档案安全管理细则篇1
一、高校财务档案管理信息化系统开发方法及技术
1.软件工程开发模型
针对高校财务档案信息化管理而言，从高校财务档案工作的繁杂程度以及信息化系统的特征视角出发，采用基于C/S架构的思想，在C#.net设计环境中中，运用SQLServer数据库知识进行高校财务档案信息化管理系统设计。从信息化管理系统的开发流程来看，常见的软件工程开发模型有传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、形式化方法模型等。结合高校财务档案管理的实际情况对各种模型进行详细的分析可知，形式化方法模型能够有效的克服很多问题，实现了可以产生无缺陷软件的承诺。
2.结构化设计方法
高校财务档案管理信息化系统应具备独立性特征，而且应有多个单一功能的模块组成，因此在高校财务档案信息化管理系统的设计中采用结构化设计方法，结构化设计的步骤为：评审和细化数据流程图确定数据流程图的类型将数据流程图映射到软件模块结构并设计上层逐步分解高层模块并设计中下层模块结果优化描述模块接口。结构化方法中常用的设计图包括业务流程图、数据流图、数据字典、Hipo图等。
二、系统需求分析
1.系统设计目标与需求
对于高校财务档案管理信息化系统而言，系统需求分析是整个系统设计的开始，而系统设计的目标则为系统设计指明了方向。针对高校财务档案管理业务流程的详细信息分析可知，信息化管理系统应实现用户管理、财务档案管理两类功能，其中用户管理应包含用户的增删、权限与密码管理等；财务档案管理则包含档案录入、修改、查看、打印、删除、统计等功能。此外，高校财务档案信息化管理系统的设计必须要保证安全性和保密性，并且还要针对不同类型的用户设定不同的管理功能。
2.系统功能需求
功能是刻画系统行为、特别是系统与环境关系的重要概念，因此在设计高校财务档案管理信息化系统时，必须进行客户需求分析，根据客户的实际需求设计系统功能。从高校财务档案管理活动来看，信息化系统要涉及扫描员、档案管理员、主管领导、系统管理员、档案查询人员、纸质档案管理员等人员角色，针对这些角色的实际需求，信息化系统应实现以下功能，即电子档案建档、电子档案变更、电子档案查询管理、档案统计、系统管理、纸质档案管理等功能。
3.非功能需求
系统的非功能需求包含性能需求和安全需求两个方面。性能需求方面需实现系统的可维护性、易操作性、可扩展行和开放性，尤其是可扩展性，在信息技术快速发展的今天，必须保证系统的可扩展性来确保系统的软硬件不过时。对于安全需求而言，需要满足容错性、系统的外在环境安全性、系统每部安全性、系统运行安全性等需求。
三、信息化系统设计分析
1.系统总体设计
从高校财务档案管理信息化系统的实际需求分析来看，系统设计需遵循以下主要原则，即实用性和效益原则、安全性原则、灵活性和扩展性原则、信息查询的高效性和设备管理的有效性原则。系统设计的总体结构分为三层，第一层为财务档案管理系统，第二层包含系统管理模块、实物管理模块和电子档案管理模块，第三层是从第二层的基础上进行更细化的设计。系统管理模块包含系统参数设置、用户管理、权限管理、数据备份与恢复；实物管理模块包含纸质档案入库管理、纸质档案出库管理、纸质档案借阅管理、纸质档案归档归还管理；电子档案管理模块包含扫描录入、电子档案归档、电子档案变更、电子档案查询、电子档案综合统计。
2.系统功能模块设计
财务档案管理系统分为三个功能模块，及系统管理模块、实物管理模块和电子档案模块。系统管理模块的用户管理功能中，可以实现新增和修改用户信息，可以实现用户角色设置。权限管理功能中对存在的权限进行分类、配置权限之间的关系。在用户管理中，设置一名系统管理员，可实现对其他用户的管理，包括创建、修改密码、删除、赋予角色等。针对纸质档案，需要对档案进行统一的iD号编制，并来将该iD编号录入系统，以便查找、借阅等。电子档案应具备档案建立、编辑、增加、修改、删除、查询以及管理等功能。电子档案的录入包含纸质档案的扫描、编制等，还包含新建电子档案的录入。
档案安全管理细则篇2
关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类
档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。
1档案管理归档整理分类现状
1.1档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。
1.3档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于a4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。
2档案管理归纳整理分类技巧
2.1档案管理技巧
在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
结束语
档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。
参考文献
[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.
