档案管理的优势篇1
[关键词]医院档案管理信息化优势
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化,人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化,医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。
随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。
1档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
2档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。
3档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在[1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。
4档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。
5档案信息化改善了档案管理模式
在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。
综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。
档案管理的优势篇2
[关键词]档案管理；信息化；优势；安全风险；评估
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.18.132
[中图分类号]G270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
随着时代的不断发展，信息化建设成为档案管理发展的必然趋势，对现代档案管理工作的开展及档案资源的应用有着非常重大的意义。档案管理信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径，同时也是档案资源实现共享，得到广泛应用的必然要求。
1档案管理信息化的必要性
在当今档案管理信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会信息化发展相脱节。这必然要求档案管理信息化，在满足时展需要的同时更好地促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。档案管理信息化发展是档案发展的必然要求，当今社会已具备了档案管理信息化发展完善的条件，使其发展成为可能。第一，具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件以及扫描仪等高新技术设备，另外，对计算机的配置也满足了档案管理部门的工作需求。第二，规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务及技术等多个方面。第三，人们的信息化意识逐渐增强。随着计算机网络技术在生产生活中的广泛应用，人们的信息化意识逐渐增强，同时人们对信息化相关设备技术的操作能力也已满足日常生产生活的需要。这为档案管理信息化的发展提供了良好的社会环境和思想环境，并在一定程度证实了档案管理信息化建设的迫切需求。
2档案管理信息化的优势
2.1利于存储
在档案管理信息化中，档案管理不再占用巨大空间，且提高了管理效率，档案只需储存在计算机中。同时，也解决了纸质档案在存储期间的自然损害问题，提高了档案资料存储的长期性。经过高新技术进行“原文扫描“后，利于实现“原文”再现。
2.2便于查询
在传统的档案管理模式中，查询资料需档案管理人员自大量的纸质信息中，通过肉眼查找。档案管理信息化彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。这大大提高了档案资料的使用质量、精度和效率。
2.3实现信息共享
档案管理信息化通过信息网络可促进组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足组织、单位内部对档案信息的需求。专用的信息技术，可实现档案资料的异地远程管理和使用，最大程度地发挥了档案的作用。
2.4实现档案的分级管理
在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，规定使用者的调阅权限，实现档案资料的分级管理，这有利于资料保密。同时，系统查询记录可自动记录调阅情况，以更好地落实责任追究制。
2.5提高工作效率
传统的档案管理工作中，档案的收集、整理、保管以及利用等都需要通过手工劳动实现，这需要花费大量的人力和物力资源。而档案管理信息化改变了传统的工作方式，档案资料经微机处理后，实现了按“件”整理归档，其整理、保管及利用等环节均可在电脑上操作。同时，工作人员的工作由以前的集中工作转变为分散工作。另外，系统中按“件”整理的资料，使得文件的插入变得简单，便于文件完善。可见，档案管理信息化在降低工作人员劳动强度的同时也提高了工作人员的工作效率。
3档案管理信息化安全风险评估
