高校数字化管理篇1
【关键词】数字化校园教学精细化管理
【中图分类号】G647【文献标识码】a【文章编号】1674-4810（2014）11-0021-01
近年来，以数字化校园建设为代表的教育信息化建设取得了较大的进展，在校园网上运行的办公自动化系统、综合教务管理系统、网络教学系统、综合信息服务等，初步实现了“网上办公、网上管理、网上教学、网上服务”的目标。这些信息管理系统不仅为学校提供了方便快捷的信息服务，同时也提高了管理人员的素质，改变了人们的管理观念，也给高校教学管理提出了新课题。衡水学院作为衡水市唯一一所本科院校，具有其特色的信息技术建设，多年来积累了丰富的教育教学资源，将为深化学校的教育教学管理带来新的契机和动力。在软硬件建设方面，也积累了丰富的经验，信息技术在教育教学中被广泛应用。因此，加快学校的信息化管理进程，才能适应当前高校蓬勃发展的信息化教育的新形势。
一树立先进的教学管理思想
数字时代的高校教学管理要求管理者除了具备已有的教学管理思想外，还要注入先进的管理思想。教学管理工作作为学校管理的中心工作，要坚持“以人为本”的思想，首先确立人在管理过程中的主导地位，使教师和学生在工作、学习过程中，在参与管理活动的同时，得到素质、身心、能力、知识等方面的发展。调动人的主动性、积极性和创造性，使教师和学生的创造潜能得到极大地发挥，对提高教学管理质量有着决定性的意义。因此，教学管理人员在管理过程中，要以提高教师各方面的素质为主，应以调动、发挥教师和学生的主观能动性和创造性为根本，达到提高教学质量的目的。另外，教学管理要树立管理就是服务的思想，要以教学工作为服务对象，实施和改进教学，促进教学目标的实现。教学管理人员应明确目标和职责，把服务落实到管理的各个环节。从某种意义上说，数字化校园建设的成功与否，并非单纯的技术问题，还与学校领导、全体师生的观念、工作方式、学习方式和学校管理模式等有着紧密的关系，必须要认识到数字化校园建设的重要性。
二优化教学管理的过程
学校在管理过程中要注意反馈调节工作，及时收集各个环节上管理行为和管理效果方面的信息，保证各个环节中信息的畅通无阻。以校园网络平台为技术支撑推进教学管理数字化，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现行政组织结构和工作流程的优化重组，把网上办公、教务公开作为建设的重点，规范业务流程，简化工作环节，提高效率。我校在普及运用常规教育媒体，积极开展信息技术教学，全面推进计算机辅助教学的基础上，确立了以“数字化校园”为核心的教育信息化发展目标，建立计算机和网络教育技术平台，建构共享、开放的信息资源库，拓展和丰富网络教学环境，完善综合教务系统，充实实践教学管理系统。
三营造数字化管理环境
校园综合信息平台以校园网和互联网为基础，利用先进的信息化手段和工具，实现从环境（包括设备、教室、实验室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到活动（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部信息化管理，是在现实校园基础上构建信息化空间，拓展时间和空间的维度，提升管理的效率，扩展管理的功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而提高教育管理水平和教育教学质量的目的。为了推进学校的信息化建设，首先要加强校园网建设和图书馆的信息化建设，制定相应的措施和制度。重视教师和学生在应用信息、技术过程中的作用，制定教师和教学管理人员信息技能的培训政策。对全体中青年教师开展以计算机知识和技能为核心的培训活动，包括多媒体教室的使用、精品课录制教室的使用等，并将计算机应用技术列入教师必备的教学技能范畴。通过培训提高教师运用现代教育技术，特别是运用网络技术等方面的能力。学校鼓励教师进行计算机辅助教学的研究，特别是进行网络环境下的学生自主探究性学习的实践尝试。课堂教学是教学活动的关键环节，当把计算机引入每一间教室时，就为教师提供了网络教学的新环境，特别是网络技术和多媒体技术与现代教育理论相接的辅助教学环境，越来越多地为教学所利用。
四建设高素质的教学管理队伍
高校教学管理信息化建设需要培养高素质的教学管理队伍，首先是具备信息化和科学化管理能力素质的教师队伍，提高教师的现代信息技术应用能力和管理能力。数字时代的教学管理需要一支既有一定专业知识又懂教育理论的高素质管理队伍。管理者应具有与岗位相适应的组织能力、协调能力以及解决问题的能力。信息技术设备的现代化并不等于教学管理的现代化，而人员素质的现代化才是教育现代化的根本所在。其次是信息化管理队伍，参与教学管理的人员必须掌握现代信息技术，熟悉管理的各个环节，能沟通各部门信息，提高工作效率。再次是信息化技术维护和管理机制执行和监督队伍，对网络平台的运行进行管理，对出现的问题及时解决，保证信息化和科学化管理的正常运行。最后是信息化和科学化管理理论研究队伍，对全校网络平台的运行，数字化校园的建设提供理论上的保障，对出现的新情况、新问题进行总结、研究、探索，为教学管理信息化和科学化建设提供理论上的支撑和指导。
高校数字化管理篇2
关键词：数字化；信息；管理；探索
数字化校园是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。通过实现从环境（包括设备，教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到应用（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部数字化，在传统校园基础上构建一个数字空间，以拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的运行效率，扩展传统校园的业务功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高管理水平和效率的目的。
近年来高职院校信息化程度不断提高，信息资源日益丰富，为高职的教学、科研和管理带来了巨大的便利。但随着信息化的不断深入，信息资源不准确，不能有效地共享和利用成为高职院校信息化建设中的新问题。因此，如何做好校园信息资源的建设、开发、利用和管理，已经越来越受到人们的关注和重视。
1校园信息管理的主要内容
1.1网页信息管理
