电子合同管理篇1
原文
电子商务时代悄然而至，信息网络技术的广泛应用的每一个领域都掀起了法律的层层涟漪和波澜。从全球看，运用传统法律对互联网引发的新问题进行规范已颇有力不从心之感。研究、探讨和制定能够适应电子商务时代的法律规范已成为国内外的热点。我就电子商务发展带来的方方面面的问题进行大胆的法律探索。众所周知，互联网在促进社会发展的同时也印发了一系列新问题。由于现行法律相对滞后，解决这些问题缺乏相对的法律依据。在电子政务领域，互联网为政府管理创新提供了比较理想的技术手段，但政务信息公开和共享意味着打破传统行政管理体制中政府部门垄断信息的局面，这就使电子政务的推进工作十分艰难，急需法律的规范和制约；在电子商务领域，大量新型、高效的服务模式和手段不断出现，如何形成一个较为完整的电子商务法律系统，此方面法律应该如何制定，由谁来制定，应遵循什么样的原则，其效力如何保证，所有这些都是保证电子商务健康发展急待解决的问题。
目录
一.课题主要研究内容
二.课题的研究意义、国内外现状
三.课题难点和解决的关键问题
四.参考文献
参考资料
1.作者：杜敬明唐建国
书名：互联网时代的法律探索
出版单位：法律出版社
年份：2004.3
页码：第100页
2.作者：余延满
书名：《合同法原论》
出版单位：武汉大学出版社
年份：1999
页码：第460页。
3.作者：齐爱民等著
书名：《电子合同的民法原理》
出版单位：武汉大学出版社
年份：2002
页码：第123页。
4.作者：张继文
书名：电子合同
出版单位：中国民主法制出版社
年份：2003.7
页码：第11页
5.出处：
时间：2004-3-121:47:34
文章名：从国际电子商务立法到中国的电子商务政策法律环境
作者：阿拉木斯
6.出处：
时间：2004年3月1日
文章名：电子商务与法律服务
作者：河北天捷律师事务所邹强伦律师
7.作者：陈志华
文章名：《无法证明的证据：电子邮件能作证据吗》
原载：《CHip新电脑》
年份：2000
电子合同管理篇2
一、会计电子档案信息管理平台的搭建
1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息
以会计电子档案管理系统为基础平台，整合Sap系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。
2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案
通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。
3.形成统一的电子会计档案信息管理平台
形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。
二、形成基础会计档案影像化整体方案
1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化
通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。
2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化
直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。
3.通过现有业务管理流程改造引入影像化
对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。
三、寻求银行电子回单解决方案
1.寻求对直联银行回单进行电子化对接
取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。
2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性
考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。
3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化
除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。
四、会计档案“去纸质”整理方案
1.形成记账凭证电子化应用模式
提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。
实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。
2.推动账簿及银行回单电子化应用工作
在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。
五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程
1.完善流程
通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。
2.引入影像化模式
与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。
六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式
对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。
1.依托报账流程建立多元化信息质量责任体系
明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。
2.以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性
建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。
3.形成各业务管理系统数据交换与校验机制
统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。
电子合同管理篇3
一、电子商务合同的签约前监管(也可称为网络环境监管)
电子商务合同签约前阶段主要是买卖信息的网上检索，交易双方都需要对支付问题、交货问题、信用认证问题作充分的考虑和准备。其核心“信息流”是电子商务中目前应用最广泛、最成功的一部分。电子商务合同好比一群百灵鸟，运行的空间如是蓝天白云，青山绿水，百花齐放，结论是百鸟争鸣自不待言。但如果是枪林弹雨，恶树毒草，乌烟瘴气，势必会“千山鸟飞绝”。从法律环境讲，这要求政府尽快修订出台《电子商务法》等一系列法律法规，构建起一个适应电子商务发展的法律体系，以解决电子商务所带来的安全、支付、电子货币、智能犯罪等问题。作为政府职能之一的工商行政管理，应在规范和监管“信息流”方面担当重要角色，为电子商务合同广泛使用建立良好的网络环境。
根据网络案件查处实践和网站抽样巡查，影响电子商务“信息流”的网络违法行为主要有以下几类：
——虚假广告宣传。包括网上经营企业本身、网上所售商品情况所做的虚假宣传和为虚假宣传提供媒体(网络)。
——无照经营。包括未经工商登记注册而在网上销售商品、提供服务和为无照经营提供网络平台。
——利用网络传销、变相传销。
——合同诈骗。
——利用互联网贩私。
——侵犯消费者权益。在网上经销假冒伪劣商品，侵犯他人注册商标。
——超越经营范围。国家实行许可经营的特殊行业，未经许可而从事经营。
由此，电子商务合同的网络环境监管，应注意把握以下几个环节：
一是切实加强对电子商务主体资格的监管，严把市场准入关。这包括：(1)经营性网站的准入；(2)网络经营公司的准入；(3)网站经营者的准入；(4)网站经营特殊商品和服务的准入。
网上交易、网上广告、电子合同确认、网上拍卖无一例外地涉及网站域名、经济主体准入和身份合法性的确认。“域名”相当于传统经济中企业与商家的名称或字号，身份认证则是网络环境下准入和网络经济主体资格的“营业执照”。电子商务的特殊性决定了域名核准与网络经济主体认证的重要性和严肃性。监管经济主体的名称、准入是工商行政管理部门的职能，建立以国家工商总局为中心的电子商务网站中文名称核准与经济主体资信认证体系已成为监管电子商务合同最为有效的途径。建立以国家工商总局为中心的电子商务“营业执照”认证体系，对从事电子商务的网络经营者和网上经营者发放数字证书(电子营业执照)，并在网上交易过程中认证，以及受理审核证书的年检、变更、注销等，能有效地监管和规范网上“信息流”的真伪，为电子商务合同广泛应用营造良好的网络环境。
二是监管电子商务中的商标、广告行为，保护知识产权，净化电子商务合同运作环境。网上商标、网络广告的有效监管，是保证“信息流”真实诚信的重要途径之一。在《电子商务法》和国家工商总局的网上广告、商标监管办法没有出台的情况下，应积极探索运用《广告法》《商标法》监管调整网上广告、商标行为的法理手段。尽快地培养网络监管人才，改善网上监管的技术条件，以适应网络科技发展的要求。
三是监管电子商务交易行为，开展网上信息咨询和网上举报与投诉。这要求工商行政管理诸部门树立“多兵种”协同“作战”意识，利用工商行政管理的整体职能，对整个网络进行多方位监察，建立公平交易秩序。利用电子版营业执照和传统纸质营业执照“扫描上网”相结合进行网络主体资格认证，以规范市场准入行为；将网上巡查与地域巡查紧密结合，以规范市场交易秩序。由于电子商务是在网上交换信息、交易，其要约和承诺过程难于管理。维护网上交易秩序，从目前的管理手段看，应积极进行网上工商法规公告和宣传，通过对违法交易行为的处罚和对消费者权益保护入手，营造良好的电子商务合同应用空间。
二、电子商务合同的签约过程监管
电子商务合同的签约过程即交易谈判和签订合同过程：主要是指买卖双方对所有交易细节在网上进行谈判，交易双方利用电子手段经过认真磋商后，将双方在交易中的权利、义务，所购买商品的种类、数量、价格、交货地点、交货期、付款方式和运输方式、违约和索赔等合同条款全部以电子交易合同的方式作出全面详尽的规定，合同双方利用eDi进行签约，或通过数字签名等方式签订电子贸易合同。但由于电子商务的法律规范相对滞后，有关电子商务市场准入、认证体系、支付结算、交易文体的行为规则以及电子交易中必须涉及到的电子合同、电子税单等的法律效力没有作出明确规定，以致我国目前电子商务仍处于自发、无序的发展状态。可喜的是，国务院颁布的《互联网信息服务管理办法》等法规已开电子商务立法先河。通过法律和行政管理调整，促进电子商务的健康发展，是我国电子商务发展的基本方向。工商行政管理作为合同管理的主要职能部门，寻求有效的电子商务合同监管手段，应从建立“合同信用认证网络平台”和建立“红盾电子商务合同鉴证网”入手。
