档案系统管理办法篇1
作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。
电子档案概念的启用
信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。
档案移交的时间
档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。
对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”
移交与接收的流程
档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。
电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”
系统实现的难点
电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。
电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。
在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。
电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。
数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。
四性测试指标和系统实现方案。《办法》提出了在移交与接收过程中，交接双方都要进行四性测试。四性是指电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性，《办法》里用准确性代替了常说的真实性，主要是考虑真实性涵盖的范围太大，具体指标不太好设定。而准确性主要是指在移交档案的组织和交接过程中检验档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性。《办法》附件3的填写说明对四性检验的内容进行了简单的解释，在移交与接收的实际工作中，还需要对四性的具体指标进行细化，并由系统实现自动检测。
档案系统管理办法篇2
婚姻登记档案是婚姻登记工作成果的直接体现，没有婚姻登记工作便没有婚姻登记档案。虽然婚姻登记档案的形成需要婚姻登记机关与婚姻登记当事人共同参与，但从根本上说，婚姻登记当事人的参与是履行法律法规规定的义务，并进而享受与义务相等的权利。因此，婚姻登记档案的形成主体是婚姻登记机关，而不是婚姻登记当事人；婚姻登记档案不是个人所有的档案，而是国家所有的档案，是国家档案的一个组成部分。
一、加强婚姻登记档案管理工作的指导思想
民政部门必须以科学发展观为指导，坚持依法登记，依法行政，依法管理档案，这是必须遵循的基本原则。
(一)明确婚姻登记档案工作管理体制和工作职责，加强婚姻登记档案的管理
民政部门作为婚姻登记主管部门，应当履行婚姻登记档案工作职责。但过去由于没有这方面的具体规定，就全国来说，婚姻登记档案工作处于一种自发状态，无法进行有效的管理。制定本《办法》，就是要明确婚姻登记档案工作由谁主管，由谁指导，各相关部门应承担什么工作职责。体制和职责明确了，才能通过监督检查，切实加强对婚姻登记档案的管理。
(二)明确婚姻登记档案的管理方法，实现婚姻登记档案的规范化管理
婚姻登记档案在来源、内容、形式等方面与文书档案有很大的不同，不能完全套用文书档案的管理模式，必须结合其自身特点，并遵循档案工作的有关规定，在归档范围、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具体的规定，才能使各地婚姻登记机关按图索骥，形成统一规范的管理模式。这样，既便于今后的检查指导，也有利于建立统一的婚姻登记档案管理制度。
(三)严格遵循上位法，紧密结合工作实际，使档案管理具有可操作性
在我国的法律体系中，部门规章从属于法律、法规。因此，《婚姻登记档案管理办法》必须根据有关的法律、法规即上位法来制定，其具体规定应当符合上位法的规定或者规定的原则，不得出现不一致或抵触的情况。同时也要从工作实际出发，吸收工作中成功的经验，转化为具体的规定，使本《婚姻登记档案管理办法》更具有可操作性。
二、加强婚姻登记档案管理要有明确的目的
树立科学的管理思想，确定管理的目的，才能实现正确的目标。
(一)规范婚姻登记档案管理
婚姻登记档案数量比较大，而且形成于不同级别、众多的婚姻登记机关，如果没有统一的管理办法，婚姻登记人员和档案管理人员在工作中就无章可循，婚姻登记档案工作就无法正常开展。《婚姻登记档案管理办法》作为《婚姻登记条例》的配套规定，对于完善婚姻登记制度具有重要作用。该《婚姻登记档案管理办法》共18条，确定了婚姻登记档案的定义、婚姻登记档案工作的管理原则和体制；明确了婚姻登记机关的档案工作职责；规定了婚姻登记材料的归档范围和归档要求、婚姻登记档案的分类和整理方法以及保管期限：规范了婚姻登记档案的移交、利用和鉴定销毁工作。此外还针对婚姻登记档案的特点，设计了6个格式文件，作为办法的附件，以统一婚姻登记档案的整理模式。《婚姻登记档案管理办法》的贯彻实施，必将使我国的婚姻登记档案工作步入科学化、规范化的轨道。
(二)维护婚姻当事人的合法权益
依法缔结或者解除婚姻关系，是保护婚姻当事人合法权益的必要条件。婚姻关系是否依法缔结或解除，一是以婚姻证件为凭，二是以婚姻登记档案为证。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理婚姻登记过程中形成的原始记录，是婚姻当事人婚姻关系的真凭实证，又保存在婚姻登记部门或档案部门，具有绝对的真实性和合法性。所以，从工作实践来看，婚姻登记档案对于维护婚姻当事人合法权益的作用更为突出，主要是体现在以下三个方面：一是保证归档的婚姻登记材料齐全完整；二是保证婚姻登记档案的安全保管；三是保证婚姻当事人的查询利用，并保证其婚姻登记信息不被非法利用。
三、加强婚姻登记档案管理的科学依据
婚姻登记是结婚和离婚这种民事行为在法律上的体现，是促进婚姻家庭和社会和谐发展的法律保证。因此，进一步加强和完善婚姻登记档案工作是时展的要求，是依法行政的要求，也是人民群众维护自身权益的要求。