档案安全管理细则篇3
关键词：档案保管；档案保密；石油化工行业；分析
档案保管，就是档案库房对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管的基本任务和要求是确保档案的完整与安全，为档案的调用与处理做好充足的准备。档案保密是档案保管的核心环节。[1]石油化工行业的档案保密问题不仅涉及到国家对其行业的具体调整，更触及到我国的重要的军事机密。因此，在石油化工行业的档案的保管过程中，档案的保密问题是重中之重，档案管理部门应予以严格对待。
要确保石油化工行业的档案在保管过程中做到完整、准确、系统和安全，需要针对档案库房的建设、档案管理人员的责任问题以及档案的调阅与归还进行详细的规定与落实。本文针对以上问题进行了分析。
1对档案库房进行重点管理
档案库房作为保存、管理档案的重要场所，在档案的保管过程中需要对其进行科学、正确的管理。首先，根据国家对于档案库房的建造要求，进行档案库房建造。档案库房的建造应避开人员密集区，同时与人员的办公场、图书阅览室等保持合理的距离，以便保持档案库房周边环境的干净。其次，在库房门窗的选择上，应选择安全程度与牢固程度均较高的门窗，并按照国家标准的要求进行特殊处理。再次，对于档案库房内所需的公物例如文档橱、材料柜等，应在符合国家标准的要求下进行采购，[2]原则上应当便于档案的存放与调阅，同时，采购清单与采购的账目也应及时上报，并对档案库房内公物的规格等基本信息、采购员、采购厂家等问题进行及时、详细的登记。
2提高档案管理人员的行业水平与个人素质
档案管理人员在日常工作中会触及不同密级的档案，就石油化工行业来说，档案的内容大到国家对于石油化工行业在重要军事活动中的调配、规划，小到日常汽油、柴油等油类市场价格的调整与管理，都关系到我国经济、军事、社会和民生。因此，作为档案的直接接触者，档案管理人员在档案的完整、准确、系统和安全上具有第一位的责任。据此，要从档案管理人员自身抓起，保障档案的保密性。
提高档案管理人员的行业道德水平和个人素质，政府行政部门要按时组织培训人员向档案管理人员普及档案保密问题的重要性与必要性，加深管理员对于档案管理与保密工作的重视程度。档案管理人员要在工作与日常生活中规范自己的言行，将档案保密的重要性与原则牢记于心，防止在各种场合时在无意中将档案内容或档案信息向外界泄露出去，以免对档案的安全与完整造成威胁。同时，按时对档案管理人员进行必要的普法工作，档案管理人员应当就国家颁布的《保密法》中涉及到档案保密工作的法律法规进行学习，明确档案管理人员的义务与责任。
提高档案管理人员的档案管理水平。认真对待档案管理的每一个环节，在保密过程中要做到精细入微、精益求精，以防出现任何细微的差错而影响档案的安全性与完整性。在管理过程中，管理人员要做到精神上的高度集中，责任上的高度负责，规范管理程序，将档案管理的每一步都落实在规定上，严格按照规定办事。另外，需要将人工整理与数字化管理技术相结合，双管齐下，避免单纯的人工管理档案带来的错误与漏洞，促进档案管理的数字化与科技化，提高档案的管理水平与保密程度。
3科学管理不同密级的档案
在档案管理的过程中，要根据档案的来源、时间、内容等特征，对现有的档案进行有层次的区分，并建立相应的管理体系。在档案密级的划分上，主要分为绝密、机密、秘密、内部四类，对于不同档案的不同的保密程度，根据档案的密级进行科学的管理。石油化工行业的档案，内容上主要涉及到国家石油、石化工业年度和中、长期发展规划的主要经济技术指标和重大政策措施的档案应属于绝密档案，此类档案应严格按规定、手续进行在查阅、调出、销毁等管理程序上办理，各个程序的进行必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人不经批准无喽愿美嗟蛋附行调阅。绝密档案在查阅、调出等使用程序完毕后应及时对档案进行清对、检查，保证绝密档案的完整性、绝密性与科学性，如若在检查过程中发现档案出现失密、泄密问题，应及时核查问题原因，进行及时的补救。[3]
4做好档案库房的出入与档案的调用记录
制定严格的库房准入规则，并做好人员的出入情况记录。除了档案管理人员在上级的批准下可以持有效证件出入库房外，任何人一律不准擅自出入档案库房。档案管理人员出入库房也要在出入记录上做好严格的登记，不仅仅要对出入库房的人员信息进行记录，还要对人员出入档案库房的理由或任务进行详细的登记。必要时为了保障库房的安全，可以在库房内安装摄像头等监控设备，对库房内的情况尽心实时的监控，以备在出现特殊情况时采取及时的补救措施。
对档案的调用，应先向上级报告，经批准后，再由相关人员持有已经填好的《档案资料借阅申请表》交付给档案管理人员，在确定借阅后，管理人员应做好在《档案借阅登记表》上的准确记录，然后，调出相应的档案资料交付给借阅方。借阅方要在规定的时间内将档案归还，档案管理人员要做好档案的清点与核对，防止出现漏还或错还的情况。并将归还信息及时录入《档案借阅登记表》，借阅人需在此表上签字确认已归还档案。最后，档案管理人员要对已归还的档案资料进行整理，重新归档。[4]
最后，档案管理人员应有规律地对现存的档案资料进行查缺补漏，并及时对保存时间过长的档案资料进行翻新等工作，防止有价值的资料在束之高阁的情况下被淘汰。
