档案储存管理篇1
一、云存储应用于人事档案管理的意义
目前，我国人事档案存储工作仍以手工操作为主，需要消耗大量的时间及人力，且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差，难以满足信息快速调取的要求，也不能有效实现人事档案信息的开发利用，无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用，使得档案管理工作变得便捷、高效，能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务，大大提升了服务的质量和效率。此外，人事档案采用云存储的管理模式，不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生，还能减少档案管理人员的工作量，避免纸质档案遭受磨损与破坏，同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性，杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者，人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据，做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容，而云存储在档案管理工作中的有效应用，能使该项服务工作的质量得以提高，有利于人事档案的充分利用，更好地发挥人事档案管理的工作职能。
二、云存储应用于人事档案管理存在的问题
云存储虽然是一项先进的技术，具有广阔的应用前景，但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题，需要引起相关人员的重视，主要表现如下：
1.信息安全问题。云存储以互联网为依托，受到互联网各方因素的制约，最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题，但网络攻击花样繁多、层出不穷，且电脑病毒不断更新、变化，严重威胁着网络安全，一旦网络安全出现问题，则会给人事档案管理工作带来麻烦，甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训，确保云存储信息的安全。
2.访问限制问题。目前，人们对人事档案的重视程度越来越高，对其的利用开发也逐渐增加，这就使得个人档案信息被不断调阅与查询，难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限，增加了访问密码保障，但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系，如何有效防止越权访问、非法访问，实现用户检索活动的智能记录，还需要进一步完善相关技术。可见，云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利，也存在访问限制方面的问题，需不断探索，提升其效能。
3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步，人事档案信息化程度也不断提升，档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题，面临着多种挑战，不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行，降低了服务效率，而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外，云存储属于共享平台，人事档案更新还涉及多个部门或机构，因而，单一方式难以保障档案的同步更新，这就需要改进云存储的应用系统，加强系统研究。
三、基于云存储的人事档案管理策略分析
1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理，提升其应用实效，就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制，对于规模较大的人事档案管理部门，可建立专属的“云档案”管理系统，而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系，实现资源的共享，降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范，以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此，既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用，又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法，以优化人事档案管理工作。此外，利用云存储实现资源共享，还应提升管理人员工作意识，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路径，实现管理的科学化、智能化。
2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人事档案管理中的应用，还需要加大技术研究力度，不仅应加强云存储管理的理论研究，还需依据人事档案管理之特点，开发与之适宜的应用技术和服务方案，实现管理的优化。一方面，应健全云存储加密技术，对于数据传输的安全问题，可采取128位数据加密技术进行数据的加密，此外还应设置访问权限，强化网络安全管理；另一方面，应加大技术开发投入力度，完善云存储管理服务体系。为实现资源的快速搜索，对各服务接口可采取web2.0技术，并使用Soap协议，以实现各终端及操作系统的兼容。另外，还可参照国际元数据要素规范标准（iSo/ieC11179）建立数字档案资源管理平台，实现资源的共享及访问管理，最大限度满足人事档案的查询、开发和利用。
档案储存管理篇2
[关键词]云存储；档案；管理；信息
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.04.108
[中图分类号]G270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
0引言
云计算是计算机存储概念的延伸，侧重于数据的存储与管理，云存储是集数据存储与管理为核心的云计算系统，在档案管理上带来了重要的变化，使档案管理科学化、现代化变为可能。数字档案主要指的是在分布式计算机网络环境中，利用数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理及数字档案信息的技术。
1云存储对档案管理的影响
1.1云存储的海量存储性可存储大量的档案信息
档案资料存储是一项工作量大、数据繁杂、内容丰富的一项复杂性工作，档案管理工作更是一项令人头疼的问题，海量数据占据的存储空间更多更大。而计算机云存储具有可扩容性，通过容量的扩展，可以存储海量信息及缓解计算机存储空间不足的现状。
1.2云存储资源共享性有利于各部门利用档案信息
档案管理单位，将档案资源存入云存储中，通过云技术，能够实现不同机构间的信息调用与资源共享，避免了档案信息数据的重复存取，避免了大量繁复的劳动。云存储的资源共享性，不仅包括档案的数据存储，还包括各种部门对各种数据的调用与存储，有利于对固定资产数据进行管理，包括企业固定资产管理数据、资产明细、资产盘点情况数据及月度资产变动数据。所有的有关固定资产情况数据，量大且繁杂，归类存储以后，实现网络数据共享，其管理部门可以适时实现对企业固定资产情况的摸底与盘查；又如：在社会医保信息查询方面，部分医保人员为了及时掌握自身医保情况，往往需要对医保信息进行了解，实现医保信息云存储的资源共享以后，可以使医保人员在家，或者在其他移动终端，轻易地根据个人信息情况调出医保信息，随时随地掌握医保档案信息，即节省了时间，又节省了劳动量和社会资源；再如：在职工住房公积金的查询方面，住房公积金信息实现云存储以后，可以异地通过各种途径，如网络、移动网络等载体，快速地查询到个人公积金账户信息，这是云存储资源共享性带来的便利。