学校网页管理是一项系统工程，牵涉面较广，是学校对外展示自己形象和实力的窗户。学校的网页信息管理的思路是，由现代教育技术中心信息主管部门统一设计好学校的首页，各职能部门和系在严格遵守国家和学校有关网络安全规定的情况下建设好自己的网页，全面反映本单位的基本情况，并对网页的内容公正性、真实性负责，并负责维修和及时更新。
1.2办公信息的管理
校园办公信息主要是针对基于网络环境下的LotusDomino/notes办公自动化系统的信息而言。以大庆职业学院的办公程序为例，主要有以下几方面的内容：领导参阅（由各部门提供给主管领导有助于决策的参考信息），公文的发文（拟稿、核稿、会签），公文的收文（登陆、领导批阅、整理归档），信息（通知、公告等），会议或者接待任务安排，处理领导交给的其他任务等等。
1.3教务信息的管理
教务信息包括成绩报送、校选课、新生报到、排课系统、成绩查询分析、教学计划查询、多媒体教室会议室审批、精品课程资源等内容。其建设原则和管理的思路为：以网络技术为基础，以数据库技术为核心，以多媒体技术为重点，以支持交互式请求为特征，支持数据、文本、图形、图像、视/音频等多种信息载体的教育信息的存储与管理、实现校内的共建与共享，并且与国内外的教学资源中心实现共享、交流。
2实施校园信息管理的主要措施
2.1加强组织和队伍建设、整合管理队伍要做好校园信息管理工作
首先必须加强组织和队伍建设，建立Cio（Chiefinformationofficer）体系，建立信息主管，加强行政驱动和技术相结合，建立和稳定自己的技术队伍。要保证信息资源建设和信息管理工作的顺利进行，学校就必须建立信息化主管部门，各二级单位和重要职能部门，特别是有业务信息子系统的单位都必须设有专职的信息管理人员。同时还要强化技术培训工作，建设一支专、兼职相结合的专业技术队伍。为统筹协调和科学规划我校信息化建设进程，有效推进众多专业系统在各职能部门间的应用普及和推广，实施校内信息资源机构整合和高度共享的战略决策，我院于2006年把网络中心和电教中心合并为现代教育技术中心，实现信息化建设职责和经费归口管理和统筹实施。
信息化建设与管理处的主要职责包括：（1）在学校信息化建设领导小组领导下，负责制订学校信息化建设的规划、年度计划并组织实施；（2）负责学校信息化建设项目的统筹、审批及验收；协助指导各院系和部门的信息化方案实施；（3）负责学校信息化建设经费的预算制订、统筹分配与监督使用；（4）负责制订和推行学校信息化建设的统一规范、信息标准和管理规章制度；（5）负责协调推进学校信息化建设和信息资源共享等相关事务；（6）完成上级部门交办的其他工作。
2.2统一信息编码标准，积极推进信息资源的开发应用和共享
目前，许多高校的信息管理还没有形成规范化，信息采集、信息加工和信息处理仍然停留在单机作业上或者在一个小范围内的局域网上，各类信息标准不能统一，信息根本无法有效集成、共享。根据高校建设未来发展的形势，特别是随着高等教育体制改革后出现的高校规模扩大、地域分散的特点，今后要更加重视基于网络环境下的信息共享、信息集成问题，认真做好相关部门项目研究开发中的协调工作；各业务子系统要总体规划、统一设计、统一数据编码格式，提高信息资源的利用率和加快网上信息资源的流通，积极推进学校信息资源的开发应用和共享。
[参考文献]
[1]王兰尊，黄建军.高校数字化校园建设发展对策研究[J].高等理科教育，2010（6）.
高校数字化管理篇3
关键词：云计算高校数字化档案管理实现和应用模式
1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题
高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。
2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势
云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。
3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式
云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。
3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架
云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的api接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。
3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制
针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括pC、手机、pDa等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。
3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制
大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。
4.结束语
高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。
参考文献：
[1]胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下
高校数字化管理篇4
abstract:intwenty-firstCentury,thearrivaloftheinformationeratocollegesanduniversitieslibrarymanagementbroughtenormouschallenge,universitylibrarymanagementintomodern,networked,digitalage.Universitylibrarymanagementmustchangethetraditionalmanagementmethodsandservicemode,promoteuniversitylibrarymanagementofthedigitizationprocess,improvingthedigitalmanagementmode.