5结语
保密工作是档案管理中的核心环节，做好对于包含着国家机密与经济数据的石油化工行业档案的保密工作，不仅仅是对其档案完整、准确、系统和安全的确保，更有利于档案资料的使用与查阅，更好地服务于石油化工行业与企业的发展。
参考文献
[1]张蓓丽.略谈档案和保密[J]北京档案.2012（5）
[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学2012
档案安全管理细则篇4
档案开放利用安全监管体系研究
【摘要】本文就档案开放利用的安全监管体系的建立进行了研究与思考，从监管机构，规章制度、安全教育培训等方面进行了详细的阐述，以期能够为档案利用安全保障体系的建立添砖加瓦。
关键词档案；开放利用；安全；监管体系
建立科学有效的档案开放利用安全监管体系，有助于档案开放利用中的信息安全保障。科学的监管体系主要由监管机构、规章制度、安全教育培训几个方面构成。监管机构是确保整个监管体系发挥作用的基础，只有建立集中领导，分级管理的监管机构，负责各方面的监管工作，才能使得监管工作可以顺利落实；科学的法规制度是档案利用工作有序开展的依据，也是约束档案开放利用的准绳；常规性的安全教育与培训，能够促使所有档案工作者熟悉并掌握维护档案安全的知识与技能，强化其档案安全保护意识，为档案开放利用营造良好的、安全的环境，三者相辅相成，构成了档案开放利用安全监管体系。
一、建立安全监管机构
档案工作实行统一领导、分级管理原则。档案开放利用及安全保障必须在此方针政策下建立合理的监管机构体系。要使得安全监管发挥作用必须要建立一个分级制的科学、合理的监管机构，严密地监管体系能够促使档案在开发利用的同时安全得到最大程度的保护。从宏观上说，按照档案工作原则，应该建立从顶层到基层的监管体系。建立起从国家档案局到各地档案局，乃至各基层单位档案部门的档案安全监管体系。在国家档案局总体指导下对档案开放利用安全监管实施分级管理。一是国家档案局以档案法为依据，结合各类安全保障法规，在总体层面上组织建立部级档案监管部门，统一思想，全面领导全国档案安全监管工作。二是各省（市、自治区）档案监管部门在充分调研的基础上以部级档案监管机构要求为原则，结合各地区档案工作基础以及经济等因素，综合分析，建立一支高效的档案安全监管队伍，在国家档案安全监管部门的统一领导和监督下开展有针对性的档案安全监管工作；各基层档案部门或档案室要设立档案安全督察职能及岗位，对档案利用的全过程进行控制与监督。对于造成档案损毁的安全性事故要及时上报上级档案安全监管部门，对于下级档案安全监管部门上报的安全事故要实行跟踪制管理，实现档案安全监管工作的层层管理、层层落实，确保监管工作的顺利开展。
由于档案安全保障工作是档案管理过程中极其重要的部分，而档案的开放利用是档案工作的最终目的，二者既相辅相成又相互制衡，把握好开放利用与安全保障的尺度，使之达到一个平衡点，是档案工作健康持续发展的前提。因此档案开放利用的安全监管工作在档案管理工作中占有极其重要的地位，也是兼具严肃性、控制性等特点的工作，建议各级档案管理部门的负责人必须主管档案安全监管工作，从而确保档案安全监管工作有力实施。
二、建立完善安全监管制度
规范的制度是档案安全监管工作开展的基础和依据，在科学
的监管机构的监督下，落实档案利用安全监管工作还需要建立完善的规章制度，在制度的实行过程中，要对规章制度的执行进行有效的监督和考核，从而使档案的开放利用工作都在相应的安全保障制度的规范下进行。我们应在现有的档案管理制度框架下，以各档案部门现有状况为基础，对照当前档案利用工作中出现的安全问题，对已经制订的多种规章制度进行认真研究和反复修改，及时完善各项安全监管制度。全面合理的规章制度可以包含以下几个内容：一是对各级档案人员实行档案利用信息安全保障责任制，根据职责内容及范围，签订不同层面的保密责任书，以确保档案在利用的过程中，信息安全能够得到各方位全面的保障，从而使得监管工作责任能落实到位，全面实施。二是强化和细化档案利用安全保障制度，全面细化规范化各类登记程序，使借阅、查阅、归卷等档案管理过程更具安全性；充分利用现代技术手段对档案利用过程实行安全监控与保障，力争在档案利用时对档案的安全威胁降到最低程度。三是建立完善的出入库登记制度；利用计算机、高射频、系统集成等技术实现严密有保障的档案出入库工作，从而保障档案利用中的出入库安全。四是完善各类档案在保密件利用、数字化外包、各类载体档案保管保存、维修保护等方面的规章制度。
三、定期开展规律性的安全培训与学习
在档案开放利用的信息安全保障工作中，人员的安全意识以及安全保护知识的全面性对档案利用的安全保障具有至关重要的作用。加强各级档案工作者对各项安全保障标准的熟悉程度，加深其对各项规章制度的理解和认识，提高各类档案工作者对档案安全保障的执行能力。同时还应不断提高档案管理人员的综合素质。从而最大限度地避免档案工作人员在档案利用工作中因相关安全知识储备不足而威胁到档案信息安全。
参考文献：
[1]张艳欣.档案安全保障管理机制的构建[J].档案管理，2010(5).
[2]刘俊玲.档案开放利用的信息安全保障研究[D].安徽大学硕士论文，2012（4）.
[3]刘耿生.档案开发与利用教程[m].北京：中国人民大学出版社，2010.
