档案管理概述篇1
1档案一体化系统概述
在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。
2档案一体化管理基础
在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。
3文档一体化管理思路
3.1文档应用系统设计思路
在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。
3.2文档一体化管理的互动要求
在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。
3.3工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。
3.4业务处理的自动性
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率。同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
档案管理概述篇2
【关键词】档案管理信息化建设对策
一、人事档案管理发展信息化建设的意义
在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。
结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。
二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析
在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：
1、人事档案管理信息化建设发展不均
由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。
3、信息化建设成本较高
软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。
4、档案信息安全形式严峻
档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。
三、人事档案管理发展信息化建设对策
通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：
1、加强信息化建设的投资力度
档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。
2、加强专业人才培养力度
人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。
3、完善档案信息化管理的安全系统
一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。
四、总结与展望
总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。
参考文献：
[1]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.
[2]邵海燕，陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J].沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.
[3]朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报，2012，10：201.
档案管理概述篇3
首先是信息化时代的必然要求。在信息化时代，人们对各种时效性强、价值高的档案信息的需求量越来越大，而如果医院未建立档案信息化查询系统，庞大的资料库根本无法满足信息需求者的查询要求，更谈不上使用效率了。其次是提升现代化管理水平的根本途径。随着医院现代化的发展，对信息资源的需求越来越多。然而医院方面虽然在档案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意识、设备、技术等方面条件的约束，实际的工作效率并不高。要想解决这一问题就必须更新传统意识、改革管理方法、更换技术设备，从繁重的体力劳动中解脱出来，花费更多时间和精力研究和提升信息化管理水平。最后，医疗事业可持续发展的不竭动力。医疗事业是一项造福人类健康的伟大事业，从事这项事业要有长远的发展眼光。医疗事业的发展需要大批的建设人才，而档案管理就是为了充分掌握人才的资料，从而合理运用人才，发挥人才的重要作用，实现医院事业的可持续发展。总之，档案管理信息化是非常必要的，不仅有利于医疗卫生系统的发展，为医院造就大批人才，还能够优化信息资源，并延长档案的寿命。
二、推进医院档案管理信息化的具体措施
（一）加强档案软硬件基础设施建设
有许多医院的档案资料仍然是纸质或照片形式存储，这种传统的存储方式对空间、温度、通风以及防火条件等有严格的要求，这种方式的资料存储时间短且存在不安定因素，一旦出现火灾、地震等自然因素，很容易丢失重要的资料。利用信息化存储就能有效避免这种现象，一张硬盘甚至能装下一个图书馆的全部资料，这样就解决了存储空间的问题。为了档案的安全，还可以设置镜像站或选择在互联网服务器上储存，这样安全性就大大提高了。对此，医院要尽快完成计算机、网络、存储及录入系统的建设。
