行政档案管理篇1
【关键词】依法行政；行政管理；执法；业务指导
一、档案行政管理职能沿革
在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。
二、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
三、如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。
在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。
依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。
（三）增加机构，加强内部监督。
加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处（科、股），或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处（科、股）则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处（科、股）”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。
【参考文献】
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013(01).
行政档案管理篇2
《档案法》第六条有明确规定，通过档案行政管理部门的指导行为实施，通过作用指导的对象产生预期的效果得以实现。它具有下列特征：
1.指导是档案行政管理部门的法定职责，是法律意志的体现，必须行使不得放弃，否则构成失职。
2.指导是一种行政行为，通过档案行政管理部门及其工作人员的具体行为表现出来。这种行政行为与法制监督行为虽然同属于行政行为，但比后者缺乏程序性、要素性和约束力，作用的对象具有宽泛性的特征；不以国家的强制力保证其实施，不遵守指导行为一般情况下不会承担法律责任，通常通过示范和引导的功能实现行政行为的所追求的效果。
3.指导以业务规则和技术规范为主要内容，通常以档案行政管理部门和主管部门的非法律的规范性文件、行业标准和通行的档案学理论为主要依据。
4.在管理成本上指导以不加重作用对象负担为原则。指导作为一种行政的行为是公权服务的体现，不得加重作用对象的经济负担，否则丧失其服务功能，背离立法原意。
二、明确档案行政管理部门指导的对象具有紧迫性
当前，不少基层档案行政管理部门认为我国档案实行的是集中统一，分级管理原则，毫无疑问，凡属本行政区的档案事务，都在本行政区档案行政机关业务指导范围之内。这个职责是非常明确的。这个观点存在具有法律基础和现实基础，但这个观点是不正确不符合实践的，必须抛弃！
1.《档案法》第六条是高度抽象的概括，立法以来有关部门没有进一步进行解释和说明。具体理解与执行的时候，由于地域不同、实际不同、知识结构不同，理解起来存在不同，执行起来各异。从实践来看，把本行政区域内的档事纳入指导范围是做不到的。硬性去做，指导就会流于形式，起不到良好的效果，就违背了立法的原意，这样的指导有选择的抛弃是最好的选择。
2.从指导的性质来看，这个观点是不正确的。指导按照最高法院的司法解释属于不可诉的非行政强制行为，是没有强制执行力的。被指导对象可以接受也可以不接受指导，可以执行指导意见也可以不执行指导意见。档案行政管理部门的制约措施有限。如果一味强求本行政区域内的档事纳入指导这个面，那么指导的质量就下降，与立法的原意提升整个社会的档案事业的水平的立法原意是相违背的。3.从行政机关行使职权追求效率和社会利益最大化的目的来看，这个观点是不正确的。档案行政管理部门单纯的指导行为对被指导对象并不能形成有效的约束，但是进行指导的时候仍然有其他的有力的因素影响的指导行为的执行。这些有力因素的发生以被指导对象与档案行政管理部门的同级政府存在行政隶属关系或主管关系为前提。如果不存在这个前提，影响力大打折扣甚至为零。例如现在的非公经济，当地政府都不进行行政上的指导而是进行法律意义上的监管，档案行政管理部门凭着法律的规定去指导经营活动中一个小的档案部分，这种影响力是极其有限的。为此将本行政区域内的档事纳入指导的范围违背了行政机关行使职权追求效率和社会利益最大化的目的。
4.从非公经济和社会组织存在的社会环境来看，这种观点是错误的。非公经济和社会组织只要没有违背法律的规定就可以自由存在和发展，它们的档案是非公经济和社会组织存在的副产品，在法律允许的情况下它们可以自行处置和销毁，它们的档案工作如何开展只要不违背法律是他们自主的事情。档案行政管理部门指导本质上是一种干扰市场经济的行为！
5.站在历史的角度以发展的眼光看，这种观点是不正确的。《档案法》颁布实施的时候是1988年1月1日，距今已经有26年，那个时候国有和集体企事业单位占绝对的主导地位。《档案法》这样的规定是符合实际情况的。而现在非公经济已经占国民经济的主导地位，而事业单位正在进行改革，有些纳入国家机关的序列，有些要改制为企业，客观形势已经发生了重大变化，档案行政管理部门的管理档案事务的手段要根据形势的变化而变化，如果死扣法律条文不变，将被时代所抛弃。
三、档案行政管理指导的对象
档案行政管理指导是行政机关（指依照法律的规定行使行政权力的单位，包括政府的行政机关和法律授权的组织）行政的一种，行政机关行政以存在行政隶属关系或业务主管关系为原则，以法律明确规定为例外。例如档案执法行为以地域管辖为主，并不需要存在行政隶属关系或业务主管关系。档案行政管理部门代表当地政府行使档案事业领域的行政管理权，行政的对象即管理的对象，管理对象应当满足下列条件之一：
1.管理对象与档案行政管理部门隶属的政府存在行政隶属关系或业务主管关系；
2.管理对象与档案行政管理部门隶属的政府存在行政隶属关系或业务主管关系的部门存在在行政隶属关系或业务主管关系。比如省档案局对市国土局进行业务指导。省档案局与市国土局没有行政上的隶属关系也不存业务主管关系，但是省政府与市政府存在行政隶属关系，市国土局与市政府存在行政隶属关系，此时市国土局就成为省档案局的管理对象。
行政档案管理篇3