档案安全管理细则篇5
引言
现代社会已经步入信息化阶段，信息技术指引当前科技领域的发展，借助信息技术有效整合与优化资源配置，推动各行各业转型升级。档案管理工作引入信息技术后工作模式发生巨大变化。在新背景与环境下，档案管理工作面临着很多问题，需要采取有效措施，推动档案信息化发展与完善。
一、档案管理工作的必要性
传统档案管理模式下，档案以纸质材料为主，档案管理模式相对落后，且存在较大的工作量。日常纸质档案管理与保存过程中，需要投入大量人力精力确保档案资料的安全使用，避免纸质档案受到火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响，提高档案使用寿命。除此之外，纸质档案资料查阅难度较大，备份较为复杂，随着计算机技术发展与普及，档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术，可以有效解决档案存放与管理问题，提升档案使用安全与可靠性，大幅度提高检索效率，充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。
二、信息时代档案管理的问题
档案管理中应用信息技术，可以提高档案管理工作质量与效率。但实际应用受到各类因素影响，造成档案管理工作面临诸多问题，笔者将其归纳总结如下。
1.管理软件并不通用
档案管理工作信息化过程中，广泛使用各类档案管理软件。但站在档案管理工作角度来说，虽然各类档案管理软件推动档案工作信息化与数据化，但其中依旧存在很多问题，影响管理工作质量与效率。其中最显著的问题就是档案管理软件缺乏通用性，实际中不同单位与企业往往选择不同类型、不同型号的管理软件，软件之间无法兼容，造成档案资源无法共享，影响信息化档案管理工作的顺利进行。
2.信息化标准不规范
档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，通过统一规范的管理提高资料使用安全性与真实性。但结合档案管理工作现状来说，整体依旧缺乏规范性与标准化，信息系统与网络建设工作中存在很多差距，影响档案信息化管理的开发、共享及服务等。实际中受到各类因素影响，造成档案管理部门缺乏统一规范的档案编制，造成细则间兼容性偏低，部分管理软件不具有移植性，直接阻碍档案信息化建设。
3.设备与人员的问题
档案管理中借助先进档案管理设施与设备提高工作效率，优于部分不重视档案管理工作，在资金投入与设备引入上力度不足，造成先进档案管理设备种类与数量不足，实际中还存在部分人员将杂物堆放在档案管理室中，部分档案被杂物压在下面，造成查阅与翻找难度较大，严重时档案被?s物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善，安排专门人员管理档案，但这些管理人员专业程度与职业素养不足，造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训，造成档案管理工作中频频出现错误，影响工作质量。
三、信息时代档案管理问题的优化措施
针对信息时代档案管理工作中存在的问题，笔者给出具体解决措施，推动档案信息化建设，具体措施如下。
1.推动档案管理软件兼容推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设，通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施，充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式，促进档案信息检索效率的提高，如档案资料分类存储过程中，对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及eRp系统等，文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现，档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输，提高海量档案资源存储，避免纸质文档保存中容易出现的问题。
2.统一信息化的管理标准档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则，有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。除此之外，还需明确各个工作岗位的责任内容，将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理，让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。构建档案计算机管理系统，利用计算机处理数据的功能，搭建局域网，将单位内部各科室有效连接，实现各环节的自动化与文档一体化，达成资源共享提高资源使用率的目的。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。
3.强化基础设施建设加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及实物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。档案管理人员要时刻保持高度的责任感、爱岗敬业、忠于职守等较高的职业道德水平。在管理工作中，要积极思考，对可能存在的问题细心检查并及时解决，做到面对工作一丝不苟的原则，粗精档案管理创新工作的顺利开展。管理人员要积极提高自身信息技术，主动参与一些相关的教育培训活动，努力掌握先进的操作技能和理论知识要点，提高档案管理信息化水平，做到更好地为社会服务。
档案安全管理细则篇6
根据国家档案局中央档案馆关于《中央国家机关向中央档案馆移交档案时间安排的通知》要求，为方便日后档案利用和档案信息资源开发，中国科学院办公厅以机关档案移交中央档案馆为契机，于2008年1月份启动了中国科学院机关档案整理与数字化项目。办公厅文档处强调项目实施要坚持“三个负责”的原则要求：一是对历史负责，保证档案资源的完整和安全，特别是加强档案的管理，落实保密要求；二是对中央档案馆负责，把项目实施与档案移交进馆结合起来，使档案资料经过整理后符合进馆标准，能够顺利移交；三是为将来的档案利用和信息资源开发负责，为档案查阅、编研等工作提供完整、准确的信息资源，包括为院史研究和院庆60周年有关宣传工作提供支撑和服务。目标是要打造精品项目，现将项目情况介绍如下：