（一）依据《中华人民共和国档案法》。
《档案法》是国家关于档案工作的根本大法，婚姻登记档案工作的原则、要求、方法等规定都不能违背它。由民政部和国家档案局共同制定本《婚姻登记档案管理办法》，是根据《中华人民共和国档案法实施办法》第四条的规定：“国务院各部门经国家档案局同意，各省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”
（二）依据《婚姻登记条例》。
《婚姻登记条例》是规范我国婚姻登记工作的行政法规，其有关规定是形成婚姻登记档案的重要保证，必然要体现在本《婚姻登记档案管理办法》中。《婚姻登记条例》第十五条也规定：“婚姻登记档案应当长期保管。具体管理办法由国务院民政部门会同国家档案管理部门规定。”
（三）2003年9月24日民政部制定的《婚姻登记工作暂行规范》(民发[2003]127号)，既是对《婚姻登记条例》的细化，也是对婚姻登记程序和内容的规定，特别是其中的制式文件，更是婚姻登记档案的主要来源。因此，本《婚姻登记档案管理办法》中的一些专用名词和程序规定，也参考或借用了《婚姻登记工作暂行规范》中的内容。
四、坚持婚姻登记档案管理的基本原则
《中华人民共和国档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”统一领导、分级管理表现在三个方面：
(一)档案行政管理部门的统一领导和分级管理
《中华人民共和国档案法》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这就是说，国家档案局对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的监督和指导。省、地(市)、县档案局可按照国家有关档案工作统一的规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，监督和指导本地区档案工作。
(二)各系统专业档案工作的统一领导和分级管理
国务院各部门和省、自治区、直辖市人民政府各部门，主管着全国或全省、自治区、直辖市的一个部门的工作，与其下属各单位和组织形成一个系统，每一个系统的档案工作都有其特殊性，每一个专业的档案也有自身的特点。因此，各级档案行政管理部门既要对各个系统、专业档案工作进行宏观上的监督与指导，同时也要通过各专业主管部门来制定一些具体的管理制度和办法，并通过各专业主管部门的档案机构加强对系统专业档案工作的监督和指导。1991年5月30日国家档案局的《关于中央、国家机关档案机构主要职责与业务管理权限的意见》中明确规定：“中央、国家机关的档案工作，在国家档案行政管理部门‘统筹规划，组织协调，监督和指导’下进行”，“某些行业管理较强或专业档案特殊的中央、国家机关档案机构，经国家档案行政管理部门审定同意，制定本系统、本行业、本专业或某些专业档案的管理办法、规章，以及档案业务标准和技术规范等文件”，“中央、国家机关档案机构对本系统、本行业、本专业的档案工作进行监督指导时，应注意与各级人民政府的档案行政管理部门配合、协调一致”。这说明，行业主管部门和国家档案行政管理部门共同对专业档案工作实行统一领导和分级管理，行业主管部门承担具体的领导与管理职责。
(三)乡(镇)人民政府的档案工作
档案系统管理办法篇3
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：tp393
文献标识码：a
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
档案系统管理办法篇4
【关键词】办公自动化;海洋档案管理;应用;存在问题应对方法
随着网络技术和信息技术的发展，各涉海单位行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得海洋档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。
一、办公自动化
办公自动化也叫办公室自动化，源于英文officeautomation，缩写为oa，是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化利用计算机等现代技术设备来处理信息和办公室工作，实现了信息的自动发送、传输、接收和存储等，从而加快信息的流动，增加信息的真实、可靠性。
二、办公自动化系统在海洋档案管理中的应用
海洋档案包含的种类非常繁多，不但包括对海洋水文、气象、地质等领域的基础研究，还包括像海洋资源开发、海洋权益保护等应用研究。因此海洋档案的管理对于涉海单位来说是非常重要的。海洋档案oa系统信息化建设是指通过计算机技术、网络技术和通信技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行数字化的整合，形成一个数字化的管理平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高海洋档案工作的信息化、现代化管理水平。
（一）电子档案的收集应用。在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，需要应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把电子档案以统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。
（二）工作流程的信息化应用。通过对海洋业务开展过程进行分析，根据现实业务情况，应用信息化技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应检索查看的应用进行开发，对电子档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等，高效地分析处理。为了更好地对电子档案进行管理，要加强管理流程建设，分清工作人员的权责和工作标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。