企业行政管理部门是政令，管理办公室事务、人力资源、财产管理的部门，其在工作中会产生大量有价值的文件，这部分文件就是文书档案的前身。其中最常见和重要的是行政公文，行政公文是行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它能为企业负责人在计划或决策时提供参考作用，能为单位或个人在诉讼、解决纷争时提供凭证的作用，所以，它是有价值的，必须得到很好的保存。企业的行政管理部门必须将办理完毕的、按照有关规定将确定为档案的那部分文件向档案部门移交，档案部门接收后必须按档案管理的规定进行管理。
二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识
档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解，才能掌握文件的完整性、准确性、有效性，才能真正做好档案管理工作。通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分，党的公文文种有14种（决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等），行政公文文种有13种（命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等）。公文的写作都有规范、严谨的格式。版头是发文机关标识，居中套以红色的大号字体，下方是发文字号，再下方为红色横隔线；发文字号，由机关代字+年份+序号组成；标题，由机关名称、内容、文种三部分组成，小标宋体2号字，引用公文应当先引标题，后引发文字号，一份公文只能用一种文种，不能同时用两种文种，“请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种，都是错误的用法；正文，始于主送机关名称下一行，采用三号仿宋体字，文件的结构层次为：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每页22行，每行28字，行距为固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2个字符；发文日期使用汉字，零写成〇；公文生效的标志，印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，郑重盖在日期上。收文的处理，签收、审核、批办、承办、催办、归档；发文的处理，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。档案管理人员掌握上述基本知识后，要检查接收的文件准确性，必要时可以指导行政工作。
三、行政管理人员必须确保文件的质量
行政档案管理篇4
关键词：档案行政；档案行政管理主体；守法；环境
守法作为档案法制的建设关键环节，长期以来，大多数情况下都是在强调档案行政管理相对人的守法，而忽视了档案行政管理主体——档案行政管理机关及其管理者的守法，这种现象的存在已经严重影响了档案法制建设的进程。实质上，守法的对象应该是档案行政管理主体而非档案行政管理相对人，档案行政管理主体的守法才是实现档案法治的关键。本文从这一认识出发，试着阐释档案行政管理主体守法的问题，以期加快推进档案依法行政。
1守法的对象是档案行政管理主体
“守法”，即遵守和服从法律。“完善的法制为实现法治准备了条件，而法制的有效实施才能达到法治的目标。有法不依形同无法、甚于无法。”[1]因此，倡导守法精神，在推进依法治档工作中具有重要意义。
“守法的含义，应当包括普遍的遵守法律和法律的普遍遵守。所谓法律的普遍遵守，即凡是国家的法律都必须遵守。”[2]这里说的法律，既包括国家立法机关颁布的各个层次的法律规范，包括宪法、法律、法规和规章，亦包括依法治档所依之“法”。“依法治档所依之‘法’就是档案法体系或档案法律体系所提供的一切规范，即档案法律规范。通俗地说，也就是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章。”[3]
守法的含义，还应当包括知法和依法办事。学法、懂法是守法的前提，而守法则必须依法办事，不仅是不做法律禁止的事、不违法，而且要行使法律赋予的权利、履行法律规定的义务，依法捍卫法律的尊严，以实现立法的宗旨。作为档案行政管理主体，必须依法行政，依法律的规定作为或不作为。守法，实际上是法律规范得以实现的方式和过程，档案行政管理主体守法则是档案法制建设至关重要的环节。
然而，谈起档案法治，就很容易使人联想到档案行政管理相对人，不论是依法治档、档案执法，还是档案普法，大都会涉及档案行政管理相对人，都会自觉不自觉地往公民法人和其他组织守法上说。在谈到档案法制建设的对策时，经常建议：“通过档案法制的宣传，使广大公民、法人和其他组织充分认识到《档案法》在管理国家档案事业中的重要意义和作用……是全体公民、法人和其他组织都必须遵守的法律依据，不依法办事就要受到法律制裁。”[4]“通过档案普法，增强全社会的档案法制观念，使人人都知法、遵法、守法，从而达到依法治档的要求。”“将档案法规定的档案权利和义务，变成国家机关、社会组织、企业事业单位和广大公民在处理档案事务中共同遵守的行为规范。”[5]这似乎已经形成一种惯性，就是档案守法的对象是档案行政管理相对人。而这却忽视或掩盖了法律对象上另一个更重要的方面：国家档案行政管理机构——政府的组成部分，即档案行政管理主体。“如果一个社会可以二元为民众与政府，或权利与权力，那么，就守法而言，准确的法律表述是，守法应当是政府而非民众的事，此正如权力必须守法，权利则无须守法，只要不违法即可。”[6]也就是说，档案守法的对象应该是档案行政管理主体而非档案行政管理相对人。
这样的认识可以从宪法层面得到支持。“政府由人民的需要和意志产生，政府受到人民制定的法律限制。”“就政府的权力来说，人民权利是政府权力的基础，人民是权力的唯一合法源泉。”[7]我国《宪法》明确规定，“中华人民共和国一切权力属于人民”，而“防止政府权力失控的有效途径是，要求政府行使权力时应当遵守法律的规定”。[8]或者说，政府守法是实现一切权力属于人民的重要保障。政府守法与一切权力属于人民的关系可归纳为四个方面：第一，政府所守之法凝聚了人民的共同利益和整体意志，其中，对政府行使权力的范围、方式、程序、职权、职责、法律责任等做了规定，既保证政府合法权力的行使能畅通无阻，又防止政府越权、，通过政府守法产生符合人民授权初衷的稳定、良好的社会秩序。第二，政府守法不应仅仅拘泥于遵守法律条文，还应以法的理想——为人民的最优化生存服务为政府存在与运作的宗旨。第三，权力所有者在设计、构建政府时并不是任意性的，而是从功利原则出发，要求政府为其带来最大的利益。要求政府守法可以防止政府行为的偶然性和任意性，从而激励个体在法律范围内尽其所能地追求正当的合法的权益。政府则主要是出面限制和阻止人们谋求不正当的非法利益，并对个体利益和社会利益有效加以整合，引导和促进权力所有者所设计的经济运行模式尽快建立。第四，一切权力属于人民必然要求对政府守法与否实施监督，并对违法行为追究法律责任和政治责任。不受监督和不被追究法律责任的政府必定会将法视为繁琐哲学而束之高阁，其后果会导致政府违法侵权现象充斥社会的各个角落。[9]