(一)建立合同信用认证网络平台。合同主管部门(工商部门)建立一个计算机网站，把企业在生产经营过程中合同信用状况的有关信息传递给公众。社会公众随时查询不涉及国家机密和企业商业秘密的企业登记及其他有关信用的档案信息(如企业、违规受到处罚，资质、资信等信息)。该网站公示内容主要包括两个方面：一是企业自身合同履行、信用遵守等情况。二是社会、政府有关部门对企业合同信用状况的评价。前者具体反映：(1)企业合同管理是否做到组织、人员、制度“三落实”；(2)企业是否通过iS9000系列质量体系认证；(3)企业签订合同是否依法；(4)合同订立后是否依法履行；(5)企业在履行合同过程出现的违约行为。后者具体反映：各级政府部门、各类社会团体颁发、确认的先进企业，重合同守信用单位等肯定方面；企业因各种违法行为受到有关部门处罚如抽逃资金、偷漏税款等否定方面。该网站通过与国家工商总局电子营业执照认证中心及各职能部门、司法机关、金融机构和有关中介组织联网形成全国统一的立体资信认证、信用监管、查询系统，为电子商务合同运作打下坚实的基础和提供必要的技术支持。
(二)建立红盾电子商务合同鉴证网。对合同开展鉴证工作是法律赋予工商部门的职能之一。开展电子商务合同的网上鉴证也是我国合同鉴证职能的有效延伸。网上交易存在着安全风险，对电子商务合同进行网上鉴证，对交易的款项或货物进行信用提存，是解决电子商务活动中这一风险问题的科学、有效途径。
如何鉴证电子商务合同？最好办法就是对交易双方已签订成立的电子商务合同进行网上鉴证。首先是对交易双方的主体资格进行确定。只要是国内注册的企业，我们工商系统的内部网络完全可以实现对其资信情况的调查。如对方网络不健全，可通过电话咨询等传统方式辅助完成。其次是对合同内容依据有关法律进行审查。再次，监督双方的合同履行情况。
目前，全国工商系统完整和强大的企业信息资源以及不断完善的系统的网络布局已基本具备了成立“红盾电子商务合同鉴证网”的条件。具体办法是：在设区的市开设红盾电子商务合同鉴证网，将该地区的企业录入并制作成网页，通过互联网与全国工商系统网络联网。企业通过点击登陆鉴证网和“合同信用认证网络平台”，可以了解交易对方企业的状况，如果想继续同某企业进行业务洽谈，通过点击该企业的网址，直接同该企业进行谈判。洽谈成功后，需要对签订的电子商务合同鉴证时，可回到企业注册地网站的电子商务鉴证平台进行网上鉴证。红盾电子商务合同鉴证网并可接受双方的委托对电子商务合同进行货款、货物的信用提存或者进行合同监督。
三、电子商务合同签约后的履行监管
电子商务合同签约后的核心是“清算支付，货物承运”，即资金流和物流，最重要的是电子支付环节。这也是电子商务目前还欠成熟的部分。物流与资金流分离的特点，导致了电子商务的风险所在。如消费者在网上购买、使用商品和接受服务一般都不与经营者以及商品或者服务直接见面，因而其合法权益易受到侵犯。
电子合同管理篇4
关键词：电子合同、电子签名、电子认证、电子合同监管
一、电子合同
随着电子技术的发展，电子合同得以出现，其虽然也通过电子脉冲来传递信息，但是却不在以一张纸为原始的凭据，而只是一组电子信息。电子合同，又称电子商务合同，根据联合国国际贸易法委员会《电子商务示范法》以及世界各国颁布的电子交易法，同时结合我国《合同法》的有关规定，笔者认为电子合同可以界定为：电子合同是双方或多方当事人之间通过电子信息网络以电子的形式达成的设立、变更、终止财产性民事权利义务关系的协议。通过上述定义可以看出电子合同是以电子的方式订立的合同，其主要是指在网络条件下当事人为了实现一定的目的，通过数据电文、电子邮件等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议[1].电子合同的特征主要表现在以下几个方面：
1、电子合同是一种民事法律行为。电子合同这种民事法律行为是双方或者是多方民事主体的法律行为，当事人之间以电子的方式设立、变更、终止财产性民事权利义务为目的，当事人之间签订的这种合同是合同的电子化，是合同的新形式。根据《电子商务示范法》中有关规定，电子合同是以财产性为目的协议，该示范法列举了大量商业性质的关系。[2]
2、电子合同交易主体的虚拟化和广泛化。电子合同订立的整个过程所采用的是电子形式，通过电子邮件、eDi等方式进行电子合同的谈判、签订及履行等。这种合同方式大大的节约了交易成本，提高了经济效益。电子合同的交易主体可以是地球村的任何自然人和法人及其相关组织，这种交易方式当然需要提供一系列的配套措施，如建立信用制度，让交易的相对人在交易前知道对方的资信状况[3]，在世界经济全球化的今天，信用权益必将成为一种无形的财产。
3、电子合同具有技术化、标准化的特点。电子合同是通过计算机网络进行的，他有别与传统的合同订立方式，电子合同的整个交易过程都需要一系列的国际国内技术标准予以规范，如：电子签名、电子认证等。这些具体的标准是电子合同存在的基础，如果没有相关的技术与标准电子合同是无法实现和存在的。
4、电子合同订立的电子化。我国《合同法》规定合同的订立需要有要约和承诺这两个过程，电子合同同样也需要具备这些要件。传统的合同的要约和承诺采用的方式不同于电子合同，电子合同中的要约和承诺均可以用电子的形式完成，它主要输入相关的信息符合预先设定的程序，计算机就可以自动做出相应的意思表示。
5、电子合同中的意思表示电子化。意思表示的电子化，是指在合同订立的过程中通过相关的电子方式表达自己的意愿的一种行为，这种行为的表现方式是通过电子化形式实现的。《电子商务示范法》中将电子化的意思表示称之为“数据电文”。
二、电子合同订立与成立
电子合同的订立，是指缔约人做出意思表示并达成合意的行为和过程。任何一个合同的签订都需要当事人双方进行一次或者是多次的协商、谈判，并最终达成一致意见，合同即可成立。电子合同的成立是指当事人之间就合同的主要条款达成一致的意见。电子合同作为合同中的一种特殊形式，其成立与传统的合同一样，同样需要具备相关的要素和条件。世界各国的合同法对合同的成立大都减少不必要的限制，这种做法是适应和鼓励交易行为，增进社会财富的需要，所以说在电子合同的成立上，只要当事人之间就合同的主要条款达成一致的意见即可成立。关于合同中的主要条款，现行的立法是很宽泛的，我国的《合同法》第12条做了列举性的规定，但是该列举性规定是指一般条款。笔者认为，就合同的主要本质而言，在合同主要条款方面如果当事人有约定，要以双方约定为主要条款，如果没有约定的可以根据合同的性质的予以确定合同主要条款。
合同的成立与合同的订立是两个不同的概念，两者既有联系又有区别。电子合同的成立需要具备相应的要件。首先，订约人的主体是双方或者是多方当事人，合同的主体是合同关系的当事人，他们实际享受合同权利并承担合同义务的人。[4]其次，订约当事人对主要条款达成合意，合同成立的根本标志在于合同当事人就合同的主要条款达成合意。最后，合同的成立应该具备要约和承诺两个阶段，《合同法》第13条规定：“当事人订立合同，采取要约、承诺方式。”
（一）要约和要约邀请
要约是指缔约一方以缔结合同为目的而向对方当事人作出的意思表示。关于要约的形式，联合国的《电子商务示范法》第11条规定：除非当事人另有协议，合同要约及承诺均可以通过电子意思表示的手段来表示，并不得仅仅以使用电子意思表示为理由否认该合同的有效性或者是可执行性。要约的形式，即可以是明示的，也可以是默示的。要约通常都具有特定的形式和内容，一项要约要发生法律效力，则必须具备特定的有效要件：1、要约是由具有订约能力的特定人做出的意思表示。2、要约必须具有订立合同的意图。3、要约必须向要约人希望与之缔结合同的受要约人发出。4、要约的内容必须明确具体和完整。5、要约必须送达受要约人。[5]
要约邀请是指希望他人向自己发出要约的意思表示。在电子商务活动中，从事电子交易的商家在互联网上广告的行为到底应该视为要约还是要约邀请？[6]在该问题上学界有不同的观点，一种观点认为是要约邀请，他们认为这些广告是针对不特定的多数人发出的。另一种观点认为是要约，因为这些广告所包含的内容是具体确定的，其包括了价格、规格、数量等完整的交易信息。笔者认为，虽然电子商务是新型的商业活动形式，但是其与传统商业活动的区别只是使用的中介媒介不同，其法律特征应当是相同的。因此，就该问体的区分仞然要回到《合同法》中去解决。根据法律的规定，判断网络广告是否属于要约邀请的标准是：1、意思表示的内容是否具体确定，2、其发出人是否有受该意思表示约束的意图。
要约一旦做出就不能随意撤销或者是撤回，否则要约人必须承担违约责任。我国《合同法》第18条规定：“要约到达受要约人时生效”。由于电子交易均采取电子方式进行，要约的内容均表现为数字信息在网络上传播，往往要约在自己的计算机上按下确认键的同时对方计算机几乎同步收到要约的内容，这种技术改变了传统交易中的时间和地点观念，为了明确电子交易中何谓要约的到达标准，《合同法》第16条第2款规定：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间，未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”[7]
（二）承诺
承诺，又称之为接盘或接受，是指受要约人做出的，对要约的内容表示同意并愿意与要约人缔结合同的意思表示。我国的《合同法》第21条规定：“承诺是受要约人同意要约的意思表示”。意思表示是否构成承诺需具备以下几个要件：1、承诺必须由受要约人向要约人做出。2、承诺必须是对要约明确表示同意的意思表示。3、承诺的内容不能对要约的内容做出实质性的变更。4、承诺应在要约有效期间内做出。要约没有规定承诺期限的，若要约以对话方式做出的，承诺应当即时做出，要约以非对话方式做出的，承诺应当在合理期间内承诺，双方当事人另有约定的从其约定。
