档案数字化情况汇报篇1
论文关键词：档案统计,信息化,程序设计
1.1档案统计的内容
档案统计是指运用多种多样的统计技术和方法，通过图、表、册以及数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程[1]。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，是揭示档案工作有关情况及其发展规律的一项重要工作。
档案统计包括以下几个方面，一是档案利用的统计，是指一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的统计，主要包括各类档案的查阅、借阅、复制利用等项目；二是进行档案工作的统计，即对保管、编研、二次开发、数字化等业务工作情况的统计；三是进行档案统计分析，对重要的统计报表的情况分析。主要包括：档案统计年报、全年档案抢救统计表等。
1.2档案统计信息化及优势
档案统计信息化是指在新型的档案统计方法的指引下，运用先进的信息技术，对需要进行统计的档案信息进行分类、编辑、整理、统计、打印和利用分析的新型档案统计方式。
档案统计对档案综合利用工作具有重要的意义，首先使得档案统计工作化繁为简，提高档案统计效率；其次能够使统计数据更加准确，更为直观的反映档案利用情况；三使移交档案统计报表变得更加安全、方便和快捷；四可增加档案统计工作的灵活性，轻松应对越来越多样化的档案统计工作；第五为整个档案管理工作的数字化与信息化提供智力支持、技术支撑和设备保障。
2档案统计信息化的设计与实现
2.1档案统计模块的发展前景
以往的档案管理系统一般注重收集、借阅、归档、整理等功能，只能进行最基本的数量统计，弱化统计功能，这样显然无法满足档案统计、档案利用工作的需要[2]。档案统计信息化促使档案管理部门淘汰传统的统计方式，细化统计分类、强化统计分析、提高工作效率，以适应新形式的要求。因此优化升级档案统计模块并挂接到档案管理系统中，可提高档案管理系统作用，使之更好地服务社会。
2.2档案统计模块的设计
档案统计模块应设置档案利用统计模块、档案业务工作统计模块、档案统计分析模块。整个档案统计模块由18个子功能组成，并能对需要上交的统计报告、统计报表等进行打印。
1、档案利用统计模块设计
档案利用统计模块可以分为3个子功能：
（1）查阅档案情况统计功能：建立各种类型的档案查阅记录表，对表中的查阅人数、单位、档案卷号、数量等字段进行记录，分季度进行统计，年末汇总成整年的查阅记录情况表。
（2）复制利用档案统计功能：在后台建立档案利用信息记录表，对档案利用的情况和借阅人的情况进行录入，然后根据记录打印成档案资料利用三联单，发给所利用的单位或个人。对表中记录的扫描复印的纸质档案文件数量、电子档案文件数量、纸质图件数量、电子图件数量等字段进行统计，节能减排论文生成某个时间段内整体档案利用情况。
（3）借阅档案统计功能：调用档案管理数据库中的借阅档案信息管理表，对表中借阅的档案名称、档案数量等字段进行统计，生成全年的借阅档案信息表。
2、档案业务工作统计模块设计
档案业务工作统计模块可以分为10个子功能：
（1）档案保护情况统计功能：在后台数据库建立档案保护信息表，对出现了：破损、字迹不清、缺失、褪色、腐烂等情况的档案进行保护的情况录入登记，生成某个时间段内所有需要保护的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成档案抢救统计表。
（2）档案数字化工作情况统计功能：在数据库中建立档案数字化工作进度表，对工作日内档案数字化工作的进展情况，整体质量等进行记录，年末汇总成档案数字化工作总表，最终汇入统计年报。
（3）档案编研成果统计功能：调用档案编研信息表，对某一时间段内档案编研工作产生的的档案文集、大事记等编研成果的数量、内容等基本情况进行统计，汇总成全年档案编研信息表，加入统计年报中。
（4）档案二次开发信息统计功能：调用档案开发信息管理表，对有价值的档案进行开发利用产生的新的档案成果情况进行信息录入，然后在年底对本年开发的档案的数量及其成果进行汇总。
（5）档案统计年报功能：将一年内所有利用档案的情况的汇总报告，加上整个馆藏的档案情况和档案馆（室）的基本情况整理到一起，向上级有关档案行政管理部门汇交[4]。
（6）汇交档案情况统计功能：调用汇交档案信息表，对汇交的档案的编号、名称、类型、格式、数量、汇交日期等字段进行分类小计，生成某个时间段内所有汇交的档案目录清单。年末对整个汇交清单进行汇总统计，生成全年汇交档案总表。
（7）销毁档案数量统计功能：在后台数据库建立销毁档案管理表，对需要销毁的档案的编号、名称、类型、数量等字段进行录入登记，生成某个时间段内销毁的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成销毁档案统计表。
（8）归还档案统计功能：调出档案管理数据库中的档案归还信息管理表，对表中已归还的档案名称、档案数量、尚未归还的档案名称、档案数量等字段进行统计。
（9）档案机构及人员情况统计功能：建立档案机构信息记录表，对本年内档案机构及其内部人员的基本情况进行统计，最终汇入统计年报中。
档案数字化情况汇报篇2
[关键词]档案信息资源开发;方法;分析
【黑龙江史志2015.4（总第341期）】
一、档案信息的分析与研究
（一）档案系统研究
档案信息系统研究即按照一定的专题，对一系列档案材料中所包含的相关信息进行分析、综合、加工，为编写档案参考资料作好准备。包括对档案信息内容的综合研究，对档案信息可靠性、真实性的考证以及对档案信息来源等方面的研究。