关键词：高校图书管理数字化模式探析
Keywords:collegesanduniversitieslibrarymanagementdigitalmodelanalysisof
作者简介：黄茜（1978―），女，本科，商丘职业技术学院馆员；研究方向：图书分编
数字化的高校图书管理系统在我国高校中的建设和运用还不够成熟。高校图书管理的数字化模式关系到许多现代科学技术的运用。包括：多媒体数据库、信息管理系统、资源分布式网络、资源数字化等诸多方面的技术。本文就高校图书管理的问题和数字化模式的分析与运用进行简要的探析。
一、高校图书管理现存在的问题与对策分析
（一）高校图书管理现状与问题
首先是图书管理工作人员的专业素质不高。我国图书管理人员的综合素质与管理技能不能达到数字化图书管理模式的要求。调查显示，目前我国高校管理员年龄比率如下：30岁以下6.8%，30―40岁50.6%，40―50岁38.5%,50岁以上2%。文化水平基本上是以专科文凭为主，一些本科生、研究生都是近几年才新注入的。
其次是高校馆藏资源的问题，存在馆藏资源过时的弊端。随着社会经济的快速发展，人们对知识的需求也在不断更新、进步。目前大多数高校陷入了馆藏经典书籍的误区，大量收藏古典书籍，忽视了对馆藏资源的更新换代，甚至只是重视馆藏的数量而忽视了馆藏资源的质量。同时，大多数的高校还存在中收藏轻管理的弊端，对图书的管理缺乏科学、合理的系统。
最后是受众即读者的狭窄性问题；我国高校图书馆的受众几乎是本校学生和老师，只有少数高校的图书馆是对外开放。
（二）提高高校图书管理水平的对策
首先，完善评价与反馈制度。健全、科学、合理的评价与反馈制度可以帮助图书馆员找到图书管理中的问题，针对问题进行有效措施的制定与执行，满足读者的需要。广大师生的意见是图书管理的指向标，只有有了正确的方，才能更好地进行高校图书管理工作，进行相关的改革。
其次，重点关注，打造特色。每个学校都有自我办学的特色，图书馆的馆藏也要体现学校的特色，根据特色专业打造特色藏书，突出本校的馆藏特色。加强重点学科与专业的打造，避免馆藏资源出现重复多余，实现高校图书馆藏专业化、特色化。
再次，注重图书管理员综合素质的提升。图书管理员需要具备的素质有：较高的思想道德素质、基本的计算机操作水平、较高的专业化水平和一定的外语水平等等。
最后，建立健全的数字化图书管理模式。馆藏资源不再完全纸质化，便于管理与收藏。信息平台的建设很容易了解到读者的需要并及时进行相应的处理，满足读者的需要。
二、高校图书管理的数字化模式与特征探析
（一）高校图书管理数字化模式分析
目前，我国高校图书管理的数字化模式主要组成部分是“UseCase图”、“动态结构图”、“静态结构图”对高校图书进行管理。动态结构图主要有：顺序图、状态图、协同图三种。静态图主要有：对象图、对象类图、配件图、组件图等。
（二）高校图书管理数字化模式特征分析
高校图书管理数字化模式的特征是：数字化图书资源丰富；数字化图书资源之间的联系密切；智能化的图书检索系统；网络化、信息化、开放化等特征。数字化模式打破了时间与空间的限制，便捷了读者和管理员之间的交流与沟通。同时，突破了高校服务的受众面狭窄的局限。
三、如何建设高校图书管理数字化模式
（一）动态结构的设计与建设
动态结构的设计与建设是高校图书数字化管理模式建设中最主要的部分。网络是动态结构建设的基础条件。它是利用网络，使用户、图书管理员、电子资源之间进行及时有效地密切联系。但是，高校图书管理的数字化管理流程在网络环境下是十分复杂的，需要进行进一步的详细研究，一层一层对管理流程中存在的问题进行解决，完善动态结构的所有构成动态图的建设。
（二）静态结构的设计与建设
信息化时代的高校图书管理采取的是面向对象法来建立数据信息库，有针对性，避免产生多余的信息。同时，从底层抓起的特色使数字化模式的管理层层递进，元素、模块之间联系紧密。
动态结构与静态结构的结合组成了我国高校图书管理的数字化模式，也只有兼顾动态结构与静态结构的建设，才能够从整体上推动高校图书管理的数字化进程，提高高校的图书管理水平。
四、结语
我国高校图书管理的数字化进程仍然处在建设的初期，正处于从传统管理到数字化管理的过渡时期。在这个过渡时期，高校图书管理的目标是利用科学技术更好地满足读者的需要，系统化高校图书管理模式。在不断提升高校图书管理员的综合素质基础上，相信我国的高校图书管理水平会得到进一步的提升，从而促进高校的整体建设，提高高校的整体水平。
参考文献：
[1]张碧莹.新时期图书管理人才培养刍议[J].陕西科技大学学报,2005.