3.1档案管理信息化安全风险评估的必要性
档案管理信息化的优势逐渐体现出来，且其特点鲜明，与社会发展相协调，是现代化发展的一个重要趋势。信息化的管理方法，能给人们的生活带来方便，与此同时，信息的安全问题也引起了人们的注意。在对档案进行信息化管理的过程中，应确保信息的安全性，保证信息传输路径的安全，并确保数据的完整性。
3.2档案管理信息化安全风险评估中的存在的问题
目前档案管理信息化安全风险评估存在的问题主要有以下几个方面。第一，对信息安全评估不够重视。各组织、单位的管理层对档案管理信息化安全评估的重视程度不能与档案管理信息化安全评估的重要性呈正比，远远达不到现阶段信息安全的需要。第二，评估技术人员匮乏。各组织、单位内部，对档案管理信息化安全评估的重视程度不够，导致安全评估人员的专业知识及经验严重不足，不能满足其工作需求，甚至相关部门的档案管理信息化安全评估形同虚设。第三，工作流程及技术标准有待完善。就目前档案管理信息化安全评估的发展状况而言，需要完善其工作流程及相关的技术标准。其工作流程和技术标准要根据具体环境及情况而制定，以实现流程和标准的科学性、合理性。特别是评估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要进一步完善。第四，评估工具有待更新。随着信息化的不断推进，其安全问题也日渐暴漏。原有的评估工具已不能满足现阶段解决相关安全问题的需要。因此，必须加大评估工具的开发和推广力度，切实满足档案管理信息化安全评估的需求。
4结语
档案管理信息化是档案管理随时展的必然趋势，其与传统的档案管理方式相比有着明显的优势。同时，档案管理信息化所具有的信息安全也需引起重视，要积极解决信息化安全评估中的相关问题，促进安全评估，从而在根本上促进档案管理信息化的发展。
主要参考文献
档案管理的优势篇3
1档案实施信息化管理的重要性
利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：
首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。
其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。
最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。
2利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题
2.1实施信息化进行管理的过程存在安全威胁
档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。
2.2档案信息本身存在着一定的安全隐患
在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。
2.3人为的操作失误造成安全隐患
在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。
3采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患
电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。
3.1提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识
在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解?Q问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。
3.2为档案的信息化管理建立健全的保障体系
为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。
3.3采取专业的技术措施保障各环节的安全
专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：
首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。
其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。
第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。
档案管理的优势篇4
关键词：条形码技术特点企业档案管理优势及注意事项
中图分类号：C93文献标识码：a文章编号：1672-3791（2013）05（a）-0155-01
1条形码技术
条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记，用以表示一定的信息。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识读条形码信息并将其录入计算机的技术。
条形码技术诞生于20世纪40年代的美国，直至20世纪70年代才得以实际的应用和普及。之后普遍应用于图书、邮电、物流管理等领域。随着企业档案数量的不断积累，对档案现代化管理提出了新的要求，这时，条形码技术就被普遍应用于企业档案管理系统。
2条形码技术的特点