承诺的撤回，是指受要约人在发出承诺通知以后，在承诺正式生效之前撤回承诺。根据《合同法》第27条的规定：“承诺可以撤回。撤回承诺的通知应当在承诺通知达到要约人之前或者是承诺通知同时达到要约人。”因此，承诺的撤回通知必须在承诺生效之前达到要约人，或者是与承诺通知同时到达要约人，撤回才能生效。如果承诺通知已经生效，合同已经成立，受要约人当然不能在撤回承诺。对承诺的撤回问题学界有不同的观点，反对者认为电子商务具有传递速度快，自动化程度高的特点，要约或者承诺生效后，可能自动引发计算机做出相关的指令，这样会导致一系列的后果。赞同承诺撤回的学者则认为不管电子传输速度有多快，总是有时间间隔的，而且也存在网络故障、信箱拥挤、计算机病毒等突发性事件的存在，似的要约、承诺不可能及时到达。笔者认为，撤回承诺同要约的撤销同样重要，这种民事权利不能剥夺，否则会破坏我国《合同法》的体系与精神。
三、电子合同成立时间与地点
电子合同成立时间，是指电子合同开始对当事人产生法律约束力的时间。在一般情况下电子合同的成立时间就是电子合同的生效时间，合同成立的时间是对双方当事人产生法律效力的时间。一般认为收件人收到数据电文的时间即为到达生效的时间。联合国《电子商务示范法》第15条和我国的《合同法》第16条的规定基本相同。[8]如收件人为接收数据电文而指定了某一信息系统，该数据系统进入该特定系统的时间，视为收到时间。如收件人没有指定某一特定信息系统的，则数据电文进入收件人的任一信息系统的时间为收到时间。对于什么是“进入”，笔者认为，一项数据电文进入某一信息系统，其时间应是在该信息系统内可投入处理的时间，而不管收件人是否检查或者是否阅读传送的信息内容。
认定发送和接收电子合同的时间对于判断交易成立和生效具有重要的意义。我国的《合同法》对此只是做了原则性的规定。根据《合同法》和民事法律关系基本原理和电子合同的实际情况，认定发送和接收电子通讯时间的默认规则为，在双方没有相反约定的情况下，某个电子信息进入某个输送人无法控制的信息系统就视为该信息已经被发送，如果信息先后进入了多个信息系统，则信息发送的时间以最先进入其网络服务提供者的服务器，在发送到接收人的计算机系统，那么该信息被发送的时间就是先进入网络服务提供者的服务器的时间。[9]在判断信息接收时间方面，如果电子信息的接收人指定了一个信息接收系统，则电子信息进入该系统的时间即为信息接收的时间。
电子合同的成立地点，是指电子合同成立的地方。确定电子合同成立的地点涉及到发生合同纠纷后由那地、那级法院管辖及其适用法律问题。我国《合同法》第34条规定，承诺生效的地点为合同成立的地点，采用电子意思表示形式订立合同的收件人的主要营业地为合同成立的地点，没有主要营业地的，其经常居住地为合同成立的地点，当事人另有约定的从其约定。我国立法对电子意思表示采取的是“到达主义”，所以规定以收到地点为合同成立的地点，其原因是考虑到当事人意思自治原则和特殊性问题。我国《合同法》第34条之所以这样规定，主要是因为电子交易中收件人接收或者检索数据电文的信息系统经常与收件人不在同一管辖区内，上述规定确保了收件人与视为收件地点的所在地有着某种合理的联系，可以说我国《合同法》这一规定充分考虑了电子商务不同于普遍交易的特殊性。
四、电子签名与电子认证
电子合同成立是双方当事人意思一致的结果，在传统的合同订立过程中，国际上通行的做法是用双方当事人的签字来确定双方的意思表示。我国的《合同法》第32条规定：“当事人采用合同形式订立合同，自双方当事人在合同书上签名或者加盖公章时合同成立。”当事人的签字或者盖章，意味着自然人或者法人在合同书上签名或者是加盖公章合同才发生法律效力。在电子商务合同中，要在这种合同书上签字或者盖章是很困难的。所以，在实践中用何种技术来解决签名和盖章问题是电子合同成立与生效的关键。
美国是世界上最先授权使用数字签名的国家，他规定了用密码组成的数字与传统的签字具有同等的效力[10].从技术的角度而言，电子签名主要是指通过一种特定的技术方案来赋予当事人一个特定的电子密码，确保该密码能够证明当事人身份的作用，而同时确保发件人发出的资料内容不被篡改的安全保障措施。电子签名的主要目的是利用技术的手段对数据电文的发件人身份做出确认及保证传送的文件内容没有被篡改，以及解决事后发件人否认已经发送或者是收到资料等问题。[11]因此，验证解密得到的结果与经过计算后的结果必然不同，从而保证了电子信息的真实性与完整性[12].
电子认证与电子签名一样都是电子商务中的安全保障机制，是由特定的机构提供的，对电子签名及其签署者的真实性进行验证的服务。电子认证，是指由特定的第三方机构通过一定的方法对签名及其所做的电子签名的真实性进行验证的一种活动。电子认证主要应用于电子交易的信用安全方面，保障开放性网络环境中交易人的真实与可靠。电子认证是确定某个人的身份信息或者是特定的信息在传输过程中未被修改或者替换。[13]电子认证即可以在当事人相互之间进行，也可以由第三方来做出鉴别。电子商务活动常常是跨国境的，各个参与方就需要有不同的国家的认证机构对各自的身份进行认证，并向电子商务活动的相对方发放认证证书，这在实践中就需各国相互承认对方国家认证机构发放的电子认证证书的效力。
在认证机构的设立上，必须强调认证机构是一个独立的法律实体，能够以自己的名义从事数字服务，并且能够以自己的财产提供担保，能在法律规定的范围内自己承担相应的民事责任。他必须是保持中立，并具有可靠性、真实性和公正性。电子认证机构一般不得直接和客户进行商业交易，也不能在当事人之间的交易活动中代表任何一方的利益，而只能通过公正的交易信息促成当事人之间的交易。它必须能被当事人接受，也就是说，它应当在社会具有相当的影响力和可信度，并足以使人们在网络交易中愿意接受其认证服务。当事人对电子认证机构的接受可能是明示的，也可能是在网络交易中默示承认或者是基于成文法律的要求。另外，电子认证机构不能以盈利为目的，认证机构应当是一种类似于承担社会服务功能的公用事业，其营业的宗旨应该是提供公正、安全的交易的环境，保护第三人的合法权益，促进电子合同交易，加快电子商务的发展。
五、电子合同生效
电子合同的成立只是意味着当事人之间已经就合同内容达成了意思表示一致，但合同能否产生法律效力，是否受法律保护还需要看他是否符合法律的要求，即合同是否符合法定的生效要件。电子合同的成立并不等于电子合同的生效，电子合同的生效，是指已经成立的合同符合法律规定的生效要件。虽然我国的《合同法》没有对合同的生效做出具体的规定，但是电子合同是一种典型的民事法律关系。我国的《民法通则》第55条规定：“民事法律行为应当具备以下几个要件：1、行为人具有相应的行为能力。2、意思表示真实。3、不违反法律或社会公共利益。”这些条件是合同生效的一般要件，有的电子合同还需具备特殊要件，如有些特殊的电子合同还需到有关部门办理批准登记手续后才能生效。电子合同的生效需具备以下几个法定要件：
（一）行为人具有相应的民事行为能力。行为人具有相应的民事行为能力的要件在学理上又被称为有行为能力原则或主体合格原则。[14]行为人必须具备正确理解自己行为性质和后果，独立地表达自己的意思的能力。
（二）电子意思表示真实。是指利用资讯处理系统或者电脑而为真实意思表示的情形。电子意思表的形式是多种多样的，包括但不限与电话、电报、电传、传真、电邮、eDi、因特网数据等，具体通过封闭型的eDi网络，局域网与因特网连接开放型的因特网或传统的电信进行电子交易信息的传输。
（三）不违反法律和社会公共利益。不违反法律和社会公共利益，是指电子合同的内容合法。合同有效不仅要符合法律的规定，而且在合同的内容上不得违反社会公共利益。在我在我国，凡属于严重违反公共道德和善良风俗的合同，应当认定其无效。
（四）合同必须具备法律所要求的形式。我国现行的法律规定无法确认电子合同的形式属于那一种类型，尽管电子合同与传统上面合同有着许多差别，但是在形式要件方面不能阻挡新科技转化为生产力的步伐，立法已经在形式方面为合同的无纸化打开了绿灯。法律对数据电文合同应给予书面合同的地位，无论意思表示方式是采用电子的，光学的还是未来可能出现的其他新方式，一旦满足了功能上的要求，就应等同与法律上的“书面合同”文件，承认其效力。[15]
六、电子合同监管
网上广告、网上购物、网上合同、网上支付等新型网络交易活动给工商行政管理机关提出了新的要求。工商行政管理机关是国家主管市场监督管理和有关行政执法的职能部门，工商行政管理部门监管的市场是社会主义市场经济下的大市场，工商行政管理机关对电子合同进行监督管理责无旁贷，该项职能是由法律所赋予的。[16]工商部门对电子合同监管能促进网络市场交易的公平性、安全性、经济性，能有效的保护消费者和经营者的合法权益，能减少合同争议和违法合同，提高合同的履约率，维护市场交易安全，促进经济的发展。
我国现阶段的电子合同监管主要存在着以下几个方面的问题：一是电子合同的实体法和监管的程序法等立法不能适应现阶段的要求。对电子合同的监管是一个技术性很强的工作，没有相关的规章制度是无法开展的。二是相关的技术与配套工程没有确立，从而无法保证电子合同的监督与管理工作。电子合同交易的开展需要一系列的配套措施，是一个系统的工程，如市场主体制度的认证，电子合同效力、电子合同交易的安全性与真实性问题，电子证据、电子合同争议的管辖权等等。目前的立法严重滞后，严重影响电子合同的交易和监管力度。三是现有的工商登记制度无法对网络交易主体进行监管，没有统一的认证机构。四是工商行政管理机关执法人员的水平和能力有限，执法的手段单一。目前，我国基层工商机关自动化办公水平有待提高，计算机知识、网络技术有待加强。执法人员对网络交易行为不了解，不能快速的对网络市场信息进行有效的收集、分析和整理，从而影响了电子合同监管的力度。
电子合同管理篇5
关键词：电子文件电力企业信息整合科技管理资产全寿命
中图分类号：G276文献标识码：a文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0174-03