（三）信息化检索的应用。在电子档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中检索出需要的文件档案，以方便使用。因此对于oa系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配文件搜索和检索的需要。
（四）办公信息化输入的应用。要实现oa系统在海洋档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提高档案管理信息的时效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入单位的日常业务运行过程中，然后运用oa系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。
三、办公自动化系统在海洋档案应用中的特点
（一）有效地提高海洋档案管理工作的工作效率。根据涉海单位各部门功能和作用的不同，海洋档案可分为科研、监测、观测、文书、人事、会计、基建和实物等，涵盖业务、人事、财务、基础建设等影响单位运作和发展的多个方面。办公自动化系统的应用对单位各部门之间的职能、工作人员、工作程序等方面产生较大影响，冲破了传统的人工操作的束缚，将档案管理工作程序趋于科学化、合理化，极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，提高了工作效率和质量。
（二）在特定范围内实现了资源共享。办公自动化环境下利用计算机技术，使得档案的管理更加科学化、规范化，最大限度地提高了档案利用率和利用工作的质量，同时能够保证较高的检索率，摆脱了空间的限制。也能够对其它部门的工作动态和档案管理信息动态通过网络实现。另外，办公自动化系统中对档案的使用设置了一定的权限，增强了档案的安全性。
（三）有利于电子文件稳定保存。办公自动化中形成的电子文件，是记录信息、传达信息、留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比，有着体积小、寿命长、便于保存等优点。我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便便捷，便于备份，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。
（四）海洋档案存储方式多样化。办公环境下海洋档案管理的存储方式从原来的纸质转向文本、图像、影像或者声音等多种实物载体，这不但缩小了存储档案的空间，还增加了档案存储范围和内容，并延长档案寿命，便于使用。
四、办公自动化系统在海洋档案管理应用中存在的问题
（一）缺乏归档管理制度。现有的海洋办公自动化系统，从电子文件的生成到归档，在管理方法和制度上都很混乱，造成工作职责不明确。由于缺乏具体的归档管理制度，归档方式、归档要求、归档程序等没有明确规定，不仅使归档工作具有较大的随意性，而且还将影响到整理、保管、编目等一系列后续工作的开展。
（二）电子文件的形成与归档脱节。目前，许多涉海单位已建有oa系统，但是多数单位的档案管理系统与oa系统的连接方式未能建立，呈现“信息割据”“文档断流”的局面，而办公自动化系统并不属于档案管理部门内部的工作，导致电子文件管理与电子档案管理系统均是孤立的、相互脱节的，不能形成一个有机的整体，档案管理部门处于被动地等待电子文件归档的状态。
（三）档案管理人员的整体素质有待提高。目前海洋档案管理人员的计算机应用水平相对缺乏，对各种现代化办公设备的掌握使用情况也是参差不齐，很少有人能在oa系统中将该归档的电子文件采用电子加密或数字签名技术进行归档。再者，大部分归档人员对电子档案保存的安全防范意识不够，对电子文件备份及自用机器的防毒杀毒等观念淡薄，由于电子文件对软硬件设备的依赖性极强、不能直读、内容容易更改、数据容易丢失、容易受病毒侵害和自然灾害影响等因素都会给电子文档的安全保护和长久保存带来很大的威胁，一旦计算机管理系统崩溃，将会造成极大的损失。
五、办公自动化系统在档案管理应用中的应对方法
（一）明确电子文件归档要求，制定完善归档管理制度。1.电子文件形成部门随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，填写《归档电子文件登记表》。2.归档电子文件按照“件”进行管理，逐件编目。3.档案室对归档电子文件进行原始性、真实性、有效性和完整性鉴定及检测。此外，由于电子文件使用文件信息内容、内容记录载体以及电子文件内容所依赖的计算机软、硬件系统组合而成的，归档前必须要检测文件信息模式、记录载体有无感染、有无损坏以及软件与硬件平台技术条件是否一致等，这样才能实现归档后的电子文件内容在保管期限内能够正常显示和被利用。
（二）做好办公自动化系统档案管理系统的功能需求分析。从oa系统和档案管理系统自身特点入手，充分考虑文件处理系统的业务流程，做好电子文件各个阶段的系统需求分析。为此，涉海单位应建立三方团队，即oa系统及档案管理系统开发商、单位信息技术部门、档案管理部门相关业务人员，除了在技术上进行密切合作之外，更要按照海洋档案归档管理的要求和特征进行系统的规划和统筹安排，避免出现档案管理的需求与技术脱节，把oa系统和档案管理系统进行有效地对接，实现文档一体化管理目标。
（三）提高档案管理人员的综合素质。随着海洋事业的不断发展，涌现了大量新的内容和技术，海洋档案数量随之增加，信息不断丰富，管理方法更加科学化，这对档案管理人员的素质提出来更高的要求。因此，涉海单位应当加强对档案管理人员的培训，为其提供更多的学习机会，从而加强档案管理人员的综合素质。在加强理论知识和专业技能培训的基础上，制定配套的考核制度，激发管理人员工作的积极性，贯彻落实海洋档案管理的各项工作。
六、结语
从档案的工作内容来说，加强海洋档案管理工作就应该与现代技术相结合，目前，0a办公自动化系统在海洋档案管理中的应用，提高了档案管理的效率，提升了档案工作的信息化水平。因此，在今后的海洋档案管理工作中，要针对办公自动化在海洋档案应用中的特点，具体分析海洋档案工作中存在的问题，不断总结经验，提出相应的改进策略，提高海洋档案管理水平，最大程度地服务于海洋事业的发展。
【参考文献】
[1]樊李荣.办公自动化对档案工作的影响及对策[J].兰台世界，2010（12）.