条形码技术的特点有以下几方面。
2.1设备简单，可操作性强
条形码打印及识别设备简单、操作便捷，无需进行专门培训，上手容易。可操作性很强，只需配置计算机操作人员、计算机、条形码打印机及光电扫描阅读设备即可。
2.2编码规则简单，可批量打印
使用条形码技术时，只要档案管理人员赋予一定的编码规则，就可批量打印，既保证了档案页面的美观性，又大大提高了工作效率。
2.3准确性高
一维条形码输入出错率是三百万分之一，二维条形码在局部损坏，破面积不超过50%时，仍可正确识读，出错率是千万分之一。
2.4经济性好
条形码技术设备经济、实用，推广条形码技术相对比较简单，所需费用也相对较低廉。这也是企业选择它的一个重要原因，控制成本，并同时利用有限的资源实现了利益最大化。
2.5分类统计
条形码技术在编码时，如果制订合理的编号规则，那么就可以起到对档案起到分类保管、统计的功能，实现档案管理系统分类著录、档案库房合理排架、馆藏档案数量统计及高效提供利用的功能。
2.6安全可靠
条形码的显示方式特殊，一般得用条形码阅读器解读，这就避免了档案泄密的风险，实现了对保密档案的安全操作。
3条形码技术在企业档案管理中的优势
3.1提高了企业的档案管理水平
传统借阅管理主要依赖手工登记，而条形码技术的应用可以直接用光学扫描设备扫描相关信息，可以将每份档案的最新实时信息记录在档案管理系统中，反映了每本卷册的实时情况；同时对超时未归的档案可以进行及时的提醒，避免因外借催还不及时导致的档案遗失情况，确保了档案信息的即时性、准确性。随着科技的不断进步，条形码技术可以实现对档案管理的移交、进出馆、鉴定、销毁等过程的参与，极大地提高了档案管理水平。
3.2提高了档案管理人员的工作效率
当企业的档案类别较多、数量较多时，只要利用条形码技术，赋予简单编码，就能实现对档案类别的区分及馆藏档案大流水号的控制，实现了档案的相对分类，在档案管理系统及档案库房实现双向管理、一一对应。条形码技术的应用，有助于库房管理人员完成库房档案的核对和清查，摆脱了以往档案清点工作一直靠手工逐卷翻找，将档案入库记录与借阅单相结合的工作方式；同时降低了库房管理人员的工作强度，减轻了库房倒架的压力，提高了工作效率。
3.3确保了借阅档案的安全
对档案利用者实现跟踪管理，确保借阅档案的安全性。进馆的档案，我们可以利用粘贴的条形码，用扫描枪读取档案的著录信息与借阅者的相关身份信息，记录到档案管理软件数据库中，实时验证借阅者的身份，最大程度确保档案的安全。
3.4提供了档案行政管理的决策依据
为档案行政管理决策提供依据，通过条形码技术的应用，利用系统中形成的原始数据，建立每个卷册的利用情况，并对档案利用分类统计，可以积累借阅者对馆藏档案的提供利用需求，为业务部门及档案管理部门各项业务的开展提供参考，为领导的决策提供数据支持。
3.5提升了档案服务部门的形象
为借阅者提高优质、高效的服务是企业档案管理者的工作要求，提供利用的快捷性才是档案工作者不懈的工作追求。条形码技术的应用，大大提升了企业档案管理部门的服务水平和服务质量，有助于提高企业核心生产力。
4条形码技术在企业档案管理中的注意事项
4.1普及条形码技术知识
要及时组织相关人员系统学习条形码技术的基础知识，做好条形码技术应用的宣传工作，促进条形码技术的推广应用。
4.2适当选择硬件设备
根据企业自身经营状况及业务需求的实际情况，对条形码识读设备、档案管理软件及打印设备的配置做出适当合理的规划。
4.3配备爱岗敬业的专业技术人员
虽然条形码技术设备操作简单，但需要配备爱岗敬业的专业技术人员，使设备及系统运转顺畅，并根据实际运行情况，及时总结，融会贯通。
5结语
条形码技术的应用提高了企业档案管理人员的工作效率，降低了体力和脑力工作强度，确保了信息采集的准确性，为企业档案管理的信息化建设提供了有利的支持，使得企业档案管理人员和借阅人员的工作流程得以优化。随着条形码技术的更加成熟，在未来的企业档案管理体系中必将发挥着越来越重要的作用！
参考文献
[1]吴璟.条形码技术在档案管理中的应用[J].城建档案，2008，11.
档案管理的优势篇5
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。
针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。
当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足
虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
3.2.1电子档案硬件管理及保管
电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
3.2.2做好数据备份恢复工作
数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
3.2.3加强档案室网络安全管理
首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质