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录1。电子文件是数字时代人类活动的主要记录，是人类文明的重要载体，电子文件的大量流失，严重影响到中国文明的传承与发展。我国电子文件管理研究领域的代表人物冯惠玲教授深刻指出电子文件是中国信息化社会的基石，但面临着失密、失用、失真、失信等严峻挑战2。自2009年起，党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，采取了一系列措施加强电子文件管理，中央办公厅和国务院办公厅先后印发《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》等文件，为加强电子文件管理指明了方向，电子文件管理现已纳入为国家信息化发展战略框架。
电力企业业务融合要求打通企业内的部门壁垒，系统壁垒，数据壁垒，以建立跨部门、跨系统的企业经营及管理信息良性循环机制，从而使企业中的人，财，物得到最佳适配。其中，电子文件作为企业信息的重要载体和血脉，对业务融合起到至关重要作用。我国要求电子文件管理必须达到全程管理、统一管理，便于利用，安全保密的基本要求，以实现真实、完整、可用、安全为基本目标。电力企业电子文件主要有两种类型，一是公文类电子文件，如各种通知，报告，规划等，其原始数据类型是非结构化数据。另一类是业务类电子文件，如eRp、营销系统中的各类表单位，其原始数据类型是结构化数据。目前我国在电子文件管理实施以政府主导为主，作为电子政务工程的重要组成部分，江苏、安徽、浙江等各省市相继续建立了省级的电子文件管理中心，其主要针对公文类电子文件进行管理。然而，对于面对大型电力企业由于业务多样性产生的海量业务类电子文件，尤其是在电子文件管理如何有效整合信息资源，打破信息孤岛，全面提升信息化建设价值，在国内还鲜见研究论述。笔者认为，业务类电子文件应具有两种属性，其一文档属性，如表征电子文件的标题，产生部门、产生时间等等。其二是业务属性，如资产台帐中的资产编号，资产名称，维修时间等等，这对企业开展业务分析具有重要价值。企业中的业务类电子文件管理除应满足文档属性等基本需求外，更应聚焦于业务属性。只有对每类电子文件对应的业务属性予以深入挖掘，将其应用到企业信息资源整合的新高度，才能凸显企业电子文件管理的鲜明特色，推动电子文件的创新性应用，助力信息化管理价值。
1电力企业信息资源整合面临的主要挑战
电力企业在国民经济中居重要地位，业务信息化程度较高，各企业均已基本建成全面覆盖公司各业务的信息系统支撑体系，这为电子文件产生与利用提供了广阔的数据源。虽然电力企业在信息化建设方面取得显著的成效，但在对海量信息资源整合，仍然较为薄弱，主要面临以下三大挑战：
（1）电力企业电子文件数据总量大，且具有多样化形式。随着企业信息系统的深化应用，各业务系统产生了海量的电子文件数据，自发性和分散性特征非常突出。2011年底，一个省级电力公司电子文件数量通常高达数千万份，分布在公司的eRp、生产、基建管控、营销、科技、经济法律等不同的业务系统中。
（2）以表单为主要载体的结构化数据难以归档。目前电力企业综合档案管理系统主要归档公文、工程、科技、财务等传统档案类型，而核心业务系统的重要电子文件（如表单等结构化数据）没有进行归档，影响了档案的覆盖度，重要数字资产存在流失的风险。
（3）信息壁垒严重，数据利用率低。当前跨部门、跨业务系统之间还存在诸多信息壁垒问题，如各业务系统还不能较好实现围绕客户服务、工程项目建设、资产全寿管理等大业务条线实现全面的信息共享与业务整合，要打破壁垒，提高数据利用率，信息资源缺乏整合。
由此可见，随着电力企业信息化建设的深入推进，电子文件数据总量必然持续累积，如果不采取有效，可行的措施解决上述问题，则信息资源将存在流失的风险，同时也会成为深入推进信息化建设，大幅提升信息化应用水平的阻碍。因此，必须积极寻找切入点，消除信息壁垒，促进业务协同，力求“集中、统一、精益、高效”，实现电力企业信息资源管理价值及其业务价值双提升。
2电子文件双重属性的演化路线
电子文件管理的精髓在于“前端控制，全程管理”。完整的电子文件管理信息体系是由三个部分构成，如图1所示：前端是业务系统，它是电子文件的产生源泉。业务系统将产生公文类电子文件与业务表单类电子文件，此时的电子文件处于现行阶段。中端是电子文件管理系统，多个业务系统产生的电子文件按照电子文件格式标准封装后进行电子文件管理系统，从而实现电子文件的集中管控，达成电子文件管理的基本目标，这是电子文件的半现行阶段。后端是数字档案管理系统，将电子文件管理系统中符合归档要求的电子文件根据国家及公司归档标准与要求归入电力企业数字档案馆，并组成对应的案卷，实现电子文件的长期保存阶段。
由此可见，半现行阶段是进行电子文件信息资源整合是最佳时机。因为在现行阶段，电子文件体现出强业务属性，现行阶段完成后，业务属性不断弱化，文档属性不断增强，当电子文件封装成档案的数据标准进入数据档案馆系统后，则电子文件完全转化为文档属性。因此，在电子文件管理系统所处于的半现行阶段，业务属性和文档属性具有最佳结合点。另一方面，在电子文件的半现行阶段对应的电子文件管理系统中，能够捕获到公司多种核心业务信息系统产生的大量电子文件，并实现了集中存储，这种物理上的集中为开展电子文件信息资源整合提供了得天独厚的条件。
3技术方法
3.1工作基础
电子文件信息资源整合需要重点解决三个关键环节：
对电力企业各业务条线必须进行全面细致的分析。只有通过对业务条线的全面分析，才能从纷繁复杂的电子文件信息资源中梳理出最能表征该业务条线业务特色的电子文件，实现该业务过程的本征还原。
对有关核心信息资源必须进行充分捕获。根据对业务条线的梳理成果，确定对应业务系统中的电子文件管控点，当该管控点对应的电子文件产生时，自动推送到电子文件管理系统中。必须要确保能够表征该业务条线的电子文件信息资源能够通过系统集成的方式自动捕获到电子文件管理系统。
对电子文件资源整合模块设计必须充分灵动。由于不同的业务条线决定了各自具有不同的流程环节，不同的业务模式决定了电子文件生成及整合的先后顺序，因此必须设计上可配置、松耦合、自适应的电子文件资源整合模块，才能满足业务多样性，流程多样性的需求。
为了利于论述上述三个环节，下文以电力企业中的资产全寿命管理业务条线为例，详细说明电子文件信息资源整合的工作步骤与关键环节。
3.2资产全寿命业务条线梳理
资产全寿命管理是电力企业科技管理的重要对象。资产全寿命周期管理以资产作为研究对象，从设备最优利用目标出发，统筹考虑资产的规划、设计、采购、建设、运行、检修、技改、报废的全过程，将资源、过程和信息有效集成，体现综合效益。通过电子文件管理能够将原本孤立的设备管理文件按时间维度整合成有序的反映资产管理过程的业务记忆，实现管理过程可视化，为大型企业资产全寿命的管理创新提供最佳实践案例。
通过业务分析，电力企业资产全寿命可以分为四个阶段，分别是资产规划期，资产采购期，资产运行期、资产维护期。以某电力公司为例，通过业务梳理和调研，共涉及到10个流程环节，22种电子文件，涉及到eRp，生产管理（以及电子商务平台3大业务系统，并建立起了业务环节-电子文件-元数据的对应关系。
3.3关键技术路线
电子文件信息资源整合核心是建立业务系统-业务流程-业务环节-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型。其中业务元数据是开展电子文件信息资源的枢纽，元数据对电子文件信息资源结构化的描述，包括数据资源本身的特征和属性，直接表征了电子文件的业务属性。元数据能够有效揭示电子文件数据资源间的组织关系，从而准确完成数据组配，图2揭示了以元数据为枢纽的多层级数据模型建立过程，技术要点说明如下：
（1）根据业务融合目标，确定融合专题，建立不同业务条线的电子文件融合流程。专题诸如客户全方位服务、项目全过程管理、资产全寿命管理等等，梳理形成专题核心元数据及关联的关键字段，针对该专题通过流程建模工具创建跨业务部门，业务系统的大业务流程，每个环节通过关键字段与每个管控点对应的电子文件建立关联。
（2）考虑到企业业务模式可以发生的变更，必须使电子文件融合流程具有足够的柔性。因此，基于流程建模工具，将所包含的各环节通过关键字段与管控点建立联系，这样添加或是删除各环节只要处理好该环节的上下级关联关系即可，对业务模式变更具有保持足够的柔性。
（3）建立好跨部门，跨系统的融合流程以XmL进行描述，形成完整的流程表达语言加以固化。
特别应指出，由于业务融合流程所包括的电子文件信息资源分布在大型企业的多个业务系统中，多个业务环节，多个管控点中（即业务系统产生对应电子文件的功能点），因此必须找到能够全面贯穿这些电子文件的唯一的标识符，如客户编号、项目编号、资产编号等等。其eR图如图3所示，资产全寿命信息资源整合是以资产编码为轴心进行。
3.4实施效果
据上文分析，以资产编码作为连接分布在不同业务系统中的电子文件信息资源整合的数据纽带，建立起资产全寿命管理业务条线对应的业务流程，业务环节、电子文件以及元数据的关系，即可实现电子文件信息的全景式展示。图4是某电力公司变电站资产全寿命各电子文件整合结果。
4结语
通过上文论述，以元数据为核心进行电子文件信息资源整合，对推动电力企业业务融合具有三个显著优势：
（1）易于实现业务融合信息全景化聚合。通过本文建立的业务系统-业务流程-业务环节-管控点-电子文件-电子文件元数据多层级的数据模型，能够实现业务融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使业务模式发生变更，只需要调整对应的业务环节即可。
（2）易于实现业务融合信息全局化共享。通过上述方法，根据融合专题对应不同业务系统产生的电子文件，通过唯一标识进行整合，这就有效打破业务部门、信息系统间的信息壁垒，实现电子文件全局化共享，共同提升业务信息系统的建设价值和应用效益。
（3）易于实现业务融合信息持续化整合。只要通过制订明确的业务规则进行数据组配，从电子文件信息资源池中自动抽取有关数据，根据客户编号、项目编号、资产编号等元数据为主线进行贯穿，可根据业务运行不同阶段，持续化自动整合电子文件信息资源。
因此，借助电子文件信息资源整合，能够有效打通信息系统的壁垒，把公司信息资源的整合水平由数据级提升至内容级，对于电力企业营销社会化服务，项目标准化管理、资产精益化管理产生重要推动，为数据共享与业务融合提供了一种具有生命力的全新方向。
参考文献
[1]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通迅，2008（6）：15-19.