档案信息系统研究的步骤：首先是选题。选题是对档案信息进行系统研究的决策过程，选题是否得当，能否满足实际需要，往往决定着研究工作的成败。题目的来源有以下几种：第一，主管领导部门下达的课题;第二，有关部门或研究人员提出的课题;第三，档案部门自己提出的课题。选题的好坏，取决于是否具有针对性、实用性。应针对社会的实际需要，在自身条件许可的情况下选择有现实意义的题目，从而尽快获得效益。其次是收集材料。全面收集与题目有关的档案材料，在收集的过程中可利用现有的案卷目录、分类目录等检索工具查询有关材料。再次是分析、选择、取舍材料。对材料的真实性、可靠性、适用性进行鉴别、考证，从中选取既全面系统又与题目确切相关的材料。最后是提取有价值的信息。根据一定的目的和要求，对所摘选的材料进行综合，从中提取有用的信息。
（二）档案主题分析
所谓主题，是指档案所研究和论述的具体对象或问题，即文档的中心内容。主题分析即是对某份档案的主题内容进行分析，确定该档案中实际含有某些有参考价值的信息，为准确标引提供前提。主题分析的内容包括对主题类型、主题结构等方面的分析。档案主题分析的步骤：首先是审读档案。浏览档案的标题、版头乃至正文，对档案的内容作调查，注意不能只凭标题判断档案的中心内容。其次是概念分析。对调查所得的情况作分析判断，形成主题概念，确定档案的主题。再次是对档案的主题类型及其结构进行分析。档案的主题类型按数量划分为单主题与多主题，按结构划分为单元主题与复合主题。主题结构的分析主要是对复合主题中的主体因素及其他限定因素的分析。最后是主题的取舍。根据主题分析的目的与要求，决定对档案信息内容的取舍，舍去次要主题或与本单位需要关系不大的主题。一般来说，从一份档案中分析出的主题数量不受限制，主要取决于该档案对具体需要者的信息价值以及所采用的分析角度。
由于档案内容十分繁杂，因此主题分析是一项难度较大的工作，宜根据档案的具体情况，制订主题分析提纲，作为主题分析的规范，保证其周密性和一致性，并可简化分析过程。
二、档案信息的报道与传递
档案信息的报道与传递是指通过编辑、加工、研究、宣传等手段，使档案中的信息以更适于利用者利用的形式，定题或定向输出的服务方式。报道和传递档案信息的方式是多种多样的，主要包括以下几种：
（一）原始档案信息的公布
1.汇编档案史料和文集公开出版。档案汇编大体分为两类：一类是为史学研究和其他学术活动以及各方面工作提供史料的档案史料汇编，其选编对象多为新中国成立前形成的历史档案;另一类是为各方面工作提供依据、提供参考和学习材料的档案文件汇编，其选编对象多为现行机关档案，又可分为政策法规汇编、重要文件汇编、会议文件汇编、参考文件汇编等。档案史料和文集汇编是为了满足特定的需要，从某一专题出发对档案信息进行鉴别和组织的结果，能够集中、系统地向社会范围传递菜一方面的档案信息，满足学术界大量系统利用档案信息的需求。
2.在报刊上有计划、有目的地公布档案史料。可分为两种，一种是在普通报刊，如党报、党刊、新闻性报刊、学术理论性和资料性刊物上发表档案文献;一种是在专门期刊如《历史档案》、《民国档案》等上发表档案文献。其特点相对于档案汇编来说出版较及时、发行面广，能够在较大的范围内迅速传递档案信息，但同时存在的档案信息大多较零散，不系统，只能作为档案史料和文集汇编的辅助方式。
档案史料和文集汇编与报刊公布档案史料两者有一共同的特点，就是它们传递和提供的都是原始的档案信息，是末经加工的档案原文，是第一手资料。通过档案编授工作，将精选的档案原始信息汇集起来，大大减少了利用者搜寻资料的劳苦，同时为广泛、系统地利用档案信息创造了条件。
（二）档案信息的报道
1.档案文摘。它是档案文献的摘要，能够真实地报道档案的重要信息，能在一定程度上起到档案原文的作用，但又不同于原文的节录，它是以相对独立的结构完整地将档案文献的主题内容以简练方式表述的短文。它具有以下功能;其一，提供档案信息。档案文摘是一种二次文献，它可使利用者在不阅读原文的情况下，快速地获取档案中所包含的信息。其二，检索档案原文。文摘上一般都注有档案出处，并按一定的方式组织起来，实际上也是一种检索工具，据此能检索到档案原文。其三，有利于档案信息交流。文摘文字简短、内容实在，能够快速及时的传递档案信息，便于档案信息的交流。
2.档案参考资料。它是根据一定的题目，对档案内容进行分析、加工编写的一种材料。其种类包括大事记、组织沿革、统计数字汇编和专题概要等。
3.工具书。档案部门报道档案信息还可通过工具书的形式进行，这种工具书是在对档案进行定性分析研究的基础上，按一定的专题编写的，其作用与档案参考资料相似，只不过以工具书的形式出现。
（三）档案展览
举办档案展览是为了配合各项工作的开展，按一定的专题，系统解释和介绍馆藏档案信息内容的一种方式。档案展览展出的是经过选择和组织的典型档案材料，利用者可以从中获取比较集中、系统的档案信息，还可以发现从未见过或难以找到的档案材料及其线索，也是对档案信息进行传递和提供利用的一种有效手段。
参考文献：
档案数字化情况汇报篇3
一、认真开展深入学习实践科学发展观活动
当前，开展深入学习实践科学发展观活动是全党的一件大事，我馆引起高度重视，动员号召全馆干部职工以饱满的热情、积极的态度投身到学习实践活动中。月份以来，我馆严格按照建设局的具体实施方案开展学习实践活动，先后召开了动员大会、党员民主生活会、干部职工座谈会、领导干部分析检查报告评议会等等；深入基层开展调研，充分了解县市城建档案工作情况；扎实认真地参加了局机关组织的集中学习，听取辅导讲座、专题报告等；参加了市建设系统行政法律法规考试，两名职工获二等奖。馆内制订了学习计划，认真细致地学习研究科学发展观理论，每个职工均记录了6000余字的学习笔记，并撰写个人学习心得体会、个人分析检查报告等，圆满地完成了第一阶段的学习任务，并顺利转入到第二学习阶段。通过循序渐进的学习，全馆干部职工对科学发展观的重要意义、科学内涵、本质要求有了进一步的理解，思想观念进一步更新，发展意识进一步牢固，服务意识进一步提高，鼓舞、号召大家将科学发展观运用到我们的实际工作中来，从而推动我们的工作科学发展。
二、认真履行城建档案管理办公室职责