档案系统管理办法篇5
1电子文件与电子档案集成管控体系建设的必要性
1.电子文件完整归档、长期保存的迫切需要
随着办公自动化的全面推行，企业协同办公系统（以下简称oa系统）已经形成向上衔接主管部门、向下贯通权属单位的多级自动化办公系统，企业收发文的接收、登记、提交、流转、办理全部通过oa系统完成，实行无纸化办公，以提高公文管理水平和办事效率，随之而来的是巨量增加的电子文件如何保存和利用的重大难题。由于受到oa系统管理权限的制约，档案人员只是oa系统的普通用户，只能看到由自己办理的文件，无法清晰地掌握oa系统形成的全部电子文件的数量，加之档案收集、归档滞后于文件管理的现状，档案人员根本无法保证应收尽收、应归尽归。因此，建设从电子文件形成到销毁全程监控的电子文件和电子档案集成管控体系，对电子文件的形成、流转、收集、整理、归档、检索、利用等环节实行全程监管和记录，解决档案管理滞后文件管理的问题，是在当前自动化办公环境下，确保电子文件完整归档、长期保存的有效手段。
2.深入开展企业档案信息化建设的强烈要求
企业馆藏档案数字化建设已开展多年，档案目录数据库和原文数据库规模巨大，机读目录和数字化电子文件数量庞大，同时，企业档案管理系统以档案馆为中心，纵横分布于企业各部门及下属单位，系统具有档案著录、编目、整理、统计、检索、监督指导、报表生成、原文管理、信息共享的各项功能，为企业档案信息化建设奠定了坚实的基础。然而，由于档案系统与oa系统的脱节，电子文件在线归档一直无法实现，文管人员不得不把oa系统中的电子文件打印成纸质文件，再数字化转换成电子文件，挂接到对应的著录条目，这种操作，造成大量重复劳动，而且使整理归档工作更加复杂、繁琐，这既不符合提高工作效率的要求，更严重有悖于档案发展趋势，严重阻碍了企业档案信息化建设的深入开展。由此可见，按照统一的标准，搭建oa系统与档案管理系统的数据接口，实现电子文件在线归档、自动著录，档案管理直接共享oa系统中电子文件形成的劳动成果，是深入开展企业档案信息化建设的强烈要求。
3.电子文件与电子档案集成管控切实可行
一方面，企业以档案馆为中心多级分布式档案管理系统，功能强大、操作简单，电子文件管理高效，电子档案的规范化、网络化管理水平较高。另一方面，企业无纸化办公的推行，所有业务都通过oa系统审批办理，从文件传输、行政办公到公文管理，各类流程设计捷流畅，审批承办高效快捷。oa系统的初步设计，已考虑到电子文件的归档需求，即预设了归档功能，功能设计上完全满足电子文件在线归档的需要，而目前仍无法实现，完全是因为两个系统的孤立，缺失中间桥梁。可见，公文管理和档案管理的业务现状，各自都为电子文件与电子档案集成管控打造了良好的平台环境和管理基础，只要建设电子文件归档管理系统，搭建oa系统与档案管理系统的桥梁，就可以轻松实现电子文件在线归档，实现电子文件与电子档案集成管控。
2电子文件与电子档案集成管控体系架构及流程设计
电子文件和电子档案集成管控体系，即是以电子文件安全保管、完整归档、有效利用为目标，从电子文件形成、流转、存储、利用、整理归档、销毁等环节中进行规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的多个系统协同、高效运作。因此，要实现电子文件与电子档案集成管控，必须具备完善的体系架构和简捷的流转程序。
1.集成管控体系架构主要由四大系统组成，一是电子文件形成系统（oa系统）；二是电子文件归档管理系统；三是电子文件管理系统；四是电子档案管理系统，这四大系统肩负着对电子文件从形成到利用的全程管理，各自独立，又相互制约。其中，oa系统是电子文件的形成系统，自动记录文件起草、审核、签发、办理的全过程，是控制电子文件质量的关键；归档管理系统是电子文件在线归档的核心系统，是连接oa系统与电子文件管理系统、电子档案管理系统的桥梁，具有捕获电子文件元数据、自动著录关键著录项、即时移交电子文件全文的功能；电子文件管理系统是对归档的电子文件进行整理的平台，文件管理员按照档案整理规则对自动生成的著录条目进行修改、添加、删除、合并，对电子文件进行鉴定、分类，并对整理完成的电子文件全文及其著录在线移交，从而实现电子文件向电子档案的转变；电子档案管理系统是对移交的电子文件进行审核、接收、归档、保存、检索、利用的管理系统，是电子文件的最终归宿。
2.在集成管理体系框架结构中，电子文件主要按以下流程运动：通过“归档”功能，电子文件从形成系统归档到电子文件管理系统，经过整理的电子文件及其著录，通过“文件移交”功能提交“移交申
请”，经专职档案员审核，没有保存价值的电子文件被拒绝后仍保留在子文件管理系统，以文件的身份进行管理，同意接收的电子文件及其著录，则正式移交到档案管理系统，归入馆藏，成为馆藏档案，开始行使电子档案保存、检索、统计、借阅、利用等一系列功能。
3电子文件与电子档案集成管控的标准规范
电子文件与电子档案集成管控能否达到预期的效果，关键在于集成管控体系的功能设计和参数配置是否满足公文管理和档案管理的需要。首先，不同文种的电子文件格式、版头、版记、发文机关标志必须符合《党政机关公文格式》（GB/t9704-2012）、《版式电子文件长期保存格式需求》（Da/D47-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（Da/D46-2009）的要求；其次，文件表单样式、项目内容的设置必须符合《党政机关公文处理工作条例》、《电子文件归档与管理规范》（GB/t18894-2002）的要求。因此，只有在电子文件形成系统中规范设计电子文件版头、版记、发文机关标志，准确配置电子文件元数据参数，正确设计电子文件在线归档各项功能，才能确保电子文件归档管理系统能够从电子文件形成系统中准确、完整地捕获电子文件元数据、在电子文件整理系统中自动著录关键著录项、向电子文件整理系统即时移交电子文件全文。
4人是影响电子文件与电子档案集成管控效果的关键因素