电子合同管理篇6
关键词：区块链技术；高校；电子档案管理；应用
电子档案内容的真实性，尤其是在区块链技术中哈希算法、时间戳等多种技术的应用，都能够在很大程度上实现对电子档案准确性的优化，同时降低档案被篡改的几率随着我国科学技术水平的发展，越来越多的现代化技术被应用在实际的高校电子档案管理环节，其中区块链技术就是近几年高校电子档案管理过程中比较常见的优化模式之一，合理的应用区块链技术不仅能够将现代技术中的分布式存储技术、识别技术等应用在实际高校电子档案管理的过程中，同时还能够推动高校电子档案管理的发展，进而帮助高校获得更加有效的档案管理目标。
一、相关理论概述
1.区块链技术的概述
区块链技术是近几年比较常见的现代化数据分析技术，其本质就是一个能够进行现代化分析的数据库，在区块链技术中，转变了原有网络中必须存在中心节点的弊端，将网络中的各个节点以平等的状态应用在系统中，从而通过各节点互相证明的方式实现保障数据信息准确性、安全性等目标。在区块链技术下，网络系统可以对所有经过节点的往来记录进行登记，从而保障这一技术中数据操作的可追溯性，从而在本质意义上提升系统管理过程中数据的安全、稳定。就区块链技术中的安全机制而言，通常情况下区块链技术中常见的安全机制大都表现为共识机制、去信任机制、防篡改机制、共同监管以及追溯机制等。这些机制的应用都能够在一定程度上实现保障系统中数据运行稳定性的原则，从而实现对数据真实性的提升。在区块链技术中通常会应用时间戳、哈希函数等方式对数据进行加密，从而确保数学在传递、使用过程中的相对稳定。比如，在通过哈希算法加密的环节而言，这一算法能够在一定程度上随机的为数据购置数字签名，进而实现对数据的加密保护。与此同时，在进行哈希算法加密后，应用为数据加盖时间戳的方式也能够在很大程度上实现对数据的二次加密，继而保障数据不会被二次篡改，从而完善原有的数据保护。
2.高校电子档案管理的概述及特点
高校电子档案管理是近几年高校管理改革中新出现在人们视野中的一种新型档案管理模式，这一模式顺应了现阶段大数据时代的发展背景，并将更多现代化的信息、数据处理技术与传统的高校档案管理融合在一起的一种高效、稳定的新型档案管理模式。就高校电子档案管理工作而言，这一工作将原有高校运行中纸质的档案进行了改革，实现在一定程度上纸质到电子层面的转变，同时推动了现阶段高校档案管理的发展。通过以往高校电子档案管理的研究，笔者认为就这一环节的特征来说大都表现在如下四个方面：首先，高校电子档案管理具备一定的社会性。高校作为社会人才培养的摇篮，这一特性的存在导致高校势必会与社会存在比较密切交集，高校将源于社会的学生，经由“打造”后在回馈给社会，同时高校研究的很多内容也服务于社会，这些都造成了高校电子档案的特异性，并在一定程度上影响实际管理工作的开展；其次，高校电子档案管理也具备一定的综合性，其档案管理的内容不仅仅涉及了高校所拥有的产业资料、科研资料、人才资料等多个方面，同时也囊括了实际教学过程中产生的教学方案等等，多属于高校电子档案管理中不可或缺的重要组成部分；第三，便是高校电子档案管理具备较强的系统性特征，受高校运行模式的影响，高校运行中的载体、数量种类繁多，也正是这些种类繁多的内容促使高校电子档案形成了一个相对独立的系统，从而为后续高校运行中存在的各类型工作提供支持，推动我国现代化背景下高校电子档案管理的发展。最后，高校电子档案管理也具备加强的通用性水平，这些电子档案的内容大都按照统一的教学周期、管理制度等予以记录，所以，可以认为这一内容具备较高的通用性水平。
二、区块链技术在高校电子档案管理中应用的可行性
通过对区块链技术和高校电子档案管理的研究，笔者认为将区块链技术应用在高校电子档案管理中应用的可行性大都表现在如下三个方面：首先，合理的将区块链技术应用在实际高校电子档案的管理过程中能够在很大程度上确保。其次，区块链技术的应用能够在一定程度上保障高校电子档案管理的安全性，一方面，这一技术的应用能够平衡原有高校电子档案管理系统中各不同组成部分的重要性，分散原有档案管理过程中的攻击，进而提升实际高校电子档案管理的安全性；另一方面，在区块链应用背景下，所有面向高校电子档案管理系统的攻击都将被记录、被追溯，从而在一定程度上实现对高校电子档案管理的保障。最后，区块链技术的应用能够在一定程度上实现对高校电子档案管理的全生命周期管理，同时促使高校电子档案管理朝向更加科学、高效的方向发展。尤其是近几年，随着我国高校教育体系改革的推进，在高校电子档案管理的重要性也逐步的凸显出来，区块链技术的应用能够从高校电子档案的生成环节入手，全面的覆盖到电子档案管理的各个环节，将高校中有关档案管理的多个部门凝聚成一个电子档案管理的整体，从而优化后续高校电子档案管理的发展，解决以往高校电子档案管理发展中存在的问题。
三、新时期开展高校电子档案管理过程中存在的问题
就我国实际的高校电子档案管理而言，随着教育体制改革的不断推进，原有电子档案管理过程中存在的问题也逐渐的凸显了出来，就以往的电子档案管理中存在的问题大都集中表现在学生档案管理和高校档案信息化管理两个方面：首先，就高校电子档案管理环节，随着我国高校教育普及程度的提升，很多高校的招生门槛都出现了不同程度的降低，这种门槛的降低在根本上导致了高校学生数量的激增，从而最大程度上提升了档案管理的难度。与此同时，随着学生数量的增多，相应的教职人员数量也会随之相应的提升，这些因素的存在都会在一定程度上影响实际高校电子档案管理的效果。其次，高校电子档案管理制度的不完善也是目前高校电子档案管理过程中比较常见的问题之一，尤其是近几年，随着高校电子档案改革的推进，原有的档案管理模式已然无法贴合时展对于电子档案管理的客观需求，如何在保障为学生们营造良好的传道、受业、解惑氛围的同时，保障学生们的档案信息安全就成为了现阶段高校电子档案管理环节迫在眉睫需要解决的问题。最后，高校电子档案专业管理人才的匮乏也会在一定程度上影响实际高校电子档案的开展效果。尤其是近几年，随着电子技术的革新，高校电子档案管理模式也随之发生了很大程度的转变，传统的高校电子档案管理人员已然无法在本质意义上满足时展对于高校电子档案的管理需求，从而限制了实际高校电子档案管理的顺利开展。
四、区块链技术在高校电子档案管理中的应用
纵观以往的高校电子档案管理而言，通常情况下传统的高校电子档案管理大都分为下述三个模块，即档案搜集模块、应用模块以及数据管理模块，这三个模块的相互协调才能够帮助高校更好的开展日常事物中的档案管理。下面笔者将分别从上述三个方面入手探究区块链技术在高校电子档案管理的应用：
1.区块链技术在档案搜集、整理中的应用
就目前高校的电子档案管理工作而言，通常情况下是通过定时、定点的方式将档案业务中集成的数据分享到相关档案管理系统中，虽然这种模式的应用在很大程度上减轻了高校档案管理工作的强度，但是，在实际数据形成、传输的过程中仍旧存在一定的风险因素，可能会对后续的高校电子档案管理埋下隐患，由此，在这一背景下，合理的应用区块链技术，就能够充分的让高校中的各个部门积极的参与到实际档案管理的过程中来，从而以“分布式”的状态开展有关高校电子档案信息的等级，并将其电子档案的副本留存在每个区块中，从而实现优化原有高校电子档案管理的目标。首先，在区块链技术下，各个档案数据搜集站点在进行档案数据的搜集时都会在内容确定后，将该搜集的档案数据记录在区块链技术中，从而实现在源头上保护档案数据准确性的目标。其次，在这一信息搜集节点的档案信息，区块链技术会应用哈希函数的方式对节点数据进行保护、传输，以此实现保障数据传输过程中的安全性目标，避免在档案传输过程中出现纰漏，与此同时，在这一技术上搜集的数据，如果想要通过这一节点进行对数据进行修改，就需要获得其他网络节点的批准，从而最大程度上减轻了单一电子档案管理节点的安全压力，实现更大意义层面的电子档案保护目标。例如，在进行高校档案管理的环节，区块链技术的应用能够实现对原有高校档案的区块式管理，从而将各个职能部门单位的业务系统档案情况整合到整体的档案网络系统中，从而弥补以往高校电子档案管理过程中非法篡改档案内容的问题。与此同时，将区块链技术应用到高校财务档案的管理环节，也同样能够实现优化财务管理信息的目标，以此推动整体高校电子档案的管理进程。