1、进一步加强城建档案检查指导工作。年，我们多次走访了污水处理厂、市政府搬迁办等有关单位，对其档案工作进行业务指导，对重点工程进行跟踪指导服务，参加了市、区属工程档案的竣工验收；到国防光缆、燃气公司等管线形成单位指导、收集地下管线档案；加强与县市城建档案馆的联系，上半年，分别下到新化、冷水江、涟源、双峰城建档案馆进行调研，强化了对县市城建档案工作的指导和监督。
2、严格执行省建设厅<<关于进一步加强各类工程档案管理的规定>>。“两证一书”制度得到了很好落实。与43个工程项目签订了《报送工程档案责任书》，对105项工程档案进行了初验，对53项工程签发了《建设工程档案合格证》。
三、加强档案业务工作，做好城建档案开发利用服务
1、加大档案收集力度，丰富馆藏。共收集工程竣工项目53项，收集环保、气象等档案回馆。
2、规范档案整理工作。共整理新进档案813卷,资料96期(册)。由于启动数字档案馆建设工作，需对已入库档案进行重新整理，更换档案卷皮及装具，4月底开始这项工作，目前为止，已合计整理1000卷。上半年，还帮吉星路指挥部整理了工程建设、拆迁等档案669卷。档案整理合格率达100%。
3、积极提供利用，主动热情服务。共接待利用者61人次,提供档案资料129卷次,进行详细的利用登记,及时记录反馈信息,档案查全率、查准率达98%。
4、大力进行档案信息开发，续编《城建大事记》、《基础数字汇编》等1万字。编写《城建档案》一期，很好地宣传了我市城市建设和城建档案工作，提高了城建档案馆的社会影响力和知名度。
四、进一步加强声像档案工作
上半年，对污水处理厂、县市污水处理厂建设情况等进行了跟踪拍摄，对全市建设工作会议、局深入学习实践科学发展观活动等进行了影像记录。上半年，共拍摄录像带8盒，拍摄照片276张，制作光盘10张；制作完成专题片《县市污水处理设施、廉租房流动现场调度督查会情况汇报》。
五、数字档案馆建设工作取得新进展
数字档案馆建设是一个复杂、渐进的系统工程，过去几年，我们在添置硬件设备、学习考察管理软件、培养人才等方面做了大量的工作，为数字档案馆的建设打下了一个良好的基础。从开始，我馆数字档案馆建设工作可以说是正式拉开了帷幕，并且取得了新的较大的进展。月底，馆城建档案管理软件建设小组赴深圳学习考察档案管理软件，经过多番考察，慎重考虑，最后敲定采用深圳数字伟图公司城建档案管理软件。考察回来以后，迅速制定了我馆城建档案管理软件建设方案以及建设目标和实施方案，明确指导思想，迅速展开工作。月，馆内所有计算机进行外网脱离，重新组建馆内局域网，为管理软件的安装做好准备工作。月，档案软件购买回馆，完成好安装、调试工作，对全馆职工进行培训，使职工尽快熟练软件性能，掌握操作方法和技巧。目前，职工基本上都较好地掌握了操作方法，编目著录等工作基本上能应用计算机来进行信息处理，逐步实现网上办公。当前，已开始对入库档案进行重新著录，通过计算机输入条目，为查询利用系统贮存海量数字信息，这项工作长远而艰巨。
六、认真完成公共目标工作
认真贯彻执行局党委的决定、决议和局长指令，主动配合，积极响应，圆满完成局安排的各项工作任务。严格遵守党纪国法和局里的各项规章制度，认真贯彻执行党风廉政建设的各项规定，单位无违反廉洁自律有关规定现象发生。工作人员思想作风端正、工作作风扎实、生活作风正派，无违反计划生育政策现象，无扰乱社会治安、破坏团结稳定、闹事等事情发生。
七、严格财务管理
坚持财务管理制度，严格控制公务开支，励行节约、勤俭办事，公务开支比去年同期下降40%。
档案数字化情况汇报篇4
关键词高等职业院校人才培养工作评估评建档案建设
中图分类号：G647文献标识码：a
VocationalCollegesBuildarchivesandassessmentinquiry
――takeGuangdongpolytechnicinstituteasanexample
SHenShuhua[1][2]，Xieweicong[1][2]
（[1]GuangdongRadio&tVUniversity，Guangzhou，Guangdong510091；
[2]Guangdongpolytechnicinstitute，Guangzhou，Guangdong510091）
abstractevaluationandconstructionfilesassessmentandconstructionofhighervocationalcollegesareanimportantpartofthework，butalsomakeanimportantbasisforassessingexpertevaluationandjudgmentofpersonneltraininginhighervocationalcolleges.intheassessmentprocessofbuildingconstructionfile，thefilemustbeclearevaluationandconstructionofmeaningconstruction，correctlygrasptheprinciplesofevaluationandconstructionmaterialsaccumulatedfiles，rangecollectedcarefullyfollowtherequirementsandspecificationsarchivesbuildingstandards，scientific，standardizedfileforevaluationandconstructionmaterialsvalidation，Filing，organize，archive，inordertomakearealassessmentoftheevidencehasplayedapositiveeffect，playacatalyticroleinthemanagementofschoolnorms.