高校数字化管理篇5
[关键词]高职院校；档案管理；数字化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.12.097
[中图分类号]G270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194（2017）12-0-02
数字档案是伴随着现代信息技术的不断发展，以及数字化记录技术的产生而形成的新兴产物，且在我国不断强化信息化建设的大背景下，数字档案的探索与实践愈来愈频繁，在高职院校中的运用和推广也不断推进。目前，高职院校建设数字档案主要用于保存教职工、学生的基本信息，以及用于部分历史信息的记录，距离全面建设和实现档案数字化目标还有不小的距离。为此，有必要从高职院校档案管理现状出发，找到推进数字化档案建设过程中存在的问题，并提出相应的解决对策，以进一步转变高职院校传统档案管理模式，优化其档案管理效率和信息共享效率，为充分发挥档案的作用、提升档案服务教研工作奠定坚实的基础。
1高职院校档案管理现状
数字档案在我国起步较晚，致使我国各大高职院校在很长时期内都广泛使用传统档案管理模式。然而，传统档案管理的封闭性和难共享性，与档案信息对高职院校师生教、学、研究等的重要性不相适应，导致高职院校档案管理工作低效，大多数都是以一种被动的服务模式，承担师生校内信息查询服务，档案资源未能得到有效开发，档案信息未能得到充分的共享和利用。加上，部分宝贵的纸质档案随着时间的推移，存在较为严重的信息缺失问题，导致一些宝贵的文献、信息、资料等未能及时地被挖掘和利用。另外，从实施档案管理工作的主体层面上看，高职院校担任档案管理的人员素质参差不齐，档案管理水平不同，且多数档案管理人员未接受过专业的档案管理教育或培训，致使其在实施具体的档案管理工作中，所采取的方法传统、刻板，观念陈旧、不思变通，对新方法、新技术的运用也同样处处掣肘。
2高职院校推行档案数字化管理面临的问题
数字化档案管理相较于传统档案管理存在着较为明显的优势，其突出表现在信息共享性强、搜索方便、存储容量巨大、可操作性和可控制性强、易于管理等方面。但由于网络信息技术、基础设备以及外部环境等的制约，造成数字化档案管理工作也同样不可避免地存在诸多问题。
2.1数字化档案管理制度的缺失威胁档案信息安全
目前，我正处于数字档案建设的初级阶段，数字化档案的各项管理制度和相关法律、法规保护政策及措施尚未完善，造成高职院校在建设数字档案的过程中面临着诸多风险，威胁档案信息的安全。高职院校在建设数字档案过程中，一旦缺少法律、法规的保障，很容易给不法分子以可乘之机，加剧档案检索与共享过程中的风险，一旦档案信息被人为的破坏，相关取证艰难，且现行法规及制度未能提供充足依据，致使高职院校档案管理面临巨大损失。
2.2档案信息化管理缺乏有效的规划和组织
推行数字化档案是一项改革创新的复杂工程，需集全校之力共建，通过组织档案数字化管理专人专才，逐层推进档案数字化建设和完善。然而，纵观当前高职院校数字化档案建设现状，不难发现，在推进档案数字化建设的过程中，大多数高职院校对数字档案的关注度和重视度不高，对数字档案建设所投入的人力、物力、财力严重不足，导致数字化档案建设工程难以切实展开。
2.3数字档案管理人员安全意识低下
与传统档案管理工作相比，数字档案管理面临着诸多差异和问题，这要求档案管理主体不仅要熟悉掌握数字档案管理流程、技术、方法等，还要强化数字档案的安全保障工作。但由于从事数字档案管理工作的人员大多是以前掌管传统档案的人员，其文化素质、专业技能以及安全性意识等方面都未能及时跟上时代的要求，对数字档案进行管理过程中存在较大的随意性和麻痹情绪，致使档案信息安全面临风险和威胁。
3高职院校构建数字档案的对策
3.1完善制度与法律法规建设
安全问题是高职院校实施“数字档案”所不可避免的话题，针对目前数字档案缺乏制度和法律法规保障的问题，相关人员应当对症下药，要求相关部门尽快完善数字档案法律法规的建设，同时高职院校内部也要加强对数字档案安全制度的建设，以此来确保数字档案的安全性，使其在制度层面和法制层面都能得到切实的保障。
3.2制定档案数字化管理标准
数字化、网络化时代，给档案管理工作带来了更大的难度和挑战，与此同时，也给档案管理工作提供新的机遇和手段。而对于网络时代高职院校档案管理工作而言，伴随着工作难度和工作量的增加，若未采取切实可行的办法加以应对，则很可能使档案工作人员压力骤增、应对不暇。为此，应采取数字化管理手段进行应对。高职院校首先要提高档案数字化管理的认识，要将档案数字化管理摆在重要位置，加大对其建设的投入，加强自主管理软件的研制，建立数字化档案管理系统，并严格制定完善的档案数字化管理标准，使档案管理、使用、保存能够有效跟踪、记录到位，以此确保档案的信息安全，提高档案的服务能力。其次，运用构建的数字化档案管理系统，将各类纸质档案转成电子档案，建立数字档案数据库，通过纸质档案与电子档案相结合的方式，降低纸质档案的破损率，提升电子档案的服务能力和档案管理工作的效率。再次，完善档案管理其他配套设施和服务，如，参照图书馆的书目管理系统，构建类似的档案管理系统，采取电子目录的形式服务于档案检索、查阅等，进一步提升档案管理和服务能力。档案室内设置温湿控制系统，防止档案在温度过高或者湿度过大的环境中保存，预防档案霉化、变质，延长档案保存时间。尝试运用现代化档案管理仪器和设备，在确保高职院校档案管理工作顺利完成的基础上，探索档案数字化管理的新渠道、新手段、新方法。
3.3提升管理人员的安全意识和安全技术水平
远程共享是数字档案的突出特点，也是档案提升服务功能的重要方面。但在档案远程共享中，增加了档案泄密的风险。与此同时，部分高职院校档案管理人员的安全意识淡薄，在一定程度上加剧了这一风险。为此，应当从源头出发，强化与提升档案管理人员的安全意识及安全技术操作水平，确保数字档案安全管理工作落到实处。
4结语
数字化时代的高职院校档案管理工作，应当及时转变认识和观念，摒弃传统档案管理的弊端，明确数字化管理档案的重要性和地位，并积极采取数字化、专业化管理的方法，引进专业化档案管理人才，确保高职院校档案管理工作取得突出成效，为高职院校教育能力和竞争实力的提升打下基础。
主要参考文献
高校数字化管理篇6
一、声像档案数字化管理是我校档案工作的必然要求
笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标，为更好地推进此项工作，两年多以来，笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室），利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流，学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验，探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路，在当前学校有限的人力、物力、财力下，尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作，尤其是声像档案数字化管理方面。
二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：
数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统，进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段，主要是光盘和局域网络在档案馆的应用，用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段，通过互联网跨越馆际，超越时空限制，在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段，都离不开数字化档案管理系统的应用。当前，不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段，开发或引进了档案自动化系统，对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理，应该说，已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段，主要分为以下几种情况：
（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理
当前，各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统，在调研与走访过程中，笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统，甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用，已经通过省档案局科技成果鉴定，也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息等功能，是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映，该系统的利用能够明显提高工作效率，保障数据安全，与学校的办公自动化系统直接对接，在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用，并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时，管理照片、音频、视频档案数据。
（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发
部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时，也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性，比如在上传的声像档案数据量不大，同时使用系统人数不多的情况下，数据上传速度较快，查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后，系统会出现运行缓慢的现象，10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况，所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况，引进了计算机和软件设计专业的工作人员，根据自己学校的声像档案管理工作需求，做出系统设计方案，请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的，查找对象的速度比较快，并且考虑到了照片的版权保护问题，避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转，仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万，对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题，采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。
（三）独立自主研发系统
据笔者了解，上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动，在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室，能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是，该系统并不推向市场，仅供自己学校使用，无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅，不直接调用原版照片，查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中，均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示，他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作，前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作，正在做工作规划方案。但是该系统投入大，工作过程纷繁复杂，需要大量的专业设备和专业工作人员来配合操作该系统。