2.区块链技术在档案应用中的应用
对于高校的电子档案管理而言，如何帮助电子档案提升原有的使用效率，才是未来高校电子档案管理发展的必然方向，在过去的高校电子档案管理环节，传统的电子档案管理大都是通过账号、密码的方式进行使用者的身份验证的，虽然这种方式能够在一定程度上保障档案管理在应用过程中的相对安全，但是，其中在以往的使用过程中仍旧会为有心之人留有余地，同时也不便于校外合法工作者使用电子档案资料，由此，区块链技术的应用则能够在很大程度上解决这一问题。在区块链技术的应用过程中，首先，电子档案管理者们可以根据电子档案使用者的需求将电子档案系统划分为几个存在相互交叠的区域模块，以便后续不同的档案管理部门、校内非档案管理部门以及校外工作者们进行使用，一方面，保障校内的档案管理部门能够最大程度上提升原有高校电子档案管理的使用效率，另一方面，对于校内非档案管理部门或校外工作者们使用时，只需要通过简单的网上审核、申请、审批流程即可实现对后续电子档案的应用，从而提升原有高校电子档案的使用效率。与此同时，区块链技术的应用能够对不同身份的电子档案使用者进行标记，便于电子档案使用监管，同时提升在电子档案使用环节的安全性。
3.区块链技术在高校电子档案管理监督中的应用
区块链技术还可以被应用在实际的高校电子档案管理监督环节，尤其是对于高校学生电子档案管理的环节，合理的应用区块链技术能够及时的将使用者们所需要的数据反馈给管理人员，从而最大程度上保障高校电子档案管理的应用情况，避免在实际的电子档案管理过程中出现遗漏等问题，继而逐步的推动未来高校电子档案管理工作在实际高校改革中的落实。除此之外，在完善区块链技术在高校电子档案管理中落实的同时高校也应着眼于原有的档案管理人才进行培养，构建具备更强专业性、创新性的专业区块链电子档案管理人才，并为后续高校电子档案管理工作的开展打下基础。例如，就这一环节，高校一方面应在选拔档案管理人才的阶段，侧重于选择档案管理专业毕业的、具备一定档案管理知识和实践能力的新鲜血液参与到实际高校的档案管理过程中来，从而保障区块链技术在高校电子档案管理过程中的落实；另一方面，则应针对原有的电子档案管理人才进行优化，通过定期组织有关区块链技术的普及、宣讲，让更多的档案管理者们重视到这一技术在实际高校电子档案管理过程中应用的重要性，从而实现区块链技术在高校电子档案管理中的应用。
电子合同管理篇7
【摘 要】目前，电子文档管理的现状不容乐观，其中存在的问题亟待解决，同时电子文档管理有着自身的特点，要根据其特点开展工作，才能实现对电子文档的有效管理。
关键词电子文档；管理；现状；特点；建议
随着电子文档的日益增多，文档管理工作面对着严峻的挑战。文中将对电子文档管理的现状进行分析，同时介绍电子文档管理的特点。为了解决电子文档管理中存在的不足，文中将提出具体的建议，旨在促进电子文档管理的工作效率，提高电子文档管理的工作质量。
一、电子文档管理的现状
电子文档通过计算机的运用，实现对材料的记录。电子文档的形式较多，如：电子文字、电子图纸、电子表格等，同时电子文档有着自身的优势，如：大容量、小体积、易复制等。随着信息技术的逐步发展，电子文档成为了人们工作与学习生活中重要的一部分，电子文档管理逐渐被人们所重视，电子文档管理要实现其安全性、科学性、规范性管理，才能满足人们的需求。但现阶段，电子文档管理还存在诸多的问题，电子文档管理发展比较缓慢，不能满足电子文档日益增长的需求，同时，电子文档自身存在诸多的不足，具有一定的局限性，致使电子文档管理日益严峻，电子文档管理缺乏秩序，严重影响着对电子文档的查询与保存。电子文档管理的问题要进行深入的研究与分析，才能对其进行有效地解决。
二、电子文档管理的特点
电子文档管理有着自身的特点，主要表现在以下几个方面：其一，自动化管理。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的，在计算机上通过必要的软件对其文档进行审核、签发、归档等，从而对电子文档实现电子化、自动化管理；其二，数码化保存。电子文档通过网络技术的运用，将材料转换为数码，通过必要的软件对其进行识别、录入与保存。数码化保存实现了对材料的长久性保存，它具有较大的存储空间，将实现对资源的合理利用；其三，网络化传输。电子文档实现了网络化传输，通过计算机，其传输更加便捷、更加迅速，利于对电子文档管理的科学化、系统化、及时化；其四，公开化形式。电子文档管理逐渐公开化，通过网络监控，利于对电子文档的鉴别、归类、整理与归档等，提高了文档管理的工作效率。同时保证了文档管理的工作质量；其五，在线化利用。电子文档管理具有共享性、复制性、交互性等，电子文档的利用将不受时间与空间的限制，通过网络平台，便可以对其进行利用，促进了电子文档的使用率。
三、电子文档管理的建议
电子文档管理工作有着重要的作用，其管理问题日益严峻，要迅速开展电子文档管理工作，积极促进电子文档管理的规范化、秩序化、科学化、系统化与同步化等。下文将阐述几点建议，旨在提高电子文档管理的工作水平。
（一）健全电子文档管理制度。电子文档管理的规范化与秩序化，需要建立健全电子文档管理制度，电子文档管理制度的建立要根据其实际情况，结合电子文档管理的特点，从而制定严谨的管理制度。在电子文档管理过程中，依据其制度，进行规范的电子文档登记、鉴定、归档、保存等。同时电子文档管理的过程中，要采用必要的技术手段，进而提高电子文档的质量，保证其信息的可靠性、完整性与真实性等。
（二）完善电子文档归档方式。电子文档管理要完善其归档方式，可以采用逻辑归档与物理归档，其中逻辑归档是运用计算机技术，电子文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用与管理，这种方式对网络环境要求较高，要对其进行全方位的安全管理，才能保证其安全性；物理归档由档案部门进行拷贝或刻录，再进行移交管理，这种方式相对安全，利于电子文档的长久管理与保存。
（三）确定电子文档归档内容。电子文档在管理过程中要明确其归档的内容，才能保证电子文档管理的有效性。电子文档归档的内容主要涉及归档的范围、时间、数量、要求以及方法等，其中归档的范围要全面，才能提高电子文档管理的质量，其范围主要有文字、图像、声音、数据等众多文件；归档的时间是由电子文档运用的技术与环境等诸多因素共同决定的，其时间不宜过长，可以进行年度归档或季度归档；归档的数量决定着电子文档管理的安全性，最为基础的数量为两套拷贝，一套保存和一套借阅；归档的要求要根据电子文档管理的实际需求进行调整与规定；归档的方法众多，可以采用备份归档，也可以采用压缩归档。
（四）提高文档管理人员的综合素质。随着信息技术的发展，电子文档管理对技术的要求也在不断提升，要求其管理人员的综合素质要有所保证。提高电子文档管理人员的综合素质，才能实现电子文档管理的科学性，才能保证电子文档管理的质量，才能提高保证电子文档管理的效率。提高管理人员的综合素质，要求管理人员要通过学习或培训，提高自身的管理专业技能，同时还要提高自身的职业道德素质，才能运用现代化的手段进行电子文档管理，才能促进电子文档管理工作的进一步发展。
参考文献：
[1]王朝晖.企业电子文档管理工作的几点思考[J].信息化建设，2011，12（04）.