在各种模版、元数据都已规范、准确地嵌入文件形成系统，各种流程都已按规则固化到流程各环节中时，各环节上人员的管控质量将直接影响电子文件与电子档案集成管控质量和效率，成为影响管控效果的关键因素。一是，总部机关各部门及权属单位发文质量直接影响归档电子档案的质量。由于各类发文要经文件起草人、部门负责人、审核人、签发人、复核人对文种、格式、人名、地名、时间、数字、引文的准确性进行层层把关，确保制发的公文符合要求，其中任何环节出现偏差，都将直接把问题留纷给下一环节，从原始稿、修改稿直至定稿，将直接影响电子文件质量，如果驳回重新提交，则将影响整个体系的运行效率。二是，文书人员表单填写的准确与否，是影响电子文件在线归档质量的关键。由于归档管理系统需要从表单项目中采集电子文件元数据（包括来文单位、文件题名、文件编号、形成日期等重要信息），任何一项填写不规范，都会造成归档管理系统捕获的元数据失真，无法准确反映电子文件全貌。另外，纸质文件的数字化转换质量，如数字化页面清晰度、整洁度、完整性也将直接影响后序电子档案质量。三是，部门兼职档案员，对电子文件的价值鉴定、分类、保管期限划定，著录的审核、添加、删除、整合，著录项的检查、修改、完善等、专职档案员对移交的预归档电子文件的审核验收，都将直接影响电子档案著准确性和电子文件完整性。
5电子文件与电子档案集成管控的优势分析
1、电子文件质量得到保障，实现劳动成果共享
首先，电子文件从起草、审核、签发、流转的每一环节都有严格的控制，层层把关，在技术条件充分保障的基础上，只要各个环节上的管控人员严格把关，细心审查，最终形成的定稿一定是质量合格的电子文件；其次，只要文书人员准确地填写表单，归档管理系统就能捕获到真实、完整的元数据信息，保证自动生成的关键著录项内容准确无误；再次，电子文件从起草到归档的全过程，都有详细的流程记录，文件管理员通过查看流程记录就可以对文件的形成、流转、办理结果一目了然，从而判断电子文件的真实性、完整性。由此可见，归档管理系统自动生成的著录项（包括责任者、题名、文号）、即时移交的电子文件全文（包括定稿、表单、原始稿、历次修改痕迹和流程记录），完全可以保障真实、齐全、完整，这大大减轻了文管人员对电子文件质量和著录质量鉴定审查的压力，同时，由于已自动著录和移交电子文件，文管人员不必再进行人工著录、扫描，现成的电子文件可以直接归档，减少了大量不必要的重复劳动，生成电子文件的成果直接转化成归档成果，实现劳动成果共享。
2、实现文档一体化管理，公文和档案管理的整体协调性、连续性、完整性不断强化
建设电子文件与电子档案集成管控体系，推动公文和档案实现流程化、系统化、信息化管理，遵循文件资料“谁承办、谁整理、谁归档”的原则，电子文件整理归档是由形成部门或承办部门完成，文件管理员是保证电子文件归档齐全性、完整性的关键角色，电子文件正式移交归档前的鉴定、整理、修改、完善著录项目、确定保管期限、编排归档顺序等工作，都是在档案部门的指导下，由文件管理员来完成，而且，在电子文件的利用中，文件管理员有很高的权限，可以同时从oa系统和电子文件管理系统查阅已归档的电子文件，文件管理员对电子文件的管理，向后延伸至对电子档案的管理，而档案馆对电子文件质量的控制向前延伸至电子文件形成系统设计阶段提前进行电子文件元数据参数配置，文件管理和档案管理之间的融合越来越紧密，公文和档案管理流程更加协调、连续。
参考文献
[1]陶水龙.文件归档模式与档案移交接收流程设计[J].中国档案，2015（6）
档案系统管理办法篇6
一、办公自动化系统和档案管理系统对接的必要性
高校电子文件主要来源就是办公自动化系统，但是电子文件的多样多样性、易更改性、结构的复杂性和对系统依赖性等一些特殊性，使得在对电子文件的管理方面出现了许多不规范的现象。当前，将oa系统与档案管理流程能够统一起来不多，特别是早期两个系统各自发展，许多公司开发的是各自独立的oa系统和档案管理系统，很少统一设计，统一建设。办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，电子文件到了归档这一步，其原始性、产生的过程、保密性都不能达到档案管理归档要求，导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段，无法实现oa系统数据库和档案信息数据库的共享。所以连接好oa系统和档案管理能够通过网络对电子类的文件进行系统、科学的保持以及记录，在及时快速的对电子文档保存、归档，保持所有文件的真实性和完整性，使得原始的电子文件不会无缘无故丢失。
二、高校oa系统与档案信息管理一体化建设需求分析
1.全文对接需求。将oa里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”。“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿（或者传阅登记表）、正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件。
2.协同办公管理需求。通过一体化管理的相关处理可以对oa中的已有数据信息进行提取和重新组合，达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据，从而减少冗余操作，提高档案管理工作的效率和质量，同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。在归档纸质版资料的打印方面，文件管理员可以直接在oa打印传阅表或者签发表、正文所有附件内容、文件办理情况文档。打印的效果要求公文涉及的红头和落款公章以及领导签名跟原版保持不变。
3.稳定性和安全性需求。在数据的转换和传输过程中，必须保证oa系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性，既确保两系统原有数据的安全，不影响原有数据库的正常工作，又能保证数据传输过程中的安全，确保公文信息的准确性，不影响档案工作的根本属性。