（二）大力推动医院档案数字化工程
我国大部分是公立医院，都有几十年的发展历史，而以往积累下来的资料仍然是传统的纸质或照片，不易保存且检索困难。对此，医院要加大档案数字化的进程，将这些资料利用先进的录入工具转变成数字化存储格式，进而解决传统存储的一些弊端。当前，利用影像录入的pDF格式文件占用存储空间小，而且便于检索，可利用专用软件进行文字的复制和粘贴，是非常值得医院运用和开发的。
（三）建立科学化的信息检索体系
医院要开发高效的检索工具，实现模糊检索、多关键词检索以及多范围、多角度的检索。检索工具的开发可借鉴一些知名的数据库模式，如知网，它的检索系统就是十分高效的。另外，还要充分利用互联网的检索功能，将资料上传于互联网或通过局域网让工作人员随时随地都能检索到需要的资料，最大程度实现资源共享。
（四）开展档案管理人员信息化业务培训
人才永远是基础工作的根本。档案管理工作需要高素质的人才，只有高素质的人才团队才能提高档案管理的水平，实现档案管理为医院管理服务的真正目的。医院档案管理信息化建设的专业性、技术性都很强，亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。对此，医院要对档案工作人员进行系统而专业的培训，尤其是计算机技术网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培养，提高从业人员综合素质。
（五）充分开展网络共享建设
档案管理概述篇4
一、“实物档案”的讨论
档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、艺术、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命文献资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。
“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证参考作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个发展过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。
“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。
“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展规律和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。
“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。
第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是发展档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。
第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。
有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。
二、结论
1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种文献形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。
2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。
3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。
4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。
5、“实物档案”的提法现在已经流行起来，档案馆(室)保存“实物档案”的做法也确实存在。但我们不能奉行现实的就是合理的哲学。档案馆(室)保存实物，有属顺乎自然的一面，也存在着不得已而为之的一面。这是因为我国各项文化事业还不完善，文博事业很不发达，使本应由文博部门收藏的物品不得不由档案部门管理。在大型企、事业单位也没有设立类似档案室一样的机构，专司管理本地域、本单位具有保存价值的实物。
档案管理概述篇5
所谓数据挖掘（Datamining），就是从大量的、不完全的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
（1）利用web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
（2）收集档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