电子合同管理篇8
一、电子政务办公系统建设情况
1、电子政务办公系统内容建设应用情况。目前，我局电子政务已建设完成门户网站和综合办公系统、档案管理系统。内网门户开通运行了19个栏目，其中10个栏目由网站后台单独维护，其他的直接由综合办公系统关联。综合办公系统开通使用了局领导每周工作安排、大事记等19个栏目，领导办公、公文处理等11个一级模块，发文办理、意见征询、任务管理等45个二级模块，局行政发文、党委发文、纪委发文、工会发文、上周要情报送、汇总、列表、维护等134项应用。档案管理系统可以进行电子档案的存储、管理、查阅。
电子政务办公系统的应用已基本涵盖我局日常政务办公的所有需要，实现了公文处理、档案管理及部分政务工作的信息化处理，大大简化了政务工作的过程，提高了工作效率。自2007年9月试运行至今，我局通过综合办公系统处理发文315件，收文146件，签报87件，内部材料呈报33件，接收海委交换公文17件，上传我局交换公文11件，政务公告97条，政务信息125条，上周要情24期，××运河信息19期，大事记4条。
同时，为了提高政务办公系统的实用性，按照海委的安排，部署了腾讯通rtx，购置了短信群发设备，这些电子政务系统和设备同政务办公系统一起搭建起来一个办公信息化处理平台。
为了进一步拓展政务办公系统的应用，我局还对局属各单位登陆门户网站和综合办公系统进行了测试，局属各单位工作人员除卫河局外都可以通过微波和光纤登陆内网门户，还开通了9个单位的局领导和办公室主任为综合办公系统的用户，方便他们登录系统查看有关信息，使用部分功能。目前，门户网站用户1000人，综合办公系统用户达240余人，系统得到一定应用。
2、电子政务办公系统管理情况。为了更快更好地推进综合办公系统在机关的使用，办公室编制了《××局综合办公系统公文办理简明使用手册》，采取图文并茂的方式对大家开展培训，并对登录综合办公系统处理办公事务做了具体要求。同时，为进一步加强管理，办公室还并会同信息中心制定印发了《××运河管理局机关电子政务系统管理办法》，使综合办公系统的管理有章可循。
二、电子政务办公系统应用中存在的主要问题
1、各部门（单位）领导认识不统一，理解不够深入，没有形成电子政务办公系统应用的合力。目前，我局各级领导对电子政务建设的重要性，对电子政务建设产生的作用的认识也已经很明确，但整体来说，各部门（单位）领导对应用电子政务优化本部门、本单位业务工作的动力不足，大力推行电子政务应用的力度不够，还没有形成推广应用电子政务的合力，电子政务的效益和作用无法得到充分的显示，致使政务系统里许多好的功能，如政务公开、多方式沟通、公文的跟踪、查询等等没有充分发挥其应该发挥的功能。
2、机关工作人员信息化应用技能和动力不高。从政务系统后台监测的情况看，机关内经常使用该系统的只占三分之一，许多同志用的少、不会用，有些同志上班时腾迅通不开，局办发的政务短信不接，分析原因有两个：一个是机关部分职工熟练掌握电脑和网络的技能不高，第二个还是思想意识问题，在系统建设的初级阶段，还存在两种手段同时应用的问题，很多人觉得是麻烦，还习惯于用老的做法，没有看到长远。
3、电子政务办公系统相关管理体制和制度不完善。我局信息化工作领导小组负责电子政务的规划，系统的部署和推广应用职责在办公室和信心中心，但目前这三家还没有做到有效分工，并且缺少沟通和交流，致使办公系统运行维护的职责和费用不明确，具体的工作细则不健全，影响了电子政务系统的规范化管理。
三、完善和推进我局电子政务办公系统建设应采取的对策
1、进一步加强电子政务建设规划。局信息化办公室2002年牵头制定了一个全局信息化建设规划，6年过去了，科技进步很快，原有信息化建设的构想、标准等已跟不上时代和实际的要求。同时，目前机关已建设运行的政务办公系统、防汛指挥系统、人事管理系统、财务管理系统、档案管理系统，以后还要建设工程管理系统、水政水资源管理系统等等业务系统，这些系统之间标准不一、接口不一，存在统一用户认证、共联共享的问题，今后，要由局信息化领导小组牵头，继续加强这方面的规划和研究，增强信息化建设的统一规划、管理。
2、实行内外网分离，加强电子政务系统的安全性和可靠性。目前，我局计算机网络系统实行内外网并行方式，网络安全性没有保障，随着到电子政务建设的深入，内外网不分离，电子政务系统无法同海委内网连接，同时，向局属各单位的拓展也受到带宽和安全的影响。因此，下一步要考虑实行全局内外网分离，保证内外网的完全隔离，保障电子政务系统的安全有效运行。
3、进一步推进电子政务办公系统建设，完善现有办公信息化处理平台。继续对综合办公系统进行修改和完善，进一步修改充实各项内容，增强系统的可靠性和易用性。在现有办公信息化处理平台的基础上，增加完善内网邮件系统、视频点播系统等内容，充实内网内容，打造一个办公、交流、学习的综合平台。加快档案管理系统的应用步伐，推进该系统同综合办公系统的整合。
4、加强机关业务工作规范化、制度化，推进电子政务的协同式发展。电子政务既不是简单的政府上网，也不是单纯地将各部门（单位）的计算机网络联网，而是要应用信息技术对我局机关业务进行重构或再造，要建立以业务流为核心的管理模式，实现我局机关在信息流通、工作组合、制度执行、事务控制、时间管理等管理环节的计算机化。要加强制度建设，建立健全办公系统运行管理考核办法、档案管理系统运行管理规定、门户网站管理规定等管理制度，逐步建立管理控制机构与体系。
电子合同管理篇9
［关键词］大部制；电子政务；应用协同
［中图分类号］D613，D92［文献标识码］a［文章编号］1672－2426（2009）03－0032－03
党的十七大报告指出，要“加大机构整合力度，探索实行职能有机统一的大部门体制，健全部门间协调配合机制。”这是行政管理体制改革的一项重要任务，是提高政府施政能力的迫切要求。行政管理体制改革的目标是建设服务型政府，此次“大部制”改革带来的重大变化，一方面有力推动了信息化建设，另一方面在很大意义上也将引发电子政务建设应用在政务公开、信息整合、应用协同三个方面取得新进展。党的十七大报告提出要“推行电子政务，强化社会管理和公共服务”，这表明“公共服务”是电子政务的一个重要职责。由此，构建服务型政府将是今后一个时期我国电子政务建设的重要内容，电子政务建设必须能够支撑我国行政管理体制改革，成为政府管理创新的信息化平台。
一、“大部制”与电子政务建设的联系
“大部制”即大部门体制，又称大部门制，就是指把业务相似、职能相近的部门进行合并，集中由一个大部门统一行使的体制。“大部制”的推出，是为推进政府事务综合管理与协调，按政府综合管理职能合并政府部门，组成超级大部的政府组织体制。特点是扩大一个部所管理的业务范围，把多种内容有联系的事务交由一个部管辖，从而最大限度地避免政府职能交叉、政出多门、多头管理，从而提高行政效率，降低行政成本。“大部制”一方面可以精简政府机构，减少部门之间的职能交叉和权限冲突；另一方面也可以减少横向协调困难，裁撤议事协调机构，有利于建立统一、精简、高效的符合市场经济和民主法治要求的现代化政府体制。随着工业和信息化部、交通运输部、环境保护部等新部委的成立，本次“大部制”改革已取得了阶段性成果。
电子政务是指政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间与部门分隔的限制，全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理和服务。从打造“服务型政府”来看，电子政务与行政管理机构的改革具有其特殊的内在关联，电子政务系统的建设能够支持行政管理机构的改革；行政管理机构的改革能够影响电子政务系统的建设与管理。这种特殊的内在关联在当下即表现出我国推行的“大部制”改革与电子政务的契合。电子政务建设既是对政府管理方式的重要创新和实践，又是通过政府业务流程的优化和重组，进而改革政府审批制度和切实转变政府职能，使“大部制”中的工作协调和流转变得更加顺畅和有效。由此可见，电子政务应用协同会对“大部制”起到强有力的支撑，无论是电子政务建设还是“大部制”改革，都有着共同的愿景，即实现以人为本，为公众提供高质量、低行政成本、“一站式”的公共服务。这种契合为实现电子政务与“大部制”改革的良性融合奠定了很好的基础。另外，以电子政务增加政府改革的内涵，达到外在形式的变革与内在效益的改善，也改变了以往数次变革内涵的缺失。因此，电子政务为“大部制”改革提供了手段和实现平台，使“大部制”改革成为可能；“大部制”改革既是电子政务的建设内容，又是电子政务的应用基础。也就是说，“大部制”改革是我国电子政务深度发展与应用的前提，电子政务不是要对已有的传统业务流程实现自动化处理，而是要对改革后的业务流程进行固化；电子政务是实现“大部制”改革、推进“大部制”改革的载体，没有电子化的手段就难以实现流程的优化、跨部门的互动与资源的共享。
二、“大部制”对电子政务建设的影响
从发达国家的政府信息化实践经验来看，电子政务是建设服务型政府的直接推动力。在电子政务建设中，政府利用信息网络技术，整合政府资源，形成跨部门的“一站式”服务，使公众可以在任何地点、任何时间均可获得政府的公共服务，形成了“无时不在、无处不在”的“全天候”政府。政府利用信息网络技术，与公众越来越广泛和深入地实现互动，工作透明度和公众参与度空前提高，政府对公众的服务质量和效率大幅度提升，政府管理从刚性的管制型政府迈向公众广泛参与的治理型政府，从而兴起了建设服务型政府的热潮。