电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异，这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先，档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外，还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握，能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化，除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训，档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高；其次，电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求，档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外，还需结合电子档案管理工作的特点，具备良好的责任意识，网络安全意识，风险意识，保密意识等；最后，新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快，这种变化一方面提升了对档案的需求，另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革，这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识，推动电子档案管理的创新发展。
档案管理的优势篇6
高校基建档案是高等学校在基建工程项目活动过程中形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。近十几年来，我国的高等教育发展较快，高校的基本建设进入了高速发展时期。高校基建投资日益增大，高校的建设工程也逐年增多，随之也产生了大量的建设工程竣工档案。
基建档案在高校建设中发挥了重要的作用，客观的记录高校建设的历史，是高校建设发展历史的凭证，完整系统的基建档案对高校的续建和发展具有参考作用，并且档案的信息价值在建设工程中可重复利用。因此，高校基建档案作为社会信息业的组成部分，业必须朝现代化方向发展，否则就不能适应社会发展的要求[1]。
Swot分析法是一种能较客观而准确的分析和研究一个组织或项目现实情况的自我诊断方法。利用这种方法可从中找出对自己有利的、值得发扬的因素，以及对自己不利的、如何去避开的东西，发现存在的问题，找出解决办法，并明确以后的发展方向。根据此分析，可将问题按轻重缓急分类，明确哪些是目前急需解决的问题，哪些是可以稍微拖后一点的事情，哪些属于战略目标上的障碍，哪些属于战术上的问题，有利于管理者作出正确的决策和规划。在发达国家，公司、医院、政府机构、学校等盈利或非盈利单位，定期用这种方法评估本组织各方面的定位情况，以期得到较清晰、连续的跟踪[2]。
本文拟将科学的战略管理策略引入基建档案管理工作，采用Swot分析法，将当前网络环境下高校档案工作密切相关的内部优势、劣势，外部机会、威胁，通过调查列举出来，把各种因素相互匹配起来，加以分析，从而为制定相应的发展战略及对策提供依据。
2.现状诊断
由于高校档案管理部门的人员配置，档案编制质量，档案资料建设与管理工作滞后等问题，制约了基建档案管理整体水平的提高，我们将利用Swot模型对档案管理的相关实际情况做定量化分析，客观总结出了内部优势和劣势，同时也客观分析外部环境中存在的机会和威胁。
环境提供的机会和存在的威胁主要有以下几方面：
机会（o）：（1）高校的基础设施完善，信息化环境优良，为实现档案信息网络系统和数字化提供条件，以达到档案信息传输、交换和资源共享的状态。（2）高校信息化技术水平高。高校接纳新的信息化技术的能力很强，利用现有的资源也很容易实现“以图查档”和“以图管房”等功能，为基建档案管理工作带来了机遇[3]。
威胁（t）：（1）基建档案的形成周期长，加上其专业性，成套性，涉及部门多等特点，给基建档案手头工作增加难度。部分项目论证、可行性研究等依据性文件经常漏缺不完整；在项目招（投）标过程中，往往由于中标单位的分包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程设施图、地下管网等相关档案材料在收集时往往造成疏漏或缺失，造成基建档案的成套性和完整性存在缺陷。（2）电子化的基建档案信息存在安全隐患。设备性能不足，无法承担大量数据存储和查询。大量数据存储和查询时，容易造成系统缓慢或宕机。另一方面，网络建设跟不上，网速不能满足宕案信息化的要求，无法提供基本操作功能；若缺少防火墙或入侵检测等安全设备，难以防范黑客的攻击。网络传输数据普遍采用明文的方式，容易被监听，造成信息的泄漏[4]。
事实上，对于一个组织或机构来说，环境的作用永远是双重的，它会为你提供一个机会，但同时也会有一些因素抑制组织或机构的发展，在这种时候，如何利用组织内部优势和环境协同是非常关键的问题。
对当前高校基建档案管理工作来讲，内部优势和劣势主要有以下几种：
优势（S）：（1）人力资源优势。高校聚集大量高素质、高学历的人才队伍。基建档案管理可以依靠高校的专业技术人才，在基础设施，信息网络，实际应用、规范标准等方面加以完善或借鉴。档案管理人员也可依靠教学优势，不断更新知识系统，加强自我培训，熟悉基建的活动程序和法规政策，朝一专多能的方向发展。（2）业务管理优势。高校管理工作注重规范化，各职能部门的组织结构、管理方案及人员配置均有明确的规定。基建部门档案员可与其它部门多进行积极有效的沟通，提高业务水平。