三、办公自动化系统与档案管理系统对接的方法与措施
1.以“文件生命周期理论”作为oa环境中文件与档案流程设计的指导理论。“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件―档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件―档案全过程管理的基本理论。事实上，文件与档案都是文件在生命周期中的某个阶段的表现形式，文书流转和形成档案的过程中，有许多重复信息和操作环节。文件生命周期理论符合现实工作中对文件和档案的一体化管理，使oa环境中的文件与档案管理流程，得到重新组合设计，使办公信息流得到完整衔接，也保留了文件产生的完整、清晰的过程，有助于提高档案的完整性和检索率，充分提高学校档案资源充分开发和利用的综合能力，实现了档案的资源共享最大化。
2.规划设计一套完善的文件与档案管理流程。对于学校的电子文件，其数量非常巨大，有关于学生的，有老师教学的，有行政办公的等等，所以这些文章在各个部门都以不同的形式被管理着，很多都毫无规范，所以对如此杂乱的文件进行整理归档很重要。从电子文件的形成、鉴定到保管、利用等每个环节，以制度、工作流程以及各督办环节建立起一套完整的体系，而且要责任到人，互相制约，进行有效的监督。当中最重要的就是制定好适合本单位使用、具体的可操作的电子文件归档与管理标准。在设计办公自动化系统与档案管理系统对接，将oa里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”里，“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿、传阅登记表等，正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件）。文件在oa系统里流转完毕后的数据对接档案管理系统，要抓住以下两个重点：一是oa系统流转后，文件本身以及产生过程的数据要完整地转入到档案管理系统中，并能够对着相应字段，放到不同的档案类型及其相应数据项位置上，实现文档一体化管理的功能。如所有办公室形成的公文及其产生过程中拟文、修改、审核、会签、签发等等有关数据项共同归置于行政类的档案及其相应的位置上，而教务处形成的教学各类文件及二级院系数据项则在教学类档案及其相应的位置上。二是要将相应的正文完整地转入到档案管理系统中。所有oa系统中的应归档文件的每一条具有上述数据内容的记录，都应按排列次序由oa系统自动生成归档数据文件，要包括年度、文号、题名、责任者、正文内容、保管期限、案卷号、部门、附件等，就可以将oa系统产生文件及其相关数据实时转入到档案系统。
档案系统管理办法篇7
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大eRp各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大eRp建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大eRp系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大eRp系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《eRp系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大eRp系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及it耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
档案系统管理办法篇8
1办公自动化环境下档案管理工作的新特点
1.1对档案管理的标准化、规范化要求更高档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求，①将需要录入的档案资料进行规范化的录入，②面对整理完毕的档案，如何进行流程化维护操作。通过网络平台实现的档案管理工作，每一个操作环节都体现了档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就需要明确档案管理流程中的所有环节，对各档案管理部门的职责要求、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。
1.2强大的文档检索引擎，档案的利用率更高办公自动化实现了数据的一次输入多次利用。在档案管理人员完成文件的拟写、签发、编号、著录、等工作后，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统强大的文档检索引擎可以实现多种查询检索功能，提高了检索准确性，提升了工作效率。可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等，使档案检索利用变得更加快捷、高效。
1.3信息资源整合，一体化应用程度更高
1.3.1办公自动化催生了新的文件类型--电子文件，淡化了文件与档案的界限，所有电子文件都是在相应信息系统里直接生成，文件的分类、存储和浏览变得有序且容易管理。同时，借助计算机进行管理，实现了文件和档案的多途径检索和一次性输入、输出，达到文档内容的资源共享，解决了档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况。
1.3.2电子文件的归档管理工作需要多方的参与，共同完成，主要涉及档案管理部门的归档管理、文件生成部门的前期管理，以及信息技术部门的技术支持。其中，脱离了任何一个部门，归档管理工作都难以完成，这就使其成为一项系统性的工作。