（1）利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
（2）在档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
（1）在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。
（2）开展档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。
档案管理概述篇6
“联合编研”与“合著”这一编研形式既有区别又有联系。联合编研的概念主要涉及编研的组织管理形式及编研力量层面，把档案编研工作分为独立编研、联合编研和委托编研等。而档案类“著作”的概念主要针对档案信息加工的性质和层次，把档案编研工作分为抄纂、编述、著作3类。可以这样说，“合著”有两层意思，其一从编研的组织管理形成及编研力量上说是联合编研，其二从对档案信息加工的性质和层次上说是著作类编研。因此，合著既可以跨系统、跨单位、跨部门，也可以联合不同人员参与，而且是高层次的档案著作类编研活动，其特点是研究性最强、难度最大、要求最高。
联合编研是实际工作的客观需要
近年来，由国家重点投资的建设项目(工程)档案管理成为研究院所工作的重中之重。由于项目主要是围绕某一活动展开，项目实施周期长，部门单位多、专业多、人员多是其共有的特点；而且每个项目都是组成复杂，一个项目往往分解为若干个系统，每个系统又由若干个设备仪器组成。这些由若干设备组成的系统，大多是由多个部门、多个基层实施单位或不同专业人员进行明确分工、精诚合作来进行的，系统与系统之间相互独立又相互衔接，并形成一个密不可分的项目整体。系统性强、集成性强是其更为突出的特点。
对于建设项目(工程)的档案管理，各单位采取的办法大多是按单台(套)归档。但是，就某一项目某一系统所购置的大型试验设备来说都不可能是单台(套)设备，而是若干设备组成的系统，如果按照单台(套)设备归档，即使是核心设备的功能和性能也不能反映系统的功能与性能，更不能反映项目整体所体现的科研生产能力。如果按照单台(套)设备归档，有的归入外购类，有的归入自制类，这样的话，系统级所形成的管理性、研制性、集成性文件只能归人每―系统的第一台(套)设备档案中，其他台(套)设备只使用互见号。而且项目级所形成的管理性、研制性、集成性文件也只能归人第一系统的第一台(套)设备中，项目的整体情况散见于不同的档案类别之中，项目的完整性、系统性遭到严重破坏。如果项目管理人员、项目参与人员需查阅管理性文件、研制性文件，需要追根溯源，一级一级地找，一卷一卷地查，使设备仪器档案的检索和利用变得异常艰难。
为了清晰地反映“十五”“十一五”期间国家重点投资项目中各个项目、系统、设备之间的隶属关系，完整、系统地反映项目的整体情况、历史原貌和真实内容。为不同部门、不同专业人员提供多层次、多角度的服务，2007年，中国飞行试验研究院档案人员组织编研了Ⅸ国家重点投资项目设备仪器综述》(下称《综述》)。《综述》就是把每个项目作为独立单元，每一项目都从项目概况、任务来源、项目结构纵树图、项目概貌照片、项目描述、质量评审及验收情况、经验教训等8个方面展开并进行详细阐述的范例。
明确了选题和用户需求，在充分挖掘、筛选、整合馆藏的基础上，档案人员发现由于各种各样的原因，不论外购设备仪器档案，还是自制设备仪器档案，反映的都是单台(套)设备的基本情况，没有项目概况的介绍；设备照片、设备的功能及性能在档案中虽有所反映，但不完整、不系统，材料的准确性还需进一步鉴定和核对，且需增加项目、系统的功能及性能、项目概貌照片；设备的质量评审及验收情况、经验教训及改进措施在馆藏档案中找不到任何信息，至于项目的情况就更无从说起。这时，档案人员才充分意识到，没有项目管理部门、项目实施单位和其他单位的大力配合与支持，仅靠档案部门孤军奋战是难以应对的，联合编研是实际工作的客观需要，档案部门必须变被动为主动，变独立编研为联合编研，变孤军奋战为协同作战，才能保证编研成果的内在质量，发挥科技档案应有的价值。
联合编研在实践中的表现形式及特征
1 分工详细，职责明确，相对独立又彼此关联
由于编研内容涉及的范围广泛，专业几乎分布于全院各个基层单位，参与人员众多，为保证编研成果的质量与效益，档案部门统筹计划，对承担任务的单位、部门进行了详细的分工，并明确了职责，以利于后续工作有条不紊地开展。
从图表可知，不论档案部门，还是项目实施单位、项目管理部门，三者既有分工，又有协作，相对独立又彼此关联，同时又是相互制约，相互促进，缺―不可的。在这里，档案人员是编研的组织者和实施者，主要负责选题的挖掘、材料的筛选等工作，项目实施单位的专业人员才是编研的核心关键，主要负责对每―项目、每一系统、每一台(套)设备的功能性能进行准确到位的描述，对项耳的经验教训及改进措施进行如实完整的总结；项目管理人员主要负责对项目的请示批复、实施、质量评审及验收情况等进行概括，对项目的组成、人员的变动及调整情况进行介绍。
2 “编”“研”结合中的成果价值最大化
