缺少了验收白灰质量的环节，对于已购进工程物资的质量监测，公司没有设立严格的把关环节，所购物资质次价高的现象更是无法杜绝。
3.筹建期间关于招投标内部控制的评价
通过分析热连轧工程的招投标过程，我们得知，该公司在以下两个方面的内部控制环节作的比较出色：
首先，公司收取投标保证金只以现金方式收取，这就避免了投标方以空头转账支票抵交保证金的现象，保障了公司的资金安全，减少了财务风险。
然后，公司以明确的制度规定各投标方的标书只能在开标日开封，这就保证了竞标的保密性和公平性，避免了公司参与招标的人员凭借泄露标书内容而捞取回扣的现象。
四、Q公司内部控制现状的改进措施
1.Q公司关于货币资金收付和保管业务的内部控制现状的改进措施
（1）完善组织机构控制体系。目前，由于Q公司会计人员较少，为了达到内部控制的目的在会计岗位设置和权责划分上，应考虑设置以下五个会计岗位。
a财务主管兼任总账会计
职责是在总经理的领导下，负责企业会计核算、会计管理工作的展开（在财务会计工作处理方面不由管理部门领导），并负责审核会计凭证，登记总分类账，编制会计报表。
b出纳岗位
负责与货币资金收付有关的具体业务，如记录日记账，处理货币资金日常收支，签发无印鉴支票，税金及备用金核算等。
c会计兼稽查
负责各种明细账的登记工作，账目的定期核对工作，对无印鉴支票加盖公章及稽核工作，财产清查的安排与实施工作。
d对外会计
专门负责银行及税务的对外会计工作。
由于岗位设置较少，在职责划分上要注意不相容职务的相互分离，如出纳、总账与稽核，出纳与总账、明细账的分离等。
e设立内审专员
直接对总经理负责，代表企业管理部门对公司的内部控制系统的建立健全程度、执行情况、各种经济责任制度的完善、落实和执行情况进行检查、分析和评价，针对薄弱环节，提出改进和完善的建议与措施，有效控制目前公司存在的中高层领导凭借白条收取款项的现象，保证企业的各种内部控制制度得以有效实施。
（2）控制现金的使用范围控制。下列各项支出可以用现金支出：工资、奖金、劳保福利支出；差旅费借款；生产经营中出现的在结算点以下的零星支出；在结算点以上的支出一律要通过票据结算。
（3）出纳员每天工作结束时要清点现金。做到账实相符，对于超出库存限额的现金要及时送交银行保管，同时要由内审专员做定期和不定期的盘点工作。
（4）银行存款要及时对账。并编制银行存款余额调节表，发现核对不符的项目要及时报告负责人，并进行调查。
（5）严格内部牵制制度。坚持会计管账不管钱，出纳管钱不管账的原则，实行会计人员和出纳人员的相互牵制、相互监督制度；坚持现金收付的符合制度，避免差错和舞弊。
2.采购与付款的内部控制改进措施
（1）采购与付款的内部控制关键点
a根据工程进度计划、材料消耗定额、储备定额，编制材料物资供应计划和材料物资采购计划，然后，根据物品库存计划，制定采购计划和采购价格。
b采购之前，购货必须按正确的级别批准即请购单必须经有关主管人员签字，供应部门方可受理。
c材料等物资申购，采购，验收和结算工作必须由不同的人员承担，不得由一人包办，要实行钱、账、物分管。
d采购人员除了因特殊情况特别授权外，只能在批准的采购预算所列货物名称、规格、数量的范围内进行采购，不得擅自改变采购内容，采购预算根据工程进度计划结合库存来制定。
e采购材料等物资，一般情况下需要与供应单位签订合同，重大供应合同，会计部门需要参与鉴定，仓库保管部门要严格按照合同规定的品质、数量、质量进行验收。
f重要的材料物资要根据市场情况结合材料品质实行比价采购，以控制采购成本。
g采购发票价格，运输费，税收等必须凭证齐全，并与合同符合无误，才可办理结算，支付货款；采购材料等物资一般要通过银行转账。
h购货发票以外增加的采购成本的各种费用，损失，必须经过有关主管部门的审查和损耗原因分析，以确定其合理性和合法性，通过授权批准后，会计部门方能支付和转账。
i控制材料物资的储备定额，以保证筹建期的工程施工需要，并以节约资金为原则，严防超储积压。
j对于已入库的物资，应有胜任的职工管理，并根据接近控制原则，通过限制无关人员的接近来保护资产的安全完整。
k执行内部核查程序，检查订购单的处理，确定是否收到商品正确入账，定期检查验收单的顺序，确定每笔采购业务都已编制凭证，检查凭单计算的正确性。
l应付账款、预付账款明细账分别与总分类账核对相符。
（2）采购与付款的内部控制的具体改进措施
根据以上内部控制的关键点，采购与付款流程图补充完善如（图3）：
在执行以上流程的过程中，其内部控制制度的具体运作如下：
a请购与审批：采购申请一般由使用部门或仓储部门提出，由部门主管或其授权人审核是否合理，若合理则签字后移交总经理审批。
b采购：供应部门在接到请购单后，与采购计划核对，审核采购申请的合理性，对合理的采购申请所需资金进行估算，由采购部门主管签字认可；财务部门对采购申请与资金预算进行核对，审核其合理性后由财务部长签字认可。采购部门接到批准的请购单后，对不同的供应商（通常两家以上）进行询价、比价，内容包括价格、质量指标、付款条件和交货时间等，然后选择采购成本最低的供应商发出订购单，并签订合同，采购合同应与订购单内容一致。采购合同订立之后，供应部门指派专门的采购人员进行采购。由于中铁公司白灰等材料供应基本固定，因此在对供应商进行审核、确定后。应重点加大对验收环节的控制。
c验收：货物到达后，有仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对货物进行检验。正确无误后填制收料单。收料单的内容应包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称等。
d退货与折让：供应部门接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿；不相符，如数量缺少则应与供应商联系补足，如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。
e付款：财务部门再接到收料单后，应与购货合同、发票核对，按照合同规定的付款条件予以付款并登记有关账簿。
五、结论