2办公自动化环境下档案管理工作的新要求
2.1建立统一的标准，规范文档管理体制档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。在单位内应实行统一领导，统一规划，明确文件处理、归档管理流程和著录要求，统一电子文件格式。健全和完善档案管理操作流程和操作步骤，将档案管理部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案管理部门的工作职责，确保从电子文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案管理部门的统一监督指导下进行。
2.2加强信息资源共享，完善现代化信息管理网络很多档案管理部门往往只关心档案管理系统的建设，却没有很好的参与本单位其他管理信息系统的建设，导致其他信息系统的文件格式、文件归档、目录生成等无法满足档案管理系统的归档需求。同时，档案信息资源也不能很好的共享给其他信息系统，最终形成一个个"信息孤岛"，信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
因此，我们在进行系统设计时，必需充分认识到文档一体化的重要性，统一规划、统一设计。选用具备更好的兼容性、灵活性和开放性的软件系统，并对相关技术标准进行规范，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等，确保各系统之间能够互相兼容、资源共享、平滑流转。
2.3提高档案管理人员综合素质，建设复合型管理队伍办公自动化环境下，文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、传递和利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的规范管理，而且要掌握计算机操作技能及网络安全防护知识，以确保档案信息的有效性和完整性。同时，信息技术人员也必须全面了解和掌握相关的档案管理知识，由此才能更好地与档案管理人员相互配合，共同探寻文档一体化管理的有效措施，为办公自动化环境下的档案管理开创新局面。
3总结
总之，办公自动化应用的不断深入，为档案管理工作的变革创造了契机。档案管理部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，探寻与本单位相关管理信息系统相结合的创新方式，整合信息孤岛，凸显一体化应用的优势，让档案管理系统发挥最大的作用。
参考文献：
[1]肖秋惠.档案管理概论[m].武汉：武汉大学出版社，2009.
档案系统管理办法篇9
1、产生的背景
资料共享系统是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指导思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系统的现有基础上，为进一步提高我局房产管理的效率和对外服务质量而提出的新的系统项目。资料共享系统项目的提出是社会大背景和局系统工作现实情r相互作用的结果。
随着电脑的普及和网络技术的迅猛发展，办公自动化也以前所未有的广度和深度向前发展，在办公自动化的这一进程中，政府机关、事业单位无疑在其中扮演着主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，这是长期以来政府所追求的目标和一直努力的方向，也是长期以来广大群众所关注的问题。而在这种社会大背景下，房管系统却存在这样一种工作现状：本来，房管系统的整个业务工作基本上是以工作流的形式在进行的，好比一条多个节点串成的线，系统内各个单位就是组成这条线的多个节点中的一个，理论上说，对于某一节点取得或产生的要素，其后一环节或其后多个环节都可继承过来并加以利用，倘若多个节点多次获取同一要素，那看来就是一种重复。然而，从工作流的角度看，目前房管系统内各项业务工作基本上是分割开来的，系统内各单位之间甚至单位内各部门之间对于同一资料都是进行多次收取，而对本系统内产生的审批结果也是要求业务申请者提供的。正是在这一背景下，局里面提出了构建资料共享系统，实现“一次收件，全局共享”。
2、具体模式
简单说来，就是通过对收件资料和审批结果材料的扫描和补扫描，形成电子影像，各单位受理业务时通过查询，调阅电子影像和比对相关信息，获取自己所需信息，从而实现资源的共享和办公的自动化。
从界面设计和操作方法看，资料共享系统是以杭州市住保房管局信息管理系统辅助业务系统的身份加以定位的，因而它基本上延续了《杭州市住保房管局信息管理系统》的界面设计规范和操作方法。
2实现文件资料共享后档案管理模式的转变
1、减少档案管理的被动性，走出档案馆的围城
杭州市房产档案馆目前对档案的接收缺乏长期规划性、完成任务性色彩较浓。尽管在每年的馆工作计划中对档案接收的具体内容都有表述，但基本上都是从完成工作指标的角度考虑的，缺乏对增加馆藏内容、丰富馆藏层次以及是否有利于档案馆长期发展的思考。此外，由于缺乏相应的规范要求和业务指导，档案馆对档案的接收，要么是移交单位移交多少档案馆就接收多少，而且对进馆档案整理质量不作要求，这样势必造成大量无序和重复资料的进馆，从而给档案的后续整理带来诸多困难和不便；要么是档案馆派人到移交单位，帮助整理好以后再做移交，这种做法有其好处，但前提必须是档案馆有充裕的人力和时间。