一、在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取的措施
1、与项目承担单位签订保密协议，并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议。
2、配备项目所需要的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。
3、不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。
二、结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化
1、档案整理方面：以国家档案局中央档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准，并多次邀请中央档案馆保管部的专家进行现场检查和指导，根据档案的实际情况，确定了档案整理的实施细则。
2、档案数字化方面：以国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》为标准，确定档案数字化以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样。档案数字化采用彩色JpeG格式，文字的扫描分辨率为300dpi，照片的扫描分辨率为600dpi，数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接。
三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化
1、引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责，设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关，实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。
2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关。一审：项目承担单位对项目进行自查，合格率达到100％后，再提交文档处进行检查；二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查，对数据进行抽查，比例为70％以上；三审：中央档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查。
通过层层审核，确保项目质量，使档案实体整理符合进馆标准，档案数字化数据清晰准确。
3、为切实贯彻项目的相关标准，保证项目质量，文档处和中央档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训。
4、通过《工作间管理制度》，对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。
5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议，对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案，每次会议均形成会议纪要。
四、项目成果
在院、厅领导的支持，中央档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下，完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作。
1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录，比原有44453条卷内目录增加了46246条，对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，形成《中国科学院文书档案整理记录》，并按照中央档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录。
在档案整理过程中，一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题，做好档案数字化前期的基础业务工作。
2、在档案数字化方面：对549138页档案进行了扫描，其中a3幅面的档案为66270页，a4幅面的档案为479709页，形成《中国科学院文书档案数字化记录》。
档案安全管理细则篇7
新建档案馆消毒系统的建立方法
新建档案馆档案消毒系统是指在新建档案馆过程中，通过设计安装消毒室及消毒设备，实现档案实时消毒、档案库房消毒净化、专门档案消毒处理等功能的多功能杀虫灭菌系统。该系统在运行上隶属于档案保护部门，涵盖档案接收消毒、档案调阅消毒、档案库房的预防性消毒、档案突发事件后的抢救消毒等一系列工作。
1.消毒系统建立的原则
科学原则。当前，新建档案馆的建筑、装备都是现代化的，这就要求新馆档案消毒系统的建立必须坚持科学的原则，系统各种消毒功能的设计要合理、专业、先进、系统，并要与传统档案管理工作协调一致。
高效原则。新建档案馆档案消毒系统的功能应是全方位、立体的，应与档案管理工作各个环节同步进行。消毒设备的安装、档案消毒工作的开展都应与传统档案管理工作相结合，做到相互协调，省时高效。
质量原则。档案消毒设备的选择要认真进行调研，根据本地区、本单位的实际情况，选择技术先进、质量高的专业档案消毒设备，保证档案消毒的质量。
安全原则。档案消毒安全是新建档案馆档案消毒系统建立的关键，在坚持档案消毒科学、高效、质量原则的同时，必须更加强调档案消毒“安全原则”，在保证档案实体消毒安全的同时，也要保护好我们的档案工作者和周围环境，实现“绿色消毒”。
2.消毒系统建立的具体方法
(1)档案实时消毒
档案实时消毒是指在档案接收、利用时，对档案进行同步消毒的方法，通常在独立的档案消毒室进行，在新馆建设时，一般将档案消毒室设计在档案接待阅览大厅附近，这样便于日常消毒工作进行。档案消毒室建设时，应安装独立的通风系统，并保证房间有可以打开的窗户，便于通风换气。档案实时消毒应该选择安装高效、专业，操作方便的消毒设备，消毒设备包括档案灭菌设备和档案杀虫设备。