1.3云存储降低了纸质档案的维护费用
纸质档案在运营维护上的工作量是极其巨大的，传统的档案管理中，需要投入大量的财力、物力、人力，例如：云南省农科院的固定资产、医保信息、机关车辆、职工住房公积金及劳资系统等档案资源，其数量庞大，所以占用空间较大；在管理方面资源耗费大，如档案材料在建档过程中，需要根据档案内容进行分类分级进行立档，这即是一项十分庞大的工作量；纸质档案在保存上，需要防老化、防潮、防虫等，虽然都有相应的保存技术，但是均需要耗费人力、物力去管理。纸质档案保存的目的，是为了发挥档案材料的价值，而在对档案材料进行翻阅与查找过程中，档案材料随着时间的推移，出现老化、脆弱现象，长期翻阅会加剧档案材料的损毁与老化，针对这种情况，还需对档案材料进行维修与补救，这为档案材料的后期维护增加了费用。而在修复上，如加膜、修裱、去污等，各种不同的修复方法，还需要专业的人员进行档案材料的补救，面对数目巨大的档案材料，需要巨大的费用支出，纸质档案材料的维护耗费了大量的人力与资金。而云存储取代传统的纸质档案后，各部门大量的档案信息存储到计算机上，节省了纸质档案占用的空间，电子版档案信息也节省了大量纸质档案的维护费用。
1.4云存储服务提高了计算机服务器的可靠性
档案信息涉及个人隐私，而云存储不仅是一台服务器，也是一个系统，涵盖了网络设备、档案管理系统、公用访问接口、客户端等重要部分。云存储平台对大量的档案信息进行管理，为用户提供存储性能。在保存数据的服务器中，存在影响服务器安全的各种因素，如异常死机、操作系统瘫痪、异常停电、网络中断、病毒攻击等情况。服务器如何保证本机上的数据的安全性能，并且不丢失或者少丢失，还保持尽快恢复云存储的功能。针对这些问题，随着科技的发展，云存储对上述出现的异常情况采取了较为稳妥的措施，如对云存储数据资料的备份、恢复等功能，可以避免异常死机或停电造成的数据丢失现象；对黑客攻击采取了多种保护措施，如设置防火墙、杀毒软件、用户端控制登录等办法，保证云盘数据的安全性；对于停电等原因引起客户端无法登录的问题，云存储服务器配备了稳压器及UpS设备，能够在停电状态下的持续供电，能够避免异常停电带来的损失；这些措施提高了服务器云存储的可靠性。
1.5云存储服务提高了档案管理效率
云存储节省了大量的人力物力财力，同时也提高了工作人员的工作效率，其具有随时随地调用异地信息的功能，提高了档案管理工作效率。云存储除了信息调用便捷，数据的计算与排查也变得轻而易举，例如：查验机关车辆信息，只需满足云存储入口要求，就可以在千万台车辆中快速查找到需要查验的车辆信息，使信息检索十分快速准确便捷，提高了档案管理效率。
2数字档案的云存储建设
2.1数字档案的可行性
云存储技术在档案管理上已应用多年，尤其是近年来逐渐应用到各行各业。目前，我国云计算在档案管理中的应用前景越来越广阔。云南省农科院在数字档案管理上，通过云存储功能，全部实现了档案管理数字化，并且建立了档案管理网络以及各种终端用户登录入口（如图1所示），并加强了服务器的保密功能，使档案管理工作精确、严密，方便了各部门使用档案信息，得到了各界的认可，使数字档案管理更具可行性。
2.2推进建设的可行性
随着信息技术的不断发展，档案管理的数字化存储功能越来越先进，越来越完善，人们对档案信息的使用也越来越便捷。大力推进云计算技术，将其应用到档案管理工作中，是由云计算本身的特点、由其潜在的优势、数字档案云存储的需求及各部门与广大群众对档案管理的要求所决定的。数字档案云存储解决了传统档案管理中的系列难题，如人力、物力、财力浪费，查找搜索困难，调用不及时，受到时间、空间的限制等。
图1数字档案云存储建设程序流程图
2.3数字档案云存储发展构想
云计算技术应用到档案管理中，通过档案管理系统实现对海量档案信息的管理，这是档案管理史上的一次巨大变革，也转变了社会服务机构的服务方式。随着全国互联网技术的发展，云南省的数字档案管理逐渐与全国档案管理接轨，虽然具有一定的难度，但是在未来数字档案云存储技术发展上，这是势在必行的一项系统性工程。把全国各地的档案信息集中到一个强大的“云端”，即云存储器上，实现数字档案信息资源共享。
档案储存管理篇3
电子文件分类的优越性
（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。
（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。
制定合理的电子档案的存储与备份策略
（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。
（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。
（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用San的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。
档案部门应积极参与电
子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。
（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。
（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。
档案储存管理篇4
>>浅析数字档案云存储“云”环境下的数字档案信息存储方案设计论数字档案建设数字档案存储介质及格式研究数字档案信息长期安全存储问题探讨对数字档案云计算管理的思考浅议云计算环境下的数字档案工作云数字档案馆安全运营机制探讨残奥会数字档案数字档案建设海量存储体系在数字档案馆建设中的作用几种存储介质和方法在数字档案馆的未来应用前景北京数字档案馆（电子文件中心）存储体系建设数字档案备份初探大地湾数字档案云计算对数字档案馆建设的促进作用云计算环境下数字档案馆信息安全分析及管理策略研究云环境下数字档案馆面临的安全风险及其应对措施云技术中数字档案资源共享与管理体系的构建浅谈云计算环境下数字档案馆信息资源的安全管理常见问题解答当前所在位置：
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档案储存管理篇5
关键词：声像档案归档管理有效利用
声像档案包括以照片、扫描图片、幻灯片、缩微胶片、唱片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等不同介质保存并能够再现声音以及图像，对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。本文主要结合录音录像档案在制作、保存与利用的不同阶段应当引起重视的一些问题进行分析，并提出一些确保声像档案保存与利用效果的针对性措施。
一、源头干预：录制模式的最优选择与录制标准的最少变动
档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化，是顺利做好录音录像档案归档保存和利用工作的首要环节。
（一）确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化