劣势（w）：（1）经费有限，无法做到施工各阶段的资料均完好保存。基建档案资料的载体形式可多种多样，以期完整的记录施工前期、中期及后期的资料收集。特别是声像资料收集的成本高，且难以把握。因此学校特殊载体的资料匮乏。（2）管理有待落实。由于缺乏有效的约束机制和调控手段，使得重要文件归档不全。给基建管理工作带来负面影响。（3）档案管理软件的集成化程度不高。基建档案管理系统自成体系，造成信息分散，无法为高层决策者提供综合性的信息系统[5]。
3.措施
（1）我们基建部门要作好心理准备,在档案未移交档案馆前,一定要有很强的档案保护意识,指定专人负责档案的收集和保管工作,责任到人。如果工程部需要查阅资料不能把资料带出资料室，查阅完毕及时放回原处，并做好登记手续工作。
（2）在平时收集归档资料时与涉涉及到的单位资料员多联系，鉴别归档，认真检查、核对资料的盖章，及日期图审等，有问题及时改正，对于发现的问题及时反馈给学校基建工程管理部门和有关编制单位，并督促其及时整改，确保基建工程档案归档的齐全、完整、准确、规范。
（3）把我们高校基建档案资料传统保存的形式和数字化形式相结合，在数字化的同时也要有所选择，应根据一定的原则确定哪些基建档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。传统的图片、图纸、纸质的资料保存形式做好相应的防护措施，做好保密安全防卫黑客等工作。当然档案管理人员也要有服务观念，树立为全校师生服务知识意识。主动分析师生的不同需要，向师生提供经过分析、整合的相关档案知识，解决所面临的问题。
（4）在业务工作中经常与城市建设档案馆上和学校档案馆多沟通交流,建立互相信任的关系来共同管理好基建档案。我们学校档案部门的邬老师和宋老师也主动上门对我进行档案业务指导,三个部门形成合力，保持畅通联系，比如这次交档案的移交书要求有所改变，我很快按新要求作好移交书，节省了时间，提高了效率。
档案管理的优势篇7
现实存在的问题
档案信息资源优化整合与开发利用建设是档案信息化建设的重要组成部分。经过各级档案部门的不懈努力，尤其是围绕网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用做了大量努力，取得了较好成绩，但也存在着一定问题：
缺少对档案信息资源价值的认同感。档案信息资源优化整合与开发利用是信息化建设的重要内容和基础工程。然而，目前人们对档案信息资源在信息社会的价值和作用缺乏普遍认同感。尽管各级政府部门对档案信息化建设十分重视，给予了大量投入：各级各类档案部门也进行了积极努力，但总体上看，档案信息资源的优化整合与开发利用建设工作落后于信息社会的发展需要，导致档案信息资源建设难以适应社会档案信息利用需求，加剧了社会对档案信息资源价值认同感的缺失。
缺乏档案信息资源共享的创新理念。在传统管理方式与管理理念的影响下，档案信息大多以印刷型文献为主要载体形式。以往被档案部门引以为荣的“载体典型性”、“内容唯一性”优势变成了影响档案信息传播与信息共享谨慎发展的劣势，使档案信息异地传播与利用的时间周期延宕、共享费用增加。而一旦档案信息共享所需成本超过预期收益或信息“定价”时，档案信息资源共享就很难维系下去。而在网络环境下，档案信息异地传播与共享利用的成本则可以“忽略”不计，相比之下更具明显优势。但长期形成的传统档案信息管理方式限制了档案信息资源共享理念的创新与完善。桎梏着网络信息资源跨时空、多领域、全视角的共享利用，树立牢固的档案信息资源共享理念已经迫在眉睫。
缺少规划管理和专项经费投入。档案信息优化整合与开发利用长期受到条块分割等因素的制约、导致普遍缺乏档案信息管理机构问的沟通协作机制。这似乎已成为一种思维定式。影响到网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用建设的合理完善。档案部门独自进行馆藏信息数字化和档案信息数据库建设，造成数据库规模小、结构不合理、格式欠规范、联机应用少、共享性能差等一系列问题；特别是网络环境下信息资源优化整合与开发利用建设需要大量的经费投入，而实际上档案信息管理机构资金来源渠道单一，几乎完全依靠国家的财力投入。常常是捉襟见肘、缺口较大。难以满足网络环境下的档案信息资源的优化整合与开发利用建设的需要。
专业人员的整体素质有待提高。在网络技术日益发展条件下，档案工作人员既是档案信息的管理者。也是档案信息开发利用的“导航员”。在网络环境下，档案信息资源优化整合与开发利用涉及的领域广、技术含量高、专业要求强，需要一批具有较高素质专业人才。而目前档案专业人员整体知识更新速度缓慢，网络技术应用能力、信息资源处理能力和语言表达加工能力等都有待于提高，难以适应信息时代的要求，急需加以改善和提高。
此外，地区间的差异与经济发展不平衡在很大程度上影响着档案信息资源优化整合与开发利用建设工作。不同区域间存在着档案信息化发展建设水平、应用与普及程度上的不平衡，客观决定了特定区域网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用工作存在着高低之分。如我国东部地区与西部地区之间、经济发展状况较好地区与经济发展落后地区、中心城市与边远城市之间由于经济发展、文化教育水平影响而出现各种差异，也在一定程度上影响网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用工作的发展水平。