“档案消毒仓系统”是专门为综合档案馆研制的杀灭有害微生物的消毒设备，主要解决综合档案馆档案接收、利用过程中实时消毒的问题。该系统包括实施消毒的柜体和若干装载运送档案的档案运输车；该系统采用的消毒方法是臭氧法加药物熏蒸法，这种方法一方面提高了灭菌率，另一方面缩短了灭菌时间。“档案消毒仓系统”的消毒柜体可安装于消毒室中，档案运输车可用来承装、运送待消毒的档案。平时将档案运输车放置于接收处或阅览大厅，工作人员随时可将接收或利用后返回的档案放置于档案运输车上，装满后，可将档案运输车推回消毒室，推进消毒仓进行消毒。消毒结束后，将档案运输车拉出，然后直接推到档案库房，将档案拿下放入档案密集架中。综合档案馆安装“档案消毒仓系统”可使档案消毒工作与档案利用、接收工作同步进行。
档案实时消毒为解决档案杀虫问题，还可以选择“档案真空充氮杀虫机”。“真空充氮杀虫机”由压力容器、真空泵、氮气瓶和控制电器组成，将该设备安装于消毒室，可对新接收进馆的档案进行杀虫消毒。其工作原理是利用真空泵将杀虫容器中的空气抽出，空气的抽出使容器内的氧气含量极少，然后充入氮气，档案害虫在缺氧的情况下经过一定时间就会致死，达到杀虫的目的。
“冷冻真空干燥灭菌机”也是一种除霉和杀虫的消毒设备。由于有害微生物抵御低温的能力很低，在密闭的容器中，长时间处于0℃以下，一般20℃，大约48小时，有害微生物将有80％～90％被冷冻致死。其原理是，在温度降至0℃以下经过一定时间后，有害微生物的细胞原生质内的水分子就会结冰，机械性挤压或划擦细胞壁，造成细胞死亡，这种灭菌的效果与冷冻的时间和制冷的温度有关。
(2)档案库房的消毒净化
对于新建档案馆，档案库房的空调系统、空气净化系统是不可缺少的，在新馆建设的过程中，设计人员往往将这部分功能与大厦整体空调一并考虑，导致档案库房的净化缺乏专业性，并且通常都没有安装消毒装置。档案库房的净化必须与消毒结合，技术方法融合兼顾，可起到“事半功倍”的效果。在空间分布和功能实现上，档案库房的净化和消毒应该具有多方位、多层次、多功能的特点。
档案库房门的风淋装置是档案库房环境的卫士，它消除了进入档案库房空气、人员、物品携带有害微生物和害虫的隐患。风淋室的结构采用发泡隔热彩色壁板及铝合金构件或不锈钢装备制成，配置离心通风机及中效、高效空气过滤器。风淋室的工作原理是环境空气通过离心通风机的作用经中效空气过滤器进入静压箱，再经高效空气过滤器过滤后，洁净空气从喷嘴高速喷出，可有效吹除人体或携带物品表面附着的尘埃，吹下的尘埃回收进中效过滤器，再循环吹出，防止未经净化的空气进入库房。
档案库房空气净化、消毒系统是档案库房定期净化、消毒的综合系统，它既可以库房环境的洁净，也可对档案表面进行消毒。档案库房净化系统应该安装于库房通风管道的送风口。空气净化、消毒系统由空气尘埃过滤装置、空气化学吸附装置和空气消毒装置组成，空气过滤由中效袋式过滤和无隔板高效过滤器组成，有的还装有静电过滤器。初效空气过滤器可捕捉5μm以上的颗粒尘埃。中效过滤器可捕捉1―5μm颗粒尘埃，高效过滤器可捕捉1μm以下的颗粒尘埃及各种悬浮物。化学吸附装置其吸附层由光阻媒、高效活性等化学吸附材料组成，可吸附空气中的苯、甲醛、硫化物、一氧化碳等分子及有害微生物。空气消毒装置包括两种，一种是高频电子臭氧发生装置产生臭氧，另一种是在空气管道中放置紫外线灯管进行紫外线照射，可对空气和档案表面的有害微生物进行杀灭。
(3)新型载体档案的防霉抑霉
新型载体档案的照片底片、磁带、光盘的片基都是聚酯塑料，对空气尘埃具有一定的吸附作用，容易生霉。各种新型载体档案的结构层和化学成分决定了其保管都是在低温、低湿环境中，但有差异。这就要求我们在新馆建设的规划过程中，应该设计独立于纸质档案库房的专门的新型载体档案库房，做好新型载体档案的库房温、湿度控制和空气净化消毒。新型载体的保管环境可参照如下标准：黑白底片’缩微胶片保管的温度不超过21℃，相对湿度变化范围20％～30％；磁性载体保管的温度应该在15～27℃、相对湿度40％-60％；光
盘保管的温度变化范围4～20℃，相对湿度变化范围20％～50％。
新型载体档案库房应该建立更加严格的温、湿度自动监控系统，感光材料档案、磁性材料档案和光盘档案应分区保管，环境条件分区控制，并做好各分区的空气净化消毒，这样既可实现档案的防霉、抑霉，又可防止档案的老化。
(4)专门档案消毒处理
专门档案消毒处理是专门用于杀灭、清除处理一些严重霉变档案中的霉菌，这些档案上的霉菌用一般消毒设备和方法不可能完全去除，例如表面存在严重霉斑的老档案和遭受过水淹、雨林、潮湿等严重生霉的新接收档案。对于这部分档案的消毒就要经过专业保护技术人员，针对不同情况，使用不同方法进行专门消毒处理。专门档案消毒处理的方法有：
利用酒精消毒处理。75％浓度的酒精与细菌的渗透压相近，可以在细菌表面蛋白未变性前逐渐不断地向菌体内部渗入，使细菌所有蛋白脱水、变性凝固，最终杀死细菌。利用酒精进行档案除霉可分两步，首先进行手工除霉，可采用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除霉斑上的菌丝体；然后进行档案去湿，把酒精除霉后的档案放置于干燥设备或简易除湿间，设定相对湿度40％～50％进行去湿。
化学药物熏蒸消毒。化学药物熏蒸灭菌是在熏蒸箱内借助于一定的压力或温度将固态或液态的化学药物气化，将药物气体渗透到档案中，将档案中有害微生物杀灭。一般常用的化学熏蒸药物有环氧乙烷、甲醛硫酰氟等，灭菌原理是这些化学药物能破坏微生物的Dna和Rna，使蛋白质的生化反应受阻，蛋白质凝固，达到杀灭微生物的目的。
做好档案消毒工作的措施
长期以来档案科研部门和档案管理部门针对档案消毒的方法和档案消毒的设备进行了大量的研究和开发，应用新的技术和方法抢救和保护了大批档案。目前，对于我们档案管理部门来说，如何做好档案的安全消毒并没有一个统一、完整的技术规范，这是一个值得我们进一步深入探讨的问题。笔者认为要做好档案消毒工作，应从以下几方面人手：
1.提高档案保护意识加强档案消毒管理
制定和完善档案消毒的制度和技术标准，加强档案安全消毒的内部管理，搞好专业人员培训，是做好该项工作的保障。坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，一手抓档案消毒，一手抓档案安全，消除有害微生物和害虫对档案造成的危害。制定切实可行的档案消毒计划，具体问题具体对待，提高档案消毒的质量。
2.积极做好日常档案消毒工作
各级档案管理机构应该设立专门档案消毒部门，积极做好消毒工作人员的专业培训，使其掌握科学、专业的各种消毒方法，针对不同的消毒对象和消毒目的使用不同的消毒方法。坚持档案接收进馆消毒，严格把住“病从口入”关，将档案有害微生物屏蔽于档案馆库房之外。积极做好各类档案利用调阅后的消毒，防止人为致病菌携带与繁殖，保证借阅者和档案管理人员的身体健康。做好档案库房的定期消毒，保证库房空气的洁净和档案装具的无菌。