为确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化，选择声像档案制作的技术平台，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像档案长期存取安全的第一道防线。这就需要标准制定者在选择音视频文件存储格式时，应选择那些市场占有率高、占用存储空间小，具有较强通用性、开放性和可移植性，对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。
目前，根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）的规定：“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。”“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。”
（二）确保摄录文件存储介质的标准化
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）的规定，存储介质按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘不能用作归档电子文件长期保存的载体。
档案部门通过采取质量认证、加贴认证标志的方式对达到能够制作档案级光盘要求的可记录光盘、光盘刻录机采取准入制度，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施。
磁带存储系统具有成本低、技术成熟、可靠性高、标准化程度高、互换性好的特点，是备份声像档案的首选介质。在磁带格式技术中，lto技术是一种开放格式的技术。同时，lto还特别规定，由第三方进行每年一次的兼容测试，以确保产品的延续性。
从mb到gb再到tb级，移动硬盘在用户可以接受的价格范围内，成为满足很多用户在存储容量、数据传输速度和便捷性方面不同要求的首选存储工具。鉴于一旦硬盘突然失效，上面存储的数据就很难恢复，特别是对硬盘频繁进行读写操作也增加了病毒入侵的可能性，移动硬盘不适宜作为声像档案长期保存的存储介质。
二、归档管理：对归档声像文件的严格校验与妥善保存
声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。
（一）严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。
1.把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关
并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，是归档前对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进行挑选的第一步。声像档案只是从音频视频资料中挑选出来的有必要长期、持久保存的声像文件。
2.把好对拟归档声像文件格式的校验关
从理论上讲，为了保证声像档案的原真性，无论是数字化采集还是直接形成的需长期或永久脱机保存的声像档案，均应保存未压缩或无损压缩的格式。但是在实际工作中，在符合国家规定的存储格式及存储载体相关技术参数要求的前提下，既要保证视听质量，又要尽可能地实现存储空间的最小化。
3.把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关
在对拟归档声像文件确定密级与保存期限时，应根据其所记载的内容，参照国家对同类内容的纸质文书档案的管理规定执行。需要引起重视的是，由于声像档案存储介质本身的物理及化学性质的不稳定性，使其即使在符合规定的保存条件下存放，也难以达到长期安全存放的要求。因此，及时对声像档案所记载的信息进行更新或迁移是非常必要的。
（二）妥保存：根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施
为确保声像档案具备可理解性和可被利用性，以及信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：
1.做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全
备份介质应选用较耐久的材质，以减少存储或利用过程中的损坏几率；应使用标准的软件和文件格式存储备份数据，以减少长期保存中数据迁移带来的风险；应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。提前制作存储介质的备份，备份后实行远距离异地存储，既可以防止存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等原因导致声像档案无法读取，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。
2.对归档的声像档案要定期检查
声像档案的形成单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。
3.对存储介质要适时更新
通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。
4.对存储信息要适时迁移
近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。对于目前已经基本淘汰的唱片、钢丝录音带等录音档案更应抓紧转录。
5.操作系统与应用软件的同步保留与及时备份
尽管数据的丢失与存储介质的损坏有很大关系，但由于数字声像档案必须在一定的系统环境中才能被利用，因而由于软件与硬件技术的迅速更新而导致的技术淘汰，常常成为影响音频或视频声像档案长期存取安全的主要因素。根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”
6.播放设备的同步配置与同步维护
尽管有些电子产品升级换代后还可以读取此前的信息，如dvd机可以读取cd光盘，但是随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备。如果难以实现同步配置与同步维护，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。
三、有效利用：读取方式的最优选择与最佳效果
为了更加有效地利用录音录像档案，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性是非常必要的。
（一）提高读取方式的安全性
提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。如果在归档过程中未能按照相关规定进行严格的检查，声像档案尤其是视频档案就有可能带有计算机病毒。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。
（二）提高内容检索的便捷性
尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，能够全面准确地反映录音录像档案语音信息的内容摘要、发言底稿或录音文稿，以及发言者的姓名、发言的时间、地点等信息都录入到系统中，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。
值得高度重视的是，将语音识别及人像识别技术应用于声像档案的信息检索，很可能会成为今后提高声像档案信息查询的准确性与便捷性、提高声像档案内容快速检索能力的一个重要突破口。
参考文献：
1．周耀林.档案文献遗产保护理论与实践[m].武汉大学出版社,2008.
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7．刘家真.更新与迁移中的风险管理策略[j].档案学通讯,2005(4).
8．刘家真.保护数字信息长期存取研究综述[j].情报杂志,1999(4).