政府守法实质上是宪法所要求的，是有着宪法基础的。因为，政府守法不仅践行了《宪法》所明确规定的一切权力属于人民的庄严宣告，而且可以构筑良好的社会守法环境，减少公众的违法行为，节约大量的社会成本。随着我国依法治国、依法行政的全面推进，必将加快守法政府的建设。档案行政管理机构作为政府的组成部分，其守法同样受宪法的约束。档案行政管理机构是管理国家档案事务的行政主体，尽管大部分档案行政管理机构都归属党委领导管理，但是，行使的职能是政府的行政管理职能，实质上属于国家行政管理机构——政府的组成部分，也必将加快守法的档案行政管理机构的建设步伐。
宪法的本质就是保障公民的自由权利，限制公共行政的管理权力。“就民众而言，我不需要遵守保护我的东西，否则逻辑上说不通。当然，如果实在要说守法，那是我们必须守护宪法，以防权力对权利的侵害，毕竟在理论上宪法是权利的保证书。如果说权利防止权力侵害，靠的是宪法，那么权利本身也可以彼此侵害同时危害社会，这就要靠宪法之下的法律如民法和刑法了。它们是用来平衡权利之间的各种关系，同时惩罚一种权利对另一种权利的侵害，包括对社会的侵害。就这些法律而言，民众需要做到的依然不是守法，而是不得违法。”[10]守法还是不违法，其法律表述实际上是不一样的，它简要地表达了公民与政府（即档案行政管理相对人与档案行政管理机构）应遵循的不同法治原则。对政府应遵循的法治原则是“法无授权即禁止”，即政府必须照着授予权力的法律条例去做，不能越出授权范围履行任何职责。在法律条例范围之外，没有自由可言，旨在约束其权力。这就是守法。对公民应遵循的法治原则是“法无禁止即自由”，即除了禁止的条例，公民在不触犯或不超越法律（禁止性法律规范）的前提下可以自由生活、谋求发展，可以充分享有自由的权利。这就是不违法。“法无授权即禁止”与“法无禁止即自由”就是守法与不违法的区别。
2档案行政管理主体存在的守法问题
尽管依法行政推行了很长时间，档案法制建设也取得了长足发展，但档案行政管理主体在守法方面仍然存在不少问题。主要表现在以下几个方面：
2.1自我封权。职权法定是依法行政的基本要求之一。档案行政管理机关的职责、权力均由国家法律设定，行使权力应当以法律为依据，没有法律的明确授权，档案行政管理机关不得为之。但是，由于档案行政管理权中包括有一定范围的立法权，面对极其多样而复杂多变的社会情况，需要制定一些抽象的规范，以解决改革与社会现代化进程中出现的新情况，而由于有些档案行政管理机关存在“只要是为了达到行政目标，法律未禁止的均可为之”的错误观念，因而在档案行政立法活动中，往往在没有法律依据的情况下，为档案行政管理机关设定权力，为公民法人设定义务；或者把档案行政管理机关应尽的职责通过某些规定转化为公民、组织的程序性义务。例如《湖南省民营企业档案管理暂行办法》就有这样的问题。该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同载体形式的历史记录。”并且对其档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都做了规定。按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显地扩大了管理权力范围。这种情况并非个别，其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》基本相同，还有《社区档案管理办法》《村级档案管理办法》也基本与《民营企业档案管理办法》相同。
2.2不履行法定义务。权力即是责任，一定的权力与一定的义务相对应。档案行政管理主体在行使法定的行政权力的同时，也必须履行法定的义务。但有的档案行政管理机关在实施档案法定的行政作为义务并且能够履行该项义务的情况下，却采取了消极不作为行为。例如，《档案法实施办法》第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。”第十九条规定：“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有……出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。”由于至今国家档案局没有出台档案分级标准和管理办法，没有履行其义务，从而致使第十九条规定的义务也无法履行。再如《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”由于绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任，致使对非国有档案的管理范围不确定，难以贯彻执行《档案法》中的其他规定。
2.3违反行政程序。行政程序是档案执法合法、公正的保证。档案行政管理机关实施档案行政行为必须受行政程序规则的制约，依程序行政，也是档案依法行政的基本要求之一。但是，由于习惯的影响，档案行政管理主体的人们往往把档案行政执法作为做好档案工作的手段，很少有考虑程序是否合法的问题。这种现象在档案行政监督检查中十分普遍。最突出的表现就是提出并实行档案业务指导与档案行政监督检查（档案界俗称“档案执法检查”）相结合。例如，有些档案行政管理部门在实际档案执法工作中“一是坚持执法监督与业务指导相结合，一方面在执法监督过程中通过检查指导、业务传授、说服劝导等方式克服‘法不责众’的现象，能真正提高执法监督的效果。另一方面业务指导要借助于法律的严肃性和威慑力，以执法监督为保障，消除个别基层单位对业务指导不主动、不配合的消极现象。二是坚持案件处罚与业务指导相结合。……在业务指导中发现的违背业务规范事件的苗头和隐患，要及时给予纠正，拉入正道，以防范这些事件的继续演变，避免档案违法案件的发生，把违法事件消灭在萌芽状态”。[11]从这种做法中不仅可以看到不按照行政程序执法的现象，而且可以看到严重违反法治精神的“钓鱼执法”影子。
3构建档案守法环境是档案行政管理主体守法的重要职责