档案馆是文件资料共享系统项目的主要参与者之一，做了大量的前期调研工作。在调研过程中，档案馆不仅通过本馆资源对档案本身进行研究，而且还深入档案形成的各单位进行实地调研。通过调研，我们不但对整个房管系统的业务流程有了比较全面的了解，也对整个房管系统的档案类型及档案的来源（即档案产生、发展和最终形成的全过程）有了更为全面、深入的了解。这就为我们下一步对档案的分类、档案的组卷等进行研究并做出相应规定打下了基础，有利于我们对档案的管理。同时，文件资料共享系统项目对于资料的扫描、对于资料的立卷归档都做出了要求，这就有可能使得档案从其形成起就步入规范化的轨道，这不仅有利于档案资料形成单位对其档案资料的管理，也为档案馆今后工作的开展赢得了主动。文件资料共享系统是一个契机，它将促使我们工作的方向从目前以进馆后的档案管理为重点转变为今后对进馆前档案和进馆后档案管理两者并重的局面。这就意味着，档案馆必须更多地从馆内走出去，将触角延伸到馆外，加强与系统各单位之间的交流与沟通。
2、档案管理向统一、规范化的方向转变
文件资料共享系统是将局系统内各单位联系起来，把各个业务办理置于统一框架之内进行考虑的，这就要求档案管理也应走向统一化、规范化。
（1）统一化管理规范的出台
实行档案的规范化管理是实现档案管理工作现代化的前提和基础。随着科学技术的发展，为了统一档案工作标准，防止档案管理上的混乱，必须用档案管理的规范手段来解决这些问题。为此，我们可按统一标准、统一规则、统一标符、统一的检索语言、分类方法进行操作，使档案工作达到协调统一，以便在整个局系统范围内推广使用。
目前，以局名义发文的正式的档案规范性文件主要有如下几个：《文书档案整理规则》和《关于文件材料归档与不归档范围的规定》。从数量上说是少的，涉及的档案类别也是十分狭窄的。此外，档案馆还拟定了部分馆内使用的档案规范性文件，如商品房预售许可证、拆迁许可证等业务档案的立卷办法。总体上说，档案馆对于有关档案规范性文件的工作还亟待加强。文件资料共享系统建设过程中以及建成后，必然要求大量规范性标准的出台，其中涉及到档案管理方面的主要有：档案的分类规则、各类档案的立卷归档办法和有关电子影像的质量标准、组织要求及移交办法等。因此，在今后的工作中，必须加强档案规范性文件的研究与拟定，以使整个局系统的档案管理纳入同一框架之内。
（2）业务指导的提升
要使档案管理走向统一化、规范化，光出台相应的管理规范是远远不够的，还要求档案馆做相应的推广和解释工作，这就涉及到一个业务指导的问题。客观上说，到目前为止，业务指导仍是档案馆工作的薄弱环节之一。文件资料共享系统建设过程中和建成后，对档案馆业务指导的要求是不断提高的：一是要求档案馆出台更多档案管理规范并对其做出解释；二是由于文件资料共享系统是电脑程序为基础构建起来的，因此要求档案人员有更高的素质，不仅要具备一定的档案知识，还要具备一定的现代化思想、掌握一定的现代化设备和技术。为此，一方面，档案馆工作人员必须不断加强业务学习，努力提高自身素质；另一方面，档案馆也要加强对工作人员的业务培训，以使档案管理人员向知识化方向发展，成为复合型的人才。
3、档案实体管理进一步向信息管理的转变
所谓档案实体的管理，就是遵循全宗原则，对档案原件实行集中、有序的质量和安全管理，主要包括档案的收集、整理、b定、保管四个环节。在这种管理模式下，传统的手工方式是最主要的管理方式。所谓档案信息管理，就是以档案信息与载体的分离为前提，物的概念弱化，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。在这种管理模式下，电脑自动化管理成为最主要的管理方式，而信息技术则转化成为提升档案管理效率最直接的要素。档案信息管理的对象是电子档案，电子档案的来源有两个：一个是数字化的档案，所谓档案的数字化，具体来说就是将档案的目录信息输录进电脑和把纸质档案扫描成电子影像存入电脑。另一个是办公自动化条件下产生的大量电子文件。在目前电子文件合法性还存在较大争议的情况下，电子档案主要还是来源于数字化的档案。
目前，除了历史档案，档案馆已经将绝大部分房产发证档案数字化或半数字化（即只实现了档案目录的电子化，而尚未实现纸质内容的电子化），这就为档案从实体管理向信息管理过渡创造了较好的条件。从档案利用的角度看，目前档案馆是手工调档、实体调阅与电子调档、电子影像调阅两种方式并用，但重心逐渐向后者偏移。总体说来，目前档案馆正处于实体管理向信息管理过渡的时期。
档案系统管理办法篇10
【关键词】档案管理；电子数字化；管理模式；系统软件；优势；功能
档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。
一、档案管理现状
在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。
然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。
因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。
二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势
1.提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。
2.能够更好地开发档案内容信息
应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。
3.更好地实现档案保密功能
一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。
三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能
1.收文登记
文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。
2.发文登记
可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。
3.组建档卷
可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。
4.公文查询
可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。
参考文献：