3.制定自然灾害档案抢救消毒预案
我国地域辽阔，地震和水灾等自然灾害时有发生，不少灾害直接波及档案馆，给档案的安全带来巨大威胁，如2008年5月12日四川省汶川发生的特大地震。当这些灾害发生时，由于建筑物遭到破坏，档案遭到掩埋、雨淋，直接导致部分档案严重滋生霉菌，甚至腐烂。因此，各地综合档案馆应该尽早建立自然灾害发生后档案抢救消毒预案，以提高档案部门抗御突发性灾害的能力，尽可能减少档案在灾害事故中的损失。一般抢救处理受到污染、霉变档案的方法：一是尽快采取冷冻处理，有效避免霉变现象发生。二是采用真空干燥处理，对冷冻的档案用真空干燥机完成快速干燥，使粘连纸张自动分离。三是生霉档案的处理，对霉变现象较严重的档案，用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除。四是对档案进行消毒，经过以上处理的档案，档案内部的霉菌不可能全部处理干净，最后入库前采用档案消毒设备对档案进行彻底消毒。
4.正确使用消毒设备和方法
功能强、质量好的档案消毒设备是做好档案安全消毒的物质基础。档案部门在选择购置消毒设备时，首先，应积极做好调研，根据本单位的实际需求来选择所需要的消毒设备。例如如果需要杀虫消毒，可选择真空充氮设备，它适合用于一般接收档案时的消毒，和局部档案受害虫侵害时的消毒。对于大面积，甚至整个库房遭受害虫侵袭，真空冲氮消毒机就难以发挥作用，必须与杀灭害虫专业厂家联系，做整个库房的药物喷洒害虫消毒。如果需要对档案有害微生物进行杀灭，可选择臭氧型、紫外线型、环氧乙烷型、化学熏蒸型等消毒设备，这些设备适合于独立档案实体的霉菌消毒。
档案安全管理细则篇8
第一章总则
第一条为有效规范**公司(以下简称“公司”)廉政档案管理，进一步加强对领导班子和领导人员的管理和监督，促进领导人员廉洁从业，根据《中国共产党章程》、《党政领导干部选拔任用工作条例》(中共中央2014年1月印发)、《国有企业领导人员廉洁从业若干规定》(中办发〔2009〕26号)和《关于印发<**集团廉政档案管理办法(试行)>的通知》(神华党组〔2015〕106号)，结合本单位实际，制定本办法。
第二条本办法规范了公司廉政档案工作的重要环节，明确了廉政档案的组织与职责、内容与收集、审核与归档、查阅与转递，以及档案使用等有关内容。
第三条本办法所称领导人员是指公司本部部门负责人(正、副经理)、各所属单位领导班子成员。本办法所称廉政档案是指对领导班子、领导人员在加强管理和监督过程中形成的，能够反映领导班子、领导人员党风廉政建设情况、遵守党纪政纪及廉洁自律状况的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
第四条廉政档案要按照“谁主管、谁负责”的原则，严格按照干部管理权限逐级建立。领导人员要本着实事求是，认真负责的态度，如实填写和提供廉政档案需填报的内容，不得虚报或瞒报。
第五条本办法适用于公司本部及各子公司。
第二章组织与职责
第六条公司纪检监察部是廉政档案归口管理部门，应指定廉政档案的专门管理人员，建立相应的管理制度。廉政档案管理人员必须是中国共产党正式党员。
第七条公司纪检监察部负责指导并监督各所属单位廉政档案的管理工作。
第八条公司纪检监察部负责管理以下人员的廉政档案：
(一)公司本部部门负责人(正、副经理);
(二)各所属单位领导班子成员及任前须报公司备案的领导人员。
第九条廉政档案管理部门的职责。
(一)保管领导人员廉政档案;
(二)收集、鉴别和整理领导人员廉政档案材料;
(三)建立廉政档案名册，办理廉政档案的查阅、接收和转递手续;
(四)廉政档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续;
(五)做好廉政档案的安全、保密、保护工作。
第十条其他形成廉政档案部门的职责。
(一)形成廉政档案材料的有关单位(部门)，应在形成正式材料后的一个月内，按要求将材料送交公司纪检监察部归档。
(二)对在集团公司保管的廉政档案，各形成单位/部门应将所形成的归档材料及时报送公司纪检监察部，由公司纪检监察部报送集团公司归档。
第三章廉政档案内容与收集
第十一条廉政档案是反映和评价领导人员政治素质、道德品质、廉洁从业等情况的重要参考依据。廉政档案主要包括以下内容：
(一)信访、举报反映问题的核查结论，违规违纪问题的处理结论及其他相关奖惩情况。由纪检监察部填写;
(二)按规定填报个人廉政档案信息情况。如领导人员基本情况、领导人员礼品(金)上缴/拒收情况等。由本人如实填报;
(三)年度述职述廉中有关个人民主评议情况;违反人力资源工作纪律和规定情况。由人力资源部门提供;
(四)违反《国有企业领导人员廉洁从业若干规定》，受到惩处情况。由纪检监察部填写;
(五)自觉接受监督的情况;
(六)党风廉政建设责任制落实情况，由纪检监察部填写;
(七)其他需要记入廉政档案的情况。
第十二条对廉政档案实行动态管理，内容要根据以上发生情况的变化及时进行报送、更新、补充。
第四章廉政档案审核与归档
第十三条按照“谁提交、谁负责”的原则，纪检、人事、审计等部门对各自提供的廉政档案内容进行审核、负责。本人填写的廉政档案材料经审核发现与事实不符或不清楚的，要求领导人员本人及相关负责部门对相关内容做出书面说明，并视情况进行调查，书面说明及调查情况一并进入领导人员廉政档案。
第十四条公司纪检监察部负责廉政档案的收集、整理，并按照干部管理权限及程序上报或存档。
第五章廉政档案整理与保管
第十五条廉政档案以书面立卷与计算机录入同步建立，由专人负责录入、管理。
第十六条廉政档案要求一人一卷，做到分类准确、编排有序、目录详细、格式统一。
第十七条根据安全、保密、便于查找的原则要求，对廉政档案应严密、科学保管。
(一)配备专门的廉政档案库房或档案柜，库房或档案柜应具备防火、防盗、防潮等安全防护条件，并经常进行检查;
(二)廉政档案保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决;
(三)档案柜的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙;
(四)严禁任何个人私自保存、复制和销毁廉政档案。
第十八条各单位廉政档案原则上每年进行一次集中整理，并对廉政档案的管理工作进行总结，不断规范廉政档案的管理，充分发挥廉政档案的作用。
第六章廉政档案查阅与转递
第十九条廉政档案只可查阅，不得外借。查阅地点只限于在公司纪检监察部。