Keywordshighervocationalcollege；talentstrainingjobevaluation；buildarchivesandassessment
教育部对高等职业院校人才培养工作评估的总方针是“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”，①根据评估的“二十字”方针，不难发现：高等职业院校人才培养工作评估不仅是上级教育主管部门对学校人才培养工作质量的一种外在干预行为，更是学校自我质量保障的自觉行动。因此，学校自评自建工作势必成为迎评促建过程中不可或缺的组成部分。在评建过程中，学校自觉对照评估文件相关要求，结合自身特点，认真贯彻评估方针，加大投入、加快改革、规范管理。其中，学校的档案建设是规范管理的重要环节，也是反映学校管理和内涵建设状态的重要依据。因此，学校要以评估为契机，加强和规范学校档案室、各职能部门、各教学机构的档案建设，使之制度化、规范化、常规化。
1高职评建档案建设的重要意义
1.1评建档案是学校接受评估的重要依据
广东省教育厅高职院校人才培养工作评估专家组进校现场重点考察，一般历时三天，考察方式包括：听取汇报、查阅资料、深度访谈、专业剖析、座谈会等。以笔者所在学校为例，专家组进校期间，在听取学校自评情况汇报会之后，他们首先会带着问题或奇异点有针对性地查阅学校提供的评建档案材料或索要原始资料。从某种意义上讲，高职院校人才培养工作评估离不开评建档案的支撑，在一定程度上有赖于学校评建档案建设水平，学校评建档案的作用在人才培养工作评估中得以彰显，往往将直接影响到评估的结果。从评建档案本身来看，它原样地保留着形成者当时的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章、照片、录像或原声录音，是形成者的原稿、原作、原貌，是知识和信息储存的一种形式，同时也是学校自我认识、自我总结提高、自我发展和查考与处理问题的依据。所以说，评建档案信息是高职院校接受评估考察的有力凭证，也是评估主体实施评估的重要依据。根据评建工作要求，学校主要依据评估指标体系涉及到的7个评估指标、22个关键评估要素，分层次、有条理得构建评建档案。确保专家组能够快速、方便地获取相关资料，为学校通过评估发挥一定作用。
1.2评建档案精炼地反映学校的整体面貌
高职院校评建档案是从数量巨大的档案中抽取出来、或经梳理提炼的材料，这些材料基于高等职业院校人才培养工作评估指标体系的要求，既全面又精炼地反映了学校人才培养工作的基本状态和效果。评建档案不仅在学校接受评估时发挥重要作用，而且可以延伸到更广的范围内使用，只要在一定时期内涉及学校整体面貌展现的活动，都可以以此为蓝本，进行适当加工，加以利用。
1.3评建档案为教学改革提供基础数据
无论是迎评档案还是评估过程档案，都涵盖了许多学校围绕人才培养工作的基础数据，如在校生数量、就业率、实训课开出率、生师比、教师学历结构、教学研究情况、教学管理队伍结构、学生参与创新活动的比例等。这些数据体现了人才培养工作的基本状态与成效，是学校深化教学改革的参考资料和重要依据。
2高职评建档案材料的积累原则
2.1时效性
高等职业院校人才培养工作评估，主要考察学校近三年的发展状况。由此，学校评建档案主要涵盖学校近三年发展过程中自然形成的，能够体现人才培养工作状态的相关材料，这就体现了它的时效性原则。
2.2真实性
高职评建档案客观地再现了高职院校的发展历史，是高职院校发展的历史凭证，这是档案的原生特性，是其它形式不能够代替的。档案的凭证作用是档案的基本属性。高职评建档案是随着学校的发展而产生的，是在学校的实践活动中自然形成的，是学校发展的真实记录，是高职院校评估中最直接的资料。高职评建档案不仅记录了学校历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训，以及创造性成果。比如评估中准备的课程建设、实践教学条件、管理规范等佐证材料中，教学档案至关重要，它所提供的人才培养方案、课标、教案、教学过程记录等，都是学校师生员工智慧和经验的结晶，是学校教学工作的真实反映。对许多工作来说，它是一种宝贵的资料，对高职院校人才培养工作评估是不可缺少的参考依据。
2.3原始性
高职评建档案积累的原始性，主要体现在它主要来自档案材料产生的源头部门。比如师资队伍建设材料中，教师业务档案就是最原始的佐证材料。教师业务档案是教师个人亲自整理、不断更新的档案信息，涵盖了教师基本信息、学历学位证明、教师资格证明、职业资格证明、实践进修情况、教学科研情况等。
3高职评建档案材料的收集范围
对照《高等职业院校人才培养工作评估指标体系》和高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台，积极做好评建过程中形成的有价值的各种门类和载体的文件材料的收集归档工作，对高职院校的长远发展关系密切。就收集范围而言，具体应包括以下几大类：
3.1撰写性材料
包括省教育厅组织的评估专家组到校时的汇报材料，如学校自评情况汇报和宣传材料；学院自评报告、人才培养工作状态数据分析报告等。
3.2提供性材料
包括专家工作手册，学校机构设置一览表，学校建设发展规划、各年级人才培养方案汇编、学校管理制度汇编，在校学生花名册、学校教职工花名册等。
3.3支撑性材料
包括所有支撑学校自评报告、人才培养工作状态数据分析报告的原始文件材料、数据、统计报表、账目等。具体评估指标体系所规定的内涵进行收集，大体应从以下7个方面来考虑：（1）领导作用：包括学校事业发展规划、办学目标与定位、对人才培养重视程度、校园稳定四个方面的佐证材料；（2）师资队伍：包括专任教师和兼职教师基本情况相关的档案材料；（3）课程建设：包括课程内容、教学方法手段、主讲教师、教学资料等有关内容的档案材料；（4）实践教学：包括顶岗实习、实践教学课程体系设计、教学管理、实践教学条件、双证书获取等有关内容的档案材料；（5）特色专业建设：包括从建设目标、培养模式、课程体系与教学内容、实践教学、教学设计与教学方法、师资队伍、社会服务等方面体现出的特色的有关内容的档案材料；（6）教学管理：包括管理规范、学生管理、质量监控等相关内容的档案材料；（7）社会评价：包括体现生源、就业、社会服务等有关内容的档案材料。
4高职评建档案材料的时间范围
高职评建档案材料具有一定的时效性，因此，材料的收集必须符合所要求的时间段。其中，一般表格为近三学年度；经费收入、经费支出为近三个自然年度；标注累计的信息为学校成立以来的所有材料。
5高职评建档案材料的整理规范
5.1评建档案材料制式要求
（1）各类材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要、历年工作计划、总结、影像、实物等）有原件的存放原件，没有原件的存放复印件，要体现针对性、原始性和真实性。（2）总结材料一律用a4纸打印，统计材料、各类表格统一用excel格式排版，a4纸打印，个别较大的表格可用a3纸打印。（3）照片资料装盒后分类保存，并标明内容与数量。（4）实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片，列出清单。（5）各类获奖证书、荣誉证书由各单位统计后列出清单，并用a4或a3纸复印。
5.2评建材料目录格式要求