对我国而言，电子政务也始终是与政府行政管理体制改革和政府管理创新联系在一起的。总理于2003年指出：“电子政务从根本上讲，就是要提高行政效率，降低行政成本，改进政府管理，方便人民群众。”2006年，总理又指出：“加快电子政务建设，推进行政管理体制改革，提高政府工作效率和公共服务水平，为公众参与经济社会活动创造条件。”党的十六大针对深化行政体制改革，也提出过“要进一步转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本，形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制。”但从现实来看，我国建设电子政务的初衷并没有如愿以偿，而是表现出电子政务绩效不佳的种种问题。究其原因，主要是对电子政务的理念缺乏正确的认识，电子政务发挥作用的基础条件较差以及体制。电子政务建设并没有对传统行政方式进行实质性的改革，也没有带来实质性的触动，结果是忽视了现代科学技术应用与政府行政改革的有机结合；技术与政务分割，其结果导致了行政改革缺乏技术动力的支撑，现代信息技术缺乏有效发挥作用的体制环境。因此，探索实现职能有机统一的“大部制”将对电子政务的进一步发展产生广泛而深远的影响。“大部制”不是简简单单的小部委之间的压缩合并，而是通过机构职能权限的重新界定与分配，符合电子政务应用协同的发展要求和提升的改革趋势。
三、以“大部制”为契机，推动电子政务应用协同建设
电子政务建设对建设服务型政府的作用，最终是要体现在应用上。电子政务的核心不是电子而是政务。随着“大部制”改革的推进，信息共享和整合的步伐进一步加快，以此为基础的应用协同将面临着前所未有的良好发展环境。为了配合“大部制”管理模式的推进和跨部门应用的协同，电子政务建设可以采用“以业务为主线”的整合，解决电子政务中跨部门业务协调问题。将一些受众面广且需多个政府部门共同完成的审批或办事项目提取出来，统一规划设计、协同建设，最大限度地避免部门各自为政。
协同工作是指众人齐心协力共同来完成同一件工作的活动。协同工作成为一项新的研究领域来自于信息技术的发展，来源于通信技术、计算机技术、网络技术的融合，因此，也称“计算机支持的协同工作”（CSCw，ComputerSupportedCooperativework），简称为“计算机协同工作”。它是社会信息化进程中的一种必然产物，它的出现将会提高人们的工作效率，促进社会生产力的发展，影响人类群体生产方式、工作方式和生活方式。电子政务中的应用协同工作十分重要，政府中大量的工作和对公众的服务是跨机构、跨部门的，需要联合和共同完成。
在我国政府部门的中，由于政府部门职能的划分，所以存在各种各样的协同性工作，这既包括政府部门内部的协同办公，也包括政府部门之间的协同工作。但是现有的政府部门的电子政务应用平台还远远不能满足协同工作的要求。我国电子政务目前已经进入第三代，其主要的目标是在政府信息支撑环境的基础上，利用知识管理技术提高政府的决策能力，建立基于网络的分布式政府结构，并通过分布式的“一站式政府”服务中心提供跨部门的政府业务服务。这个阶段的电子政务已经不局限于信息管理或事务处理了，而是希望通过信息技术手段提高政府部门的知识搜集、分析、传递和利用能力，将知识管理与政务业务流程紧密结合从而提高政府整体的管理水平和效率。
电子政务通过系统应用、部门流程以及信息的协同互动，可以更大程度地发挥电子政务的优势和作用。电子政务应用协同强调以政府工作人员的协作为核心，强化政府信息资源的共享、政府工作流程的优化及政府信息化系统应用的集成，是当前电子政务技术应用的最高阶段。随着电子政务应用系统建设的深入，运用“以业务为主线”的整合思路，解决跨部门业务系统建设，将会越来越受到重视和采纳。电子政务的一些重要服务项目，不会因为政府机构的合并、整合而暂停或废弃，而是通过避免结构性浪费，使其更具有可扩展性和可持续性。这是我们解决中国现行管理体制下电子政务跨部门业务应用的一条重要途径。
“大部制”可通过政府流程横向与纵向的重塑，增进部门流动沟通；政府机构组织形态由金字塔式的垂直结构向错综复杂的水平的网状结构转变，最大限度避免部门之间孤立实施、各自为政、封闭冲突的问题。“大部制”建设这种有力的保障，避免了电子政务发展中的无序和盲目现象，避免了电子政务低水平的重复建设，必将促进电子政务应用协同的整体推进。政府信息化中最核心的问题，就是实现信息系统间的网上互联互通。要加强办公资源的整合，建立起跨部门的、综合的业务应用系统，消除“条”与“块”之间的割裂状况。因此，推动跨部门的信息交换和应用，已经成为摆在政府信息化工作者面前的一个重大课题。而从我国电子政务实施情况看，机构、组织部门之间的信息割裂，是造成“信息孤岛”长期存在的关键症结。如今，随着“大部制”改革的实施，从最根本的政府部门职能上对机构组织进行整合，打破部门间的信息障碍，将极大地促进信息资源共享和利用，实现信息的整合。我国电子政务走的是一条“有条件的先上，在实践中摸索前进”的螺旋式路线，经过漫长的早期建设，形成了大量的模式并不统一的电子政务系统。一方面，这些独立的、异构的、封闭的系统彼此之间难以实现互联互通，是一个个名副其实的“信息孤岛”。另一方面，在信息资源方面，尽管积累的业务数据总量可观，但由于这些数据分别由相互孤立的应用系统产生和管理，其服务范围局限在个别应用或部门内部，各个数据库之间存在数据重叠，不但带来了大量的重复采集，更存在着大量的不一致现象。因此，网上互联互通最大难题首先是组织困难。我国大部分的电子政务应用系统，都是在本部门、本地区内部，按照行政机构的组织和要求实施的。跨地域、跨部门、面向政务的应用系统，往往由于部门条块分割管理上的原因而难以组织和实现。行政管理专家汪玉凯指出：“政府按照‘大部制’管理，会深刻地影响到电子政务系统的模式和信息资源的采集、共享和利用。按照大部制的要求统筹政府的信息资源，将受到更多的关注。”
四、“大部制”下的电子政务应用协同方式选择
在计算机协同工作时，需要多台计算机的协调工作，需要进行点到多点的群组通信、多目标发送。“大部制”下电子政务协同办公系统要通过计算机及其网络来协调人类群体的行为，通常包括音频、视频等多媒体信息的实时传送，要进行大量多媒体信息的实时截获。传送和对地域分布分散的多个用户的播放，这对网络带宽和延时特性提出了更高的要求。只有建立了广泛的群组通信支持，才能使以它为通信基础的电子政务的协同工作广泛开展。
在不同应用背景下的电子政务协同办公会有一些差异，但它们的共同特征是需要提供支持政务群体协同办公的工具。“大部制”下电子政务群体协同办公平台的基本框架可以采用四层模式：第一层为“开放系统互连环境”，该层提供开放的通信支持环境，保证电子政务协同工作过程中有效的信息交流。第二层为“协同工作支撑平台”，该层解决“大部制”下电子政务协同工作所需的主要机制和工具，机制包括信息共享、信息安全控制、群体成员管理；基本工具包括电子邮件、会议系统、协同写作和讨论系统、工作流系统等等。第三层为“协同工作应用接口”，在这一层中需要提供电子政务协同应用的编程接口api、人机接口HCi和人际接口ipi，通过标准化的服务接口向应用系统提供第二层的功能，使上层的应用系统与下层的支撑平台具有相对的独立性；提供有效、灵活、方便的人机交互接口以及在协同工作环境下协作各方交互关系、规则和策略等。第四层为“协作办公应用系统”，针对“大部制”下电子政务协同工作应用领域，提供所需的协作支持工具的剪裁和集成，协同应用系统的开发。
在“大部制”下电子政务协作过程中还需要遵循一定的规则，否则会引起协作的困难。协作控制机制就是协作规则在电子政务协同办公系统中的体现，协作控制机制要考虑到群体成员在协作时的行为习惯和心理状态，向各成员提供协作所需的信息。目前的许多电子政务协同办公系统虽能提供一定的信息交流手段和工具，但没有体现协作规则，而由群体成员人为协调各自的行为。理想的情况应是由“大部制”下的电子政务系统自动协调各成员的行为，遵守一定的协作规则。
电子合同管理篇10
随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。
电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。
电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵，较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。
2纸质档案管理的优缺点
纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。
纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。
3电子档案与纸质档案的融合管理
随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。
（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统
由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。
（二）档案部门对电子档案实行集中管理
通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。
（三）建立科学合理的档案管理制度
因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。
（四）提高档案管理人员的综合素质
当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。