这里说的档案守法环境中的守法是广义的守法，是指在档案行政管理主体守法的基础上，构建的档案行政管理主体积极守法、档案行政管理相对人维护法律不违法的环境。
档案守法不但是档案法治的重要内容，而且是档案法治实现的根本要求。实现这一要求，“必须建立一个良好的、健全的有利于全社会守法的制度环境、政策环境、舆论环境及其他相关的设施，使得每个主体在行为之前都用法律来衡量自己的行为，并使得人们不能、不敢亦不愿违法”。[12]由此，就会构建成档案法治建设最理想的档案守法环境。
理想的档案守法环境的构建，不取决于档案行政管理相对人的不违法，而取决于档案行政管理主体的守法。档案行政管理相对人法治观念的形成和法治精神的培养，不能靠空洞的说教，也不能靠强制和命令，而要靠其对现实档案法治状态的实际体验。这取决于档案行政管理主体对法律自身的尊重、服从与遵守。对档案行政管理相对人而言，不仅取决于档案法律规定了什么，更取决于档案法律在档案行政管理主体那里被怎样尊重、服从和严格执行，档案行政管理主体守法程度决定着社会档案守法环境的构建。因而构建良好的档案守法环境就成为档案行政管理主体守法的重要职责与任务。
在构建档案守法环境中档案行政管理主体应该履行的守法职责是：一要完善档案立法。主要是遵照档案法律法规赋予的权力细化档案立法，以弥补档案立法本身存在的缺陷以及填补档案立法中的空白。使档案行政管理相对人清楚哪些是自己应尽的义务，明明白白知道哪些是不该做的，做了就是违法。二要严格档案执法。档案执法的重心就是坚持推进依法行政，做到严格规范公正文明执法。是否依法行政，是衡量严格档案执法的重要标准。所谓依法行政，就是要求做到合法行政、合理行政、高效便民、权责统一、公开透明。也就是要依法管理档案事务，坚持严格按照法定行政程序行政办事，维护档案行政管理相对人的权益。在依法管理档案事务中树立档案法治意识，清除“人治”的观念。三要公正档案司法。就是要严肃公正地查处档案违法案件，杜绝档案违法不究的现象，维护档案法律的尊严。引导档案行政管理相对人自觉护法不违法。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-R-05。
参考文献：
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行政档案管理篇5
为进一步加强农村党风廉政建设，规范行政村档案管理，元氏县结合上级有关政策在全县积极推行“村档县代管”管理模式，即将行政村的档案由县档案馆集中统一代管，有效促进了村级档案的规范管理，为推进基层政权党风廉政建设、排解矛盾纠纷、促进农村经济发展发挥了重要作用。
一、行政村档案管理的现状及管理路径分析
从行政村档案管理的现状来看，由于各级对档案管理重视不够、经费不足、专业人员少等原因，导致农村档案管理不到位，极易出现村级档案丢失、缺损等现象。甚至有相当部分村就没有档案管理意识，更没有安排档案管理人员，档案资料往往随着村干部和当事人的变换而丢失。同时，各乡镇的档案管理在档案室建设、设备配置、人员素质、管理制度等方面也存在较大差距，如果在每个乡镇再建一定规模的行政村档案室，则在资金投入、人员配置等方面，也是一项数额不小的投入。
鉴于以上情况，为避免村级档案丢失、缺损，更好地维护群众的合法权益，促进农村干部廉洁自律，维护农村稳定；同时，为节约投入，提高管理的集约化水平，元氏县紧紧围绕“关注民生、服务基层”的职责要求，在石家庄市“村档乡代管”政策的基础上，坚持开拓创新，科学谋划，将“村档乡代管”政策进一步发展为“村档县代管”政策，充分利用县档案馆的场地、设备、人员，对行政村档案进行规范管理，利用较少的投入，尽可能地提高了行政村档案的管理水平。
二、“村档县代管”制度的主要内容
在“村档县代管”工作中，元氏县建立了三项基本制度。一是行政村档案“村所有、县代管”制度。行政村档案的所有权归本村所有，由县档案馆设立专门的档案库房为各行政村代管档案，县档案馆负责行政村档案的保管及进行数字化处理等工作。二是按时移交制度。规定各村每年5月底以前，将整理好的前一年档案移交县档案馆代管，或交由档案馆代为整理后进馆代管。三是依法查阅利用制度。村委会及村委会以上的单位利用档案，凭单位介绍信及村委会介绍信，经档案局主管领导批准后，档案馆人员提供查阅，阅档后介绍信留档案馆保存；本行政村村民利用档案，需持本人身份证和村委会介绍信，经档案局主要领导批准后，方可查阅；执法、执纪部门调阅档案，需持单位介绍信，方可到档案馆办理有关查阅利用手续。查档人员需在指定地方等候，不得进入档案库；查阅档案时，查阅者提供情况后，由管理人员操作查阅，任何人不得私自翻阅摘要档案；给查阅者出具的证明、复印件，由档案馆签字盖章后生效。
三、在推进“村档县代管”制度中的主要做法
1、加强领导，强力推进，确保工作扎实开展
实行“村档县代管”是一项开拓性、创新性较强的工作，工作的难度、量度也都比较强，单靠档案部门一家难以抓到位、抓出成效。为切实将此项工作抓出成效，元氏县相继出台了《元氏县政府办公室转发档案局〈关于行政村档案管理实施意见〉的通知》、《县纪委、县监察局、县档案局关于实行村档县代管制度的通知》等文件，明确提出了由县纪委牵头，档案局和各乡镇具体承办，有关部门配合，集各方之力，推动这项工作的扎实开展。
2、完善制度，强化督导，确保工作规范有序。
除了严格执行上述的三项基本制度外，元氏县档案局还依据有关档案管理法律、法规制定了行政村档案收集、分类、保管、保密、利用等各项制度，进一步规范了“村档县代管”工作。在推进工作过程中，县档案局还结合县纪委及县委、政府两个督查室，加强了对各乡镇推进工作情况的督导、调度，形成了工作合力，促进了工作的有序开展。
3、强化服务，规范整理，确保档案的质量和查阅方便
县档案馆开辟了行政村档案专门库房存放行政村档案，并配备密集架、微机、打印机、复印机、扫描仪、空调及各类档案保管设施。在档案的整理上，档案馆抽调业务骨干深入各乡（镇）、村进行业务指导；对自身不具备整理能力的乡镇、村，则把档案移交至县档案馆，由档案馆人员帮助整理。在档案用品的使用上，由档案馆把关使用合乎规范的档案用品，确保了档案整理的质量；对整理好的档案由档案馆专业管理人员按照《国家档案局第8号令》的规定，进行分类、编号、归档、数字化等，纸质文件装盒存入档案馆农村档案代管专库。
四、元氏县“村档县代管”举措实施一年多来，已初显效果：