所谓的“编研”是一个整体概念，它可以派生出“编”“研”两个具体的工作层次。“编”就是对档案材料进行整理加工，“研”主要是对档案内容和工作方法的研究。尤其是科技档案的联合编研，它凝聚着档案人员、项目专业人员、项目管理人员的智慧和汗水，汇聚了不同单位、部门，不同专业的社会力量，是集体“再创造”的劳动。这种劳动并不仅是查查找找、抄抄写写，更多的是对选题选材的分析研究，对分类排列的设计等。《综述》在进行项目结构设计时，档案人员和项目专业人员、项目管理人员一起，在研究了大量材料的内容特征与形式特征后，设计了“项目结构纵树图”。从图中可见，《综述》中每一项目的项目概貌照片、项目描述、质量评审及验收情况、经验教训以及由档案人员编写的档案形成情况都是按照此图的顺序，按照项目、系统、设备逐一展开。可以说，此图的设计在《综述》编研中发挥着极为重要的意义，起着提纲挈领、统领全局的作用。
由于项目专业人员、项目管理人员的参与，使“研”的成分大大增强，避免了为编研而编研，避免了原始材料的罗列与堆砌，实现了科技档案显性价值和隐性价值的最大化。同时也弥补了档案人员在知识结构、专业知识储备等方面的欠缺。毋庸置疑，《综述》的成果含金量将会大大提高。
3 选题针对性、实用性的增强
选题必须建立在充分调查、论证的基础上，才能避免编研成果千篇―律和编研成果服务面窄、利用率不高等情况。在选题时，由于各方^，员汇聚一起，群策群力，不断挖掘档案的显陛价值和隐性价值，使选题的范围更为扩大，针对性、实用性大为增强，使为不同领域、不同专业的利用者提供多元化、多样化的增值服务成为可能。《综述》就是在广泛深入调查的基础上，虚心听取项目参与人员的不同意见和建议后确立的主题。实践证明，无论查阅何种项目、系统、设备的档案资料，无论对于管理人员、专业人员，还是其他利用人员，《综述》都体现了较强的便利性、针对性和实用性，这也是其独到之处。
4 选材范围更为广泛、内容更为全面
馆藏档案作为档案编研工作选材的主要对象，但并不是其唯一的对象，编研成果方便、实用，满足不同利用者的需求才是编研工作的指导思想和准则。在选材时，由于集中了各部门、各基层单位的资源优势，使选材的范围更为广泛，内容更为全面。它不仅能汇集馆内材料，而且可汇集馆外材料；不仅是对“档案”的编研，而且是对“非档案”的编研。《综述》不但汇编了项目级、系统级档案，还有外购和自制设备仪器档案；而且每一项目都从项目、系统、设备逐项展开，从8个方面进行了详尽描述，编研材料范围广泛，内容丰富全面，涵盖了每―项目、每一系统、每一台(套)设备的基本内容。
5 成果表现形式的多样性
高质量的编研成果，除了注重选题、选材外，还要注意形式的丰富多彩。编研成果形式的多样化是指成果的记录方式既要有文字叙述式，也要有图表、索引式，影集、手册式，以及照片、声像、光盘等制作形式的。这样不但能吸引不同专业的利用者，方便各类人员的查阅和利用，而且避免了形式的单一、构思的陈旧，使成果的表现形式多样纷呈。《综述》创造性地绘制出了项目结构纵树图，并逐_展示了项目级、系统级及主要设备的照片，图、表、照片穿插其中，图文并茂，相得益彰。
由于《综述》具有价值高、针对性强、实用性强、范围广泛、内容全面等特点，在2008年度航空系统档案成果评审会上，得到了专家的一致好评，并获得航空工业档案成果二等奖。
档案管理概述篇7
一、焦点之一：文件生命周期理论与文件中心是否存在必然联系？
文件中心的理论基础是文件生命周期理论，这本来是档案界大多认可的共识。但近期有学者对此给予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理论没有也不可能成为成立文件中心的理论依据”
?1?的结论。笔者无意逐一论争，仅从三个方面略述浅见。
首先，文件中心的建立目的和理论依据能否等同？有学者认为“经济上的节约原则，是美国政府成立文件中心的主要依据，而不是以文件生命周期理论为依据”
?2?笔者可以简要回顾一下文件中心的产生过程。文件中心最早产生在美国，最初形式是二战期间海军部为集中保存平时不常使用的数量庞大的文件而设立的临时库房。由于这种库房及设施不如档案馆要求高，既适应了战后的经济形势，又能满足各联邦机构的相同需求，因此很快在全美推广开来。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权设置联邦文件中心，由国家档案与文件局领导，隶属于联邦档案系统。尽管建立文件中心最初的确是“一种政府行为”
?3?也的确是为了实现经济上的节约，但这应当是文件中心建立的目的，与其理论依据不能混为一谈。从产生时间看，文件中心先于文件生命周期理论。文件生命周期理论恰恰是发端于对文件中心这一实践事物的理论解释，后来研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，最终因客观揭示了文件的运动过程和规律而成为文件管理的核心理论。可见文件中心出现在前、文件生命周期理论形成于后，正是对理论源自实践经验的总结和升华的有力证明。如果以文件中心产生之时尚无文件生命周期理论为由得出二者没有必然联系的结论，恰恰正是对理论和实践关系的颠倒。