应当采取的措施
开展档案信息资源优化整合与开发利用工作。关键在于强化组织调控、完善政策规定、合理规划实施。要以改革创新为动力，以社会和公众需求为导向，从管理理念、运作机制、服务方式上解决档案信息资源的优化整合与开发利用建设中的突出问题。
加强宏观调控。积极组织协调。档案信息资源优化整合与开发利用不能采取“单打独斗”的方式，而必须充分利用网络环境，建立全国规模的网络档案信息资源管理机构，依托政府信息公开与电子政府建设，统筹档案信息资源优化整合与开发利用建设布局，形成共建共享及优势互补的整体优势。积极组织实施各系统、各地区之间档案信息资源的合理配置、优化整合及开发利用，对信息化、自动化、网络化建设发展实行统一规划，发挥组织协调的作用。
规划发展目标，完善分工协作。从国家信息化建设全局出发，抓紧确立档案信息资源优化整合与开发利用、共建共享和发展方向的规划目标。实行对档案信息资源优化整合与开发利用建设工作的统一管理、统一协调机制，最终建立起多层次、立体化的档案信息资源保障体系。
制定政策法规，规范制度标准。加紧颁布制定有关政策与法规，把档案信息资源建设置于法律监督之下：并在政策法规约束下，制定档案信息资源优化整合与开发利用的标准与规范，使档案信息资源优化整合与开发利用有一整套完善的政策法规与技术规范，切实做到有章可循。便于形成系统化、网络化的综合优势、更好地发挥整体的功能与作用。
档案管理的优势篇8
关键词：就业形势档案管理电子档案网络安全专业人才
中图分类号：G271文献标识码：a
教育是兴国之要和强国之本。改革开放后，我国的教育得到了较快发展。但由于我国人口众多，随着教育水平的提高出现了毕业生供过于求、不容乐观的就业前景，同时，大量毕业生档案的管理也存在着诸多需要改进的地方。
1.当前就业形势分析
我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的际本领和能力，从而实现更好的就业。
在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。
2.毕业生档案管理优化策略
每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？
2.1转变管理方式
与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。
2.2做好电子文件的保存及保护
在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。
2.3做好电子档案数据备份及恢复工作
电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。
2.4加强网络安全
在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。
2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化
毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。
2.6加强专业人才的培养
毕业生的档案对于毕业生未来的生活、就业以及进一步的发展都是必不可少的。档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。因此在毕业生档案优化管理的过程中，需要加强专业档案工作人员的培养。在知识经济的调整和网络信息时代的冲击下，出现了许多新型载体的档案盒和全新的管理方式、管理手段，在这样的情况下，就对专职档案管理人员提出了更高的要求。培养专业的档案管理人才，能够让档案人员适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于开阔思路，提出新办法、解决新问题；敢于打破传统的条条框框和管理模式，实现档案管理上的创新和突破，使档案管理更具有灵活性，更加适应新时展下人们的需要。加强专业人才的培养功底，还能够让从事档案工作的专职人员既有扎扎实实的业务功底，又有较强的管理能力和服务意识，增强他们工作的责任心和责任感，从而促进n案工作人员熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各种档案载体的管理方式，推动档案管理工作的有效快速运行。
3.结束语
总而言之，在教育水平明显提高后，各大高校的毕业生逐年增多，在就业岗位比较有限的情况下，当前毕业生的就业情况不容乐观。因此，广大毕业生应努力提高自身的科学文化素质，提高实际能力和水平，提前完善个人简历，对不足之处加以改进；同时还要树立自主创业的意识，开阔自己的就业前景，以实现更好地就业。在网络发达的当今社会，在优化毕业生档案管理方面，要积极加强专业管理人员的培养，掌握现代化管理的有关知识和技术，保存及保护好电子档案文件，以实现毕业生档案的优化管理。
参考文献：