第一，在投入方面，节约了投资，实现了集约化建设。“村档乡代管”需要各乡镇建档案室、配置档案用品及微机、配备专业管理人员等，每个乡镇投资至少10万元，而将各村档案由县档案馆统一集中存放管理，比各乡镇分散存放管理，在库房建设、人员配置、设备购置等各方面都减少了投资数量，仅此一项全县可节约150余万元，在人、财、物各方面实现了集约化建设。
第二，在管理的水平方面，提高了管理的质量。进行档案管理是县档案馆工作人员的本职工作，县档案馆与各乡镇档案室相比无论在管理人员的政治觉悟和业务素质及稳定性、馆库的硬件建设等方面，还是在管理制度的建设方面，都有明显的优势，因此对行政村档案的接收、整理、保管、利用等各个环节都保证了能够按照相关规定规范操作，提高了档案管理的质量和水平，有利于行政村档案的安全保管和科学有效利用。
行政档案管理篇6
[关键词]住房公积金；行政执法；档案管理
前言
我国住房公积金制度开展较晚，由于制度上存在一定的漏洞，导致很多企业不愿意为职工缴纳住房公积金，因此有必要开展住房公积金中心对这种违规行为进行行政执法的工作，随着住房公积金事务的不断发展，其行政执法活动也会越来越多，要想体现出行政执法的程序和过程的依据，并且提高行政执法工作质量和效率，就要在行政执法过程中将具有保存价值的部分通过文字、录音、录像等形式记录下来，可见在住房公积金行政执法中档案管理是一个重要的组成部分。
1.住房公积金行政执法档案管理的意义
1.1档案管理是住房公积金行政执法的依据和凭证。由于住房公积金行政执法活动开展时间不长，并且没有形成一个统一的制度，因此之前的执法记录很可能为后来的执法活动提供参考和依据，同时通过档案记载可以体现行政执法的过程，而且行政执法活动的过程越复杂、行政执法档案材料记载的越详细则参考性也越强，行政执法档案不仅能够为行政执法活动本身提供参考，而且可为住房公积金管理中心的管理人员提供日常管理的依据，如形成的档案材料可以反映一个行政执法人员的工作记录，为执法人员业务考评、人事考核、奖惩等提供一定的依据，而且经过汇总后的材料可以为领导层提供行政执法效能评价、社会效益分析等，除此之外也是行政执法活动责任归属的凭证和依据。
1.2档案管理是住房公积金行政执法规章制度制定的参考。住房公积金行政执法活动刚刚起步，因此无论是国家还是各级地方的住房公积金管理部门都没有制定出成熟的规章制度，在这样的背景下档案管理往往是使执法体系不断完善的重要参考。
2.住房公积金行政执法档案的特点
2.1专业性。住房公积金行政执法档案是在住房公积金行政执法活动中形成的记载性文件，由于住房公积金行政执法活动本身具有很强的专业性，因此导致这些相应的档案材料的内容、适用法律法规、材料形成过程以及侧重点都与其他专业的档案有不同之处，体现出很强的专业性特点。
2.2程序性。一个住房公积金行政执法档案的形成过程需要严格按照一定的程序来完成，包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出行政执法决定书、行政复议、直到结案的全过程，每个过程都需要有详细的记录，经过汇总成一个整体后才能最终形成住房公积金行政执法档案，
2.3现实性。住房公积金行政执法档案与经济和社会之间具有紧密的联系，一方面可以为社会各阶层人士在对行政执法过程有异议的情况下提供查考作用，提高社会监督力度的同时也可增进与社会的沟通，提高其社会效益，另一方面在档案形成后一经利用就能得到一定的经济收益，因此体现出其现实性。
2.4真实性。行政执法档案中记载了执法活动中的各个要素，如时间、地点、相对人、违法既定事实以及执法的法律法规依据、行政执法责任人、调查取证过程等，材料的记录形式无论是文字还是影音，都要具有真实性，记录人员要对其真实性负责。
3.住房公积金行政执法档案管理的内容
3.1收集档案资料。将不同时间、不同执法活动行程的分散的执法档案接收后进行归集，集中到档案室进行保存和保管。
3.2鉴别。对收集上来的档案材料进行鉴定，分析材料的保存和使用价值，根据价值上的差异分为永久保存、定期保存以及无需保存等档次，以便提高档案的整体质量。
3.3科学分类。将收集来的档案按照行政审批类、案件类等分类方法以及密级程度、要求存档时间等进行分类、编号以及排列，便于日后的检索和查阅。
3.4保管。按照“九防”的要求对档案材料进行保管和保存，防止档案在保存过程中丢失和损坏，保证档案的原真性和完整性。
3.5档案使用管理。在有关人员利用档案的过程中，要从借阅开始直到归还的整个过程进行规范化管理。
4.住房公积金行政执法档案管理的建议
4.1培养住房公积金行政执法档案管理专业人才。由上文可知，住房公积金行政档案具有专业性的特征，因此就要求相应的档案管理人员具备足够的专业水平，在实际工作中，由于住房公积金的档案管理人员都是由其他岗位的人员来兼任，导致其业务水平较低，无法胜任越来越重要的行政执法档案管理工作，因此首先就要加强对档案管理人员的专业知识培训工作，其次要掌握住房公积金行政执法方面的专业知识，只有这样才能使档案管理与行政执法有机结合在一起。
4.2加快住房公积金行政执法档案制度化建设的进程。与业务档案不同，行政执法档案的相关制度较为缺乏，因此必须加快其制度化建设，首先对行政执法和档案管理两项工作落实相关责任人，细化每个岗位的职责，使行政执法与档案管理工作相互促进、相互监督，其次要制定行政执法档案的归档保存制度，明确各类执法文书资料的期限、装订标准及注意事项等，为档案文书的科学分类提供制度性参考；最后，要建立健全档案管理制度，对档案借阅、审批、使用等进行规范，以确保档案的完整性。
4.3加快住房公积金行政执法档案管理现代化建设。将现代化的科技手段与管理经验用在住房公积金行政执法档案管理中，用现代的管理方式来管理档案材料，并通过计算机技术、网络技术、电子信息技术等逐步实现档案分档、分类、编码、使用管理的现代化，大大减少人为因素的影响，增强档案管理的工作质量，并且有效提高档案管理的工作效率，因此加快住房公积金行政执法档案管理的现代化建设将是未来的一个发展趋势。
结束语
住房公积金行政执法档案是行政执法过程的体现和依据，也为日渐成熟的住房公积金行政执法制度提供一定的参考，是行政执法活动的重要组成部分，具有专业性、真实性、程序性、现实性等一系列的特点，因此在实际工作中要把握这些特点，加快相关人才和制度方面的建设，充分利用现代化的手段，使档案管理在住房公积金行政执法中发挥更大的效用。
参考文献：
[1]王学毅.行政执法档案管理初探.《中国档案》，2009.
[2]张萍莉，赵新年.谈基层水行政执法档案管理存在的问题及对策.《河南水利与南水北调》，2007.