主要包括对各级目录的字号、字体和编号、页边距、行距、排版格式方面的具体要求，同时材料整理及审核人必须在材料目录页签名。
5.3评建文档材料格式要求
（1）各级标题的字号、字体和编号：文档标题：2号字，宋体加粗；一级标题：3号字，仿宋_GB2312，加粗，编号为“一、”、“二、”等；二级标题：3号字，仿宋_GB2312，编号为“（一）”、“（二）”等；三级标题：3号字，仿宋_GB2312，编号为“1.”、“2.”等；四级标题：3号字，仿宋_GB2312；编号为“（1）”、“（2）”等。（2）页边距：上、下边距：2.54厘米，2.54厘米；左边距：3.17厘米，右边距：3.17厘米。（3）行距：1.5倍行间距。（4）排版格式：用word格式。（5）正文字体：仿宋_GB2312，字体大小全部采用3号字。（6）附件：正文下一行左空2格用3号仿宋_GB2312标识“附件”后标半角冒号和名称，序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。（7）落款：材料正文右下方落款处写成文单位全称，在下行相应处标明成文日期（中文年月日）。
5.4评建表格材料格式要求
（1）标题、页边距与材料文档格式的标题和页边距一致。（2）文本对齐方式：水平对齐，居中；垂直对齐，居中；文本控制，自动换行。（3）纸张：a4打印纸（较大表格a3打印纸）。（4）正文字体：仿宋体字，字体大小全部采用四号字，标题用2号字，宋体加粗。
5.5评建材料归档要求
（1）各单位须对应《高等职业院校人才培养工作评估指标体系任务分解一览表》的目录进行材料归档，层层深入细化。每一级目录下的材料需按照统计表、登记表和原始佐证材料的层级分类整理；统计表、登记表可按全校、分校区、分系（部）、分专业、分班级、分学生自上而下逐层归类。佐证材料的归档原则是按学生、班级、专业、系（部）、校区、学院自下而上构建。（2）对于信息量较大的原始佐证材料，如学生毕业实习报告等，建议以电子文档或光盘的形式保存，但必须打印目录索引，并备注存放位置，以便迅速查找出相关材料。（3）评建材料归档必须采取审核负责制。首先，在每盒材料的目录页下方，材料整理人必须签名确认；其次，部门负责人必须对本部门材料进行查阅审核，并签名确认。
5.6评建材料保存要求
（1）各单位须设置评建档案材料专用文件柜，用于存放各类评建材料。并将材料参照评估指标体系进行分类整理，装入学校统一的文件盒（文件盒为装a4纸的蓝色资料盒），同时保存相应的电子文档。（2）根据评估指标体系将材料分类并装入文件盒，如果资料太多，可以分开装入多个盒子，但需要标注清楚。（3）每个文件盒侧面和正面必须根据评估指标体系中的指标要素标注清楚文件的类型以及文件内容。具体格式参照评建办提供的模板。（4）每个文件盒内必须有打印的材料目录，列出材料清单。具体格式参照评建办提供的模板。（5）各单位材料管理人员应对评估材料妥善保管，以防缺失，并要求材料管理人员必须十分熟悉材料的存放位置和内容，在需要时能够快速查找到相应的材料。
6未来工作建议
在档案建设过程中，需要不断探索创新，提高工作水平。目前，多数高职评建档案建设主要基于纸质文档的收集归档。随着数字信息化水平的不断提高，无纸化办公的普及程度越来越高，建立电子档案的需求也日趋迫切。笔者所在学校，在建立完善纸质档案的同时，积极探索建立高职评建电子文档。初步的实践证明：电子档案的建立，不仅便于评估专家组查阅相关资料；而且有利于学校档案材料的共享、更新、保存和转移；在一定程度上，更加方便相关人员的学习分享；从环保角度看，更是可持续发展的必然选择。
基金项目：广东省高职院校评估制度发展的轨迹分析与对策研究――基于规范性文件及其执行机制的研究，编号：1331
档案数字化情况汇报篇5
【关键词】社会保险；档案管理；对策；建议
一、社会保险档案管理存在的问题
目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。
二、加强社会保险档案管理的对策及建议
（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。
三、结语
档案数字化情况汇报篇6
一年来，在部领导高度重视和大力支持下，在巩固强化日常工作的基础上，我们充分利用信息化手段加强干部信息管理和干部人事档案管理。按照科学化、规范化、制度化管理的要求，以全面精确为重点，以技术管理为手段，大力推进信息化建设方面的创新举措，信息中心的工作迎来了前所未有的发展阶段。现将2020年的具体工作总结如下：
一、聚焦创新理念，大力推进信息化建设
（一）提前谋划，抓好县区试点工作
1.全新的硬件配备。参照省委组织部办公条件和外网工作需要，人手一台大组工网电脑，一台笔记本电脑，为干部信息化管理平台和部机关内部办公自动化做好硬件建设。
2.智能档案室建设。参照省委组织部智能档案室建设标准，在我部领导和阳城县委的大力支持下，高标准高质量完成了阳城县委组织部档案室的建设，目前可容纳档案7000卷。
建立干部档案信息库，把传统纸质载体的干部档案资源转化为基于图像的数字化档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的干部档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，严格控制电子化流程。整个项目工作过程全程监控，档案数字化加工流水作业、环环相扣、分组负责、严格审查，移动通讯设备关闭并集中放置，档案领用制度完备等。严密的工作制度和流程为干部档案数字化加工提供了安全保障。
阳城县区智能档案室的建设为我部提供了很好的经验借鉴，我们扬长避短，更好地开展市委组织部的信息化建设工作。
（二）科学统筹，一体推进智能档案室建设
1、高标准，高起点。为切实做好新时代干部人事档案工作，实现干部档案信息综合管理和资源共享，提高档案室的管理效率和综合服务能力，结合我部现有干部档案室的实际情况，在部领导的大力支持下，我们高标准，高起点的在市三馆三中心进行选址与建设，项目总体包括干部人事档案信息管理系统建设、干部人事数字档案信息资源库建设、智能档案库房建设、干部人事档案信息资源备份系统建设及配套基础设施建设五大部分内容；室内软硬件设施升级改造配套工作稳步推进。
2、敢创新，争一流。智能档案室配备36组三开门智能回转柜，至少可容纳1万卷人事档案，规模是最大的。另外我们创新提出零散材料柜的设计制作，并以中共晋城市委组织部的名义申请了专利，规范了零散材料的存放。
档案全部进行数字化制作，数据全部存入电脑，查阅干部档案，从传统的“翻档案”变为“点鼠标”，减少了翻阅对纸质档案的损坏，也加强了档案的安全性。同时，提高了对干部档案信息的综合处理、管理能力，转变了干部档案工作服务方式，变被动服务为主动服务；新配套开发的干部档案管理系统与干部信息管理平台要打通，互相验证信息，更好地挖掘档案潜在价值，为干部选拔提供更加有利科学的证明。
全新的干部智能档案室建设改造完成后将全面超越原中组部一级干部人事档案室标准，达到全省乃至全国一流水平。
3、拓思路，讲服务。干部智能档案室配备100寸电视大屏，可以为组织工作做各方面都的数据展示。目前，我们试验将近10的党员统计数据展示在电视大屏上，用柱状图、线形图等形式展示，每一年的数据之间对比强烈，趋势走向明显，“繁琐复杂”的数据也能成为“赏心悦目”的风景。未来，我们还可以将各个科室的亮点工作用也用数据可视化的方式展示出来，汇集整个组织工作，从大屏幕上一眼就可以了解到哪些工作近几年一直是在上升的趋势，哪些工作这些年有些松懈，以筹划下一步工作调整方向，就像“像素”很高的“照片”一样，一目了然、清清楚楚。