第二十条上级党委和纪检监察组织机构有权根据相关文件要求查阅下级领导人员的廉政档案;其他组织机构查询和使用廉政档案，须办理审批、登记手续，填写《查询审批表》(见附件1)，经公司纪委负责人批准后方可查询。查阅廉政档案时应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。对廉政档案使用中的违纪违法行为，要严肃查处。
第二十一条廉政档案管理人员必须建立档案查阅(查询)台账，详细记录相关信息以备查验。
第二十二条在**集团系统内的领导人员的人事管理权限发生变更时，随人事管理关系同时办理转递手续，将其廉政档案转递给新的主管单位相应的廉政档案管理部门，转递廉政档案应遵守下列规定：
(一)廉政档案应通过机要转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带;
(二)对转出的廉政档案必须认真核对。转出的档案必须齐全完整，不得扣留或分批转出;
(三)转出、接收档案必须严格履行登记手续。转出档案必须详细填写《廉政档案转递通知/回执单》(见附件2)，与档案一道密封，加贴密封条并加盖密封章;
(四)接收单位要认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回转出单位，转出单位应在一个月内将档案回执收回。
第七章廉政档案使用
第二十三条在以下情况时，领导人员廉政档案作为重要参考依据：
(一)对领导人员进行考察、推荐、提拔、任用、调动交流;
(二)对领导人员实施提醒谈话、诫勉谈话及采取组织措施;
(三)对领导人员进行年度考核、业绩评定、评优评先、表彰奖励。
第二十四条相关主责部门需要公司纪检监察部提供领导人员廉政档案情况证明时，须事先提出书面申请，由公司纪检监察部根据其廉政档案记录情况出具书面意见(见附件3)。
第八章附则
第二十五条所属各单位可根据本规定，结合实际情况，制定实施办法和细则。
第二十六条本办法由公司纪委负责解释。
第二十七条本规定自之日起施行。
附件：
1.企业管理人员廉洁从业登记表及填表说明
2.廉政档案查询审批表
档案安全管理细则篇9
一、进一步开发民国档案信息
现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。
笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。
二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息
民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——
三、保障民国档案实体安全
档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。
四、开展民国档案的分级与开放鉴定
民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。
档案安全管理细则篇10
(一)对城建档案数字化工作的认识不全面,观念落后
城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。
(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响
城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。
(三)城建档案数字化标准和规范有待细化
在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。
(四)城建档案数字化人员素质有待提高
在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。
(五)安全问题直接影响
城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。
二、城建档案数字化质量控制中问题的对策
(一)采取措施保障
城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。
(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划
1.开展馆藏城建档案情况调研
馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。
2.正确选择数字化软件选择
城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。
3.正确确定城建档案数字化加工范围
城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。
4.依据国家制定的标准
结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到t时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。
5.加强城建档案从业人员的培训
提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。
6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定
工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。
(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作
城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。
(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度
城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。
(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估
城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
(六)注重城建档案信息的深层次加工
城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。
三、结束