山东大学档案馆也正在研发自己的档案管理系统，该系统可以实现照片与视频的数字化管理，当前已经投入使用，正在推向市场。
三、对于高校建设数字化档案馆的几点思考
（一）档案资源的数字化处理是一项投资巨大的工程
当前各高校建立数字化档案馆都面临不仅要数字化处理当前产生的档案资料，还要数字化处理历史遗留的过往资料的问题。这是一项复杂的系统工程，不可一蹴而就，需要长时间地投入大量的人力、物力和财力。所考察的几所高校在有限的人力资源的情况下，都采取服务外包的形式来解决这个问题。在此工作上同济大学档案馆2011年投入99万，数字化处理了140万页档案资料，计划2012年投入200万，以后计划每年投入300-500万，直至此项工作完成；目前上海交通大学档案馆通过此种方式数字化处理了400多万页档案资料；上海师范大学档案馆的服务外包工作合作单位是上海八一厂；西南石油大学和苏州大学档案馆是采取有选择性进行资源数字化的方案，珍贵的档案、利用率较高的档案（如新生录取名册等）、字迹退化的档案、基建图纸档案优先数字化处理。
（二）建立数字化档案馆要注重档案队伍建设
数字化档案馆的建设需要配备专业的计算机技术人才来维护、管理档案管理系统，随着系统开发公司原有软件的升级和更新换代，加上供应商地域距离的遥远，在系统的服务期过期后，仅依靠供应商的服务很难保证系统的正常维护、开发和升级，并且存在后期维护服务费用投入巨大，服务不及时不到位的问题。我校及山东大学等学校目前所使用系统状况使我们深切的感受到这一点。上海交通大学档案馆和上海师范大学档案馆的档案管理系统都是靠档案馆自己的计算机专业人士来维护系统正常运转。另外，还要培训一批技术骨干和管理人才，提高全体工作人员的数字档案馆工作思维、操作技能。
高校数字化管理篇7
1.国内研究现状
学籍数字化管理是教育信息化的子概念，是指在学籍管理过程中运用多媒体技术、计算机技术和网络通讯技术的现代化管理手段，是对计算机资源的有效利用，也是实现现代化教育数字化管理的关键所在。我国高等院校大规模的学籍数字化管理建设起步较晚，大部分始于20世纪90年代，其过程大概分为三个阶段：
（1）传统手工操作管理阶段。
20世纪90年代中期以前，各个高校的学籍管理工作基本上都是依靠手工录入和管理。由于统计数量和管理信息量较大，容易导致数据混乱。再者因为学籍工作时间跨度大，很多工作需要靠工作人员凭记忆或笔记去完成前后工作衔接，稍有疏漏便会导致错误发生。
（2）高校内部信息化管理阶段。
20世纪90年代中期开始，现代化管理手段和技术逐步引入到了学籍管理工作中。使用计算机代替大部分手工操作，大大提高了管理部门的工作效率和工作质量。但是，由于高校各管理部门基本上都是相互独立的，因此在信息查询、浏览和修改的功能需求上不够准确和及时，大部分工作还是需要依赖管理部门的具体工作人员。
（3）初级网络化管理阶段。
进入21世纪，网络管理平台上的学历信息查询系统开通，开始实施学历证书电子注册制度。原有技术硬件的全面升级，有力地推动了高校学籍管理模式的全面创新。
2.国外研究现状
国外高校学籍数字化管理发展很早，始于六七十年代，现在已经比较成熟。他们一般具有较大规模的、稳定的技术队伍来提供服务与技术支持。到2002年，美国已经有超过82%的高校能够为学生提供在线课程目录、课程教学大纲服务，有70.9%的高校能够为学生提供在线注册服务。我国高校数字化建设起步相对较晚，在校园数字化建设推进、应用过程中，各高校管理层对此概念逐步增强，投入也大幅度提高。但是受整体数字化程度相对落后、理论体系不够健全、经费短缺等客观因素的制约，国内高校学籍数字化管理建设较国外相比还是存在不小差距。
二、有效管理，激发学籍管理团队的积极性
通过本论文的研究，将学籍管理制度、学籍管理主体、学籍管理对象整合成一个系统化的整体，用模块化设定调节管理过程中的布局，使管理员、教师和学生三者按布局参与到教学管理工作之中，把传统的“作业”变为“管理”，教师由“被排课”变为“被选课”，学生由“被动学习”变为“主动学习”，教与学之间真正实现了双向选择，对于教学质量的提高有着非常有效的推动作用。
三、系统化设计，突显学籍数字化管理模块优势
数字化管理应尽可能全面反映学生在校期间的客观情况，反映学生入学的基本情况。新生入学登记表、学生学籍卡、学生成绩单、在校生名册、学生学籍异动信息（转系（专业）、休学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、参赛获奖等）、学生处分材料，笔者认为这些都应纳入学生学籍数字化管理工作范畴中。因此，数字化管理模块可分为系统维护、用户管理、学生管理、课程管理、成绩管理、毕业管理模块。这些模块可以帮助用户完成对各类信息的查询、浏览、添加、删除、修改等功能，每一个表格之间都存在关联，一经修改，及时更新。根据用户权限的不同，学生用户可以在网站上查询课程相关信息、历年成绩信息以及个人信息等；教师用户可以查看到本学期的教学任务、各班考勤表、成绩单等信息。具体功能情况如下：
1.系统维护模块。
包括院系、班级、教师代码等创建、查询和修改等内容。
2.用户管理模块。
系统管理员可以在用户权限管理中新建、查询或删除用户，并为其分配系统操作权限，用户只能根据权限进行相关操作。
3.学生管理模块。
该模块由学生信息维护、学生学籍异动、学生处分及奖励、统计查询报表等模块组成，实现学生档案的建立、修改、删除、查询功能。学生考勤管理实现系统内部录入，亦可由任课教师在有网络支持的情况下从网页录入，操作上更为灵活。
4.课程管理模块。
包括教学计划录入与执行、选课时间设定、选课门数限定、选课报表打印等功能。任何一门课程的开设都必须以教学计划为前提，具备已开、未开课程的查询功能，每一位学生都必须根据选课门数进行选定。课程设置管理实现课程基本信息的新增、修改、删除和查询功能，同时具备课表查询和打印功能。
5.成绩管理模块。
本模块由网上成绩录入控制、网上成绩查询控制、成绩录入、统计分析、成绩综合处理、等级考试维护等子模块组成，具备以学生个人、班级、专业、年级为单位进行查询和排名等功能。在本模块中，可以完成教师网上录入成绩的时间以及学生网上查询成绩的时间控制。
6.毕业管理模块。