[1]丁瑞忠，王全文，吕海航.高校毕业生就业创业形势与对策[J].山东高等教育，2016，（4）：56-63.
档案管理的优势篇9
1新形势下档案管理工作面临的一些问题
1.1档案管理体系缺乏，重视度不够
随着经济社会的迅速发展，各单位的管理制度不断完善并逐步发挥管理效能，然而在档案管理工作上，完善的管理体系缺乏，尚未形成一套与时俱进、能够充分引领档案创新发展的体系，使得档案工作人员出现不规范操作，档案资料落实随意化。同时各单位、各行业普遍存在的轻档案管理、重经济效益思想，导致在档案管理投入上严重不足，资源配置明显制约受阻，工作人员责任意识不强，进取意识不够，使得档案没有根据新形势更新创新管理，过多沿用传统模式，使得档案管理工作规范化进程受到延缓。
1.2档案管理措施落后，信息化不强
当前计算机技术、信息技术、网络技术迅速发展，对社会及工作影响越来越紧密，同时应用先进技术加强档案信息与实体管理，也是新形势下的趋势与要求。然而当前在技术与档案管理结合方面依旧严重不足，没有建立档案网络管理平台，档案管理信息化水平严重滞后，主要依靠的还是纸制、手工登记方式，使得档案完整性、准确性难得到有效管控，对于提高档案利用及档案管理工作效率深受影响，没有形成档案与信息技术的良性融合发展关系。
1.3档案管理人员偏弱，资质力不高
对于档案管理工作，多数人觉得管理难度不大，还停留在档案管理即是对信息资料进行整理、归纳、保管，不太需要专业人员进行规范化管理，这种简单的思想认识使得档案管理成效出现较大的偏差，降低了档案管理人员从业门槛，档案管理人员素质不高，能力不够，管理能力参差不齐，对于档案管理工作的认识也较为表面、浅显，在执行档案管理目标，落实档案工作规范化方面出现不得力，甚至导致发生了一些不良后果。新形势下要做好档案管理工作的规范化、高效有序运转，管理人员方面存在的问题需要特别重视，切实解决。
2新形势下档案管理工作的规范化措施
2.1建立健全档案管理工作规章制度
档案管理工作实现规范化目标的基本前提是需要完善的档案管理工作规章制度，档案管理工作体系健全，权责清晰明确。健全的规章制度可以有效约束指导档案管理工作，明确档案管理工作员岗位职责与工作任务，并按照制度要求推动管理水平上升。在档案管理工作具体规章制度完善中，要制订与本单位档案管理实情与目标相匹配的规章制度，具有可操作性和实效性，能够切实保障档案管理工作规范化实施，让档案制度不是一纸空中楼阁，而是真正落地生根，使制度在推进档案规范建设上的价值得以体现。
2.2做强做优档案管理新技术措施手段
新形势下，社会发展节奏日益加快，仅仅依靠传统的管理技术措施，则很难达到档案管理规范化较为理想的管理水平，尤其在面临差异较大、种类众多、形状不一的纸制文件资料上，规范化的管理难度较大，旧式的人工管理可能花费了巨量的精力，投入效果却不能达到。此时，需要在档案管理工作中切实引进电子、信息化等新型技术手段，加强计算机在档案管理中的功能应用，为档案规范化管理插上便捷的翅膀。新技术在档案管理工作中应用既是机遇，又是重大挑战，要将现代化技术在档案管理工作中做强做优，发挥实效，需要档案工作人员多加努力，不断加强了解新型档案管理工作要求与问题，切实掌握信息化技能，实现档案管理与信息技术相融合，摸索构建符合自身管理发展需要的档案信息管理系统，使现代技术在档案管理中的优势最佳发挥。同时在现代信息技术介入档案管理时，要特别注重安全防范，高度重视档案的保密性与规范性，防止档案因现代工具运用不到位出现泄漏或丢失。因此，要同步做好加密系统管理建设，定期检查维护电子档案管理系统，完善档案电子签证系统登陆功能，深度保障档案安全。
2.3全面提升档案管理工作人员素质水平
在新形势下，档案管理工作人员是档案工作规范化推进的主要责任主体，也是档案规范化管理的直接责任人，其专业素质能力高低直接关系到档案规范化成果的优劣。因此，需要切实、有效、全面提升档案管理工作人员的素质水平，奠定档案管理工作人员基础。一方面要严格把关档案管理工作的招聘，考察其对档案管理的理解与基本档案技能要求掌握情况，保障录用人员具有档案管理要求的相应专业能力与心理素质、敬业精神等；另一方面要组织定期培训，促使档案工作人员技能持续提升，尤其各种新型技术手段更新变化快、管理方式更加多样化的今天，要切实制订档案工作人员学习计划，及时予以培训指导帮助，增强其实际档案管理能力，以更好胜任档案规划化管理工作。
3结束语
档案信息管理对每一个企事业单位发展都至关重要，档案管理工作看似简单实则不易，要在新形势下切实做好档案管理工作的规范化，需要从档案管理工作的规章制度、新技术手段、工作人员素质水平上下工夫，以深入增强档案管理的工作效率与质量。
引用：
[1]杨巍巍.试论如何促进新形势下档案管理工作的规范化[J].中国校外教育旬刊,2015(7):33-33.
档案管理的优势篇10
关键词：电力企业，档案工作，法制化建设
abstract:togovernthefileistodowelltheelectricpowerenterpriseisthebasicguaranteeofarchiveswork,isthearchiveslawgivesusthesacredresponsibility,alsoistheestablishmentofamodernenterprisesystemmustfollowoneofthestandards.