档案储存管理篇6
0 引 言
随着我国档案管理事业的快速发展，各行业对档案的重视程度逐渐增强，档案数量日益增加，档案种类逐步趋于多样化，如何高效安全地管理档案数据，成为企业单位面临的重要问题[1]。通常，档案管理人员通过预立卷、分类、组卷等过程将纸质档案有序地上档案架，同时编制档案内部查找索引。经过档案管理人员扫描，部分纸质档案已形成电子档案进行管理[2，3]。但传统档案管理系统功能单一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明显等缺点也日益凸显。由于目前档案管理过程比较繁琐低效、档案整理时间较长，实体档案存放的位置容易混乱，档案调阅查询时间长，档案库房盘点手段落后，对于年代久远失效档案的销毁管理滞后。针对档案管理工作存在的不足，智能档案安全管理系统的构建迫在眉睫，作为物联网技术领域的信息识别，RFiD技术可以应用于档案管理系统，并且可以提高整个管理过程的智能化程度，具有很好的实用性[4，5]。
本文主要基于射频技术RFiD研究了智能档案安全管理系统的设计与研究，利用该技术的诸多优点，能较好地解决目前档案管理中的档案入馆、盘点、查阅、安全管理、防毁管理、销毁管理等过程中面临的问题，与传统的管理技术相比较，提高了档案管理的效率，进而提高了整个档案管理过程的信息化与智能化程度。
1 基于RFiD技术的档案管理系统结构设计
1.1 RFiD技术
RFiD（RadioFrequencyidentification）即无线射频识别，是一种兴起于20世纪90年代的自动识别技术[6]。通常，无线射频识别系统RFiD包括射频读写器、阅读器、射频标签以及射频天线四部分，系统工作过程主要是利用无线电波对物体上的电子标签进行识别，具有信息编码、信息载体、信息识别和通讯等多项技术[7]。RFiD技术在应用过程中，需要射频读写器将有效的标识信息以固定格式写入电子标签，然后再将射频电子标签附着在需要识别的对象表面。
1.2 RFiD技术应用于档案管理过程的优势
将RFiD技术应用于档案管理系统，结合RFiD技术的非接触式数据采集特点，可以极大程度地提高管理人员对档案信息的整合、交换和追踪的能力。管理人员持档案盒从阅读器前经过，无需打开，系统即可从档案盒上附着的RFiD电子标签中读取出档案摘要、具体编目、档案数量等信息，并显示在手持终端的屏幕上，进一步简化了档案工作人员的工作环节，提升了档案作业效率，实现了档案动态化管理。
由于RFiD读写器具备单次处理信息量大，读写速度快等特点，允许同时从多个电子标签中读取数据信息。与传统的条形码、磁卡等设备相比，RFiD标签具有信息存储容量大、生命周期长、重复使用率高等优点。同时，标签存储的数据可以反复被重写，这种操作不会对标签的功能造成影响，可提高RFiD电子标签重复使用率。RFiD电子标签的信息读取过程会根据唯一识别码进行加密保护，这种高度保密性的安全体系可以保障存储在电子标签中的信息很难被仿造和篡改。
RFiD读写器读取或者写入信息的过程不会受到电子标签形状的影响。此外，为了适应各种类型的实体档案，RFiD电子标签可向微型化及形状多样化发展。RFiD电子标签具有重复读写、擦除信息的特点，可以保证电子标签内部的档案摘要信息实现动态更新，降低人工作业强度，将射频技术应用于档案管理系统具有很大的优势。
1.3 基于RFiD技术的档案管理系统功能模块设计
将RFiD技术应用于档案管理系统，可以弥补现有的档案管理模式中存在的缺陷，不仅可以提升档案管理效率，同时可以保障实体档案的安全性。基于RFiD技术的智能档案安全管理系统结构如图1所示。
图1 智能档案管理系统结构
1.3.1 RFiD数据管理系统
RFiD数据管理系统是智能档案安全管理系统的数据存储中心和数据接口终端，其中RFiD终端管理器是档案管理系统的中心数据库从RFiD阅读器获取档案摘要信息的端口，由数据读写器和手持式数据阅读器两部分组成。手持式的射频阅读器是档案馆工作人员在现场进行盘点、调阅或者移位时采用的信息读取工具，档案管理人员将电子标签内部的档案摘要信息导入到档案管理系统数据库，为管理过程提供有力的数据支持。数据读写器将档案的摘要信息写入电子标签中，并且可以将这些摘要信息直接导入到数据库，实现数据在档案管理系统中的共享。
1.3.2 档案管理信息系统
档案管理信息系统具有档案调阅查询、储位移位分配、销毁管理以及安全管理等四大功能模块。其中，档案自动识别子模块和储位自动识别子模块又构成了储位管理子系统，安全报警模块与监控模块构成了安全管理子系统。
各个系统模块的功能设计如下：
（1）档案储位移位模块：所有档案盒编号都存储于档案自动识别模块中，储位编号存储于储位自动识别模块中。档案储位移位管理子系统可以自动为入库档案分配档案盒编号和储位编号，管理人员可以快速地对入馆、出馆、移位的档案进行定位，并且储位自动识别模块具备档案存放位管理、位置分配的功能。
（2）档案调阅查询模块：档案管理人员在调阅或查询档案时，管理人员通过手持终端输入待查询档案的编目、密级等信息，系统会将该查询指令信息发送至档案架的接收信号终端，进而可以快速查找到档案所在的位置。
（3）档案销毁管理模块：对于不需要长期保存的实体档案，档案管理人员可在档案入库时，设定档案的管理期限，并通过RFiD读写器将管理期限一并写入到电子标签中。当需要销毁过期的档案时，管理人员可以自动获取到读写器获取的档案过期提示信息，进行销毁处理，同时管理人员也可以通过RFiD阅读器主动查看相应档案的保存期限，进而有效地管理档案。
（4）档案安全管理模块：由于档案的价值很重要，任何档案的遗失都会带来一定经济损失，因此档案安全管理系统的档案防盗和现场监控在档案安全管理过程中起到不可替代的作用。档案库房的RFiD阅读器实时监控每一个档案架上的物品，一旦发现有异常离开储位的情况，异常信息会传送至管理平台并且报警提示管理人员，及时处理异常情况。
2 基于RFiD技术的档案管理系统流程设计
2.1 档案的入馆流程
档案管理人员根据新入馆的档案年份、类别和密级等信息将档案进行分类，并形成简要的档案信息，通过RFiD射频终端将这些档案摘要信息写入对应的RFiD电子标签中，并且将产生的电子标签信息发送至档案管理系统的中心数据库。