包含了毕业成绩总表、毕业资格审查、学位预审查子模块，实现在校生、毕业生成绩单的查询、输出功能。可以查询每一位应届毕业生的毕业资格情况，有助于提前预警；协助完成对每一位应届毕业生学位资格预审。
四、科学管理，事半功倍
高校数字化管理篇8
除了出自设备本身和网络资源的安全问题外，在高校数字化管理过程中还存在着一些来自外部的物理性的安全隐患。关于物理性的安全隐患主要有以下几个方面：（1）电力存在隐患。在校园网络设备的运行过程中对于电力有着很高的要求，一但电力出现问题将直接影响校园网络设备的运行甚至可能引起火灾的出现。（2）散热存在问题。校园网络设备在运行过程中会产生大量的热量如果不及时散热将直接影响网络设备的运行，甚至造成校园网络设备的损耗，直接影响校园网络设备的工作。（3）操作不当，造成网络设备损坏。校园中经常会出现一些计算机设备出现损害甚至损毁的现象，这多是由于学生在操作校园网络设备的过程中操作不当或是对计算机设备恶意毁坏造成的，这直接造成了高校教育资源的浪费，也影响了高校数字化校园的发展。
2针对高校数字化校园的安全管理存在的问题的解决措施
针对高校电脑设备陈旧系统落后的问题，各大高校应积极科研能力，不断的学习新知，形成终身学习的好习惯，并积极将先进知识及时运用到课堂教学中。对于学生来说，也应该寻求更多的途径，丰富计算机应用知识，不仅可以听取教师的意见，还可以听取其他同学的意见。此外，教师还应该实现角色的转换，不在充当课堂的领导者，而应该成为教学的引导者，对学生的计算机应用学习起到指导、组织和协调的作用，并努力为学生提供更多的资源，真正实现良好的“教”与“学”。
3重视实践环节
实践能力的培养，对于提升学生的创新精神和社会适应能力具有十分重要的作用，但是，现在许多高校由于资金或者的管理体制等问题，使得计算机应用方面的实验都停留在传统的实验方式上，让学生按照教师的要求，在指定的时间，指定的地点，按照指定的要求进行操作。很明显，这种实验的以单科课程理论为指导的，因此，其知识面十分狭隘，再加上实验以教师的指导为主，且次数很少，学生无法实现自主发展和自主学习，更别说自我创新了。因此，我们必须重视对实践环节的改革，让学生有机会自己动脑完成完整的实验过程，根据新的计算机知识开展更多的开放性实验，不完全按书本走，以此提高学生的创新能力和自我独立能力。此外，我们还需加强学生的综合性、设计性实验教学，将计算机知识与学生的专业充分结合起来，且实验的目标要具有典型性，不失前沿性和综合性。这样学生才能够被吸引，从而以百分之百的热情和兴趣去完成实验，提高其应对问题和解决问题的说破，扩展知识面。
4改进教学评价体系
现在各大高校存在一个很大的弊病，就是在评价体系上注重试卷的考察，因此许多学生会采取考前背笔记、背重点的方式。这种考试制度下培养的学生往往会将思维固定在一个框架中思考，没有自主判断能力，没有主见，更没有创新能力，只会死记硬背。对非计算机专业的学生进行计算机应用课程的教学不仅是为了使他们掌握课本上的知识，还培养他们的计算机知识应用和分析能力，解决实际问题的能力，并不是学生背得多，背得好就一定能够将知识很好的运用到实践中去，因而，这种死记硬背的考试方式应该改正过来，必须建立起一个综合性的多维评价体系，让学生学会学习，学有所得。笔者认为，我们可以采取削弱笔试成绩，加重操作和能力成绩累计求和的方式来实现这一目标。具体可以分为三步，首先，在每个课程结束后，教师安排一到两个课程设计任务，这项任务占总成绩的30%。其次，在课堂中，教师可以适当的提出一些新型的计算机知识分析题，并指导学生以小组的讨论的形式提出设计的思想和方案，这项占成绩20%。最后，在期末考试中完善试题库，将试题在指定的考试时间公布在网上，且要实现教考分离，以充分保障考试的公平性。
5结语
高校数字化管理篇9
一、照片数字化管理的必要性
高校档案部门经过多年的发展和努力，已经积累了大量反映学校历史发展与变迁、具有收藏和保管价值的照片档案。作为一种记录历史的载体形式，它，生动、详实、形象地记录了学校的发展历程。随着时间的推移，这些照片档案的重要性和保存价值也日益凸显出来。而目前高校在照片档案的保管与检索利用等方面存在着许多不足之处，影响了照片档案的质量，限制了价值的充分发挥。
1、传统照片档案难于保管。照片档案主要包括以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的传统意义上的照片和以电子数字形式存储在磁性介质上的数字照片。由于传统光学照片是由感光材料制成，不管是彩色照片还是黑白照片，耐久性差，受外界影响较大。无论你如何注意保护，都会随着时间的推移，出现影像褪色、渗化、失真甚至消失等现象；在环境因素的影响下还会出现腐蚀和霉变，影响照片档案的原价值和有效利用。同时，照片档案对保管条件的要求非常严格，既要防潮、防湿；又要防虫、防光；还要防干、防灰尘。否则，就会成为一堆垃圾。只有对照片档案进行数字化管理，才能够有效防止上述情况的发生，达到永久保存的目的。
2、传统照片档案占用空间大、管理混乱、检索利用不便。首先，由于照片档案大都是用相册或卷筒纸来进行手工操作，这样就占用了档案库房的很大空间，而且存放位不同，有的照片尽管内容彼此密切相关但由于规格的差异而必须分开存放，失去了叙事的连贯性，保管和查找起来也很不方便。第三，照片档案缺乏统一的行之有效的分类标准，导致各行其是，各定规章，使得照片档案的管理非常混乱，给检索利用带来很多不便。此外，已存档的照片借出使用后一旦收不回来就无法弥补。
二、照片档案数字化管理的可行性
档案数字化是随着计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案管理中的应用而出现的一种新事物。利用信息技术对信息资源进行收集、整理、开发、利用是数字化的主要内容，照片档案数字化管理正是顺应了时展的要求。
1、先进的现代化设施为照片档案的数字化管理提供了物质基础。随着计算机在高校档案工作中的广泛应用，扫描仪、彩色打印机、数码照相机、光盘刻录机等先进输入输出设备的出现，大容量的数字化存储设备加光盘、硬盘库的推出，为照片档案的数字化管理奠定了物质基础。高校档案工作将以管理纸质档案为主扩大到管理光盘、硬盘为载体的机读档案，将从实体档案管理转变为档案信息管理。