Keywords:electricpowerenterprise,filework,legalsystemconstruction
中图分类号：G271文献标识码：a文章编号：
在社会主义市场经济环境下，电力企业档案工作发展中存在的主要问题来自档案的管理和全员的法制观念及档案意识、思想观念、现代化管理的基础设施以及人员素质等方面的问题。这些问题的存在固然有着复杂的内、外在因素和管理上的因素，消除这些因素，也绝非一日之功。作为档案工作人员，我们更多地需要从自身寻找问题的答案，逐步地、理性地去面对、去解决，即使纯属于客观外界的一些问题，也应通过我们自身的努力，使之逐渐向好的方向发展。
一、加强法制化建设，提高全员的档案意识
坚持依法治档是搞好电力企业档案工作的基本保障，是《档案法》赋予我们的神圣职责，也是建立现代企业制度必须遵循的准则之一。从入世后我国市场化进程不断加快的宏观背景中，我们切身感到，随着社会主义市场经济体制的确立，电力企业已成为独立经营和参与市场竞争的经济实体。对于企业自身档案的管理，已不可能像过去那样通过上级主管部门的档案目标管理活动来实施和推动，更多的则靠企业依照法律规定自我约束来管自身的档案。这就需要企业必须切实加强自身的档案法制化建设，健全和完善档案管理的各项规章制度和管理措施，要大力宣传、贯彻、落实《档案法》，让《档案法》及各项制度真正深入人心，形成依法治档，有章可循的管理机制。同时，根据我国人世后加快产业结构调整、参与国际竞争的需要，在国内竞争国际化、国际竞争国内化的发展趋势下，企业间各种经济纠纷、涉外官司也会大幅增加。要想在各类法律诉讼中赢得胜局，企业档案是否完整，就成为首当其冲的一个重要环节。这将迫使企业要转变观念，重视档案工作。除此之外，由于市场经济是法制经济，随着企业法律维权意识的增强，档案意识亦将提高，从而有利于引导企业档案工作走向依法监督、依法治理的良性循环轨道，也有助于促进企业档案业务建设水平的提高。
二、强化档案服务意识，突出以信息资源为中心的管理，提高现代化管理水平
思想观念的更新必将带来档案工作自身改革的不断深入，电力企业档案管理的重要职责就是为企业的改革和发展提供优质高效的档案信息服务，企业档案部门只有面对现实，再大胆工拓创新，才能适应深化电力体制改革的需要。当前，世界范围的网络化和全球经济一体化浪潮正在改变着档案工作的服务方式、工作方式和利用方式。档案管理各项工作如果能够紧紧围绕着为企业的中心工作服务上出主意、想问题、做贡献，档案工作生存、发展的空间就会拓宽。否则，没有明确的目标和实现目标的强烈愿望，不与整个社会的发展接轨，档案工作发展的路子就会越走越窄。档案工作的本身是信息管理工作，档案部门赖以生存的基础是档案。新形势下为适应企业生存、发展需要，档案部门应充分利用室藏档案信息资源，突出以信息资源为中心的管理，做好档案信息的开发利用工作。但是，要真正做好这项工作，并非轻而一举之事，我们应从以下几个方面下工夫。1．建立良好的档案信息结构体系是开展信息资源管理工作的基础。只有结构合理、质量优化、种类齐全的信息体系，才能满足企业生产经营决策的需要。只有加强企业档案基础工作，才能优化室藏档案信息资源，为突出以信息资源为中心的管理奠定基础。2．把握服务对象关心的热点，主动提供档案信息服务，及时把握不同时期企业中心工作的关注点，并把这个关注点作为档案信息开发的着力点，在为企业经营决策提供准确、可靠的信息内容中，显示档案的价值。3．计算机网络技术的应用为档案信息资源开发创造了有利的前提条件。
三、坚持依法治档，依法管档，在常态管理中具备法制化意识
电力企业始终要坚持贯彻执行《档案法》等有关法律法规，以多种形式进行学习、宣传《档案法》、《保密法》及国家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。增强全员法制观念。同时提高档案及网络人员的政治素质、政策法规水平和业务能力，加强职业道德教育，增强敬业精神和主人翁责任感。坚持依法治档，依法管档。
档案是社会实践活动的历史记录，具有原始性和不可再生性。由于档案工作的特殊性质和工作特点，以及长期以来计划经济体制弊端对档案工作的影响依然存在，以及档案工作跟不上形势的发展等等，严重阻碍了档案事业的发展。为此，档案工作要适应时展的需要，要有所作为、有所创新，就必须摆脱自我束缚，实现自我超越，打破原有的传统习惯思维定式和障碍，采用多角度、多侧面、多层次的思维方式，运用创新和法制化的思维指导我们的创新实践。