行政档案管理篇7
[关键词]人事档案；行政管理部门
在新时期环境下，我国人事制度处在不断改革和完善过程中，人们对人事管理的重视程度逐渐提高，但是依照实际情况来分析，目前有些部门的人事档案管理工作存在一定缺陷，在管理方法和管理内容方面存在不同程度的问题，因此要充分发挥人事档案管理部门的作用，积极加强人事管理工作的优化力度，从而为人事档案管理工作的优化提供有效保障。
1档案行政管理的概念及特征分析
首先，行政档案管理主要是以国家相关事业建设的需求为基本目标，有效指导、监督以及统筹全国和地方档案的工作，因此，档案行政管理是我国行政工作的重要组成之一。其次，档案行政管理特点主要涉及以下几方面：第一，档案行政管理的执行性特征，行政机关属于我国权利机关之一，所以，行政机关在国家管理过程中发挥着重要的作用，在实施行政管理过程中主要依照国家的政策和方针来具体实施；第二，档案行政管理的政治性特征，依照马克思主义思想，政府机关是为了保障人们的利益而实施建设的组织，所以，其重要使命是执行国家的权利，因此，具有国家机关的重要特征，具有政治性特征；第三，档案行政管理具有服务性特征，档案管理工作属于服务性工作，主要体现在两个方面，首先，档案能够顺利实施并发展的重要前提和基础是服务性特征，其次，档案工作能够充分发挥作用的重要属性来自于服务性因素。
2档案行政管理部门在人事档案管理中的现状
依照实际情况来分析，目前我国实施的人事档案管理工作主要包括两个方面：一方面是针对企业职工人事档案管理工作；另外一方面是实施干部人事档案管理工作。通过干部档案管理工作和企业职工人事档案管理工作两个方式的主要目的是划分个人的身份，因此在实施管理过程中难以实现统一的管理，严重时甚至出现管理分崩离析的现象，同时，涉及人事档案管理的相关法律有待进一步完善，在实施流动人员人事档案管理时，档案行政管理部门管理制度存在一定的缺陷，因此需要加强管理力度，依照档案管理实际情况来完善相关的法律和制度，从而提升人事档案管理的有效性。
3档案行政管理部门在人事档案管理工作中的作用
3.1有效落实各项人事档案管理工作
首先，在实施人事档案管理工作过程中，人事档案管理从业人员能够充分发挥自己的作用，并在人事档案管理过程中找准自己的位置，从而充分发挥自己的才能和作用，因此，在具体实施人事档案管理时，行政档案管理部门能够对单位的档案管理人员实施统一的管理，从而有效了解人事档案的管理现状和管理情况，并了解参与人事档案管理人员的能力和技能水平，从而确保各项工作的有效展开和实施，为人事档案管理工作的有效实施提供保障。其次，积极完善人事档案管理工作，做好人事档案管理工作不仅能够为国家和党保存文化财富，同时能够确保各项档案管理工作顺利实施，而人事档案管理工作主要是对一个人不同时期、不同阶段客观与真实的记录，特别是一些专业型人才档案，这些人才的人事档案不仅对其个人发展起到关键性作用，同时对国家和单位发展起到关键性作用，由此可见，人事档案属于人文资源的一部分，具有一定的历史价值和文字财富价值，因此要积极加强人事档案管理工作力度。
3.2实施人事档案管理工作的具体措施分析
在实施人事档案管理过程中，不仅要实施个人人事档案管理，同时要加强整个部门的管理力度，从而保障人事档案主体部门的基本利益。首先，有效实施人事档案管理的收集工作，在实施档案管理过程中经常存在资料不齐等问题，严重时甚至出现几张简历，因此难以体现出一个人人事方面真正的情况和历程，因此会针对个人人事档案的资料进行有效收集，从而及时补充和完善相关人员的人事档案资料，有效丰富档案管理内容；其次，有效实施人事档案管理人员的培训工作，行政管理部门会依照档案管理需求来针对性开展人事档案管理培训工作，并定期开展相应的培训活动，从而进一步加强人事档案管理人员的专业能力和综合水平，从而促进其解决问题和发现问题的能力，为人事档案管理工作贡献更多的能力和力量；最后，促进人事档案管理方式的现代化，积极更新档案管理设备，从而提升人事档案管理的效率和质量，促进人事档案管理人员工作效率的提升，从而充分发挥人事行政管理部门的作用，为人事档案管理工作提供有效的保障。
4结语
行政档案管理篇8
【关键词】档案管理；信息化；行政机关；管理模式
根据调查结果显示，部分行政机关并未采用档案信息化管理，而是依旧采用传统的管理模式，这在一定程度上并不利于机关的发展和改革。本文就档案信息化管理的必要性以及如何实现档案信息化管理进行探究和分析：
一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性
我们所说的档案信息化管理是指把档案内容进行信息化，又档案实体管理转为信息化的档案信息管理工作。档案的信息化管理不仅能够有效对档案信息进行类别区分，还可以对信息进行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高档案管理的高效性和效益。信息化管理与传统的管理模式相比更具有灵活性和效益性，避免了传统模式中的缺漏和不足之处，使得档案信息的分享度更加广，操作更加便捷。信息化档案管理还有利于档案信息的利用率，这有利于降低档案管理的人工成本。
手工的人事管理工作使得管理过程比较繁琐复杂，使得单位或机关的人力资源管理具有局限性。在寻找相关档案信息时也依赖人工操作，大大增加了人工管理档案的成本，不利于档案信息共享的系统的构建，使得档案管理脱离了时代的发展。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，这需要行政机关对本部门的档案管理模式进行积极地探究，改善传统的档案管理模式，提高档案管理者的技能和水平，满足社会和时代的发展需求，从意义上真正实现现代化的档案信息化管理。
二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划
档案管理信息化的规划应该以行政机关的发展战略部署为依据，根据实际发展情况制定适合本机关的有特色的办公模式，明确自身的发展战略目标，在实践和探索中进行分析，始终坚持与时俱进的发展目标和有特色的管理方针，积极探索全方位的、多角度的大规模管理模式，在不同的发展阶段设定不同的档案管理信息化的不同目标，促进档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，机关档案管理信息化的两个重要特征是灵活性和延展性，为了充分考虑机关档案信息化管理的未来发展和规划，需要把两个特征充分发挥出来，在规划的实行中应该注意与行政机关的实际情况，提高档案管理信息化发展的有效性，使得行政机关的信息服务更到位、更高效。
三、建立高效档案信息网站
在实践中，最为有效的方式之一就是根据本机关在当地的档案管理中的问题和先关流程建立自身的、有特色的、实用性较强的档案网站，为人们提供更加便利的服务。这种信息站点组建成一个广大的网络，为人们提供丰富的内容和便捷的条件，人们可以通过在网站上的搜索、查询等功能，能够尽快找到相关的档案信息解决遇到的相关问题，提高人们的工作效率也提高档案管理的利用率。档案信息网站的使用与传统的档案管理系统相比更具便捷性和高效性，避免由于繁杂的过程造成时间和人力的浪费。传统的手工操作档案的方式正逐步被信息网站所代替，这就是行政机关档案管理信息化改革的发展方向。
信息化网站的构建需要设置相关的档案管理体系，为了促进机构的长远发展，需要把档案管理体系与行政机关的管理体系相融合，构建一套符合行政机关发展的战略部署，提高档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。
四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设
档案信息资源的数字化建设是档案信息化建设的基础条件，它能够有效地保护档案原件。档案数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。
五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范