2、新影像技术的发展是照片档案数字化管理的关键。由于新的影像技术的发展，特别是数字技术的发展，使得照片的产生方式发生了重大变化，如数码相机、数码摄相机在信息形式存储在磁性介质上的数字照片档案。这部分档案产生时就是以数字形式进行存储的，它没有传统照片档案的底片，也不能以传统照片档案的管理方式进行管理。计算机技术与声像技术的发展为照片档案的数字化管理提供了强大的技术支持。
3、网络技术的应用与普及是照片档案数字化管理的保障。随着宽带技术的迅速发展，各高校都普遍建立了局域网，实现了校园的网络化管理。信息的存储、传输、检索和利用也越来越多地依赖计算机和网络技术，从而大大加速了信息开展利用的步伐。这就给高校照片档案向数字化、网络化方向发展提供了契机，运用现代扫描、刻录技术把照片档案制成光盘或存储在电脑硬盘中，然后登录上网，实现照片档案资源的网上共享。计算机和网络技术的发展为照片档案的数字化管理开辟了前所未有的发展空间。
三、照片档案的数字化存储
照片档案的数字化主要通过以下两种途径实现：第一种是对传统照片(或底片)利用扫描仪或数码相机等设备进行数字化转换，取得数字化图像并输入电脑中。这种方法，根据扫描仪档次的高低，能得到不同精度的数字化图像。这是对历史照片最有效的保护方法之一。第二种就是利用数码相机拍摄各项活动，直接形成数码照片(数字化图像)，并通过接口电缆传送到电脑进行保存。用这种方法得到的照片没有底片。对传统照片进行扫描是实现照片档案数字化的重要途径，本文主要侧重这一问题进行阐述。
1、确定照片档案数字化的有关规定
(1)图像色彩模式的选择。数字图像的色彩模式有RGB、CmYK、LaB等。选择图像的色彩模式时应遵循保真度高与通用的原则。一般扫描仪和数码相机记录的是RGB模式的图像信息。RGB模式是扫描工作中最常用的模式。建议在扫描照片时，无论是黑白照片还是彩色照片都应选择36位RGB模式彩色作为数字图像模式。这种模式不仅通用性与保真性能好，而且能使图像色调与层次更加细腻丰富，最大程度地还原照片档案的原始信息。
(2)扫描分辩率的确定。扫描分辩率决定了图像的清晰度和图像文件的大小。在二者之间成正比例关系(即：要提高图像的清晰度，就会增大图像文件；要减小图像文件，就会降低图像的清晰度。)增加分辩率会使文件大小成几何级数增长。分辩率的大小比较难以把握，但通常情况下一般是由照片档案的最终用途来确实。如果照片使用时不需要放大，直接打印输出或出版成册，分辩率设为300Dpi就足够了。如果照片在最后使用时需要放大，分辩率就要相应地增加。(3)照片档案的存储格式中iiFF和JpeG是采用最广的两种格式。
“FiFF”格式的图是无损失压缩图像，在存储时虽然占据空间较大，但图像清晰，打印效果好，适合举办展览或出版画册；同时，又可以在各种操作平台和图像处理的软件中通用并转换成其它格式。JpeG格式的图像是有损失压缩图像，存储时图像信息会损失一些，不适合打印；但是占据空间小，便于传输文件和网页图像使用，在显示器上浏览，不影响视觉效果。在照片档案的数字化存储过程中可根据具体需要采用不同格式。
(4)色彩位数和灰度级。色彩位数也称色深，是反映扫描图像色彩与实物接近程度的性能指标。灰度级是表示灰度图像高度层次范围的指标，表明由暗到亮的扫描范围大小，即扫描仪从纯黑到纯白之间平滑过度的能力。色深和灰度级的数值大小与扫描质量成正比，即色彩位数越深，灰度级越大，所能表达的色彩和层次就越丰富，扫描效果也就越好。值得注意的是，虽然色彩位数和灰度级数值大小与扫描质量成正比，但没有必要盲目追求大数量级的色彩位数和灰度级，因为它需要有较大空间和较长时间以及较高成本的扫描仪。一般黑白照片采用256级灰度图像方式扫描，彩色照片适合用24位真彩方式扫描。
照片档案由于年代久远，不可避免地存在这样那样的缺陷，如出现掉角、染上污渍、折痕等；有的照片在拍照过程中还会出现红眼、曝光不足、颜色严重偏差等问题。这些不完美的照片档案通过扫描输入到电脑后，还必须借助photoshop等图像处理技术来进行编辑处理。在不破坏真实性的前提下利用photoshop软件对照片档案进行必要的处理，如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片档案的本来面貌，真实地再现当时的历史场景和人物的音容笑貌，而且为照片档案的再利用、最大限度地发挥照片档案的价值提供了更好的条件。
3、数字化照片档案的信息管理
照片档案通过图像扫描技术换成数字文件后，如果不对这些数字化的信息资源及时进行结构化的组织，而是随意地存储在计算机的硬盘罩，那么采集到的数字化档案信息就像一盘散沙，杂乱无章，没有头绪。为此，必须建立照片档案数据库，将数字化的档案信息有序存入数据库房。以便于信息的管理、传输和开发利用。数据库的建立是照片档案数字化管理的关键。
数字化照片档案的信息管理主要体现在：(1)照片档案数字化过程中描述信息的著录。如卷宗名称、档号、底片号、类别、照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、照片来源等详细要素。著录项目、内容、格式等要遵循一定的标准和规范，严把质量关，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定作用。(2)构建照片档案数据库和目录数据库。照片档案数据库一般按照类别管理较为科学，以湖南艺术职业学院为例，照片档案数据库包括：年度图片库、各类演出剧照、各大小活动图片、历史资料图片、知名校友图片、职工图片、校园建设风景图片、学生活动图片、教学情况图片等九个图片数据库。目录数据库(也就是对每张照片档案进行的信息录入)，既要符合国家标准，又要便于实际操作。
(3)提供照片档案的查询，设立内容关键词、时间、档号、类别、照片来源等多种查询途径，使用户快速、准确、便捷地查找所需的照片档案。
4、制作光盘
高校数字化管理篇10
关键词:高校档案档案管理创新档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1.1档案信息时展的要求
首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet,800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后;
经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
3高校档案管理现代化的初步构想