其次，文件中心与文件生命周期理论有无必然联系的关键要看后者能否成为前者的理论基础。笔者认为这一理论的核心内容是“文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程；依据文件的不同价值及其作用形式这个完整过程可划分为几个不同的阶段；文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系”
?4?它之所以是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象，关键在于抓住了文件运动的基本动力——价值形态及其规律性的转化。化用美国档案学者谢伦伯格的经典论述，文件具有两种价值形态，即对形成机关的原始价值（第一价值）和对非形成机关的从属价值（第二价值）。这两种价值形态在文件运动过程中不断进行规律性的转化：第一价值逐步递减，第二价值逐步递增，最终实现第一价值向第二价值的转化。
第一价值决定了文件在现行阶段为形成机关服务是首要目的，保存场所应当是机关内部，以满足方便控制和频繁利用的需要。到半现行阶段，文件的第一价值开始衰退，尽管其对形成机关仍具有查考作用，但利用频率大大降低。此时服务对象仍以机关为主，保存场所需具备两项功能，一是继续发挥文件的第一价值，满足形成机关的利用需求；二是检验文件是否具有第二价值，为最终处置，即销毁无价值文件或将具有历史价值的文件移交永久保存机构（档案馆）做好准备。进馆后历史文件的服务对象由形成机关扩展到社会各界。可见，文件生命周期理论紧紧把握价值形态的变化，描述了文件从产生到最终销毁或永久保存的运动过程；揭示了这一连续过程因价值形态的规律性转化表现出明显的阶段性特征；阐明了每一阶段的特定价值与服务对象、保存场所和管理形式的对应关系。
文件中心的性质和功能能否从文件生命周期理论找到合理解释呢？答案是肯定的。因为从阶段划分来看，文件中心是与文件的半现行阶段相对应建立的一种过渡性保管机构，处在形成机关与档案馆之间的中间位置。它之所以具有过渡性和中间性，是因为半现行文件在文件整个运动过程中处于中间阶段，相应要求保管机构既因文件的原始价值继续满足形成机关的利用需求，又因文件的潜在历史价值为历史文件进馆保存做好准备。这决定了文件中心必然具有过渡性，具备满足形成机关利用需要和确保进馆文件质量两项基本功能。可见，文件生命周期理论揭示的文件运动过程和阶段划分是一种客观存在，尽管各阶段对应的保存场所在不同国家可能名称各异，但都具有相同的性质和基本功能。文件中心的现实也充分证明这一点，它在许多国家的名称和形式不尽相同，但始终都是一种过渡性的半现行文件保管机构。
再次，如何辩证看待文件中心与文件生命周期理论的关系？如上所述，文件中心是西方国家找到的一条保管半现行文件经济和有效的途径，文件生命周期理论从探寻文件中心的理论根源起步，逐步扩及文件的整个生命过程和全面管理，最终上升为揭示文件客观运动规律的科学理论，成为文件管理和档案管理的理论基础。以上分析表明文件生命周期理论不仅无愧于文件中心的理论依据，还能为价值形态不同的各阶段文件对应的保存场所提供理论依据，不管它们的名称如何。然而，文件生命周期理论是文件中心的理论基础并不意味着认可这一理论就必然要建立文件中心；也不意味着没有文件中心，这一理论就没有存在的意义。如果把二者的密切联系仅仅看成是狭隘的依存关系或唯一的对应关系，不免过于绝对化和简单化。笔者认为，二者确实存在密切联系，这种辩证关系表现为文件中心的建立符合文件生命周期理论；但文件中心不是文件生命周期理论的唯一应用对象，不能以文件中心的建立与否作为评价该理论的高低并衡量其适用性的唯一标准。
根据以上评析，笔者的结论是文件中心与文件生命周期理论存在必然联系，文件生命周期理论源自文件中心实践，并成为文件中心坚实的理论基础。进一步而言，文件生命周期理论并非国外“专利”。尽管“文件生命周期”概念最早由西方学者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其运动过程和规律是一种客观存在。文件生命周期理论可说是西方档案学者总结出的揭示文件客观运动规律的科学理论，中国同样存在探索这一运动过程和规律的努力。因此，揭示文件客观运动规律的科学理论，无论在中外冠之何种名称，都是全球档案界共有的理论财富。这也说明我国同样存在建立文件中心的理论基础。
二、焦点之二：中外文件、档案概念的不同能否成为我国建立文件中心的障碍？
对文件、档案概念的理解是文件中心可行性问题理论分歧的另一个焦点。有的学者认为中外文件、档案概念的差异，决定了文件生命周期理论不宜中国化，自然也不宜建立文件中心。?5?有的学者针锋相对，提出“文件生命周期理论完全适用于中国”［6］。对文件生命周期理论的评价及是否适用于中国，笔者拟另文探讨，这里只想就中外文件、档案概念差异的实质及与文件中心的关系略述浅见。