行政机关档案管理体系建设的重点内容之一是其标准和规范，在构建中应该格外注重档案管理的水平，确保其发展能够达到现代化水平。每个行政机关都有自身的发展特点和内部的管理标准，在档案管理信息化过程中要以这两点为依据，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，使得信息化建设更高质、更高效。
六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求
档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，作为档案管理信息化的主要负责人需要不断地更新管理理念，定期接受相关的教育培训，用最佳的工作态度和心态投入到工作中。除此之外，管理者自身的专业素养需要有意识地提高，不断吸收新的知识内容，在时代高速发展的大潮中占据一席之地，在计算机的操作上要精通，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用，成为人们获取信息服务的高效平台。
综上所述，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索，我们应该在实践中不断积累经验，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打。先进的档案管理模式应该适应社会和时展的需求，在制定和完成规划中要加大管理力度，提高档案信息管理工作的效率。
参考文献：
[1]闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考[J].中国档案.2011（06）.
[2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）.2010（01）.
[3]欧阳琳，盛志喜.档案信息化建设中的知识产权保护问题[J].兰台世界.2010（02）.
行政档案管理篇9
关键词：档案管理；信息化；行政机关；实体
一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性
我们通常所说的档案管理的信息化，指的是改变档案管理的方式，侧重点从档案实体的管理工作转移到通过档案的保管，以信息化的方式为人们提供必要的档案信息的服务。档案实体信息化的实现是对所有档案的信息进行类别区分，相同的资料进行分析，进而加工整理资料，而后进行信息整合与提取，通过这样的流程，可以提升档案管理的高效性，提升效益。在传统的档案管理中，查询效率较低，修改流程比较繁琐，相比之下，现代的电子档案就完全弥补了传统档案的缺点，保存更加便捷，修改更加容易，查询更加快捷等等。同时，网络的发展也给档案的传递带来了福音，通过网络的快速传递让档案管理的利用率不断提升，并且大大降低了档案管理的人工成本。
通过调查，现在大部分的行政机关仍然用手工进行人事档案的管理工作，这种手工操作模式让人事档案更加繁琐。部分单位的人力资源管理系统或者是人事档案管理系统由于安装原因或系统设置的局限性，只把人事一些基本档案输入进系统中。在部门有需要查找与搜索资料的时候，也都用手工进行操作。所倡导的无纸化的阅档并没有完全应用到实际行政机关的工作中，档案管理完全脱离了时展的需求，在经济全球化迅猛发展的今天，所有行政机关必须要改变并且改善这一传统的档案管理方式，要真正意义上进行现代档案信息化的建设。
二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划
行政机关应根据发展战略部署来制定相关的档案管理信息化的规划，要立足于行政机关自身办公模式的特色，着眼于基本发展目标定位，不断进行探索与调查研究，科学的进行论证分析，从而制定出与时俱进并且具有行政机关特色的档案管理信息化的长期目标以及近期目标，创建一个大规模的网络管理方式，从而推进行政机关档案信息化可持续发展。此外，在行政机关档案信息化管理中，还必须注意在行政机关中应用的实际效果，要加大力度支持与协助行政机关信息的服务，侧重整个机关档案管理的灵活性以及延展性，要在整体规划中考虑到未来行政机关档案信息化管理的发展空间。
三、建立高效档案信息网站
行政机关的档案管理部门应根据自己地区档案管理问题以及相关流程建设出一个实用的档案网站，网上建设的这种信息站点是通过网页的模式提供给人们与档案内容有关的档案信息及服务具体内容。这样不仅档案内容丰富，所涉及的覆盖面也比较宽广，人们利用率较高，在档案信息网站上搜索、查询、实时文件的直接使用的方式可以使人们更加快捷的解决档案问题，为使用者提供更好的服务。传统的行政机关的档案管理，必须是使用者亲自到档案管理部门进行档案搜索。这较之现代档案信息网站的应用不仅浪费了人力还浪费时间。这种手工操作档案的方式正在逐渐被档案信息网站所取代，行政机关的档案管理部门不仅可以提供电子信箱的方式来提供咨询与服务还以通过网页在线服务进行查询与咨询。这种高效的档案改革可以看出档案信息化管理的特色及主要目的，也通过这种标志与手段显现出档案数字化管理的重要性。
在整个档案信息网站的建设过程中，不能单独的只设置档案管理体系，还必须要把档案管理体系融入到行政机关的管理体系中去，要建构出一套整体的管理信息系统，并综合各部门的信息增添到网站中，从资源共享的角度来提升档案管理的综合效率。
行政机关的档案信息网站应使用高效的检索系统，并在计算机技术上不断加强，以保证档案信息网站的安全性。在软件的选择中也注重质量，软件产品应是立足于现在，着眼于未来的明星产品，这些软件必须符合国内外的认证标准，同时与计算机硬件提供厂家沟通，获得技术上最好的之处，确保升级服务及时，缩短重新建设的成本。并在应用过程中考虑网络速度，传递方式以及响应的时间等等。
四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设
进行档案信息化建设的重要基础就是档案信息资源的数字化建设，它确保了档案原件的保护模式。先进信息手段应该展现在档案数字化的建设中，要把原始档案建设成数据库的目录库建设，及全文数据建设。并及时更新数据库内容，公开，为人们提供便捷的服务。要重点分析档案资源数据的分析整理，显现重点内容，逐步解决问题。最终达成一个先进的档案管理信息资源数字化建设模式。
五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范
行政机关档案的建设必须注重其标准与规范，这是建设中重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平的重要内容。档案管理信息化在行政机关中运行就必须要根据自身机关特点及内部管理标准来执行，并且在运行过程中查缺补漏，不断完善信息化体系建设。不仅要符合国家的标准，又必须要在实践运行中便捷、精确。并对档案信息化建设的具体各项实施内容制定统一标准，例如对数据库中各种软件内容以及格式都制定统一规范等，防止在资源共享后由于格式等原因不能进行读取以及共享等问题。
六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求
档案信息管理人员必须要及时更新管理理念，通过继续教育的培训，调整管理人员工作心态，使其注重自身专业素养的提升，并加强学习新知识新内容，跟上时展的步伐，并且要在计算机网络技能操作上精通，要让管理人员实现对繁琐的网页信息进行分类、索引以及高效的管理，以为广大使用者提升使用效率，并把档案信息内容发挥到最大价值，满足使用者的最大需求。
综上所述，行政机关的档案信息化管理不是一蹴而就的，我们要坚定新年，通过逐渐积累经验，不断学习，稳扎稳打，回顾分析，突出重点，坚持发展等过程的磨合来不断加强行政机关档案信息化管理的建设，我们要以主动的为社会各界人士提供服务为目标，不断提升人们群众的档案使用效率为发展向，创建出一个适应新时期科技以及社会发展需求的档案管理模式，创建出一个符合国内外档案信息化得标准模式，在对档案管理人员不断继续教育的同时，加大管理力度，切实提升工作效率，以适应当今社会发展趋势。（作者单位：利川市事业单位登记管理局）