档案管理人员发出档案入馆指令后，储位管理模块会接收到入馆指令，然后读取待入馆的档案盒上附着的RFiD电子标签的档案摘要信息，同时档案自动识别模块和储位自动识别模块对来自电子标签的数据进行匹配，匹配完成后，储位自动识别模块为档案分配到档案存放位置，管理人员将档案盒存放在指定位置，然后档案架上的射频阅读器会读取档案盒的信息，并传送至中心数据库进行储存，系统进行确认。整个入馆流程结束后，管理员进行档案信息核对，核对时可以在档案管理信息系统中查询到制定的档案信息，从而档案管理实现了可视化、动态化。档案入馆流程如图2所示。
图2 档案的入馆流程图
2.2 档案盘点流程
档案盘点是档案馆工作的重要环节，档案管理人员手持射频读写器，对系统发出档案盘点指令，盘点指令由系统中的查询子系统发出，由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令会通过RFiD阅读器进行接收，阅读器对指定的档案盒上的电子标签档案信息进行读取，并与中心数据库中存储的信息进行匹配比对，一旦信息匹配有误，那么档案管理人员可以通过手持的射频读写器直接将有误的档案摘要信息进行修改，进而完成对档案的盘点。
2.3 档案调阅查询
需要调阅查询档案时，档案管理人员从查询管理模块中获取到查找档案的编目号，所要查询的数据信息将会通过编目号从中心数据库中提取，在核对无误后出库指令将会被发出，查询管理模块收到确认指令后，档案自动识别模块开始与储位自动识别模块根据编目号进行匹配，寻找到档案所在的位置，管理将出库指令发送至档案所在位置的档案架上，此时指示灯会提示档案所在的具体位置。获取到指定的档案后，档案通过出库口时，出库口的射频阅读器获取到档案上附着的电子标签，将档案摘要信息传回至档案管理系统进行核对，如果确定信息匹配成功，则顺利出库，否将进行异常处理。档案调阅查询流程如图3所示。
图3 档案查询及出库流程
2.4 档案系统安全与防毁管理
档案的安全管理模块可对档案馆里面的所有实体档案的状态进行实时监控，所有的档案都在射频阅读器的扫描范围内，一旦出现档案异常调动、移位等情况，安全管理模块会立刻进行报警。当进行档案移位、出库操作时，射频阅读器会读取档案的摘要信息并迅速传回至系统数据库进行比对核实，若是异常离开库位即非本系统发出的出库指令，监控模块子系统便立即激活警报模块子系统，并进行异常情况警报。对于入馆的档案，档案管理人员需要将该档案的相关物理参数等信息通过RFiD读写器写入到电子标签中，同时向系统的中心数据库中导入。
2.5 档案销毁
部分档案的保存期限是有限的，档案管理人员需要定期清除失效的档案，以便减轻日常管理负担，清理不必要的库存。档案在入馆之前，进行入馆流程时，已经将相关的档案信息，包括档案的编码、类别、密级以及保存期限录入到档案管理系统中。与档案管理系统连接的RFiD射频阅读器实时读取特定范围内的档案信息，并与数据库中存储的信息进行比对，一旦发现有过期的档案，会自动通过系统报警装置向档案管理人员进行提示，提示信息包括档案摘要信息、档案所处位置以及到期时间等，档案管理人员开始对档案做出销毁处理。销毁之前，射频阅读器会将档案信息与数据库中的信息进行匹配，然后清除相关的信息，从而有效实现档案的销毁。
档案储存管理篇7
在信息科技飞速发展的今天，档案逐渐趋于信息化发展，纸介版的档案逐渐向电子版档案转型，电子档案的归档与利用就成为了重要问题。电子档案的归档质量直接影响电子档案的利用。本文以电子档案为切入点，分析电子档案设计资料归档利用存在的问题，切实探讨新形势下的电子档案利用。
一、电子档案设计资料归档相关要求介绍
电子档案在设计完毕后，需要进行归档，即经系统整理后交由档案室保存备案的过程，便于档案的利用。归档需要严格按照相关要求进行，例如电子档案设计资料要定期的整理、立卷、移交档案室。所归档的电子档案设计资料必须为原件，且归档的资料要齐全、完整，对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
二、电子档案设计资料归档利用存在的问题分析
尽管电子档案设计资料归档有着一定的要求限制，但实际的存档过程中，往往由于很多因素的影响，导致电子档案设计资料归档利用存在则会很多的问题，以下是对这些问题的具体分析。
1.归档电子档案缺乏完整性
归档缺乏完整性是电子档案设计资料归档过程中主要存在的问题之一。电子档案收集工作本身就是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。但往往资料收集内容并不全面，破坏归档资料的完整性，进一步影响了电子档案的利用。某些设计单位偏重于纸质版的文件收集，而忽视了电子档案资料收集的重要性。有些电子档案资料均存储在各设计人员的储存设备中，没有及时归档，导致资料较为分散。除此之外，一些电子档案达不到长期或永久保存的要求，没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。这些原因都直接导致了电子档案归档缺乏完整性，出现了档案归档利用并不适应实际需求的现象。
2.电子档案归档处于被动状态
由于缺少对电子档案归档工作的重要性认识，使得电子档案归档工作进行的并不顺利，且一直处于较为被动的状态。所谓的电子档案归档处于被动状态是指大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制约着电子档案归档发展需求。
3.新形势下云计算服务网络系统实施缓慢
档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，既要求懂专业技术，又要求懂计算机数字化管理知识，熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器，能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。
三、新形势下的电子档案利用
随着电子档案与网络的结合，不断开拓电子档案归档利用的新局面，在新形势下要充分利用好电子档案，发挥其应有的价值。在充分利用的同时要做到以下几个方面：