4、新系统，更科学。干部信息管理平台全新开发升级，用北大开发的干部信息管理平台6.0系统，内容包括：干部基本情况、家庭成员、社会关系、考核奖惩、干部教育培训、干部任免全流程、职务职级并行等，系统预置109个信息集，124个代码表，符合中组部《信息结构体系标准》20个国标，107个组标。系统功能设置全面灵活，完全贴合干部管理的实际工作需求，各层级用户可根据所授权限，通过密码和身份认证在移动查询终端或计算机终端，灵活设置相应条件，智能化程度高，实现自动检索、自由提取，进行统计汇总、分类管理、日常查询、统计分析等各项业务操作。同时，干部日常管理、选拔任用全流程、调整配备工作中的《干部基本情况表》、《公务员登记表》、《干部任免审批表》、《干部任免呈报表》、《上会表》、《上会表决票》等多种表格和上会ppt、《干部花名册》、均可通过信息系统进行查询和自动生成，从而实现“一次录入、一次审核、重复使用、信息共享”的目的。
干部工作是一门科学，有充分依据，有科学参考，选人用人才有底气，选出来的人才能立得住、干得好。干部信息管理平台与干部档案管理系统，为干部选人，提供一个更加科学的依据，全方位，多角度反应干部的能力，为干部精准“画像”，进一步提高干部管理的民主化、科学化和规范化水平。
二、聚焦“回头看”，做好干部档案管理工作
（一）下发《关于开展解决干部人事档案审核遗留问题专项工作的通知》
根据省委组织部的要求，在全市范围内开展干部人事档案专项审核工作“回头看”，要求各级党委（党组）及其组织人事部门要发挥自身把关作用，确保认定准确、依据充分，按时保质完成这次干部人事档案专项审核“回头看”的工作，切实解决干部人事档案审核认定等方面存在的遗留问题，有效维护干部人事档案工作的严肃性和公信力。11月底，搜集各单位报送的干部人事档案专项审核遗留问题清单中的问题，目前，已交62家单位，共计85条问题，目前针对问题正在整理分类，第三阶段的工作也正在按照要求进行中。
（二）对全市2020年度干部人事档案工作进行考核
完成省委组织部对我市2020年度干部人事档案工作目标责任考核的任务，填写2020年干部人事档案工作考评摸底表，并整理相关重要依据材料。
根据省委组织部的考评办法，我们的对各县（市、区）委组织部、市直各单位组织人事部门完成2020年度干部人事档案工作目标责任考核任务进行一次考评摸底，目前正在进行中。
三、聚焦两大统计，做好2020年年报报送
为做好2018年党统和公务员统计工作，12月6日我们在凤鸣组织工作服务中心召开党员统计布置会，同时在政务中心召开公务员信息更新采集和公务员统计、工资统计布置会，部署相关事项。
（一）完成2020年全市党内统计年报
为做好2020年全市党内统计年报工作，12月6日我们在凤鸣组织工作服务中心召开党员统计布置会，12月24日在兰花大酒店召开汇总会。
截至2018年12月31日，全市共有150724名党员，比上年净增459名；全市基层党组织7905个，比上年净减93个。其中基层党委236个，总支部455个，支部7214个。
2018年共发展党员1860名，其中在生产、工作一线发展党员1393名，在乡（镇）建制村发展党员711名。
建制村中有党组织2310个，其中党委2个、总支部79个、支部2229个。
（二）完成2020年全市干部统计年报
为做好2020年干部统计工作，12月6日我们在政府中心召开干部统计布置会，12月24日在兰花大酒店召开汇总会。
2020年12月17日，在太岳干部学院召开2020年度全市公务员信息更新采集和公务员统计、工资统计汇总会。
截至2018年12月31日，全市共有干部59985名。其中公务员9129人，参公群团300，参公事业1539人，事业干部43432人，企业干部5585人。
女性干部共有30206人。其中公务员2451人，参公群团154人，参公事业664人，事业干部25435人，企业干部1502人。
四、完成我部大组工网延伸至凤鸣办公楼及部机关线路改造项目。
已经完成凤鸣机房和各个办公室大组工网网络节点的按照和调试工作，机房设备已经完成安装部署，密码机在省委机要局进行调试。
五、聚焦补短板破难题，信息工作再提升
信息中心始终高度重视自身建设，不断探索、创新干部、党员相关信息管理方式，努力提高组织部门信息化应用水平。2020年充满机遇与挑战的一年，除做好一些日常工作，我们新建了智能档案室，开发了新的干部信息管理平台和干部档案管理系统，可以说，无论是硬件还是软件，我们都达到了最高级别，这一年，我们工作有突出，同时也有一些不足。
档案数字化情况汇报篇7
按照国家档案局关于各地国家综合档案馆在2018年前实现70%的馆藏档案数字化，2020年前档案馆库必须符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》标准的要求，本着因地制宜，量力而行，分步实施的原则，切实做好档案馆库建设和档案数字化工作，改善档案保管保护条件，不断提升档案服务水平。
二、实施步骤
（一）档案数字化工作分三个阶段进行
1、准备阶段（2013年10月-2014年10月）。主要任务是制订计划，筹措资金，购置设备，落实人员。
2、实施阶段（2014年11月-2018年9月）。主要任务是全力推进档案数字化工作。2016年底档案数字化要达到60%，2018年10月达到80%以上。
3、检查验收阶段（2018年10月-12月）。主要任务是检查档案数字化工作是否按时按质完成。
（二）档案馆库建设分二个阶段进行
1、筹备阶段（2013年-2019年）。做好用地规划、立项报批、筹措建设资金、工程招投标工作。
2、建设阶段（2020年1月-12月）。确保工程按时竣工、及时投入使用。
三、工作措施
（一）统一思想，提高认识
加快档案馆建设，实现档案数字化，是新时期档案工作的新任务，新要求，也是档案事业发展的必然趋向。目前，我县还未建成独立的档案馆，档案数字化工作比较落后，各有关单位要把档案馆建设和档案数字化工作作为重要工作来抓，把思想统一到上级要求上来，提高对档案馆库建设和档案数字化工作重要性和迫切性的认识，确保按时完成任务。
（二）落实责任，层级负责
由于档案馆库建设和档案数字化工作时间紧、任务重、困难大，为了顺利推进档案馆库建设和档案数字化工作，建立县分管领导负总责，部门领导具体抓落实的工作机制，充分调动各级各单位的工作积极性和主动性。
（三）协调联动，共同配合
建立事前有布置，事中有督查，事后有奖惩的工作机制，各成员单位要每季度向领导小组汇报一次工作进展情况，共同推进我县档案馆建设和档案数字化工作。
档案数字化情况汇报篇8
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准条文。
财务资产部工作标准。
管理岗位通用工作标准。
3职责
××1在财资部主任的领导下，做好会计记账凭证审核工作。
××2负责做好会计报表的审核及报送工作。
××3负责做好工程结算与竣工财务决算审核及上报工作。
××负责搞好档案资料审核工作。
××负责编制部门kpi指标完成情况表。
××负责不定期参加局组织的招、投会议及开、评工作。
××负责履行管理岗位通用工作职责。
××负责完成领导临时交办的其他工作。