参考文献：
［1］闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考［J］.中国档案.2011(06).
［2］安小辉.论档案信息化管理的重要性［J］.齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版).2010(01).
［3］欧阳琳，盛志喜.档案信息化建设中的知识产权保护问题［J］.兰台世界.2010(02).
行政档案管理篇10
关键词:档案管理;行政事业单位;思路
现代社会对于行政事业单位的运作来说,建立系统、科学、民主的管理制度,对其生存与发展极为重要。所谓行政事业单位档案工作制度建设,就是按照规范化的质量和效率,适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要,并便于监督和评价。
一、行政事业单位档案工作的现状
1.档案工作的重视程度不平衡
行政事业单位档案工作的重视很不平衡,个别单位对档案工作重视还不够,档案意识薄弱,监督力度不强,未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证,虽然各部门把档案工作列入年度工作计划,也有专人负责抓落实,但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。
2.档案室保管条件还比较差
多数单位还达不到档案管理要求,与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室,设施设备老化,有的综合档案室设施设备不齐全,档案柜也五花八门不统一,比较零乱。个别单位档案室设防意识不强,设施设备不完善,管理体制不到位,使部分档案受到损害。
3.档案人员业务素质还相对薄弱
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,还是一项专业性技术性很强的工作,档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够,存在随意应付了事思想,对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够,思想上存在着为难情绪。
二、行政事业单位档案制度建设的原则
首先,规范与灵活相统一。行政事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。这有助于制度执行的标准化、规范化。但这并不是说所有行政事业单位的档案工作制度都是一成不变的,行政事业单位不仅规模不同,更有工作特点的差异,其管理方式与制度规范自然不能强求一律。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结,建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。
其次,职责与权益兼顾。在制度的制定过程中,要把“职责”这一部分调整到岗位标准中,明确职责范围及权限。例如,一个行政事业单位档案部门的分管领导可主要负责档案管理工作目标的制定、对归档档案的检查和指导等。在明确责任的同时,应注意保护工作人员的合法权益。当前行政事业单位忽视工作人员权益的问题时有发生,这极大地影响工作人员的工作热情,也必将影响到整个事业的发展。建立行政事业单位档案工作制度必须把明确职责与保护权益放到同等重要的地位。
再次,制定与执行并重。制度建设的首要工作就是根据单位档案部门的实际需要,制定一系列系统、科学、合理的档案管理规章制度。然而要想适合于单位的发展、有效调动工作人员积极性,更为关键的是制度的有效执行。单位领导在管理单位的过程中,应更多地关注各项制度的落实情况,在实践检验的基础上不断完善,使制度更加合理化、规范化。
最后,动态与静态相结合。制度一经形成,便在一定时期内保持不变,具有相对的稳定性,这是事业稳定发展的前提。但是,制度并不是永不变化的。随着时代的发展,行政事业单位的各项制度当然也要随之改变。特别是我国各项事业逐步和世界接轨,行政事业单位也逐步走上国际化道路。对档案部门而言,应当积极学习国外的一些先进的档案管理办法,并结合自身情况,不断完善现有的档案工作制度。
三、行政事业单位档案管理的创新思考
1.健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应行政事业单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
2.加强组织领导,提高人事档案管理水平
各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度,将其纳入议事日程,首先要建立档案管理工作的领导机构,定期对档案管理工作进行检查和指导、督促;其次要结合本单位档案管理工作实际,建立起档案管理达标升级考核机制,对档案工作实行定性、定量考核,可按照分级分类指导的原则,通过等级升降来实施动态管理;同时应参考国家档案建设的有关标准,建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况,研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准,并积极组织实施,从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。
3.开展现代化和信息化建设,提高人事档案利用效率
实现档案管理现代化,是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于档案管理,以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先,各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性,准确、及时地传输信息;其次,要对档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现档案纸质与数据格式并存;其三,要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的档案信息服务,以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。
4.加强行政事业单位档案保密工作
首先,档案的库房管理是档案保密的重点,从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定兴建,并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。
其次,做好档案的保管期限与保密期限的区分工作,确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本行政事业单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
总之,行政事业单位档案工作地存在一些问题,影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下,行政事业单位档案工作必须要紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。行政事业单位档案工作要创造性地开展,推进档案工作跨越式发展的重要一步,这是时展的必然要求,也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。
参考文献:
[1]王德俊,当前国际档案界学术新动态新观点[J].北京档案,2005(1)
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