1.实现电子档案网络共享
随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是，利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。
2.提高电子档案的归档质量
在新形势下，需要我们提高对电子档案归档重要性的认识程度，提高电子档案的归档质量，为电子档案的充分利用提供先决条件。在电子档案的归档过程中，要确保归档的电子档案具有完整性、准确性，在归档后要确保电子档案的安全性。提高档案归档意识，使收集归档工作成为自觉行动。树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的电子档案，确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。
3.做好电子档案的管理工作
（1）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。（2）统一分类号，保证检索查全率。在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。（3）加强对电子档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，切实做好对电子档案的管理工作，提高电子档案归档质量，便于利用。
4.转变电子档案归档管理利用观念
要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程，从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。
档案储存管理篇8
1．1云计算有效解决了档案信息化发展的瓶颈“云”具有费用低廉以及使用方便的特点，可为城建档案馆节省购买昂贵服务器的经费。云计算拥有大容量的设备以及存储设备，档案馆在使用云计算时只需按照实际使用情况来进行缴费，解除后期为使用设备的运行用费以及维修费的后顾之忧，更不用担忧云计算升级换代和运行情况等问题。所以，在档案管理中引入云计算，可有效解决档案馆资金不足的问题，进一步提高工作效率，这些对于其实现信息化的战略路线管理是不可或缺的［2］。
1．2云计算可有效缓解档案管理人力不足的压力实现档案信息化管理，档案的工作人员应掌握基本的信息化的技术，才能满足档案行业信息化发展的需求。对于档案馆严重缺乏专业计算机的人才，这在很大程度上影响了档案管理工作的正常运行，这一现象在这一行业是较为普遍的，而云计算的使用则能有效解决这一问题，还能得到更多的有效信息以及优质的服务，且不用担心硬件设施构建以及维护升级等问题。这大幅度减轻了档案管理人员的工作量，使其把精力注意到挖掘新的档案信息资源领域，进而提高档案的信息资源在社会中的应用。
1．3云计算可实现档案信息的共享云计算档案信息化，可有效打破阻碍各个档案馆之间信息传递的壁垒，可以构建具有系统性的档案信息的资源池。能在更大的范围内满足不同用户对信息的需求，使用户享受到更加方便快捷的服务，进而能体现出档案馆档案信息化带来的社会价值，使档案管理工作处在一个开放、互动、高效的发展环境中。
1．4档案信息化可有效提高信息资源可靠性档案馆自行自备的服务器存储档案信息，一旦其自备的服务器出现问题，就会出现无法给用户提供服务的现象，甚至会造成数据丢失的严重问题。而云计算正好是针对这一点来设计的，其使用较多的安全技术控制来保证信息资源的有效性，云计算严格控制访问、传输、存储、运行等环节，在很大程度上保障了其完整性、可用性以及持久性。云计算具有较高的安全可靠性，其一般会在其计算中心的其他服务器上对相关资源进行备份，可有效解决档案管理设备出现问题导致数据丢失的问题。云计算为档案信息化的发展提供了其急需的人力和物力，但应尽量避免其应用中标准化以及安全性等不利因素，以确保其为客户提供高质量和优质的服务［3］。
2云计算技术在档案信息化应用中的启示
我国档案信息化的建设已形成了一定的规模，有局部逐渐过渡到整体，部分省市较大的档案信息化的都得到立项管理，“金档工程”的顺利立项实施，开起来档案信息化迅速发展的时代。我国目前的档案信息化发展中仍存在一定的问题，重要表现为：盲目投资、低水平重建情况较多、整体规划和布局不够精细、信息资源整合不到位、缺乏项目评价的指标、档案管理的方法不能适应当下的发展以及没有形成统一建设标准等。面对以上档案信息化中急需解决的问题以及云计算带来的巨大影响，应从中得到更多的启示，进而及时调整档案信息化发展方向以及实施的措施。
2．1以云计算为基础来打造高效、统一档案信息化管理和服务平台云计算具备服务灵活丰富、资源共享、统一存储数据、以及应用规范较为标准等优势，因此，全国各地的档案馆都应考虑依托现有硬件设施，构建区域性，甚至全国范围内的云计算的平台。档案馆应建立以这样基础构架的模型的档案系统的平台，实现云计算内全部管辖单位档案信息系统性的管理。云计算创建的系统平台可以协调众多档案管理服务器，以便快速部署及开通相关的业务，能够及时发现以及恢复计算机系统的故障，进一步实现智能化和自动化较大规模的运营方式。
2．2立足标准以达到档案信息化资源共享以及海量存储近年来，档案信息已由原来单一形式逐渐向电子音频、影像、文件、多媒体等不同方向发展。面对存储空间的急速增长，应建立系统性较强以及可进行统一管理的“云存储”的平台，它可以存储pB级和tB级海量数据，其提供了巨大容量的网络存储的空间。在构建云存储的平台时，应把云数据标准和规范的体系完善与建设放在首要位置，依靠“云存储”载体，建立完整、系统的信息标准体系，以突破信息沟通的壁垒。与此同时，应把握好档案信息永久存储和信息安全的利用这两个层面的管理。“云存储”应划分应用库以及资源库，并实施双套存储方式来存储系统档案资源的数据，在资源库中存储一套，且按照原格式、原样进行永久性的存储；在应用库中存储另一套，并将其做标准化的处理，这样可利于对外集成服务。