尽管中外文件、档案概念的表述有多种形式，但差异的实质从文件生命周期理论角度看，可归结为对文件运动阶段的划分并不完全一致。该理论依据价值形态的转化将文件运动过程大致分为现行、半现行和非现行阶段，从价值变化讲就是第一价值旺盛、第一价值衰退、第一价值丧失／第二价值凸现三个阶段。但由于各国国情和文档管理体制的差异，以及学者观察问题角度有别，不同国家和学者可能有各种具体划分方法，仅据有的学者粗略统计就达十数种之多，从二阶段到八阶段都有，划分标准也五花八门，包括利用频率、保存地点、管理程序、作用形式等等［7］。这表明阶段划分不可能也不应当强求一致。与较富代表性的英美国家相比，中外文件、档案划分的异同主要有三：一是对档案阶段的规定存在差异。在上述三阶段中，英美国家多把非现行阶段才视为档案，而我国从半现行、甚至现行阶段后期就视为档案了。二是文件转化为档案的界限或者说标志存在差异。英美国家多以进馆为转化标志，而我国多强调“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”［8］。三是各阶段文件对应的保管场所有同有异。英美国家分别是形成机关、文件中心和档案馆，我国则为形成机关、档案室和档案馆。以上差异表明我国档案概念的外延大于英美国家，相应带来对文件、档案关系的理解问题。
根据我国传统的狭义文件观，把文件与现行阶段对应、档案与后两个阶段对应，就很难理解档案是文件的一部分，极易得出二者是不同事物的结论。但笔者认为，国外对文件存在广义和狭义两种理解。广义文件对应的是文件运动全过程的所有阶段，这就是文件生命周期理论中“文件”的含义；狭义文件对应的是现行和半现行两个阶段，这就是英美国家通常所提的“文件”概念。据此文件与档案的关系可以解释为：档案是广义文件的一部分，档案由狭义文件转化而来，档案与现行、半现行文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现。这样一来，中外文件、档案划分的差异主要就是对文件（狭义）由何阶段转化为档案以及转化依据和标志的不同认识。我国多把文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室后称之为档案，表明文件从半现行阶段开始转化，转化依据和标志通常是“归档”。而在英美国家，文件直到非现行阶段进馆保存后才被视为档案，转化依据和标志多是“进馆”。笔者认为文件从哪一阶段转化为档案并不重要，关键应认清引起转化的本质因素。无论是我国的“归档”，还是英美国家的“进馆”，都不足为本质因素。因为这种转化包括存贮形式和本质两个方面，前者是指文件办理完毕后经过立卷归档，由分散流通状态转变为集中存贮状态；后者是指文件由记述和传达现行信息的载体转化为历史记录。归档和进馆都只不过是为安全保管和利用的方便而实行的一种工作制度或程序，只能表现存贮形式的转化，无法完全体现文件与档案的本质区别。只有文件生命周期理论提出的价值形态的变化，才能全面揭示出文件与档案发生存贮形式和本质作用变化的本质因素。可见，与归档和进馆相比，价值形态转化才是文件向档案转化的一种更加客观的依据和标志。
中外对文件、档案概念的不同理解应否阻碍文件中心的建立，笔者持否定看法。理由主要有三。首先，尽管中外文档划分存在差异，但都实施了分阶段管理，各阶段均有相应的保管场所和管理形式。这说明中外存在这样一种共识——尊重文件客观规律采取阶段式管理，使管理最为合理和有效。这种共识就可为我国建立具有诸多优越性、广受西方青睐的文件中心清除理论障碍。其次，文件中心是与半现行文件相对应的管理机构，因经济高效的优点得以在西方国家普及。无论我国有无半现行文件的提法，这一阶段是客观存在的，而且也有相应的保管机构。但我国已有档案室的现实从理论上讲不应构成建立文件中心的障碍。再次，西方国家对文件、档案概念的理解也不尽相同，有的把非现行阶段文件才视为档案，有的认为文件从现行阶段起就已转化为档案，这些具体差异并未妨碍文件中心在这些国家的普遍建立。可见，以中外文档概念不同为由反对建立文件中心的观点在理论和现实上都是站不住脚的。
根据以上评析，笔者的结论是建立文件中心需突破我国传统的狭义文件观，呼唤一种广义的文件观，这也正是文件生命周期理论反映的文件观。按照这一科学理论，文件概念的外延应包括文件从形成到最终归宿完整运动过程的所有阶段，而不是其中某一特定阶段。我国部分学者所谓“文件生命周期理论根本不符合我国实际”［9］或“文件生命周期理论名不副实”［10］的结论，都是从狭义文件观来考查这一理论的。狭义文件观的严重不足在于过分强调文件各阶段的区别，忽视各阶段的固有联系，因此难以准确反映文件与档案的关系。西方各国尽管对文件的阶段划分以及对各阶段的称谓不完全一致，但它们普遍建立文件中心正是基于对广义文件观的一致认同。可见，假如不能接受广义文件观，就无法真正理解文件生命周期理论的实质，也无法辩证看待文件中心的可行性。
总之，笔者认为文件中心的建立在我国不乏理论基础，如果认同广义文件观就能为消除上述理论分歧提供一种解决思路。
注释：
［1］林清澄：《文件生命周期理论与文件中心没有必然联系》，《山西档案》1999?6。
［2］同上。
［3］同上。
［4］笔者与韩玉梅共同主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社1998年。
［5］王茂跃：《文件生命周期理论不宜中国化》，《山西档案》1997?6。
［6］何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998?5。
［7］同上。
［8］吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年。
档案管理概述篇8
关键词档案一般属性本质属性