4岗位人员基本技能
××1文化程度及所学专业
×××1具有本科及以上学历，中级及以上专业技术资格，并具有会计上岗证书。
×××所学为财务管理或会计学专业（或相关专业）。
××2专业知识
×××1熟悉财务管理、会计专业知识及相关政策法规知识，掌握会计核算知识。
×××2熟悉电力生产、经营知识和财务档案管理知识。
×××掌握计算机操作和应用知识。
××3工作能力
×××1有较强的认识理解能力和一定的政策理论水平，能正确理解和执行国家财经政策法规、财务管理制度和会计核算要求。
×××2有较强的业务能力和协调、指导能力，能进行各种会计核算，能协处理会计核算中与相关岗位之间的工作关系，能指导县公司进行会计工作规范化管理。
×××3有较强的语言表达能力，能正确传达上级业务、技术部门指示和汇报所管理的业务、技术工作情况。
×××有较强的文字表达能力，能起草与本岗位有关的管理办法，工作报告和相关文件。
××4工作经历
具有从事电力系统财务工作四年以上，从事本部门或相关岗位工作两年以上。
5工作内容、要求与方法
××1做好会计记账凭证审核工作。
×××1做好会计凭证的审核，每天完成当天收付凭证审核工作，次月5日前完成上月所有会计凭证的审核工作。保证会计凭证单据齐全、依据充分、手续完备、内容真实、数据准确。×××按会计凭证性质（收、付、转，银行、现金等）汇总整理归类，进入档案管理。
××2做好会计报表的审核工作。
×××1每月：4日前完成上月会计月度快报审核，6日前完成上月会计月（季）度报表审核，并按时上报省电网公司财资部。
×××2每年年后15日前完成年度财务决算（年报）审核，配合审计机构审计后，签字盖章完毕上报省电网公司财资部。
×××年终决算一个月后整理装订进入档案管理。
××3做好工程结算与竣工财务决算审核及上报工作。
×××1根据工程管理部门和工程实施部门上报的工程结算资料审核发生的各项费用，保证工程结算资料真实、完整、数据准确、合理合法，审批程序完整。
×××2工程结算与竣工财务决算经审计后，上报省电网公司批复。
××4搞好档案资料审核工作。
×××1每月20日前完成上月会计凭证的装订与档案号编制。
×××2每年3月前完成上年所有会计资料整理装订存档工作。做到会计凭证、报表、账薄及其他资料装订完整齐全、数字清晰，各项印章齐全，档案号准确，符合档案管理要求。
××5编制部门kpi指标完成情况表。
每月8前编制上月部门kpi指标完成情况表，并按时上交局企管部电子版和纸质版各一份。
××不定期参加局组织的招、投会议及开、评工作。
××做好管理岗位人员均完成的工作。
××完成领导临时交办的其他工作。
档案数字化情况汇报篇9
房屋征收管理工作是城市建设的重要基础性工作，“房屋征收信息化”，就是利用计算机技术、网络技术和通信技术等手段，实现政府对上述房屋征收过程的信息化、数字化管理，并通过公告公示、网络服务等平台为被征收人提供公共服务。按照国家规定房屋征收拆迁档案移交包括下列主要档案资料:（1）综合资料：拆迁许可证；拆迁申请书；建设项目批准文件；建设用地规划许可证(含规划定点红线图)；国有土地使用权批准文件；选择评估公司征求意见表；意见汇总表；选定评估公司公告；拆迁调查通知书；委托拆迁合同；委托评估合同；房屋拆迁公告；拆迁安置补偿汇总表(明细目录)；直管公房拆迁补偿协议；直管公房拆迁注销通知书；其他相关材料（2）被拆迁户档案资料：拆迁补偿安置协议；房屋拆迁评估报告；房屋装修评估表；房屋所有权证；房屋租赁协议；国有土地使用权证；听证、行政裁决、行政强拆、法院判决、司法强拆等相关材料（由市拆管办单独移交）；照片（评估报告中附照片）；其他相关材料。
2拆迁档案移交要求
（1）综合资料：拆迁许可证；拆迁申请书；选择评估公司征求意见表；意见汇总表；选定评估公司公告；拆迁调查通知书；委托拆迁合同；委托评估合同；房屋拆迁公告；拆迁安置补偿汇总表(明细目录)；直管公房拆迁补偿协议；直管公房拆迁注销通知书。（2）户档资料：拆迁补偿安置协议；房屋拆迁评估报告；房屋装修评估表；房屋租赁协议；听证、行政裁决、行政强拆、法院判决、司法强拆等相关材料（由市拆管办单独移交）；照片（评估报告中附照片）。以上移交文件应为原件，应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；破损皱折的文件要修复和整平。
3房屋征收档案管移交时限及流程
（1）各拆迁单位和拆迁实施单位应在拆迁工作结束3个月内向市城建档案馆移交拆迁项目档案。（2）移交拆迁档案时，应先报市城市房屋拆迁管理办公室办理查阅无误并盖章后方可移交。
4房屋征收档案管移交手续
移交档案时，各移交单位应认真填写档案移交清单，清单一式三份，经交接双方签字盖章后各留存一份，另一份交市城市房屋拆迁管理办公室。
5房屋征收档案管理信息化建设技术问题
档案数字化情况汇报篇10
从统计的对象来划分，档案统计工作大致上可分为两点：一是对档案实体及其管理状况的统计；二是对档案事业的组织与管理状况的统计。河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工作，按照上级有关要求，填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求，不能很好地反映出企业的具体数据。1.在企业中由于机构设置、人员配备等，有的部门可能会单独设置档案室，有的部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室，隶属于不同的部门，如技术科、设备管理科、办公室等。2.在企业中从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时，他们身兼数职，有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责，因此，他们的技术职称除了档案类技术职称之外，有的人员的技术职务可能会是政工类、经济类、工程类等，在《档案馆基本情况年报》不能很好地体现出来。3.在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式表现出来，不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此，相关工作人员应该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上，结合本企业情况，加以补充、完善，力求真实反映出本企业档案管理工作概况，即按照如下分类：1党群工作类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品等进行统计。因此，邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况，特制定了《档案馆藏基本情况统计台账》，包括了档案管理工作中各个方面的统计，从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分，即档案人员及设施设备统计台账，如表1~表3；文书统计，如表4~表6、馆藏档案统计，如表7~表9、公共统计，具体内容如下表。第一，档案统计是认识档案工作的一种重要手段。