2．3以云理念为依托提高服务水平云计算以其强大的功能，遍布世界每一个角落。档案信息化应利用好高新技术来创造和拓展档案信息的资源，以进一步提高服务的质量，使服务实现多层次、全方位以及多元化的发展，可以从以下几个方面着手：借助档案信息的平台服务：推进档案信息化建设可依托云计算技术，进一步满足客户多元化的需求，突破传统的档案管理的系统建设和应用模式，进而提供高效综合的档案信息的平台服务。对数据资源和检索服务进行统一：应利用云计算将档案资源进行集中管理，参照有关标准，把分布式进行存储数据与一站式检索的界面进行结合，可大幅度提高信息查准率和查全率。利用公众视听来传播服务：档案管理部门应适应电影、广播、录音等制作档案信息，利用终端实现与公众的无缝对接的服务。对档案业务进行整合以及托管服务：档案管理部门可以依托统一的信息存储和平台，实现虚拟化的业务服务的能力以及硬件、软件资源，以开拓档案业务的新市场。创造新型的档案服务：把非结构化的档案数据、其他的多维数据以及空间数据进行融合集成，以人工智能为基础，利用云终端、虚拟服务等技术为用户建立云档案馆，为客户提供核心业务外较为实用的服务支持。
3结束语
档案储存管理篇9
（贵州高速公路集团有限公司，贵州贵阳550004）
摘要：随着信息时代的到来，档案不再以单一的纸质形式存在，而是以计算机存储、网络共享等为特点的电子文件形式存在，档案管理工作面临着巨大的挑战。基于此，本文对电子档案的特点进行了简单分析，然后阐述了当前电子档案管理工作中存在的主要问题，针对这些问题提出了相应的改进对策，以期能够为电子档案管理工作提供一定的参考。
关键词：信息时代；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标志码：a文章编号：1000-8772-（2015）02-0221-01
目前的档案管理工作已经电子化的发展阶段，与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案既有归档操作简单、易于实现统一管理和资源共享等优点，也具有档案信息容易丢失、存储载体容易损坏等缺点，因此，分析当前电子档案管理中存在的主要问题，采取措施促进电子档案管理工作科学有效的开展成为当前急需解决的重要命题。
一、电子档案的特点
与传统的纸质档案相比，电子档案的特点主要表现在两个方面。首先，电子档案将数据和信息转化为电子数据存储在相关介质中，这样不仅改变了过去档案数据的存储模式，在空间极小的载体内存储丰富的档案信息，而且电子档案能够将除了文字以外的图片、视频、声音等多种形式的信息进行综合存储，使得档案信息更加全面、更接近现实。其次，与纸质档案相比，电子档案的资料传递速度快、准确性高以及资源便捷共享等优势，电子数据在互联网技术的支持下能够快速准确的实现异地资料传输和共享。
二、电子档案管理工作中的主要问题
1.对电子档案管理工作的重要性认识不足
电子档案管理工作在很多单位不受重视的主要原因有两个。一个原因是对档案管理工作的工作性质认识存在严重的错误，认为档案管理工作就是一些日常记录、信息存储工作，无法对企业和单位的发展提供有用的帮助。另一个原因是档案管理人员的业务能力较低，工作思维方式、观念和业务操作能力仍旧停留在纸质档案管理上面，对工作环境和工作方式的变化没有足够的认识，对电子档案的丰富性、迅速传播性和高度共享性等的重要特点认识不足，严重影响了电子档案的进一步完善。
2.电子档案管理工作机制不健全
首先，当前电子档案管理工作虽然对档案管理软件、数据存储格式、定期更新备份等工作内容进行了规定，但是对档案的重要性划分不是很清晰，哪些档案应当形成介质档案，哪些档案应当用什么载体进行保存等等细节问题没有给出明确的规定，没有统一的操作、存储标准，导致电子档案管理混乱，出现只有信息录入者才能找到相关内容，而其他人档案管理人员一头雾水的现象。其次，电子档案管理工作存在一定的漏洞，主要表现在电子档案信息的真实性容易受到破坏，档案的完整性难以保证。在将纸质档案录入到电子载体的过程中，由于档案管理人员工作失误或者是电子介质出现问题导致档案信息失真、不全，并且电子档案存储的形式多样，流动性相对较强，在处理过程中极容易出现信息丢失、缺损的现象出现。
3.忽视了电子档案管理的安全性
当前大多数的档案管理人员对电子档案管理的安全性认识程度不高，在实际中，由于信息全球化和互联网技术的快速发展，计算机病毒层出不穷，对电子档案的安全性和保密性产生恶劣的负面影响。随着病毒变异能力的提高以及黑客技术的快速发展，电子档案在传输、共享甚至存放过程中，极有可能会发生信息被窃取、数据被篡改等问题，电子档案的真实性、安全性和保密性无法得到有效的保证。
三、加强电子档案管理的对策
1.健全电子档案管理的工作机制
要完善电子档案管理的目录体系，要对电子档案进行科学的分类、明确的编目，做到查有所依，这样能够大大的提高电子档案查阅和使用的效率。其次，要强化电子档案的备份管理机制，提高备份管理工作意识，制定分批、定期的备份管理工作制度，杜绝因电子介质或者是操作失误带来的信息丢失等问题。
2.建立综合素质高的档案管理人员队伍
建立综合素质高的档案管理人员队伍要从以下两个方面努力。首先，要积极引进掌握计算机能力和档案管理专业技术的人员，并注重对这些人员的思想道德和职业责任心等软实力方面的考核工作。其次，要对原有的档案管理人员进行培训，提高档案管理人员对电子档案管理工作的热情，强化档案管理的高度责任感。
3.提高电子档案管理设备的安全性能
在电子档案管理过程中，要加强对相关硬件系统和存储介质的运行环境和保管制度，尤其是要将U盘、光盘等存储介质放置在通风、阴凉处，避免因温度、湿度过高造成设备失灵、档案信息丢失。其次，要提高电子档案管理设施设备的安全性，对U盘、光盘要严格进行病毒查杀操作，避免在档案传递过程中由于存储介质的木马病毒造成档案信息失真。
四、结语
随着信息时展的起来的电子档案既有便于存储、易于传递、高度共享的特点，也对档案管理工作带来了严峻的挑战。档案管理工作人员要在思想上认识到电子档案管理工作的重要性和复杂性，努力提高自身的能力素质，对当前电子档案管理中存在的问题有着清晰的认识，采取合理的措施进行积极的改进。
参考文献：
[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014(4):79-81.