中图分类号：G270文献标识码：a
众所周知，档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来，档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的研究情况作简要述评。
1原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同？的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变化，而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
2客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。
3信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上（主要指其内容）是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的”。
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
4非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性――非现行性，不是由于档案的历史（原始）记录性等属性决定的，而且文件由于其功能――作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
参考文献
[1]吴宝康.档案学概论[m].中国人民大学出版社，1988：40-41.
[2]查启林.档案“原始记录性”质疑[J].图书情报知识，1994（2）.
档案管理概述篇9
论文摘要：随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。网页档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。尤其是大学档案馆更侧重教学与科研，网页档案化管理是必然的趋势。
在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘(Datamining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的;可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。数据挖掘的数字档案信息管理研究，聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
(1)利用web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
(2)收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
(1)利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
(2)在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
(1)在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。
(2)开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。
大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来;对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。
网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。目前人们对这些处于萌芽中的经济模式认识甚少。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。
参考文献：
[1]peertopeernetworkingandDigitalRightmanagement，bymichaela.einhorn,BillRosenblatt,policyanalysisno.534,Catoinstitute.Fabruary17,2005
[2]whateveryCitizenShouldKnowaboutDRm,akaDigitalRightmanagement,bymikeGodwinSeuitootechnologyCounselatpublicKnowledge,30January,2008,ebook-Computerinternet,
[3]彼得莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004(13)
档案管理概述篇10
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(ⅰ)》，《档案》1994年第5期。