它以档案工作中大量的现象为对象，通过从量、质联系中对数量的观察和研究，以指示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是认识档案工作中一切问题的唯一工具，在档案工作中只有以数量表现的现象，才能进行统计，而且仅靠统计本身也不能认识清楚，因此，要对档案和档案工作中各种现象的量有正确的理解，做出科学的判断。第二，档案工作也是一个系统的工程，组织档案管理系统的一系列工作，都应当胸中有数。建立科学的档案统计工作，才能把对档案和档案工作的定性分析和定量分析结合起来，以档案的大量数据作为分析的依据，才能更好地了解和掌握档案和档案工作情况，使档案工作更加完善。第三，档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，档案工作越发展，统计工作越要加强。建立、健全档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规律、水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导，监督和检查，进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的作用。第四，档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过科学的档案统计工作，能够系统地反映档案产生的数量、速度、馆藏档案的状况和变化，利用档案的频率和发展趋势，能够系统地反映档案部门的工作量以及人力、财力的需求量，能够系统地反映档案事业在企业的经济发展中的地位和作用，为企业领导对档案事业决策提供科学数据和可靠依据。
档案统计工作的要求。第一，要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是档案统计的重要要求。第二，档案统计工作要符合企业建设要求，对档案统计要标准化，统计调查工作要科学化、系统化，统计服务优质化。第三，充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作，不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋，不局限于一般的登记、填送报表，同时，还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作，公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作，形成文字报告上报公司档案馆，便于掌握一手资料，统筹管理。同时，由公司档案馆牵头，组成检查小组，由档案馆馆长带队，2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员，不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作，依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查，核实所统计数据的准确性、真实性，发现问题，及时提出整改意见，对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总，形成文字报告上报相关部门，请求支持。通过一系列举措，加强了档案统计基础工作，确保档案统计数据准确、翔实，才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作，公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作，按照国家、省、市档案局的有关要求，在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上，认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》，针对这一项工作，公司档案馆利用公司内部局域oa网、电话等形式下发通知，要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核，直到数据准确、逻辑关系清楚，汇总后经过公司领导签字、盖章，将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局，圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训，提高档案人员业务能力，确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下，机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生，从事档案管理的人员也经常发生变动，给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况，在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班，对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解，阐明各数据之间的逻辑关系，强调了重点部分、共性问题。例如，在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的，因为是未整理零散的档案，可能会以捆、箱、包等形式存放，但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计，会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明，引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强，受到广大档案人员的一致好评，特别是对新接手档案工作的人员帮助很大，帮助他们理清了头绪，找准了切入点，解答了疑难问题，为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师，讲师自行制作授课课件，该讲师也是档案检查组成员，所以对基层工作也很了解，在授课时能够抓住重点，对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训，讲师能够从基础工作入手，照顾到点、面的问题，学员能够带着本单位实际问题来咨询，从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式，减少了外培经费，也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，也是档案管理基础工作，通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载，揭示了它们形成过程、现状和变化，反映出企业由小到大的历程，因此，档案工作者要有高度的责任心、事业心，在加强提高业务能力的同时，以一颗平凡心做好档案统计工作，为企业建设、发展贡献自己的力量。
作者:杨芳陈林涛徐志红单位:河钢股份有限公司邯郸分公司
参考文献：
[1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计，2002（8）：28.