档案储存管理篇10
【关键词】地质档案管理；问题；建议
地质档案管理是地质行业的重要组成部分，是地质工作系统化的归纳与汇总，是地质科技成果的集中体现。有效地处理好地质数据，管理好地质档案，能够完整，准确地为给工程建设提供数据服务，是地质资料管理者的重要职责。本文分析目前地质档案管理存在的问题，探讨规范地质资料管理，加强地质资料数字化应用，运用网络化管理和社会服务交叉性运用，为更好开展地质档案管理工作提供建议。
一、当前地质档案管理中现存问题：
（一）地质档案管理设备明显不足。由于历年地质数据累计，2000年前大量的数据是以纸质形式储存堆放，导致大量数据无法有效地管理，伴随着新时期的发展，通过电子设备储存相关数据，也形成了大量数据需要计算机来解决，特别近十几年的工程地质工程的数据化发展，对地质数据的储存量不断的增长，地质档案存储设备表现出明显不足。
（二）地质档案的信息采集手段落后。地质档案在信息采集方面存在着较为严重的问题，由于不能够及时地使用较为先进的技术采集手段，而仅仅是依靠传统的信息资料抄录等手段进行信息资料的整编与汇集，手工记录仍然还是地质档案保存的主要途径手段，需要大量的人力物力投入，工作程序复杂，操作缓慢。导致信息存在着严重的滞后性、采集面单一、应用领域不广泛。
（三）地质档案管理制度不规范。完善的地质档案管理制度缺乏是绝大多数地质勘察单位的一大通病，即便是制定出了地质档案管理制度也没有严格地予以执行。一些部门贪图自己使用便利，分散把关应当集中保存、统一归档的档案，使得档案丢失，对档案的安全与完整造成影响。在现实的地质档案管理过程中，由于具体的档案管理人员缺乏必要的地质学科知识和档案管理知识，使得地质档案由于人为因素出现了立卷不明、分类不详细、不准确的现象，影响了档案的查阅与使用效率。
（四）地质档案管理者服务机制不完善。很多单位档案信息服务的提供能力不足，所提供的档案信息量缺乏，在管理地质灾害、矿权经营以及地质工程勘察等方面的服务质量有待提高。在地质档案的管理过程中，很多地质勘察单位所提供的档案信息服务仅仅在档案信息的传递、筛选及收集等较浅层次上停留，深层次的加工研究档案尚且未形成，其真正的利用价值未被挖掘。
二、地质档案管理的建议：
（一）做好地质档案规范化管理。严格按照《档案法》《地质资料管理条例》《原始地质资料归档规则》的要求，做好地质档案接收、整理、鉴定、保管的标准化、规范化，对每个环节都要进行严格控制。应当严格地按照我国有关的地质档案管理规范，从地质档案的归档时间、归档范围、保管利用、案卷质量以及机构人员等诸多方面予以明确规定，为顺利地开展地质档案管理及利用工作提供业务规范与制度保障，以便于多层次、全范围地对地质档案信息资料进行开发，提供科学依据为地质档案资料的合理利用，从而使地质档案资料真正成为经营、生产和科研的信息资源。
（二）完成地质数据电子化，更新地质资料储存设备。以前的地质档案的存储基本上均是以纸质介质的形式，不仅查阅速度相当缓慢，而且对于资料的使用和保存也是极不方便的，仅仅依靠的是人工清账查找，其效率尤为低下。所以，应当对地质档案中的地质图件及文字资料进行信息化处理。同时地质档案管理走向数据化、电子化的进程，同样对资料的储存设备有所要求，购置大量的硬盘，减少实物储存，加强对电子数据的管理。完善数据筛查使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等文件生成和处理阶段进行控制。能够清晰有效的管理好电子数据的地质资料是地质档案管理者重要的责任。
（三）建立数字化数据库，发展网络云端储存管理。应当构建起数字化数据库，建立地质档案数据中心及目录中心，运行地质档案信息系统。应当根据地质档案管理信息系统的要求来将现有的电子文件统一规划在全文数据库、目录数据库中。网络化数据使服务器云端存储已经成为以后数据处理的必然趋势，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。配备相应的网络控制系统，在线实现无纸化档案资料的管理已经是地质档案管理的重要手段之一。
三、结语
地质档案是地质单位的重要资源，做好数据分析与档案管理是地勘工作单位一项至关重要的工作。相关人员分析地质档案管理过程中存在的问题，结合工作实际开展有效的处理方法，与时俱进提高地质资料的应用效率，挖掘地质档案的潜在价值，推进我国的地质档案工作的发展有着重要的意义。
【参考文献】
[1]张海兰.做好地质档案管理工作[J].西部探矿工程，2014（7）：189-191.
[2]吴玉凤.关于地质档案管理及利用的实践研究[J].经营管理者，2013（8）：287.